báo cáo thực tập Quản lý ký túc xá

MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU PHẦN TỬ MÔ HÌNH KÝ HIỆU Ý NGHĨA Biểu đồ USE CASE Tác nhân (Actor) Một người / nhóm người hoặc một thiết bị hoặc hệ thống tác động hoặc thao tác đến chương trình. Use-case (“Ca” sử dụng) Biểu diễn một chức năng xác định của hệ thống Mối quan hệ giữa các use case Use case này sử dụng lại chức năng của use case kia Use case này mở rộng từ use case kia bằng cách thêm chức năng cụ thể Use case này kế thừa các chức năng từ use case kia Biểu đồ LỚP Lớp (Class) Biểu diễn tên lớp, thuộc tính, và phương thức của lớp đó Quan hệ kiểu kết hợp Biểu diễn quan hệ giữa hai lớp độc lập, có liên quan đến nhau Quan hệ hợp thành Biểu diễn quan hệ bộ phận – tổng thể Quan hệ phụ thuộc Các lớp phụ thuộc lẫn nhau trong hoạt động của hệ thống Biểu đồ TRẠNG THÁI Trạng thái Biểu diễn trạng thái của đối tượng trong vòng đời của đối tượng đó Trạng thái khởi đầu Khởi đầu vòng đời của đối tượng đó Trạng thái kết thúc Kết thúc vòng đời của đối tượng Chuyển tiếp (transition) Chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác Biểu đồ TUẦN TỰ Procedure (Phương thức) Là một phương thức của B mà đối tượng A gọi thực hiện. Message (Thông điệp) Là một thông báo mà B gởi cho A. Biểu đồ HOẠT ĐỘNG Hoạt động Mô tả hoạt động gồm tên hoạt động và đặc tả của nó Trạng thái khởi đầu Trạng thái kết thúc Thanh đồng bộ ngang Mô tả thanh đồng bộ ngang Chuyển tiếp Quyết định Mô tả một lựa chọn điều kiện Các luồng Phân tách các lớp đối tượng khác nhau trong biểu đồ hoạt động Phân cách nhau bởi một đường kẻ dọc từ trên xuống dưới biểu đồ Biểu đồ THÀNH PHẦN Thành phần Mô tả một thành phần của biểu đồ, mỗi thành phần có thể chứa nhiều lớp hoặc nhiều chương trình con Mối quan hệ phụ thuộc giữa các thành phần Mỗi quan hệ giữa các thành phần(nếu có) Biểu đồ TRIỂN KHAI Các node (các thiết bị) Biểu diễn các thành phần không có bộ vi xử lý Các bộ xử lý Biểu diễn các thành phần có bộ vi xử lý Liên kết truyền thông TCP/IP Giao thức truyền thông TCP/IP thông qua kết nối mạng LAN LỜI MỞ ĐẦU Công việc quản lý là việc phổ biến và khá quan trọng trong xã hội hiện nay.Vì vậy chất lượng quản lý và giảm thiểu chi phí là mục tiêu cho các nhà quản lý. Để đạt mục tiêu đó, việc sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã trở nên khá phổ biến.Với một phần mềm quản lý cơ bản, nguồn nhân lực được giảm thiểu tối đa, tiết kiệm về kinh tế, bên cạnh đó tính chính xác cũng được đảm bảo hơn, dễ dàng trong việc quản lý. Lý do chọn đề tài. Trong thời đại hiện nay, ứng dụng tin học vào các ngành kinh tế góp phần quan trọng trong sự thành công và tăng trưởng của từng ngành. Đặc biệt là việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực quản lý của các hệ thống như bến xe, ngân hàng, công ty, trường học… đã giảm thiểu được số lượng phí đầu tư cho nguồn nhân công, đồng thời tăng hiệu quả tính chính xác trong việc quản lý. Trường đại học Điện Lực với số lượng sinh viên tương đối nhiều. Việc quản lý ký túc xá sinh viên của trường là rất khó khăn nếu không có sự ứng dụng của tin học. Vì vậy, để có thể quản lý được ký túc xá sinh viên một cách chặt chẽ và hiệu quả cần xây dựng một hệ thống quản lý bằng tin học. Đây là vấn đề rất cần thiết với nhà trường. Từ đó chúng em đi sâu nghiên cứu và xây dựng hệ thống “Quản lý ký túc xá”, cùng với sự hướng dẫn của thầy Lê Mạnh Hùng. Tên đề tài. Xây dựng “hệ thống quản lý ký túc xá”. Mục tiêu đề tài : Thay thế việc ghi chép trên số sách bằng cách nhập, xuất và lưu trữ thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn trên máy tính.Đáp ứng kịp thời thông tin khi người dùng cần đến.Tránh sai sót và giảm thiểu về thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc quản lý. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: - Quy trình quản lý sinh viên ở ký túc xá. - Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số lượng sinh viên trong ký túc xá, tình hình an ninh, tra cứu tìm kiếm sinh viên. Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý. 5 - Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban quản lý ký túc, đáp ứng yêu cầu quản lý của trung tâm dịch vụ trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai. - Đề tài được khảo sát thực tế tại ký túc xá trường đại học Điện Lực, 235 Hoàng Quốc Việt, Từ Liêm, Hà Nội. Phương pháp nghiên cứu. Phương pháp khảo sát áp dụng:  Phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp cô phụ trách quản lý ký túc xá, cô Nguyễn Thị Bình - quản lý ký túc xá trường Đại học Điện Lực, để thu thập thông tin và yêu cầu cần thiết cho hệ thống.  Quan sát: Qua quan sát trực tiếp tại trường Đại học Điện Lực: Quan sát được tổng quát hệ thống nhà ở ký túc xá và số phòng của mỗi khu nhà ở.  Tài liệu: Thu thập các tài liệu như: Hợp đồng thuê nhà ở, biên lai thu tiền phòng, danh sách tiền điện từng tháng. Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn. Phương pháp mô hình hóa hệ thống theo hướng đối tượng:  Hình dung hệ thống theo thực tế hay theo mong muốn của chúng ta.  Chỉ rõ cấu trúc hoặc ứng xử của hệ thống.  Tạo khuôn mẫu hướng dẫn nhà phát triển trong suốt quá trình xấy dựng hệ thống.  Ghi lại các quyết định của nhà phát triển để sử dụng sau này.  Làm công cụ cho phép mọi thành viên phát triển dự án có thể hiểu và làm việc với nhau. 6 CẤU TRÚC CỦA ĐỀ TÀI Lời nói đầu: Nêu rõ mục đích tại sao chọn đề tài này Chương 1: Tổng quan về ký túc xá trường Đại học Điện Lực. o Nhằm giới thiệu tổng quan về ký túc xá trường Đại học Điện Lực, bao gồm: Quy mô, cơ cấu tổ chức, chức năng từng bộ phận, cơ sở vật chất hiện tại của hệ thống quản lý ký túc xá. o Mô tả hoạt động của việc quản lý ký túc xá. o Nêu ra bài toàn cần tin học hóa và các yêu cầu cho phần mềm quản lý o Sơ bộ về quy trình nghiệp vụ của hệ thống đưa ra. Chương 2: Phân tích hệ thống o Đưa ra đặc tả yêu cầu của phần mềm. o Phân tích dữ liệu vào và các đặc tả yêu cầu, để nêu ra các biểu đồ use case, biểu đồ trạng thái giữa các đối tượng, biểu đồ lớp các đối tượng. Chương 3: Thiết kế hệ thống o Thiết kế các kiến trúc và hoạt động của các chức năng hệ thống. o Mô tả thành phần và triển khai của hệ thống. o Thiết kế cơ sở dữ liệu Chương 4: Chương trình o Giao diện chương trình. o Mô tả ngôn ngữ lập trình sử dụng và công nghệ sử dụng. o Tổng kết những kết quả đạt được và những ưu, nhược điểm của phần mềm xây dựng được. Kết luận: Tổng kết đề tài và lời cảm ơn. 7 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC 1.1. Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng. Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước đặt vấn đề hay nghiên cứu sơ bộ. Khảo sát thực tế để làm quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết. Để chúng ta đi vào phân tích và thiết kế một cơ sở dữ liệu hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng. 1.1.1. Mục đích khảo sát hiện trạng. Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần không phù hợp với nhu cầu của người sử dụng. Việc khảo sát nhằm để: - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống. - Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần nghiên cứu khắc phục. 1.1.2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng. Tìm hiểu môi trường kinh doanh, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống chủ quản của công ty. Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong công ty, sự phân cấp quyền hạn. Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý các thông tin trong công ty. Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng. Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai. Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết. Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. 1.2. Tổng quan ký túc xá trường Đại học Điện Lực. 1.2.1. Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Điện Lực. Tên trường: Trường Đại học Điện Lực. Địa chỉ: 235 Hoàng Quốc Việt – huyện Từ Liêm – Hà Nội. 8 Điện thoại: 04 2245 2662. Thư điện tử: thongtin@epu.edu.vn. Website: http://www.epu.edu.vn. Nhà trường có 2 nhiệm vụ chính cơ bản, đó là: 1. Đào tạo nhân lực có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có kiến thức và năng lực thực hành nghề nghiệp tương xứng với trình độ đào tạo, có sức khỏe, có năng lực thích ứng với việc làm trong xã hội, tự tạo việc làm cho mình và cho những người khác, có khả năng hợp tác bình đẳng trong quan hệ quốc tế, đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. 2. Tiến hành nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học và sản xuất, dịch vụ khoa học và công nghệ theo quy định của Luật Khoa học và Công nghệ, Luật Giáo dục và các quy định khác của pháp luật. Hàng năm số lượng tuyển sinh đại học và sau đại học chính quy của trường vào khoảng hơn 2700 sinh viên trong đó phần lớn là sinh viên ngoại tỉnh nên nhu cầu về nhà ở là rất lớn. Như vậy, mỗi năm các cán bộ ký túc phải quản lý hàng nghìn sinh viên. Phương pháp quản lý những sinh viên này được thực hiện theo phương pháp thủ công. Việc quản lý rất phức tạp và khó khăn nên cần được tin học hoá. Hiện tại, trường Đại học Điện Lực có 2 dãy nhà kí túc: Nhà H và nhà K với 59 phòng ở. Các phòng được sử dụng cho sinh viên học hệ chính quy và các học viên học tập ngắn hạn ở trường. Với nhà H thì 10 người/1 phòng hoặc 6 người/ phòng và giá là 250.000VNĐ/người/tháng = 1.250.000VNĐ/1kỳ. Với nhà K tối đa là 10 người ở và giá là 500.000VNĐ/người/tháng = 2.500.000VNĐ/1 kỳ. Mỗi phòng đều có công tơ điện riêng. Điện được miễn phí 8 số/người/tháng, nếu dùng quá thì trả thêm. Nước miễn phí. 1.2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý ký túc xá. Nhà ăn Ký túc xá Ban giám đốc 9 Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức ban quản lý ký túc xá. Chức năng quản lý của từng bộ phận • Ban giám đốc : Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động quản lý ký túc xá. • Nhà ăn : Phục vụ việc ăn uống cho sinh viên, nhân viên nhà trường và các thầy cô giáo. • Nhà nghỉ học viên : Quản lý học viên (học viên trong trường học với thời gian ngắn hạn có nhu cầu ở lại trong trường). 1.2.3. Mô tả hoạt động. • Đầu mỗi năm học, ban quản lý ký túc xá sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khả năng phòng ở của mỗi khu ký túc xá nhà trường. Đồng thời dựa vào danh sách sinh viên được ở lại ký túc xá cuối mỗi năm học tổng kết được, ban quản lý ký túc xá lên kế hoạch cho sinh viên ở ký túc xá (số lượng sinh viên cho phép đăng ký và tình trạng các phòng ở). Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên việc tiếp nhận sinh viên các khóa vào khu ký túc xá, phát mẫu đăng ký ở ký túc xá cho mỗi lớp. Do hạn chế về phòng ở ký túc xá không đủ đáp ứng toàn bộ lượng sinh viên nên luôn ưu tiên sinh viên thuộc diện chính sách và các sinh viên năm nhất. • Ban quản lý ký túc xá phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh viên đăng ký ở ký túc xá. • Ngày 25/5, ban quản lý thông báo cho sinh viên về việc đăng ký ở ký túc xá. Sau khi tiếp nhận các hồ sơ và phiếu đăng ký ở ký túc xá, ban quản lý xem xét hồ sơ và trả lời sinh cho sinh viên tối đa trong vòng 25 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên ở ký túc xá. Danh sách sinh viên được ở ký túc xá sẽ được thông báo ngày 20/6. o Trường hợp sinh viên đã đăng ký ở ký túc xá mà không được chấp nhận thì phải thông báo và nêu rõ lý do cụ thể. o Trong thời hạn tối đã 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được vào ký túc xá, ban quản lý ký túc xá sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết. Nhà nghỉ học viên 10 [...]... tại ký túc xá phải được thực hiện đúng theo lịch do ban quản lý ký túc xá đề ra Sau khi hoàn thành mọi thủ tục đăng ký, sinh viên tiến hành đóng lệ phí ở ký túc xá cho ban quản lý và nhận phòng và hợp đồng ở ký túc xá do ban quản lý ký túc xá cấp Tất các yêu cầu chuyển phòng của sinh viên trong ký túc xá phải được thông qua sự phê duyệt của ban quản lý ký túc xá Sinh viên thực hiện nghiêm túc các nội... có thể thực hiện quản lý sinh viên, quản lý phòng, quản lý tiền điện, tìm kiếm, thống kê và thực hiện quản lý các danh mục người dùng, kỷ luật, tham số, độ ưu tiên 2.1.2 Quản trị hệ thống (Admin) Admin là người có quyền thực hiện quản lý nhân viên và quản lý người dùng Đồng thời thực hiện được các chức năng quản lý trong hệ thống 2.1.3 Sinh viên Sinh viên là người thực hiện đăng kí ở kí túc xá với... lý kỉ luật với sinh viên đó 16 Nếu sinh viên có yêu cầu chuyển phòng, ban quản lý ký túc xá kiểm tra thông tin phòng trống và cập nhật thông tin chuyển phòng vào hồ sơ sinh viên, tình trạng phòng… Khi sinh viên muốn ngừng ở ký túc xá, ban quản lý ký túc xá xóa hồ sơ sinh viên và các thông tin liên quan Nếu sinh viên muốn tiếp tục ở ký túc xá khi hợp đồng hết hạn thì phải đăng ký lại cho ban quản lý. .. phí ký túc xá được ban giám hiệu quy định cụ thể là 250.000vnđ/1 • • • • • • tháng Đơn xin ở ký túc xá có giá trị trong 1 kỳ hoặc 1 năm tùy theo sinh viên lựa chọn đăng ký Sau mỗi học kỳ, trước khi nghỉ hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho ban quản lý ký túc xá Sinh viên muốn ở lại phải là đơn đăng ký gửi cho ban quản lý và phải được ban quản lý phê duyệt Việc đăng ký tiếp tục ở tại ký túc. .. sau: Sinh viên gửi thông tin đăng ký ở ký túc xá cho ban quản lý ký túc xá Bộ phận này kiểm tra thông tin đăng ký và kiểm tra tình trạng phòng Nếu hết phòng hoặc sinh viên không đủ điều kiện đăng ký (vi phạm kỷ luật kí túc xá trước đây) thì từ chối cho sinh viên ở kí túc xá Ngược lại, sinh viên nộp tiền phòng và lập hợp đồng cho sinh viên Trong thời gian ở ký túc xá, nếu sinh viên vi phạm kỉ luật thì... nhiều bất cập Trên thực tế hiện nay, kể từ khi sinh viên nhập trường và vào ở ký túc xá cho đến lúc ra trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá, mọi quy trình, thủ tục đều được thực hiện trên giấy tờ và sổ sách thủ công Với cách quản lý đó dẫn đến : - - Thiếu: Phương tiện quản lý Kém: Chu trình quá lâu, quản lý bằng tay nên khó khăn trong việc quản lý và tốn nhiều thời gian cũng như độ chính xác thấp Hệ thống... xử lý, đáp ứng yêu cầu: tin cậy, chính xác, an toàn, bí mật Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu nhập… Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện, nhanh chóng Khắc phục được các khuyết điểm của hệ thống cũ, quản lý thông tin kịp thời, tránh được việc phòng thừa ngưởi ở phòng thì thiếu 1.2.6 Xác định yêu cầu phần mềm quản lý ký túc xá • Yêu cầu người dùng Ban quản lý ký túc xá. .. Tiền phòng - Lớp Tiền phòng mô tả các đối tượng Tiền phòng do sinh viên đóng khi đăng kí ở - ký túc xá Các thuộc tính của lớp Tiền phòng thể hiện ở bảng sau : Thuộc tính ID MaSinhVien NienKhoa SoTienDong XacNhan Mô tả Mã sinh viên Niên khóa sinh viên đăng ký ở ký túc xá Số tiền đóng Xác nhận của ban quản lý ký túc xá 25 1.4.1.9 Lớp Chuyển phòng - Lớp Chuyển phòng mô tả các đối tượng là các lần Chuyển phòng... luật của sinh viên trong quá trình ở ký - túc xá Các thuộc tính của lớp Kỷ luật mô tả ở bảng sau: Thuộc tính ID MaSinhVien KyLuat ThoiGianXuLy Mô tả Mã sinh viên của sinh viên vi phạm kỷ luật Hình thức kỷ luật Thời gian tiến hành kỷ luật 1.4.1.5 Lớp Hợp đồng - Lớp hợp đồng thể hiện các đối tượng là Hợp đồng ở ký túc xá của Sinh viên lập - với ban quản lý ký túc xá Các thuộc tính của lớp Hợp đồng thể... viên trong ký túc xá phải được thông qua sự phê duyệt của ban quản lý ký túc xá Sinh viên thực hiện nghiêm túc các nội quy của ký túc xá đặt ra Mọi trường hợp vi phạm sẽ được ban quản lý ghi lại và tiến hành xử lý phạt hành chính hoặc cảnh cáo( nặng thì có thể bị đuổi khỏi ký túc xá) Tiền điện nước sinh hoạt của sinh viên được quy định rõ : o Miễn không thu tiền nước sinh hoạt của sinh viên o Mỗi phòng . và phương thức của lớp đó Quan hệ kiểu kết hợp Biểu diễn quan hệ giữa hai lớp độc lập, có liên quan đến nhau Quan hệ hợp thành Biểu diễn quan hệ bộ phận – tổng thể Quan hệ phụ thuộc Các lớp phụ. gồm tên hoạt động và đặc tả của nó Trạng thái khởi đầu Trạng thái kết thúc Thanh đồng bộ ngang Mô tả thanh đồng bộ ngang Chuyển tiếp Quyết định Mô tả một lựa chọn điều kiện Các luồng Phân tách. thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn trên máy tính.Đáp ứng kịp thời thông tin khi người dùng cần đến.Tránh sai sót và giảm thiểu về thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả công