Hệ Thống Thông Tin Kế Toán trong các doanh nghiệp Logistics

I, Khái quát về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán trong các doanh nghiệp Logistics 1.Khái quát về hệ thống thông tin -Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động, và điều khiển các tiến trình trong tổ chức -Đặc điểm: + Một hệ thống là một thực thể, hay một nơi chứa nhiều thành phần hay bộ phận có tính tương tác với nhau, và cố gắng để đạt được một hay một số mục tiêu nào đó. + Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ thống con có mối quan hệ với nhau, cùng thực hiện cáccông việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định, và kiểm soát thông tin. + Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp tạo ra thế cạnh tranh cho chính đơn vị mình + Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành những nhóm chính như sau: + Nhập dữ liệu + Xử lý thông tin + Xuất dữ liệu + Lưu trữ thông tin + Thông tin phản hồi + Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thông tin 2.Bản chất của Hệ Thống Thông Tin Kế Toán - Từ hoạt động sản xuất, kinh doanh cua doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…). Khi người sử dụng cóyêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin. - Mục tiêu của kế toán là lập ra báo cáo tài chính - phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau: + Bảng cân đối kế toán + Kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP LOGISTICS

I, Khái quát về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán trong các doanh nghiệp Logistics

1.Khái quát về hệ thống thông tin

-Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thu thập, xử lý, lưutrữ và phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động, vàđiều khiển các tiến trình trong tổ chức

-Đặc điểm:

+ Một hệ thống là một thực thể, hay một nơi chứa nhiều thành phần hay bộphận có tính tương tác với nhau, và cố gắng để đạt được một hay một số mụctiêu nào đó

+ Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ thống con có mốiquan hệ với nhau, cùng thực hiện cáccông việc như thu thập, xử lý, lưu trữ,chuyển đổi và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định,

và kiểm soát thông tin

+ Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp tạo ra thế cạnh tranh chochính đơn vị mình

+ Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệucủa một hệ thống thông tin có thể nhóm thành những nhóm chính như sau:

+ Nhập dữ liệu

+ Xử lý thông tin

+ Xuất dữ liệu

+ Lưu trữ thông tin

+ Thông tin phản hồi

+ Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệthống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra đượcthông tin mà doanh nghiệp cần Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phảinắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cảcác quy trình đưa ra giải pháp Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợpnhững hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thông tin

2.Bản chất của Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

- Từ hoạt động sản xuất, kinh doanh cua doanh nghiệp, hàng ngày cócác nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin

kế toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép và lưu trữ các ghi chép này(chứng từ, sổ, thẻ, bảng…) Khi người sử dụng cóyêu cầu, hệ thống thông tincác kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập cácbáo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin

- Mục tiêu của kế toán là lập ra báo cáo tài chính - phương tiện truyềnđạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tàichính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theođịnh kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau:

+ Bảng cân đối kế toán

+ Kết quả hoạt động kinh doanh

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

+ Thuyết minh báo cáo tài chính

3.Các phương pháp Kế Toán:

- Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từngnội dung công việc kế toán

a.Chứng từ kế toán.

- Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành

- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ,các loại thẻ thanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế,

tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

b,Kiểm kê tài sản.

- Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại thời điểm

- Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số lượng, xác nhận vàđánh giá chất lượng, giá trị của tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tạithời điểm kiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán

c,Tính giá các đối tượng kế toán.

- Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại

thời điểm

- Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số lượng, xác nhận vàđánh giá chất lượng, giá trị của tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tạithời

điểm kiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong

sổ kế toán

d,Tài khoản.

- Tài khoản phản ảnh và giám sát một cách thường xuyên, liên tục và có

hệ thống từng đối tượng kế

toán riêng biệt

- Mở tài khoản – sổ kế toán là một công việc của kế toán: Mỗi đối tượng

kế toán riêng biệt được mở một tài khoản tương ứng

- Tài khoản thực chất là phương pháp lưu trữ thông tin, mỗi một tàikhoản là một đơn vị lưu trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo Tài khoản cungcấp số liệu cho việc lập báo cáo

e,Sổ ghi chép.

- Phương pháp phản ảnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản

- Ghi sổ kép là một công việc của kế toán: Ghi một nghiệp vụ kinh tếphát sinh vào ít nhất hai tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệkhách quan của các tài khoản

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp có nội dung kinh tế nhất định được phản ảnh vào cáctài khoản liên quan đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinh

tế tài chính của doanh nghiệp

f,Báo các tài chính.

- Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán,dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của doanhnghiệp, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và

điều hành hoạt động của doanh nghiệp

- Lập báo cáo tài chính là một công việc của kế toán: Tổng hợp số liệu

từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài sản và tình hình hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định

4.Yêu cầu đối với Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Không có một hệ thống thông tin kế toán nào là hoàn toàn thành cônghoặc hoàn toàn thất bại Sự thành công hay thất bại của hệ thống kế toán chỉmang tính tương đối Một hệ thống thông tin kế toán được gọi là thành côngnếu nó đáp ứng được hầu hết các yêu cầu đặt ra chọ hệ thống Hệ thống thôngtin kế toán trong bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào đều phải đáp ứngđược các yêu cầu sau

-Hệ thống thông tin Kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan, thể

hiện ở các mặt:

+ Chứng từ phải chính xác: chứng từ là khâu khởi điểm của kế toán, nội

dung và số liệu ghi trên chứng từ đúng với thực tế của các hoạt động kinh tế.Toàn bộ công tác kế toán có chính xác hay không phần lớn phụ thuộc vàokhâu lập chứng từ ghi chép ban đầu

+ Vào sổ phải chính xác: phải ghi chép, kiểm tra, tính toán đảm bảo sự

chính xác số liệu, sau đó xếp đặt, lưu trữ chứng từ đầy đủ, gọn gàng ngăn nắp

+ Báo cáo phải chính xác: lập báo cáo phải cẩn thận, kiểm tra số liệu thật

chính xác trước khi nộp cho các nơi nhận theo quy định và theo yêu cầu quảnlý.

Nói chung các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáotrên cơ sở các bằng chứng đấy đủ, khách quan đúng với thực tế về hiện trạng,bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các thông tin và

số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bịxuyên tạc, không bị bóp méo

- Kế toán phải kịp thời: Kế toán chính xác nhưng phải kịp thời mới có

tác dụng thiết thực đến công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanhthông qua việc cung cấp kịp thời các thông tin phục vụ yêu cấu quản lý Muốnkịp thời thì nghiệp vụ kinh tế phát sinh lúc nào, ngày nào phải được tính toánghi chép phản ánh vào sổ kế toán lúc ấy, ngày ấy Việc khóa sổ, lập báo cáoquy định vào thời gian nào phải làm đúng không chậm trễ

-Hệ thống thông tin Kế toán phải đầy đủ: phải phản ánh đầy đủ các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ, hợp phápkhông thêm bớt, không bỏ sót và phải phản ánh tất cả các hoạt động kinh tếtài chính, thuộc các loại tài sản của doanh nghiệp Thực hiện đầy đủ cácnguyên tắc, thủ tục quy định mở đầy đủ các loại sổ sách cần thiết và lập đầy

đủ các báo cáo kế toán theo quy định

-Hệ thống thông tin Kế toán phải rõ ràng dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu: Các công việc của kế toán từ khâu ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh

trên các chứng từ gốc đến việc phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh

tế trên các sổ sách kế toán và tổng hợp lại thành các chỉ tiêu kinh tế trên cácbáo cáo kế toán đều phải được trình bày một cách rõ ràng dễ hiểu Nhữngthông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giảitrình trong phần thuyết minh Các chỉ tiêu kinh tế do kế toán báo cáo phải phùhợp cả về nội dung và phương pháp tính với các chỉ tiêu kế hoạch để ngườiđọc báo cáo dễ dàng so sánh đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất

kinh doanh của đơn vị.

Các thông tin và số liệu giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp vàgiữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhấtquán Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh

để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kếtoán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dựtoán, kế hoạch

- Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị phải theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả:

Công tác kế toán cũng như công việc khác trong đơn vị khi tiến hành đềuphải thực hiện tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao góp phần nâng cao hiệuquả hoạt động toàn đơn vị

Nhưng yêu cầu trên đối với kế toán đều phải được thực hiện đầy đủ Tuynhiên trong từng giai đoạn phát triển và mục đích sử dụng thông tin kế toán

mà yêu cáu này hay yêu cầu khác có được chú trọng hơn

5.Vai trò của Hệ thống thông tin kế toán đối với doanh nghiệp

- Do tính chất và quy mô hoạt động của nhiều tổ chức, doanh nghiệpngày càng mở rộng dẫn đến lượng dữ liệu của các hoạt động kinh tế, tài chínhtăng nhanh Điều này đã gây nhiều khó khăn trong công tác tổ chức lưu trữ dữliệu và xử lý dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin hữu ích, kịp thời cho quátrình ra quyết định của các lãnh đạo doanh nghiệp

- Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò to lớn nhằm giải quyết nhữngkhó khăn trên và tạo cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệpcho các tổ chức, doanh nghiệp Vai trò chủ yếu của Hệ thống thông tin kếtoán là thu thập và lưu trữ các thông tin kinh tế tài chính cho tổ chức, doanhnghiệp; Thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin nhằm đưa ra các báo cáo cần thiếtcho lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán giảm chi phítrong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp của doanh nghiệp, đồng thời,

giảm thời gian và các sai sót trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệpnhằm góp phần nâng cao hiệu quả và thúc đẩy nhanh quá trình phát triển của

1.Theo mục tiêu và phương pháp:

a.Hệ thống thông tin kế toán tài chính:

Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài.Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc,chuẩn mực kế toán hiện hành

b.Hệ thống thông tin kế toán quản trị:

Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanhnghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chínhkinh tế của chúng đối với doanh nghiệp

2.Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:

a.Hệ thống tin kế toán thủ công:

Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng vớicác công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công việc kế toán, Dữliệ trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ duwuwois hìnhthức chứng từ, sổ, the, bảng Đay là những hệ thống phổ biến từ năm 1980

về trước

b.Hệ thống thông tin kế toán máy tính:

Nguồn lực chủ yếu là máy tính, toàn bộ các công việc kế toán từ phân Tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ Tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tínhthực hiện Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ duới hìnhthức các tập tin Hệ thống giao dịch tự động (ATM), hệ thống ghi và tính

cước điện thoại, hệ thống chấm công, hệ thống thu phí giao thông tự động, hệthống tính và và lập bảng giá thành sản phẩm trong các dây chuyền sản xuất

là những ví dụ cho kiểu hệ thống này

3.Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính:

Nguồn lực bao gồm con người và máy tính Trong đó, máy tính thựchiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiên, kiểm soát của conngười Như vậy, nếu không có con người thì hệ thống này không thể hoạtđộng được và ngược lại, nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng khôngthể vận hành hoàn hảo Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển kiểm soát máytính, con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tínhkhông tự nhập được, cũng như thực hiện các công việc bảo mật, bảo vệ, bảotrì hệ thống Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính là đối tượngnghiên cứu chính của chúng ta

III.Các nhân tố ảnh hưởng đến Hệ Thống Thông Tin Kế Toán trong doanh nghiệp Logistics

1.Tầm nhìn, cam kết và hỗ trợ của Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp.

- Việc xây dựng kế hoạch phát triển hệ thống kế toán phù hợp chiến lượcphát triển chung doanh nghiệp

- Hoạch định đúng và rõ ràng các chỉ tiêu kết quả cần đạt được của các

bộ phận trong doanh nghiệp

- Khả năng quyết định hay xét duyệt đúng qui trình quản lý và các giảipháp do nhà tư vấn triển khai và đội dự án đề nghị

- Hiểu biết kế toán để chọn lựa đúng nhà tư vấn, cung cấpkế toán

- Sự cam kết đổi mới qui trình quản lý và thực hiện hệ thống kế toántrong tất cả các giai đoạn triển khai (phân tích, huấn luyện, cài đặt hệ thống)

và sử dụng hệ thống

- Sự hỗ trợ của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp trong việc giải quyết

các bất đồng, tranh chấp giữa các bộ phận, phối hợp hoạt động giữa các bộphận

- Việc phản ứng kịp với những phản ứng xấu (chống đối) của người sử dụng

hệ thống kế toán

2.Năng lực và kinh nghiệm và sự hỗ trợ của Nhà tư vấn triển khai.

Thành phần nhân tố này được đánh giá qua:

- Kiến thức nhà tư vấn về lĩnh vực quản trị kinh doanh;

- Việc am hiểu lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp;

- Sự hiểu kế toán của nhà tư vấn;

- Sự hiểu kiểm soát nội bộ của nhà tư vấn;

- Phương pháp phân tích hệ thống đúng;

- Có kinh nghiệm trong triển khai hệ thống kế toán

- Chất lượng hoạt động hỗ trợ và bảo hành sản phẩm hệ thống kế toán

3.Môi trường văn hóa doanh nghiệp.

- Sự hợp tác của các cá nhân trong qui trình thực hiện hệ thống;

- Sự sẵn sàng chia xẻ công việc của nhân viên;

-Ngoại ngữ trong quá trình sử dụng hệ thống

4.Môi trường giám sát, kiểm tra.

-Sự giám sát kiểm tra truy cập hệ thống của người quản trị hệ thống;

- Giám sát, kiểm tra định kỳ hệ thống và thông tin của hệ thống;

5.Chiến lược, chính sách hệ thống kế toán

Thành phần này bao gồm 3 khái niệm: Chính sách kiểm soát chất lượng;Chính sách kiểm soát nhân sự; và Chính sách quản lý thay đổi

- Chính sách kiểm soát chất lượng Nó được đo lường qua các nội dung: + Phân chia trách nhiệm đầy đủ, rõ ràng;

+ Sử dụng mật mã kiểm soát truy cập dữ liệu ;

+ Mức độ chi tiết phân quyền sử dụng;

+ Sử dụng mật mã kiểm soát sử dụng hệ thống ;

+ Kiểm soát việc điều chỉnh dữ liệu tập tin chính ước tính kế toán củangười Quản lý bộ phận ngoài bộ phận kế toán;

+ Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng thông tin rõ ràng;

+ Qui định cách công bố và sử dụng thông tin cá nhân;

+ Xét duyệt trước khi công bố thông tin cá nhân khách hàng;

+ Kiểm soát sự ổn định hệ thống qua việc thường xuyên kiểm tra hệthống máy và mạng nội bộ

- Chính sách kiểm soát nhân sự, gồm

+ Bảng mô tả công việc rõ ràng nhân viên;

+ Mô tả và hướng dẫn sử dụng hệ thống;

+ Mô tả rõ ràng cơ cấu tổ chức hệ thống;

+ Chính sách luân chuyển nhân sự;

+ Qui định khen thưởng kỷ luật nhân viên;

- Chính sách quản lý thay đổi, gồm

+ Chính sách và kế hoạch phản ứng kịp với thay đổi qui định nhà nước

về tài khoản và phương pháp hạch toán;

+ Chính sách ứng phó với phản ứng xấu của nhân viên

CHƯƠNG 2:

TÌNH HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VẬN TẢI-GIAO NHẬN TẠI VIỆT NAM

I.Đặc điểm chung doanh nghiệp dich vụ vận tải-giao nhận

1.Khái niệm chung về vận tải-giao nhận hàng hóa

a.Khái niệm chung về vận tải hàng hóa

Theo nghĩa rộng: Vận tải là một quy trình kỹ thuật nhằm di chuyển vịtrí của con người và vật phẩm trong không gian

Theo nghĩa hẹp (dưới góc độ kinh tế), Vận tải là sự di chuyển vị trí củahành khách và hàng hoá trong không gian khi thoả mãn đồng thời 2 tính chất:

là một hoạt động sản xuất vật chất và là một hoạt động kinh tế độc lập

b.Khái niệm chung về giao nhận hàng hóa

Đặc điểm của buôn bán quốc tế là người mua và người bán ở nhữngnước khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiệnviệc giao hàng, tức là hàng hóa được vận chuyển từ người bán sang ngườimua Để cho quá trình vận chuyển đó bắt đầu được, tức là hàng hóa đến tayngười mua, cần phải thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến quátrình chuyên chở như bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm các thủtục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, vận tải hàng hóa đến cảng đích, dỡ hàng rakhỏi tàu và giao cho người nhận hàng Những công việc đó được gọi là giaonhận vận tải hàng hóa ( hay còn gọi tắt là giao nhận

Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế(FIATA) về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như làbất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốcxếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tưvấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tàichính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá

Theo luật thương mại Việt nam thì Giao nhận hàng hoá là hành vithương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từngười gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ vàcác dịch vụ khác có liên quan để gioa hàng cho người nhận theo sự uỷ tháccủa chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.

Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục cóliên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từnơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Ngườigiao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý

và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

2.Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải- giao nhận

a.Doanh nghiệp giao vận tải

Doanh nghiệp vận tải là doanh nghiệp kinh doanh các loại hình vậntải hàng hóa trong xã hội, bao gồm ba loại: doanh nghiệp vận tải đường bộ,doanh nghiệp vận tải đường biển và doanh nghiệp vận tải đường hàngkhông

b.Doanh nghiệp giao nhận

Doanh nghiệp giao nhận là doanh nghiệp kinh doanh các loại dịch vụ

giao nhận hàng hóa trong xã hội, bao gồm hai loại: doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hóa trong nước, khi các hoạt động của doanh nghiệp chỉ diễn

ra trên và trong phạm vi lãnh thổ đất nước; còn doanh nghiêp giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế khi các hoạt động của doanh nghiệp có những

phần việc diễn ra ngoài lãnh thổ đất nước, Sản phẩm của doanh nghiệp giaonhận chính là các dịch vụ trong giao nhận ( dịch vụ giao nhận hàng hóa) mà

doanh nghiệp giao nhận đống vai trò người giao nhận

3.Các lọai dịch vụ vận tải- giao nhận hàng hóa

a.Các loại dịch vụ vận tải

- Căn cứ vào phạm vi phục vụ: Vận tải nội bộ xí nghiệp: việc vận

chuyển trong nội bộ xí nghiệp, nhà máy, công ty… nhằm di chuyển nguyênvật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, cán bộ công nhân viên Vận tải côngcộng: việc các công ty hay xí nghiệp vận tải chuyên chở vật phẩm hàng hoá

từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ và vận chuyển con người từ địa điểm nàyđến địa điểm khác Lực lượng vận tải địa phương Lực lượng vận tải trungương

- Căn cứ vào phạm vi hoạt động Vận tải nội địa: đáp ứng nhu cầu vậnchuyển nội địa Vận tải quốc tế: hoạt động vận tải mà đối tượng vận chuyển

đã vượt ra khỏi biên giới quốc gia Vận tải quốc tế trực tiếp: diễn ra giữa haihay nhiều nước có chung biên giới hoặc có chung vùng biển quốc tế Vận tảiquốc tế quá cảnh: có sử dụng lãnh thổ của hai hay nhiều nước thứ ba

- Căn cứ vào môi trường hoạt động Vận tải đường sắt Vận tải ô tôVận tải đường thuỷ - vận tải đường biển - vận tải đường sông - vận tải phasông biển Vận tải hàng không Vận tải đường ống

- Căn cứ vào đối tượng chuyên chở vận tải hàng hoá vận tải hànhkhách vận tải hàng hoá-hành khách 3.5 Căn cứ vào khoảng cách chuyênchở vận tải đường gần: lớn hơn 7400 km (4000 hải lý) vận tải đường xa:nhỏ hơn 7400 km; 1 hải lý = 1,852 km 3.6 Căn cứ vào hành trình chuyênchở: Vận tải một chặng Vận tải nhiều chặng Vận tải chở suốt Vận tải đơnphương thức (Unimodal Transport) Vận tải đa phương thức (MultimodalTransport) Vận tải đứt đoạn (segmented) Vận tải hàng lẻ Vận tải hàngnguyên

b.Các loại dịch vụ giao nhận

-Loại dịch vụ thay mặt người gửi hàng ( nguười xuất khẩu)

Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ thựchiện các nhiệm vụ sau đây:

+Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thíchhợp,

+Lưu cước với người chuyên chở đã chọn.

+Nhận hàng và cung cấp những chứng từ thích hợp như: giấy chứngnhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của ngườigiao nhận

+Nghiên cứu những điều khoản trong tín dụng thư và tất cả nhữngluật lệ của Chính Phủ áp dụng vào việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nướcnhập khẩu cũng như ở bất kỳ nước quá cảnh nào, và chuẩn bị tất cả nhữngchứng từ cần thiết

+Đóng gói hàng hóa ( trừ phi việc này do người gửi hàng làm trướckhi giao hàng cho người giao nhận) có tính đến tuyến đường, phương thứcvận tải, bản chất của hàng hóa và những luật lệ áp dụng nếu có, ở nuwocsxuất khẩu, nước quá cảnh và nước gửi hàng đến

+Lo liệu việc lưu kho hàng hóa nếu cần

+Cân đo hàng hóa

+Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu người gửi hàng yêu cầu

+Vận tải hàng hóa đến cảng, thực hiện việc khai báo Hải quan, cácthủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở

+Thực hiện việc giao dịch ngoại hối, nếu có

+Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước

+Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở giao cho người gửihàng

+Thu xếp việc chuyển tải trên đường nếu cần thiết

+Giám sát việc vận tải hàng hóa trên đường gửi tới người nhận hàngthông qua những mối liên hệ với người chuyên chở và đại lý của người giaonhận ở nước ngoài

+Ghi nhận những tổn thất của hàng hóa nếu có

+Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở

về tổn thất hàng hóa nếu có

-Loại dịch vụ thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu)

+ Theo những chỉ dẫn giao hàng của khách hàng, người giao nhận sẽ:+Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận tải hàng hóa khi ngườinhận hàng lo liệu vận tải hàng hóa

+Nhận và kiểm tra tất cả những chứng từ liên quan đến việc vậnchuyển hàng hóa

+Nhận hàng của người chuyên chở và nếu cần thì thanh toán cước.+Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí, thuế và những phí kháccho hải quan và những cơ quan khác

+Thu xếp việc lưu kho quá cảnh nếu cần

+Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng

+Nếu cần, giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với ngườichuyên chở về tổn thất hàng hóa nếu có

+Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần

- Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt

Người giao nhận thường thực hiện giao nhận hàng bách hóa bao gômnhiều loại thành phẩm, bán thành phẩm, hay hàng sơ chế và những hànghóa khác giao lưu trong buôn bán quốc tế Ngoài ra tùy theo yêu cầu củakhác hàng , người giao nhận cũng có thể làm những dịch vụ khác có liênquan đến các loại dịch vụ hàng hóa đặc biệt như:

-Vận chuyển hàng công trình Việc này chủ yếu là vận chuyển máymóc nặng, thiết bị để xây dựng những công trình lớn như sân bay, nhàmáy hóa chất, nhà máy thủy điện, cơ sở lọc dầu từ nơi sản xuất đến côngtrường xây dựng

Việc di chuyển những hàng hóa này cần phải có kế hoạch cẩn thận đểđảm bảo giao hàng đúng thời hạn và có thể cần phải sử dụng cần cẩu loạinặng, xe vận tải ngoại cỡ, tàu chở hàng loại đặc biệt Đây là một lĩnh vựcchuyên môn hóa của người giao nhận

II.THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VẬN TAI GIAO NHẬN ( LẤY VÍ DỤ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY VẬN TẢI GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG)

1.Khái quát Hệ Thống Thống Thông Tin Kế Toán của doanh nghiệp vận tải

a.Bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán tại các doanh nghiệp hiện nay được tổ chức trong phòng

Kế hoạch- Tài chính, hoặc phòng Tài chính – Kế toán, tường được thực hiệnchức năng tham mưu, giúp việc vho giám đốc trong lĩnh vực quản lý tàichính, tài sản, kế toán, quản lý tập trung các nguồn vốn, quỹ, nguồn kinh phítrong và ngoài ngân sách nhà nước theo đúng chế độ quy định nhà nước.Nhiệm vụ của bộ náy kế toán trong các doanh nghiệp hiện nay thường baogồm:

-Xây dựng, trình phê duyệt và thực hiện kế hoạch tài chính ngắn hạn vàdài hạn

-Xây dựng, trình phê duyệt kế hoạch dự toán, quyết toán ngân sách hàngnăm của doanh nghiệp

-Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo luật ngân sách nhà nước và các quyđịnh hiện hành

-Thực hiện chi trả tiền lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác choviên chức, lao động hợp đồng

-Thực hiện thu, bảo quản và chi trả các khoản tiền từ các nguồn thu kháccủa doanh nghiệp

-Chỉ đạo và hướng dẫn chế độ kế toán, phổ biến các văn bản của Nhànước về quản lý tài chính, tài sản đối với các đơn vị có hoạt động thu, chi tàichính và sử dụng ngân sách nhà nước

-Phối hợp với các đơn vị chức năng khác tổ chức quản lý thực hiện có

hiệu quả và tiết kiệm mọi nguồn lực tài chính và tài sản.

-Thực hiện công tác kế toán theo Luật kế toán và các quy định hiệnhành

Theo kết quả khảo sát thực tế, bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp cóthể được tổ chức theo mô hình tập trung nửa phân tán Đối với các doanhnghiệp có quy mô tương đối lớn, các đơn vị trực thuộc được phân cấp quản lýtài chính, bộ máy kế toán thường được tổ chức theo mô hình nửa tập trung nửphân tán Theo mô hình này, tại các đơn vị trực thuộc cũng tổ chức bộ máy kếtoán Các đợn vị trực thuộc hoạch toán phụ thuộc tiến hành tổ chức bộ máy

kế toán theo dõi các nguồn thu và các khoản chi được phân cấp tại đơn vịmình, định kỳ báo cáo lên phòng Kế hoạc – Tài chính của doanh nghiệp đểtổng hợp vào các nguồn thu và các khoản chi chung của cả các đơn vị trựcthuộc hạch toán độc lập (các doanh nghiệp, các đơn vị sự nghieeoj có tư cách

cá nhân) tổ chức bộ máy kế toán hoàn chỉnh tiến hành hạch toán theo cácchuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Định kỳ các đơn vị này tiến hành nộpcác báo cáo theo yêu cầu về phòng Kế hoạch-Tài chính của doanh nghiệp

Số lượng và trình độ nhân viên kế toán ở các doanh nghiệp cũng tươngđối khác nhau tùy theo đặ điểm hoạt động và quy mô của từng doanh nghiệp

Số lượng nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp quy mô nhỏ ít hơn nhiều sovới các doanh nghiệp quy mô lớn Trình độ đội ngũ nhân viên kế toán cũngrất đa dạng từ trung cấp, cao đẳng, đến đại học và sau đại học Kết quả khảosát nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ được thể hiện ởbảng dưới đây

Căn cứ vào khối lượng công việc kế toán và trình độ của đội ngũ nhânviên kế toán, kế toán trưởng phân công các nhiệm vụ cụ thể cho từng nhânviên kế toán Các nhân viên kế toán có trình độ đại học, sau đại học thườngphụ trách các mảng công việc đòi hỏi chuyên môn cao như kế toán tổng hợp,

kế toán thanh toán, tổng hợp dự toán, kiểm tra tìa chính đơn vị cấp dưới

Các nhân viên có trình độ trung cấp (hoạc cao đẳng) thường được bố trínhiệm vụ kế toán vật tư, tài sản tại các kho hàng

Trình độ Doanh nghiệp

Tổng số nhân viên

Phân chia theo trình độ Trung

cấp

Cao đẳng

Đại học

Sau đại học

Công Ty Cổ Phần Đường Sắt Phía

Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải

Nhật Thiên Hương - Công Ty TNHH

Vận Tải Và giao nhận Nhật Thiên

Hương

Công Ty TNHH Thương Mại Và Vận

Công Ty Cổ Phần Vận Tải Và Xây

(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả năm 2014)

Bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp thương mại bao gồm:

Kế toán trưởng ( thường kiêm trưởng phòng Kế toán – Tài chính) là

người đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán vàcông tác kế toán trong toàn doanh nghiệp Kế toán trưởng chỉ đạo công tác lập

dự toán, thực hiện dự toán và quyết toán kinh phí hàng năm và là người chịutrách nhiệm giám sát việc sử dụng phần mềm trong các công tác kế toán

Kế toán tổng hợp chỉ đạo trực tiếp việc hạch toán, đối chiếu sổ sách, tiếpnhận và xử lý báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi lên định kỳ ( quý, năm)

lập các báo cáo tìa chính phục vụ việc quyết toán kinh phí của doanh nghiệp.

Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp và lập dự toán của toàn doanhnghiệp và thường là người chịu trách nhiệm quản lý- điều hành việc sử dụngphần mềm kế toán

Kế toán tài sản theo dõi việc mua sắm, xuất dùng tài sản, trang thiết bịtại các bộ phận trong doanh nghiệp

Kế toán thanh toán theo dõi các khoản thanh toán phát sinh trong doanhnghiệp (thanh toán tạm ứng, thanh toán với cán bộ công nhân viên chức,thanh toán với kho bạc, cơ quan thuế, cơ quan BHXH )

Quản trị hệ thống mạng máy tính nội bộ có trách nhiệm duy trì trạng tháihoạt động bình thường của hệ thống và tham gia một số khâu công việc trongchu trình kế toán của đơn vị

Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ;thực hiện các nghiệp

vụ thu, chi tiền; cập nhật số liệu trên sổ quỹ,định kỳ tiến hành kiểm quỹ

b Hệ thống phương tiện kĩ thuật

Trong tất cả các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng hệ thống máy tính

để trợ giúp cho công tác kế toán, tuy nhiên mức độ trang bị cho máy tính tạicác doanh nghiệp có nhiều điểm khác biệt cả về phần cứng và phần mềm.Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, điều kiện tài chính tốt, hệthống máy tính được trang bị đồng bộ, với các nhãn hiệu uy tín, tốc độ xử línhanh, định kỳ được thay mới (4-4 năm một lần) để đảm bảo cho việc vậnhành hệ thống được trơn tru Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, điều kiệntài chính còn hạn chế, hệ thống máy tính được trang bị thiếu đồng bộ,máy tính

cũ hơn, ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên kế toán

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kế toán trong

hệ thống thông tin kế toán Bên cạnh đó, cũng còn có một vài doanh nghiệpchưa sử dụng phần mềm kế toán (doanh nghiệp chỉ có một đầu xe) Các phầnmềm kế toán được mua từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, hoặc do đơn vị tự

xây dựng Có loại phần mềm kế toán đang được sử dụng trong các doanhnghiệp.

Các mạng máy tính trong các doanh nghiệp hiện nay được tổ chức theo

hệ thống mangh xử lý phân bổ, hoạt động dưới dạng mạng cục bộ (LAN).Mỗi hệ thống này bao gồm một máy chủ và các máy tính con có thể kết nối vàchia sẻ các tệp tin với nhau

c Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo kế toán

Các doanh nghiệp hiện nay áp dụng Chế độ Kế toán ban hành theo quyếtđịnh số 15/2006- QĐ-BTC

d Hệ thống chứng từ kế toán

Kết quả khảo sát cho thấy các doanh nghiệp hiện nay tuân thủ chế độchứng từ theo quyết định số 18 BTC Các doanh nghiệp đã sử dụng hệ thốngchứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp

Cùng với sự ứng dụng tin học trong kế toán, rất nhiều doanh nghiệp hiệnnay tự in một số chứng từ cơ bản (phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu phí, cácbảng kê thu, chi tiền ) Điều này tiết kiệm đáng kể thời gian và khả năng saisoát khi lập các chứng từ Riêng đối với các chứng từ liên quan đến kinh phíngân sách nhà nước,các doanh nghiệp phải tiến hành viết tay trên các mẫuchứng từ in sẵn của Kho bạc

Hầu hết các doanh nghiệp đều có quy định cụ thể về trình tự luân chuyểncho từng loại chứng từ Thông thường, trước khi chứng từ được sử dụng đểghi sổ, các đòi hỏi phải có sự phê duyệt của kế toán trưởng trước khi thựchiện nghiệp vụ, các chứng từ còn được kế toán trưởng kiểm tra trước khi thựchiện nghiệp vụ, các chứng từ còn được kế toán trưởng kiểm tra trước khi kýphê duyệt nghiệp vụ Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra tính hợppháp của nghiệp vụ, tính chính xác của thông tin, sự đầy đủ của chữ ký, vàđịnh khoản trên chứng từ

Việc lưu trữ chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp cũng được tuân thủ

theo đúng chế độ quy định Các chứng từ sau khi ghi đổ đều được đóng thànhtập, theo từng tháng và lưu trữ, bảo quản theo đúng thời hạn quy định Tuynhiên, số lượng chứng từ tại các doanh nghiệp cũng rất lơn, đặc biệt là cácchứng từ thu và chi tiền, nên cần địa điểm lưu trữ chứng từ rất rộng Do điềukiện khách quan của một số doanh nghiệp, nên các chứng từ có thể được lưutrữ trong những điều kiện chưa tốt và có thể gây khó khăn cho công tác kiểmtra.

e.Hệ thống tài khoản kế toán

Qua khảo sát cho thấy tất cả các doanh nghiệp hiện nay đều xây dựng

hệ thống tài khoản của đơn vị mình dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toánthống nhất cho các đơn vị sản xuất kinh doanh theo quyết định 48 và 15 QĐ-BTC Tùy theo đặc điểm và quy mô của từng doanh nghiệp, các doanh nghiệpđều tuân thủ theo đúng chế độ quy định về việc sử dụng các tài khoản kế toán

Việc mở các tài khoản chi tiết ngoài quy định của chế độ tài kế toán tạicác doanh nghiệp, hiện nay còn rất hạn chế.Hầu hết các doanh nghiệp chỉdừng lại ở việc mở ra các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 theo chế độ quy định.Các tài khoản chủ yếu ở các doanh nghiệp

f.Hệ thống sổ kế toán

Các doanh nghiệp thường áp dụng hai hình thức tổ chứ sổ Nhật ký chung

và Chứng từ ghi sổ, Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mền kế toán, cácloại và mẫu sổ sách có thể không hoàn toàn theo đúng với hệ thống sổ quyđịnh cho từng hình thức Đối với các trường hợp chưa sử dụng phàn mềm kếtoán , về cơ bản hệ thống sổ thường được tuân thủ theo đúng quy định củatừng hình thức

Các sổ chi tiết theo danh mục sổ hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hànhđược mở thưởng bao gồm: Sổ quỹ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hang, kho bạc;

sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi mặt bằng ngoại têh; sổ tài sản cố định; sổ theodõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng; Sổ chi tiết các tài khoánổ theo

dõi dự đoán ngân sách; Sổ theo dõi nguồn kinh phí; Sổ tổng hợp nguồn kinhphí; Sổ theo dõi các khoản thu; Sổ chi tiết hoatj đọng; Sổ chi tiết chi dự án; Sổtheo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc.

Ngoài ra, các doanh nghiệp còn mở các sổ chi tiết khác ngoài hướngdẫn của chế độ kế toán như sổ theo dõi tạm ứng với công nhân viên, sổ chitiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết thuê thu nhập cá nhân phải nộp, tuynhiên các mẫu sổ này không nhất quán

Cách ghi chép trên nhiều sổ chi tiết chưa thật sự linh hoạt theo đặc điểmcủa đơn vị, như sổ chi tiết các khoản thu còn để ở mức tương đối tổng hợp,như thu lệ phí, thu từ các đơn vị trực thuộc…

Do hầu hết các doanh nghiệp đều dung phần mềm kế toán nên việc ghichép trên các sổ sách kế toán đều được thực hiện tự dộng( đối với các doanhnghiệp chưa áp dụng các phần mềm kế toán nhưng cũng thực hiện việc ghichép sổ sách kế toán trên máy tính), giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhânviêc kế toán và dễ sửa chữa các sai sót( nếu có)

g.Hệ thống báo cáo kế toán

Các đơn vị hiện nay thường lập báo cáo tài chính và quyết toán ngânsách sau: Bảng cân đối kế toán( phụ lục…) Tổng hợp tình hình kinh phí vàquyết toán kinh phí đã sử dụng( phụ lục… ) Báo cáo chi tiết kinh phú hoạtđộng ( phụ lục); Báo cáo chi tiết kinh phí dự án( phụ lục…) Báo cáo thu-chihoạt động sự nghiệp và hoạt dộng sản xuất kinh doanh; Báo cáo tình hìnhtăbf, giảm TSCĐ ( phụ lục…) Báo cáo số kinh phí chưa quyết toán chuyểnsang năm sau ( phụ lục …) và thuyết minh báo cáo tài chính

Kết quả khảo sát cho thấy các doanh nghiệp đã tuân thủ đúng chế độ báocáo tài chính theo yêu cầu Tuy nhiên các báo cáo này được lập mang tính thủtục bắt buộc là chủ yêu, ý nghĩa cung cấp thông tin chưa nhiều và thời gianlập thường chậm hơn so với quy định

2.Các quá trình kế toán

Kết thúc niên độ kế toán các doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tổnghợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng ( phụ lục … ), báocáo chi tiết kinh phí dự án ( phụ lục … ), và Báo cáo tình hình tăng, giảmTSCĐ ( phụ lục ….) Tuy nhiên đối với các dự án có sử dụng vốn vay, cácdoanh nghiệp đã không thể hiện nguồn vốn vay này trong báo cáo quyết toánmặc dù việc quản lý vốn vay là tại đơn vị dự toán cấp 1( cấp Bộ), điều nàyhạn chế tính hữu ích của thông tin trên báo cáo quyết toán.

b.Hệ thống báo cáo trách nhiệm

Kết quả khảo sát cho thấy nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là cácdoanh nghiệp quy mô lớn đều tiến hành phân cấp quản lý tài chính, và do đó

có nhiều trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp Mỗi bộ phận dịch vụ, laođộng,… sản xuất trong doanh nghiệp có thế coi là một trung tâm lợi nhuận.Mỗi doanh nghiệp trực thuộc doanh nghiệp là một trung tâm đầu tư Mặc dùviệc phân cấp tài chính trong các doanh nghiệp rõ rang, nhưng các doanhnghiệp hầu như chưa lập các báo cáo trách nhiệm( báo cáo kết quả hoạt độngcủa các đơn vị trực thuộc, báo cáo đánh giá tình hình thực hiện dự toán củacác đơn vị trực thuộc… ) để đánh giá hoạt động của các đơn vị trực thuộc

này Chỉ có một số ít doanh nghiệp tiến hành quyết toán thu chi cho các đơn

vị trực thuppcj và ảnh hưởng tới nguồn thu chung của toàn doanh nghiệp

c.Hệ thống kiểm soát

Kết quả khảo sát cho thấy các doanh nghiệp hiện nay đã thực hiện tươngdối tốt các thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho chất lượng thông tin cung cấp vàbảo mật thông tin Các doanh nghiệp đều đã chú ý đến việc phân công nhiệm

vụ cho các nhân viên kế toán theo nguyên tắc không kiêm nhiệm vụ nhưngchưa triệt để, thường chỉ tuân thủ nguyên tắc này đối với một số vị trí quantrọng Đối với các doanh nghiệp có áp dụng phần mềm kế toán, các phầnmềm kế toán đều có chức năng phân quyền sử dụng cho từng nhân viên kếtoán cho phép phòng tránh tối đa các gian lận và sai sót có thể xảy ra Tuynhiên phần mềm kế toán của một số doanh nghiệp không có chức năng vàchức năng bảo mật chứng từ và số liệu của từng thành phần kế toán Điều này

có thể dẫn tới những gian lận và sai sót trong hệ thống kê toán Bên cạnh đó,

có rất ít doanh nghiệp có chực danh quản trị hệ thống độc lập với các chứcdanh khác trong bộ máy kế toán Chính vì vậy, khó có thể kiểm soát đượcviệc xâm nhập vào hệ thống một cách trái phép và thực hiện các gian lận, nhất

là trong vấn đề quản lý Ngoài ra hệ thống máy tính của bộ phận kế toán củamột số doanh nghiệp còn kết nối với mạng Internet, điều này có thể dẫn đếnviệc máy bị nhiễm virut, mất số liệu, gây ngừng và không an toàn cho cácthông tin kế toán

Các doanh nghiệp cũng đã quan tâm đến việc thiết kế và sử dụng cácchứng từ, sổ sách kế toán một cách hợp lý để đảm bảo cho việc ghi chépchính xác và trọn vẹn tất cả các dữ liệu phù hợp về nghiệp vụ phát sinh Tuynhiên việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ kế toán với hiện vật thực tế chưa thật

sự được quan tâm Một số doanh nghiệp không tiến dành kiểm kê tài sản hàngnăm, do đó khó bảo vệ được tài sản và dễ dẫn đến tình trạng tài sản chỉ tồn tạitrên sổ sách kế toán Quỹ tiền mặt của một số doanh nghiệp chỉ được kiểm kê

định kỳ theo quý nên có thể tạo cơ hội cho việc sử dụng tiền mặt nhàn rỗikhông đúng mục đính.

Bên cạnh đó, hầu hết các doanh nghiệp chưa ban hành văn bản quy định

về chính sách phê duyệt cho tất cả các loại nghiệp vụ, do đó việc lãnh đạothực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường là theo thói quen và tuân thủcác thủ tục ngầm định Điều này dễ tạo ra sơ hở, dẫn tới việc lợi dụng để thựchiện các nghiệp vụ chưa được các cấp có thẩm quyền phê duyệt

III.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VẬN TẢI- GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG

1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty vận tải-giao nhận kho vận ngoại thương Hải Phòng

a Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Căn cứ vào tình hình thực tế, Công Ty Giao Nhận Kho Vận NgoạiThương đã tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phù hợp với tình hình của đơn

vị và theo đúng yêu cầu của Bộ Tài chính Công Ty Giao Nhận Kho VậnNgoại Thương đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với tên gọi

là Phòng Kế toán Tài Vụ Phòng Kế toán Tài Vụ phải thực hiện toàn bộ côngtác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo tài chínhcủa đơn vị Kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành và quản lý công tác kếtoán trên cơ sở phân công công việc cho các kế toán viên Song song với việcquy định cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, trong phòng luôn có

sự phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành tốt công việc được giao

Tổng số cán bộ công nhân viên Phòng Kế toán Tài Vụ có 4 người Trong

đó có 1 Kế toán trưởng - Trưởng phòng và 3 Kế toán viên

SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY (Sơ đồ 2.1)

b Chức năng, nhiệm vụ

Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động với mục tiêu thực hiện tốt chứcnăng, nhiệm vụ của kế toán Kế toán trưởng công ty phụ trách chung tronglĩnh vực thực hiện Luật Kế toán tại công ty Kế toán trưởng công ty đứng đầuPhòng Kế toán Tài Vụ và trực tiếp phụ trách đầu tư xây dựng cơ bản và phụtrách trong lĩnh vực tài chính đối ngoại Giúp việc đắc lực cho kế toán trưởng

là các Kế toán viên, các Kế toán viên này phụ trách, kiêm các chức năng khác

để đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra hiệu quả trong phạm vi mình quản lý Phòng Kế toán Tài Vụ của công ty tập hợp đội ngũ cán bộ kế toán lànhnghề được đào tạo, trải nghiệm qua thực tế lâu dài và có kinh nghiệm tronglĩnh vực hạch toán kế toán Mỗi một thành viên trong phòng kế toán đều có vịtrí, quyền và nghĩa vụ nhất định theo một cơ chế thống nhất từ trên xuốngđưới:

- Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty vàcác cơ quan pháp luật Nhà nước về toàn bộ công việc của mình cũng như toàn

bộ thông tin cung cấp Kế toán trưởng là kiểm soát viên tài chính của công ty,

có trách nhiệm và quyền hạn như sau:

+ Kế toán trưởng giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn

bộ công tác kế toán, thống kê, hạch toán kinh tế ở công ty

+ Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm về quy mô, trình độ và tổ chứcsản xuất kinh doanh của công ty, tình hình phân cấp và yêu cầu quản lý để lựa

Kế toán trưởng

Kế toán viên

phụ trách kế toán

Kế toán viên phụ trách tài chính

Kế toán viên phụ trách thống

kê và kế toán lương

chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp.

+ Kế toán trưởng có quyền phân công chỉ đạo trực tiếp công việc của các

Kế toán viên tại Công ty về các công việc thuộc nghiệp vụ kế toán, thống kê.Trường hợp khen thưởng hoặc kỷ luật, thuyên chuyển hoặc tuyển dụng Kếtoán viên phải có ý kiến của Kế toán trưởng

+ Kế toán trưởng có quyền báo cáo thủ trưởng đơn vị cấp trên, Thanh tranhà nước, Uỷ viên kiểm soát về các hành vi vi phạm, kỷ luật đã quy địnhtrong quản lý kinh tế tài chính của bất cứ ai trong Công ty

+ Kế toán trưởng có quyền không ký duyệt các báo cáo tài chính, cácchứng từ không phù hợp với luật lệ, chế độ, và các chỉ thị của cấp trên

+ Kế toán trưởng công ty phụ trách chung trong lĩnh vực thực hiện Luật

Kế toán tại Công ty Kế toán trưởng đứng đầu phòng kế toán phụ trách tronglĩnh vực tài chính đối ngoại

Giúp việc đắc lực cho kế toán trưởng là các kế toán viên bao gồm:

- 1 Kế toán viên phụ trách kế toán chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ

kế toán, báo biểu kế toán, theo dõi các đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ,trực tiếp làm kế toán tổng hợp

- 1 Kế toán viên phụ trách tài chính chịu trách nhiệm về việc chi tiêutrong nội bộ công ty, theo dõi công nợ nội bộ và lo vốn đảm bảo sản xuất kinhdoanh

- 1 Kế toán viên phụ trách thống kê và kế toán lương

Như vậy :

Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương sử dụng loại hình thức tổchức kế toán tập trung thuận tiện cho việc tiến hành thu nhận, xử lý chứng từ

để kịp thời vào sổ sách kế toán tổng hợp, chi tiết đảm bảo lãnh đạo tập trung

dễ phân công và chỉ đạo trong công tác kế toán

Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toántrưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ

hoạt động sản xuất kinh doanh.

2.Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong công ty vận tải –giao nhận kho vận ngoại thương Hải Phòng

a Các chính sách kế toán chung

Là một Công ty các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, do vậy công táchạch toán của công ty khá phức tạp, tuy vậy việc vận dụng vẫn tuân theo nềntảng là những quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do BộTài chính ban hành:

- Niên độ kế toán công ty áp dụng từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúcvào ngày 31/12 năm đó, kỳ hạch toán tại Công ty được tính theo tháng

- Đơn vị tiền tệ mà Công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết toán

là đồng nội tệ: Việt Nam đồng (VNĐ)

- Phương pháp hạch toán : Công ty sử dụng phương pháp kiểm kê định

tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nướcViệt Nam công bố vào thời điểm kết thúc niên độ kế toán

- Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương áp dụng chế độ kế toán máybắt đầu từ tháng 02/2005 Phần mềm kế toán MISA – SME, Phiên bản 7.5 -Phần mềm kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ được Công ty lựa chọn sử dụng

b Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo

do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thờichính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh Ngoài ra còn tạo điều kiêncho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thông tin và là căn cứ để xác minhnghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấpkinh tế Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng

từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, Hợpđồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, phiếuchi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quỹ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bảnđánh giá lại TSCĐ, Hợp đồng thanh lý TSCĐ, Hoá đơn bán hàng của ngườibán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạnmức, phiếu xuất kho Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm công,phiếu hoàn thành sản phẩm, Giấy chứng nhận đau ốm thai sản Ngoài cácchứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ

do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…)

Quy trình luân chuyển chứng từ:

Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế toán Công ty tiếnhành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kếtoán tại đơn vị

Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm:

- Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng

- Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ

- Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành.Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưutrữ Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau:

- Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ

- Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ

- Xây dựng các yêu cầu về an toàn, bí mật tài liệu

- Xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến việclưu trữ chứng từ

Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kếtoán công ty tuân thủ các yêu cầu:

- Nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phép Kếtoán trưởng

- Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được

sự đồng ý của Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị

Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại.Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau

mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua Đây là quy trình luân chuyểnchứng từ mà Kế toán Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương thực hiệnrất chặt chẽ và hiệu quả

c Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty

Hệ thông tài khoản tại Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thươngđược xây dựng dựa trên các quy định về hệ thống tài khoản kế toán trongdoanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, vận dụng và chi tiết hoácác tài khoản dựa trên đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cụthể của công ty

Theo Quyết định này, Công ty đã xoá bỏ các tài khoản cũ như 009 –nguồn vốn khấu hao cơ bản và đã bổ sung thêm các tài khoản mới như 821-Chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp theo chuẩn mực mới của Bộ Tài chính.Tuy nhiên do giá thuê lại đất và thuê nhà xưởng trong Khu công nghiệp dohai bên thỏa thuận và quyết định dựa trên khung giá cho thuê Nhà nước quyđịnh nên Công ty không sử dụng các tài khoản chiết khấu thương mại (TK521), giảm giá hàng bán (TK 532) và không có hàng bán bị trả lại nên Công

ty cũng không sử dụng tài khoản Hàng bán bị trả lại (TK 531) Để vận dụng