Tiểu luận đào tạo và phát triển Đề tài : Xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo

Sơ đồ hệ thống lại quá trình đào tạo và phát triểnXác định nhu cầu đào tạo Chuyển đổi nhu cầu đào tạo thành mục tiêu đào tạo Thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu Lựa chọn p

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đề tài: XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÀO TẠO TIẾP THEO

TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 12 năm 2012ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đề tài: XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÀO TẠO TIẾP THEO

Danh sách sinh viên:

ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN

Trích yếu

rong thời buổi kinh tế đang gặp nhiều khó khăn như hiện nay, các công tymuốn vươn lên khẳng định vị thế của mình, ngoài việc xây dựng những chiếnlược kinh doanh hiệu quả thì luôn luôn cần thiết có được một đội ngũ lao động

có chất lượng Việc tạo ra được một đội ngũ lao động có chất lượng và sẵn sàng cốnghiến năng lực của mình cho công ty không phải là điều dễ dàng Chính vì vậy, một chínhsách đào tạo thích hợp là cơ sở vững chắc cho việc nâng cao năng lực, chất lượng làmviệc của nhân viên, tạo nền tảng động lực cho họ cống hiến năng lực của mình Tuynhiên, không phải một chính sách đào tạo nào cũng hợp lý và phù hợp cho toàn bộ nhânviên, chính vì vậy, trong quy trình đào tạo luôn có bước đánh giá quá trình đào tạo đểnhìn thấy được những nhân viên có năng lực phù hợp vượt qua kỳ đào tạo, và nhữngngười chưa vượt qua được Từ đó, công ty sẽ xây dựng một chính sách đào tạo lại dànhcho những nhân viên đó Và yếu tố quan trọng đầu tiên cho việc xây dựng chính sách đàotạo này là xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo

T

Với tập tài liệu nghiên cứu về đề tài Xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo, chúng

tôi - nhóm sinh viên trường đại học Mở TP Hồ Chí Minh hy vọng sẽ làm rõ, sáng tỏ hơn

về vấn đề này

Lời cảm ơn

Bước vào năm học thứ tư ở trường đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi

đã có những bước đi vững chắc hơn trong con đường rèn luyện bản thân Chúng tôi đượctiếp xúc với những kiến thức có liên quan nhiều hơn về chuyên ngành của mình Trong

đó có môn Đào tạo và phát triển được Th.s Vũ Thanh Hiếu giảng dạy Sự giúp đỡ nhiệt

tình của thầy đã giúp chúng tôi có một nền tảng kiến thức bổ ích và quan trọng để nhómchúng tôi hoàn thành bài tiểu luận này Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhấtđến Thầy đã giúp đỡ chúng tôi rất nhiều trong suốt thời gian qua

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, tuy nhiên do khả năng và thời gian có hạn nên khôngthể tránh khỏi sai sót Chúng tôi rất biết ơn và mong nhận được những ý kiến trao đổi từThầy và các bạn

Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành cám ơn!

Nhóm sinh viên thực hiện

Mục lục

1 Nhập đề

4

2 Sơ đồ hệ thống lại quá trình đào tạo và phát triển

5

3 Xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo

6

3.1 Khái niệm

6

3.2 Quá trình xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo

7

3.2.1 Phân tích tổ chức, nhiệm vụ, cá nhân để xét nhu cầu đào tạo tiếp theo

8

3.2.2 Xác định các lỗ hổng về các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức thực có

và các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức đòi hỏi

9

3.2.3 Lập danh sách các nhu cầu đào tạo ưu tiên

11

3.2.4 Thống kê những cơ hội cho nhu cầu đào tạo tiếp theo phù hợp

12

3.2.5 Đề xuất chương trình đào tạo, bao gồm khuyến nghị nhằm cải tiến

hình thức đào tạo Thiết kế chương trình đào tạo cho nhân viên: Định

12

4 Kết luận

18

5 Một số Tài liệu tham khảo

19

Và nằm trong bước tiếp theo của chương trình đạo tạo và phát triển đó là phải đào tạotiếp theo cho bộ phận này mà trước tiên là phải xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo Cầnphải nghiên cứu, thống kê được những cá nhân cần tham gia chương trình đào tạo tiếptheo, xác định những lỗ hổng gây nên sự chưa tương thích giữa cái có sẵn với yêu cầu vàtiến hành xác định nhu cầu đào tạo Qua bài tiểu luận này, nhóm chúng tôi xin góp phầnlàm rõ hơn về cách xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo.

Những mục tiêu cần hoàn thành:

 Mục tiêu 1: Nắm rõ các kiến thức về môn học, nghiên cứu sâu hơn về đề tàinghiên cứu

 Mục tiêu 2: Trình bày nội dung một cách rõ ràng, dễ hiểu

 Mục tiêu 3: Rèn luyện kỹ năng tìm kiếm và tổng hợp thông tin

 Mục tiêu 4: Rèn luyện kỹ năng viết tiểu luận và trình bày tiểu luận

 Mục tiêu 5: Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm

Sau khi tìm kiếm, thu thập tài liệu cần thiết, chúng tôi đã thống nhất và trình bàyhoàn chỉnh thành bài tiểu luận này

2 Sơ đồ hệ thống lại quá trình đào tạo và phát triển

Xác định nhu cầu đào tạo

Chuyển đổi nhu cầu đào tạo thành mục tiêu đào tạo

Thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu

Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp

Chuẩn bị cho người học làm quen với phương pháp giảng dạy – học, nội dung giảng viên

Đưa ra thông tin phản hồi giữa học viên và giảng viên

Đánh giá kết quả học tập

Xác định nhu cầu tiếp theo

3 Xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo

Sau khi đánh giá kết quả đào tạo, bộ phận chuyên trách sẽ nghiên cứu về tính hiệuquả của chương trình đối với cá nhân, sau đó sẽ lập nên một nhu cầu đào tạo tiếp theodành cho một bộ phận cá nhân nhỏ còn chưa phù hợp với chương trình

3.1 Khái niệm

Nhu cầu đào tạo tiếp theo là khoảng cách giữa những gì hiện có và những gì mongmuốn trong tương lai xét về khía cạnh thái độ của người quản lý và người lao động trongdoanh nghiệp

Xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo là quá trình thu thập và phân tích thông tinnhằm làm rõ nhu cầu cần cải thiện kết quả thực hiện công việc và xác định đào tạo hiện

có phải là giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc, khả năng phát triển với từng cán bộ,nhân viên cụ thể

Phân tích nhu cầu đào tạo tiếp theo là một quá trình mang tính hệ thống nhằm xácđịnh và xếp thứ tự các mục tiêu, định lượng các nhu cầu và quyết định các mức độ ưutiên cho các quyết định trong lĩnh vực đào tạo

Công tác đào tạo và huấn luyện phải giúp ích cho việc thực hiện mục tiêu củadoanh nghiệp, hay nói một cách khác là không có sự khác biệt giữa mục tiêu của doanhnghiệp với mục tiêu của việc đào tạo nhân viên Chính vì vậy nhu cầu đào tạo tiếp theonhân viên được xem xét bắt đầu từ nhu cầu của chính bản thân doanh nghiệp Muốn vậydoanh nghiệp phải tự trả lời các câu hỏi:

− Thách thức của môi trường kinh doanh đặt ra cho doanh nghiệp trong ngắn hạn

động đào tạo phải hướng tới việc thiết kế chương trình sao cho đáp ứng được yêu cầu củatừng đối tượng Nhu cầu đào tạo quyết định phương pháp đào tạo Không có bất kỳchương trình hay phương thức nào phù hợp với mọi nhu cầu Các chương trình đào tạođược chọn lựa trên cơ sở dung hoà mong muốn của các cá nhân với mục tiêu của doanhnghiệp, trong đó hiệu quả kinh doanh được đưa ra làm tiêu chí ảnh hưởng có tính quyếtđịnh Nhiều thất bại trong công tác phát triển nhân sự là nhiều doanh nghiệp chưa chútrọng đến hiệu quả đào tạo, không đánh giá được tác động của việc đào tạo tới quá trìnhthực hiện nhiệm vụ của mỗi nhân viên.

Nhu cầu đào tạo lại được đặt ra khi nhân viên đã được đào tạo nhưng lại chươngtrình đào tạo lại không phù hợp với những nhân viên đó hoặc không đem lại kết quả nhưmong đợi, vì thế, những nhân viên này tiếp tục được đào tạo lại nhằm có đủ những kỹnăng cần thiết để phục vụ cho công việc

3.2 Quá trình xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo

Để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo tiếp theo, cần:

− Phân tích tình hình thực tế của nhân viên và chương trình đào tạo có phù hợpvới nhân viên đó

− Xác định những chương trình đào tạo có thay đổi hay không và những thông tinnào hay những nhân viên nào cần thiết phải đào tạo lại

− Đánh giá xem mục tiêu muốn đào tạo lại những đối tượng nào và cách nào đểđạt hiệu quả tối đa

− Đánh giá nhu cầu đào tạo lại đúng thời điểm và quyết định những gì mà công ty

có thể và không thể cung cấp theo cách tiến hành đào tạo lại trong một tổ chức,tài trợ và cung cấp thời gian

− Đánh giá xem nhà tư vấn nào hoặc nhà cung cấp dịch vụ đào tạo lại nào có thểđáp ứng đưa ra quyết định về loại hình đào tạo lại phù hợp nhất đối với nhu cầuđào tạo lại của tổ chức

Việc đánh giá chất lượng đào tạo là cần thiết để kịp thời sàng lọc nhữngnhân viên không phù hợp với chương trình đào tạo đó để có những biện pháp thích

như chất lượng đào tạo.

3.2.1 Phân tích tổ chức, nhiệm vụ, cá nhân để xét nhu cầu đào tạo tiếp theo

3.2.1.1 Phân tích ở cấp độ tổ chức

Ở cấp độ này ta cũng có thể xem xét nhu cầu đào tạo tiếp theo dưới 2 góc độ là:

− Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

− Nhu cầu duy trì, phát triển của tổ chức doanh nghiệp

a) Hiệu quả hoạt động của tổ chức

Sau khi đã được đào tạo ở giai đoạn trước, năng suất lao động cũng như chấtlượng công việc của nhân viên vẫn không được cải thiện; mục tiêu, kế hoạch tổ chức vẫnchưa thực hiện được,…

Điều này cho ta thấy, liệu người nhân viên đã tham gia đào tạo ở giai đoạn trước

đã được cung cấp đầy đủ những kiến thức hoặc kĩ năng cần thiết để hoàn thành công việchay chưa? Hay là việc truyền đạt những kiến thức, kĩ năng đó có thực sự hiệu quả haykhông? Và những nhân viên này đã thực sự hiểu rõ về mục tiêu cũng như văn hóa của tổchức hay chưa?

b) Nhu cầu duy trì và phát triển tổ chức

Việc tổ chức doanh nghiệp có những kế hoạch để mở rộng và phát triển, đòi hỏinguồn nhân lực hiện tại cần có thêm những kiến thức và kĩ năng cần thiết để có thể đónggóp nhiều hơn vào sự phát triển của tổ chức Họ có thể trang bị thêm những kiến thức đểđảm nhiệm những trọng trách, vị trí cao hơn, cũng như để thực hiện những nhiệm vụ,mục tiêu mới trong chiến lược phát triển của tổ chức Cũng như cần có một đội ngũ nhânviên mới được đào tạo chính quy để có thể đảm nhiệm những vị trí hiện tại, tránh tìnhtrạng thiếu nhân lực khi tổ chức mở rộng hoạt động,

Ngoài ra, cũng cần xác định nhu cầu đào tạo của những nhân viên/bộ phận kháctrong tổ chức, mà họ chưa được tham gia quá trình đào tạo ở giai đoạn trước

3.2.1.2 Phân tích nhiệm vụ

Những kiến thức, kĩ năng được đào tạo ở giai đoạn trước đã đủ để đáp ứng yêu cầucủa công việc hay chưa? Những kĩ năng, kiến thức đã được đào tạo liệu có đáp ứng tốtyêu cầu công việc hay không? Kế hoạch mở rộng và phát triển tổ chức sẽ phát sinh thêmnhững nhiệm vụ và công việc mới  Cần thêm những kiến thức và kĩ năng gì để thựchiện tốt những công việc và nhiệm vụ đó?

3.2.1.3 Phân tích cá nhân

Ở góc độ cá nhân, ta cần xem xét các vấn đề sau:

− Thứ nhất, như đã nói ở trên, người nhân viên đã qua đào tạo đã thể hiện tốtnhững kiến thức và kĩ năng trong quá trình làm việc hay chưa?

− Năng suất làm việc của nhân viên sau đào tạo có chuyển biến theo hướng tíchcực hay không? Nếu không thì ta cần xác định nguyên nhân vì sao và tìm cáchkhắc phục

− Liệu quá trình đào tạo trước đó đã đáp ứng nhu cầu phát triển bản thân của nhânviên hay chưa? Họ có mong muốn được đào tạo thêm hay không?

− …

3.2.2 Xác định các lỗ hổng về các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức thực có

và các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức đòi hỏi

Sau khi thực hiện quá trình đào tạo, tổ chức doanh nghiệp và nhân viên có thể gặp

2 trường hợp như sau:

− Nhân viên áp dụng tốt những kiến thức đã được đào tạo vào công việc hiện tại,năng suất và chất lượng công việc được nâng cao

− Sau khi được đào tạo, kết quả công việc vẫn chưa đạt kết quả tốt như mong đợivì:

 Nhân viên vẫn chưa lĩnh hội và áp dụng tốt những gì đã được đào tạo vào côngviệc

 Các kiến thức, kĩ năng được đào tạo vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc

 Công việc phát triển và đòi hỏi thêm những kiến thức và kĩ năng cần thiết khác

− Xác định các lỗ hổng về các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức thực có vàcác kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức đòi hỏi: hầu hết thì mọi người thường hay nhầmlẫn giữa hai vấn đề này, vì vậy nên nhìêu người cứ lầm tưởng là chính họ hay bản thâncủa những người lao động đã có đầy đủ những điều kiện mà tổ chức đang cần, không cầnđào tạo thêm nữa để sau đó, sau những chương trình đào tạo thì tổ chức vần không cóđược nguồn nhân lực đạt yêu cầu, lúc đó lại phải đào tạo lại một lần nữa, điều này khiến

tổ chức khá tốn kém về mặt tiền bạc và thời gian Điều này là điều cấm kỵ mà không một

tổ chức nào mong muốn xảy ra Vì vậy, ta cần xác định rõ mục tiêu đào tạo là gì, lựcchọn đúng đối tượng cần đào tạo , xác định được những gì tổ chức đang cần để tiếp tụcđào tạo chứ không phải đào tạo những yếu tố mà tổ chức đang có và thật sự không cầnthiết

− Phân tích các nhu cầu và những lỗ hổng: chúng ta phải xác định được nhucầu đào tạo của tổ chức là gì, mục tiêu như thế nào một cách cụ thể, rõ ràng, xác định thờigian thực hiện Phân biệt rõ ràng giữa những yếu tố mà tổ chức đang cần với những gì

mà tổ chức đang có để tránh những sai lầm không đáng có (đào tạo sai đối tượng, sai nộidung, sai số lượng, sai thời gian, sai bộ phận )

3.2.3 Lập danh sách các nhu cầu đào tạo ưu tiên

Một chương trình đào tạo dù cho đã được chuẩn bị và có kế hoạch cụ thể, nội dungthu hút và phù hợp đến đâu thì vẫn không có gì có thể đảm bảo rằng tất cả nhân viên, họcviên đều sẽ đạt được kết quả tốt sau chương trình đào tạo Do đó, trong quy trình đào tạo,

hiển nhiên không thể thiếu bước xác định lại nhu cầu đào tạo tiếp theo Và việc lập rađược các nhu cầu đào tạo ưu tiên cũng là một trong các bước quan trọng của việc xácđịnh lại nhu cầu đào tạo tiếp theo này

