3.1. Định hướng mục tiêu của công ty về hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu: liệu:
Nguyên vật liệu là mấu chốt giúp tạo thành công cho doanh nghiệp nói chung và xí nghiệp chế biến gỗ Vianfor nói riêng thì vấn đề nguyên vật liêu gồm: tìm nguồn, lựa chọn cơ cấu nguyên vật liệu, số lượng cần mua, số lượng dự trữ, tổ chức cấp phát. Mỗi khâu có những đặc thù riêng và có tầm quan trọng ngang nhau đối với quá trình sản xuất của xí nghiệp.
Vì vậy, trong quá trình tổ chức sản xuất của xí nghiệp đồi hỏi một cách đồng bộ và phải thực hiện tốt công tác, luôn tìm ra phương hướng giải quyết và cải tạo công tác tổ chức để càng hoàn thiện và hợp lý, gắn với thực tế hơn. Để đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi xí nghiệp phải tiến hành quản lý nguyên vật liệu mọt cách toàn hiện, triệt để và hiệu quả. Đây là quá trình xuyên suốt và phức tạp, đòi hỏi phải chính xác và khoa học, có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, có thời gian, công sức.
3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng
Nhìn chung, công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu tại xí nghiệp khá tốt, xí nghiệp nên duy trì phương pháp này để tiếp tục gặt hái những thành công trong công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu. Để xác định nhu cầu nguyên vật liệu chính xác cần cố đội ngũ nhân viên có chuyên môn, có năng lực trong việc quản lý nguyên vật liệu.
Để hoàn thiện công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cần phải xem xét cơ cấu của định múc. Xác định được khối lượng nguyên vật liệu làm nên sản phẩm và phần hao hụt khi tạo nên sản phẩm. Để hạn thấp định mức ta cần giảm lượng nguyên vật liệu làm nên sản phẩm và lượng nguyên vật liệu bị hao hụt.
+ Trước hết phải cử cán bộ xây dựng định mức đi học tập, nghiên cứu về việc xây dựng định mức nguyên vật liệu theo phương pháp phân tích.
+ Xem xét đánh giá thực trạng công nghệ kỹ thuật, tình trạng tay nghề công nhân, lượng chi phí bỏ ra khi áp dụng phương pháp phân tích. Từ đó có hướng đầu tư thỏa đáng như: cải tiến trang thiết bị máy móc, bố trí lại mặt bằng sản xuất, mở các lớp nâng cao tay nghề cho công nhân.
Hiện nay, định mức tiêu thụ tỷ lệ 2.2, xí nghiệp nên tính toán để giảm định mức tiêu thụ bằng cách xác định tỷ lệ phế liệu dùng lại cho sản phẩm trong quá trình sản xuất. Thực hiện xác định định mức nguyên vật liêu:
Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu về đặc tính kinh tế kỹ thuật của từng loại NVL.
Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng tới nó, như tỷ lệ hao hụt ở các phân xưởng, hàm lượng chất có ích kết tinh trong sản phẩm.
Bước 3: Tổng hợp các thành phần đã được tính toán trong định mức
Xí nghiệp cần có các điều kiện sau để tiến hình xác định định mức tiêu dùng nguyên vật liệu:
+ Cần có ngân sách cho việc tổ chức hoàn thiện để được chuẩn bị phương tiện, dụng cụ và các chi phí khác. Cần lập quỹ đầu tư phát triển sản xuất hay quỹ dự phòng để
+ Phải có đội ngũ cán bộ xây dựng định mức có năng lực với trình độ chuyên môn cao, cán bộ kiểm tra có kỹ năng, kinh nghiệm hiểu biết sâu về lĩnh vực mình phụ trách, đó là những hiểu biết về gỗ.
Công tác này có thể thành công nếu được sự quan tâm sâu sát của ban lãnh đạo và giám đốc công ty
+ Cán bộ công nhân viên trong phải có thái độ tích cực trong việc ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật mới, trong công tác thực hiện định mức, có tâm huyết, có trách nhiệm với công ty.
Từ đó, có thể xác định lượng nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng trong sản xuất, và có thể tiết kiệm được lương nguyên vật liệu, và tái sử dụng đối với những phế liệu có thể sử dụng lại trong kì kế hoạch.
Như vậy, ếu thực hiện tốt định mức tiêu thụ, thì sẽ xác định được nhu cầu nguyên vật liệu cho xí nghiệp, giúp nhà quản trị biết mua những nguyên vật liệu đó khi nào, với số lượng bao nhiêu khi nó cần tới, do đó tránh được tình trạng dự trữ quá mức. Giúp xí nghiệp giảm được lượng hàng tồn kho và chi phí. Giúp xí nghiệp chủ động việc tìm nguồn, vận chuyển, mua sắm nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất, không thừa không thiếu, không bị ứ đọng vốn, giảm được lượng hàng tồn kho và chi phí phát sinh.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu:
Công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu của xí nghiệp hiện nay khá ổn định. Kế hoach mua nguyên vật liệu đáp ứng được nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của xí nghiệp.Sản phẩm của xí nghiệp là đồ gỗ nên nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm.Vì vậy, xí nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp sao cho phù hợp nhất về giá cả và chi phí vận tải đòi hỏi xí nghiệp cần phải nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp.Xí nghiệp nên đặt ra những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp như các tiêu chí về chất lượng, thời gian, đảm bảo được chi phí mua sắm và vận chuyển.
Việc chủ yếu là lựa chọn các nhà cung cấp cũ dẫn đến một số khó khăn cho xí nghiệp. Số lượng nhà cung cấp quá ít, vì thế, khi nhà cung cấp cung ứng nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng hay không đúng thời gian,… ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Xí nghiệp nên lựa chọn them một vài nhà cung cấp và xây dựng, củng cố mối quan hệ với họ để chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh, giảm rủi ro, tránh được bị ép giá,…
Xí nghiệp cần thận trọng hơn nữa trong quá trình đánh giá, chọn nhà cung cấp và thiết lập mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp nhằm cho họ thường xuyên cung cấp hàng hóa cho xí nghiệp với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý.
Hiện nay, nguồn nguyên vật liệu mua vào của xí nghiệp phần lớn là do các nhà cung cấp truyền thống cung ứng. Đây đều là những nhà cung cấp đã có quan hệ làm ăn với xí nghiệp từ ngày mới thành lập, do đó đối với các nhà cung cấp này xí nghiệp có uy tín và sự tin tưởng nhất định. Về phía xí nghiệp, việc có quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp truyền thống cũng giúp công ty an tâm hơn trong quá trình thực hiện mua bán, thanh toán, thời gian giao hàng cũng như là về số lượng và chất lượng nguyên liệu. Tuy vậy xí nghiệp cũng không nên hoàn toàn tin tưởng vào phía các nhà cung cấp truyền thống này, để tránh xảy ra những rủi ro không đáng có xí nghiệp phải thường xuyên có sự đánh giá so sánh giữa các nhà cung cấp truyền thống với nhau và với các nhà cung cấp tiềm năng khác. Để tiến hành đánh giá các nhà cung cấp với nhau công ty có thể sử dụng bảng đánh giá nhà cung cấp như sau:
Bảng 3.1: Bảng đánh giá nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp:……….. Địa chỉ :………..
SĐT :……….. Fax:………..
STT Tiêu thức đánh giá Điểm
1 Chất lượng nguyên liệu
2 Thời gian giao hàng
3 Giá bán
4 Uy tín của nhà cung cấp
5 Dịch vụ sau bán
7 Các điều kiện ưu đãi Tổn
g
Với thang điểm cao nhất là 5 điểm. Để đánh giá lại các nhà cung cấp hiện tại, và tiến hành so sánh với các nhà cung cấp khác.
Ngoài việc chú ý đến công tác đánh giá lại các nhà cung cấp hiện tại, công ty cũng cần phải mở rộng tìm kiếm các nhà cung cấp mới nhằm hạn chế rủi ro, tìm kiếm cơ hội mới. Nó cũng tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp cũ và mới giúp công ty có được lợi thế trong thương lượng và đặt hàng. Để tìm kiếm các nhà cung cấp mới, công ty có thể thông qua các nguồn thông tin đại chúng như báo đài, internet, truyền hình…hay có thể thông qua nguồn tin trong nội bộ công ty. Ngoài ra công ty cũng phải chú ý tới những catalog, thư chào hàng, quảng cáo của các nhà cung cấp mới. Ban đầu, công ty có thể chỉ mua thí điểm một lượng ít hàng từ các nhà cung cấp mới, sau đó tổ chức đánh giá các nhà cung cấp này với các nhà cung cấp truyền thống đã có, từ đó rút ra kết luận có tiếp tục đặt quan hệ làm ăn lâu dài với nhà cung cấp mới này hay không.
Việc đánh giá các nhà cung cấp truyền thống, tìm kiếm các nhà cung cấp mới và tổ chức đánh giá các nhà cung cấp mới với các nhà cung cấp truyền thống nên được tiến hành thường xuyên và song song với nhau nhằm đảm bảo cho công tác mua nguyên liệu của công ty được tiến hành hiệu quả với chi phí thấp nhất.
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức mua và tiếp nhận nguyên vật liệu:
Hiện tại, do xí nghiệp phần nhiều vẫn mua nguyên liệu từ các nhà cung cấp truyền thống cho nên công tác thương lượng và đặt hàng của công ty với các nhà cung cấp diễn ra khá nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm nhiều chi phí. Tuy vậy không phải là không thể có những rủi ro phát sinh trong giai đoạn này, do vậy xí nghiệp cần phải đảm bảo tính pháp lý cao nhất trong việc thực hiện đặt hàng để tránh những tranh chấp, kiện tụng không đáng có có thể phát sinh.
Quá trình giao nhận hàng cũng cần phải được quan tâm giám sát chặt chẽ để đảm bảo việc giao hàng được thực hiện đúng như cam kết về thời gian, chất lượng và số lượng. Cần phải cử một nhân viên có kinh nghiệm tham gia nhận hàng để có thể đánh giá chính xác chất lượng nguyên liệu nhập về, nếu có phát hiện sai sót thì ngay lập tức cần lập biên bản và sau đó báo cáo về ban lãnh đạo công ty. Bên cạnh đó cũng có thể sử dụng bảng giám sát nhà cung cấp khi giao hàng :
Bảng 3.2: Bảng giám sát nhà cung cấp khi giao hàng
Tên nhà cung cấp:………..Hợp đồng số:……….. Ngày giao hàng :………..
STT Mặt hàng Vấn đề phát
sinh Xủ lý Kết quả Ghi chú
Hiện nay việc đánh giá công tác tổ chức mua nguyên vật liệu của xí nghiệp không được tiến hành thường xuyên sau mỗi lần mua nguyên vật liệu, hơn nữa việc đánh giá lại mang tính chung chung, không có tiêu chuẩn đánh giá cụ thể. Do vậy, xí nghiệp nên cải tiến việc đánh giá kết quả mua nguyên vật liệu của mình, từ việc biến công tác này thành điều bắc buộc sau mỗi lần mua nguyên vật liệu, đến việc phải xây dựng một tiêu chuẩn đánh giá cụ thể cho cả công tác tổ chức mua nguyên vật liệu lẫn hiệu quả làm việc của nhân viên mua.
Một số tiêu chuẩn dùng để đánh giá kết quả công tác tổ chức mua nguyên vật liệu có thể sử dụng như là chỉ tiêu định lượng như mua nguyên vật liệu đầu vào có đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất không, giá thành mua và chi phí mua nguyên vật liệu…Một số chỉ tiêu định tính như là chất lượng nguyên vật liệu mua vào, thời gian từ khi đặt mua tới khi nhập về kho…. Để đo lường những phương pháp này có thể dùng một số phương pháp như quan sát các dữ liệu thống kê, phương pháp quan sát trực tiếp. Sau khi đo lượng được các chỉ tiêu thì so sánh chúng với mục tiêu đã đề ra từ trước đó, rút ra mức độ hoàn thành của
công tác tổ chức mua nguyên vật liệu, tìm kiếm nguyên nhân và phân tích các nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình mua nguyên vật liệu của công ty từ đó rút kinh nghiệm lần sau.
Ngoài ra, việc đánh giá hiệu quả của các nhân viên mua nguyên vật liệu cũng là rất quan trọng vì kết quả công tác tổ chức mua nguyên vật liệu của xí nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào thành tích của mỗi nhân viên mua hàng.Mục tiêu của việc đánh giá nhân viên mua hàng là xem xét và đánh giá những mặt như trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và cũng như tinh thần trách nhiệm của nhân viên mua hàng. Một số tiêu chí đánh giá nhân viên mua hàng như kỹ năng đàm phán, thương lượng, giao tiếp, kỹ năng tìm kiếm thông tin… Cũng phải chú ý tới khả năng kiểm định chất lượng nguyên vật liệu mua vào, đo lường thời gian hoàn thành công yacs mua hàng cảu nhân viên. Để tiến hành đánh giá nhân viên mua nguyên vật liệu có thể sử dụng như phương pháp thang điểm, phương pháp ghi chép lưu trữ.Sau đó khi có kết quả đánh giá thì cần thảo luận với nhân viên về những kết quả, chỉ ra những hạn chế để nhân viên khắc phục và khích lệ nhân viên với kết quả tốt.
3.2.4. Giải pháp hoàn thiện công tác dự trữ nguyên vật liệu:
Công tác dự trữ nguyên vật liệu tại xí nghiệp hiện nay chưa ổn định, tình hình kho bãi sắp xếp chưa hợp lý. Trước mắt xí nghiệp nên xây dựng một hệ thống kho bãi hợp lý hơn nữa cho đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp có đặc điểm cồng kềnh chiếm nhiều diện tích và dễ cháy. Mỗi nguyên vật liệu có chủng loại khác nhau nên đặc tại các kho nhỏ, riêng biệt chống xúc tác lẫn nhau. Quy hoạch lại hệ thống kho bãi để dễ dàng vận chuyển nguyên vật liệu vào sản xuất.
* Các bước thực hiện quy hoạch kho bãi:
Bước 1: Tiến hành phân lô kho bãi để chứa từng loại nguyên vật liệu riêng lẻ.
Bước 2: Phân từng loại nguyên vật liệu, kích cỡ khác nhau để lúc cần thiết dễ tìm và cấp phát nguyên vật liệu.
Bước 3: Sắp xếp lại nguyên vật liệu trong kho bãi.
Xí nghiệp cần chú trọng công tác kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho. Nguyên vật liệu được mới và chất lượng cao phù hợp với nhu cầu sản xuất của xí nghiệp, tác động tích cực đến việc tiết kiệm nguyên vật liệu. Thường xuyên kiểm tra chất lượng và số lượng định kì cho từng loại nguyên vật liệu.
Xí nghiệp cần nắm rõ tình hình nguyên vật liệu trong kho để cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn. Nên có các dự trữ nguyên vật như dự trữ
thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ theo mùa kết hợp xen kẻ để dự trữ nguyên vật liệu cho xí nghiệp. Sự kết hợp giữa các phương pháp dự trữ với nhau nhằm giảm chi phí dự trữ cho xí nghiệp và góp phần giảm tăng vốn lưu động trong xí nghiệp. Và hơn hết là giúp cho quá trình sản xuất được hoạt động liên tục.
Quản lý kho theo hình thức thể song song, trong quan hệ đối chiếu cần giảm bớt thủ tục sao cho gọn nhẹ, nhanh chóng. Quản lý phân xưởng cần có sổ sách rõ ràng, theo dõi lượng nguyên vật liệu nhận về xưởng mình, thông qua đó có thể rút ngắn thời gian đối chiếu giữa phân xưởng và thủ kho. Tiến hành kiểm tra, đối chiếu lượng nguyên vật liệu từng tháng một, theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu chặt chẽ hơn.
3.2.5. Giải pháp hoàn thiện công tác cấp phát nguyên vật liệu:
Trong bối cảnh hiện nay, giá của nguyên vật liệu ngày càng tăng, việc thực hiện hàng loạt các biện pháp quản lý để tiết kiệm nguyên vật liệu, đáp ứng đúng nhu cầu nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là rất cần thiết và quan trọng đối với xí nghiệp. Xí nghiệp cần đầu tư, đổi mới thiết bị, công nghệ nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm