* Vị trí về mặt địa lý cũng rất quan trọng . Trong đó các yếu tố như vận chuyển, khí hậu, lịch sử các cuộc họp hay các sự kiện đã tổ chức trước đó, tiện nghi luôn được quan tâm.
- Vận chuyển: đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi tổ chức các cuộc hội thảo lớn, hay các sự kiện lớn, đặc biệt là cho các đối tượng khách Vips, nhà tổ chức cần phải chú ý đến vị trí tổ chức, xem có gần trung tâm không, có hay xảy ra tắc đường không, có thuận lợi cho giao thông đi lại hay
29
không, hay vị trí đó có thuận tiện trong việc tham quan, thu hút sự quan tâm chú ý của công chúng đối với các sự kiện ngoài trời nhằm mục đích mang lại sự ảnh hưởng lớn trong công chúng.
- Khí hậu thời tiết tại nơi tổ chức cuộc họp hay sự kiện tác động trực tiếp vào tổ chức sự kiện cuộc họp đó, nó quyết định rất lớn khả năng thành công của sự kiện hay cuộc họp, đặc biệt là các sự kiện tổ chức ngoài trời. Do vậy xem xét khí hậu thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu. Mỗi một mùa đều mang đến những việc cần phải xem xét và những tin tức cần được tính đến khi chúng ta cân nhắc quyết định về địa điểm và ngân sách tổ chức sự kiện.
- Lịch sử các cuộc họp trước đó giúp ích rất nhiều cho nhà tổ chức trong việc ra quyết định cân nhắc nơi tổ chức, nơi đó đã diễn ra rất
nhiều các sự kiện thành công hay chưa, nơi đó có được nhiều người biết đến hay không…
* Địa điểm tổ chức cuộc họp, sự kiện.
Địa điểm tổ chức cuộc họp hay sự kiện là nơi diễn ra cuộc họp hay sự kiện. Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng, nó có thể giúp sự kiện thành công hay thất bại, cũng có thể làm hỏng sự kiện. Do vậy khi lựa chọn địa điểm, Nhà tổ chức cần chú ý một vài điểm sau đây:
- Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện, có được điều này đem lại không gian hài hòa và tâm lý môi trường không gian tích cực . Điều này làm cho khách tham dự cảm thấy thỏa mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy sự kiện thành công.
- Không gian giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức không nên giới hạn ở khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng. Bởi có
30
những sự kiện lớn, rất phong phú và đa dạng. Thực tế cho thấy nêu lựa chọn các vị trí trên chỉ thích hợp cho loại hình hội nghị, hội thảo, ngoài ra còn có không ít các sự kiện không phù hợp, làm như vậy sẽ bó hẹp nguồn lực có thể huy động được, hạn chế khả năng thành công cao của các sự kiện.
Xong chúng ta cần phải chú ý đối với các cuộc hội nghị, hội thảo thì lựa chọn ở khách sạn lại là một giải pháp khá tối ưu, nó thích hợp vì tính tiện nghi của dịch vụ, vì có các cuộc hội thảo mà khách tham dự sẽ ở lại luôn trong khách sạn, họ sẽ sử dụng các dịch vụ của khách sạn một cách tiện nghi như ăn uống, lưu trú,… ngoài ra còn thuận tiện cho việc di chuyển tới địa điểm tổ chức hội thảo.
- Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường: việc tổ chức này sẽ rất có thuận lợi cho việc thực hiện các ý tưởng sáng tạo, không gian tổ chức
không bị bó hẹp ở một vị trí, và không có không gian lặp lại như trong hội trường. Người tham gia có thể nhìn thấy, cảm thấy và hình dung được. Hơn nữa tổ chức ngoài hội trường còn tạo cơ chế năng động cho quy mô tổ chức sự kiện.
Thông thường Nhà tổ chức dựa vào bảng nội dung về các hoạt động sự kiện theo thời gian, và những yêu cầu của các hoạt động đó. Nhà tổ chức sẽ gửi bản yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau xem nơi nào có thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Tuy nhiên không nhất thiết các nội dung hoạt động sự kiện phải ở cùng một vị trí mà trái lại tùy theo ý tưởng của nhà tổ chức mà chọn những địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với từng hoạt động sự kiện nêu trên.
Nhũng yêu cầu đối với từng sự kiện luôn thật cụ thể và được ghi chú vào bảng yêu cầu.
31
- Không gian bố trí và diễn tập: Rất nhiều hoạt động chuẩn bị cần không gian. Không gian đảm bảo cho các hoạt động chuẩn bị tốt, không gian cần cho các hoạt động diễn tập. Có nhiều hoạt động sự kiện phải diễn tập một cách thuần thục mới được thực hiện trong sự kiện như dẫn chương trình, các chương trình và các thiết bị nghe nhìn, hoạt động của một số khách mời, lắp đặt thiết bị.
- Địa điểm tổ chức phải phù hợp với ngân sách: Chi phí ảnh hưởng đến yêu cầu địa điểm do đó cần phải biết trước chi phí cần thiết để có thể ra những quyết sách phù hợp. Phải bắt đầu từ khả năng tài chính và cân đối với bảng chi phí. Khả năng tài chính và chi phí là yếu tố đầu tiên và cuối cùng xác định yêu cầu về địa điểm cho tổ chức sự kiện.