báo cáo thực tập Quản lý ký túc xá

Sự kiện kích hoạt Nhân viên lựa chọn chức năng Thêm sinh viên Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thốngPhương thức cơ bản 1.. Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức

Biểu đồ USE CASE

Tác nhân

(Actor)

Một người / nhóm người hoặc mộtthiết bị hoặc hệ thống tác động hoặcthao tác đến chương trình

từ use case kia

hợp Biểu diễn quan hệ giữa hai lớp độclập, có liên quan đến nhau

Quan hệ hợp thành Biểu diễn quan hệ bộ phận – tổng thể

Quan hệ phụ thuộc Các lớp phụ thuộc lẫn nhau tronghoạt động của hệ thống

Biểu đồ TRẠNG THÁI

Trạng thái Biểu diễn trạng thái của đối tượng

trong vòng đời của đối tượng đó

Trạng thái khởi

Trạng thái kết thúc Kết thúc vòng đời của đối tượngChuyển tiếp

(transition)

Chuyển từ trạng thái này sang trạngthái khác

Biểu đồ TUẦN TỰ

(Thông điệp) Là một thông báo mà B gởi cho A.

Phân cách nhau bởi một đường kẻdọc từ trên xuống dưới biểu đồ

Biểu đồ THÀNH PHẦN

Thành phần

Mô tả một thành phần của biểu đồ,mỗi thành phần có thể chứa nhiềulớp hoặc nhiều chương trình conMối quan hệ phụ

thông TCP/IP

Giao thức truyền thông TCP/IPthông qua kết nối mạng LAN

Trường đại học Điện Lực với số lượng sinh viên tương đối nhiều Việc quản lý

ký túc xá sinh viên của trường là rất khó khăn nếu không có sự ứng dụng của tin học

Vì vậy, để có thể quản lý được ký túc xá sinh viên một cách chặt chẽ và hiệu quả cầnxây dựng một hệ thống quản lý bằng tin học Đây là vấn đề rất cần thiết với nhàtrường

Từ đó chúng em đi sâu nghiên cứu và xây dựng hệ thống “Quản lý ký túc xá”,cùng với sự hướng dẫn của thầy Lê Mạnh Hùng

hiệu quả công việc quản lý

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Quy trình quản lý sinh viên ở ký túc xá

- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số lượng sinh viên trong kýtúc xá, tình hình an ninh, tra cứu tìm kiếm sinh viên Từ đó tiến hành xâydựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý

- Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban quản lý ký túc, đáp ứng yêu cầu quản

lý của trung tâm dịch vụ trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai

- Đề tài được khảo sát thực tế tại ký túc xá trường đại học Điện Lực, 235Hoàng Quốc Việt, Từ Liêm, Hà Nội

Phương pháp nghiên cứu.

Phương pháp khảo sát áp dụng:

 Phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp cô phụ trách quản lý ký túc xá, cô NguyễnThị Bình - quản lý ký túc xá trường Đại học Điện Lực, để thu thập thôngtin và yêu cầu cần thiết cho hệ thống

 Quan sát: Qua quan sát trực tiếp tại trường Đại học Điện Lực: Quan sátđược tổng quát hệ thống nhà ở ký túc xá và số phòng của mỗi khu nhà ở

 Tài liệu: Thu thập các tài liệu như: Hợp đồng thuê nhà ở, biên lai thu tiềnphòng, danh sách tiền điện từng tháng

Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận điểm của

đề tài có tính thuyết phục hơn

Phương pháp mô hình hóa hệ thống theo hướng đối tượng:

 Hình dung hệ thống theo thực tế hay theo mong muốn của chúng ta

 Chỉ rõ cấu trúc hoặc ứng xử của hệ thống

 Tạo khuôn mẫu hướng dẫn nhà phát triển trong suốt quá trình xấy dựng hệthống

 Ghi lại các quyết định của nhà phát triển để sử dụng sau này

 Làm công cụ cho phép mọi thành viên phát triển dự án có thể hiểu và làmviệc với nhau

CẤU TRÚC CỦA ĐỀ TÀI

Lời nói đầu: Nêu rõ mục đích tại sao chọn đề tài này

Chương 1: Tổng quan về ký túc xá trường Đại học Điện Lực.

o Nhằm giới thiệu tổng quan về ký túc xá trường Đại học Điện Lực, baogồm: Quy mô, cơ cấu tổ chức, chức năng từng bộ phận, cơ sở vật chấthiện tại của hệ thống quản lý ký túc xá

o Mô tả hoạt động của việc quản lý ký túc xá

o Nêu ra bài toàn cần tin học hóa và các yêu cầu cho phần mềm quản lý

o Sơ bộ về quy trình nghiệp vụ của hệ thống đưa ra

Chương 2: Phân tích hệ thống

o Đưa ra đặc tả yêu cầu của phần mềm

o Phân tích dữ liệu vào và các đặc tả yêu cầu, để nêu ra các biểu đồ usecase, biểu đồ trạng thái giữa các đối tượng, biểu đồ lớp các đối tượng

Chương 3: Thiết kế hệ thống

o Thiết kế các kiến trúc và hoạt động của các chức năng hệ thống

o Mô tả thành phần và triển khai của hệ thống

o Thiết kế cơ sở dữ liệu

Chương 4: Chương trình

o Giao diện chương trình

o Mô tả ngôn ngữ lập trình sử dụng và công nghệ sử dụng

o Tổng kết những kết quả đạt được và những ưu, nhược điểm của phần mềmxây dựng được

Kết luận: Tổng kết đề tài và lời cảm ơn.

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN

LỰC 1.1 Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng.

Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước đặt vấn đềhay nghiên cứu sơ bộ Khảo sát thực tế để làm quen và thâm nhập vào chuyên mônnghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra với hệ thống đó,tập hợp các thông tin cần thiết Để chúng ta đi vào phân tích và thiết kế một cơ sở dữliệu hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng

1.1.1 Mục đích khảo sát hiện trạng.

Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phầnkhông phù hợp với nhu cầu của người sử dụng Việc khảo sát nhằm để:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

- Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lýcủa hệ thống, cần nghiên cứu khắc phục

1.1.2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.

Tìm hiểu môi trường kinh doanh, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống chủquản của công ty

Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong công ty,

sự phân cấp quyền hạn

Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử

lý các thông tin trong công ty

Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng

Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng,các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai

Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết

Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng

1.2 Tổng quan ký túc xá trường Đại học Điện Lực.

1.2.1 Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Điện Lực.

Tên trường: Trường Đại học Điện Lực

Địa chỉ: 235 Hoàng Quốc Việt – huyện Từ Liêm – Hà Nội

Điện thoại: 04 2245 2662.

Thư điện tử: thongtin@epu.edu.vn

Website: http://www.epu.edu.vn

Nhà trường có 2 nhiệm vụ chính cơ bản, đó là:

1 Đào tạo nhân lực có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có kiến thức và năng lực

thực hành nghề nghiệp tương xứng với trình độ đào tạo, có sức khỏe, có năng lực thíchứng với việc làm trong xã hội, tự tạo việc làm cho mình và cho những người khác, cókhả năng hợp tác bình đẳng trong quan hệ quốc tế, đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo

vệ Tổ quốc

2 Tiến hành nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, kết hợp đào tạo với

nghiên cứu khoa học và sản xuất, dịch vụ khoa học và công nghệ theo quy định củaLuật Khoa học và Công nghệ, Luật Giáo dục và các quy định khác của pháp luật

Hàng năm số lượng tuyển sinh đại học và sau đại học chính quy của trường vàokhoảng hơn 2700 sinh viên trong đó phần lớn là sinh viên ngoại tỉnh nên nhu cầu vềnhà ở là rất lớn Như vậy, mỗi năm các cán bộ ký túc phải quản lý hàng nghìn sinhviên Phương pháp quản lý những sinh viên này được thực hiện theo phương pháp thủcông Việc quản lý rất phức tạp và khó khăn nên cần được tin học hoá

Hiện tại, trường Đại học Điện Lực có 2 dãy nhà kí túc: Nhà H và nhà K với 59phòng ở Các phòng được sử dụng cho sinh viên học hệ chính quy và các học viên họctập ngắn hạn ở trường

Với nhà H thì 10 người/1 phòng hoặc 6 người/ phòng và giá là250.000VNĐ/người/tháng = 1.250.000VNĐ/1kỳ Với nhà K tối đa là 10 người ở vàgiá là 500.000VNĐ/người/tháng = 2.500.000VNĐ/1 kỳ

Mỗi phòng đều có công tơ điện riêng Điện được miễn phí 8 số/người/tháng, nếudùng quá thì trả thêm Nước miễn phí

1.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý ký túc xá.

Ban giám đốc

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ban quản lý ký túc xá.

Chức năng quản lý của từng bộ phận

• Ban giám đốc : Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động quản lý ký túc xá

• Nhà ăn : Phục vụ việc ăn uống cho sinh viên, nhân viên nhà trường và các thầy

cô giáo

• Nhà nghỉ học viên : Quản lý học viên (học viên trong trường học với thời gian

ngắn hạn có nhu cầu ở lại trong trường)

1.2.3 Mô tả hoạt động.

• Đầu mỗi năm học, ban quản lý ký túc xá sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khảnăng phòng ở của mỗi khu ký túc xá nhà trường Đồng thời dựa vào danh sáchsinh viên được ở lại ký túc xá cuối mỗi năm học tổng kết được, ban quản lý ký túc

xá lên kế hoạch cho sinh viên ở ký túc xá (số lượng sinh viên cho phép đăng ký

và tình trạng các phòng ở) Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên việc tiếpnhận sinh viên các khóa vào khu ký túc xá, phát mẫu đăng ký ở ký túc xá cho mỗilớp Do hạn chế về phòng ở ký túc xá không đủ đáp ứng toàn bộ lượng sinh viênnên luôn ưu tiên sinh viên thuộc diện chính sách và các sinh viên năm nhất

• Ban quản lý ký túc xá phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh viên đăng ký ở kýtúc xá

• Ngày 25/5, ban quản lý thông báo cho sinh viên về việc đăng ký ở ký túc xá Saukhi tiếp nhận các hồ sơ và phiếu đăng ký ở ký túc xá, ban quản lý xem xét hồ sơ

và trả lời sinh cho sinh viên tối đa trong vòng 25 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ vềviệc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên ở ký túc xá Danh sách sinh viênđược ở ký túc xá sẽ được thông báo ngày 20/6

o Trường hợp sinh viên đã đăng ký ở ký túc xá mà không được chấp nhận thìphải thông báo và nêu rõ lý do cụ thể

o Trong thời hạn tối đã 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được vào ký túc

xá, ban quản lý ký túc xá sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết

Nhà nghỉ học viên

o Mức phí ký túc xá được ban giám hiệu quy định cụ thể là 250.000vnđ/1tháng.

• Đơn xin ở ký túc xá có giá trị trong 1 kỳ hoặc 1 năm tùy theo sinh viên lựa chọnđăng ký Sau mỗi học kỳ, trước khi nghỉ hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lạiphòng cho ban quản lý ký túc xá Sinh viên muốn ở lại phải là đơn đăng ký gửicho ban quản lý và phải được ban quản lý phê duyệt

• Việc đăng ký tiếp tục ở tại ký túc xá phải được thực hiện đúng theo lịch do banquản lý ký túc xá đề ra

• Sau khi hoàn thành mọi thủ tục đăng ký, sinh viên tiến hành đóng lệ phí ở ký túc

xá cho ban quản lý và nhận phòng và hợp đồng ở ký túc xá do ban quản lý ký túc

xá cấp

• Tất các yêu cầu chuyển phòng của sinh viên trong ký túc xá phải được thông qua

sự phê duyệt của ban quản lý ký túc xá

• Sinh viên thực hiện nghiêm túc các nội quy của ký túc xá đặt ra Mọi trường hợp

vi phạm sẽ được ban quản lý ghi lại và tiến hành xử lý phạt hành chính hoặc cảnhcáo(nặng thì có thể bị đuổi khỏi ký túc xá)

• Tiền điện nước sinh hoạt của sinh viên được quy định rõ :

o Miễn không thu tiền nước sinh hoạt của sinh viên

o Mỗi phòng có một đồng hồ đo số điện sử dụng, mỗi sinh viên được miễn phí

10 số điện/1 tháng Số điện dùng dư mỗi phòng phải nộp tiền cho ban quản lýtheo mức phí là 1.907vnđ/1 số

1.2.4 Phân tích dữ liệu.

Hợp đồng thuê nhà ở

Hình 1.2 Tài liệu “Hợp đồng thuê nhà”

Biên lai thu tiền phòng

Hình 1.3 Tài liệu “Biên lai thu tiền phòng”

Phiếu thu tiền điện

Hình 1.4 Tài liệu “Phiếu thu tiền điện”

1.2.5 Đánh giá hiện trạng.

• Những khó khăn chính.

Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên còn rấtnhiều bất cập Trên thực tế hiện nay, kể từ khi sinh viên nhập trường và vào ở ký túc

xá cho đến lúc ra trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá, mọi quy trình, thủ tục đều đượcthực hiện trên giấy tờ và sổ sách thủ công Với cách quản lý đó dẫn đến :

- Thiếu: Phương tiện quản lý

- Kém: Chu trình quá lâu, quản lý bằng tay nên khó khăn trong việc quản lý vàtốn nhiều thời gian cũng như độ chính xác thấp Hệ thống máy tính còn yếu,chưa ứng dụng nhiều trong việc quản lý

- Tốn: tốn nhiều nhân lực cho việc quản lý nhưng đem lại hiệu quả không cao,tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ

- Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều

- Thông tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp

- Thông tin về tình trạng phòng thường xuyên thay đổi, thực hiện thủ công khócập nhật chính xác và lãng phí giấy tờ

- Việc tra cứu tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian

Xử lý thông tin còn thủ công, tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ có vai tròphụ trợ không rõ rệt

Tuy nhiên, với cách quản lý đó yêu cầu, đòi hỏi trình độ không cao, cách quản lýđơn giản

- Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu nhập…

- Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện, nhanh chóng

- Khắc phục được các khuyết điểm của hệ thống cũ, quản lý thông tin kịp thời,tránh được việc phòng thừa ngưởi ở phòng thì thiếu

1.2.6 Xác định yêu cầu phần mềm quản lý ký túc xá.

• Yêu cầu người dùng

Ban quản lý ký túc xá cần một phần mềm quản lý sinh viên và một số các thông tin liên quan:

+ Thông tin về sinh viên hiện ở trong ký túc xá

+ Kỷ luật và quy định đối với sinh viên

+ Sinh viên đã nộp tiền nhà hay chưa

+ Danh sách các phòng đóng tiền điện như thế nào.

+ Thông tin về nhân viên quản lý tất cả các nhà

+ Cập nhật tình trạng phòng tự động, chính xác

+ Quản lý độ ưu tiên cho sinh viên theo quy định của nhà nước

Tìm kiểm, thông kê danh sách sinh viên, danh sách phòng nhanh chóng

+ Hệ thống giúp có thể cập nhật tình trạng các phòng đã sử dụng hết haychưa sử dụng

+ Hệ thống có thể đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm đa dạng Cho biết thôngtin về một sinh viên, nhân viên, phòng bất kỳ, đưa ra được các báo cáothống kê nhanh chóng, dễ dàng và chính xác

+ Cung cấp kịp thời các thông tin tổng hợp, báo cáo kết quả chính xác theoyêu cầu

+ Tự động hóa các công việc như tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm cácthông tin

+ Cho phép in báo cáo, xuất các loại hóa đơn, hợp đồng cần thiết

1.2.7 Khái quát hệ thống mới.

Dựa trên các đặc tả yêu cầu và các khó khăn của hệ thống cũ gặp phải, hệ thống mới đề xuất ra các giải pháp qua quy trình nghiệp vụ như sau:

Sinh viên gửi thông tin đăng ký ở ký túc xá cho ban quản lý ký túc xá Bộ phậnnày kiểm tra thông tin đăng ký và kiểm tra tình trạng phòng Nếu hết phòng hoặc sinhviên không đủ điều kiện đăng ký (vi phạm kỷ luật kí túc xá trước đây) thì từ chối chosinh viên ở kí túc xá Ngược lại, sinh viên nộp tiền phòng và lập hợp đồng cho sinhviên

Trong thời gian ở ký túc xá, nếu sinh viên vi phạm kỉ luật thì được ghi lại vàobảng kỉ luật và tiến hành xử lý kỉ luật với sinh viên đó

Nếu sinh viên có yêu cầu chuyển phòng, ban quản lý ký túc xá kiểm tra thông tinphòng trống và cập nhật thông tin chuyển phòng vào hồ sơ sinh viên, tình trạngphòng…

Khi sinh viên muốn ngừng ở ký túc xá, ban quản lý ký túc xá xóa hồ sơ sinh viên

và các thông tin liên quan

Nếu sinh viên muốn tiếp tục ở ký túc xá khi hợp đồng hết hạn thì phải đăng ký lạicho ban quản lý ký túc xá

1.3 Đặc tả các quy trình nghiệp vụ hệ thống mới.

1.3.1 Quản lý sinh viên.

- Nhân viên chọn “Quản lý sinh viên”

- Hệ thống sẽ hiển thị tất cả các thông tin về sinh viên (cho phép nhân viên thêm,cập nhật thông tin sinh viên và hợp đồng của sinh viên đó)

- Nhân viên thực hiện thao tác cần thiết

- Hệ thống lưu, cập nhật lại thông tin của sinh viên

Hình 1.5 Quy trình nghiệp vụ “ Quản Lý Sinh Viên”.

1.3.2 Quản lý danh mục.

- Nhân viên chọn danh mục cần thực hiện

- Hệ thống hiển thị thông tin danh mục được chọn

- Nhân viên thao tác trên danh mục (thêm , sửa , xóa)

- Hệ thống cập nhật lại những thay đổi

Hình 1.6 Quy trình nghiệp vụ “ Quản Lý Danh Mục”.

1.3.3 Quản lý phòng.

- Nhân viên chọn “Quản lý phòng”

- Hệ thống hiển thị danh sách tất cả các phòng

- Nhân viên chọn phòng cần thao tác

- Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết về phòng được chọn

- Nhân viên xem thông tin, chỉnh sửa thông tin phòng

- Hệ thống cập nhật lại những thay đổi

Hình 1.7 Quy trình nghiệp vụ “ Quản Lý Phòng”.

1.3.4 Quản lý tiền điện.

- Nhân viên chọn “Quản lý tiền điện”

1.3.5 Tìm kiếm.

- Nhân viên chọn “Tìm Kiếm”

- Hệ thống hiển thị giao diện tìm kiếm

- Nhân viên chọn mục tìm kiếm và gõ thông tin cần tìm kiếm

- Hệ thống tìm kiếm và hiển thị kết quả tìm kiếm

Hình 1.9 Quy trình nghiệp vụ “ Tìm Kiếm”.

1.3.6 Thống kê.

- Nhân viên chọn mục cần thống kê

- Hệ thống thống kê và hiện thị kết quả thống kê

Hình 1.10 Quy trình nghiệp vụ “ Thống Kê”.

1.4 Mô hình hóa các lớp nghiệp vụ.

- Các thuộc tính của lớp Người dùng được trình bày ở bảng dưới đây :

ID

quản lý được người dùng

dụng để hệ thống xác nhận người dùngkhi người dùng đăng nhập vào hệ thống

Thuộc tính Mô tả

ID

xá

LoaiUuTien Loại ưu tiên của sinh viên Xét trên loại

ưu tiên của sinh viên để xếp phòng chosinh viên

xá

1.4.1.6 Lớp Phòng.

- Lớp Phòng thể hiện các đối tượng Phòng trong ký túc xá

- Các thuộc tính lớp Phòng thể hiện trong bảng sau :

SoSinhVienHienTai Số sinh viên hiện tại

SoSinhVienToiDa Số sinh viên tối đa, để xác đinh tình

trạng phòng đã đủ sinh viên hay chưa

tiền thì thuộc tính này sẽ để trống)

1.4.1.11 Lớp Cơ sở vật chất.

- Lớp Cơ sở vật chất thể hiện các đối tượng là Cơ sở vật chất của từng phòng Mọi

hư hại, phí sửa chữa sẽ được ghi lại và thanh toán với từng phòng xảy ra hư hỏng

- Các thuộc tính của lớp Cơ sở vật chất thể hiện ở bảng sau :

1.4.1.12 Lớp Quy định

- Lớp Quy định thể hiện các đối tượng là các giá trị tiền phòng, tiền điện… đượcnhà trường quy định Dựa vào đó để tính tiền điện, tiền phòng, …của sinh viênkhi ở ký túc xá

- Các thuộc tính của lớp Quy định được mô tả ở bảng sau :

định

1.4.2 Sơ đồ các lớp nghiệp vụ của hệ thống.

Hình 1.11 Biểu đồ lớp nghiệp vụ.

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Các tác nhân của hệ thống.

2.1.1 Nhân viên.

Nhân viên là những người dùng được cấp tài khoản có vai trò “Nhân viên” trong

hệ thống Sau khi đăng nhập, nhân viên có thể thực hiện quản lý sinh viên, quản lýphòng, quản lý tiền điện, tìm kiếm, thống kê và thực hiện quản lý các danh mụcngười dùng, kỷ luật, tham số, độ ưu tiên

2.2 Phân tích các chức năng của hệ thống.

2.2.1 Các chức năng với tác nhân là Admin.

Hình 2.1 Sơ đồ Use Case với tác nhân là Admin.

2.2.2 Các chức năng với tác nhân là Nhân viên.

Hình 2.2 Sơ đồ Use Case với tác nhân là Nhân viên

2.2.3 Các chức năng với tác nhân là sinh viên.

Hình 2.3 Sơ đồ Use Case với tác nhân Sinh viên

2.3 Các chức năng hệ thống

2.3.1 Đăng nhập

sử dụng các chức năng

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng đăng nhập

Điều kiện tiên quyết

Phương thức cơ bản 1 Nhân viên chọn chức năng đăng nhập

2 Hệ thống trả về form đăng nhập

3 Nhân viên điền thông tin đăng nhập

và ấn Đăng nhập

4 Hệ thống xác nhận Nhân viên vàphản hồi kết quả cho người dùng

Phương thức thay thế

Ngoại lệ

2.3.2 Thêm sinh viên.

quản lý ký túc xá thêm sinh viên vào hồ

sơ sinh viên

Sự kiện kích hoạt Nhân viên lựa chọn chức năng Thêm

sinh viên

Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ

thốngPhương thức cơ bản 1 Nhân viên chọn button Làm mới trong

trang Quản lý sinh viên

2 Hệ thống tạo ID mới và cho phép nhânviên nhập thông tin cho sinh viên

3 Nhân viên điền thông tin cho sinh viênmới

4 Nhân viên ấn nút Cập nhật để thêm sinh

2.3.3 Sửa thông tin sinh viên.

viên trong quá trình ở tại ký túc xá

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng Sửa sinh

viên

Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ

thốngPhương thức cơ bản 1 Nhân viên ấn biểu tượng sửa thông tin

4 Nhân viên ấn nút Cập nhật để lưu lại

thông tin cho sinh viên

5 Hệ thống kiểm tra thông tin mới thayđổi có hợp lệ không và hiển thị thôngbáo

Phương thức thay thế

lưu lại

Ngoại lệ

2.3.4 Xóa sinh viên.

Mô tả Sinh viên cần được xóa bỏ khỏi hệ

Sinh viên

Mô tả Nhân viên tiền phòng của sinh viên

trước khi lập hợp đồng cho sinh viên ở

ký túc xá

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng Thu tiền

phòng

Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ

thống, sinh viên đã được thêm vào hệthống

Phương thức cơ bản 1 Sinh viên tới nộp tiền phòng cho nhân

4 Nhân viên nhập đầy đủ thông tin vàoform tiền phòng

5 Nhân viên ấn nút Cập nhật để lưu lại

2.3.6 Lập hợp đồng.

Sinh viên

thuận thời gian và quy định cho sinhviên ở ký túc xá

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng Lập hợp

đồng

Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ

thống, Sinh viên đã đóng tiền phòngPhương thức cơ bản 1 Nhân viên chọn sinh viên cần lập hợp

đồng

2 Hệ thống hiển thị form Hợp đồng

3 Nhân viên điền đầy đủ thông tin vào bảnhợp đồng

4 Nhân viên ấn nút Cập nhật để lưu lại

thông tin hợp đồng vào hệ thống

5 Hệ thống kiểm tra thông tin vừa nhập vàthực hiện lưu lại hợp đồng, hiển thịthông báo

6 Nhân viên ấn nút In để xuất hợp đồng

cho sinh viên

Phương thức thay thế

ký túc xá

Ngoại lệ Sinh viên đã làm hợp đồng nhưng bị

mất có thể xin được cấp lại nếu hợpđồng còn thời gian thực hiện

2.3.7 Chuyển phòng.

Sinh viên

có nhu cầu chuyển phòng

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng Chuyển

phòng

Điều kiện tiên quyết Sinh viên đã đăng kí ở ký túc xá, vẫn

còn phòng trống cho sinh viên chuyển

Phương thức cơ bản 1 Nhân viên chọn sinh viên cần chuyển

phòng trong form Quản lý sinh viên

2 Hệ thống hiển thị form Chuyển phòng

3 Hệ thống chỉ hiển thị danh sách phòngtrống và cũng loại với giới tính của sinhviên đó

4 Nhân viên chọn phòng cần chuyển theoyêu cầu của sinh viên (nếu có phòngtrống)

5 Nhân viên ấn nút Chuyển phòng

6 Hệ thống cập nhật lại thông tin phòngcho sinh viên, số lượng sinh viên chobảng phòng

7 Hệ thống hiển thị thông báo cho nhânviên

Phương thức thay thế

cầu

sinh viên không được chuyển phòng

2.3.8 Thêm phòng.

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng Thêm phòng

Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ

thốngPhương thức cơ bản 1 Nhân viên chọn chức năng Quản lý

phòng

2 Hệ thống hiển thị form Quản lý phòng

3 Nhân viên điền đầy đủ thông tin phòng

4 Nhân viên ấn nút Cập nhật để lưu lại

thông tin phòng mới vào hệ thống

5 Hệ thống kiểm tra thông tin vừa nhập vàhiển thị thông báo kết quả ra màn hình

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng Sửa thông

tin phòng

Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập vào hệ thống

Phương thức cơ bản 1 Nhân viên ấn nút sửa trong bảng thông

tin phòng của form Quản lý phòng

2 Hệ thống hiển thị thông tin phòng đượcchọn lên các ô text

3 Nhân viên chỉnh sửa các thông tin cầnthiết

4 Nhân viên ấn nút Cập nhật để lưu lại

thông tin vừa thay đổi

5 Hệ thống kiểm tra thông tin vừa thayđổi và hiển thị thông báo cho ngườidùng

Phương thức cơ bản 1 Nhân viên chọn phòng cần xem xét cơ

được lưu lạiNgoại lệ

2.3.11 Thêm tiền điện.

sở dữ liệu

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng Thêm tiền

điện

Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ

thống, thông tin sử dụng điện của cácphòng đã được kiểm tra chính xác

Phương thức cơ bản 1 Nhân viên chọn chức năng Quản lý tiền

4 Nhân viên ấn nút Hoàn thành

5 Hệ thống tính toán số lượng điện tiêuthụ và giá tiền phải trả

6 Nhân viên ấn nút Cập nhật để lưu lại

thông tin vào hệ thốngPhương thức thay thế

được ghi lạiNgoại lệ

2.3.12 Đóng tiền điện.

điện phải được cập nhật lại

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng Sửa tiền

điện

Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ

thốngPhương thức cơ bản 1 Nhân viên chọn phòng cần đóng tiền

điện để sửa thông tin

2 Hệ thống hiển thị thông tin sử dụng điệncủa phòng đó

3 Nhân viên nhập số tiền đã đóng vàoform Quản lý tiền điện

4 Nhân viên ấn nút cập nhật để lưu lạithông tin

5 Hệ thống kiểm tra thông tin vừa nhập vàhiển thị thông báo

Phương thức thay thế

đã được lưu lạiNgoại lệ

2.3.13 Thống kê tiền điện

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng Thống kê

tiền điện

Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ

thốngPhương thức cơ bản 1 Nhân viên ấn nút Thống kê tiền điện

2 Hệ thống hiển thị danh sách các phòngchưa đóng tiền điện

3 Nhân viên ấn nút In báo cáo

4 Hệ thống xuất ra danh sách phòng chưađóng tiền

Phương thức thay thế

tiền điệnNgoại lệ

2.3.14 Lập hóa đơn.

khi đã nộp tiền đầy đủ

Sự kiện kích hoạt Nhân viên chọn chức năng Lập hóa đơn

Điều kiện tiên quyết Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ

thống Phòng đã nộp tiền điện đầy đủPhương thức cơ bản 1 Nhân viên ấn nút In hóa đơn ở form

Quản lý tiền điện

2 Hệ thống xuất ra hóa đơn tiền điện chophòng đã đóng tiền

Phương thức thay thế

sau khi nộp tiền điệnNgoại lệ

2.3.15 Thêm nhân viên.

Sự kiện kích hoạt Admin chọn chức năng Thêm nhân viên

Điều kiện tiên quyết Admin đăng nhập thành công vào hệ

thốngPhương thức cơ bản 1 Admin chọn chức năng Quản lý nhân

6 Nhân viên ấn nút Thêm để cập nhật

thông tin nhân viên mới vào hệ thống

7 Hệ thống kiểm tra thông tin điền vào cóhợp lệ không và hiển thị thông báo

Phương thức thay thế

Ngoại lệ

2.3.16 Sửa thông tin nhân viên.

Sự kiện kích hoạt Admin chọn chức năng Sửa thông tin

nhân viên

Điều kiện tiên quyết Admin đăng nhập thành công vào hệ

thốngNhân viên đã tồn tạiPhương thức cơ bản 1 Admin chọn chức năng Quản lý nhân

không chính xác

2 Hệ thống hiển thị thông báolỗi và yêu cầu nhập lại

2.3.17 Xóa nhân viên.