Báo cáo thực tập xí nghiệp chế biến gỗ vinafor đà nẵng, công ty cổ phần vinafor đà nẵng

Trong suốt thời gian thực tập vừa qua, xuất phát từ nhận thức cá nhân và nhữngkiến thức thực tế được học, đồng thời dựa trên thực tiễn tại đơn vị em xin phép đưa ramột số Giải pháp hoàn

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Mục tiêu nghiên cứu: 1

3 Đối tượng nghiên cứu: 2

4 Phương pháp nghiên cứu: 2

5 Nội dung của chuyên đề: 2

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 3

1.1 Khái quát nguyên vật liệu: 3

1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu: 3

1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu: 3

1.1.3 Vai trò của nguyên vật liệu: 3

1.1.4 Phân loại nguyên vật liệu: 4

1.2 Khái quát về quản trị nguyên vật liệu: 5

1.2.1 Khái niệm quản trị nguyên vật liệu: 5

1.2.2 Mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu: 5

1.2.3 Nhiệm vụ của quản trị nguyên vật liệu: 5

1.2.3.1 Kiểm soát sản xuất: 5

1.2.3.2 Vận chuyển: 6

1.2.3.3 Tiếp nhận: 6

1.2.3.4 Gởi hàng: 6

1.3 Các nội dung của quản trị nguyên vật liệu: 7

1.3.1 Xác định nhu cầu nguyên vật liệu: 7

1.3.2 Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu: 8

1.3.3 Tổ chức mua và tiếp nhận nguyên vật liệu: 10

1.3.3.2 Tiếp nhận nguyên vật liệu: 11

1.3.4 Tổ chức dự trữ nguyên vật liệu: 12

1.3.5 Cấp phát nguyên vật liệu: 14

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nguyên vật liệu: 15

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ VINAFOR ĐÀ NẴNG 17

2.1 Tổng quan về công ty: 17

2.1.1 Lịch sử hình thành công ty: 17

2.1.2 Thông tin cơ bản của xí nghiệp: 17

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: 18

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức: 18

2.1.3.2 Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban: 18

2.1.4 Đặc điểm nguồn lực của công ty: 22

2.1.4.1 Cơ sở vật chất, kỹ thuật: 22

2.1.4.2 Đặc điểm nhân lực: 23

Bảng 2.3: Cơ cấu đội ngũ nhân viên theo giới tính của xí nghiệp 2012 -2014 24

2.1.5 Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp: 25

2.1.5.1 Tình hình tài chính của Xí nghiệp: 25

2.1.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp: 28

2.2 Thực trạng về công tác quản trị nguyên vật liệu tại xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng: 30

2.2.1 Thực trạng về công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu: 30

2.2.2 Thực trạng công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu: 35

2.2.3 Thực trạng công tác tổ chức mua và tiếp nhận nguyên vật liệu: 39

2.2.3.1 Thực trạng công tác tổ chức mua nguyên vật liệu: 39

2.2.3.2 Thực trạng công tác tiếp nhận nguyên vật liệu: 40

2.2.4 Thực trạng công tác tổ chức dự trữ nguyên vật liệu: 41

2.2.5 Thực trạng công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: 43

2.3 Đánh giá công tác quản trị nguyên vật liệu tại xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng 44 2.3.1 Các mặt đạt được: 44

2.3.2 Những mặt tồn tại: 45

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ VINAFOR ĐÀ NẴNG 47

3.1 Định hướng mục tiêu của công ty về hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu: 47

3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng 47

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu: 47

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu: 49

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức mua và tiếp nhận nguyên vật liệu:

51

3.2.4 Giải pháp hoàn thiện công tác dự trữ nguyên vật liệu: 53

3.2.5 Giải pháp hoàn thiện công tác cấp phát nguyên vật liệu: 54

KẾT LUẬN 56

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.2: Mặt bằng xưởng 2 22

DANH MỤC BẢNG

LỜI CAM ĐOAN

Họ và tên sinh viên: Trương Thị Hồ Yên

Sinh viên lớp: K17QTH1

Khoa: Quản trị kinh doanh

Đơn vị thực tập: Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng - Công ty cổ phầnVinafor Đà Nẵng

Trong suốt thời gian thực tập tốt nghiệp tại đơn vị, từ ngày 24/05/2015, tôi xin cam đoan đã:

30/03/2015-1 Chấp hành đúng nội quy, quy định của đơn vị thực tập

2 Tuân thủ đúng yêu cầu, quyền hành và nghĩa vụ của sinh viên thực tập tốtnghiệp

3 Thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công trong thời gian thực tập

4 Chỉ sử dụng các tài liệu thông tin về đơn vị cho mục đích viết chuyên đề tốtnghiệp, bảo vệ bí mật mọi thông tin, tài liệu của đơn vị

5 Trung thực, có trách nhiệm trong công tác

6 Thái độ cầu tiến, nghiêm túc, tích cực học hỏi

Về báo cáo thực tập tốt nghiệp, tôi xin cam đoan bài báo cáo này là do chính tôithực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong báo cáo là trung thực, khôngsao chép từ bất cứ đề tài nào

Đà Nẵng, ngày 10 tháng 5 năm 2015.

Sinh viên thực tập (Ký và ghi rõ họ tên)

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này, trước hết em chân thành biết ơn sâu sắctất cả các thầy cô giáo Trường Đại học Duy Tân và đặc biệt là các thầy cô giáo khoaQuản trị kinh doanh đã tận tâm dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu trong suốt

4 năm học tại trường để em có được nền tảng kiến thức kinh tế như ngày hôm nay.Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo Nguyễn Huy Tân là giáo viên

đã trực tiếp hướng dẫn em trong suốt thời gian thực hiện chuyên đề tốt nghiệp này

Về phía Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng, em xin chân thành cảm ơn Banlãnh đạo Xí nghiệp đã tạo điều kiện để em có cơ hội học tập, tìm hiểu thực tế tại Xínghiệp, đồng thời em xin chân thành cảm ơn các anh chị ở phòng kế hoạch-kinh doanh

đã giúp đỡ em trong suốt thời gian qua Đặc biệt là anh Nguyễn Đức Cường - trưởngphòng kế hoạch - kinh doanh, anh Nguyễn Đình Quốc, anh Lê Trung Thảo đã cungcấp một số tài liệu của công ty và tạo điều kiện để em hoàn thành tốt chuyên đề tốtnghiệp này Em xin cảm ơn anh Huỳnh Thanh Hải, chị Bùi Thị Thế, chị Nguyễn ThịMai và các anh chị khác đã cho em có cơ hội cọ xát và tìm hiểu công việc thực tế tại

Xí nghiệp giúp em có cơ hội trải nghiệm và vận dụng tốt hơn các kiến thức đã đượchọc

Trong suốt thời gian thực tập vừa qua, xuất phát từ nhận thức cá nhân và nhữngkiến thức thực tế được học, đồng thời dựa trên thực tiễn tại đơn vị em xin phép đưa ramột số Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu nhằm giúp đơn vị hoànthiện công các quản trị nguyên vật liệu tại xí nghiệp Em hy vọng bài phân tích này cóthể phản ánh được chính xác thực trạng tại Xí nghiệp và sẽ là ý kiến bổ ích góp phầnkhắc phục những mặt tồn tại và hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại xínghiệp, và thúc đẩy sự phát triển bền vững của xí nghiệp nói chung

Cuối cùng, em xin kính chúc sức khỏe đến toàn thể các quý thầy cô Trường Đạihọc Duy Tân, xin chúc quý thầy cô luôn gặp nhiều may mắn và gặt hái được nhiềuthành công hơn nữa

Kính chúc Ban lãnh đạo Xí nghiệp, các anh chị phòng kế hoạch - kinh doanh vàtoàn thể nhân viên Xí nghiệp dồi dào sức khỏe, tích cực trong công tác và luôn hoàn

thành tốt nhiệm vụ được giao, kính chúc đơn vị liên tục phát triển vững mạnh và luôn

là đầu tàu trong lĩnh vực chế biến xuất khẩu gỗ

Trân trọng cảm ơn!

Qua đó, việc mua sắm nguyên vật liệu của xí nghiệp là nguyên vật liệu trong nướcmang tính đặc thù, cộng với việc giá cả nguyên vật liệu luôn biến động liên tục, gây ra

sự khan hiếm trong những thời kì cao điểm do đó sẽ tác động đến kết quả hoạt độngkinh doanh của xí nghiệp Để thực hiện tốt các mục tiêu đề ra, thực hiện công tác quảntrị nguyên vật liệu của xí nghiệp cần được hoàn thiện và tìm ra các giải pháp khắcphục những mặt chưa đạt được của công tác.Công tác quản trị nguyên vật liệu có tốtthì hiệu quả hoạt động kinh doanh mới cao

Nhận thấy tầm quan trọng đó nên tôi đã chọn đề tài: “Giải pháp hoàn thiện công tácquản trị nguyên vật liệu tại Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng” để nghiên cứu vàlàm đề tài cho chuyên đề của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu về công tác quản trị nguyên vật liệu của Xí nghiệp chế biến gỗVinanfor Đà nẵng nhằm đánh giá thực trạng và tìm ra những vấn đề còn tồn tại củavấn đề đó.Từ đó tìm ra giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, và giúp công ty hoàn

thiện công tác quản trị nguyên vật liệu của xí nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quảtrong hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.

3 Đối tượng nghiên cứu:

Nghiên cứu được tiến hành tại “ Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng”, đề tàitập trung vào số liệu và chính sách quản trị nguyên vật liệu của xí nghiệp

4 Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện chuyên đề này tôi đã sử dụng phương pháp thống kê số liệu, tổnghợp, phân tích các dữ liệu để trình bày vấn đề này Ngoài ra, khi thực hiện chuyên đềnày tôi còn thu thập thông tin từ các phòng ban của xí nghiệp kết hợp với các tài liệu

từ sách, báo, internet… sưu tẩm để thực hiện chuyên đề này

5 Nội dung của chuyên đề:

Nội dung chính chia làm 3 chương:

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ VINAFOR

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 Khái quát nguyên vật liệu:

1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cầnthiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp và được thể hiện dưới dạngvật hóa như: vải trong doanh nghiệp may mặc, da trong doanh nghiệp đóng giầy,…Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định và toàn giátrị được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ

1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu:

Trong qua trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ thamgia vào một chu kỳ sản xuất và biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nênthực tế của sản phẩm làm ra

Do nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nên giá trị của nguyên vậtliệu chỉ tính hết vào một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Do đặc điểmnhư vậy nên nguyên vật liệu được xếp vào tài sản lưu động trong doanh nghiệp

1.1.3 Vai trò của nguyên vật liệu:

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trongchi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cho nên việc quản lý thu mua, vận chuyển, dựtrữ và cấp phát nguyên vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giáthành của sản phẩm

Các doanh nghiệp thường xuyên theo dõi tình hình biến động của nguyên vậtliệu để từ đó có kế hoạch mua săm, dự trữ cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩmcũng như các nhu cầu khác của doanh nghiệp Nguồn nguyên vật liệu dự trữ cho sảnxuất phải đảm bảo số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, đáp ứng kịp thời choquá trình sản xuất liên tục và ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí, hoa hụtnguyên vật liệu ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất Từ đó, giảm chi phí chonguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu thì sản xuất ra không những cóchất lượng mà giá thành hạ sẽ đạt kết quả cao trong kinh doanh

1.1.4 Phân loại nguyên vật liệu:

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu gồm nhiều loại, rất phongphú, đa dạng có tính năng khác nhau, có mục đích sử dụng khác nhau, chúng được bảoquản ở nhiều nhiều kho bãi và được sử dụng ở các bộ phận khác nhau Vì thế, yêu cầuđặt ra với những quản lý phải nắm bắt được tình hình biến động, thay đổi từng loạinguyên vật liệu trong doanh nghiệp Người quản lý phải tiến hành phân loại nguyênvật nguyên Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại, từngnhóm theo một tiêu thức nhất định Trong thực tế ở các doanh nghiệp có nhiều tiêuthức để phân loại nguyên vật liệu như phân loại theo công dụng, theo vai trò củanguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu ở các doanhnghiệp được phân ra theo các loại sau đây:

nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cấuthành nên vật thể của sản phẩm như gỗ trong doanh nghiệp chế biến gỗ, théptrong doanh nghiệp cơ khí…

sản xuất ra doanh nghiệp mua về lắp ráp hoặc gia công tạo ra sản phẩm Ví dụdoanh nghiệp sản xuất bếp ga… mua mặt gương để làm bếp ga

nên thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng như làm tăng giá trị sản phẩm

Ví dụ: sơn PU trong doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ

sản xuất kinh doanh Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể răn, thể khí, thể lỏng

về thay thế các bộ phận của máy móc thiết bị như vòng bi, xăm lốp…

trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, vật liệu thu nhặc được,…

1.2 Khái quát về quản trị nguyên vật liệu:

1.2.1 Khái niệm quản trị nguyên vật liệu:

Quản trị nguyên vật liệu là một chức năng chịu trách nhiệm kế hoạch, tiếp nhận,cấp trữ, vận chuyển và kiểm soát nguyên vật liệu nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lựccho việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu của công ty

1.2.2 Mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu:

Trong doanh nghiệp sản xuất, quản trị nguyên vật liệu nhằm đáp ứng yêu cầu

về nguyên vật liệu cho sản phẩm, trên cơ sở đó doanh nghiệp phải chon đúng chủngloại nơi đó cần và thời gian có được yêu cầu

Đáp ứng mọi nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có đủchủng loại nguyên vật liệu khi cần tới, giữ nguyên vật liệu ở mức hợp lý.Doanh nghiệphoạt động liên tục, không bị gián đoạn

Doanh nghiệp sản xuất cần tìm được và đảm bảo sự ăn khớp của dòng nguyên vật liệu

để làm cho chúng sẵn sang khi cần đến

1.2.3 Nhiệm vụ của quản trị nguyên vật liệu:

1.2.3.1 Kiểm soát sản xuất:

Kiểm soát sản xuất thực hiện việc phát triển các kế hoạch ngắn hạn và hoạchđịnh tiến độ từ kế hoạch dài hạn, được thực hiện qua các hoạt động sau:

đã được hoạch định danh mục, các đơn hàng và công việc báo trước, sự đến hạncủa nhu cầu sản phẩm và độ dài của quá trình sản xuất

thực hiện các hoạt động cần thiết đáp ứng tiến độ sản xuất

động này thuộc nhiệm vụ của kiểm soát nguyên vật liệu)

việc theo kế hoạch tiến độ và có thế hủy bỏ một số bộ phận khi kế hoạch tiến độthay đổi

1.2.3.2 Vận chuyển:

Chi phí vận chuyển và thời hạn nhận hàng ở đầu vào cũng như giao hàng ở đầu

ra rất quan trọng trong cả chế tạo lẫn dịch vụ.Chi phí và thời hạn này lại phụ thuộc vòahai yếu tố rất cơ bản là điểm đặt xí nghiệp và cách thức vận chuyển.Trách nhiệm của

bộ phận vận chuyển là lựa chọn và ký hợp đồng với người vận chuyển để thực hiệnviệc vận chuyển nhập và xuất Bao gồm các nhiệm vụ:

- Lựa chọn phương tiện vận chuyển: bằng ô tô, đường sắt, đường thủy, …

- Sắp đặt cách thức gửi hàng

- Thiết lập các mối quan hệ liên quan đến quá trình vận chuyển để có chi phí và thờihạn vận chuyển thích hợp cho mỗi chuyến hàng

- Kiểm soát các chuyến vận chuyển để biết rằng việc ghi hóa đơn có phù hợp không

- Kết hợp một cách hợp lý các điểm xuất phát và đích của việc gửi hàng nhằm giảmchi phí

- Quản lý đội xe của công ty

1.3 Các nội dung của quản trị nguyên vật liệu:

1.3.1 Xác định nhu cầu nguyên vật liệu:

Nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng là lượng vật liệu được sử dụng một cách hợp

lý và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch (thường là 1 năm) Lượng vật liệu cần dùng phải đảmbảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thờicòn phải tính đến nhu cầu vật liệu cho chế thử sản phẩm mới, tự trang tự chế, sửa chữamáy móc thiết bị Lượng vật liệu cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại theoquy cách, chủng loại của nó ở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp lại cho toàndoanh nghiệp Khi tính toán phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệucho một sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kếhoạch.Tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu, từng loại sản phẩm, đặc điểm kinh tế

kĩ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán để tính nhu cầu muanguyên vật liệu

Lượng nguyên vật liệu chính cần dùng được tính theo công thức:

Vcd =tổng [(Si*Dvi)(1+Kpi)(1-Kdi)]

Trong đó:

Vcd: lượng vật liệu cần dùng

Si: số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch

Dvi: định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i

Kdi: tỷ lệ phế liệu dựng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch

Kpi: tỷ lệ phế phẩm cho một loại sản phẩm i kỳ kế hoạch

Nhu cầu mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp được dựa trên một số căn cứ cơbản như:

- Kế hoạch kinh doanh và nhu cầu thị trường Kế hoạch kinh doanh của doanhnghiệp là căn cứ quan trọng nhất để xác định nhu cầu mua hàng

- Khả năng tài chính của doanh nghiệp.Yếu tố này ảnh hưởng đến công tác muahàng trên một số phương diện: Số lượng hàng mua và số lượng hàng dự trữ, chủng loạimẫu mã hàng hóa và dịch vụ, thời điểm mua hàng

- Khả năng cung ứng của thị trường Doanh nghiệp phải xem xét khả năng cungứng của thị trường để tránh tình trạng nhu cầu không thể được đáp ứng hay công tácmua hàng gặp nhiều khó khăn khi triển khai

- Đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ Một số đặc điểm của sản phẩm cần lưu ý nhưtính thời vụ của sản phẩm, tính thời trang của sản phẩm, sản phẩm mang tính kỹ thuậtcao hay sản phẩm mới mẻ với doanh nghiệp.

- Khả năng dự trữ của doanh nghiệp Khả năng dự trữ của doanh nghiệp ảnhhưởng tới số lượng hàng hóa định mua

- Các căn cứ khác khi mua hàng Khi xác định nhu cầu mua hàng, doanh nghiệpcần căn cứ các điều kiện đến từ bên ngoài doanh nghiệp như các điều kiện pháp lý,tiêu chuẩn hiện hành, những điều kiện về môi trường, điều kiện về an toàn, những điềukiện phù hợp với bối cảnh chung

Việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu chính xác và đưa ra lượng nguyên vậtliệu cần trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất để thực hành tiết kiệm vật liệu cơ

sở quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu Xác định nhu cầu nguyên vật liệucòn là căn cứ để tiến hành cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu của xí nghiệp

1.3.2 Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu:

Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sảnxuất-kĩ thuật-tài chính của doanh nghiệp.Trong mối quan hệ này, kế hoạch mua sắmnguyên vật liệu bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, còn các kếhoạch khác là căn cứ để xây dựng mua sắm nguyên vật liệu Kế hoạch mua sắmnguyên vật liệu ảnh hưởng tới hoạt động dự trữ, tiêu thu, kết quả sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì cần lập kế hoạch mua nguyên vật liệu cònđối với doanh nghiệp thương mại thì cần lập kế hoạch mua hàng hoá.việc lập kế hoạchmua hàng sát với tình hình thực tế nhu cầu sản xuất kinh doanh có ý nghĩa rất lớn,quan trọng trong hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Lập kế hoạch mua hàng là việc dự tính từng số lượng mặt hàng cần phải muavào trong kỳ để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và dự toán giá trị hàng cần muavào trong kỳ của doanh nghiệp

* Căn cứ để lập kế hoạch mua hàng là:

- Dự toán khối lượng nguyên vật liệu tiêu hao trong kỳ kế hoạch (đối với đơn vị sảnxuất kinh doanh ); dự toán khối lượng hàng hoá tiêu thụ (đối với đơn vị thương mại)

- Dự toán hàng tồn kho cuối kỳ.

- Định mức đơn giá hàng mua vào trong kỳ kế hoạch

* Phương pháp lập kế hoạch mua hàng.

Lập kế hoạch mua hàng cho từng mặt hàng có nhu cầu cho sản xuất kinh doanhtrong kỳ kế hoạch cả về số lượng và giá trị tiền.Tổng hợp giá trị tiền hàng mua vàotrong kỳ kế hoạch thành dự toán hàng mua vào

+

Lượng hàng cần tồn kho cuối kỳ kế hoạch

-

Lượng hàng tồn kho đầu

kỳ kế hoạch

kế hoạch

x

Định mức đơn giá mua hàng vào

*Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:

Bước đầu tiên của việc lựa chọn nhà cung cấp đó là tìm kiếm các thông tin về nhàcung cấp Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm: nguồn thông tin nội bộdoanh nghiệp, nguồn thông tin đại chúng, nguồn thông tin từ các nhà cung cấp như thưchào hàng, catalog quảng cáo, hội chợ ,triển lãm…Khi tìm kiếm thông tin về nhà cungcấp cần phải chú ý tới việc phân loại nhà cung cấp như nhà cung cấp chính, nhà cungcấp phụ, nhà cung cấp mới hay truyền thống, nhà cung cấp trong hay ngoài nước…Sau khi đã có các thông tin về các nhà cung cấp doanh nghiệp cần tiến hành lập hồ sơnhà cung cấp, rút ra những nhận xét, đánh giá, kết luận về từng nhà cung cấp theo cácnguyên tắc và tiêu chuẩn đã đề ra

Một số tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp như là chất lượng của nhàcung cấp, thời hạn giao hàng, giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí muahàng, điều kiện thanh toán …Ngoài ra còn một số tiêu chuẩn khác như là khả năng kỹ

thuật của nhà cung cấp, dịch vụ sau bán và bảo trì, khả năng sản xuất của nhà cungứng , khả năng tài chính của nhà cung cấp.Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanhnghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp sau :

- Dựa vào kinh nghiệm : Cách này đơn giản , quyết định được đưa ra nhanhchóng song mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, dễ mắc sai lầm

- Phương pháp thang điểm : Nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối vớinhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, sắp xếp thứtựu ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cung cấp từ đóđưa ra các quyết định lựa chọn mang tính khách quan

1.3.3 Tổ chức mua và tiếp nhận nguyên vật liệu:

Các nguyên vật liệu dùng trong tổ chức lớn thường có được qua tiến trình muahàng, đây là mối liên hệ giữa một tổ chức và nhà cung cấp hay những người bán

Việc tổ chức mua nguyên vật liệu là tiến trình các sản phẩm hay dịch vụ trong việctrao đổi các nguồn vốn

1.3.3.1 Thương lượng và đặt hàng :

Tổ chức mua nguyên vật liệu cần thương lượng và đặt hàng với nhà cung cấpThương lượng với nhà cung cấp:Được hiểu là quá trình giao dịch đàm phán vớinhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên nhằm mục đích cùng có lợi.Trong giao dịch đàm phán nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề thương lượngnhư : các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua ,giá cả và sự dao động giá cả thịtrường lúc giao hàng có biến động, phương thức và hình thức thanh toán tiền muahàng, hình thức thời gian địa điểm giao hàng …

Đặt hàng là kết quả của quá trình thương lượng, là việc doanh nghiệp đặt hàngvới nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như là ký kết hợp đồng mua bán, hóađơn bán hàng, thư đặt hàng Trong đó hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp

lý cao nhất

Sau khi có kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, công tác mua và vận chuyện vềkho của doanh nghiệp do phòng vật tư (thương mại hoặc kinh doanh) đảm nhận Giámđốc hoặc các phân xưởng có thể ký các hợp đồng với phòng vật tư về việc mua và vận

chuyển nguyên vật liệu Hợp đồng phải được xác định từ số lượng, chất lượng, chủngloại, quy cách mua, giá và thêi gian giao nhận Hai bên phải chịu bồi thường về vậtchất nếu vi phạm hợp đồng Phòng vật tư chịu trách nhiệm cùng cấp kịp thời, đầy đủ,đảm bảo chất lượng cho các đơn vị sản xuất Nếu vì lý do gì đó không cung cấp kịp,phòng vật tư phải báo cáo với giám đốc từ 3 đến 5 ngày để có biện pháp xử lý Phòngvật tư làm tốt hoặc không tốt sẽ được thưởng hoặc phạt theo quy chế của doanhnghiệp.

1.3.3.2 Tiếp nhận nguyên vật liệu:

Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu cho việcquản lý nguyên vật liệu Là bước chuyển giao của trách nhiệm trực tiếp bảo quản vàđưa nguyên vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị sản xuất Việc thựchiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng,chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng nguyên vật liệu trong kho từ dó làm giảm thiệthại đáng kể cho hỏng hóc, đổ vỡ, hoặc biến chất của nguyên vật liệu Vì vậy, công táctiếp nhận nguyên vật liệu cần phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ:

- Một là, tiếp nhận một cách chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại nguyênvật liệu theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hóađơn, phiếu giao hàng…

- Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để dưa nguyên vật liệu từ điểmtiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo sẵn sàng cấpphát kịp thời cho sản xuất

Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận nguyên vật liệu cần phảituân thủ những yêu vầu sau:

- Nguyên vật liệu khi tiếp nhận cần có đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhậnkhác nhau trong ngành, ngoài ngành hày trong nội bộ doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải qua quá trình kiểm tra, kiểm định chất lượng,chủng loại, số lượng hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mấtmát

- Nguyên vật liệu khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàngcũng với thủ kho ký phiếu nhập kho

Bên doanh nghiệp và bên cung ứng phải thống nhất địa điểm tiếp nhận, cungứng thẳng hay qua kho của doanh nghiệp.

1.3.4 Tổ chức dự trữ nguyên vật liệu:

Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên vật liệu , nhiên liệu , thiết bị máy móc ,dụng cụ chuẩn bị cho quá trình sản xuất , đồng thời còn là nơi thành phẩm của công tytrước khi tiêu thụ Do tính chất đa dạng và phức tạp của nguyên vật liệu nên hệ thốngkho của doanh nghiệp phải có nhiều loại khác nhau phù hợp với nhiều loại nguyên vậtliệu Thiết bị kho là những phương tiện quan trọng để đảm bảo gìữ gìn giữ toàn vẹn sốlượng chất lượng cho nguyên vật liệu

Do vậy, tổ chuộc quản lý kho phải thực hiện những nhiệm vụ sau :

- Bảo quản toàn vẹn số lượng, nguyên vật liệu, hạn chế ngăn ngừa hư hỏng , mất mátđến mức tối thiểu

- Luôn nắm chắc tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đáp ứngmột cách nhanh nhất cho sản xuất

- Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất nhập kiểm tra bất cứ lúc nào

- Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản , sử dụng hợp lý và tiết kiêm diện tích kho

Để thực hiện những nhiệm vụ trên công tác quản lý bao gồm những nội dung chủyếu sau:

- Công tác sắp xếp nguyên vật liệu : dựa vào tính chất , đặc điểm ngyên vật liệu vàtình hình cụ thể của hệ thống kho để sắp xếp nguyên vật liệu một cách hợp lý, khoahoc, đảm bảo an toàn ngăn nắp , thuân tiện cho việc xuất nhập kiểm kê.Do đó, phảiphâm khu, phân loại kho, đánh số, ghi ký hiệu các vị trí nguyên vật liệu một cáchhợp lý

- Bảo quản nguyên vật liệu : Phải thưc hiện đúng theo quy trình, quy phạm nhà nướcban hành để đảm bảo an toàn chất lượng nguyên vật liệu

- Xây dựng và thực hiện nội quy về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việcbảo quản nguyên vật liệu

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh tếcao cần có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý.Lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp

lý vùa đảm bảo sự liên tục cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn ảnh hưởng đếntốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn Dự trữ nguyên vật liệ hợp lý cũng cónghĩa là tiết kiệm chi phí về bảo quản nhà kho, bến bãi; chi phí phát sinh do chất lượngnguyên vật liệu giảm, do giá thị trường giảm.

Lượng nguyên vật liệu cần dự trữ là lượng nguyên vật liệu tồn kho hợp lý đượcquy định trong kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục,bình thường căn cứ vào công dụng tính chất của nguyên vật liệu được chia làm 3 loại:

dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, và dự trữ theo mùa

+ Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên là lượng nguyên vật liệu cần thiếttối thiểu để đảm bảo cho sản xuất tiến hành bình thường giữa hai lần mua sắm nguyênvật liệu

Trong đó: Vdx: Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên lớn nhất

Vn: Lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm

Tn: Thời gian dự trữ thường xuyên

Lượng mua nguyên vật liệu dùng bình quân tùy thuộc vào quy mô của doanhnghiệp còn thời gian dự trữ tùy thuộc vào thị trường mua, nguồn vốn lưu động

và độ dài của chu kì sản xuất

+ Lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm: là lượng nguyên vật liệu cần thiết đểtối thiểu để cho sản xuất được hoạt động bình thường

Trong đó: Vdb: Lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm

Vn: Lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm

N: Số ngày dự trữ bảo hiểm

Số ngày dự trữ bảo hiểm được tính bình quân số ngày lỡ hẹn mua trong năm.+ Lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa: Trong thực tế có những loại nguyênvật liệu chỉ mua được theo mùa như sắn cho doanh nghiệp chế biến tinh bột, hoặc cónhững loại nguyên vật liệu vận chuyển bằng dường thủy, mùa mưa bão không thể vậnchuyển được thì cũng phải dự trữ theo mùa

Công thức xác định: V dm = Vn x Tm

Trong đó: Vdm: Lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa

Vn: Lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm

Tm: Số ngày dự trữ theo mùa

1.3.5 Cấp phát nguyên vật liệu:.

Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các

bộ phận sản xuất Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoahọc sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng xuất lao độngcủa công nhân,máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làmtăng chất lượng sản phẩm đồng thời làm giảm giá thành sản phẩm

Việc cấp phát nguyên vật liệu cỳ thể tiến hành theo các hình thức sau:

Căn cứ vào yêu cầu của nguyên vật liệu của từng phân xưởng , bộ phận sảnxuất đó báo trước cho bộ phận cấp phát của kho từ một đến ba ngày để tiến hành cấpphát Số lượng nguyên vật liệu được yêu cầu được tính toán dựa trên nhiệm vụ sảnxuất và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đó tiêu dùng

Ưu điểm: đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh

nghiệp, tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết

Hạn chế : bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận trong thởi

gian ngắn, việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn , thiếu tính kếhoạch và chủ động cho bộ phận cấp phát

Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủđộng cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát Dựa vào khối lượng sản xuất cònnhư dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, kho cấp phátnguyên vật liệu cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toán vật tưnội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đó sản xuất ra với số lượng nguyên vật liệu đó tiêudùng Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quuyết một cách hợp lý và cụ thể căn

cứ vào một số tác động khách quan khác Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này đạt

hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu chính xác, bộphận cấp phát có thể chủ động triến khai việc chuẩn bị nguyên vật liệu một cách có kếhoạch và thao tác tính toán Do vậy , hình thức cấp phát này đạt hiệu qủa cao và được

áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệthống định mức tiên tiến hiện thực, có kế hoạch sản xuất

Ngoài hai hình thức cơ bản trên , trong thực tế còn có hình thức: “bán nguyênvật liệu mua thành phẩm ” Đây là bước phát triển cao của công tác quản lý nguyên vậtliệu nhằm phát huy đầy đủ quyền chủ động sáng tạo trong các bộ phận sử dụng vật tư,hạch toán chính xác, giảm sự thất thoát đến mức tối thiểu

Với bất kỳ hình thức nào muốn quản lý tốt nguyên vật liệu cần thực hiện tốtcông tác ghi chép ban đầu, hạch toán chính xácviệc cấp phát nguyên vật liệu thực hiệntốt các quy định của nhà nước và của doanh nghiệp

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nguyên vật liệu:

Để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu thì việc tính toán cácnhân tố ảnh hưởng tới tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu là tất yếu:

nghĩa vụ tuân thủ pháp luật vì vậy các chính sách của nhà nước luôn là kim chỉnam cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà nước quản lý vĩ mô mọi hoạtđộng kinh tế Chính vì vậy, mọi chính sách có liên quan của nhà nước đều ảnhhưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và việcquản lý nguyên vật liệu nói riêng

kiện cho sản xuất phát triển, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Vì vậylượng nguyên vật liệu xa hay gần, nhiều hay ít đều ảnh hưởng đến việc định vịdoanh nghiệp và việc cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động của doanh nghiệp

trực tiếp đến công tác quản lý vật tư ở tất cả mọi khâu trình độ của cán bộ thumua kém dẫn đến chất lượng của đạo đức thủ kho kém dẫn đến thất thoát nguyênvật liệu…

 Các nhân tố về trình độ tay nghề, ý thức kỷ luật của người lao động Con ngườiluôn luôn là chủ thể, là trung tâm của mọi hoạt động, để sử dụng hợp lý, tiết kiệmnguyên vật liệu không chỉ là nhiệm vụ của cán bộ quản lý mà còn chịu ảnh hưởngcủa trình độ tay nghề, ý thức của người công nhân trực tiếp sản xuất Chính vìvậy, người làm công tác quản lý cần quan tâm đến việc giáo dục, bồi dưỡng chongười lao động không chỉ về chuyên môn nghiệp vụ mà còn về ý thức tráchnhiệm và kỷ luật lao động.

nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến bộ phận sản xuất Bởi vì, các vấn đề về khốilượng, chủng loại, đặc tính cơ lý hóa của nguyên vật liệu cần dùng là căn cứ quantrọng để doanh nghiệp xác định hệ thống kho bãi, diện tích sản xuất và quy môcông tác vận chuyển sao cho thích hợp, hiệu quả nhất Mặt khác, chúng tác độngkhông nhỏ đến các bộ phận sản xuất chính, do đó có thể phải cần tới một quytrình gia công phù hợp với việc sử lý các nguyên vật liệu sử dụng

Ngoài những nhân tố nói trên, tùy thuộc vào tính chất sản xuất của mỗi doanhnghiệp mà việc quản lý nguyên vật liệu còn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khácnhư: khí hậu, lạm phát, sự xuất hiện của các vật liệu thay thế

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ VINAFOR

ĐÀ NẴNG 2.1 Tổng quan về công ty:

2.1.1 Lịch sử hình thành công ty:

Hơn hai mươi năm qua cùng với tiến trình đổi mới cơ chế quản lý của đất nướccác doanh nghiệp mà đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước đã và đang đổi mới một cáchmạnh mẽ và toàn diện từng bước vươn lên khẳng định vai trò chủ đạo trong nền kinhtế.Xí nghiệp chế biến gỗ VINAFOR là một công ty cổ phần trực thuộc công tyVINAFOR Đà Nẵng Xí nghiệp đóng tại khu công nghiệp Hòa Khánh – Quận LiênChiểu – TP Đà Nẵng và được thành lập theo quyết định số 05/HĐQT/QĐ ra ngày01/07/2002.

Từ năm 1996, xí nghiệp ra đời và phát triển theo hình thức doanh ngiệp nhànước Nhưng với phương châm dung chất lượng để tồn tại sau nhiều lần cải tiến khôngngừng, thay đổi cơ cấu nhằm phù hợp với ngành nghề sản xuất kinh doanh Hiện nay,

xí nghiệp đã thực hiện cổ phầm hóa và có tên “XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖVINAFOR ĐÀ NẴNG”

2.1.2 Thông tin cơ bản của xí nghiệp:

Giới thiệu chung về Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng

Vinafor Đà Nẵng với 51% vốn Nhà nước

Điện thoại: 0511.3733275

Fax: 84.511.3732004

Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà nẵng là một trong những nhà sản xuất vàxuất khẩu đồ mộc hàng đầu tại Miền Trung Việt nam.Xí nghiệp đã áp dụng thành công

hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 và hệ thống quản lý COC để đảm bảorằng các sản phẩm của xí nghiệp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng về cả chất lượng

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Huy Tuân

và vấn đề bảo vệ môi trường Hai nhà máy với diện tích 28.000 m2, hàng ngàn côngnhân, với công suất 40 công ten nơ 40 feet/tháng xí nghiệp đã thiết lập được mối quan

hệ buôn bán với nhiều khách hàng tại Châu âu nhiều năm qua

Các sản phẩm chính của xí nghiệp là :

* Bàn, ghế, ghế tắm nắng bằng gỗ

* Các sản phẩm gỗ, Inox, Aluminum kết hợp

Nguyên liệu : Gỗ Bạch đàn, gỗ Keo và gỗ Teak

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức:

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng.

2.1.3.2 Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban:

Giám đốc: là người quyết định việc điều hành sản xuất kinh doanh của xí

nghiệp theo đúng chế độ pháp luật mà Nhà Nước quy định và đại hội công nhân viênchức, là người chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và tập thể lao động về kết quả kinhdoanh của xí nghiệp

Trong mối quan hệ tổng thể toàn xí nghiệp, giám đốc là nười chỉ đạo trực tiếpcác phòng ban, là người có quyết định cuối cùng đối với các vấn đề liên quan tới tráchnhiệm, quyền hạn của toàn Xí nhiệp Đồng thời Giám đốc có quyền điều hành, sắp xếpcán bộ dưới sự phối hợp của các phòng nghiệp vụ

P Kĩ thuật

- thiết kế

chức hành chính

Tổ tinh chế

Tổ sơ chế

Tổ điện cơ

Tổ xe – sấy – bốc xếp GIÁM

ĐỐC

Phòng kế hoạch: có trách nhiệm theo dõi các công đoạn sản xuất tại phân

xưởng và ra kế hoạch sản xuất trình lên Giám đốc Trước hết là bám sát từng côngđoạn trong quá trình sản xuất, đó là trách nhiệm của bộ phận chuyên trách sản xuất cónhiệm vụ kiểm tra giám sát, đó là trách nhiệm của bộ phận sản xuất có nhiệm vụ kiểmtra, đôn đốc vệc sản xuất

Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty trên các lĩnh vực:

- Định hướng chiến lược kinh tế, quy hoạch phát triển kinh tế của xí nghiệp, kế hoạchphát triển ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

- Tổ chức thực hiện công tác thống kê, phân tích và tổng hợp tình hình hoạt

động kinh tế và tổng công ty

- Tổ chức tốt thông tin về thị trường và dự đoán về tình hình biến động của thị trường.Tham mưu, định hướng chiến lược tiêu thụ sản phẩm Phối hợp với các phòng banchức năng, các đơn vị thành viên nghiên cứu và khai thác thị trường trong khu vực vàtrên toàn cầu

- Đưa ra các dự báo về nhu cầu nguyên vật liệu và nhu cầu thị trường nhằm có hướngthu mua và sản xuất hiệu quả

- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ tham mưu đề xuất với lãnh đạo xí nghiệp trongviệc điều hoà thiết bị, vật tư, nhằm sử dụng có hiệu quả cao nhất tài lực sẵn có của cácđơn vị thành viên

- Nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các thông tin về thị trường và các nguồn cung cấpnguyên vật liệu

Phòng kế hoạch: chuyên về lập, đưa ra kế hoạch sản xuất, như về khả năng sảnxuất, số sản phẩm cần đạt chỉ tiêu…

Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ

chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực,bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệquân sự theo luật và quy chế công ty Phòng tổ chức hành chính kiểm tra, đôn đốc các

bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty và làm đầu mốiliên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc và phòng ban thực hiện các việc trong lĩnhvực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chínhsách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quychế công ty.

- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong xí nghiệp thực hiện nghiêm túc nội quy,quy chế công ty

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc xí nghiệp

- Tổ chức hội nghị và các buổi lễ tại xí nghiệp

- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác,kịp thời, an toàn

- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động

- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và quychế xí nghiệp

- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của xí nghiệp

- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ cán bộ công nhân viên kịp thời, chính xác

- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật

Phòng kế toán: dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ hạch toán

hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kế toán thống kê, lưu trữ cung cấp số liệu thông tinchính xác kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tại mọi thờiđiểm cho Giám đốc và các bộ phận có liên quan

- Tham mưu giúp Giám đốc trong việc thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tàichính kế toán, hạch toán kế toán, thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, kiểmsoát tài chính kế toán tại xí nghiệp Quản lý và sử dụng vốn ngân sách và các nguồnvốn do xí nghiệp huy động

- Tổng hợp báo cáo quyết toán tài chính và các báo cáo tài chính khác của xsi nghiệptheo quy định trình Giám đốc duyệt

- Xây dựng dự toán và lập báo cáo quyết toán tài chính Tổ chức hạch toán theochế độ kế toán hoàn thành đúng tiến độ, bảo đảm đúng quy định của pháp luật

- Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy địnhhuy động vốn từ các nguồn khác phục vụ cho hoạt động công ích và sản xuất –thương mại – dịch vụ.

- Tham gia xét duyệt thanh lý tài sản cố định hàng năm, xác định vốn đượcgiảm, vốn còn lại phải nộp ngân sách, trả nợ vốn vay trung dài hạn, xác định số vốnđược chuyển sang quỹ phát triển sản xuất

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu

Phòng kỹ thuật – thiết kế: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có nhiệm

vụ thiết kế sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng, cung cấp các thông số về sảnphẩm cho bộ phận sản xuất

-Tham mưu cho lãnh đạo về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chấtlượng sản phẩm

- Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán

và ký kết các hợp đồng kinh tế

- Kết hợp với phòng Kế hoạch theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hànghoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra

- Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm

Phân xưởng sản xuất:

Xưởng sản xuất bao gồm: Tổ Bốc xếp, Tổ Xe nâng, Tổ Sơ chế ; Tổ Tinh chế; Tổ Hoàn thiện Xưởng sản xuất là đơn vị trực tiếp thực hiện hoạt động sản xuất, đóng gói sản phẩm, là đơn vị chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng, số lượng sản phẩm Đồng thời có chức năng giám soát, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa cũng như theo dõi tình trạng vật tư trang thiết bị tại xưởng Có nhiệm vụ tham mưu, báo cáo tình hìnhsản xuất, tình hình nguyên liệu, phụ liệu, vật tư trang thiết bị cho Ban giám đốc

2.1.4 Đặc điểm nguồn lực của công ty:

2.1.4.1 Cơ sở vật chất, kỹ thuật:

Xưởng 1 ở 40 Lạc Long Quân, thành phố Đà Nẵng; hiện tại đã tạm dừng hoạt động,chuyển sang làm showroom, kho hàng và cải tạo thành văn phòng cho thuê Xưởng 2 ở

42 Lạc Long Quân, thành phố Đà Nẵng hiện đang hoạt động hết công suất Ở đây, em

xin giới thiệu đôi nét về xưởng 2 - nơi diễn ra toàn bộ hoạt động chế biến, xuất khẩu

việc phát triển ngành nghề chế biến kinh doanh đồ gỗ Một dãy nhà làm nơi đặt vănphòng và trưng bày hàng mẫu 5 khu nhà còn lại được chia làm 3 khu vực: khu sơ chế,khu tinh chế - hoàn thiện và khu vực kho - sấy - xẻ Mặt bằng nhà xưởng rộng chophép xí nghiệp dự trữ hàng hóa tốt hơn, sẵn sàng cung ứng cho thị trường, đặc biệt làvào các mùa cao điểm, đơn đặt hàng nhiều hay vào mùa thu mua nguyên liệu cần khochứa gỗ chờ sản xuất

Sau đây là hình chụp tổng thể mặt bằng xưởng 2 từ vệ tinh

(Nguồn: Phòng Kế hoạch - Kinh doanh)

Hình 2.2: Mặt bằng xưởng 2

Máy móc thiết bị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất chế biến gỗ là đòn bẩy thúcđẩy sự phát triển của xí nghiệp Việc sử dụng và quản lý máy móc thiết bị một cáchhợp lý sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cao, trái lại việc sử dụng không đúng máy móc thiết

bị sẽ làm tăng nguồn lực, giảm hiệu suất lao động

Bảng 2.1: Danh sách máy móc, thiết bị của xí nghiệp:

ĐVT: cái.

7 Máy Ovan âm 1

(Nguồn: Phòng kế hoạch Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng)

Thiết bị sản xuất và vận chuyển của xí nghiệp tương đối đa dạng nhưng vẫn cònnhiều phương tiện đã cũ, phần trăm giá trị còn lại rất thấp, có những máy móc chỉ còn

ở mức 30% Xí nghiệp đã có chú ý đầu tư thêm một số máy móc thiết bị mới nhưngnhìn chung vẫn chưa đúng mức Điều này phần nào làm hạn chế năng lực của xínghiệp

2.1.4.2 Đặc điểm nhân lực:

Đây là lực lượng quyết định đến năng lực và khả năng hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty Vì vậy, Xí nghiệp quyết định thực hiện một số chính sách cũng nhưviệc thiết kế lao động cho mình

Bảng 2.2 : Cơ cấu đội ngũ nhân viên của Xí nghiệp 2012-2014

ĐVT: người.

Chỉ tiêu

Sốlượng

Tỷtrọng(%)

Sốlượng

Tỷtrọng(%)

Qua bảng 2.2 ta thấy đội ngũ lao động của công ty có sự biến động qua các năm

về số lượng Năm 2012 - 2014, tình hình lao động của Xí nghiệp không tăng nhiều, xínghiệp không tuyển nhân viên nhiều Qua các năm, xí nghiệp dần dần ổn định, không

có sự thay đổi nhiều Một điểm dễ nhận thấy là số lượng nhân viên kinh tế và kĩ thuậttăng thêm 4 người nhằm hoàn thiện công tác quản lý của doanh nghiệp hơn

Bảng 2.3: Cơ cấu đội ngũ nhân viên theo giới tính của xí nghiệp 2012 -2014

(Thông tin: phòng Tổ chức-Hành chính xí nghiệp Vinafor Đà Nẵng)

Qua bảng 2.3 ta thấy lao động chủ yếu là nam (chiếm trên 60%) đây cũng là sựhợp lý vì công việc của công ty là những công việc thích hợp với nam giới Sự chênhlệch lớn trong chỉ tiêu giới tính là do đặc điểm lĩnh vực sản xuất gỗ đòi hỏi lực lượnglao động phải thường xuyên lưu động và làm việc ở ngoài trời và trong xưởng để sấy

gỗ, điều kiện lao động cần sức khỏe Do tính chất công việc cần sức khỏe nên xínghiệp tuyển nam giới nhiều hơn nữ giới Còn nữ lao động làm những việc tỉ mỹ, bộphận phục vụ sản xuất, các phòng chức năng Số cán bộ quản lý đều có trình độ đạihọc Tuy số lượng tăng không đáng kể qua các năm nhưng cũng chứng tỏ được phầnnào trình độ nhân viên của xí nghiệp Là đơn vị trực tiếp sản xuất, tỷ lệ giữa bộ phậngián tiếp và trực tiếp như trên phần nào cho thấy sự tinh gọn trong bộ máy quản lý của

xí nghiệp Sự thay đổi về tỷ lệ lao động trực tiếp và gián tiếp không đáng kể Hằngnăm, Xí nghiệp còn có sự bổ sung thêm nguồn nhân lực mới vào các cấp độ khác nhauđặc biệt là nhân viên ở cấp độ quản lý thể hiện sự trẻ hóa đội ngũ lao động, tận dụngnhững nhân viên trẻ có năng lực, linh hoạt dễ thích ứng kịp thời trong môi trường kinhdoanh hiện đại và tương lai

2.1.5 Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp:

2.1.5.1 Tình hình tài chính của Xí nghiệp:

Bảng 2.4: Bảng cân đối kế toán của Xí nghiệp 2012-2014 ĐVT: đồng

I Tài sản ngắn hạn 29,581,008,238 26,903,255,421 28,897,704,987 -2,677,752,817 -9.05 1,994,449,566 7.41