Báo cáo thực tập PHÂN TÍCH mô HÌNH và PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN bộ máy tổ CHỨC tại CÔNG TY TNHH THỦ CÔNG mỹ NGHỆ NGUỒN VIỆT

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  - BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP LẦN MÔN QUẢN TRỊ HỌC ĐỀ TÀI: “PHÂN TÍCH MƠ HÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP HỒN THIỆN BỘ MÁY TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THỦ CÔNG MỸ NGHỆ NGUỒN VIỆT” Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hoa Lớp: 13DQT4 MSSV:1321000142 GV hướng dẫn: PGS.TS Lê Cao Thanh Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5-2015 LỜI CẢM ƠN Lời cho em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể Ban Giám Hiệu Trường Đại học Tài – Marketing, Khoa Quản trị kinh doanh tạo điều kiện cho em có hội tìm hiểu thực tế, giúp em có thêm kiến thức ngành nghề em theo học Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Lê Cao Thanh suốt thời gian vừa qua không quản ngại khó khăn tận tình dạy, giúp đỡ để em hoàn thành thực hành nghề nghiệp Em xin cảm ơn đến toàn ban Giám đốc, anh chị Công ty TNHH thủ công mỹ nghệ Nguồn Việt giúp đỡ, hướng dẫn em tận tình thời gian kiến tập Cơng ty, giúp em có thêm hiểu biết kiến thức thực tế, kinh nghiệm tạo tiền đề để em hồn thành tốt cơng việc sau Mặc dù có cố gắng nhiều học tập, nghiên cứu, song thời gian có hạn, kiến thức thân cịn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý thầy, cô giáo, cô chú, anh chị cơng ty để báo cáo hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP TP HCM, Ngày … tháng… năm 2014 ĐẠI DIỆN CƠNG TY (Ký tên đóng dấu) NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TP HCM, Ngày … tháng… năm 2014 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN (Ký tên ghi rõ họ tên)LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Năm 2007 Việt Nam trở thành thành viên thức tổ chức thương mại giới WTO, mà khiến cho doanh nghiệp Việt Nam đứng trước hội thách thức Sự cạnh tranh gay gắt buộc doanh nghiệp ngày phải hoàn thiện Yếu tố quan trọng để đinh thành bại doanh nghiệp cấu tổ chức doanh nghiệp, doanh nghiệp có cấu tổ chức phù hợp giúp cho doanh nghiệp đối phó thay đổi môi trường kinh tế để tồn phát triển Qua thời gian thực tập Công ty TNHH thủ công mỹ nghệ Nguồn Việt, em nhận thấy tầm quan trọng máy tổ chức doanh nghiệp em chon đề tài: “Phân tích mơ hình tổ chức phương hướng hồn thiện máy tổ chức Cơng ty TNHH thủ cơng mỹ nghệ Nguồn Việt” để tìm hiểu rõ cấu tổ chức công ty muốn đề phương hướng thay đổi câu tổ chức cho phù hợp quy mô phát triển doanh nghiệp thời gian tới Mục tiêu nghiên cứu Vận dụng kiến thức học môn Quản Trị Học để nghiên cứu cấu tổ chức đề phương hướng hoàn thiện câu tổ chức Công ty TNHH thủ công mỹ nghệ Nguồn Việt Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: • Là vấn đề lí luận, thực tiễn liên quan tới máy tổ chức công ty TNHH thủ công mĩ nghệ Nguồn Việt • Bộ phận nghiên cứu phịng ban Công ty TNHH thủ công mỹ nghệ Nguồn Việt Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu các nội dung theo tiến trình tổ chức cấu máy Công ty TNHH thủ công mỹ nghệ Nguồn Việt Phương pháp nghiên cứu • Phương pháp quan sát trực tiếp cơng ty • Phương pháp vấn nhân viên • Phương pháp thu thập số liệu từ phịng kế tốn • Phương pháp phân tích, tổng hợp, diễn giải dựa tài liệu công ty Bố cục báo cáo Đề tài gồm có chương • • • Chương 1: sở lý luận công tác tổ chức cấu máy doanh nghiệp Chương 2: khái quát Công ty TNHH thủ cơng mỹ nghệ Nguồn Việt Chương 3: phân tích thực trạng tổ chức cấu máy Công ty TNHH thủ cơng mỹ nghệ Nguồn Việt • Chương 4: số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng máy tổ chức Công ty TNHH thủ công mỹ nghệ Nguồn Việt CHƯƠNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Tổ chức Theo V.I Lênin, người thầy cách mạng vơ sản nói “trong đấu tranh giành quyền, gia cấp vơ sản khơng có vũ khí khác tổ chức”, có quyền, lĩnh vực khó khăn nhất, yếu cách mạng xã hội chủ nghĩa nhiệm vụ tổ chức” Có lúc , q trình lãnh đạo Cách mạng Nga, người nêu lên vấn đề gay gắt : “ toàn nhiệm vụ Đảng cầm quyền tổ chức, tổ chức tổ chức” ( Theo V.I Lênin toàn tập, NXB Sự thật, Hà Nội, 1963, tập 7) “Tổ chức” theo từ gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa “hài hòa”, từ tổ chức nói lên quan điểm tổng qt “đó đem lại chất thích nghi với sống” Theo Chester I Barnard tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich cơng tác tổ chức “việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu doanh nghiệp” Vậy, cách tóm tắt, tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực nhằm xác định cấu liên kết hoạt động hai hay nhiều người với 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức xếp phận, đơn vị tổ chức thành chỉnh thể thống nhất, với quan hệ nhiệm vụ quyền hạn rõ rang nhằm tạo nên môi trường làm việc thuận lợi cho cá nhân, phận hướng tới mục tiêu chung tổ chức 1.1.3 Tổ chức máy Theo Harold Koontz, Cyril O’Donnell Heinz Weihrich “ tổ chức máy hay gọi xây dựng tổ chức trình bao gồm: • Xác định hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu • Nhóm gộp hoạt động thành hệ thống phòng ban phận • Bố trí lực lượng nhân phân cơng cho đơn vị, cá nhân đảm bảo công việc • Giao phó quyền hạn để thực hoạt động • Chuẩn bị đầy đủ cho phối hợp quyền hạn, phối hợp hoạt động thông tin theo chiều ngang, chiều dọc bên cấu tổ chức nhằm thực mục tiêu chung đạt hiệu quả” (Harold Koontz, Cyril O’Donnell Heinz Weihrich,(1994), vấn đề cốt yếu quản lí Người dịch: Vũ Thiếu, Hà Nội, NXB khoa học kỹ thuật.) 1.1.4 Tầm hạn quản trị Tầm hạn quản trị khái niệm dùng để số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển cách tốt đẹp Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu việc thiết kế máy tổ chức Tầm hạn quản trị rộng nhà quản trị có lực giỏi, có khả phối hợp nhiều cấp dưới, trình độ nhân viên khá, cơng việc ổn định Ngược lại, lực quản trị kém, nhân viên có trình độ khơng cao, cơng việc khơng có kế hoạch tầm hạn quản trị hẹp phù hợp 1.1.5 Quyền hành quản trị Quyền hành lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác phải hành động theo đạo Quyền hành công cụ nhà quản trị, xuất phát từ chức vụ Và chịu ảnh hưởng từ yếu tố hợp pháp đảm nhận chức vụ, cấp thừa nhận quyền hành đáng, thân nhà quản trị có khả đức tính khiến cấp tin tưởng 1.1.6 Phân cấp quản trị Phân cấp quản trị phân chia hay ủy thác bớt quyền hành nhà quản trị cấp cho nhà quản trị cấp Mục đích việc phân cấp chủ yếu nhằm để tạo cho cơng việc giải nhanh chóng phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp 1.2 Các nguyên tắc tổ chức Theo nhà lí luận thực hành quản lý, nguyên tắc hoạt động với tư cách chuẩn mực cho q trình tổ chức có hiệu bao gồm nguyên tắc sau đây: 1.2.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu Bản thân máy tổ chức gắn với mục tiêu mà nhà quản trị xây dựng máy tổ chức phải xuất phát từ mục tiêu tổ chức để xây dựng máy tổ chức cho phù hợp Phương hướng mục đích tổ chức chi phối máy tổ chức Một máy hữu hiệu lớn hay nhỏ đơn giản so với mục tiêu Bộ máy tổ chức mục tiêu phải phù hợp, mục tiêu tổ chức ấy, máy tổ chức thiết kế sở thực mục tiêu xác định Sự phù hợp với mục tiêu đảm bảo cho tính hiệu với chi phí tối thiểu mà tổ chức mong muốn 1.2.2 Nguyên tắc hiệu Bộ máy tổ chức phải xây dựng nguyên tắc giảm chi phí, chọn lựa người, bố trí việc Để thực điều này, doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu, phân tích cơng việc đưa tiêu chuẩn, tìm kiếm người phù hợp để phân công nhiệm vụ nhằm tạo hiệu cao Việc giao quyền trang bị cho người quản lí cơng cụ để thực mục tiêu quyền giao cho người phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả thực kết mong muốn 1.2.3 Nguyên tắc cân đối Đây nguyên tắc quan trọng công tác tổ chức máy Cân đối tỷ lệ hợp lý thành phần với Sự cân đối tạo ổn định tổ chức tránh tình trạng lạm dụng chức quyền Nguyên tắc đòi hỏi máy tổ chức phải phân công phân nhiệm phân hệ chuyên ngành, với người đào luyện tương ứng có đủ quyền hạn 10 Nói cách khác, máy tổ chức phải dựa việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng Giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng cụ thể Chỉ có phân giao nhiệm vụ doanh nghiệp cách rõ ràng cụ thể với cân xứng nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phân hệ, để phân biệt rõ làm tốt, làm chưa tốt nhiệm vụ giao doanh nghiệp tồn phát triển 1.2.4 Nguyên tắc thống huy Trong thực tiễn không bắt gặp trường hợp nhân viên quan lúc họ nhận hai nhiệm vụ khác nhau: từ người thủ trưởng trực tiếp, từ người trợ lý thủ trưởng cấp Hiển nhiên thấy người nhân viên nghe Việc không tuân thủ nguyên tắc thống huy dẫn tới trường hợp dở khóc dở cười Đây 14 nguyên tắc quản trị Henry Fayol Nguyên tắc có nghĩa nhân viên chịu huy từ cấp trực tiếp Cũng việc báo cáo, thành viên tổ chức chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp Tuân thủ nguyên tắc này, quan hệ, thông tin truyền nhanh chóng, kịp thời, xác, trách nhiệm xác định rõ ràng, thống tập trung cao độ, tạo điều kiện thuận lợi cho cấp thực tốt nhiệm vụ mình, thực thi cơng việc cách thuận lợi 1.2.5 Nguyên tắc linh hoạt Nhà quản trị phải linh hoạt cơng tác tổ chức Địi hỏi việc hình thành cấu tổ chức phải đảm bảo cho phân hệ mức độ tự sáng tạo tương xứng để thủ lĩnh cấp phân hệ bên phát triển tài Bộ máy tổ chức linh hoạt giúp cho nhà quản trị đối phó kịp thời trước thay đổi tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức 1.2.6 Nguyên tắc khoa học Khi xây dựng cấu tổ chức máy, doanh nghiệp cần xác định rõ cụ thể yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức mục tiêu hoạt động tổ + Tổ chức hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng + Cung cấp thơng tin đặc điểm khách hàng, yêu cầu khách hàng cho xưởng, phục vụ công tác thiết kế, giám sát thi công để hợp đồng thực tiến độ + Tìm kiếm thơng tin thị trường, trao đổi tổ chức hội chợ giao thương nước • Phịng hành nhân sự: Chức năng: + Chức lớn phịng hành nhân việc tổ chức việc quản lý nhân tồn cơng ty, cầu nối lãnh đạo công ty với nhân viên Với chiến lược “Xây dựng đội ngũ cán chuyên nghiệp” việc xây dựng hệ thống nhân chiếm nhiều quan tâm công ty Nhiệm vụ: +Tổ chức tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân viên, quy hoạch nhân sự, điều phối nhân nội bộ, tạo nguồn nhân có lực chun mơn kỹ làm việc cao + Định hướng phát triển nguồn công ty cách có hệ thống tính kế thừa cao + Nhận xét, đánh giá lực làm việc cán công nhân viên công ty cách thường xuyên theo định kỳ để đề xuất chế độ khen thưởng kỷ luật nhân viên Tạo động lực làm việc nhân viên loại trừ nhân viên không đủ lực khỏi máy tổ chức doanh nghiệp + Quản lý, lưu trữ cập nhật hồ sơ, tài liệu nhân công ty để sẵn sàng truy xuất báo cáo có yêu cầu + Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với tổ chức, phịng ban ngồi cơng ty nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công ty hoạt động hiệu + Quản lý kiểm tra thường xun tài sản, cơng tác phịng cháy chữa cháy, bảo vệ tài sản, phòng chống tai nạn, … nhằm bảo vệ an toàn cán nhân viên tài sản cơng ty • Phịng kế tốn tài chính: Chức năng: + Phịng Kế tốn tài có chức tham mưu giúp Giám đốc cơng tác huy động phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh công ty Tổ chức máy tài kế tốn từ cơng ty đến xưởng sản xuất, đồng thời tổ chức đạo thực tồn cơng tác tài kế tốn, thơng tin kinh tế hoạch tốn kinh tế, hoạch toán kế toán nhằm giải tốt tài sản Công ty Ghi chép, phản ánh đầy đủ xác q trình hình thành, vận động chu chuyển đồng vốn biểu số lượng, giá trị theo pháp lệnh kế toán thống kê quy định Công ty công tác quản lí kinh tế, tài Nhiệm vụ: + Xây dựng kế hoạch tài năm trình Giám đốc phê duyệt + Tổ chức hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ hoạch toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo quy trình kế toán Coongty theo quy định nhà nước + Tổ chức hoạt động tiền gửi ngân hành, phương thức toán với bạn hàng + Xây dựng báo cáo tài định kì theo quy định + Phân tích đánh giá tình hình tài Cơng ty kiến nghị cho Giám đốc để Giám đốc định hoạt động kinh doanh + Giám sát tính hợp pháp hợp đồng kinh tế, chứng từ tốn tính toán giá thành sản phẩm + Xây dựng quy định thanh, tốn, chứng từ hóa đơn, lưu trữ văn chứng từ tài kế tốn + Tham gia bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ + Đưa giải pháp tài nhằm quản lí có hiệu nguồn vốn • Phịng xuất nhập khẩu: Chức nhiệm vụ: +Thực hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng nhà cung cấp + Hoàn tất thủ tục chứng từ xuất nhập hàng hóa như: Hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục tốn, thủ tục giao nhận hàng hóa + Kết hợp với kế toán, thực hoạt động mở L/C, làm bảo lãnh ngân hàng + Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất với số lượng thực tế cửa q trình làm hồ sơ thơng quan hàng hóa + Quản lý, theo dõi đơn hàng, hợp đồng Phối hợp với phận có liên quan để đảm bảo tiến độ giao hàng nhận hàng +Thực việc tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường xuất theo chiến lược công ty đề + Thường xuyên liên lạc, chăm sóc trì mối quan hệ tốt với khách hàng nhà cung cấp Thu thập đánh giá thông tin phản hồi từ khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh + Tham mưu cho phòng sale, marketing để có chiến lược kinh doanh xuất nhập đồng thời lập báo cáo nội báo cáo với quan nhà nước có liên quan 3.1 Những lý thuyết công ty sử dụng hoạt động triển khai hoàn thiện cấu máy tổ chức 3.2.1 Tầm hạn quản trị Cơ cấu máy tổ chức cơng ty có cấp bậc Giám đốc quản lí tất nhân viên công ty cách trực tiếp Đây tầm hạn quản trị rộng Giám đốc quản lí số lượng nhân viên nhiều,nhân viên có trình độ khá, cơng việc mang tính chất ổn định tầng nất quản trị Vì giúp cho việc phân phối thơng tin nhanh xác, tốc độ định nhanh hơn, tốn 3.2.2 Quyền hành công ty Tổng giám đốc Giám đốc cơng ty khơng lạm dụng quyền hành mà vận dụng quyền hành hợp lý làm việc với nhân viên Vì quyền hành Ban Giám đốc công ty chịu ảnh hưởng yếu tố hợp pháp đảm nhận chức vụ, nhân viên phòng ban thừa nhận quyền hành đáng khả đức tính Giám đốc khiến cho nhân viên tin tưởng tuân theo 3.2.3 Phân cấp quản trị Ở Công ty TNHH thủ cơng mỹ nghệ Nguồn Việt Tổng giám đốc thường ủy quyền định cho Giám đốc, nhằm chia bớt công việc việc thực công việc có hiệu 3.2.4 Ngun tắc cơng tác tổ chức máy áp dụng công ty a Khoa học Ban Giám đốc công ty xác định rõ yếu tố ảnh hưởng tới cơng tác tổ chức : tính chất nghành nghề kinh doanh, trình độ kỹ thuật cơng nghệ Cơng ty, lực trình độ nhân viên,… Từ đó, phân tích giải thích làm cho cơng tác tổ chức ngày hoàn thiện b Nguyên tắc cân đối chun mơn hóa Mỗi phịng ban phận chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động Tuy nhiên, cấu tổ chức chưa linh hoạt nên đơi nhân viên phịng ban phải đảm nhận nhiều công việc chuyên môn khác dẫn đến q tải cơng việc Do đó, tính cân đối chun mơn hóa cấu tổ chức Cơng ty cịn chưa cao c Linh hoạt Với ngun tắc cơng ty cịn chưa thực nguyên tắc Bởi phòng ban phận cách xa q trình làm việc cịn xảy nhiều bất cập làm cho máy thiếu tính linh hoạt, đơi lúc cịn chưa đối phó thích ứng kịp với mơi trường bên ngồi d Hiệu Cơng ty đạt tính hiệu quả, máy tổ chức xây dựng nguyên tắc tiết kiệm chi phí, hợp lý theo hướng chun mơn hóa Đồng thời, công ty cố gắng xếp, phân công công việc phù hợp với lực thành viên, sử dụng hợp lí để cắt giảm chi phí điện nước, nguyên vật liệu, e Gắn với mục tiêu Bộ máy tổ chức công ty tuân thủ nguyên tắc gắn với mục tiêu, lấy mục tiêu làm sở để xây dựng máy tổ chức, đảm bảo đạo toàn diện thống tập trung vào mục tiêu mà công ty cần thực Bởi cơng tác tổ chức xây dựng để tập trung toàn nguồn lực thực mục tiêu chung công ty, phù hợp với hoạt động kinh doanh yêu cầu công ty f Thống huy Cơ cấu tổ chức máy Công ty tuân thủ chế độ thủ trưởng Mỗi nhân viên công ty chịu đạo cấp 3.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức doanh nghiệp 3.3.1 Mục đích, chức nhiệm vụ kinh doanh doanh nghiệp Ngay từ thành lập Công ty xác định mục tiêu cho bước phải phát triển thành doanh nghiệp chuyên sản xuất đồ thủ cơng mỹ nghệ hàng đầu Việt Nam có vị trí quan trường giới, khách hàng biết đến với sản phẩm cao cấp chất lượng Điều ảnh hưởng tới việc phải tổ chức cấu máy công ty cho hợp lý để thực nhiệm vụ 3.3.2 Quy mơ phân bố không gian doanh nghiệp Là doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, với 29 thành viên điều giúp cho cấu tổ chức Cơng ty trở nên gọn nhẹ Mơ hình tổ chức Cơng ty có cấp giúp việc trao đổi thơng tin phịng ban dễ dàng Tuy nhiên phân bố không gian doanh nghiệp nhiều nơi , phòng ban phận phân bố trụ sở xưởng sản xuất khác dẫn đến khó khăn cho việc phối hợp với 3.3.3 Yếu tố kĩ thuật, công nghệ Ngành nghề kinh doanh Cơng ty sản xuất mặt hàng thủ công mĩ nghệ, mặt hàng làm từ đơi tay thợ thủ cơng lành nghề ,do cập nhật thơng tin kinh tế thị trường ngồi nước kịp thời địi hỏi kỹ thuật công nghệ thông tin Công ty cần thiết nhằm rút ngắn thời gian sản xuất, đẩy nhanh tiến độ thi công, giúp đỡ phần cho thợ thủ công Công ty trọng đến việc nâng cao công nghệ thông tin công ty, kịp thời đáp ứng nhu cầu nhân viên thỏa mãn khách hàng Công ty cố gắng xây dựng cấu tổ chức phù hợp với trình độ cơng nghệ kỹ thuật cơng ty Qua đó, giúp máy tổ chức cơng ty nâng cao tính chun mơn hóa, gọn nhẹ, khoa học Bên cạnh việc nâng cao kỹ thuật công nghệ, cơng ty trọng việc hồn thiện kỹ xử lý thông tin sử dụng công nghệ cho nhân viên 3.3.4 Trình độ đơi ngũ nhà quản trị trang thiết bị quản trị Trong Công ty, trình độ nhà quản trị người có học thức cao, am hiểu ngành nghề kinh doanh, nhạy bén, dày dặn kinh nghiệm có khả tổ chức quản trị tốt Nhân viên Công ty người có trình độ chun mơn cao, nhanh nhẹn, cẩn thận ham học hỏi Điều làm cho việc tổ chức quản lí Cơng ty trở nên dễ dàng có hiệu 3.3.5 Mơi trường Như phân tích trên, Cơng ty gặp khó khăn nhân sự, thợ thủ công dần bị vào khu công nghiệp Công ty nằm môi trường khan nguồn lực nên cấu tổ chức lập có mối liên kết hữu với nhau, định đưa mang tính phi tập trung với thể lệ mềm mỏng, phận liên kết chặt chẽ với 3.3 Các phương pháp phân chia cấu tổ chức Công ty 3.4.1 Phương pháp phân chia theo chức Dựa vào sơ đồ tổ chức việc phân chia phòng ban, ta thấy cấu tổ chức Công ty phân chia theo chức Theo phương pháp này, hoạt động chun mơn Cơng ty gộp thành nhóm phận có chức năng, dựa nhiệm vụ Từ đó, phân chia thành phịng ban: phịng sale_marketing, phịng hành nhân sự, phịng kế tốn tài chính, phịng xuất nhập khẩu, xưởng sản xuất Các phịng ban có quan hệ hỗ trợ lẫn nhau, phối hợp trình cơng tác Phân chia vậy, có ưu điểm giúp công ty thuận lợi việc đào tạo phát triển nguồn nhân lực Đồng thời, ban Giám đốc nắm bắt thơng tin nhanh xác Tuy nhiên, phân chia theo phương pháp này, đơn vị phận mải mê theo đuổi chức năng, hoàn thành tốt nhiệm vụ riêng mà qn mục tiêu chung tồn tổ chức Đơi lúc, cơng việc cịn có chồng chéo lên 3.4.2 Các phương pháp phân chia lại Các phương pháp phân chia theo thời gian, phân chia theo khách hàng, phân chia theo san phẩm, phân chia theo tầm hạn quản trị không Công ty áp dụng khơng phù hợp với đặc điểm sản xuất nghành nghề kinh doanh Công ty CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THỦ CÔNG MĨ NGHỆ NGUỒN VIỆT Phương hướng hoạt động kinh doanh Công ty thời gian tới Công ty tiếp tục trì mặt hàng mạnh mình, phát triển hồn thiện cao chất lượng mẫu mã phong phú, đẩy mạnh công nghiệp hóa quy trình sản xuất để giúp đỡ lao động đồng thời đẩy nhanh tiến độ sản xuất nhằm hạ giá thành sản phẩm cạnh tranh lành mạnh với đối thủ thương trường Mở rộng thị trường xuất sang nước Trung Đông_những nước lớn mạnh kinh tế Đẩy mạnh cơng tác tìm kiếm nguồn nguyên liệu có giá thành rẻ mà chất lượng đủ tạo điều kiện để nhân viên học hỏi nhiều chuyên môn kỹ giao tiếp, ngoại ngữ,… Đánh giá hiệu cấu tổ chức Công ty 2.1 Ưu điểm Cơ cấu tổ chức Công ty kết hợp mơ hình trực tuyến chức giúp cho Công ty vừa thống huy vừa chuyện mơn hóa chức Cơ cấu tổ chức Cơng ty có ưu điểm tầng cấp, gọn nhẹ, chia thành phòng ban đảm nhận chức năng, nhiệm vụ khác nhau, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty tiến hành cách hiệu quả; phận có cân đối trách nhiệm, quyền hạn cơng việc, từ tạo ổn định doanh nghiệp 2.2 Nhược điểm Mơ hình trực tuyến chức Công ty TNHH thủ công mỹ nghệ Nguồn Việt có nhược điểm lớn giảm phối hợp phòng ban phận phòng ban lại nằm vị trí địa lí khác nên phối hợp khó khăn Điều làm cho tiến độ cơng việc bị chậm chạp, định đưa xác, văn hóa tổ chức trờ nên rời rạc Mặt khác, nghành thủ công mỹ nghệ nghành phát triển mà xuất hàng loạt Công ty đối thủ cạnh tranh thị trường Công ty mặt vừa phải kinh doanh để phát triển mạnh mặt khác phải tìm cách thu hút khách hàng giữ chân khách hàng so với đối thủ cạnh tranh Nhưng cấu tổ chức Cơng ty khơng có phận chăm sóc khách hàng riêng biệt mà phận sale_marketing lại chịu trách nhiệm việc chăm sóc khách hàng Về phía Giám đốc công ty thực nhiều nhiệm vụ nên dẫn đến tình trạng q tải, khơng thể kiểm sốt toàn liên tục máy tổ chức công ty Một số giải pháp kiến nghị nâng cao chất lượng cấu máy tổ chức Công ty 3.1 Phối hợp hoạt động phận Dựa thực trạng phân tích, ta nhận thấy cấu máy số điểm chưa hợp lý phối hợp với phịng ban cơng việc Vì Cơng ty cần: • Di chuyển phịng ban để phòng ban làm chung trụ sở dựng sơ đồ cấu vị trí thuận tiện để tất nhân viên nhìn thấy nhờ nắm bắt mối liên hệ chức phịng ban • Ban Giám đốc thường xuyên tổ chức họp với nhân viên để họ tham gia thảo luận • Ban Giám đốc thường xun tìm hiểu phịng ban Cơng ty từ tuyên truyền để gắn kết phận lại với • Mỗi có chiến lược, sách hay kế hoạch kinh doanh phải cơng bố rộng rãi để người biết 3.2 Mơ hình cấu đề xuất Như phân tích Cơng ty cần có phận chun chăm sóc khách hàng q trình thực tập em nhận thấy quy mơ cơng ty cịn nhỏ cắt giảm chi phí khơng cần thiết em xin đề xuất với công ty nên tách riêng phòng sale_marketing thành hai phòng phòng sale phòng marketing giao trách nhiệm cho phòng sale chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng Bởi lẽ tách nhân viên sale nhân viên marketing thực nhiệm vụ chồng chéo lên mà thực nhiệm vụ chun mơn Và phịng sale đảm nhiệm việc chăm sóc khách hàng kinh doanh phịng sale có hiểu biết đối tác có tiếp xúc với đối tác nên hiểu khách hàng cần gì, cơng tác chăm sóc khách hàng phù hợp với phận Và người nhân viên chăm sóc khách hàng phải có khả giao tiếp tốt, kỹ sử dụng máy vi tính, thơng thạo ngoại ngữ, tính tình nhẹ nhàng, khéo léo, kiên trì, nhẫn nại, chịu áp lực, điềm tĩnh quan trọng phải có niềm đam mê khéo léo giao tiếp với khách hàng Tổng Giám đốc 45 Giám đốc Phòng marketing Phòng sale Phòng xuất, nhập Xưởng sản xuất Bộ phận QA, QC Phịng hành chính, nhân Phịng kế tốn tài Bộ phận bao bì, đóng gói Hình 4.1: Mơ hình cấu tổ chức đề xuất 3.3 Hồn thiện cơng tác đào tạo lao động Đào tạo lao động công tác quan trọng, tổ chức muốn hoạt động thật tốt cần có người tài giỏi Vì Cơng ty ln phải tổ chức đào tạo lao động, nâng cao kiến thức cho nhân viên Qua q trình thực tập Cơng ty, em thấy Công ty đào tạo nhân viên qua hình thức sau: • Đào tạo chỗ Đây hình thức đào tạo thực nghiệm, nhân viên đào tạo thông qua cách quan sát trực tiếp từ người hướng dẫn Cách đào tạo giảm bớt phần chi phí • Cho nhân viên học lớp bồi dưỡng chuyên môn để nâng cao tay nghề 46 • Đào tạo kỹ năng, cách thức làm việc Cơng ty để nhân viên luân chuyển cho phận Tuy nhiên, em xin đề xuất số giải pháp sau nhằm có định hướng nghề nghiệp rõ ràng cho nhân viên đào tạo: • Tạo hội cho người lao động thay đổi cơng việc, giúp họ nắm vững nhiều kĩ cơng việc để xếp cho họ công việc phù hợp với kỹ tốt họ • Thường xuyên cung cấp thông tin hội việc làm công ty Tạo động lực cho nhân viên để hội cho nhân viên để họ ln có hội thăng tiến Tạo môi trường công Công ty 3.4 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc điều kiện lao động Vấn đề tổ chức nơi làm việc việc cần thiết cho nhân viên, tác động đến hiệu suất làm việc người Qua trình quan sát nơi làm việc, ta thấy việc bố trí phịng ban cịn chưa hợp lý, phịng ban có chức nhiệm vụ lại không nằm sát Vậy nên Công ty cần có biện pháp để bố trí lại phòng chù phù hợp với điều kiện làm việc để trao đổi thơng tin cách nhanh chóng Vấn đề điều kiện lao động nhân viên công ty đảm bảo họ trang bị vật chất kỹ thuật đày đủ, thiết bị cũ kĩ cần nhanh chóng đem sửa, thay thiết bị khác tốt hơn, nâng cấp số máy tính cũ lỗi thời để tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc Bên cạnh đó, Cơng ty nên tạo cho người bầu khơng khí thoải mái, để họ yên tâm làm việc, hợp tác, giúp đỡ trình thực công việc mà không tồn đố kỵ, cạnh tranh không lành mạnh làm ảnh hưởng xấu đến cơng việc tình hình Cơng ty Đồng thời, Cơng ty nên có thêm số sách động viên nhân viên Quan tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm cán cơng nhân viên nhằm nắm bắt giải kịp thời xung đột, mâu thuẫn Để người lao động nhân viên Công ty làm việc tốt hiệu quả, Cơng ty áp dụng chế độ đãi ngộ tăng lương tương xứng 47 với cơng việc, có tiền thưởng người làm việc tốt… Tóm lại, vấn đề cải thiện điều kiện lao động phần giúp Công ty phát triển KẾT LUẬN Từ kiến thức học mơn Quản trị học trường Đại Học Tài Chính – Marketing vận dụng vào thực tiễn vào hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH thủ công mỹ nghệ Nguồn Việt, cho thấy để thực mục tiêu chiến lược kế hoạch kinh doanh thiết phải có cấu tổ chức thiết kế hiệu quả, phù hợp với mục tiêu mà công ty đặt thời kỳ, với hệ thống nhân có khả đáp ứng yêu cầu công việc Trong trình xây dựng cấu tổ chức công ty, nhà quản trị cần phải tuân thủ nguyên tắc thiết kế cấu tổ chức phương pháp phân chia phận, lập kế hoạch cách đắn, phù hợp khoa học, từ tạo mơi trường thuận lợi cho nhân viên làm việc, thực có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Được thực thời gian hạn chế, có nhiều cố gắng phạm vi nghiên cứu đề tài rộng, khả kiến thức thân cịn hạn chế nên viết khơng trách khỏi khiếm khuyết chưa thể nghiên cứu cách hoàn chỉnh vấn đề đặt Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp thày cô anh chị Công ty TNHH thủ cơng mỹ nghệ Nguồn Việt để em tiếp tục hoàn thiện báo cáo Qua đây, em xin chân thành cám ơn anh chị Công ty TNHH thủ công mỹ nghệ Nguồn Việt thầy Lê Cao Thanh tận tâm hỗ trợ giúp đỡ em hoàn thành báo cáo ... KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THỦ CÔNG MỸ NGHỆ NGUỒN VIỆT Giới thiệu công ty TNHH thủ công mỹ nghệ Nguồn Việt Tên cơng ty viết tiếng Việt: CƠNG TY TNHH THỦ CƠNG MỸ NGHỆ NGUỒN VIỆT Tên cơng ty viết tiếng... công mỹ nghệ Nguồn Việt Chương 3: phân tích thực trạng tổ chức cấu máy Cơng ty TNHH thủ cơng mỹ nghệ Nguồn Việt • Chương 4: số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng máy tổ chức Công ty TNHH thủ công. .. ta thấy tình hình kinh doanh Cơng ty ngày lên, hứa hẹn phát triển vượt bậc CHƯƠNG THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THỦ CÔNG MỸ NGHỆ NGUỒN VIỆT Sơ đồ máy tổ chức Công ty Tổng giám đốc