Hoàn thiện chế độ kê toán về hạch toán sản phẩm hỏng

Hoàn thiện chế độ kê toán về hạch toán sản phẩm hỏng

LỜI NÓI ĐẦU

Trong chế độ kế toán thì sản phẩm là một phần quan trọng để doanh nghiệp tạo

ra lợi nhuận của doanh nghiệp Việc quản lý tốt sản phẩm hàng hoá sẽ làm cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong quá trình sản xuất, bảo quản, vận chuyển ta không thể không tránh khỏi những sản phẩm hỏng do vậy việc quản lý hay hạch toán sản phẩm hỏng là một trong những nội dung mà ta cần nghiên cứu

Đề tài nhằm mục đích đua ra phương pháp quản lý và hạch toán sản phẩm hỏng một cách tối ưu nhằm giúp cho doanh nghiệp nắm nhận biết được tình trạng thật của các sản phẩm của mình để đưa ra biện pháp quản lý sản phẩm nhằm tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả sản xuất

Trong bài viết này chúng ta chỉ nghiên cứu cách hạch toán sản phẩm hỏng trong kho và trong quá trình bảo hành

Trong bài viết này được chia làm 3 phần

Phần I: Cơ sở lý luận về sản phẩm hỏng

Phần II: Thực trạng về việc hạch toán sản phẩm hỏng ở nước ta

Phần III : Hoàn thiện chế độ kê toán về hạch toán sản phẩm hỏng

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của PGS-TS Nguyễn Văn Công đã hướng dẫn em hoàn thành bài viết này !

NỘI DUNG PHẦN I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SẢN PHẨM HỎNG:

1.2 Đặc điểm của sản phẩm hỏng: khái niệm, phân loại.

1.2.1 Khái niệm: Sản phẩm hỏng là sản phẩm không thoả mãn các tiêu chuẩn chất lượng và đặc điểm kỹ thuật của nhà sản xuất

1.2.2 Phân loại: Tuỳ theo mỗi cách nhìn nhận khác nhau mà có cách phân chia khác nhau

Theo mức độ hư hỏng thì có thể phân chia thành sản phẩm hỏng có thể sửa chữa được và sản phẩm hỏng không thể sửa chữa được

Trong quan hệ với công tác kế hoạch thì sản phẩm hỏng có thể chia làm hai loại

là sản phẩm hỏng trong định mức và sản phẩm hỏng ngoài định mức Những sản phẩm mà doanh nghiệp có thể dự kiến được trong quá trình sản xuất được coi là sản phẩm hỏng trong định mức

1.3 Một số quan điểm về sản phẩm hỏng

1.3.1 Chuẩn mực kế toán của các nước đối với hạch toán sản phẩm hỏng

Trong bài viết này ta chỉ đề cập đến chuẩn mực kế toán Mĩ

1.3.1.1 Đặc điểm:

Trong kế toán Mĩ thì các lý do xếp loại là sản phẩm hỏng là:

Không đúng màu sắc do sai phạm trong quá trình sản xuất

Chiều dài hoặc chiều rộng của sản phẩm không đúng kích cỡ.

Sản phẩm cân nặng hơn hoặc cân nhẹ hơn cân nặng tiêu chuẩn

Mẫu lắp ráp sử dụng không đúng

Sản phẩm hỏng có thể sảy ra cho từng mẻ sản xuất hoặc từng sản phẩm cá biệt Sản phẩm thường được bán giảm giá hay đôi khi được gọi là thứ phẩm Trong một số trường hợp, sản phẩm hỏng không thể bán được mà phải bỏ

Có hai loại sản phẩm hỏng là:

Sản phẩm hỏng trong định mức: là lượng sản phẩm hỏng mà công ty dự kiến sẽ sảy ra trong quá trình sản xuất và được công ty chấp nhận Tại sao công ty cho phép chấp nhận một sản phẩm hỏng vì phần lớn công ty không muốn hao phí thêm chi phí

để hạn chế sản phẩm hỏng vì điều này sẽ tốn kém hơn nhiều việc chấp nhận một tỷ lệ tối thiểu về sản phẩm hỏng Sản phẩm hỏng cho phép được xem là không thể tránh được trong quá trình sản xuất và thường được tính vào chi phí sản xuất chính phẩm.Sản phẩm hỏng ngoài định mức: là số lượng sản phẩm hỏng ngoài dự kiến của nhà sản xuất Sản phẩm hỏng bất thường thường xảy ra chủ yếu vì quá trình sản xuất yếu kém vì hoả hoạn hay vì máy móc hỏng bất chợt Nhà quản trị phải có biện pháp

để hạn chế sản phẩm hỏng ngoài định mức Sản phẩm hỏng ngoài định mức không được chấp nhận nên chi phí của chúng không thể được tính vào chi phí chính phẩm Chi phí vế sản phẩm hỏng bất thường thường được xem là chi phí hỏng thời kỳ, không đựoc xem là khoản chi phí sản phẩm

1.3.1.2 Trình tự hạch toán sản phẩm hỏng trong kế toán Mĩ

1.3.1.2.1 Đối với những sản phẩm không có giá trị tận dụng: thì chi phí sản xuất của sản phẩm hỏng ngoài tỷ lệ cho phép được xoá sổ khỏi tài khoản sản phẩm đang chế tạo

Bút toán phản ánh việc xoá sổ chi phí sản xuất của sản phẩm hỏng ngoài dự kiến như sau:

Có TK Sản phẩm đang chế tạo

1.3.1.2.2 Nếu sản phẩm hỏng có giá trị tận dụng : Sản phẩm hỏng thường được bán giảm giá:

 Nếu sản phẩm hỏng ngoài định mức:chênh lệch giữa chi phí sản xuất

và giá trị tận dụng được tính vào Tk “ phí tổn sản phẩm hỏng ngoài định mức” Đây

là một khoản thiệt hại nên được coi là một khoản phí tổn Giá trị tận dụng được tính vào TK “ thứ phẩm tồn kho”

Trong phân xưởng đầu tiên: Thì sản phẩm hỏng là tất cả nguyên vật liệu được đưa ngay vào đầu kỳ sản xuất và ngay sau đó sản phẩm hỏng phát sinh nên 100% chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của sản phẩm hỏng bị thiệt hại.

Sản phẩm hỏng trong phân xưởng sản xuất trung gian thì sẽ gây thiệt hại các chi phí sau:100% chi phí chuyển đến ( phản ánh chi phí sản xuất của phân xưởng sản xuất đứng trước như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung Mọi sản phẩm hỏng trong phân xưởng sản xuất trung gian sẽ

bị thiệt hại 100% chi phí chuyển đến của chúng vì các sản phẩm này đã được đầu tư

đủ 100% các loại chi phí này khi chúng được đưa vào phân xưởng sản xuất trung gian), và 100% chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của phân xưởng sản xuất mà phát hiện ra sản phẩm hỏng

1.3.2 Quan điểm của kế toán quản trị:

1.3.2.1 Theo quan điểm này sản phẩm hỏng được chia làm bốn loại

Sản phẩm hỏng giữ nguyên tình trạng của chúng và bán ra với giá rẻ hơn: như quần áo, đồ gia dụng phế phẩm, sắt, đồng vụn

Sản phẩm hỏng được gia công chế biến lại để đạt được tiêu chuẩn quy định:( các loại ôtô chưa đạt chất lượng yêu cầu) hay chuyển đổi chúng thành những sản phẩm có thể bán được( ví dụ phoi bài của gỗ thì có thể sản xuất thành những tấm panô quảng cáo lớn) Như vậy việc chuyển đổi sang sản phẩm khác sẽ kéo theo các chi phí phụ thêm

Sản phẩm hỏng được đưa trở lại quy trình sản xuất với tư cách là nguyên vật liệu: ví dụ đồ thuỷ tinh vỡ có thể chế biến thành sản phẩm mới, giấy vụn có thể chê biến thành bột giấy

Sản phẩm hỏng phải được tiêu huỷ để đảm bảo vệ sinh mội trường trong trừong hợp này phải kèm theo chi phí huỷ bỏ

1.3.2.2 Phương pháp hạch toán sản phẩm hỏng trong kế toán quản trị ở nước

Trường hợp sản phẩm hỏng tái xử lý trường hợp này để tái xử lý sản phẩm cần phát sinh các chi phí phụ thêm Chi phí phụ thêm được chia ra thành: Chi phí phát sinh để tái tạo sản phẩm hỏng trong định mức và chi phí phát sinh để làm lại sản phẩm hỏng ngoài định mức

Trường hợp Sản phẩm hỏng được tái sử dụng như nguyên vật liệu: Vậy chi phí sản xuất trong kỳ sau khi trừ phần tận dụng nguyên vật liệu từ sản phẩm hỏng sẽ được phân bổ

Trường hợp sản phẩm hỏng phải được tiêu huỷ để đảm bảo vệ sinh mội trường thì được tính vào phí tổn

Như vậy để hạch toán chính xác chi phí sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất, người ta phải tính tới đặc điểm kinh tế kỹ thuật, điều kiện vận hành của máy móc thiết bị để xác định được công suất chuẩn từ đó xác định được sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất, tuy nhiên tuỳ theo mức độ tân tiến của quy trình công nghệ, trình độ của công nhân, người vận hành quy trình sản xuất để từ đó xác định được tỷ

lệ sản phẩm hỏng Việc phân bổ chi phí sản phẩm hỏng phải dựa trên số lượng sản phẩm ở công suất chuẩn Trong trường hợp mức hoạt động dưới công suất chuẩn, phần chi phí phân bổ thừa không được đưa vào giá thành sản phẩm tốt mà cần phản ánh vào tài khoản “ chênh lệch phân bổ” để phản ánh vào báo cáo tài chính

1.3.3 Quan điểm của kế toán tài chính ở nước ta hiện nay:

1.3.3.1 Trong quan hệ với công tác kế hoạch thì sản phẩm hỏng thì được chia làm sản phẩm hỏng trong định mức và sản phẩm hỏng ngoài định mức.Tuỳ theo mỗi cách mà được hạch toán khác nhau.

Sản phẩm hỏng trong định mức là những sản phẩm mà doanh nghiệp sẽ dự kiến sảy ra trong quá trình sản xuất.Đây được xem là không thể tránh khỏi trong quá trình sản xuất nên phần chi phí cho những sản phẩm này( giá trị sản phẩm hỏng không thể sửa chữa được và chi phí sửa chữa sản phẩm hỏng có thể sửa chữa được) được coi là chi phí sản xuất chính phẩm Sở dĩ phần lớn doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ sản phẩm hỏng vì họ không muốn tốn thêm chi phí để hạn chế hoàn toàn sản phẩm hỏng

do việc bỏ thêm chi phí này tốn kém nhiều hơn việc chấp nhận một tỷ lệ tối thiểu về sản phẩm hỏng

Sản phẩm hỏng ngoài định mức là những sản phẩm nằm ngoài dự kiến của nhà sản xuất do các nguyên nhân chủ quan như lơ là, thiếu trách nhiệm hoặc các nguyên nhân khách quan như máy hỏng, hoả hoạn bất chợt

Nếu số dự phòng cần lập ít hơn số đã lập thì doanh nghiệp cần hoàn nhập phần chênh lệch thừa và được định khoản như sau:

Ví dụ Doanh nghiệp sản xuất 100 sản phẩm với tỷ lệ sản phẩm hỏng trong định mức là 5% và tổng chi phí phát sinh của 100 sản phẩm này là 1000 nghìn

Như vậy ta thấy nếu 200 sản phẩm đều là chính phẩm thì chi phí cho mỗi sản phẩm là 4000/ 200 = 20 nghìn Nhưng tỷ lệ sản phẩm hỏng là 5% tương ứng với : 5%

X 200 = 10 sản phẩm do đó số chính phẩm còn lại sẽ là 190 sản phẩm Thì khi đó chi phí sản xuất mỗi sản phẩm là 4000 / 190 = 21.05 nghìn.Như vậy chi phí sản xuất của