Nhu cầu ưu tiên là những người có sự quan trọng hơn và cần thiết nhiều hơn trongmột tổ chức tại thời điểm phát sinh nhu cầu đào tạo tiếp theo Cũng có thể vì lý do chủquan hay khách quan mà những người đó, tạm gọi ở đây là các nhân viên, họ chưa vượtqua được quá trình đào tạo và cần đào tạo tiếp theo Nhưng vai trò của họ đối với bộ phậnnói riêng cũng như công ty nói chung là quan trọng và cần thiết, do đó, đối với nhữngnhân viên này, cần xác định nhu cầu ưu tiên để tiến hành đào tạo tiếp tục cho họ Để xácđịnh đâu là nhu cầu đào tạo ưu tiên, bộ phận đào tạo sẽ yêu cầu các bộ phận, phòng bankhác đang có nhân viên thuộc danh sách đào tạo tiếp theo cung cấp thông tin về vai trò,chức trách của những nhân viên đó, dựa trên cơ sở đó có thể xác định được họ có phải lànhững nhân viên nên được ưu tiên đào tạo tiếp theo hay không Cũng như chính sách đàotạo lần đầu tiên, việc xác định mục tiêu đào tạo là hết sức quan trọng

Mục tiêu đào tạo là những thái độ, kiến thức, kỹ năng nhất định mà nhân viên cầnđạt tới Một mục tiêu đào tạo phải SMART:

 Specific: Cụ thể

 Measurable: Đo lường được

 Achievable: Đạt đến được

 Relevant: Liên quan

 Time limited: Thời gian hữu hạn

Việc thiết lập mục tiêu đào tạo dựa trên nhu cầu đào tạo bao gồm:

− Phát biểu mục đích đào tạo: Người lao động cần biết các kỹ năng và hành vimới nào sẽ đạt được từ việc đào tạo

− Truyền thông đến người lao động: Bằng cách xua tan các mong đợi không thực

tế, người lao động sẽ nhận được các cảm giác rõ ràng về tình trạng hiện tại vàkết quả mong ước để đo lường tốt hơn sự tiến bộ cá nhân

việc đo lường trước mức độ mà người lao động nhận được một kỹ năng mongmuốn hay là có thể thực hiện một chức năng mong ước.

− Hỗ trợ trong việc lựa chọn các tài liệu, nội dung, phương pháp

− Trên cơ sở xác định rõ ràng đâu là nhu cầu ưu tiên và mục tiêu đào tạo, việc cònlại là tiến hành quy trình đào tạo đúng theo kế hoạch và đạt được hiệu quả đàotạo cao nhất

3.2.4 Thống kê những cơ hội cho nhu cầu đào tạo tiếp theo phù hợp

− Đánh giá số liệu thứ cấp trong Công ty về các khoá đào tạo phù hợp

− Lập danh sách những nhà chuyên môn trong và ngoài trung tâm về vấn đề này

− Thu thập kết quả về vấn đề đào tạo từ kết quả nghiên cứu bộ phận đánh giá

− Phỏng vấn các nhà chuyên môn về đào tạo

− Tìm kiếm trên mạng về các trường và tổ chức trong và ngoài nước

− Tóm tắt tất cả các cơ hội đào tạo đưa vào thống kê

3.2.5 Đề xuất chương trình đào tạo, bao gồm khuyến nghị nhằm cải tiến hình

thức đào tạo Thiết kế chương trình đào tạo cho nhân viên: Định rõ các nhu cầu đào tạo

3.2.5.1 Chu kỳ đánh giá nhu cầu đào tạo tiếp theo:

− Tiến hành đánh giá chất lượng đào tạo của những nhân viên tham gia đào tạothường xuyên

− Sàng lọc những nhân viên không đạt kết quả và không phù hợp với chươngtrình đào tạo

− Xem xét những nhu cầu thiết đối với những nhân viên không phù hợp vớichương trình đào tạo trước đó

− Xác định nhu cầu đào tạo lại cho các cá nhân và nhóm làm việc đối với các tiêuchuẩn ngành và nghề nghiệp

− Tiến hành phân tích chi phí/ lợi nhuận trước khi đưa ra bất kỳ chương trình đàotạo nào, đặc biệt là với chương trình đào tạo tiếp theo, do những nhân viên này

đã được đào tạo rồi