Phân tích hệ thống thông tin nhân đặt phòng tại khách sạn Rainbow và hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất

Phân tích hệ thống thông tin nhân đặt phòng tại khách sạn Rainbow và hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ NẴNG

BÀI TẬP NHÓM

MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: Ths Nguyễn Bá Thế

Nhóm: Lớp 35K03.2

MỤC LỤC

A PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN NHẬN ĐẶT PHÒNG

TẠI KHÁCH SẠN RAINBOW ĐÀ NẴNG

1 Giới thiệu hệ thống thông tin

1.1 Giới thiệu về Khách sạn Rainbow Đà nẵng

1.2 Quy trình hoạt động

2 Mô hình vật lý–Lưu đồ thủ công

3 Mô hình luận lý–Sơ đồ dòng chảy dữ liệu (DFD)

3.1 Sơ đồ ngữ cảnh

3.2 Sơ đồ phân rã

4 Lưu đồ logic

5 Cơ sở thiết kế dữ liệu logic

5.1 Thực thể và thuộc tính

5.2 Mô hình quan hệ thực thể ER

5.3 Mô hình quan hệ

B HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT KINH DOANH

1 Giới thiệu về hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh

2 Các mức của hệ thống thông tin

A PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN NHẬN ĐẶT PHÒNG

TẠI KHÁCH SẠN RAINBOW ĐÀ NẴNG

(Dành cho khách đặt phòng thường xuyên tại khách sạn)

1 Giới thiệu hệ thống thông tin:

1.1 Giới thiệu về Khách sạn Rainbow Đà nẵng:

Nằm ở vị trí trung tâm thành phố, trên đường Bạch Đằng - con đường đẹp nhất Đà Nẵng,

gần trung tâm mua sắm, ăn uống , giải trí, cách chợ Hàn khoảng 300m Khách sạnRainbow Đà Nẵng nhìn ra dòng sông Hàn thơ mộng - niềm tự hào của người dân Đà nẵng Chỉmất 10 phút đi xe từ khách sạn là du khách đã có thể hòa mình vào dòng nước trong xanh củađại dương tại một trong sáu bãi biển đẹp nhất hành tinh theo bình chọn của tạp chí có uy tínForbes

Khách sạn Rainbow 7 tầng gồm 15 phòng đầy đủ tiện nghi đạt tiêu chuẩn 2 sao, thang máy,truyền hình vệ tinh , wifi miễn phí, có chỗ để xe ô tô ở tầng trệt miễn phí Khách sạn đónkhách bằng ô tô miễn phí tại Sân bay đối với khách đoàn đặt từ 3 phòng trở lên

3

Trong khi tiếp nhận yêu cầu đặt buồng của khách, nhân viên lễ tân phải kiểm tra xem sốlượng buồng và loại buồng còn trống của khách sạn có đáp ứng yêu cầu của khách hay không.Nhân viên đặt buồng cần kiểm tra các dữ liệu về tình hình buồng trống của khách sạn qua cácthông tin về phòng (phòng trống) cũng như bảng giá để xác định khả năng tiếp nhận đặtphòng.

Nếu khách sạn có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách thì nhân viên sẽ xem lại mức giá,xác nhận thông tin đặt phòng cho khách và lưu vào thông tin đặt phòng cũng như thông tinkhách hàng (Thông tin đặt phòng được sắp xếp theo thứ tự ngày đến và thông tin khách hàngđược sắp xếp theo bảng chữ cái)

Nếu khách sạn có không có khả năng đáp ứng thì nhân viên khéo léo gợi ý cho kháchphương án thay đổi và mức giá trong trường hợp khách đồng ý thì nhân viên lễ tân xác nhậnthông tin đặt phòng cho khách và lưu vào thông tin đặt phòng cũng như thông tin khách hàng.Trong trường hợp khách không đồng ý và từ chối thì nhân viên đặt buồng lịch sự xin lỗikhách

 Yêu cầu khách xác nhận lại thông tin đặt phòng trước khi đến:

