Đặc điểm của hoạt động thu-chi tiền mặt với kiểm toán hoạt động

KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THU-CHI TIỀN MẶT Đặc điểm hoạt động thu-chi tiền mặt với kiểm toán hoạt động 1.1 Định nghĩa, chức tiền tệ I) Định nghĩa: Tiền tệ hàng hóa đặc biệt tách làm vật ngang giá chung thống cho hàng hóa khác, thể lao động xã hội biểu quan hệ người sản xuất hàng hóa Chức năng: Tiền tệ hình thái giá trị hàng hóa, sản phẩm trình phát triển sản xuất, trao đổi hàng hóa kinh tế hàng hóa Đó vật ngang giá chung với chức bản:  Là thước đo giá trị;  Là phương tiện lưu thông, trao đổi;  Là phương tiện cất trữ;  Là phương tiện toán;  Là phương tiện trao đổi quốc tế tiền tệ giới Về hình thức, gắn với kế toán, kiểm toán, tiền tệ bao gồm:    Tiền mặt tồn quỹ( phản ánh tài khoản 111) Tiền gửi ngân hàng( phản ánh tài khoản 112) Tiền chuyển( phản ánh tài khoản 113) Do tiền tệ có đặc điểm chung gọn nhẹ, tiện lợi bảo quản, vận chuyển cất giữ nên tác nghiệp hoạt động kinh doanh liên quan đến tiền tệ chứa đựng nhiều rủi ro Để giảm thiểu rủi ro cần hạn chế tối đa lượng tiền mặt giao dịch đặc biệt bảo quản két Đồng thời với việc hạn chế rủi ro, cần có định hướng sử dụng tiền mặt có hiệu Khơng vậy, tiền tệ phản ánh quan hệ kinh tế tài mang ý nghĩa pháp lí nghiêm ngặt bên tham gia giao dịch Vì vậy, kiểm toán hoạt động thu-chi tiền mặt cần phải nghiên cứu đánh giá hiệu lực kiểm soát ( gồm cơng tác kiểm sốt đến máy kiểm sốt), hiệu sử dụng hiệu quản lí 1.2 Mơ tả quy trình thu-chi tiền mặt: a) Quy trình thu: Giải thích sơ đồ: A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền (1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên) (2) Trình kế tốn trưởng ký duyệt (3 liên) (3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên, lưu liên 1) (4) Chuyển liên 2, cho thủ quỹ (5) Thủ quỹ thu tiền ký nhận vào phiếu thu (2 liên) (6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) – người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ (8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt (9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt (10) (11) Chuyển phiếu thu cho phận liên quan ghi sổ, sau chuyển trả phiếu thu cho kế toán tiền mặt (12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu B – Kết thúc b) Quy trình chi: Đây quy trình giản lược quy trình thu-chi Trên thực tế, quy trình thu-chi diễn đa dạng, yêu cầu thẩm quyền xét duyệt thu-chi, thủ tục liên quan đến thi-chi luân chuyển chứng từ liên quan đến quy trình trình thay đổi cho phù hợp II) Kiểm soát nội thu-chi tiền: 2.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội a Khái niệm: Hệ thống kiểm soát nội tồn sách thủ tục kiểm soát ban giám đốc đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ hiệu hoạt động khả (IAS 400) Một vài khái niệm khác HTKSNB Khái niệm thứ : Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant – EAA) định nghĩa hệ thống kiểm soát nội sau : “Một hệ thống kiểm sốt tồn diện có kinh nghiệm tài lĩnh vực khác thành lập Ban quản lý nhằm : -Tiến hành kinh doanh đơn vị trật tự có hiệu quả; -Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh Ban quản trị; -Giữ an tồn tài sản; -Đảm bảo tính tồn diện xác số liệu hạch tốn, thành phần riêng lẻ hệ thống Kiểm soát nội coi hoạt động kiểm tra hoạt động kiểm tra nội Khái niệm thứ : Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant – AICPA) định nghĩa kiểm soát nội sau : “Kiểm soát nội bao gồm kế hoạch tổ chức tất phương pháp phối hợp đo lường thừa nhận doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có họ, kiểm tra phù hợp độ tin cậy liệu kế tốn, tăng cường tính hiệu hoạt động khuyến khích việc thực sách quản lý lâu dài” Khái niệm thứ : theo Liên đồn kế tốn quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC) : “Hệ thống kiểm soát nội kế hoạch đơn vị tồn phương pháp, bước cơng việc mà nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội trợ giúp cho nhà quản lý đạt mục tiêu cách chắn theo trình tự kinh doanh có hiệu kể việc tôn trọng quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát sai phạm gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, xác, lập báo cáo tài kịp thời, đáng tin cậy” Định nghĩa COSO đưa năm 1992:Kiểm sốt nội q trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lí nhằm thực mục tiêu đây: - Báo cáo tài đáng tin cậy - Các luật lệ quy định tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu hiệu Trong đó: - Kiểm sốt nội q trình, bởi: Hệ thống kiểm sốt nội khơng thủ tục hay sách thực vài thời điểm định mà vận hành liên tục tất cấp độ doanh nghiệp - Kiểm soát nội thiết kế vận hàng người: Vì Kiểm sốt nội khơng sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập,… mà phải bao gồm yếu tố người – Hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhân viên tổ chức Chính người định mục tiêu kiểm sốt thiết lập nên chế kiểm soát vận hành chúng Cụ thể: HĐQT nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu hệ thống cách liên tục Tất thành viên tổ chức đề tham gia vào quy trình - Không thể yêu cầu tuyệt đối thực mục tiêu Kiểm soát nội mà yêu cầu cung cấp đảm bảo hợp lí việc thực mục tiêu Nguyên nhân ln có khả tồn yếu xuất phát từ sai lầm người vận hành hệ thống kiểm sốt, dẫn đến việc khơng thực mục tiêu Việc kiểm soát nội làm ngăn chặn phát sai phạm đẩm bảo chắn không xảy sai phạm Bên cạnh đó, định kiểm sốt nội cịn tùy thuộc vào ngun tắc bản: đánh đổi lợi ích-chi phí, chi phí kiểm sốt khơng vượt q lợi ích mong đợi từ q trình kiểm sốt Vì vậy, kiểm sốt nội cung cấp đảm bảo hợp lí, khơng đảm bảo tuyệt đối mục tiêu thực - Mục tiêu: có mục tiêu xác định rõ ràng phân chia cho dạng HTKSNB:  Bảo vệ Tài sản tổ chức  Đảm bảo thông tin kế tốn xác tin cậy  Thúc đẩy hiệu hoạt động kinh doanh  Khuyến khích gắn bó cơng nhân viên sách cơng ty b Các phận cấu thành hệ thống Kiểm soát nội Theo COSO 1992, HTKSNB bao gồm yếu tố: (1) Môi trường kiểm soát (2) Đánh giá rủi ro (3) Hoạt động kiểm sốt (4) Thơng tin truyền thơng (5) Giám sát (1) Mơi trường kiểm sốt: Phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát thành viên đơn vị, tảng phận khác kiểm soát nội Các nhân tố chính: - Tính trực giá trị đạo đức: Nhà quản lý (NQL) cần xây dựng chuẩn mực đạo đức đơn vị cư xử đắn, NQL cần phải làm gương cho cấp việc tuân thủ chuẩn mực cần phải phổ biến quy định đến thành viên thể thức thích hợp - Đảm bảo lực: đảm bảo nhân viên có kỹ hiểu biết để thực nhiệm vụ Vì thế, NQL nên tuyển dụng nhân viên có kiến thức kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ giao - Hội đồng quản trị Uỷ ban kiểm toán: Nhiều nước giới, yêu cầu cơng ty cổ phần có niêm yết Thị trường chứng khoán cần thành lập Uỷ ban kiểm toán Uỷ ban không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trị việc thực mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, đảm bảo độc lập Kiểm toán nội với phân quản lý doanh nghiệp… Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005 quy định số loại hình cơng ty phải có Ban kiểm sốt trực thuộc Đại hội đồng cổ đơng đóng vai trị Uỷ ban kiểm toán - Cơ cấu tổ chức: phân chia trách nhiệm quyền hạn phận đơn vị, cấu phù hợp sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát giám sát hoạt động Cơ cấu tổ chức thể qua sơ đồ tổ chức, cần phù hợp với quy mô đặc thù hoạt động đơn vị - Cách thức phân định quyền hạn trách nhiệm: Phân định quyền hạn trách nhiệm xem phần mở rộng cấu tổ chức, cụ thể hóa quyền hạn trách nhiệm thành viên hoạt động đơn vị, giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ hành vi họ ảnh hưởng đến tổ chức Do đó, đơn vị cần thể chế hóa văn quyền hạn trách nhiệm phận nhân viên đơn vị - Chính sách nhân sự: Là sách thủ tục NQL tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… NQL chọn nhân viên có đủ lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt góp phần lớn đến hữu hiệu hiệu mơi trường kiểm sốt (2) Đánh giá rủi ro: Đối với hoạt động đơn vị có phát sinh rủi ro khó kiểm sốt tất Vì vậy, NQL phải đánh giá phân tích nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho mục tiêu khơng đạt cố gắng kiểm sốt để tối thiểu hóa tổn thất rủi ro gây - Xác định mục tiêu đơn vị: Mục tiêu điều kiện tiên để đánh giá rủi ro Rủi ro xác định rủi ro tác động khiến cho mục tiêu có khả khơng thực - Nhận dạng rủi ro: Rủi ro tác động đến tổ chức mức độ toàn đơn vị (sự đổi kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, cải tiến sản phầm, sách nhà nước…) hay ảnh hưởng đến hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) liên quan đến mức độ rộng NQL sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích liệu, rà sốt hoạt động thường xun Với doanh nghiệp nhỏ, NQL tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, buổi họp nội - Phân tích đánh giá rủi ro: Đây cơng việc phức tạp rủi ro khó định lượng có nhiều phương pháp khác Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả xảy rủi ro biện pháp sử dụng đối phó với rủi ro (3) Hoạt động kiểm sốt: Những sách thủ tục để đảm bảo cho thị NQL thực - Phân chia trách nhiệm: Mục đích nhân viên kiểm sốt lẫn Ví dụ thủ quỹ kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức bảo quản tài sản,… - Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: Để thơng tin đáng tin cậy cần thực nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ việc phê chuẩn nghiệp vụ Quan trọng kiểm sốt chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách việc phê chuẩn loại nghiệp vụ phải đắn - Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều số sách kế toán tài sản có thực tế bắt buộc phải thực định kỳ Điều tra nguyên nhân, qua phát yếu tồn đơn vị Hoạt động thực cho loại sổ sách tài sản, kể ấn đánh số thứ tự trước chưa sử dụng, hạn chế nhân viên không phận tiếp cận phần mềm, tài sản đơn vị… - Phân tích rà sốt: xem xét lại việc thực cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà soát phát vấn đề bất thường, để thay đổi kịp thời chiến lược kế hoạch, điều chỉnh thích hợp (4) Thơng tin truyền thông: Hệ thống thông tin đơn vị xử lý máy tính, qua hệ thống thủ công kết hợp hai, miễn bảo đảm yêu cầu chất lượng thông tin thích hợp, cập nhật, xác truy cập thuận tiện Trong đó, cần ý khía cạnh sau: - Mọi thành viên đơn vị phải hiểu rõ cơng việc mình, tiếp nhận đầy đủ xác thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với thành viên khác sử dụng phương tiện truyền thông đơn vị - Các thơng tin từ bên ngồi phải tiếp nhận ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có phản ứng kịp thời Trong hệ thống thơng tin (HTTT), hệ thống thơng tin kế toán phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế tốn tài HTTT kế tốn quản trị, tổng hợp ghi nhận tất kiện kinh tế phát sinh Hai phận phần lớn sử dụng chung liệu đầu vào sản phẩm đầu khác Kiểm toán viên thường ý đến hệ thống thơng tin kế tốn tài (5) Giám sát: Là trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội Xác định KSNB có vận hành thiết kế hay khơng có cần sửa đổi cho phù hợp với thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên (tiếp cận ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, biến động bất thường…) hay định kỳ (các kiểm toán định kỳ kiểm toán viên nội bộ, KTV độc lập thực hiện) 2.2 Kiểm soát nội hoạt động thu-chi tiền a Mơi trường kiểm sốt Cơ cấu tổ chức phịng kế toán: 1, Nhiệm vụ Kế toán trưởng : - Là người lãnh đạo cao phòng, chịu trách nhiệm trước TGĐ công ty tất hoạt động phịng phụ trách - Kế tốn trưởng có trách nhiệm quản lý chung, trơng coi (kiểm sốt) hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế tốn Phải nắm tồn tình hình tài cơng ty để tham mưu cho giám đốc định sách kế hoạch tài cơng ty 2, Nhiệm vụ Kế toán tổng hợp : · Tập hợp số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định nhà nước Công ty · Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành qui định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lý tiền hàng · Phối hợp kiểm tra khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch duyệt, tổng hợp phân tích tiêu sử dụng chi phí, doanh thu cơng ty bảo đảm tính hiệu qủa việc sử dụng vốn · Thực nhiệm vụ khác Kế tốn trưởng phân cơng 3, Nhiệm vụ kế toán toán : · Lập chứng từ thu- chi cho khoản tốn cơng ty khách hàng khoản toán nội Phản ánh vào sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ · Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng công ty hàng ngày cuối tháng.Theo dõi khoản tạm ứng · Tiếp nhận chứng từ tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chúng từ · Thực nhiệm vụ kế tốn trưởng phân cơng · Thực lưu trữ chứng từ, sổ sách, công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ Nhiệm vụ thủ quỹ: · Hàng ngày, vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi ngày · Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán toán để đối chiếu lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt Nhiệm vụ kế tốn phần hành khác: Sơ đồ phịng kế tốn điển hình: Về tổ chức máy quản lí liên quan tới tiền mặt cần đặc biệt quan tâm tới tổ chức theo hướng tạo điều kiện tự kiểm soát thường xuyên hữu hiệu theo hướng: Một phân công phân nhiệm: Phân công phân nhiệm bước quan trọng hệ thống KSNB nhằm bảo vệ tiền mặt Nó hiểu cơng việc nhân viên khơng nên có trùng lặp với công việc nhân viên khác để cung cấp sở đáng tin cậy đánh giá công việc Phân công phân nhiệm phương pháp hữu hiệu để quy rõ trách nhiệm cá nhân cho tác nghiệp cụ thể nhằm nâng cao trách nhiệm quản lí, thu, chi tiền Hai ủy quyền phê chuẩn: Nguyên tắc đòi hỏi nghiệp vụ phát sinh tùy vào nội dung kinh tế tính trọng yếu khoản mục mà yêu cầu phê chuẩn, ủy quyền phù hợp Sự ủy quyền cần phải có văn đạo rõ ràng để người ủy quyền hiểu trách nhiệm, quyền hạn xét duyệt thu chi Ví dụ: Trong doanh nghiệp kinh doanh, thẩm quyền duyệt chi tùy thuộc vào điều lệ, quy định cơng ty Trong hành nghiệp( trường đại học) thẩm quyền duyệt chi là:  Kế toán toán: khoản chi thường xuyên 5.000.000VNĐ  Trưởng phòng TC: khoản chi thường xuyên từ 5.000.000 VNĐ tới 20.000.000VNĐ  Hiệu trưởng: Các khoản chi thường xuyên có số tiền từ 20.000.000 VNĐ trở lên khoản chi không thường xuyên Ba nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nhằm mục đích nhân viên bị hạn chế quyền kiểm soát chu trình luồng tiền Ngun tác địi hỏi phải có tách bạch giữa:  Thủ quỹ với người ghi sổ kế toán  Người phụ trách công nợ với thủ quỹ  Người điều hòa tài khoản ngân hàng với người phụ trách thu chi thông thường  Thủ quỹ với người xét duyệt chi tiêu… Bốn trì mối liên hệ nhân viên tham gia vào công đoạn trình thu-chi tiền: nhằm bảo đảm tính thận trọng, nâng cao trách nhiêm nhân viên Năm tận dụng tối đa trợ giúp máy tính b Đánh giá rủi ro cơng tác kiểm soát: b.1 Đối với hoạt động cất trữ tiền mặt: Rủi ro Kiểm soát -Xây dựng hệ thống chứng từ, phân công phân nhiệm Gian lận trộm cắp khoản theo hướng kiểm soát lẫn nhân tiền doanh nghiệp từ bên thứ ba viên từ thành viên công ty -Thực triệt để nguyên tắc bất kiêm nhiệm thủ quỹ với người xét duyệt chi tiêu -Hạn chế thành viên tiếp xúc trực tiếp với két tiền mặt -Hạn chế nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi tiền ngân hàng) -Thực niêm phong, kiểm kê định kì đột xuất phát thấy gian lận -Thực luân chuyển cán định kì -Thuê chuyên gia, tổ chức cung cấp dịch vụ Xác định độ thật giả tiền đảm bảo nhằm phát hiện, xác minh độ thật giả khoản thu tiền mặt, kim loại, đá quý -Hạn chế toán tiền mặt với khoản tiền liên quan đến vàng bạc, ngoại tệ với số lượng lớn -Có biện pháp bảo vệ thích hợp phù hợp với môi Rủi ro cất trữ di chuyển tiền mặt trường xung quanh đơn vị -Có phương tiện hỗ trợ trình cất trữ, di chuyển tiền -Quy định rõ trách nhiệm, chuyển giao trách nhiệm nhân viên thực cất trữ di chuyển tiền -Hạn chế lượng tiền mặt tồn quỹ di chuyển - Phân nhiệm : kế toán – thủ quỹ – duyệt chi - Đối chiếu số dư tiền sổ sáh với số phụ ngân hàng Ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư tiền - Đối chiếu sổ kế toán với sổ quỹ b.2 Đối với hoạt động thu tiền mặt: Rủi ro Các khoản nợ khơng thu hồi Kiểm sốt - Cần có tiêu chuẩn để xác định đối tượng đủ tiêu chuẩn cho nợ - Thiết lập lộ trình thu nợ định kì, đồng thời đánh giá khả thu hồi nợ định kì - Hạn chế cho nợ khoản nợ q lớn có quy trình đánh giá riêng trước cho nợ - Kiểm tra đột xuất điểm thu tiền Khơng xuất hóa đơn cho khách hàng - Thành lập điểm thu tiền tập trung nhằm biển thu doanh thu( thường - Thiết lập quy chế sử lí rõ ràng, hiệu lực lĩnh vực dịch vụ) - Cần có quy trình ln chuyển chứng từ, kí nháy phù Khoản chiết khấu sai quy định hợp - Giảm thiểu khối lượng tiền mặt giao dịch Sai sót kiểm đếm, độ thật giả - Có phận chuyên trách xác định thật giả tiền khoản tiền thu có hỗ trợ công cụ b3 Đối với hoạt động chi tiền mặt: Rủi ro Chi sai mục đích, vượt định mức cho phép + Chi không nhu cầu, khơng cần chi chi (lãng phí) + Chi q nhiều thực khoản chi khơng nhiều (mất cắp, biển thủ, …) + Chi nhiều thời gian dài làm cho tiền công ty bị lạm dụng Chi nhiều lần cho hóa đơn Chi khống Không đáp ứng nhu cầu chi trả đến hạn/sử dụng hiệu số dư tiền III) Kiểm soát - Quy định rõ ràng định mức khoản mục, chi phí phát sinh phổ biến, trường hợp đặc biệt cho quy trình kiểm sốt riêng - Quy rõ trách nhiệm cá nhân, tập thể xét duyệt chi thực chi tiêu sai quy định để có biện pháp xử lí - Đăng ký chữ ký phê duyệt khoản chi tiền ngân hàng - Các khoản chi phải có chứng từ đầy đủ trước phê duyệt - Đóng dấu “ĐÃ CHI” vào chừng từ -Có quy trình xét duyệt, thủ tục xuất tiền rõ ràng, minh bạch -Phân loại chi phí phù hợp nhằm tập trung giao dịch có liên quan mục -Thực kiểm tra kiểm soát với khoản phát sinh lạ chi phí lặp lặp lại bất thường -Xem xét độ thật giả hóa đơn yêu cầu chi - Kế hoạch tiền mặt cân đối khoản thu chi - Kế hoạch cân đối nhu cầu sử dụng ngoại tệ - Ký quỹ/các nghiệp vụ tương lai Chỉ dẫn kiểm toán hoạt động thu, cất trữ chi tiền mặt 3.1 Chỉ dẫn kiểm toán tiền mặt tồn quỹ Tiền mặt tồn quỹ kết tổng hợp không nhiều mặt hoạt động thu-chi tiền mặt nói riêng mà cịn phản ánh hiệu lực hiệu quản lí hoạt động tài nói chung qua định hướng đắn trì mức tồn quỹ hợp lí, an tồn hiệu Vì kiểm tốn tiền tiền mặt tồn quỹ thường đối tượng lựa chọn điểm bắt đầu cho việc đánh giá khái quát hoạt động thu-chi tài Cách thức thực hiện: thực đồng thời việc khóa sổ với việc kiểm kê quĩ Trong trường hợp có dấu hiệu vi phạm quản lí tiền mặt phát lệnh kiểm tốn đột xuất, niêm phong… theo chu trình sau: Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê:  Phát lệnh kiểm kê  Niêm phong  Lập cam đoan( thủ quỹ: tiền két doanh nghiệp( sở dẫn liệu: quyền nghĩa vụ); kế toán tiền mặt: nghiệp vụ cập nhật đến ngày kiểm kê( sở dẫn liệu: tính đầy đủ)) Bước 2: Thực kiểm kê:      Mở niêm phong két Phân loại, đánh giá loại tiền( xác định độ thật giả loại tiền) Kiểm đếm loại tiền Lập bảng kê cho loại tiền Đối chiếu với sổ quỹ Bước 3: Hoàn tiền vào két, trả lại chứng từ:  Lập cam đoan(Kế toán nhận