Bài giảng Quản trị công tác xã hội Bài 5 - GV. Kim Hoa

Công tác tổ chức, Ủy quyền, Kiểm soát và Phối hợp Mục tiêu: Đến cuối bài, người học sẽ: • Liệt kê được các nguyên tắc và các bước trong công tác tổ chức; • Nhận diện được các kiểu cơ cấu tổ chức và các mô hình tổ chức; • Hiểu được ủy quyền/giao việc là một phương thức của công tác tổ chức; • Thảo luận các kiểu kiểm soát và phối hợp Những chủ đề trong Bài bao gồm : • Tổ chức – các nguyên tắc và các bước công tác tổ chức; Cấu trúc tổ chức và mô hình tổ chức; • Ủy quyền trong công tác tổ chức; • Kiểm soát – các bước và phương pháp • Phối hợp– các kiểu và hình thức Tổ chức – các nguyên tắc và các bước công tác tổ chức Cấu trúc và mô hình tổ chức Các nội dung cụ thể gồm: • Các nguyên tắc và công việc trong công tác tổ chức • Các loại cấu trúc tổ chức • Mô hình tổ chức Các nguyên tắc tổ chức Các nguyên tắc công tác tổ chức : 1. Chuyên môn hóa công việc hay phân công công việc– để đạt các mục tiêu tổ chức thì công việc cần được phân công và giao việc cho nhân sự giỏi thực hiện. Việc này sẽ thúc đẩy công việc được hoàn thiện. 2. Đơn vị có thẩm quyền – Mỗi thành viên của tổ chức phải báo cáo cho một và chỉ một cấp trên của mình. Các nguyên tắc tổ chức 3. Tầm hạn kiểm soát – Có sự giới hạn về số người mà một cấp quản trị có thể giám sát tốt; thường là 5 – 7 người là tốt nhất. Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn kiểm soát bao gồm : khoảng cách, thời gian, năng lực và tài năng chuyên môn của nhân viên và sự đầy đủ phương tiện như điện thoại, xe cộ v.v. 4. Nhiệm vụ đồng nhất  Công việc phải có liên hệ nhau hay tương tự nhau  Chức năng phải rõ ràng cụ thể, dứt khoát;  Mỗi nhiệm vụ hay công việc phải trong phạm vi mà người được phân công có thể hoàn thành;  Mọi chức năng của từng đơn vị cần được giao phó cho từng người cụ thể. Các nguyên tắc tổ chức 5. Ủy quyền • Trách nhiệm được giao phải đi kèm với quyền hạn ra quyết định • Quyền hạn theo thứ bậc từ đỉnh xuống đáy • Hạn chế số lượng các chức năng được ủy quyền • Ủy quyền và trách nhiệm bắt đầu từ cấp tác vụ thấp nhất • Trách nhiệm điều hành, lãnh đạo vẫn ở trong tay nhà quản trị Các nguyên tắc tổ chức 6. Nguyên tắc thứ bậc hay bậc thang – nhân viên được tổ chức thành các nhóm dưới quyền các nhóm trưởng với các cấp thẩm quyền từ dưới đi lên và từ trên xuống. Khi biểu thị trên sơ đồ, hệ thống thứ bậc có hình kim tự tháp. 7. Nguyên tắc nhân viên làm việc trực tiếp và nhân viên điều hành – Những người làm việc trực tiếp (nhân viên thừa hành) là người trực tiếp thực hiện và hoàn thành các mục tiêu. Những người điều hành giúp cho nhân viên thừa hành những kiến thức và ý tưởng chuyên môn. Công việc của họ là hoạch định, tư vấn, v.v. Các nguyên tắc tổ chức 8. Phân công lao động – Đối với tổ chức lớn, để đạt mục tiêu cần phải phân công lao động. Chỉ những người có năng lực thực hiện một chức năng đặc biệt nào đó mới được giao việc. 9. Đường dây lãnh đạo – Cần có một ít cấp độ giám sát giữa cấp cao và các cấp khác. Tầm hạn quản trị càng ngắn thì mệnh lệnh càng ít bị hiểu sai và dòng thông tin truyền đạt càng tốt hơn. 10. Cân đối – Cần có sự cân đối hợp lý về tầm cỡ các phòng ban khác nhau, và tập trung quyền hay phân tán quyền trong việc ra quyết định. Công việc trong công tác tổ chức • Trong khi kế hoạch thiết lập mục tiêu, chính sách, chức năng và phương thức hoạt động thì công tác tổ chức trái lại xác định các đơn vị công tác và mối quan hệ giữa đơn vị này với đơn vị khác. [...]... được ủy quyền chỉ chịu trách nhiệm với cấp trên trực tiếp Giảng viên tổng hợp chủ đề : Ủy quyền trong công tác tổ chức • • Ủy quyền giúp nhà quản trị công tác xã hội chia sẻ trách nhiệm với các cá nhân, các ủy ban và các nhóm tác vụ Mỗi một nhiệm vụ được ủy quyền kèm theo thẩm quyền tương ứng và trách nhiệm hòan thành nhiệm vụ nhưng nhà quản trị chịu trách nhiệm cuối cùng Kiểm soát Các nội dung cụ... đồ dọc Sơ đồ ngang Sơ đồ vòng tròn Giảng viên tổng hợp chủ đề : Công tác tổ chức Tổng hợp và những điểm chính cần ghi nhớ • Công tác tổ chức có hai ý nghĩa : a) thiết lập cơ cấu tổ chức của một cơ sở và b) tiến trình vận hành cơ cấu tổ chức giúp nó trở thành một tổ chức • Tổ chức có cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức không chính thức.Các cơ sở an sinh xã hội cơ bản là những cơ cấu chính thức,... vụ riêng biệt • Phân biệt quyền hạn và quyền hành : • Quyền hạn (authority) là cái mà nhà quản trị có thể giao phó cho người khác thay mặt mình để thực hiện • Quyền hành (power) là cái mà nhà quản trị căn cứ vào đó mà hành xử quyền lãnh đạo của mình một cách hữu hiệu nhất Ủy quyền cái gì và cho ai ? • Nhà quản trị có thể chọn lựa ủy quyền giao việc cho cá nhân hoặc các ủy ban chuyên môn và các nhóm... đường dây quyền hành từ đỉnh xuống đáy rất rõ và bao gồm hệ thống các thủ tục và luật lệ • Công tác tổ chức là một tiến trình, các nguyên tắc của công tác tổ chức (Fayol và Follet) được tuân thủ để đảm bảo rằng các chức năng của các đơn vị khác nhau và các quan hệ của chúng với nhau được thực hiện Ủy quyền trong công tác tổ chức Các nội dung cụ thể gồm: • Ủy quyền là gì ? – tại sao ủy quyền và mục đích... diện xây dựng nên; Sự hợp tác giữa nhân viên, ban điều hành, các ủy ban được nuôi dưỡng để thiết lập mối quan hệ làm việc thuận lợi; Thăng thưởng và chọn lọc những cơ hội công việc mới và khác nhau dựa vào những khả năng và kinh nghiệm khác nhau của công nhân, có sự quan tâm tới sự phát triển cá nhân cũng như điều tốt đẹp cho cơ sở ; Những mối quan hệ ấm áp, thân thiện và hợp tác dựa trên tinh thần làm... đó đảm bảo hoàn thành mục tiêu của tổ chức Mục đích của kiểm soát • • • • Kiểm soát là chức năng hết sức quan trọng của quản trị : Nhờ có kiểm soát mà nhà quản trị biết được tổ chức đang đi đến đâu ? Có đúng với những dự kiến hay không ? Nắm bắt được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của thuộc cấp Xác định những nhược điểm và sai lệch trong các chức năng, cũng như trong các hoạt động của các... trực thuộc, đưa ra biện pháp chấn chỉnh kịp thời Tiến trình kiểm soát • Bước 1 : Xác định tiêu chuẩn kiểm soát – Tiêu chuẩn kiểm soát là những cột mốc mà dựa vào đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm soát đối tượng bị quản trị – Thường tiêu chuẩn kiểm soát là những mục tiêu, chỉ tiêu mà chúng ta đặt ra trong kế hoạch – Tiêu chuẩn kiểm soát được đặt ra khác nhau tùy thuộc vào đặc tính của đối... việc nhóm luôn được khuyến khích Mô hình tổ chức củaTrecker • • • Trecker đưa ra một trật tự hành chính được điều chỉnh bằng cách làm bẹt cơ cấu tổ chức hình nón (kim tự tháp) Nó có các đặc điểm sau đây : Vẫn duy trì sự kiểm soát quản trị từ cấp cao; Quyết dịnh và việc cung ứng dịch vụ được phân quyền và chia sẻ; và Đường dây thông đạt (truyền thông) từ đỉnh tới đáy ngắn hơn Những đặc điểm của mô... động đã xảy rẵ Mục đích của loại kiểm soát nầy là nhằm xác định xem kế hoạch có hoàn thành hay không ? Nếu không thì phải tìm hiểu nguyên nhân Rút ra những bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo sau Giúp cho việc hoàn thiện các chức năng quản trị Nhược điểm của loại kiểm soát nầy là độ trễ về thời gian Phối hợp Các nội dung cụ thể gồm : • Phối hợp nội bộ : các kiểu và hình thức • Phối hợp liên... với các hoạt động; • Phân công lao động theo chuyên môn (chuyên môn hóa lao động); • Thăng thưởng và tuyển chọn dựa vào sự tài giỏi kỹ thuật ; và • Sự không thiên vị trong mối quan hệ con người Hệ thống hành chính và tổ chức: Ưu điểm • Stein cho rằng có những ưu điểm và hạn chế trong cấu trúc và chức năng bộ máy hành chính Mặt tích cực là : • Tính kinh tế và hiệu quả, do phân công lao động hợp lý và . tắc và công việc trong công tác tổ chức • Các loại cấu trúc tổ chức • Mô hình tổ chức Các nguyên tắc tổ chức Các nguyên tắc công tác tổ chức : 1. Chuyên môn hóa công việc hay phân công công. định. Công việc trong công tác tổ chức • Trong khi kế hoạch thiết lập mục tiêu, chính sách, chức năng và phương thức hoạt động thì công tác tổ chức trái lại xác định các đơn vị công tác và. Công tác tổ chức, Ủy quyền, Kiểm soát và Phối hợp Mục tiêu: Đến cuối bài, người học sẽ: • Liệt kê được các nguyên tắc và các bước trong công tác tổ chức; • Nhận diện