Là tất cả những hoạt động được sắp xếp theo thứ tự và có kế hoạch từ trước nhằm đạt được mục tiêu của chương trình đó là người tham gia chương trình đều cảm thấy thoải mái.
Đối tượng tham gia chương trình nghị sự có cả người lớn và trẻ em. * Các bước xây dựng chương trình nghị sự:
- Xác định mục tiêu của chương trình nghị sự. Mục tiêu cần đạt được các yêu cầu sau: càng cụ thể, chi tiết càng tốt; có thể đo lường được; đạt được những gì; có tính thực tế; cuối cùng là phải xác định được không gian . Muốn đạt được những mục tiêu này thì nhà tổ chức phải trả lời được các câu hỏi sau: người tham gia chương trình có thể làm được gì? người tham gia có thể làm được điều đó trong điều kiện nào? người tham gia có thể thực hiện tốt ở mức độ nào?
27
- Xác định công việc cần chuẩn bị cho chương trình:
+ Lập bảng hỏi phỏng vấn hoặc lấy ý kiến người tham gia để tìm hiểu nhu cầu của những thành viên tham dự
+ Đưa ra một vài cách tiếp cận: để tiếp cận đúng người tham gia, cho người tham gia lựa chọn đúng theo chương trình phù hợp với người tham gia
+ Chọn thời gian phù hợp + Kết cấu nội dung trình bày
+ Nên đưa ra một vài cách tiếp cận trong ngày + Cung cấp cho các diễn giả cách giao tiếp + Mô tả phòng họp
+ Lên lịch từng phần cho chương trình.
- Xác định những vấn đề liên quan khác đến chương trình: + Thời điểm tổ chức chương trình và thời điểm khách đến
+ Thời gian nghỉ nghơi sau khi khách đến + Hướng dẫn thủ tục đăng ký
+ Hướng dẫn thời gian ăn sáng
+ Hướng dẫn thời gian nghỉ trưa và ăn trưa
+ Tạo không khí thoải mái trong phòng họp khi bắt đầu + Hướng dẫn lối đi tới nhà vệ sinh
+ Bố trí thời gian phù hợp khi có sự di chuyển phòng họp
* Nhân tố cơ bản tác động đến xây dựng chương trình nghị sự
- Xác định thời gian cho chương trình, sắp xếp thời gian phù hợp đối với các đối tượng tham gia, thông thường thời gian tốt nhất là từ 8h30 đến 10h; 10h đền 11h30 (đối với người Việt Nam); đối với các hội thảo quốc tế
28
có người tham gia là nước ngoài thì thời gian thích hợp để bắt đầu là 9h sáng.
- Xác định tâm lý và thời gian hiệu quả cho chương trình
Thông thường để có một chương trình nghị sự thành công Nhà tổ chức cần phải chú ý đến các vấn đề sau:
- Chương trình nghị sự phải thích nghi với nhu cầu của nhóm, được xây dựng trên mục tiêu của nhóm như: người lớn thì hoàn thiện được về hiểu biết, kiến thức, tư duy,…
- Chương trình phải thực tế với người tham gia.
- Xây dựng chương trình trên cơ sở kinh nghiệm của các thành viên trong các nhóm tham gia: tham khảo ý kiến của các thành viên trong nhóm đặc biệt là những người đứng đầu, người có tính chất quyết định
- Chương trình lên ngắn gọn, phân làm các chủ đề khác nhau giúp người tham gia dễ tiếp thu
- Kết hợp giữa tài liệu, hình ảnh và âm thanh để tránh cảm giác chán nản của người tham gia
- Nên kết hợp càng nhiều ý kiến của nhóm tham gia càng tốt