Chuyên nghiệp hóa tổ chức sự kiện tại Chi nhánh Công ty Vận chuyển Saigontourist Hà Nội

Xác định loại hình một cuộc họp

Loại hỡnh cuộc họp hay sự kiện cũng cần xỏc định rừ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoạch, loại hình tổ chức một cuộc họp hay sự kiện quyết định đến đối tượng khách mời. - Loại hình sự kiện hay cuộc họp cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện hay cuộc họp, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau.

Xác định mục tiêu cuộc họp và tổ chức nhân sự

- Các nhân viên di chuyển: như nhân viên đi đón khách, nhân viên hướng dẫn khách làm thủ tục nhận phòng khách sạn (nếu có) nhân viên hướng dẫn đăng ký cho các đại biểu tại nơi họp, nhân viên chỉ dẫn tới hội thảo và sắp xếp chỗ ngồi, nhân viên chỉ dẫn khách tới khu vệ sinh, nhân viên phục vụ khách nghỉ giải lao giữa giờ và ăn trưa. Vì hoạt động tổ chức sự kiện, hội họp có thể phải kéo dài đến tối muộn (những hôm có tiệc chiêu đãi, hay tiệc cocktail vào buổi tối), thì vấn đề làm ngoài giờ hay thưởng, hoặc tính công cho người lao động cũng hết sức được chú ý sao cho đem lại sự công bằng xứng đáng cho người lao động, tạo động lực giúp họ làm việc hiệu quả hơn.

Lập ngân sách cho cuộc họp hay sự kiện

- Có dự toán sơ bộ ngân sách : Nhà tổ chức phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức hội thảo, sự kiện về số lượng và chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa bắt buộc phải có trong chương trình. Trên thực tế các sự kiện, cuộc họp có thể khác nhau về tính chất, quy mô…do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau.

Lập kế hoạch cho cuộc họp hay sự kiện

Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận trưởng Ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc, về việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban. Các thành viên trong Ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch cho các công việc mình đảm nhận, đảm bảo tính khách quan, hệ thống hóa các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện theo mức độ quan trọng của chúng đối với tổ chức sự kiện,hoạt động nào quan trọng thì thực hiện trước, tìm các hoạt động chuẩn bị có mối liên hệ mật thiết với nhau.

Xây dựng chương trình nghị sự

- Vận chuyển: đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi tổ chức các cuộc hội thảo lớn, hay các sự kiện lớn, đặc biệt là cho các đối tượng khách Vips, nhà tổ chức cần phải chú ý đến vị trí tổ chức, xem có gần trung tâm không, có hay xảy ra tắc đường không, có thuận lợi cho giao thông đi lại hay. Xong chúng ta cần phải chú ý đối với các cuộc hội nghị, hội thảo thì lựa chọn ở khách sạn lại là một giải pháp khá tối ưu, nó thích hợp vì tính tiện nghi của dịch vụ, vì có các cuộc hội thảo mà khách tham dự sẽ ở lại luôn trong khách sạn, họ sẽ sử dụng các dịch vụ của khách sạn một cách tiện nghi như ăn uống, lưu trú,… ngoài ra còn thuận tiện cho việc di chuyển tới địa điểm tổ chức hội thảo.

Lập kế hoạch lưu trú và ăn uống

Đối với các cuộc hội thảo dài ngày hay các sự kiện lớn mang tính quốc tế thì khách mời đa số sẽ phải nghỉ qua đêm vì thế các nhà tổ chức cũng phải rất quan tâm đến vấn đề lưu trú của khách, đặc biệt là đối với những khách mời quan trọng, nhân viên phụ trách về việc đặt phòng nghỉ cho các khách mời phải có kiến thức chuyên môn, có óc tổ chức, đặc biệt là các hội thảo quốc tế khi khách mời của nhà tổ chức thường đi cùng vợ hoặc gia đỡnh, vỡ thế nhõn viờn đặt phũng phải nắm rừ được những thụng tin này trước khi đặt phòng cho khách, và trước đó nhân viên chịu trách nhiệm công việc này phải có trong tay danh sách khách sẽ tham dự, danh sách khách nghỉ tại khách sạn, thời gian khách đến và đặc biệt là thời gian khách đi, tránh để xảy ra tình trạng trả phòng sớm hơn thời gian kết thúc buổi họp: ví dụ như cuộc họp kéo dài hai ngày thì chắc chắn đến ngày thứ 3 khách sẽ bay. Một vấn đề quan trọng cần chú ý khi Nhà tổ chức đặt ăn ở các khách sạn hay nhà hàng, đặc biệt là ăn đứng, nhà tố chức cần kiểm tra kỹ cách trang trí, sắp xếp bàn ghế trong phòng ăn (đối với phục vụ khách Tây) trước khi diễn ra tiệc chiêu đãi, tránh gây tình trạng lộn xộn, không đủ thời gian để sắp xếp lại.

Tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CN CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN CHUYỂN SAIGONTOURIST

KHẢO SÁT - ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN

ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN

Tuy nhiên, trên thực tế giai đoạn này công ty thường hay gặp phải một số vấn đề về nhân sự, do công ty rất ít nhân viên, nên khi hội nghị diễn ra, ngoài các nhân viên phục vụ của nhà cung cấp công ty vẫn thường phải huy động thêm nhân sự bên ngoài, điều này phù hợp với lý thuyết là huy động thêm đội ngũ tình nguyện viên, nhưng trên thực tế đội ngũ tình nguyện này thường không được quản lý tốt, không được đào tạo cơ bản về chuyên môn, vì vậy làm chất lượng của công tác tổ chức không được đồng bộ, đây là vấn đề còn tồn tại. Qua sự điều tra của CN thông qua việc thu thập và phân tích các khiếu nại, phản ánh của khách, thông qua các phiếu thu thập ý kiến được tổ chức sau hội nghị cho thấy: phần lớn khách hàng đều rất hài lòng với chất lượng, phong cách phục vụ của CN, từ địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, cho đến công tác tổ chức,… Nó thể hiện qua việc đại đa số khách hàng đều lựa chọn đánh dấu vào những ô: Exellence, Good hoặc Ok về các mục như địa điểm tổ chức, thái độ nhân viên phục vụ, nhõn viờn điều hành hay cụng tỏc tổ chức.