lại đủ chứng từ, thủ quỹ nhận đủ tiền) Bước 4: Lập biên kiểm kê Các yêu cầu quản lý tiền mặt tồn quỹ mà kiểm toán viên cần quan tâm: Một là, đảm bảo an toàn cất trữ di chuyển tiền mặt: Hiệu lực: I.01: Hiệu lực q trình điều hành • I.01.01: Mức sát thực rõ ràng mục tiêu hoạt động  Định mức tồn quỹ tiền mặt két trung tâm két sở  Có phương tiện đảm bảo cho cất trữ di chuyển( hệ thống camera, ô tơ hộ tống di chuyển…  Có đủ nhân lực phục vụ cất trữ di chuyển tiền • • I.01.02: Mức cụ thể, thiết thực chế điều hành  Có quy trình cất trữ, phân loại tiền tệ phù hợp  Hàng ngày thủ quỹ có kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán quỹ tiền mặt I.01.03 Mức tuân thủ nguyên tắc kiểm soát tổ chức  Có phân cơng phân nhiệm, chuyển giao trách nhiệm cất trữ di chuyển tiền mặt  Đảm bảo tính độc lập người điều hịa tài khoản ngân hàng với hoạt động thu chi thông thường I.02 Mức kiểm sốt qua hệ thống thơng tin: •     • • I.02.01: Mức kiểm soát qua hệ thống chứng từ: Các chứng từ có kí nháy đầy đủ, phê chuẩn thẩm quyền Có chứng từ báo động vượt định mức sử dụng tiền mặt Có chu trình ln chuyển chứng từ Các nghiệp vụ có cập nhật kịp thời qua hệ thống chứng từ I.02.02( tương tự) I.02.03(tương tự) I.03 Mức tồn dụng thơng tin •   • • I.03.01 Mức tồn dụng thơng tin cập nhật qua chứng từ Mức sử dụng đầy đủ thông tin chứng từ vào ghi sổ tiền mặt Mức sử dụng đầy đủ thông tin chứng từ vào xác định định mức tồn quỹ tiền mặt I.03.02 Tương tự I.03.03 Tương tự Hiệu quả: II.02 Sức sinh lời  Lượng tiền mặt tồn quỹ dư nhiều làm khả sinh lời tiền lãi  Lợi nhuận ròng hàng năm nhờ thu hồi tiền mặt sớm Công thức: B=(Cs*r)-F B : Lợi nhuận ròng Cs : Số tiền thu hồi sớm r : Lãi suất tiền gửi F : Chi phí để trì hệ thống thu hồi tiền II.03 Mức tiết kiệm:  Lượng tiền mặt tồn quỹ có đáp đáp ứng đủ tốn  Mức lãng phí từ việc thu-chi, tốn tiền mặt mà khơng dùng tiền gửi Hiệu III.01 Mức đảm bảo nguồn lực so với yêu cầu mục tiêu đặt  Có đủ nhân lực phục vụ yêu cầu cất trữ, di chuyển tiền mặt so với mục tiêu  Có đủ phương tiện phụ vụ cất trữ, di chuyển tiền mặt so với mục tiêu( số lượng ô tô áp tải di chuyển, đủ không gian két cho cất trữ) III.02 Mức phù hợp kết so với mục tiêu đặt  Tỉ lệ thất thoát, nhầm lẫn cất trữ, di chuyển tiền mặt  Tổn thất định mức tồn quỹ tiền mặt cao  Tổn thất khả toán III.03 Mức động phận điều hành  Sử dụng hệ thống tốn, chuyển tiền thích hơp  Sử dụng hồi phiếu mua hàng nhằm hoãn thời gian chi trả tiền nhằm giảm thiểu số lần xuất dùng tiền mặt Hai là, chia sẻ rủi ro trách nhiệm quản lí tiền mặt Được hiểu việc mua bảo hiểm tiền mặt để công ty bảo hiểm tư vấn cho đơn vị biện pháp thích hợp hữu hiệu để phịng ngừa, phát kịp thời nhằm giảm thiểu rủi ro Hoặc thuê tổ chức cá nhân xác định độ thật giả tiền Hiệu lực(Quan trọng nhất): Chú trọng (I.01.03) phân định trách nhiệm phát hiện, xử lí gian lận liên quan đến nhầm lẫn, thật giả tiền Hiệu quả: Chú trọng (II.03) đến chi phí bỏ để thuê tư vấn mối tương quan với khoản mục tiền Hiệu năng: Chú trọng (III.03) đến mức động phận điều hành việc tìm kiểm nhà cung cấp dịch vụ phù hợp đảm bảo với hoạt động đơn vị Ba là, giảm thiểu mức tiền mặt tồn quỹ di chuyển Hiệu lực(quan trọng nhất): Chú trọng(I.01.01) đến đảm bảo khả toán nhanh đơn vị Hiệu quả: Chú trọng(II.02) sức sinh lời tiền đưa vào lưu thông và; Lựa chọn phương thức chuyển tiền phù hợp: ( B : lợi nhuận lựa chọn cơng cụ chuyển tiền thích hợp mang lại S : độ lớn khoản tiền cần chuyển i : tỷ lệ sinh lời thu ngày tiền đưa vào đầu tư : thời gian tiết kiệm chuyển tiền nhanh : chênh lệch chi phí cơng cụ chuyển tiền Hiệu năng: Chú trọng(III.03) mức động phận điều hành xếp điểm cất trữ, toán bù trừ làm giảm tối đa mức tiền mặt tồn quỹ Bốn là, đánh giá khoản tiền tiềm Các khoản tiền tiềm không nằm tiền lãi nằm hoạt động tạo khoản tiền lãi, kể kinh doanh cổ phiếu Hiệu năng( quan trọng nhất): Chú trọng (III.03) động phận điều hành khai thác tối đa khoản tiền tiềm Hiệu quả: Chú trọng(II.03) mức tiết kiệm đảm bảo khả toán 3.2 Chỉ dẫn kiểm toán hoạt động thu tiền Thu tiền mặt hiểu đơn giản khoản tiền nhập vào két đơn vị thời điểm xác định.Tuy nhiên góc độ quản lí, thu tiền mặt cịn q trình chuyển giao trách nhiệm bên có liên quan Để phát huy tối đa ưu việt tiền mặt đồng thời giảm thiểu rủi ro quản lí cần xem xét chi tiết theo địa điểm phát sinh, theo nguồn thu cụ thể Cơ sở xây dựng tiêu chí tiến hành đánh giá hoạt động thu: Thứ nhất, hình thức trình tự thực hoạt động thu tiền:Đơn vị cần thực hình thức:  Một là, sử dụng phiếu có đánh số thứ tự liên tục phát hành đồng thời nhiều  Hai là, ghi lại giao dịch quầy tính tiền loại phiếu phát hành thay cho việc nhận tiền trực tiếp Thứ hai, thời điểm lập chuyển giao giấy tờ thu tiền: Đảm bảo hiệu lực tối đa thông tin trình tự điều hành hoạt động thu tiền Thứ ba, gắn giải tỏa trách nhiệm quản lý với trình thu tiền: Mỗi nghiệp vụ thu tiền đồng thời bước thiết lập trách nhiệm thay trách nhiệm tồn Thứ tư, đảm bảo mục tiêu hợp lí hiệu thu tiền: Mục tiêu hướng tới sử dụng tối đa quyền thu tiền để định hướng xử lý nhanh chóng, hợp lí, hợp tình tình cụ thể tạo khả tăng nguồn thu thu nhanh, thu đủ nguồn thu Thứ năm, tổ chức hợp lí điểm thu tiền: Số điểm thu với số đông nhân viên đảm bảo việc phục vụ khách hàng Thứ sáu, tách biệt hoạt động thu chi: Các khoản chi áp lực cho khoản thu, tách biệt hai hoạt động vừa giảm áp lực khơng đáng có, vừa tạo điều kiện quản lí tốt Thứ bảy, cập nhật kế toán thu ngân trung tâm: Tiền bảo quản phân tán trở thành tiền nhàn rỗi, chí giá thay đổi tỉ giá( ngoại tệ, tín phiếu) trái với mục tiêu an tồn hiệu quản lí tiền mặt Thứ 8, ổn định thủ tục bàn giao trách nhiệm việc chuyển tiền: Mỗi nghiệp vụ chuyển tiền gắn với việc chuyển trách nhiệm bên giao cho bên nhận tiền Đặc biệt đối tượng chuyển giao lại tiềm ẩn rủi ro từ khả gian lận, thất thoát Thứ 9, tách biệt trách nhiệm người chịu trách nhiệm trực tiếp với người kiểm soát Theo đinh hướng trên, tiêu chí việc đánh giá hoạt động thu tiền: I Hiệu lực I.01 Hiệu lực trình điều hành I.01.01 Mức sát thực, rõ ràng mục tiêu hoạt động  Bảo đảm đủ số lượng nhân viên thực thu tiền  Định mức chiết khấu toán định mức khoản nợ hạn cho nhân viên thu tiền…  Điều kiện cho khoản nợ toán  I.01.02 Mức cụ thể, thiết thực chế điều hành Cơ cấu phận thu tiền  Các hình thức trình tự thực hoạt động thu tiền( Sử dụng phiếu thu có đánh số thứ tự phát hành nhiều bản.2 Ghi lại giao dịch quầy tình tiền…)  Thời điểm lập chuyển giao giấy tờ thu tiền I.01.03 Mức tuân thủ nguyên tắc kiểm soát tổ chức  Bất kiêm nhiệm thu với chi  Bất kiêm nhiệm người thu tiền với người ghi sổ, thủ quỹ, người ghi nhận doanh thu  Giải tỏa trách nhiệm quản lí với q trình thu tiền  Ủy quyền thu rõ ràng  Tách biệt trách nhiệm người chịu trách nhiệm trực tiếp với người kiểm soát I.02 Mức kiểm sốt qua hệ thống thơng tin • • • I.02.01 Mức kiểm soát qua hệ thống chứng từ  Các phiếu thu đối chiếu, kí duyệt  Các khoản thu thời gian quy định  Các khoản thu tiền phân loại  Các khoản thu tiền ghi sổ thực tế nhận  Khoản chiết khấu xét duyệt  Cập nhật kế toán thu ngân trung tâm I.02.02 Tương tự I.02.03 Tương tự I.03 Mức toàn dụng thơng tin • I.03.01 Mức tồn dụng thơng tin cập nhật qua chứng từ  Mức toàn dụng thông tin qua chứng từ vào ghi sổ  Mức tồn dụng thơng tin qua chứng từ để phát xử lí trường hợp biển thủ doanh thu  Mức tồn dụng thơng tin qua chứng từ để phát xử lí trường hợp kéo dãn thời gian thu với thời gian ghi sổ kế toán  Mức tồn dụng thơng tin tạo sở tin cậy cho quản lí I.03.02 Tương tự I.03.03 Tương