* Kế hoạch lưu trú cho khách tham dự.
Đối với các cuộc hội thảo dài ngày hay các sự kiện lớn mang tính quốc tế thì khách mời đa số sẽ phải nghỉ qua đêm vì thế các nhà tổ chức cũng phải rất quan tâm đến vấn đề lưu trú của khách, đặc biệt là đối với những khách mời quan trọng, nhân viên phụ trách về việc đặt phòng nghỉ cho các khách mời phải có kiến thức chuyên môn, có óc tổ chức, đặc biệt là các hội thảo quốc tế khi khách mời của nhà tổ chức thường đi cùng vợ hoặc gia đình, vì thế nhân viên đặt phòng phải nắm rõ được những thông tin này trước khi đặt phòng cho khách, và trước đó nhân viên chịu trách nhiệm công việc này phải có trong tay danh sách khách sẽ tham dự, danh sách khách nghỉ tại khách sạn, thời gian khách đến và đặc biệt là thời gian khách đi, tránh để xảy ra tình trạng trả phòng sớm hơn thời gian kết thúc buổi họp: ví dụ như cuộc họp kéo dài hai ngày thì chắc chắn đến ngày thứ 3 khách sẽ bay
32
về nước, vì thế người đặt phòng khách sạn phải chú ý cho khách trả phòng vào ngày thứ 3 chứ không thể trả vào ngày thứ 2 được.
* Kế hoạch phục vụ ăn uống cho khách tham dự
Ăn uống trong các buổi hội thảo, các chương trình sự kiện, đó là các buổi liên hoan, tiệc chiêu đãi của chủ sở hữu sự kiện, hay các bữa ăn nhẹ giải lao giữa giờ ( Tea break) và các bữa ăn hàng ngày của khách tham dự. Nhà tổ chức phải phân biệt với các bữa ăn hàng ngày của khách tại khách sạn hay nhà hàng.
* Đồ ăn.
Trước hết cần xác định rõ phạm vi, mức độ và mục đich bữa ăn cần phải đạt tới. Chẳng hạn phải trang trọng, lịch sự, tạo sự thân thiện ban đầu,
kết thúc hội nghị, chia tay, tạo ấn tượng,…nhằm nâng cao tầm vị trí của sự kiện.
Nhà tổ chức cần kiểm tra lại ngân sách xem phạm vi giới hạn tới mức nào, từ đó quyết định tiệc đứng hay tiệc ngồi. Cần bàn bạc cụ thể với cơ sở cung cấp dịch vụ và xây dựng thực đơn ban đầu trong phạm vi giới hạn của ngân sách. Chú ý tới màu sắc món ăn, hương vị có những nét gì đặc trưng, gợi sự quan tâm của mọi người, mang lại hiệu quả cao, chi phí hạn chế, sao cho thể hiện sự tinh tế, khả năng sáng tạo và phong cách riêng biệt.
Cần có thời gian cân nhắc cho việc lựa chọn và quyết định thực phẩm. Đặc biệt phải chú ý tới thực phẩm cho người ăn kiêng, đặc biệt chú ý đồ ăn cho những người theo đạo. Quan trọng hơn thực phẩm phải đảm bảo an toàn từ nguồn gốc và chế biến phục vụ.
Căn cứ vào tiệc đứng hay tiệc ngồi mà quyết định kích thước và cơ cấu món ăn cho phù hợp.
33
Ngoài ra , Nhà tổ chức cần xác định rõ khẩu phần ăn cho các bữa tiệc và báo trước cho nhà cung cấp thực phẩm. Vấn đề này cần lưu ý tới số khách tăng thêm do có những người đi kèm. Tuy nhiên những khách đi kèm này nhà tổ chức cũng cố gắng biết trước để đảm bảo cung cấp đủ suất ăn, tránh để thừa lãng phí. Cần có mốc thời gian cuối cùng để chốt số suất ăn sau khi đã kiểm tra, nắm cụ thể số người tham dự.
Một vấn đề quan trọng đó là bố trí đội ngũ nhân viên phục vụ, nhân viên âm thanh ánh sáng, sân khấu, giải trí,…Tùy vào lực lượng này có được dự với khách mời hay sắp xếp riêng cho họ, thông thường nhà tổ chức sẽ phải bố trí riêng cho họ, như vậy thì ngân sách sẽ phải tăng thêm.
- Đồ uống thích hợp: Căn cứ vào mục đích yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra đối với bữa ăn để xác định đồ uống thích hợp, Nhà tổ chức cần giới hạn đồ uống trong phạm vi nào như rượu đắt tiền, rượu mạnh, sâm panh, vang,… Những loại rượu này rất đắt tiền, ảnh hưởng lớn tới ngân sách. Để giải quyết vấn đề này, có thể giới hạn một số loại đồ uống mà sự kiện cung cấp. Ngoài ra cá nhân nào muốn dùng sẽ làm việc với khách sạn để dùng rượu quý và phải trả chi phí. Cần làm việc về giá cả các loại đồ uồng trước, một giá thống nhất của khách sạn trước đó hay theo mức giá ưu tiên nào đó cho sự kiện hay hội thảo.
- Rượu và quầy bar: Phải luôn bảo đảm đủ người phục vụ trong quầy bar để phục vụ rượu và cần cả người rót rượu cho khách. Nhân viên phục vụ phải biết rõ công việc của mình. Phải biết mình ở vị trí nào và thời gian bao lâu.
34
- Kết thúc chiêu đãi: Đối với phục vụ cả ăn và uống, cần chú ý không nên kết thúc trước khi nhân viên dọn dẹp xong. Nhà tổ chức phải rất linh hoạt. Trong những lúc sôi nổi nhất thì khách không muốn tiệc kết thúc và có thể muốn kéo dài phục vụ. Như vậy nhà tổ chức phải xác định chi phí phục vụ thêm giờ.
Một vấn đề quan trọng cần chú ý khi Nhà tổ chức đặt ăn ở các khách sạn hay nhà hàng, đặc biệt là ăn đứng, nhà tố chức cần kiểm tra kỹ cách trang trí, sắp xếp bàn ghế trong phòng ăn (đối với phục vụ khách Tây) trước khi diễn ra tiệc chiêu đãi, tránh gây tình trạng lộn xộn, không đủ thời gian để sắp xếp lại. Một điều chú ý trong cách sắp xếp chỗ ngôi đối với các tiệc ngồi
đó là chỗ ngồi của các thành viên quan trọng tham dự cuộc họp hay sự kiện, và chố ngồi của chủ tiệc,…
1.2.8 Tiến hành các hoạt động quảng cáo, khuyếch trương và tiến hành bán chố tham dự cuộc họp.
Đối với những cuộc hội nghi, hội thảo hay những sự kiện lớn có sự tham gia của các diễn giả là những người hết sức quan trọng và tài giỏi thì Nhà tổ chức có thể bán vé, bánn chỗ và thu tiền, cách làm này tạo ra những mặt tích cực cho cuộc hội thảo thành công hơn, vì các thành viên tham gia nghĩ là phải mất tiền nên sẽ có thái độ tham gia tích cực hơn.
Sau khi đã hoàn thành hết các khâu chuẩn bị, trước khi hội thảo hay sự kiện diễn ra Nhà tổ chức có thể tiến hành các hoạt động khuyếch trương, quảng cáo đến công chúng. Hoạt động quảng cáo có quy mô như thế nào và ở những nơi nào còn phụ thuộc vào mục đích của Nhà tổ chức.Nhưng Nhà tổ chức cũng cần nắm rõ luật treo các biển hiệu quảng cáo ở đường phố ví dụ như: chỉ được treo biển quảng cáo cho hội nghị, hội thảo hay sự kiện không
35
quá 5 ngày trước khi diễn ra sự kiện và không được treo quá 20 điểm trên cả thành phố nơi tổ chức sự kiện, hay hội nghị, hội thảo.