Một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MS VINA

Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình.Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh

tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhưng giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn

bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao.Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư,chi tiêu trong tương lai như thế nào

Xuất phát từ những vần đề trên và thông qua một thời gian thực tập em xin

chọn đề tài “Một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công

ty TNHH MS VINA” làm chuyên đề tốt nghiệp cho mình.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Khái quát chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất

1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền

- Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiết cần một lượng vốn nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua sắm tài sản cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Qua mỗi giai đoạn vận động vốn không ngừng biến đổi cả về hình thái biểu hiện lẫn quy mô

-Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là quá trình vận động liên tục của vốn kinh doanh theo chu kỳ TưHưT,trong quá trình đó luôn có một

bộ phận dừng lại ở trạng thái tiền tệ, bộ phận này gọi là vốn bằng tiền

- Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán, tồn tại trực tiếp dưới hình thái tiền tệ bao gồm tiền mặt (TK111), tiền gửi Ngân hàng (TK112), tiền đang chuyển (TK113)

1.1.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng

3

1.1.3 Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền

Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trước hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của người này thông qua công việc của người kia Việc phân chia trách nhiệm như trên là nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt Các bước chính để thực hiện việc quản lý nội bộ đối với vốn bằng tiền gồm:

- Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán ư những nhân viên giữ tiền mặt không được tiếp cận với sổ sách kế toán và các nhân viên kế toán không được giữ tiền mặt

- Lập bản danh sách ghi hóa đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt

- Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng tiền mặt chi tiêu cho các khoản lặt vặt, không được chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc

- Trước khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiểm tra số lượng và giá trị các khoản chi tránh việc phát hành séc quá số dư

- Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng ký séc

1.2 Khái quát chung về kế toán vốn bằng tiền trong doanh ghiệp sản xuất

1.2.1 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền

Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lý

và sử dụng vốn là một khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là đối tượng có khả năng phát sinh rủi ro hơn các loại tài sản khác, vì vậy nó cần được quản lý chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền là rất cần thiết

Trong quản lý người ta sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau như thống

kê, phân tích các hoạt động kinh tế nhưng kế toán luôn được coi là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất Với chức năng ghi chép, tính toán, phản ánh giám sát thường xuyên liên tục do sự biến động của vật tư, tiền vốn, bằng các thước đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Các thông tin kinh tế tài chính do kế toán cung cấp giúp cho chủ doanh

nghiệp và những người quản lý doanh nghiệp nắm vững tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như việc sử dụng vốn để từ đó thấy được mặt mạnh, mặt yếu để có những quyết định và chỉ đạo sao cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất

1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền, với vai trò dụng cụ quản lý kinh tế,

kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh

- Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm

và có hiệu quả cao

1.2.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ những nguyên tắc sau đây:

- Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác ghi chép báo cáo tài chính nhưng phải được cho phép bằng văn bản của Bộ Tài Chính

- Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

-Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất, và giá trị của từng thứ, từng loại Giá trị vàng, bạc, kim khí quý,đá quý được tính theo giá trị thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán) Khi tính giá xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, có thể áp dụng một trong bốn phương pháp xuất kho: Bình quân gia quyền, nhập trước ư xuất trước, nhập sau ưxuất trước, giá thực tế đích danh Tuy nhiên, do vàng bạc, đá quý, là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phương pháp thực tế đích danh thường được sử dụng Nếu có chênh lệch giữa giá xuất bán và giá thanh toán ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì được phản ánh vào TK 515, hoặc TK 635

5

- Trường hợp kế toán vốn bằng tiền liên quan đến ngoại tệ: theo chuẩn mực

kế toán 10 – “Ảnh hưởng của việc thay đổi Tỷ giá hối đoái” được ban hành theo Quyết định số 165/2002/QĐưBTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính:

+ Một giao dịch bằng ngoại tệ là giao dịch được xác định bằng ngoại tệ hoặc yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ, bao gồm các giao dịch phát sinh khi một doanh nghiệp:

 Mua hoặc bán sản phẩm, hàng hóa dịch vụ mà giá cả được xác định bằng ngoại tệ;

 Vay hoặc cho vay các khoản tiền mà số phải trả hoặc phải thu được xác định bằng ngoại tệ;

 Trở thành một đối tác (một bên) của một hợp đồng ngoại hối chưa được thực hiện;

 Mua hoặc thanh lý các tài sản; phát sinh hoặc thanh toán các khoản nợ xác định bằng ngoại tệ;

