Tìm hiểu về hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SCM - Supply Chain Management

Trong hoạt động quản trị nguồncung ứng, SCM cung cấp những giải pháp mà theo đó, các nhà cung cấp và công tysản xuất sẽ làm việc trong môi trường cộng tác, giúp cho các bên nâng cao hiệu

ĐẠI HỌC THĂNG LONG

Hà Nội, tháng 10 năm 2012

DANH SÁCH NHÓM 4.09

STT Mã SV Họ và tên

1 A14855 Dương Đình Minh Hoàng (NT)

2 A14395 Nguyễn Minh Hoàng

3 A15247 Đỗ Xuân Nam

4 A15029 Nguyễn Quang Đại

5 A04740 Dương Hạnh Phương

6 A15188 Phạm Thị Huyền

7 A12806 Nguyễn Quốc Dũng

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ERP

1.1 ERP là gì? Ý nghĩa của 3 từ ERP

1.2 ERP - Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể PHẦN 2: HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG (SCM) 2.1 Giới thiệu phần mềm OpenERP và các chức năng cơ bản

2.2 Ứng dụng của OpenERP trong doanh nghiệp Tổng công ty CP May Nhà Bè

2.3 Chức năng của SCM trong phần mềm ERP

2.4 Nhập dữ liệu cho quy trình mua hàng

2.5 Nhập dữ liệu cho các quy trình khác

PHẦN 3: TỔNG KẾT

3.1 Ưu điểm

3.2 Nhược điểm

KẾT LUẬN

LỜI MỞ ĐẦU

Thời gian gần đây trong giới CNTT và các doanh nghiệp (DN) xuất hiện mộtthuật ngữ khá phổ biến, đó là ERP Có thể ai cũng có một số khái niệm căn bản về

ERP là: Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

nghiệp, nhưng hầu như đó chỉ là khái niệm mơ hồ Có DN nói đang ứng dụng ERP,

nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó Một DN mua nhiều giải phápcủa nhiều hãng phần mềm (PM) khác nhau, kết hợp chúng lại khá lỏng lẻo, chắp vá,liệu có thể tuyên bố 'Công ty chúng tôi dùng ERP' không?

Mà trong đó SCM – Supply Chain Management - được định nghĩa là quátrình từ khi doanh nghiệp tìm kiếm và mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sảnphẩm, và đưa sản phẩm đó đến tay khách hàng Trong hoạt động quản trị nguồncung ứng, SCM cung cấp những giải pháp mà theo đó, các nhà cung cấp và công tysản xuất sẽ làm việc trong môi trường cộng tác, giúp cho các bên nâng cao hiệu quảsản xuất kinh doanh và phân phối, sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng

Hệ thống phần mềm SCM sẽ phục vụ các công việc từ lập kế hoạch muanguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp

sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạchcho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịchgiao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng

Do đó nhóm chúng em quyết định thực hiện bài tiểu luận với đề tài: “Tìm

hiểu về hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SCM - Supply Chain Management”.

Trong quá trình nghiên cứu, do thời gian có hạn và vốn kiến thức của bản thân cònhạn chế, chúng em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sựgóp ý kiến của các thầy cô để đề tài được tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ERP

1.1 ERP là gì? Ý nghĩa của 3 từ ERP

R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính,

nhân lực, công nghệ) Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên (TN).Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm (PM), phần cứng hay dữ liệu thuộc hệthống mà có thể truy cập và sử dụng được Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi

DN phải biến nguồn lực (NL) thành tài nguyên (TN) Cụ thể là:

- Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác NL phục vụ DN

- Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

- Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng NL DN một cách chính xác, kịp thời.Muốn biến NL thành TN, DN phải trải qua một thời kỳ 'lột xác', thay đổi văn hóakinh doanh trong và ngoài DN, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn.Đây là giai đoạn 'chuẩn hóa dữ liệu' Giai đoạn này quyết định thành bại của việctriển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP

P: Planning (Hoạch định) Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị

kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch ra sao?Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điềuhành sản xuất kinh doanh của DN Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kếhoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầuNVL, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng Cách này cho phép DN có đủ vật tưsản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn ERP còn hỗ trợlên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinhdoanh Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúptính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu Cáchnày giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ

E: Enterprise (Doanh nghiệp) Đây chính là đích đến thật sự của ERP ERP

cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung

một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khácnhau của từng phòng ban.

Quả thật hết sức khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất

để phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính kếtoán cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho Mỗi phòng ban hầu nhưđều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình Nhưng ERP kếthợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp,chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin vàtương tác với nhau Việc tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biếtthiết lập phần mềm một cách đúng đắn

1.2 ERP - Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể

Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là PM quản lý tổng thể DN, cho phép DN

tự kiểm soát được trạng thái NL của mình Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai tháccác nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệthống Ngoài ra ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý vớiquy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hànhdoanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên

PHẦN 2: HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG

ỨNG (SCM)

2.1 Giới thiệu phần mềm OpenERP và các chức năng cơ bản

2.1.1 Giới thiệu chung về OpenERP

OpenERP là Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP của công ty Phầnmềm HOSCO xây dựng dựa vào chuẩn ISO, hướng tới mục tiêu quản lý tổng thể doanh nghiệp một cách chính xác, hiệu quả cao

OpenERP hoạt động theo mô hình Client/Server:

• Toàn bộ ứng dụng: Application Server, Web Client, Mobile Client, Addons Modules, SQL Database sẽ được cài đặt trên máy chủ

• Các máy khách sẽ kết nối với máy chủ qua mạng Lan hoặc Internet thông qua ứng dụng nền desktop - OpenERP Client, hoặc qua trình duyệt Web (công nghệ Ajax và hỗ trợ tất cả các trình duyệt hiện tại như Internet Exploer, Firefox, Google Chrome)

Ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và báo cáo của OpenERP

• Python - ngôn ngữ giúp việc lập trình trở nên nhanh chóng nhất - được Google, Nasa, Yahoo chọn sử dụng trong việc phát triển ứng dụng

• PostgreSQL - hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở mạnh nhất hiện nay

• Report Lab - giải pháp thiết kế báo cáo mã nguồn mở hàng đầu

• TurboGears - nền tảng hỗ trợ việc phát triển nhanh ứng dụng trên nền web bằng Python tốt nhất

hết mọi yêu cầu quản lý của các công ty trong đa dạng các lĩnh vực khác nhau.Dưới đây là các Modules chính của OpenERP version 6.04:

2.2 Ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp Tổng công ty CP May Nhà Bè

Tổng công ty CP May Nhà Bè là một trong số các đối tác của HOSCO, một

HOSCOer đã, đang sử dụng OpenERP từ lâu Theo Ông Trịnh Văn Nam: “Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý bán hàng HOSCO POS.NET, tôi không chỉ thấy thích vì sự chính xác mà còn thấy rất thuận tiện vì nó còn hỗ trợ các thiết bị phần cứng nhằm cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết Như hỗ trợ máy in các loại, hỗ trợ ghi hình giám sát hoạt động sản xuất, buôn bán Hỗ trợ sử dụng

từ nhiều thiết bị khác nhau: Máy bàn, máy xách tay cho đến các thiết bị cảm ứng

di động Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức của chúng tôi trong việc tác nghiệp hàng ngày”.

• Tích hợp thông tin tài chính:

Các bộ phận kinh doanh khác nhau có thể có các phương thức hoạt động khácnhau ERP sẽ tạo ra một hệ thống chung duy nhất giữa các bộ phận kinh doanh trong toàn doanh nghiệp

• Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng:

Với ERP, DN có thể kiểm soát các đơn đặt hàng dễ dàng hơn khi các đơn đặt hàng rải rác ở các hệ thống khác nhau mà không được kết nối

• Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất:

ERP sẽ chuẩn hoá các quy trình và phương thức hoạt động để tự động hoá một số bước trong quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất cho DN

• Giảm bớt hoá đơn:

ERP giảm bớt hoá đơn thông qua việc giúp người sử dụng lập kế hoạch phân phát sản phẩm tới khách hàng tốt hơn, giảm khâu đánh giá sản phẩm cuối cùng ở kho và nơi nhận hàng

Giảm hàng hoá tồn kho:

ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quátrình thực hiện đơn hàng trong công ty Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượngnguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạchđịnh tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho vàbến tàu Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dâychuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó

• Chuẩn hoá thông tin nhân sự:

Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều đơn vị kinh doanh, ERP có thểcung cấp một phương thức đơn giản, thống nhất để thực hiện hoạt động quản lýnhân sự sao cho hiệu quả và tiết kiệm

2.3 Chức năng của SCM trong phần mềm OPENERP

Theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình mua hàng

 Thiết lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng có thể được thiết lập dựa trên các phiếuyêu cầu hàng hóa nguyên vật liệu từ các bộ phận khác như bộ phận sản xuất,

bộ phận bán hàng

 Thiết lập điều khoản giao nhận hàng hóa, nguyên vật liệu theo chi tiết hànghóa, số lượng, thời gian, địa điểm Lịch giao nhận hàng sẽ được tạo ra dựatrên các điều khoản giao nhận hàng

 Theo dõi quá trình nhận hàng: theo dõi về số lượng hàng nhận, ghi các khoảnphải thu chi Một đơn hàng có thể thực hiện nhận hàng nhiều lần

 Phát sinh các khoản phải thanh toán theo điều khoản thanh toán và ghi côngnợ

 Theo dõi hoạt động nhập khẩu: hạn ngạch nhập khẩu, các biên bản liên quan

 Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến việc hoạt động bán hàng

 Ghi nhận và phản ánh với nhà cung cấp về hàng hóa không phù hợp

Thông tin hỗ trợ hoạt động mua hàng

 Ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến các yêu cầu về sản phẩm vàdịch vụ của các bộ phận trong công ty như các chức năng, đặc điểm của sảnphẩm, giá cả, nhà cung cấp, …

 Công cụ tra cứu, phân loại, lọc các thông tin cần thiết cho công việc hàngngày về sản phẩm, giá cả, đối tác

 Công cụ hỗ trợ tính toán chuyển đổi theo tỷ giá, các loại tiền tệ

 Theo dõi quá trình biến đổi của thị trường

 Thống kê các hợp đồng theo các mức thực hiện, từ đang tiếp cận cho đến đãthanh lý

 Liên kết các văn bản giấy tờ có liên quan đến một thỏa thuận, hợp đồng muahàng

Quản lý thông tin quan hệ nhà cung cấp

 Ghi nhận và cập nhật thông tin về nhà cung cấp: họ tên, địa chỉ liên lạc, người đại diện… Lưu trữ cây phân cấp đối tác, khu vực mua hàng, nhóm đốitác mua hàng… cho phép thống kê đối tác theo các tiêu chí khác nhau

 Ghi nhận và theo dõi khả năng cung cấp của đối tác đối với từng loại hàng hóa dịch vụ

 Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp

 Đánh giá cho điểm nhà cung cấp hoặc nhà gia công theo các tiêu chuẩn khác nhau

 Theo dõi các khiếu nại đối với nhà cung cấp

Lập kế hoạch mua hàng

 Kế hoạch cung ứng bao gồm các phần chính:

- Kế hoạch mua hàng: quy định theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theomặt hàng

- Kế hoạch đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo từng loại sản phẩm, dịch vụ,khu vực, thời kỳ.

- Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phận cungứng)

 Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch

 So sánh kế hoạch với thực tế

 Phát sinh và xây dựng kế hoạch kinh doanh

Hệ thống báo cáo phân tích tình hình mua hàng

 Phân tích chi phí mua hàng kinh doanh theo nhiều tiêu chí

 Phân tích khả năng đáp ứng hàng hóa của bộ phận mua hàng

 Kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê nhiều dạng khác nhau với các chỉnh sửa theo nhu cầu của người sử dụng

 Các báo cáo về tình hình khách hàng

2.4 Nhập dữ liệu cho quy trình mua hàng (Purchase)

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, trong menu, vào Purchase  Purchase management

Cửa số mới hiện ra, điền vào mục Supplier – nhà cung cấp , hệ thống sẽ tự động cập nhận thông tin Address – địa chỉ, mà đã có trong danh sách có sẵn Danh sách này được người

sử dụng nhập sẵn từ trước ở mục Sales  Address book  Customer  Supplier Tiếp theo, tạo mới purchase order line , nhập các thông số cần thiết cho đơn đặt hàng mới; ấn Save and new ta được kết quả sau:

Để xác nhận lại dơn hàng mua về, vào Menu chính  Purchase  receive products ,

lúc này hàng chưa về đến kho

Tiếp theo, ta cần thanh toán hóa đơn Vào Menu chính Purchase  Invoice Control

Lúc này, hàng đã về đến kho, vào Purchase  Receive Product –> Process để xác nhận

hàng đã về đến kho Việc này giúp chính thức chuyển hàng hóa vào kho (dự trữ trong kho tăng lên)

Menu  Kho hàng  products moves  sản phẩm nhận được  xử lý  receive

2.5 Nhập dữ liệu cho các quy trình khác2.5.1 Bán hàng

Ấn Confirm Order Validate để tạo hóa đơn:

Ấn Payment để thực hiện chi trả:

Chức năng bán hàng còn cho phép người sử dụng tạo các “Cơ hội bán hàng”, là những buổi gặp mặt, đàm phán.v.v.

2.5.2 Sản xuất

Quy trình sản xuất trong OpenERP - work center

Resources - working time

Menu  Manufacturing  Configuration  - resoucing leaves

Bill of materials

- Manufacturing – Manufacturing orders: Đơn đặt hàng sản xuất thường được đềxuất tự động bởi OpenERP dựa trên các hó đơn nguyên vật liệu và quy định muasắm, nhưng cũng có thể tạo ra các đơn đặt hàng sản xuất thủ công OpenERP sẽ xửlý việc tiêu thụ nguyên liệu thô (dự trữ giảm) và sản xuất các sản phẩm hoàn thành(dự trữ tăng) khi đơn đặt hàng dược xử lý

- Masterdata – Bill of Materials: cho phép tạo và quản lý danh sách những nguyênvật liệu (NVL) thô cần dùng để sản xuất1 sản phẩm OpenERP sẽ sử dụng nhữngBoMs để tự động đề xuất đơn đặt hàng sản xuất theo những gì sản phẩm cần Ban

có thể hoặc tạo 1 danh sách NVL để xác định bước sản xuất nhất định hoặc nhữngcấp độ NVL thô riêng lẻ

Tạo 1 danh sách các NVL thô dùng để sản xuất 1 sản phẩm – Bill of material

Tạo 1 đơn đặt hàng sản xuất – manufacturing orders

Điền đầy đủ các thông tin: Product to consume  Danh sách các nguyên vật

liệu thô để sản xuất sản phẩm

Ấn Start product để máy bắt đầu tính thời gian sản xuất.

Khi sản phẩm đã sản xuất xong, ấn Produce để kết thúc quá trình sản xuất

Sản phẩm đã hoàn thành

Xác nhận hàng đã về kho, viết lại giá vốn và giá bán

Work centers : con người hay nguyên vật liệu, thời gian làm việc, thời gian cho

một chu trình sản xuất, giá lao động trên giờ v.v  tạo thành các nhóm nguyên vậtliệu và sức người lao động

2.5.3 Kho – Warehouse

Nơi ghi nhận kết quả các hoạt động luân chuyển ra vào kho của sản phẩm – Stock

moves

Các địa điểm kho hàng

Khi muốn tạo kho hàng mới, nhập thông tin về kho hàng

Danh sách các kho hàng

Xem thông tin về Sản phẩm