tự Hiệu • • II II.01 Sức sản xuất • II.01.01 Sức sản xuất chi phí  Doanh thu thu tiền mặt bình quân đồng chi phí tiền lương  Doanh thu thu tiền mặt bình qn đồng chi phí tài sản cố định II.01.02 Sức sản xuất lao động  Doanh thu thu tiền mặt bình quân nhân viên  Số lượng giao dịch tiền mặt bình quân nhân viên II.01.03 Sức sản xuất tài sản cố định  Thời gian sử dụng hiệu tài sản cố định phục vụ thu tiền II.03 Mức tiết kiệm  Mức tiết kiệm từ việc yêu cầu toán ngay, cách thức toán phù hợp  Mức tiết kiệm từ việc tổ chức hợp lí điểm thu tiền III Hiệu III.01 Mức đảm bảo nguồn lực so với mục tiêu đặt  Có đảm bảo đủ số nhân viên thu tiền so với mục tiêu ban đầu  Có đảm bảo đủ số điểm thu tiền  Có đảm bảo đủ trang thiết bị phụ vụ thu tiền III.02 Mức phù hợp kết so với mục tiêu đặt  Có đảm bảo kế hoạch doanh thu mục tiêu  Có đảm bảo tỉ lệ chiết khấu mục tiêu  Các khoản phải thu tiền mặt có thời gian đủ số lượng III.03 Mức động phận điều hành  Có tích cực, động sử dụng hợp lí chiết khấu tốn làm đẩy nhanh q trình thu tiền  Có chủ động xác định đối tượng nợ chưa toán tiền 3.3 Chỉ dẫn kiểm toán hoạt động chi tiền Chi tiêu tiền mặt trình sử dụng tiền mặt tồn quỹ từ nguồn thu vào việc mua sắm, đầu tư, chi trả khoản chi phí doanh nghiệp Với nghiệp vụ chi tập trung vào tính minh bạch qua kiểm sốt định mức hay mức duyệt chi có phân quyền rõ ràng… Vì với hoạt động nên tập trung đánh giá hiệu lực kiểm soát nội Căn xây dựng tiêu đánh giá: Một là, đảm bảo tính hiệu lực thủ tục chi tiêu Hai là, cần phân cách rõ ràng hoạt động thu với hoạt động chi hoạt động chi với Ba là, không bỏ qua khoản chi tiêu nhỏ lẻ trực tiếp Bốn là, đảm bảo hiệu lực quản lí séc Năm là, phân cấp phân công trách nhiệm rõ ràng hợp lý quản lý chi Theo đinh hướng trên, tiêu chí việc đánh giá hoạt động chi tiền: I Hiệu lực I.01 Hiệu lực trình điều hành I.01.01 Mức sát thực, rõ ràng mục tiêu hoạt động  Định mức chi tiền cho hoạt động  Tỉ lệ tạm ứng cho loại nghiệp vụ  Định mức duyệt chi rõ ràng cụ thể I.01.02 Mức cụ thể, thiết thực chế điều hành  Trình tự xét duyệt chi tiêu cho tạm ứng  Trình tự xét duyệt chi tiêu cho phận  Không bỏ qua khoản chi tiêu nhỏ lẻ mà có quy trình kiểm sốt phù hợp  Quản lí séc tránh chuyển đổi séc sang tiền  Mỗi khoản chi tiêu cần quản lí kiểm sốt riêng biệt I.01.03 Mức tuân thủ nguyên tắc kiểm soát tổ chức  Tách biệt hoạt động thu với hoạt động chi  Phân cấp phân công trách nhiệm rõ ràng, hợp lí quản lí chi  Bất kiêm nhiệm người xét duyệt chi với người tham gia hợp đồng làm phát sinh chi phí chi liên quan I.02 Mức kiểm soát qua hệ thống thơng tin • • • I.02.01 Mức kiểm sốt qua hệ thống chứng từ  Bảo đảm chứng từ chi chi lần  Các phiếu chi có đủ chữ kí nháy người có thẩm quyền tương xứng  Kiểm soát thời gian chi tiền  Phân lại chứng từ chi khoản mục  Có chứng từ báo động việc vi phạm thu tục chi I.02.02 Tương tự I.02.03 Tương tự I.03 Mức tồn dụng thơng tin • • I.03.01 Mức tồn dụng thơng tin cập nhật qua chứng từ  Kiểm soát luồng tiên chi mục đích  Mức tồn dụng thơng tin có qua hệ thống chứng từ để ghi sổ  Mức tồn dụng thơng tin cho quản lí chung quản lí phận I.03.02 Tương tự • I.03.03 Tương tự ... cho kế toán tiền mặt (9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt (10) (11) Chuyển phiếu thu cho phận liên quan ghi sổ, sau chuyển trả phiếu thu cho kế toán tiền mặt (12) Kế toán tiền mặt lưu... vậy, kiểm tốn hoạt động thu-chi tiền mặt cần phải nghiên cứu đánh giá hiệu lực kiểm sốt ( gồm cơng tác kiểm soát đến máy kiểm soát), hiệu sử dụng hiệu quản lí 1.2 Mơ tả quy trình thu-chi tiền mặt: ... định kỳ (các kiểm toán định kỳ kiểm toán viên nội bộ, KTV độc lập thực hiện) 2.2 Kiểm soát nội hoạt động thu-chi tiền a Mơi trường kiểm sốt Cơ cấu tổ chức phịng kế toán: 1, Nhiệm vụ Kế toán trưởng