10 sản phẩm hỏng đã được phân chia cho 190 sản phẩm còn lại

1.3.3.1.2 Hạch toán sản phẩm hỏng ngoài định mức:

Hạch toán sản phẩm hỏng ngoài định mức trước khi bán:

Ta có thiệt hại của sản phẩm hỏng ngoài định mức không đựoc cộng vào chi phí sản xuât chính phẩm mà thường được xem là khoản phí tổn thời kỳ , phải trù vào thu nhập sau khi trừ vào các khoản thu hồi, bồi thường của người phạm lỗi Vì thế phải hạch toán riêng giá trị thiệt hại của những sản phẩm ngoài định mức và xem xét nguyên nhân gây ra sản phẩm hỏng để có biện pháp xử lý Toàn bộ giá trị thiệt hại có thể được theo dõi trên tài khoản 1381, sau khi trừ phần phế liệu thu hồi và bồi thường thì thiệt hại thực về sản phẩm hỏng sẽ được tính vào giá vốn hàng bán hay chi phí khác hoặc trừ vào quỹ dự phòng tài chính Quá trình hạch toán được chi tiết như sau:

Do sản phẩm hỏng ngoài định mức là một tổn thất nằm ngoài dự kiến của doanh nghiệp Do vậy doanh nghiệp coi phần sản phẩm hỏng như một tài sản thiếu chờ xử

lý để doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân để đưa ra các biện pháp phù hợp Như vậy sản phẩm hỏng ngoài định mức được doanh nghiệp định khoản như sau:

Nợ TK 1381 : sản phẩm hỏng ngoài định mức

Có TK 154 : hỏng trong quá trình sản xuất

Có TK 155 : hỏng trong quá trình bảo quản tại kho

Có TK 157 : hỏng trong quá trình gửi bán

Có TK 632 : hỏng trong quá trình bán

Khi doanh nghiệp đã xác định được sản phẩm hỏng do đâu thì doanh nghiệp có các biện pháp xử lý khác nhau:

Nếu sản phẩm hỏng là do công nhân sơ ý hoặc cố ý tạo nên thì tuỳ từng mức độ

mà doanh nghiệp có cách xử lý khác nhau như cảnh cáo Nhưng chủ yếu vẫn là biện pháp bồi thường thiệt hại số sản phẩm đã làm hỏng và một số doanh nghiệp còn có biện pháp phạt cảnh cáo đối với công nhân làm cho sản phẩm hỏng bằng cách trừ lương và được định khoản như sau:

Nợ TK 334

Có TK 1381: giá trị thiệt hại vế sản phẩm hỏng (thường tính theo giá thị trường)

Có TK 711: Phần phạt người lao động vì tạo ra sản phẩm hỏng ( nếu có).Nếu sản phẩm hỏng là do dây chuyền công nghệ hay do các nguyên nhân khách quan thì doanh nghiệp cần phải xem xét lại có nên thường xuyên bảo dưỡng máy móc thiết bị hay thay đổi dây chuyền công nghệ để hạn chế sản phẩm hỏng

Khi sản phẩm hỏng của doanh nghiệp có khả năng sửa chữa được và chi phí sửa chữa không quá lớn so với số tiền thu được khi bán sản phẩm thì doanh nghiệp nên sửa chữa chúng

Phản ánh chi phí sửa chữa sản phẩm hỏng:

Nợ TK 1381

Có TK 111,112,331,152,334

Tuy nhiên trong một số trường hợp thì sản phẩm hỏng của doanh nghiệp không thể sửa chữa nhưng nó vẫn còn có giá trị khi thu hồi thì doanh nghiệp có thể phản ánh giá trị thu hồi được Giá trị thu hồi có thể bằng tiền nếu doanh nghiệp bán ngay số sản phẩm hỏng đó và cũng có thể là phế liệu khi doanh nghiệp thu hồi lại để nhập kho Phần phế liệu thu hồi này được doanh nghiệp hạch toán vào TK152- phế liệu thu hồi

Phản ánh giá trị thu hồi từ sản phẩm hỏng:

Nợ TK 111,112,152

Có TK 1381 : sản phẩm hỏng ngoài định mức

Phần còn lại mà doanh nghiệp không thu hồi được thì doanh nghiệp sẽ phải tính

nó như một khoản phí tổn thời kỳ Khoản phí tổn này có hai cách xử lý như sau:Thư nhất là doanh nghiệp có thể trừ trực tiếp vào phần nguồn vốn của doanh nghiệp vì đây thể hiện khả năng không tốt của doanh nghiệp nên đã tạo ra sản phẩm hỏng ngoài định mức và doanh nghiệp sẽ trừ vào quỹ dự phòng tài chính ( tài khoản 415) Đây là tài khoản mà doanh nghiệp trích ra để xử lý các khoản nằm ngoài dự kiến của doanh nghiệp

Thứ hai là doanh nghiệp có thể coi khoản phí tổn này là một khoản chi phí trên báo cáo tài chính Khoản chi phí này của doanh nghiệp sẽ làm giảm tăng chi phí trong

kỳ của doanh nghiệp và từ đó sẽ làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp phần làm giảm lợi nhuận này cũng chính bằng phí tổn trong kỳ mà doanh nghiệp phải gánh chịu Điều này làm cho bên Có của TK 421 giảm đi Doanh nghiệp có thể hạch toán phần phí tổn về sản phẩm hỏng ngoài định mức vào TK 632 hoặc TK811

Nếu doanh nghiệp hạch toán vào TK632 tức là doanh nghiệp đã làm tăng giá vốn hàng bán trong kỳ như vậy phần thiệt hại về sản phẩm hỏng thì doanh nghiệp coi như đã bán ra và chấp nhận khoản mục lãi gộp của doanh nghiệp giảm đi Nó coi như

là một khoản phí tổn của quá trình sản xuất

Nếu doanh nghiệp hạch toán vào TK 811 thì doanh nghiệp đã coi khoản phí tổn

về sản phẩm hỏng mà doanh nghiệp phải chịu là một khoản chi phí khác Khoản chi phí này không ảnh hưởng đến lợi nhuận gộp của doanh nghiệp nhưng làm giảm lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp

Như vậy ta thấy phí tổn về sản phẩm hỏng ngoài định mức mà doanh nghiệp phải chịu có thể được doanh nghiệp ghi tăng chi phí hay ghi giảm quỹ dự phòng tài chính đều được vì nó sẽ không làm cho nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp khác

nhau.Tuy nhiên tuỳ từng doanh nghiệp mà kế toán sẽ định khoản khoản phí tổn này vào đâu nhưng khi kế toán đã lựa chọn đúng tài khoản để hạch toán thì kế toán phải hạch toán nên tài khoản đó nếu kế toán có sự thay đổi về tài khoản hạch toán thì kế toán phải nêu rõ lý do thay đổi.

Phản ánh thiệt hại thực về sản phẩm hỏng :

Nợ TK 632,415,811

CóTK 1381 : sản phẩm hỏng ngoài định mức mà doanh nghiệp phải chịu

PHẨN II: THỰC TRẠNG CỦA VIỆC HẠCH TOÁN SẢN PHẨM HỎNG TRONG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VIỆT NAM HIỆN NAY

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của kế toán tài chính:

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hạch toán kế toán:

Ta biết sản xuất của cải vật chất là cơ sở tồn tại của xã hội loài người Tất cả những điều liên quan đến sản xuất mà con người quan tâm đã đặt ra nhu cầu tất yếu phải thực hiện chức năng quản lý sản xuất Như vậy sự cần thiết phải giám đốc và quản lý quá trình hoạt động kinh tế không chỉ là nhu cầu mới phát sinh gần đây mà thực ra đã phát sinh rất lớn trong lịch sử nhân loại và tồn tại trong các hình thái kinh

tế xã hội khác nhau Xã hội loài người càng phát triển thì mức độ quan tâm của con người đến sản xuất càng tăng Để quản lý các hoạt động kinh tế cần có số liệu, để có được các số liệu phục vụ cho quản lý, giám sát đòi hỏi phải thực hiện việc quan sát,

đo lường, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ đó.Với cách khái quát trên chúng ta có thể thấy hạch toán là nhu cầu khách quan của bản thân quá trình sản xuất cũng như của xã hội nhu cầu đó được tồn tại trong tất cả các hình thái khác nhau vì mỗi chế độ

xã hội có phương thức sản xuất riêng Phương thức sản xuất thay đổi làm cho toàn bộ

cơ cấu kinh tế và chính trị cũng thay đổi:

Trong thời kỳ nguyên thủy, sản xuất chưa phát triển, nhu cầu và khả năng thu nhận thông tin chưa nhiều, hạch toán được tiến hành bằng các phương pháp hết sức đơn giản để ghi nhớ các thông tin cần thiết Cũng do sản xuất còn lạc hậu nên ở giai đoạn này chưa có của cải dư thừa cũng như chưa hình thành các giai cấp khác nhau.Khi xã hội chuyển sang chế độ nô lệ thì ý nghĩa nhiệm vụ của hạch toán cũng thay đổi: theo dõi kết quả sử dụng nô lệ và chiếm dụng lao động của nô lệ, ngoài ra còn được sử dụng trong các phòng đổi tiền Sổ kế toán đã xuất hiện thay cho cách ghi và đánh dấu ở thời nguyên thuỷ

Thời kỳ phong kiến, sự ra đời của địa chủm, nông dân, với sự ra đời của địa tô phong kiến và với chế độ cho vay nặng lãi của địa chủ và nông dân làm cho hệ thống

sổ sách kế toán phong phú và chi tiết hơn

Đáng chú ý là thời kỳ tư bản chủ nghĩa với sự phát triển nhanh chóng của thương nghiệp và sau đó là nông nghiệp Lúc này các quan hệ trao đổi, buôn bán được mở rộng đặt ra nhu cầu phải hạch toán mối liên hệ nảy sinh trong quá trình vận động của các tư bản cá biệt Sự xuất hiện mới này của kế toán lại là nguồn gốc ra đời của phương pháp đối ứng tài khoản trong kế toán Cũng từ đó phương pháp hạch toán

kế toán đã được hình thành và ứng dụng rộng rãi gồm một hệ thống hoàn chỉnh: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp- cân đối kế toán Tuy nhiên, chế độ

tư hữu về tư liệu sản xuất cùng các quy luật kinh tế tương ứng lại hạn chế sự phát triển và tính khoa học của hạch toán kế toán Trong điều kiện của chủ nghĩa xã hội với sự xuất hiện của chế độ công hữu về tư liệu sản xuất và với trình độ xã hội hoá cao của nền sản xuất, hạch toán kế toán mới trở thành môn khoa học chân chính

2.1.2 Thực trạng kế toán Việt Nam: Hệ thống kế toán Việt Nam trải qua ba giai đoạn :

Giai đoạn 1 ( Trước năm 1990): Hoạt động chủ yếu của kế toán viên thông qua các nội quy, quy định của Bộ Tài Chính- cơ quan cao nhất chịu trách nhiệm quản lý tài sản Xã hội chủ nghĩa

Giai đoạn 2 ( Từ năm 1991 đến 1994): Thời kỳ chuyển đổi nền kinh tế bao cấp

cũ sang nền kinh tế thị trường có định hướng xã hội chủ nghĩa Sự xuất hiện nhiều thành phần kinh tế đã tác động đến bản chất và đặc thù của nghề kế toán Nhiều thuật ngữ mới trong lĩnh vực kế toán ra đời như kinh doanh, lãi, lỗ, lợi nhuận

Giai đoạn 3( Từ năm 1995 đến nay): Là giai đoạn hệ thống kế toán Việt Nam phát triển đầy đủ nhất và cao nhất Điều này thể hiện ở chỗ hệ thống không chỉ bó hẹp trong phạm vi kế toán doanh nghiệp và kế toán hành chính sự nghiệp như trước đây mà đã phát triển rộng rãi, hoạt động trong các khu vực doanh nghiệp nhà nước,