Mục tiêu của Đánh giá thực hiện công việc
Mục tiêu của công tác Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH N.E.T.S.Y.S Việt Nam hiện nay là:
- Căn cứ để trả lương hàng tháng.
- Căn cứ để ra các quyết định nhân sự khác.
Bảng 2.3 Nhận thức của người lao động về mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
Chỉ tiêu Tổng Cán bộ quản lý Nhân viên
Số phiếu % Số phiếu % Số phiếu %
Căn cứ để trả lương, thưởng 60 89.55% 5 62.50% 55 93.22% Làm cơ sở cho công tác bố trí lao động 3 4.48% 1 12.50% 2 3.39% Làm cơ sở để ra các quyết định đào tạo, thăng tiến.. 4 5.97% 2 25.00% 2 3.39%
( Nguồn: Tổng hợp từ Kết quả điều tra ở PHỤ LỤC 04, đề tài “Cải tiến Công tác Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH N.E.T.S.Y.S Việt Nam”, SV: Nguyễn Trà My)
Khảo sát trên toàn bộ số lao động của công ty với số phiếu phát ra và thu về là 67 phiếu cho kết quả: có đến gần 90% người lao động trong công ty đều nắm rõ đánh giá thực hiện công việc để làm cơ sở trả lương, thưởng cho nhân viên, trong đó số cán bộ quản lý chiếm 62,5% và số nhân viên chiếm 93,22%.
Tuy nhiên, chỉ một số ít nhân viên (khoảng 3,4%) nhận thức được rằng đánh giá thực hiện công việc còn làm cơ sở để ra các quyết định đào tạo, thăng tiến về sau, Số cán bộ quản lý coi trọng yếu tố này cao hơn một chút chiếm 12,5% dẫn đến kết quả trung bình trên toàn bộ người lao động là 4,48%.
Cũng có một số ít tương tự khoảng 5% số người lao động cho rằng đánh giá thực hiện công việc làm cơ sở để ra các quyết định đào tạo, thăng tiến. Trong số này, cán bộ quản lý coi trọng cơ sở để ra các quyết định đào tạo, thăng tiến nhiều hơn chiếm 25% còn người lao động chỉ chiếm 3,39%.
Lý giải cho nguyên nhân hai mục tiêu phía sau của công tác đánh giá được số phiếu bình chọn thấp hơn và số lượng quản lý bình chọn cao hơn, bởi vì thực tế nói chung đời sống của người lao động còn thấp, mức lương hiện tại chưa thể đáp ứng nổi nhu cầu tiêu dùng cần thiết hàng ngày. Vì vậy, mục đích của hầu hết người đi làm trước tiên đó là đáp ứng nhu cầu về vật chất. Tuy nhiên, đối với tầng lớp quản lý, có tầm nhìn vĩ mô hơn, người ta chú trọng đến việc thăng tiến và phát triển năng lực nhiều hơn tầm nhìn của nhân viên. Đây là yếu tố gần như khách quan, liên quan đến tính chuyên môn của cá nhân hơn nhiều hơn.
Khi thiết kế câu hỏi này, người viết nên sắp xếp và hỏi theo thứ tự ưu tiên từ mức độ 1 đến 3 để có thể nhận biết thứ tự quan trọng của từng mục tiêu. Nhưng
Nguyễn Trà My
việc bắt buộc lựa chọn mục tiêu nào được ưu tiên nhất sẽ giúp người đọc thấy được xu hướng rõ rệt trong mục tiêu đánh giá thực hiện công việc.
-Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá
Phương pháp Đánh giá thực hiện công việc mà N.E.T.S.Y.S là phương pháp KPI kết hợp cùng phương pháp danh mục kiểm tra. Để đưa ra được sự lựa chọn về phương pháp đánh như là sự kế thừa của các công ty, tập đoàn đi trước hoạt động kinh doanh trên cùng lĩnh vực và bộ phận Tổng hợp cũng cân nhắc, biến đổi sao cho phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của công ty ở thời điểm hiện tại.
Ưu điểm của sự kết hợp này là chi tiết hóa được các công việc và người lao động biết được công việc của mình sẽ được đánh giá dựa trên những tiêu chí nào. Các hành vi đều được quy đổi với số điểm cộng/trừ tương ứng, thuận tiện cho quá trình tổng kết và phân loại nhân viên.
2.2.3.2 Tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là yếu tố đầu tiên được sử dụng trong hệ thống Đánh giá thực hiện công việc của công ty, với phương thức tập trung dân chủ, nghĩa là tiêu chuẩn thực hiện công việc được xây dựng dựa trên sự tham gia ý kiến của người thực hiện tiêu chuẩn công việc. Nhân viên đệ trình tiêu chuẩn đến người quản lý, sau đó người quản lý phân tích dựa trên sự tác động của các yếu tố khác để xác định ra mức độ hợp lý để tiến hành thảo luận đi đến kết luận cuối cùng. Toàn bộ hệ thống các chỉ tiêu xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ tại công ty đã được xây dựng (PHỤ LỤC 04). Mọi chỉ tiêu đánh giá qua thảo luận đều được quy định thang điểm chuẩn cụ thể và phân bổ trách nhiệm cho từng phòng riêng, đồng thời các chỉ tiêu được phân thành các chỉ tiêu thuộc các nhóm hoạt động kinh doanh, hoạt động kế toán, hoạt động tổng hợp....
- Đối với đối tượng 01: chưa có tiêu chuẩn đánh giá cụ thể cũng như phiếu đánh giá cho đối tượng cán bộ quản lý. Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhóm đối tượng này dựa trên kết quả làm việc của nhân viên cấp dưới, và được báo cáo không thường xuyên.
- Đối với đối tượng 02: có các tiêu chí riêng biệt áp dụng cho từng phòng, ban •Tiêu chí đánh giá cho phòng kĩ thuật: bao gồm khối lượng công việc hoàn thành trong ngày; các lỗi triển khai, giao dịch với khách hàng; tuân thủ các quy định, quy trình liên quan đến công việc được giao; sử dụng và bảo quản công cụ triển khai, thiết bị được giao; chấp hành chỉ thị và phân công công việc của người quản lý; có tinh thần, thái độ làm việc hợp tác, chuẩn mực với đồng nghiệp; tập
trung trong thời gian làm việc, đảm bảo không sai sót trong quá trình triển khai theo quy định.
•Tiêu chí đánh giá phòng kế toán: phải giải quyết các phát sinh liên quan đến nghiệp vụ nội bộ và khách hàng: thẩm định hồ sơ, thánh toán, chuyển khoản… không được nhầm lẫn các chứng từ, hóa đơn hoặc hồ sơ; phải báo cáo kết quả kinh doanh theo tháng/quý; hoàn thiện hồ sơ, văn bản thuộc lĩnh vực quản lý; phát hiện kịp thời các yếu kém về mọi mặt trong quản lý, khai thác vận hành và các hoạt động trong công ty; ngoài ra nếu có thêm sáng kiến ý tưởng mới thì nhân viên cũng sẽ được cộng điểm.
•Tiêu chí đánh giá phòng kinh doanh: giải quyết các phát sinh liên quan đến nghiệp vụ nội bộ và khách hàng; Không được nhầm lẫn thông tin khách hàng trên hệ thống hoặc hồ sơ; Báo cáo doanh thu có phân tích đánh giá; Báo cáo đánh giá thị trường và định hướng chính sách hàng tháng; Hoàn thiện hồ sơ văn bản thuộc lĩnh vực quản lý; Phát hiện kịp thời các yếu kém về mọi mặt trong quản lý, khai thác vận hành và các hoạt động trong công ty; Nếu có thêm sáng kiến hoặc ý tưởng mới thì nhân viên cũng sẽ được cộng điểm. Và phòng kinh doanh còn có thêm một vài tiêu chí đánh giá liên quan đến công việc đặc thù: Nghiên cứu dịch vụ storage + back up và đề xuất giá cước dịch vụ; Soạn thảo hợp đồng cho các dự án thầu của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam…
•Tiêu chí đánh giá phòng Tổng hợp: Giải quyết các phát sinh liên quan đến nội bộ và khách hàng; Lập lịch, kế hoạch giao ban tuần. Xử lý công văn; Công tác kế hoạch, đánh giá trong công ty (Kế hoạch, đào tạo, tuyển dụng..); Triển khai các chương trình các nội dung quy định theo hướng dẫn của cấp trên; Hoàn thiện các văn bản liên quan thuộc lĩnh vực quản lý. Phát hiện kịp thời các yếu kém về mọi mặt trong quản lý, khai thác vận hành và các hoạt động trong công ty; Nếu có thêm sáng kiến hoặc ý tưởng mới thì nhân viên cũng sẽ được cộng điểm. Ngoài ra phòng tổng hợp còn chịu trách nhiệm cho một số hoạt động khác đặc thù phát trinh trong từng giai đoạn như : Hoàn thành thủ tục cho đoàn đi khảo sát tại Công ty Xi măng Hà Tiên (Hà Nam) tháng 05/2012; Phê duyệt kế hoạch đi nghỉ mát hè 2012…
Bảng 2.4 Tiêu chí đánh giá thực hiện công việc có được thông tin đầy đủ đến người lao động không?
Chỉ tiêu Tổng Cán bộ quản lý Nhân viên
Số phiếu % Số phiếu % Số phiếu % Nguyễn Trà My Lớp: Quản trị nhân lực K51
Có 52 77.61% 8 100.00% 44 74.58% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Không 15 22.39% 0 0.00% 15 25.42%
( Nguồn: Tổng hợp từ Kết quả điều tra ở PHỤ LỤC 04, đề tài “Cải tiến Công tác Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH N.E.T.S.Y.S Việt Nam”, SV: Nguyễn Trà My)
Từ số liệu điều tra cho thấy, trên tổng số 67 phiếu điều tra phát ra và thu về có đến gần ¾ số người lao động được thông tin về các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc, trong đó toàn bộ cán bộ quản lý nắm rõ về các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc. Có 2/3 số nhân viên được biết về tiêu chí đánh giá thực hiện công việc và chỉ có 1/3 số nhân viên là không biết về những tiêu chí này.
Đối tượng cán bộ quản lý là những người trực tiếp tham gia vào quá trình đánh giá thực hiện công việc nên việc nắm rõ các tiêu chí đánh giá là một yêu cầu tất yếu. Còn đối với nhân viên, việc nắm vững các tiêu chí đánh giá để hoàn thành tốt công việc của mình là yêu cầu cần thiết nhưng không bắt buộc. Tuy vậy, công ty cũng nên có chính sách để phổ biến toàn bộ các tiêu chuẩn đánh giá thực hiên công việc cho toàn bộ nhân viên trong công ty được biết, từ đó, đề ra những phương hướng làm việc cho mình, đảm bảo sự đánh giá chính xác trong công việc.
Bảng 2.5 Ý kiến của người lao động tại N.E.T.S.Y.S về kết quả đánh giá thực hiện công việc
Chỉ tiêu Tổng Cán bộ quản lý Nhân viên
Số phiếu % Số phiếu % Số phiếu % Rất chính xác 5 7.46% 1 12.50% 4 6.78% Tương đối chính xác 60 89.55% 7 87.50% 53 89.83% Không chính xác 2 2.99% 0 0.00% 2 3.39%
(Nguồn: Tổng hợp từ Kết quả điều tra ở PHỤ LỤC 04, đề tài “Cải tiến Công tác Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH N.E.T.S.Y.S Việt Nam”, SV: Nguyễn Trà My)
Theo số liệu khảo sát trên 67 người lao động tại công ty TNHH N.E.T.S.Y.S. Việt Nam hơn 95% người lao động đồng tình với các kết quả đánh giá của mình tại công ty. Về cán bộ quản lý, 100% đều đồng tình với kết quả đánh giá, tuy nhiên mức độ đồng tình có đôi chút khác nhau. Có 12,5% số cán bộ nhận thấy kết quả
đánh giá là hoàn toàn chính xác và 87,5% số cán bộ quản lý đồng ý ở mức tương đối, nghĩa là kết quả đánh giá ở mức chấp nhận được.
Số nhân viên đồng tình với kết quả đánh giá cũng khá lớn, chiếm hơn 96% nhưng có gần 4% nhân viên không đồng ý với kết quả đánh giá thực hiện công việc của họ. Về phần này, bộ phận chuyên trách nên có cuộc trao đổi thêm với người lao động để tìm hiểu lý do tại sao không đồng ý và lắng nghe những đề xuất của họ đồng thời nghiên cứu và sửa đổi một số các tiêu chí cũng như phương thức và người đánh giá để phù hợp hơn với tình hình kinh doanh hiện tại.
2.2.3.3 Đo lường thực hiện công việc
Phương pháp đo lường thực hiện công việc
Hiện nay, Đánh giá thực hiện công việc theo phương pháp KPI có hai cách đó là KPI cho từng chức danh công việc và KPI chung liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp.
•Sử dụng KPI cho từng chức danh công việc bao gồm toàn bộ các chỉ tiêu đánh giá bao quát mọi hoạt động của doanh nghiệp của mỗi chức danh công việc cụ thể. Ví dụ: Đối với Ban Giám đốc điều hành sẽ bao gồm các khoản mục liên quan đến: doanh số; lãi gộp; chi phí; hao hụt; khuyến mãi toàn trung tâm; lượng nhân viên đi làm; thời gian hoàn thành công việc; độ chính xác của công việc; chất lượng dịch vụ; hoạt động nhóm....Mỗi chỉ tiêu sẽ có trọng số đánh giá khác nhau sao cho đảm bảo tổng trọng số của tất cả các chỉ tiêu là 100 (PHỤ LỤC 03).
•Nếu sử dụng KPI chung liên quan đến toàn bộ Doanh nghiệp thì các chỉ tiêu sẽ được đưa ra đánh giá chung cho tất cả các bộ phận. Tuy nhiên, trọng số cho các phòng, ban lại được cho khác nhau tùy thuộc vào từng chỉ tiêu hoạt động. Ví dụ: Chỉ tiêu doanh thu tăng thêm được phân bổ trách nhiệm cho từng bộ phận với trọng số như sau: Phòng Kinh doanh: 40; Phòng Kế toán: 20; Phòng Kỹ thuật: 20; Phòng Tổng hợp: 20 (PHỤ LỤC 04).
Theo PHỤ LỤC 04, phương pháp đo lường công việc chủ yếu mà công ty sử dụng là KPI, cụ thể là KPI chung liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp. Như đã nêu ở Phần 1, để thực hiện KPI, công ty cần xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp MBO, trong đó nhà quản trị và nhân viên đều thống nhất về những mục tiêu chung và hiểu rõ vai trò của từng mục tiêu đó. Các chỉ tiêu đánh giá đều được thông qua thảo luận và ấn định sẵn các tiêu chuẩn cần đạt được một cách cụ thể, chi tiết phục vụ cho quá trình Đánh giá thực hiện công việc
Nguyễn Trà My
Những lợi ích khi sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH N.E.T.S.Y.S Việt Nam :
•Cho thấy thành tích mà công ty đạt được trong một khoảng thời gian ngắn một cách nhanh chóng.
•Các quyết định trong các hoạt động của công ty có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.
•Giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty hoặc phòng ban hoặc tại từng bộ phận cụ thể.
• Do đặc điểm kinh doanh của công ty phải làm việc theo nhóm tương đối nhiều nên các tiêu chí làm việc được đề ra cụ thể giúp các thành viên trong nhóm cùng hướng đến mục tiêu nhất định. Ví dụ: Trong hoạt động kĩ thuật: Nhóm chịu trách nhiệm: Triển khai dịch vụ, xử lý sự cố, giải quyết phát sinh liên quan (nội bộ + khách hàng) cùng hướng đến mục tiêu làm hài lòng khách hàng, trong trường hợp ngược lại, nếu khách hàng phàn nàn, các thành viên trong nhóm sẽ bị -4 điểm/ 1 vụ (PHỤ LỤC 04).
• Công ty đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được nên việc Đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng. Ví dụ : trong hoạt động kĩ thuật: Quản lý tài sản thiết bị đúng, đủ, an toàn, có đánh giá báo cáo. Tiêu chí đánh giá được đưa ra như sau: Nếu có sai sót: -1đ/lỗi. Nếu không thấy sai sót: -2đ/lỗi. Nếu không có thông tin: -3đ/lỗi. Điều này tránh được tình trạng kiến nghị như sai sót nhỏ, không đáng kể, không làm ảnh hưởng đến công ty nên không bị trừ điểm hay nếu như không có thông tin liên quan đến việc bảo quản tài sản, trang thiết bị thì những người chịu trách nhiệm sẽ bị trừ điểm cho sự tắc trách của mình (PHỤ LỤC 04).
Nói chung, nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống Đánh giá thực hiện công việc mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức. Bên cạnh những ưu điểm mà phương pháp này mang lại thì phương pháp KPI xây dựng tại công ty cũng còn có một số nhược điểm sau :
•Các mục tiêu đưa ra còn chưa thỏa mãn tiêu chí Specific (cụ thể), do vậy người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu