III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ:
1) Nhận xét chung:
- Nhìn chung việc tổ chức cán bộ ở Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học Công nghệ tương đối ổn định và hợp lý. Hầu như các cán bộ trong phòng từ lãnh đạo cho tới cán bộ nhân viên luôn phát huy tốt khả năng, nhiệm vụ được giao.
Các cán bộ, nhân viên trong Trung tâm đều được tham gia các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ của mình. Để đáp ứng nhu cầu công việc được tốt hơn.
Thực tế Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học Công nghệ bố trí làm việc thoáng mát có điện chiếu sáng, có máy điều hòa nhiệt độ có quạt trần và một số thiết bị khoa học được trang bị đầy đủ và được bố trí một cách khoa học nhằm phục vụ tốt cho cán bộ, công nhân viên trong phòng, trong việc thực hiện các công việc nghiệp vụ như: Đánh máy, photo các loại văn bản, công văn, giấy tờ…… đảm bảo tiết kiệm được thời gian và công sức.
Được sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, các phòng chuyên môn trong việc cung cấp thông tin nhanh chóng và thiết thực đã tạo cho cán bộ phòng có tư liệu khai thác, thực hiện nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước
- Về Công tác văn thư tại Trung tâm tiếp tục thực hiện ngày càng tốt hơn, đi vào nề nếp, đáp ứng kịp thời yêu cầu chỉ đạo hằng ngày của lãnh đạo.
Nguồn văn bản đến Trung tâm rất đa dạng, phong phú và được thể hiện bằng nhiều loại khác nhau. Hệ thống các văn bản của Trung tâm đã được thống nhất về thể loại và thẩm quyền ban hành. Các thành phần thể thức văn bản được nghiên cứu trình bày đảm bảo đúng thể thức quy định.
Việc tiếp nhận công văn đến, phát hành công văn đi cơ bản được tập trung thống nhất ở bộ phận văn thư. Thực hiện theo trình tự từ khâu soạn thảo, trình ký đến phát hành văn bản đảm bảo đúng nội dung quy định, hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Quy trình tổ chức văn bản được tổ chức hợp lý đảm bảo nhanh, chính xác, quản lý chặt chẽ, đảm đảo an toàn, phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của lãnh đạo và cán bộ cơ quan. Công tác xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành ở Trung tâm luôn được coi trọng và thực hiện ngày càng tốt hơn. Việc sử dụng quản lý con dấu đúng quy định.
- Về Công tác lưu trữ thường xuyên thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu của các ban tham mưu theo đúng quy định, tùng bước đưa công tác này đi vào nề nếp, khoa học đáp ứng yêu cầu cần khai thác, tư liệu phục vụ nghiên cứu của cán bộ cơ quan khai thác.
2) Kiến nghị:
Các cấp lãnh đạo quan tâm hơn tới công tác thống kê, lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, khai thác và bảo quản khi sử dụng tài liệu. Đồng thời tổ chức, sắp xếp, bố trí thêm phòng kho lưu trữ riêng để tài liệu lưu trữ của cơ quan được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, rộng rãi nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu.
Chưa áp dụng phần mềm vào công tác văn thư, vì vậy sắp tới Trung tâm nên quan tâm đến vấn đề này. Để công việc lưu tài liệu được khoa học hơn.
Chính vì những mặt hạn chế nêu trên bộ phận văn thư cần nêu cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao. Công tác quản lý công văn giữa các bộ
Qua khảo sát thực tế tại phòng Kế hoạch – Tài chính em xin mạnh dạn có một số ý kiến sau:
Hiện nay điện thoại ở phòng nghe rất nhỏ sẽ làm cản trở việc giao tiếp, vì vậy nên mua sắm thêm một số máy móc như: Điện thoại để phục vụ công tác giao tiếp công việc qua điện thoại được đảm bảo hơn. Cần áp dụng công nghệ phần mềm vào công tác Văn thư - Lưu trữ. Để giúp cho công tác lưu tài liệu được khoa học hơn.
Hiện tại chưa có thiết bị kỹ thuật trong công tác bảo quản hồ sơ, Chính vì vậy mà lãnh đạo cơ quan cần chú trọng hơn cho công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu, phải có các thiết bị khoa học kỹ thuật để ngăn ngừa tác động của tự nhiên.
II/ Kết luận:
Qua quá trình thực tập ở Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và công nghệ. Em nhận thấy công tác hành chính văn phòng tại Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và công nghệ đã đạt được những kết quả như sau;
Lãnh đão cần coi trọng việc thực hiện chế độ thi đua khen thưởng và kỷ luật để kích thích tinh thần làm việc, hoàn thành nhiệm vụ của các cán bộ trong Trung tâm.
Công tác lưu trữ đã hường xuyên thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và thu hồi tài liệu của các phòng đúng quy định, từng bước đưa công tác này đi vào nề nếp và khoa học lớn đáp ứng yêu cầu khai thác tư liệu phục vụ nghiên cứu của cán bộ Trung tâm.
Tình trạng cá nhân, tổ chức chậm nộp vào lưu trữ hàng năm vẫn còn nhiều. Hiện tại phòng lưu trữ còn chật chội, hồ sơ được bỏ vào tủ, chính vì thế lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ.
Công tác soạn thảo văn bản giữa các bộ phận trong phòng cần phải thống nhất về thể thức đã được quy định.
Hành chính có trách nhiệm tổ chức thống kê, định kỳ kiểm tra và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tổ chức thực hiện việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Các cấp lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa tới công tác thống kê, lập hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, khai thác và bảo quản khi sử dụng tài liệu. Đồng thời tổ chức sắp xếp, bố trí thêm phòng kho lưu trữ riêng để tài liệu lưu trữ của cơ quan được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, rộng rãi nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu.
Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng phát triển vì vậy mà cơ quan nên bố trí thêm một chuyên viên phụ trách lưu trữ để phục vụ công tác lưu hồ sơ càng đươc tốt hơn và giảm thiểu áp lực công việc cho chuyên viên hành chính khi phải kiêm nhiệm cả công tác văn thư và cả về lưu trữ.
Nhìn chung cơ sở vật chất của phòng Kế hoạch – Tài chính rất thuận lợi cho mọi hoạt động. Cán bộ hành chính đã ý thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng của công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức hoạt động Trung tâm.
Trong việc tổ chức cán bộ ở phòng Kế hoạch – Tài chính tương đối ổn định và hợp lý. Hầu như các cán bộ trong văn phòng từ lãnh đạo cho tới cán bộ nhân viên luôn phát huy tốt khả năng, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, luôn thực hiện tốt nội quy, quy chế làm viêc, quy chế làm viêc của Nhà nước quy định.
Chuyên viên trong Trung tâm đều được cử đi học các lớp đào tạo về chuyên môn của mình. Giúp cho việc giải quyết công việc được tốt hơn.
Cấp lãnh đạo luôn quan tâm đến nhân viên văn phòng, các phòng đã thực hiện cung cấp thông tin nhanh chóng và thiết thực. Tạo điều kiện cho chuyên viên hành chính có tư liệu khai thác phục vụ chính trị của Đảng và Nhà nước, đồng thời giải quyết tốt các khó khăn mà nhân dân ta đã tín nhiệm giao phó.
Việc thực hiện soạn thảo văn bản ở các phòng hiện đang soạn thảo theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và vẫn đảm bảo thể thức theo quy định.
Công tác văn thư đã và đang thực hiện rất tốt, đi vào nề nếp, công tác văn thư tại Trung tâm đã đáp ứng kịp thời yêu cầu chỉ đạo hàng ngày của lãnh đạo.
Về công tác lưu trữ tại cơ quan có phòng lưu trữ riêng nhưng chưa có cán bộ lưu trữ riêng làm ảnh hưởng rất lớn tới quá trình giải quyết công việc, khi cần tìm và sử dụng tài liệu làm mất rất nhiều thời gian tra tìm hoặc bị thất lạc tài liệu.
Nguồn văn bản đến Trung tâm rất đa dạng, phong phú và được thể hiện bằng nhiều loại khác nhau. Hệ thống các văn bản của Trung tâm về cơ quan đã được thống nhất về thể loại và thẩm quyền ban hành. Các thành phần thể thức văn bản đã được nghiên cứu trình bày đảm bảo đúng thể thức quy định.
Quy trình tổ chức văn bản hợp lý đảm bảo nhanh, chính xác, quản lý chặt chẽ, đảm bảo an toàn phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu của lãnh đạo và cán bộ cơ quan, công tác xây dựng danh mục hồ sơ hiện hành ở hành chính luôn coi trọng và thựchiện ngày càng tốt hơn, việc sử dụng con dấu đúng quy định.
PHỤ LỤC
Phụ lục 1:
SỞ KH&CN TỈNH BÌNH DƯƠNG TT ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐỘc LẬp – TỰ Do – HẠnh Phúc ĐỘc LẬp – TỰ Do – HẠnh Phúc
QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA TRUNG TÂM ỨNG DỤNGTIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
(Ban hành kèm theo quyết định số: 29/QĐ-TTUD ngày 21/5/2010 Của Giám đốc Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ)