MỤC LỤC
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban.
Người đứng đầu Trung tâm hoặc các phòng, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Trưởng, phó phòng hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm chính xác nội dung văn bản. Chuyên viên Hánh chính được giao trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỷ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Các phòng nộp văn bản hành chính sẽ trực tiếp trình ký trước Lãnh đạo, trước khi trình ký hành chính kiểm tra lại toàn bộ thể thức văn bản, nếu sai sót các phòng chỉnh sửa lại và trình ký lại. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định, đúng thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản. Các trưởng phòng, phó trưởng phòng và các thành viên giữ chức vụ khác được thay mặt tập thể ký những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách.
Người chịu trách nhiệm về nội dung có thể ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản dự thảo. Sau khi trình ký song hành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng ký văn bản đi, hành chính trực tiếp photo, đóng dấu và phát hành tới các phòng, cá nhõn liờn quan. Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị thì đưa vào nộp lưu theo trung tâm lưu trữ kiểm soát hồ sơ.
Chuyên viên Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp báo cáo của toàn Trung tâm trình Lãnh đạo ngày 10, sau đó chỉnh sửa lại theo góp ý của Lãnh đạo. Tiếp theo Hành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng ký văn bản đi rồi đóng dấu và nộp báo cáo về văn phòng Sở ngày 12 mỗi tháng. Văn bản đi phải được hình thành thủ tục văn thư và chuyển phát đi trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để nơi nhận nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất. Mỗi văn bản đi lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ. * Cách trình bày sổ đăng ký bên ngoài của văn bản đi tại Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ.
SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH BÌNH DƯƠNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG.
Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư: có đầy đủ các thiết bị hỗ trợ trong công tác văn thư như máy tính được kết nối mạng, máy chiếu, máy in, máy photocopy, máy Fax, tủ hồ sơ và các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác văn thư.
Thực tế Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học Công nghệ bố trí làm việc thoáng mát có điện chiếu sáng, có máy điều hòa nhiệt độ có quạt trần và một số thiết bị khoa học được trang bị đầy đủ và được bố trí một cách khoa học nhằm phục vụ tốt cho cán bộ, công nhân viên trong phòng, trong việc thực hiện các công việc nghiệp vụ như: Đánh máy, photo các loại văn bản, công văn, giấy tờ…… đảm bảo tiết kiệm được thời gian và công sức. Được sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, các phòng chuyên môn trong việc cung cấp thông tin nhanh chóng và thiết thực đã tạo cho cán bộ phòng có tư liệu khai thác, thực hiện nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước. Thực hiện theo trình tự từ khâu soạn thảo, trình ký đến phát hành văn bản đảm bảo đúng nội dung quy định, hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Quy trình tổ chức văn bản được tổ chức hợp lý đảm bảo nhanh, chính xác, quản lý chặt chẽ, đảm đảo an toàn, phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của lãnh đạo và cán bộ cơ quan.
- Về Công tác lưu trữ thường xuyên thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu của các ban tham mưu theo đúng quy định, tùng bước đưa công tác này đi vào nề nếp, khoa học đáp ứng yêu cầu cần khai thác, tư liệu phục vụ nghiên cứu của cán bộ cơ quan khai thác. Đồng thời tổ chức, sắp xếp, bố trí thêm phòng kho lưu trữ riêng để tài liệu lưu trữ của cơ quan được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, rộng rãi nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu. Hiện nay điện thoại ở phòng nghe rất nhỏ sẽ làm cản trở việc giao tiếp, vì vậy nên mua sắm thêm một số máy móc như: Điện thoại để phục vụ công tác giao tiếp công việc qua điện thoại được đảm bảo hơn.
Hiện tại chưa có thiết bị kỹ thuật trong công tác bảo quản hồ sơ, Chính vì vậy mà lãnh đạo cơ quan cần chú trọng hơn cho công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu, phải có các thiết bị khoa học kỹ thuật để ngăn ngừa tác động của tự nhiên. Lãnh đão cần coi trọng việc thực hiện chế độ thi đua khen thưởng và kỷ luật để kích thích tinh thần làm việc, hoàn thành nhiệm vụ của các cán bộ trong Trung tâm. Công tác lưu trữ đã hường xuyên thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và thu hồi tài liệu của các phòng đúng quy định, từng bước đưa công tác này đi vào nề nếp và khoa học lớn đáp ứng yêu cầu khai thác tư liệu phục vụ nghiên cứu của cán bộ Trung tâm.
Hành chính có trách nhiệm tổ chức thống kê, định kỳ kiểm tra và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tổ chức thực hiện việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Đồng thời tổ chức sắp xếp, bố trí thêm phòng kho lưu trữ riêng để tài liệu lưu trữ của cơ quan được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, rộng rãi nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu. Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng phát triển vì vậy mà cơ quan nên bố trí thêm một chuyên viên phụ trách lưu trữ để phục vụ công tác lưu hồ sơ càng đươc tốt hơn và giảm thiểu áp lực công việc cho chuyên viên hành chính khi phải kiêm nhiệm cả công tác văn thư và cả về lưu trữ.
Hầu như các cán bộ trong văn phòng từ lãnh đạo cho tới cán bộ nhân viên luôn phát huy tốt khả năng, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, luôn thực hiện tốt nội quy, quy chế làm viêc, quy chế làm viêc của Nhà nước quy định. Tạo điều kiện cho chuyên viên hành chính có tư liệu khai thác phục vụ chính trị của Đảng và Nhà nước, đồng thời giải quyết tốt các khó khăn mà nhân dân ta đã tín nhiệm giao phó. Việc thực hiện soạn thảo văn bản ở các phòng hiện đang soạn thảo theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và vẫn đảm bảo thể thức theo quy định.
Về công tác lưu trữ tại cơ quan có phòng lưu trữ riêng nhưng chưa có cán bộ lưu trữ riêng làm ảnh hưởng rất lớn tới quá trình giải quyết công việc, khi cần tìm và sử dụng tài liệu làm mất rất nhiều thời gian tra tìm hoặc bị thất lạc tài liệu. Quy trình tổ chức văn bản hợp lý đảm bảo nhanh, chính xác, quản lý chặt chẽ, đảm bảo an toàn phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu của lãnh đạo và cán bộ cơ quan, công tác xây dựng danh mục hồ sơ hiện hành ở hành chính luôn coi trọng và thực hiện ngày càng tốt hơn, việc sử dụng con dấu đúng quy định.