 Dùng một loại tiền tệ này để mua, bán hoặc thay đổi lấy một loại tiền tệ khác; + Một giao dịch bằng ngoại tệ phải được hạch toán và ghi nhận ban đầu theo đơn vị tiền tệ kế toán bằng việc áp dụng tỉ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán và ngoại tệ tại ngày giao dịch

+ Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch được coi là tỉ giá giao ngay Doanh nghiệp

có thể sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỉ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch

+ Các giao dịch làm tăng vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả được quy đổi ngoại tệ ra đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá giao dịch để ghi sổ kế toán

+ Các giao dịch làm giảm vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả được quy đổi ngoại tệ ra đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá ghi sổ để ghi sổ kế toán Tỷ giá ghi sổ được xác định theo 1 trong 4 phương pháp: phương pháp đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước – xuất trước, phương pháp nhập sau – xuất trước

+ Trường hợp mua bán ngoại tệ bằng đơn vị tiền tệ kế toán (VNĐ) thì được hạch toán theo tỷ giá thực tế mua hoặc thực tế bán Cuối niên độ kế toán (ngày lập bảng cân đối kế toán) các khoản mục tiền tệ phải được báo cáo theo tỷ giá cuối kỳ, đó

là tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm.

1.3 Công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp sản xuất

1.3.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ

Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: giấy bạc Ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ, ngân phiếu,vàng,bạc, kim khí quý, đá quý

Để hạch toán chính xác tiền mặt thì tiền mặt của doanh nghiệp phải được tập trung tại quỹ, mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt,quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay Trong trường hợp cần thiết thì phải làm thủ tục ủy quyền cho người làm thay và phải được sự đồng ý của Giám đốc

Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên sổ quỹ Hàng ngày sau khi thu, chi tiền thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ cuối ngày, phải lập báo cáo quỹ, nộp cho kế toán Hàng ngày, sau khi nhận được báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc do thủ quỹ gửi đến, kế toán quỹ phải đối chiếu, kiểm tra số liệu đã ghi trên sổ quỹ Sau khi kiểm tra xong sổ quỹ, kế toán định khoản

và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản quỹ tiền mặt

1.3.1.1 Nguyên tắc kế toán tiền mặt

Kế toán tiền mặt cần tuân theo những nguyên tắc sau:

1) Chi phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt”,số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”

2) Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị 3) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập, xuất quỹ đính kèm

7

4) Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày và liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.

5) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch

6) Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán Bên có các TK 1112, TK 1122 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK

1122 theo một trong các phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, thực tế đích danh (như một loại hàng hóa đặc biệt)

7) Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Ở các doanh nghiệp có vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì việc nhập, xuất được hạch toán như các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán chi trả được hạch toán như ngoại tệ

1.3.1.2 Chứng từ sử dụng

- Phiếu thu, phiếu chi

- Giấy đề nghị tạm ứng

- Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng

-Biên lai thu tiền …

Phiếu thu, phiếu chi được kế toán lập từ 2 đến 3 liên đặt giấy than viết một lần, sau khi ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán trưởng duyệt (và cả thủ trưởng đơn vị ư đối với phiếu chi), sau đó chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập xuất quỹ Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi số, một liên giao cho người nộp tiền (hoặc người nhận tiền), một liên lưu tại nơi lập phiếu Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, phiếu chi được thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán

1.3.1.3 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tiền mặt tại quỹ, kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt.Tài khoản

111 dùng để phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý của doanh nghiệp

- TK 111 – tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2:

+ TK 1111 – tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt

+ TK 1112 – ngoại tệ: phản ánh tình hình thu chi, tăng giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam

+ TK 1113 – vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh giá trị vàng, bạc,kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ

-Kết cấu TK 111

Nợ TÀI KHOẢN 111 “TIỀN MẶT” Có

SDĐK xxxx

ư Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc,

kim khí quý, đá quý nhập quỹ

ư Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí

quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm

kê

ư Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh

giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền

ư Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt là ngoại tệ)

SDCK Các khoản tiền mặt, ngoại tệ,

vàng, bạc,kim khí quý, đá quý hiện còn

tồn ở quỹ tiền mặt.

* Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi ngoại tệ trên tài khoản 007 – “ Ngoại tệ các loại”

ư Kết cấu TK 007 – Ngoại tệ các loại

Nợ TÀI KHOẢN 007 “ NGOẠI TỆ CÁC LOẠI” Có

nghiệp (nguyên tệ).

1.3.1.4 Phương pháp hạch toán

 Kế toán tiền mặt bằng tiền Việt Nam

TK 411,441

Vay ngắn hạn,vay dài hạn

TK 311,341

Thuế GTGT được khấu trừ

TK 133

Mua vật tư,hàng hóa, CCDC, TSCĐ

…bằng tiền mặt

TK 152,153,156,211…Thu hồi các khoản đầu tư

Thu hồi các khoản nợ phải thu

TK 141,144,244

TK 131,136,138

 Kế toán tiền mặt bằng ngoại tệ

Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi ngoại tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau:

- Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hoá, tài sản cố định

dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp

vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế -Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào tài khoản 635 và 515

- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hach toán vào tài khoản 635 và 515

- Tất cả các nghiệp vụ trên đầu phải ghi đơn TK 007 “Ngoại tệ các loại”

 Kế toán tiền mặt là vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.

Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thì

doanh nghiệp phản ánh vào TK 111 (1113) Do vàng, bạc, kim khí quý, đá quý có giá trị cao nên khi mua cần có đầy đủ các thông tin như: ngày mua, mẫu mã, độ tuổi, giá thanh toán Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được ghi sổ theo giá thực tế, khi xuất có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá như: phương pháp bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hay thực tế đích danh

13

1.3.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

1.3.2.1 Một số quy định trong việc hạch toán tiền gửi ngân hàng

- Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra,đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn

vị số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời

Cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo

số liệu của ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK138 “Phải thu khác” (1388) (Nếu số liệu của kế toán lớn hơn số

15

liệu của ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (Nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng)

Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ

-Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại)

- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu

-Tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp nếu dùng để ký quỹ, mở L/C nhập khẩu…nghĩa là doanh nghiệp không được phép chi khoản tiền gửi đó cho mục đích khác, thì kế toán phải chuyển tiền quỹ sang khoản “thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn” TK144 hoặc “ký quỹ, ký cược dài hạn” TK244 (Nếu ký quỹ trên 01 năm)

1.3.2.2 Chứng từ sử dụng:

- Giấy báo Nợ

- Giấy báo Có

-Bản sao kê của ngân hàng

-Các chứng từ khác kèm theo (Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi…)

1.3.2.3 Tài khoản sử dụng

-Để phản ánh tình hình biến động về tiền gửi kế toán sử dụng TK 112 ư Tiền gửi Ngân hàng Tài khoản 112 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi của doanh nghịêp tại các Ngân hàng và các công ty tài chính

-Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, có 3 tài khoản cấp hai:

+ TK 1121 - Tiền Việt Nam

+ TK 1122 -Ngoại tệ

+ TK 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

-Kết cấu TK 112

Nợ TÀI KHOẢN 112 “TIỀN GỬI NGÂN HÀNG” Có

SDĐK :xxxx

- Các khoản tiền gửi vào ngân

hàng

- Chênh lệch tăng do đánh giá lại

số dư ngoại tệ cuối kỳ

- Các khoản tiền gửi được rút ra

- Chênh lệch giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ

19

-Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải ghi đơn TK 007 “Ngoại tệ các loại”

1.3.3 Kế toán tiền đang chuyển

1.3.3.1 Nội dung chủ yếu của kế toán tiền đang chuyển

- Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp như tiền mặt, séc, đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước; đã gửi bưu điện, các tổ chức tài chính trung gian có thực hiện dịch vụ chuyển tiền để chuyển cho ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng, trả cho đơn vị khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của ngân hàng

+ Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau đây:

+ Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng

+ Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác

+ Thu tiền bán hàng không nhập quỹ, nộp thuế ngay cho kho bạc Nhà nước (Giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc Nhà nước)

- Tiền đang chuyển là tài sản bằng tiền, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đang nằm trong quá trình trung gian khi những nghiệp vụ kinh tế chính chưa hoàn thành Đây là một trong những nội dung cần quản lý chặt chẽ để nhằm thực hiện tốt những trách nhiệm khác, không để sai sót khi những nghiệp vụ kinh tế cuối cùng chưa hoàn thành

1.3.3.2 Chứng từ sử dụng

- Giấy nộp tiền

007Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Mua vật tư, hàng hóa, công

cụ, bằng ngoại tệ

Thu nợ bằng ngoại tệ Doanh thu , DT tài chính,

TN khác bằng ngoại tệ

- Biên lai thu tiền

- Phiếu chuyển tiền

- Một số chứng từ có liên quan khác

1.3.3.3 Tài khoản sử dụng

- Kế toán tổng hợp sử dụng TK113 ư Tiền đang chuyển để phản ánh số tiền đang chuyển của doanh nghiệp

- TK 113 – tiền đang chuyển, có 2 tài khoản cấp 2:

+TK 1131 – tiền Việt Nam: phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển

+ TK 1132 – tiền ngoại tệ: phản ánh số ngoại tệ đang chuyển

1.3.4 Các hình thức ghi sổ kế toán

1.3.4.1 Đối với hình thức nhật kí chung

-Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

-Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

-Sổ Cái

-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 8 :Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

NHẬT KÝ CHUNG

Chứng từ gốc

, ,…)

Sổ quỹ Nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối

23

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

9 Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chú thích: Ghi hằng ngày

Ghi cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra

1.3.4.2 Đối với hình thức nhật kí – sổ cái

-Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là

sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký ư Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

-Nhật ký - Sổ Cái

-Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 9:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

NHẬT KÝư SỔ CÁI

Chứng từ kế toán

(Hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, giấy thanh toán tạm ứng,…)

Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

1.3.4.3 Đối với hình thức chứng từ ghi sổ

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo

số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Chứng từ kế toán

(Hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, giấy thanh toán tạm ứng,…)

Sổ quỹBảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái

Số đăng ký chứng từ ghi sổBảng cân đối số phát sinhBÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chú thích: Ghi hằng ngày

Ghi cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra

27

1.3.4.4 Đối với hình thức nhật kí chứng từ

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một

sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kýư Chứng từ

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

NHẬT KÝư CHỨNG TỪ

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

(Hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, giấy thanh toán tạm ứng,…)

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Chú thích: Ghi hằng ngày

Ghi cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra

1.3.4.5 Đối với hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm

kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ

29

quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

TRÊN MÁY VI TÍNH

PHẦN MỀM KẾ TOÁNChứng từ kế toánBảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH MS VINA

2.1 Đặc điểm chung về tình hình hoạt động tại Công ty TNHH MS VINA

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH MS VINA

- Tên công ty: công ty TNHH MS VINA

- Tên giao dịch: SEWON BELTLAN VIET NAM, CO., LTD

- Chủ doanh nghiệp: Hawng Kyu Chan

- Địa chỉ: Số 1, lô 7, khu công nghiệp làng nghề, thị trấn Nga Sơn, Huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa

- Số điện thoại: 0373.200.003

- Giấy phép số: 26122000024

- Mã số thuế: 2801592898, đăng kí lần đầu ngày 14 tháng 9 năm 2010, đăng

kí thay đổi ngày 3 tháng 12 năm 2013

Công ty bắt đầu đi vào hoạt động từ 20 tháng 9 năm 2010 cho đến nay Với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất hàng may mặc Từ khi thành lập cho tới nay công ty đã 2 lần đổi tên Ban đầu khi thành lập là công ty TNHH Sewon Beltlan Viet Nam hoạt động cho đến ngày 3 tháng 12 năm 2013 sau đó quyết định đổi tên thành công ty TNHH Ms Vina

Khi đi vào hoạt động số lượng công nhân của công ty là gần 1000 công nhân, cho đến nay cùng với việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã tuyển dụng thêm số lượng lớn công nhân, hiện tại công ty có khoảng gần 2000 công nhân

Sự ra đời và phát triển của công ty đã giải quyết vấn đề công ăn việc làm, đem lại nguồn thu nhập ổn định cho người lao động trên địa bàn

 Các giai đoạn phát triển của công ty TNHH Ms Vina:

- Giai đoạn từ năm 2010 ư 2011: đây là giai đoạn công ty mới đi vào hoạt động

31

nên gặp nhiều khó khăn, qui mô còn nhỏ, số lượng đơn đặt hàng không nhiều, doanh thu tăng chậm mà chi phí ban đầu lại cao Do đó, lợi nhuận của công ty trong giai đoạn này là không cao Mục tiêu hướng tốc đặt ra trong giai đoạn này là mở rộng thị trường tiêu thụ nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm bằng việc tăng cường marketing, quảng bá giới thiệu sản phẩm công ty đến tay người tiêu dùng; thiết lập và duy trì các mối quan hệ chặt chẽ, lâu dài với các nhà cung cấp, các khách hàng tiềm năng; khẳng định vị thế công ty trên thị trường.

-Giai đoạn từ năm 2012 ư 2014: trong giai đoạn này doanh thu, thu nhập và lợi nhuận công ty tăng nhanh, có sự chuyển biến mạnh mẽ Do các chính sách, chiến lược, sách lược kinh doanh công ty đưa ra rất hợp lí và thực hiện chặt chẽ, có hiệu quả Mục tiêu đặt ra trong giai đoạn 2015ư2018 là mở rộng lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đổi mới kỹ thuật sản xuất, đa dạng hóa về chủng loại, mở rộng thị trường tiêu thụ ra nhiều nước trên thế giới; tối thiểu hóa chi phí tới mức thấp nhất có thể nhằm tăng lợi nhuận công ty lên 2ư3 lần so với giai đoạn trước khi nền kinh tế đang trên đà phục hồi

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH MS Vina

Công ty TNHH Ms Vina là loại hình công ty TNHH 2 thành viên với vốn điều

lệ là 100% vốn đầu tư nước ngoài Công ty sản xuất sản phẩm hàng may mặc bán ra trong nước và xuất khẩu ra các thị trường nước ngoài như: Mỹ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Đức, Thái Lan

Công ty TNHH Ms Vina là tập hợp các con người gắn bó với nhau, cùng nhau tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu đã định Trong nền kinh tế hiện nay, yêu cầu cấp bách đặt ra cho công ty là phải tìm đầu ra cho sản phẩm, mẫu mã phải đa dạng, kiểm tra tình hình thực hiện chi phí sản xuất để từng bước hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm Doanh nghiệp không những phải cố gắng hoàn thành tốt các chức năng của mình mà còn phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện tốt các chính sách về lao động, chế độ quản lí tài sản, chế độ tiền công, tiền lương Đồng thời làm tốt công tác đào tạo, tuyển chọn để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho toàn bộ công nhân viên và người lao động làm việc tại công ty

- Là một đơn vị sản xuất kinh doanh hàng năm công ty phải thực hiện đúng và đầy

đủ mọi khoản thuế cho Nhà nước Công ty phải thực hiện được theo nguyên tắc về hoạt động xuất nhập khẩu, hoạt động đối ngoại do Nhà nước quy định

2.1.3 Các hoạt động chủ yếu của công ty TNHH MS Vina

 Đặc điểm tổ chức kinh doanh

- Loại hình kinh doanh và các mặt hàng kinh doanh:

Dệt may là ngành công nghiệp phát triển hàng đầu tại Việt Nam và là mặt hàng thứ yếu Do đó rất nhiều đối thủ cạnh tranh, mẫu mã chủng loại đa dạng Công ty TNHH Ms Vina bán hàng theo hình thức xuất bán trực tiếp và xuất khẩu ra nước ngoài Sản phẩm của công ty không chỉ đa dạng về mẫu mã mà cả về chủng loại, đáp ứng hầu hết các nhu cầu tiêu dùng khác nhau của khách hàng Vì vậy công tác điều tra, phân tích, phân đoạn thị trường; phân chia nhóm đối tượng khách hàng luôn được công ty chú trọng hàng đầu để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, tạo sự tin tưởng và niềm tin của khách hàng đối với sản phẩm của công ty

 Hoạt động kinh doanh chủ yếu

- Thị trường đầu vào và đầu ra của công ty:

+ Thị trường đầu vào: khâu nguyên vật liệu đầu vào luôn được kiểm tra kiểm soát chặt chẽ ngay từ quá trình thu mua cho đến quá trình bảo quản, lưu kho lưu bãi rồi đưa vào tiến hành sản xuất Việt Nam ta là một quốc gia mạnh về dệt may nên phần lớn nguyên vật liệu nhập vào từ thị trường trong nước luôn ổn định và một phần nhập

từ thị trường nước ngoài Công tác liên hệ, tìm kiếm các nhà cung cấp thường xuyên

và các nhà cung cấp dự bị hay tạm thời luôn được quan tâm để đảm bảo các yếu tố đầu vào luôn ổn định, nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất được diễn ra một cách thuận lợi, không bị gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu đầu vào

+ Thị trường đầu ra: công ty luôn có thị trường tiêu thụ rộng rãi trong nước và nước ngoài Trong nước sản phẩm sản xuất được chuyển đi bán khắp các tỉnh thành Còn ở thị trường ngoài công ty xuất khẩu chủ yếu đi các nước như Mỹ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Đức, Thái Lan, trong đó thị trường xuất khẩu mạnh nhất là Hàn Quốc

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH MS Vina

33

 Sơ đồ bộ máy công ty

Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của mình công ty TNHH

Ms Vina đã thiết lập một tổ chức bộ máy tại công ty sao cho hoạt động SXKD của công ty được diễn ra một cách khoa học và có hiệu quả nhất, phù hợp với tình hình công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty được tổ chức như sau:

Giám đốcPhòng kế hoạch – kinh doanhPhòng tổ chức hành chínhPhòng tài chính kế toánPhân xưởng 1Phân xưởng 2Phân xưởng 3

Phòng vật tư

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy tại công ty.

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

-Giám đốc công ty: