Công tác quản trị hành chính văn phòng tại trung tâm ứng dụng tiến bộ và khoa học tỉnh Bình Dương.doc

Công tác quản trị hành chính văn phòng tại trung tâm ứng dụng tiến bộ và khoa học tỉnh Bình Dương

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG TRUNG CẤP KINH TẾ - CÔNG NGHỆ ĐÔNG NAM

PHÒNG TẠI TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG

NGHỆ BÌNH DƯƠNG

GVHD: Ths Phan Thanh Bằng

HSTT: Ngô Văn Long

Lớp: Quản trị văn phòng MSHS: Đ02VPCS008

BÌNH DƯƠNG - 2011

PHẦN I TỔNG QUÁT VỀ TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ BÌNH DƯƠNG

I KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN:

1 Sự hình thành và phát triển của cơ quan:

Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ trực thuộc Sở Khoahọc và Công nghệ Bình Dương

Địa chỉ: số 26, Huỳnh Văn Nghệ, phường Phú Lợi, thị xã Thủ Dầu Một,tình Bình Dương

2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan

a) Chức năng của cơ quan:

Nghiên cứu ứng dụng và hợp tác nghiên cứu ứng dụng các đề tài khoahọc công nghệ, an toàn bức xạ hạt nhân, môi trường, tiết kiệm năng lượng đãđăng ký và được thẩm định của cơ quan Nhà nước về khoa học, công nghệ vàmôi trường

Thực hiện ứng dụng các đề tài đã nghiên cứu thành công trong và ngoàitỉnh trên lĩnh vực khoa học, công nghệ, môi trường, tiết kiệm năng lượng vào

phục vụ sản xuất, đời sống, xã hội; tiến hành chuyển giao công nghệ sau khi đãứng dụng thành công các đề tài.

Thực hiện một số hoạt động sự nghiệp được Sở Khoa học và Công nghệgiao để phục vụ công tác quản lý Nhà nước của tỉnh

Thực hiện các dịch vụ và tư vấn về công tác khoa học, công nghệ, môitrường, tiết kiệm năng lượng cho mọi thành phần kinh tế có nhu cầu để tăng dầnnguồn thu đóng góp cho ngân sách

Quản lý, theo dõi tình hình triển khai ứng dụng các đề tài, dự án đã đượcnghiệm thu có kết quả

b) Nhiệm vụ của cơ quan:

Tổ chức thực hiện nghiên cứu ứng dụng các tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất

và đời sống thông qua các hợp đồng khoa học, công nghệ với các đối tác có liênquan theo định hướng của Sở chủ quản Thực hiện và cộng tác thực hiện cácchương trình, dự án, đề tài do ngân sách Nhà nước cấp kinh phí

Tiến hành chuyển giao công nghệ cho các đối tác có nhu cầu theo cáchướng dẫn thực hiện của Bộ và Sở chủ quản

Cùng với các phòng chuyên môn của Sở Khoa học và Công nghệ, Trungtâm được giao phối hợp thực hiện một số công việc có tính chất sự nghiệp theo

dự toán kinh phí được duyệt trong kế hoạch hàng năm của Sở và phải chịu tráchnhiệm về tính trung thực, chính xác các số liệu, tư liệu mà Trung tâm cung cấptrở lại cho cơ quan quản lý Nhà nước

Tranh thủ sự hợp tác, viện trợ của các tổ chức khoa học kỹ thuật, các viện,các Trung tâm khoa học - công nghệ, các doanh nghiệp; quan hệ với các tổ chứctrong và ngoài nước để thu hút nguồn vốn ứng dụng có hiệu quả các thành tựukhoa học - công nghệ, môi trường, tiết kiệm năng lượng vào sản xuất và đờisống

Quan hệ với các phòng kinh tế kỹ thuật của các huyện, thị để mởrộng triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, môi trường trên địa bàn huyện,thị

Tổ chức làm dịch vụ tư vấn các lĩnh vực về khoa học, công nghệ, môitrường, tiết kiệm năng lượng để phục vụ và tạo thêm nguồn thu.

Tổ chức các hội thảo khoa học, hội nghị khoa học, mở các lớp đào tạonhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ về khoa học công nghệ, tiết kiệm năng lượng,quản lý KHCN

Quản lý cán bộ, viên chức, các trang thiết bị, tài sản, tài chính của Trungtâm theo quy định của Nhà nước

c) Cơ cấu tổ chức của cơ quan: Gồm 5 phòng

Tổng số biên chế cán bộ gồm: 8 người (nam 7 người, nữ 1 người)

Trong đó: Biên chế 8 người, hợp đồng 9 người

Lãnh đạo: 5 người (nam 5 người, nữ 0 người)

Các phòng: 17 người (nam 11 người, nữ 6 người)

* Sơ đồ bộ máy tổ chức, của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ.

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và các quy chế hoạt động của phòng Kế hoạch - Tài chính:

a) Chức năng của phòng Kế hoạch - Tài chính:

Thực hiện việc tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt độngkhoa học công nghệ toàn Trung tâm và hoạt động sản xuất, kinh doanh Theo dõi

và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Trung tâm, lậpbáo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Trungtâm

PHÒNG KẾ HOẠCH – TÀI CHÍNH

PHÒNG TIẾT KIỆM NĂNG LƯỢNG

Phối hợp với các phòng trong việc lập, duyệt và thực hiện dự toán thu, chingân sách hàng năm để thực hiện các nhiệm vụ về khoa học và công nghệ

Tổ chức thực hiện nghiệp vụ kế toán trong Trung tâm theo đúng luật ngânsách, chuẩn mực kế toán và các văn bản qui định hiện hành

Tham gia xây dựng kế hoạch công tác hợp tác Quốc tế về khoa học vàcông nghệ bao gồm tìm đối tác thực hiện các dự án khoa học công nghệ

Tham gia xây dựng kế hoạch hoạt động và phát triển thị trường cho cácphòng trực thuộc Trung tâm Chủ động tiếp thị và mở rộng thị trường

Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm về công tác cán bộ, tuyển dụng laođộng và đề bạt cán bộ thực hiện các thủ tục về chế độ

Quản lý tài sản, vật tư toàn Trung tâm kể cả tài sản, vật tư các đề án, dự

án

b) Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Tài chính:

Xây dựng kế hoạch của Trung tâm về thực hiện khoa học công nghệ vàxây dựng chỉ tiêu kế hoạch hoạt động kinh doanh cho từng phòng làm dịch vụ

Phối hợp các phòng phân bổ nhiệm vụ, xây dựng tiến độ triển khai kếhoạch, theo dõi, đôn đốc và lập báo cáo phân tích đánh giá tình hình thực hiệnchỉ tiêu kế hoạch hàng quý, 6 tháng, cả năm và đột xuất của Trung tâm

Tổng hợp và báo cáo định kỳ tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanhcho cơ quan thuế theo định kỳ

Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản sau khi có phê duyệt của Lãnhđạo Trung tâm; tổ chức lưu trữ văn bản theo quy định

Tổ chức công khai thông tin về các chủ trương, chính sách của Nhà nước,công khai về dự toán và quyết toán, thu chi ngân sách và dịch vụ của Trung tâm

Được quyền đề nghị các phòng thực thuộc Trung tâm cung cấp thông tin,tài liệu, số liệu cho công tác tổng hợp, kế hoạch và phân tích, đánh giá tình hìnhhoạt động

Thực hiện các công tác liên quan đến hành chính, lưu trữ văn thư, lập báocáo định kỳ của Trung tâm

\\

c) Cơ cấu tổ chức của phòng Kế hoạch - Tài chính:

d) Quy chế hoạt động của phòng Kế hoạch - Tài chính:

 Phòng Kế hoạch - Tài chính làm việc theo chế độ thủ trưởng lãnh đạo,người đứng đầu phòng chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ công tác củaphòng

 Phòng Kế hoạch - Tài chính chế độ làm việc 8 tiếng trong một ngày,

40 giờ trong một tuần theo quy định làm việc của Nhà nước

 Một tuần làm việc bắt đầu từ thứ 2 tới thứ 6, buổi sáng bắt đầu từ 7 giờđến 11 giờ 30 phút, buổi chiều bắt đầu từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:

1 Đội ngủ cán bộ, viên chức trong phòng: số lượng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo.

Nhìn chung cán bộ Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ

là những cán bộ trẻ có đầy đủ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, năng động vàsáng tạo

* Bảng phân công hướng dẫn về trình độ chuyên môn, số lượng của đội ngũ cán bộ, nhân viên phòng Kế hoạch - Tài chính

HÀNH CHÍNH

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

KẾ TOÁN TÀI CHÍNH - THỦ QUỸ PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN

TẠP VỤ PHỤC VỤ BẢO VỆ

NĂNG, NHIỆM VỤ

ĐạihọcKếtoánkiểmtoán

04/2009

Thammưucho lãnhđạo

2 Nguyễn

Thị Điệp 18/10/1981 Nữ

Phụtrách kếtoán

Trungcấpkếtoán

03/2010

Thựchiệnviệcthống kêbáo cáotài chínhcủa toàn

CaođẳngCửnhânkếtoántàichính

09/2009

Thựchiệnthống kêbáo cáo,tài chínhliênquan thu –chi dịch

vụ cơquan

Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ:

Ở Trung tâm thường xuyên cử các cán bộ, chuyên viên trong Trung tâm đihọc các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ của mình để phục vụ cho nhucầu công việc được giao.

Sau đây là qua trình cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo, hội nghị tập huấn năm 2010

Tham gia 6 hội nghị, hội thảo như sau:

- Hội nghị triển khai Nghị định 115/2005/NĐ-CP tại TpHCM

- Hội nghị hướng dẫn đăng ký công nhận thành lập doanh nghiệp KHCN

và chương trình hỗ trợ chuyển đổi theo Nghị định 115/NĐ-CP

- Hội thảo toàn quốc Giám đốc các Trung tâm ứng dụng tiến bộ KH&CNđịa phương lần thứ II

- Hội thảo “Chuyển giao và phát triển công nghệ cho địa bàn nông thônmiền núi” tại tỉnh Thanh Hóa vào ngày 19/11 – 20/11/2010

- Hội thảo chuyên đề “Ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứuKH&CN vào sản xuất và đời sống” do Bộ Khoa học và Công nghệ chủ trì tổchức tại trường Đại học Khoa học tự nhiên TPHCM vào ngày 10/12/2010

- Hội thảo triển khai dự án SUPREM-HCMUT do Trường Đại học BáchKhoa phối hợp cùng Văn phòng dự án JICA tổ chức tại tỉnh Lâm Đồng

Tham gia 11 lớp đào tạo, tập huấn như sau:

- Lớp tập huấn văn thư lưu trữ do Bộ KH&CN tổ chức tại TPHCM

- Lớp tập huấn lập kế hoạch và đảm bảo tài chính trong lĩnh vực KH&CN

tổ chức tại Vĩnh Long

- Lớp tập huấn quản lý, sử dụng tài sản Nhà Nước tổ chức tại TPHCM

- Lớp đào tạo cán bộ quản lý năng lượng theo chương trình mục tiêu quốcgia tổ chức tại TP.HCM

- Khóa tập huấn tiền công vụ do Trường Quản lý KH&CN TPHCM tổchức

- Tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng về tự chủ quản lý biên chế, quản lý tàichính tại các đơn vị sự nghiệp công lập.

- Đào tạo kiểm tra không phá hủy (NDT) 04 người, kiểm toán năng lượng

05 người, An toàn bức xạ 03 người tổ chức tại Bình Dương

- Tham gia khóa đào tạo Khởi sự doanh nghiệp và Quản trị doanh nghiệp

do Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức tại TPHCM

- Học lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý nhà nước ngạch chuyên viên khóa35/2010

- Học lớp tập huấn, bồi dưỡng về tự chủ quản lý biên chế, quản lý tàichính tại các đơn vị sự nghiệp công lập tại TP HCM

2 Tình hình công tác văn phòng của cơ quan:

a) Lập kế hoạch, chương trình công tác:

Công tác xây dựng kế hoạch của Trung tâm:

Ở Trung tâm thường xây dựng rất nhiều loại kế hoạch như: Lập kế hoạchcông tác gồm kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch côngtác quý, kế hoạch công tác năm , kế hoạch tổ chức hội nghi, kế hoạch tổ chứcchuyến đi công tác, kế hoạch tuyển dụng căn cứ vào quy chế đơn vị xây dựngchương trình kế hoạch năm, quý

Quy trình khi xây dựng và ban hành kế hoạch công tác:

Quy trình làm việc có 3 bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Thu thập thông tin, xin ý kiến công tác từ các phòng

Bước 2: Soạn lịch công tác

Bước 3: Trình lãnh đạo, duyệt, triển khai công tác

Quy định của cơ quan về xây dựng chương trình, kế hoạch:

Căn cứ vào Nghị quyết của Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương năm 2010.Căn cứ Thông báo chỉ đạo của lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ tỉnhBình Dương về một số công việc cần giải quyết trong năm 2010

Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng chươngtrình công tác của Trung tâm năm 2010

Căn cứ vào quy chế của Trung tâm xây dựng chương trình kế hoạchtháng, quý, năm, Qua đó hàng tuần do diễn biến của công việc của Trung tâmphân công lịch công tác tuần, tháng để đảm bảo bố trí lịch công tác các phòngtrực thuộc Trung tâm lịch phân công cụ thể Báo cáo về bộ phận hành chính tiếnhành xây dựng sắp xếp chương trình kế hoạch.

Các loại hình kế hoạch:

Loại hình kế hoạch: có 3 loại hình

Dài hạn: Kế hoạch công tác năm

VD: Kế hoạch triển khai thực hiện dự án “Xây dựng mô hình điểm thôngtin khoa học cấp xã, Thị trấn phục vụ tri thức khoa học và công nghệ tỉnh BìnhDương”

Ngắn hạn: Kế hoạch công tác tuần

VD: Lịch làm việc của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Côngnghệ từ ngày 31/5-04/6/2010

Trung hạn: Kế hoạch công tác quý, tháng

VD: Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ Khoa học sự nghiệp từ ngày31/5-11/6/2010 và kế hoạch, nhiệm vụ, phương hướng tiếp theo

Sau đây là một ví dụ về quy trình soạn kế hoạch công tác tuần:

Cứ chiều thứ 5 hàng tuần các phòng có trách nhiệm nộp lịch làm việctuần tới của phòng, để hành chính lên lịch làm việc hoàn chỉnh Sau đó trình chophó trưởng phòng xem xét, cho ý kiến chỉnh sữa, hành chính tiếp thu ý kiến vềchỉnh sửa lại lịch công tác,

rồi trình cho phó trưởng phòng ký Tiếp theo hành chính cho số, ngày tháng vàvào sổ đăng ký văn bản đi và đóng dấu cuối cùng là phát hành lịch làm việc chotoàn Trung tâm

b) Hoạt động thu thập và xử lý thông tin:

Trung tâm thường thu thập thông tin trên internet, báo, websidep, điện thoại, máy fax, phương tiện thông tin đại chúng, các văn bản, giấy tờ gửi đến Những thông tin đó sẽ được chuyên viên hành chính xem xét, xử lý sau đó trình lên lãnh đạo

Hành chính có trách nhiệm cập nhật thông tin hằng ngày để tham mưu choban lãnh đạo của cơ quan Hành chính luôn cập nhật thông tin đúng để thammưu giúp lãnh đạo cơ quan.

Khi đã cập nhật thông tin hành chính có trách nhiệm xử lý thông tin chophù hợp với hoạt động của cơ quan.Thông tin cần dược xử lý nhanh, chính xác

Lập báo cáo: Hàng tháng các Trưởng phòng nộp báo cáo hạn chót là ngày

8 mỗi tháng Chuyên viên Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợpbáo cáo của toàn Trung tâm trình Lãnh đạo ngày 10, sau đó chỉnh sữa lại theogóp ý của Lãnh đạo và nộp báo cáo về văn phòng Sở ngày 12 mỗi tháng

Lập kế hoạch: Chiều thứ 5 hàng tuần các phòng có trách nhiệm nộp lịchlàm việc tuần tới của phòng, để hành chính lên lịch làm việc, nếu phòng nàokhông có lịch làm việc mà buổi làm việc đó không có mặt sẻ chấm công nghỉkhông có phép Nếu có lịch phát sinh mới, các Trưởng, phó phòng phải báo cholãnh đạo

Chuyên viên hành chính ghi chép quản lý hồ sơ, tài liêu, văn bản các cuộchọp của Trung tâm Tiếp nhân nghiên cứu các kiến nghị đề xuất của các phòng

Xử lý thông tin báo cáo Lãnh đạo kịp thời và chính xác

c) Tổ chức hội họp:

Khi tổ chức cuộc họp hội nghị phải xác định mục tiêu tính chất, nội dung

để tham luận hội nghị và sắp xếp những vấn đề quan trọng, phần lớn nhữngngười tham gia chuơng trình hôi nghị, cuộc họp, đều phải bàn bạc để đi đếnthống nhất ý kiến, kể cả hội nghị thuờng kỳ, kế hoạch thời gian phải đuợc bố tríđầy đủ để thực hiện chuơng trình hội nghị

Ở cơ quan Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ thuờng

tổ chức các cuộc họp như: họp giao ban, họp định kỳ, họp thông qua nghị quyếtmới, họp tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động của năm qua, và đề ra phuơnghứơng năm tới

Ngoài các cuộc họp định kỳ, họp giao ban thông thuờng thì cơ quan còn tổchức cuộc họp đột xuất khi có một công việc đột xuất xảy ra, họp chi bô……

Khi đã tìm hiểu mục đích của cuộc họp, chuyên viên hành chính phải thấyđược tầm quan trọng cũng như vị trí của từng cuộc họp, để từ đó có kế hoạch vàbiện pháp tổ chức cho phù hợp.

Chuyên viên hành chính, căn cứ vào mục đích của cuộc họp, mà lập kếhoạch tổ chức, bố trí thời gian, địa điểm, chuẩn bị các thiết bị cho phù hợp, xácđịnh thành phần tham dự, nội dung của cuộc họp, lên kế hoạch tổ chức thiết kếgiấy mời, chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho cuộc họp, phối hợp với các bộphận khác, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp và cuối cùng là chuẩn bị kinhphí

Ngoài ra còn có những vấn đề khác cần quan tâm như: chuẩn bị thư ký đểghi biên bản cho cuộc họp Trong cuộc họp phải có nhân viên lễ tân để giải đápnhững vấn đề, hướng dẫn đại biểu tham dự cuộc họp, kiểm tra sỉ số đối chiếu vớidanh sách đã được đề ra, giử đúng giờ giải lao Sau cuộc họp, thông qua quyếtđịnh, nghị quyết văn bản cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo Hoàn thành vănkiện, cảm ơn, quà tặng, chiêu đãi, tiễn khách và thanh toán kinh phí với bộ phậntài chính Liên hệ với các bộ phận chức năng để trao trả thiết bị phục vụ chocuộc họp Thu dọn hội trường, biên tập, soạn thảo một số thư từ, văn bản tài liệutheo yêu cầu của lãnh đạo trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi thảoluận và nhất trí trong cuộc họp

d) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan:

Lãnh đạo Trung tâm là người đúng đầu Trung tâm, thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước SởKhoa học và Công nghệ về toàn bộ công việc thuộc chức năng, thẩm quyền củamình, kể cả khi đã phân công hoặc ủy quyền cho các trưởng phòng giải quyết

Trong chỉ đạo điều hành công việc, Lãnh đạo Trung tâm và trưởng phòngthực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng, đảm bảo tuân thủtrinh tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật,đồng thời phát huy tinh thần

chủ động, tính sáng tạo, phát huy năng lực và sở trường, ý thức trách nhiệm cánhân của từng cán bộ, viên chức; bảo đảm trật tự, kỹ cương của cơ quan

Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm giải quyết công việc căn cứ vào các vănbản quy phạm pháp luật và phải có chương trình, kế hoạch, lịch làm việc Khôngtùy tiện thay đổi chương trình, kế hoạch, lịch làm việc trừ trường hợp đặc biệt.

Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm phải đảm bảo sự thống nhất trong công tácchỉ đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý; thực hiện chủ trưởng cải cách hànhchánh không gây phiền hà đối với tổ chức, cá nhân có quan hệ công tác

Các phòng có chức năng tham mưu, sản phẩm của công tác tham mưu là

dự thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiến nghị, đề xuất về giải pháp quản lýtrình Lãnh đạo Trung tâm

Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức, điều hành phòng thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm về mọicông việc của phòng và những công việc được ủy quyền giải quyết

e) Tổ chức, sắp xếp trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc trong phòng Kế hoạch – Tài chính:

Phòng Kế hoạch – Tài chính được trang bị đầy đủ các loại máy mócphương tiện làm việc gồm: Máy vi tính, máy fax, máy in, máy photocoppy, máy điện thoại… Tạo sự thuận lợi cho việc trao đổi giao tiếp và cập nhật thông tinhàng ngày, để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và gọn nhẹ

Quy định khai thác, sử dụng các thiết bị không được dùng cho việcriêng tư như: dùng máy vi tính để đánh game, online….dùng điện thoại để tròchuyện tán ngẫu với bạ bè… mà chỉ được sử dụng để truy cập thông tin liênquan đến công việc, soạn thảo, in ấn giấy tờ, công văn và chỉ dùng điện thoạicho công việc chung của cơ quan

Bố trí sắp xếp: Theo trình tự đặt kế bàn làm việc của Phó trưởng phòngmột máy vi tính, một máy điên thoại và một máy in bàn làm việc của phụ trách

kế toán một máy vi tính và một máy in bàn làm việc của kế toán tài chính – thủquỹ một vi tính bên cạnh bàn làm việc của bộ phận hành chính là máy vi tính,máy điện thoại - máy fax, máy photo coppy, để tiện lợi cho việc nghe điện thoại,

in ấn giấy tờ, đánh máy trong cơ quan được nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợicho mọi công việc trong phòng

* Sơ đồ làm việc của phòng Kế hoạch – Tài chính:

Máy

vi

tính

Tủhồsơ

Máyvitính

Tủ hồ sơ Tủ hồ

sơ

Máyin

Văn thư

Điệnthoại

Máyvitính

Máyin

Máy

vi tính

Phó Trưởngphòng

Tủ

hồ sơ

Tủhồsơ

Tủ

hồ sơ

Tủhồsơ

II CÔNG TÁC VĂN THƯ:

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho công tác quản lý , bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng và quản lý,giải quyết văn bản, hình thành trong văn bản cơ quan Nhà nước, các doanhnghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang (gọi chung là cơ quan)

1 Tổ chức- cán bộ văn thư của cơ quan:

Trong Trung tâm chỉ có 1 người chuyên về công tác văn thư

Trình độ Cao Đẳng Cử nhân Thư ký văn phòng

Có đầy đủ năng lực chuyên môn của một cán bộ văn thư

2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành:

a) Thông Tư hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổchức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủyban nhân dân các cấp, ngày 28/4/2010.

b) Quyết định về việc ban hành quy chế văn thư ngày 07 tháng 10 năm

2006

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ sau đây của công tác văn thư:

a) Soạn thảo, ban hành văn bản:

* Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:

Căn cứ vào công văn yêu cầu của cấp trên, các đơn vị trong và ngoài tỉnhyêu cầu của công việc của đơn vị mà người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Trưởng, phó phòng chỉ định trực tiếp soạn thảo văn bản hoặc phân côngcho cán bộ, nhân viên trong phòng mình trực tiếp soạn thảo văn bản theo yêucầu

Khi soạn thảo văn bản người soạn thảo văn bản phải có trách nhiệm kiểm tra hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo và tuân thủ theo đúng quy định, kỹ thuật trình bày văn bản

* Thu thập và xử lý thông tin có liên quan:

Tiếp thu ý kiến và thu thập thông tin từ Lãnh đạo và tất cả các tài liệu có liên quan, sau đó tiến hành xử lý cho phù hợp với yêu cầu nội dung soạn thảo

* Soạn thảo văn bản:

Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin cần thiết người soạn thảo tiến hành thực hiện công tác soạn thảo

Việc soạn thảo văn bản phải đúng nội dung cấp trên yêu cầu và phải đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đã được quy định tại Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản

Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan việc tham khảo ý kiến của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiêncứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

* Kiểm tra nội dung và hình thức văn bản trước khi ban hành:

Người đứng đầu Trung tâm hoặc các phòng, đơn vị, cá nhân chủ trì soạnthảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung vănbản

Trưởng, phó phòng hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm chính xác nội dung văn bản

Chuyên viên Hánh chính được giao trách nhiệm tổ chức quản lý côngtác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỷ thuật trình bày và thủtục ban hành văn bản

Hành chính kiểm tra về hình thức, thể thức, kỷ thuật trình bày và thủ tụcban hành văn bản như sau:

Các phòng nộp văn bản hành chính sẽ trực tiếp trình ký trước Lãnh đạo,trước khi trình ký hành chính kiểm tra lại toàn bộ thể thức văn bản, nếu sai sótcác phòng chỉnh sửa lại và trình ký lại

Nếu văn bản đã đạt yêu cầu về nội dung và thể thức, trình lên lãnh đạo Trung tâm phê duyệt

Người chịu trách nhiệm về nội dung có thể ký “nháy” vào chữ cuối cùngcủa nội dung văn bản dự thảo

Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứmực dễ phai.

* Phát hành và lưu văn bản:

Sau khi trình ký song hành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng kývăn bản đi, hành chính trực tiếp photo, đóng dấu và phát hành tới các phòng, cánhân liên quan Hành chính lưu bản gốc nhằm theo dõi và nắm bắt xử lý côngviệc chính xác và kịp thời

Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị thì đưa vào nộp lưu theo trung tâm lưu trữ kiểm soát hồsơ

Sau đây là một ví dụ về quy trình soạn thảo Báo cáo định kỳ và đột xuất của Trung tâm:

Hàng tháng các Trưởng phòng nộp báo cáo hạn chót là ngày 8 mỗi tháng.Chuyên viên Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp báo cáo củatoàn Trung tâm trình Lãnh đạo ngày 10, sau đó chỉnh sửa lại theo góp ý củaLãnh đạo Sau khi chỉnh sửa xong Hành chính trình Lãnh đạo ký Tiếp theoHành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng ký văn bản đi rồi đóng dấu vànộp báo cáo về văn phòng Sở ngày 12 mỗi tháng

b) Quản lý văn bản đi, đến đăng ký bằng sổ:

* Quản lý văn bản đi:

Hành chính có trách nhiệm quản lý và lưu toàn bộ các văn bản của Trungtâm

* Trình tự quản lý văn bản đi:

Tất cả các văn bản do Trung tâm phát hành (gọi chung là văn bản đi) phảiđược quản lý theo trình tự sau:

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày,tháng của văn bản

Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Lưu văn bản

* Chuyển phát văn bản đi:

Văn bản đi phải được hình thành thủ tục văn thư và chuyển phát đi trongngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển quamạng để nơi nhận nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất

* Việc lưu văn bản đi:

Mỗi văn bản đi lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan

và một bản lưu trong hồ sơ

Bảng lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tựđăng ký, lưu theo vấn đề, tên loại văn bản hoặc lưu theo từng tháng, từng quý vàtừng năm

Bảng lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơquan phải làm bằng loại giấy tốt, có độ PH trung tính và được in bằng mực bềnlâu

* Cách trình bày sổ đăng ký bên ngoài của văn bản đi tại Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ.

SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG

* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ:

Ngườiký

NơinhậnVB

Đơn vị,ngườinhận bảnlưu

Sốlượngbản

Ghichú

Trình tự quản lý văn bản đến:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

Chuyên viên hành chính là người tiếp nhận văn bản, trình Phó Giám đốcTrung tâm xử lý

Trình, chuyển giao văn bản đến;

Lãnh đạo Trung tâm xử lý văn bản, trên các văn bản đã được xử lý ghi rõ:

Chuyển cho phòng hay cá nhân nào để thực hiện tham khảo

Lưu hoặc không lưu ngày xử lý Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

Văn thư tiếp nhận văn bản đến đã được lãnh đạo Trung tâm xử lý, phân

loại các văn bản đến theo tên các cơ quan ban hành văn bản, các sở, ban, nghành

và vào sổ công văn đến, photo và phát hành theo yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm, đề nghị người ký vào sổ công văn và lưu tại văn thư