Thông thường khách sạn yêu cầu khách khẳng định lại việc đặt buồng trước ngày khách

đến là 15 ngày cho khách đoàn và 03 ngày cho khách lẻ Khách sẽ gửi lại bản xác nhận yêu

cầu đặt phòng kèm theo những thông tin bổ sung như ngày giờ đến, yêu cầu bổ sung,… quaemail hoặc điện thoại… Dựa trên những thông tin đặt phòng của khách lễ tân sẽ cập nhật thêmthông tin đặt phòng để lưu lại và chuyển sang bộ phận đón tiếp

2 Mô hình vật lý-Lưu đồ thủ công:

Kị hiệu kho:

1: Thông tin Phòng (Phòng trống)

2: Bảng giá

3: Thông tin đặt phòng (sắp xếp theo thứ tự ngày đến)

4: Thông tin khách hàng (sắp xếp theo bảng chữ cái)

5

Yêu cầu đặt phòng

Xem xét

đặt phòng

Đồng ý

Không có khả năng đáp ứng

1 2

3

Thông tin đặt phòng cập nhật

Yêu cầu xác nhận

Yêu cầu

xác nhận

Cập nhật thông tin

Có khả năng đáp ứng Gợi ý

khác

Gợi ý

khác

Xác nhận đặt phòng

Thông tin đặt phòng

3 Mô hình luận lý–Sơ đồ dòng chảy dữ liệu (DFD)

Thông tin đặt phòng

đã cập nhật

Gợi ý phòng và mức giá

NHẬN ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

NHậN VÀ XỬ LÝ YÊU CẦU ĐẶT PHÒNG

YÊU CẦU KHÁCH XÁC NHẬN LẠI

TT đặt phòng đã cập nhật

Danh sách phòng trống Yêu cầu xác nhận đặt phòng

KHÁCH HÀNG

BP ĐÓN TIẾP

Bảng giáD

1

2.0

Yêu cầu khách xác nhận lại

Yêu cầu được chấp nhận

D3

Thông tin đặt phòng

1.0

Nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng

Gợi ý phòng và mức giá

D2

D3Thông tin khách

4 Lưu đồ logic: Dành cho khách hàng thường xuyên của khách sạn

Tổng hợp tình hình đặt phòng &

chuyển đến

BP đón tiếp

Không Gợi ý phương án

thay đổi phòng &

Có đồng ý với phương

án thay đổi hay không?

Không

Xin lỗi &

giới thiệu sang KS khác

KẾT THÚC

5 Cơ sở thiết kế dữ liệu logic:

KHÁCH HÀNG Mã khách hàng #, tên khách hàng, số ĐT,giới tính, địa chỉ, số

fax, số CMND, quốc tịch

5.2 Xác định mối quan hệ tồn tại giữa những thực thể

Thực thể Thực thể Tên mối quan hệ Mối quan hệ

5.3 Mô hình thực thể - mối quan hệ

5.4 Chuyển các thực thể thành các mối quan hệ

n

1

m

n Bao gồmĐặt

KHÁCH HÀNG

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, ngày đến, ngày đi, hình thức thanh toán, thời

gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số ĐT, giới tính, số fax,CMND, quốc tịch, [mã loại phòng, tên loại phòng, giá, số lượng]*

KHÁCH HÀNG (Mã khách hàng #, tên khách hàng, số ĐT,giới tính, địa chỉ, số fax, số

CMND, quốc tịch)

LOẠI PHÒNG (Mã loại phòng #, tên loại phòng, giá, số lượng )

5.5 Chuẩn hóa các quan hệ

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, ngày đến, ngày đi, hình thức thanh toán, thời

gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số ĐT, giới tính, số fax,CMND, quốc tịch, [mã loại phòng, tên loại phòng, giá, số lượng]*

 Dạng chuẩn hóa thứ nhất: 1NF

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, ngày đến, ngày đi, hình thức thanh toán, thời

gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số ĐT, giới tính, số fax,CMND, quốc tịch)

CHI TIẾT PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, mã loại phòng #, tên loại phòng,

giá, số lượng)

Dạng chuẩn hóa thứ hai: 2NF

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, ngày đến, ngày đi, hình thức thanh toán, thời

gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số ĐT, giới tính, số fax,CMND, quốc tịch)

CHI TIẾT PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, mã loại phòng#, số lượng)

LOẠI PHÒNG (Mã loại phòng #, tên loại phòng, giá)

Dạng chuẩn hóa thứ ba: 3NF

CHI TIẾT PHIẾU ĐẶT PHÒNG: (Mã phiếu đặt phòng #, mã loại phòng #, số lượng) LOẠI PHÒNG (Mã loại phòng #, tên loại phòng, giá)

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, ngày đến, ngày đi, hình thức thanh toán, thời

gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng)

KHÁCH HÀNG (Mã khách hàng #, tên khách hàng, địa chỉ, số ĐT, số fax, số CMND, giới

tính, quốc tịch)

5.6 Sơ đồ mô hình dữ liệu logic:

11

B HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT KINH DOANH

LOẠI PHÒNG

Mã phòng #Tên loại phòngGiá

KHÁCH HÀNG

Mã khách hàng #Tên khách hàngĐịa chỉ

Số điện thoại

Số CMND

Số FaxGiới tínhQuốc tịch

Thời gian lưu lại

Yêu cầu thanh toán

Yêu cầu đặc biệt

1 Giới thiệu về hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ

chức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phốinhững thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong

tổ chức

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học này thường đượcxem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh Ngoài ra, do ngày nayviệc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nócũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tínhvào mục đích tổ chức

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất là một tập hợp và kết hợp của các phần

cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, táitạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của kinhdoanh và sản xuất của tổ chức Hệ thống thông tin sản xuất hỗ trợ ra quyết định đối với cáchoạt động phân phối và hoạch định các nguồn lực cho sản xuất

Tùy từng doanh nghiệp mà các hệ thống sản xuất sẽ có những hình thức khác nhau: sản xuấttheo dòng liên tục, sản xuất hàng loạt, sản xuất theo yêu cầu và theo hợp đồng, sản xuất dịch vụhay sản phẩm

13

Mục tiêu của hệ thống sản xuất:

- Cung cấp nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác

- Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu

- Tim kiếm nhân công, mặt bằng nhà xưởng và các thiết bị sản xuất

- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng và thiết bị sản xuất

- Sản xuất sản phẩm dịch vụ

- Kiểm tra chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra

- Kiểm tra và theo dõi việc sử dụng và chi phí các nguồn lực cần thiết

Các hệ thống thông tin sản xuất tác nghiệp và sách lược thường sử dụng dữ liệu của hệthống tài chính: mua hàng và cộng nợ phải trả, hàng tồn kho, bán hàng và cộng nợ phải thu, chiphí giá thành Các nhà quản lí sản xuất sẽ sử dụng các thông tin này cùng với các hệ thốngthông tin tác nghiệp sản xuất như hệ thống giao/nhận hàng, hệ thống kiểm tra chất lượng để hỗcho quá trình ra quyết định tác nghiệp và sách lược.vd

Một số thông tin bên ngoài như các cơ sở dữ liệu trực tuyến của chính phủ, các cơ sở dữliệu khóa học và công nghiệp lại cung cấp thông tin hỗ trợ cho các quyết định chiến lược

Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất bao gồm:

- HTTT kinh doanh: theo dõi dòng thông tin thị trường, thông tin công nghệ và đơnđặt hàng của khách hàng Nhận thông tin sản phẩm từ HTTT SX, phân tích và đánh giáđể đưa ra các kế hoạch SX phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty

- HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh quản lý thông tinnguyên vật liệu của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất cập nhật thông tin

và tính tổng chi phí của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm để chuyển quaHTTT kinh doanh làm cơ sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến lượctrong quá trình phát triển của công ty

Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất theo cấp quản lý

Mức quản lý Các hệ thống thông tin

kinh doanh và sản xuất

Tác nghiệp

- Hệ thống thông tin mua hàng

- Hệ thống thông tin nhận hàng

- Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng

- Hệ thống thông tin giao hàng

- Hệ thống thông tin kế toán chi phí giá thành

- Hệ thống thông tin Just-in-time

- Hệ thống thông tin hoạch định hàng dự trữ

Chiến lược

- Lập kế hoạch và định vị doanh nghiệp

- Lên kế hoạch và đánh giá công nghệ

Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp tác nghiệp gồm có:

 Hệ thống thông tin mua hàng

Hệ thống này có chức năng duy trì dữ liệu về mọi giái đọan của quá trình cung cấp nguyênvật liệu và hàng hóa mua vào phục vụ sản xuất, ví dụ tệp dữ liệu về bảng giá nguyên vật liệu vàhàng hóa phục vụ sản xuất, làm cơ sở lựa chọn nhà cung cấp hay tệp các đơn đặt hàng

 Hệ thống thông tin nhận hàng

15

Mỗi khi nhận hàng cần có sự kiểm nhận cẩn thận và chính xác về số lượng, chất lượng hànggiao nhận nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan như bộ phận cộng nợ phải trả, bộphận kho và bộ phận sản xuất.

Hệ thống cung cấp các báo cáo gồm các thông tin về:

- Ngày nhận hàng

- Số hiệu và tên nhà cung cấp

- Số hiệu tên đặt hàng của đơn vị

- Mã hiệu mô tả các mặt hàng giao nhận

- Số lượng đặt mua và số lượng thực giao nhận

- Thông tin về tình trạng hư hỏng của các hàng hóa giao nhận( nếu có )

 Hệ thống thông tin kế toán chi phí giá thành

Nhiều phân hệ thông tin mức tác nghiệp của hệ thống tài chính kế toán thực hiện việc thuthập và báo cáo thông tin về các nguồn lực được sử dụng cho sản xuất, trên cơ sở đó có thể xácđịnh được chính xác chi phí sản xuất cho các sản phẩm và dịch vụ

Các hệ thống kế toán chi phí giá thành kiểm soát ba nguồn lực chính cho sản xuất:

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp chiến thuật nhằm hỗ trợ nhà quản lýđiều khiển và kiểm soát những quá trình kinh doanh và sản xuất, phân chia các nguồn lựchiện có để đạt được mục tiêu kinh doanh và sản xuất do mức chiến lược đề ra

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp chiến thuật bao gồm :

 Hệ thống thông tin quản trị và kiểm soát hàng dự trữ

17

 HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là quá trình xác định chính xác mức hàng dự trữ cầncho kế hoạch sản xuất, xác định khoảng thời gian cần thiết để có thể nhận được hàng từ nhàcung cấp, tính toán lượng đặt hàng với một chi phí hợp lí nhất, sau đó đặt mua tại thời điểmhợp lí nhất vào đúng lúc cần đến

Hệ thống này cần phải xác định cho được:

- Loại vật liệu cần cho mỗi kỳ sản xuất

- Số lượng

- Thời gian cần vật liệu

- Lịch trình sản xuất các sản phẩm: những sản phẩm cần sản xuất, thời gian cần sản xuấtcác sản phẩm đó

- Hóa đơn nguyên vật liệu của sản phẩm

 HTTT Just-in-time: loại trừ lãng phí trong việc dùng máy móc, không gian, thời gian

làm việc và vật tư

 HTTT hoạch định năng lực sản xuất:

Mục tiêu của hoạch định năng lực sản xuất là để chắc chắn rằng nhân lực, máy móc và cácphương tiện sản xuất có đủ vào đúng lúc cần để thỏa mãn nhu cầu sản xuất như mục tiêu sảnxuất đã đề ra.

Hệ thống có nhiệm vụ hỗ trợ việc hoạch định năng lực sản xuất thông quá một trong hai kỹthuật sau:

Một là, kỹ thuật hoạch định năng lực sơ bộ Với kỹ thuật này người ta có thể đưa ra mộtước tính sơ bộ về nhu cầu năng lực sản xuất, dựa trên lịch trình sản xuất tổng hợp, nghĩa là cácmục tiêu sản xuất có trong lịch trình sản xuất tổng hợp được biến đổi thành những nhu cầu vềnhân lực cũng như về năng lực sản xuất (số giờ công lao động, số giờ khấu hao máy…) cần đểđãp ứng các mục tiêu sản xuất Sau đó những ước tính sơ bộ này sẽ được phân bổ cụ thể tới cácnhóm làm việc cũng như các phân xưởng sản xuất, nhằm xác định tính khả thi của các mục tiêusản xuất với phương tiện hiện có Mục đích của kỹ thuật này là xác định xem năng lực sản xuất

đã đủ hay chưa

Thứ hai, kỹ thuật hoạch định nhu cầu năng lực chi tiết kỹ thuật này cung cấp những ướctính chi tiết về năng lực sản xuất hiện có Hinh thức hoạch định này cần những thông tin vềnguồn nhân lực và hóa đơn nguyên vật liệu

 HTTT điều độ SX: phân chia việc dùng các thiết bị sản xuất đặc thù cho việc sản xuất các

thành phẩm phù hợp với lịch trình sản xuất

 HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm : phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu kế

hoạch với chi phí ít nhật về nguồn lực

2.3 Mức chiến lược

Các quyết định chiến lược có thể là:

- Định vị doanh nghiệp

- Nâng cấp doanh nghiệp

- Xây dựng một doanh nghiệp mới

- Thiết kế và triển khai một phương tiện sản xuất mới

- Lựa chọn công nghệ được sử dụng trong quá trình sản xuất

3 Phần mềm máy tính dành cho kinh doanh sản xuất:

3.1 Phần mềm ứng dụng chung dùng cho chức năng kinh doanh sản xuất bao gồm

19

• Bảng tính điên tử

3.2 Phần mềm chuyên biệt dùng cho chức năng kinh doanh sản xuất bao gồm

• Kiểm tra chất lượng

• Sản xuất và thiết kế có trợ giúp của máy tính CAD/CAM

• Lựa chọn nguyên vật liệu (Material Selection Software)

• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu ( Material Requirement Planning)

3.3 Một số phần mềm cụ thể:

5.5.1 Phần mềm mua hàng Xman – PM

Xman – PM 2.0 (XMan - Purchase Mangagement) phần mềm Quản lý Mua hàng trong hệ thống Xman – ERP là một môi trường cộng tác liên kết công việc của tất cả cán bộ phụ trách

cung ứng vật tư / hàng hoá của doanh nghiệp Bắt đầu từ khâu lập phiếu yêu cầu mua hàng 

duyệt phiếu yêu cầu  yêu cầu báo giá  lựa chọn nhà cung cấp  lập đơn đặt hàng  ký hợp đồn  tiếp nhận hàng  nhập kho  nhận hoá đơn mua hàng  ghi nhận công nợ  thanh toán

Thông tin được các cán bộ tham gia trong quy trình mua hàng tuần tự bổ sung qua các khâu xuyên suốt theo quá trình mua hàng Thông tin được liên kết, cập nhật tức thời và không có bất

cứ sự trùng lắp nào Công việc ở từng khâu được quy cách hoá và đơn giản hoá giúp cán bộ mua hàng xử lý công việc chính xác nhanh chóng và gọn nhẹ

Ngoài việc trợ giúp cho việc mua hàng theo quy trình bình thường, hệ thống cũng có các chức năng giải quyết các trường hợp ngoại lệ như trả lại hàng, hàng giao thiếu/thừa/hư hỏng, dừng hoặc hủy ngang đơn đặt hàng, hoàn trả hoá đơn,…

CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH:

 Quản lý Quy trình mua hàng:

• Lập yêu cầu mua vật tư từ kế hoạch sản xuất kinh doanh

• Lập phiếu yêu cầu mua hàng hoá/vật tư

• Duyệt yêu cầu mua hàng

• Lập đơn đặt hàng

• Quản lý quá trình nhận hàng

• Thống kê đơn hàng