Báo cáo thực tập nghiệp vụ tại công ty cổ phần vận tải hoa nam

Thực tập nghiệp vụ là một yêu cầu cần thiết đối với mỗi sinh. Đây là phương pháp thực tế hóa kiến thức giúp cho sinh viên khi ra trường có thể vững vàng, tự tin hơn để đáp ứng được yêu cầu cuả xã hội nói chung và của các công việc nói riêng .Trong thời gian thực tập này sinh viên được tiếp cận với tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng như quan sát để học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc, học hỏi nhiều nội dung trong thực tế đồng thời để phát hiện ra những kiến thức chưa đầy

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập nghiệp vụ là quá trình cho sinh viên đi thực tế để hiểu thêm về ngànhmình học, cho sinh viên củng cố lại kiến thức đã học để sau khi ra trường sinh viên khôngcòn bỡ ngỡ với những kiến thức lý thuyết đã học trong trường

Thực tập nghiệp vụ là một yêu cầu cần thiết đối với mỗi sinh Đây là phươngpháp thực tế hóa kiến thức giúp cho sinh viên khi ra trường có thể vững vàng, tự tin hơn

để đáp ứng được yêu cầu cuả xã hội nói chung và của các công việc nói riêng Trong thờigian thực tập này sinh viên được tiếp cận với tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũngnhư quan sát để học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc, học hỏi nhiều nội dungtrong thực tế đồng thời để phát hiện ra những kiến thức chưa đầy đủ từ đó bổ sung, bùđắp chúng trước khi ra trường Thông qua đó, sinh viên có thể nắm được tình hình thực tếcủa doanh nghiệp về: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, hoạt động của các phòng ban,quá trình hoạt động của doanh nghiệp để bước đầu hình dung được thực tế hoạt động củadoanh nghiệp vận tải Thông qua đợt thực tập này, sinh viên có thể củng cố, bổ sungnhững kiến thức đã học và tạo thêm cho sinh viên những hiểu biết về thực tế và ngànhnghề của mình

Sau thời gian 2 tuần thực tập tại công ty cổ phần vận tải Hoa Nam Trong thời gian thựctập tại công ty, em đã được học hỏi rất nhiều và có thêm nhiều kiến thức thực tế chuyênngành mình đang học Trong quá trình thực tập đó, được sự hướng dẫn nhiệt tình củathầy cô giáo trong bộ môn, đặc biệt là sự chỉ bảo của thầy Lê Xuân Trường và sự giúp

đỡ tạo mọi điều kiện của chị Huế – trưởng phòng Tổ chức hành chính và các cán bộ côngnhân viên trong công ty cùng với sự quan sát, tìm tòi và nghiên cứu của bản thân Dướiđây là bài báo thực tập của em sau quá trình thực tập tại công ty

Nội dung bài báo cáo thực tập nghiệp vụ gồm 2 phần:

Phần I : Khái quát chung về công ty cổ phần vận tải Hoa Nam

Phần II : Hiện trạng hoạt động của công ty

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI HOA

NAM.

1.1 Lịch sử hình thành.

- Tên công ty : Công ty cổ phần vận tải Hoa Nam

- Tên giao dịch quốc tế: Hoa Nam Joint Stock Company

- Địa chỉ: cụm công nghiệp Liên Phương, Thường Tín, Hà Nội

- Điện thoại : 04.33763888- Fax: 4.33763688

- Năm 2007 công ty bắt đầu chính thức đi vào hoạt động

- Vốn điều lệ: 38 tỷ Việt Nam đồng

- Công ty cổ phần Hoa Nam được thành lập trên cơ sở giấy phép kinh doanh số

033000868 do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tâycấp ngày 12/04/2007

- Công ty cổ phần Hoa Nam với vốn điều lệ là 38 tỷ VNĐ trong đó có 91% cổphần là của công ty Hoa Việt, còn lại là của ông Nguyễn Tuấn Anh

- Công ty có diện tích là 14ha, trong đó 3 tầng kho với diện tích là 18000m2,xưởng sửa chữa có diện tích là 3000m2, còn lại là diện tích bãi đỗ xe và vănphòng

- Công ty có tổng số lao động là 50 người chưa kể lái xe, nhân viên bốc xếp

- Tổng số phương tiện vận tải: 50 cont và một số xe tải khác

- Có văn phòng đại diện tại nhà máy Honda Vĩnh Phúc

- Các chi nhánh gồm: 3 chi nhánh

(1) Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh,

Địa chỉ : 434 khu phố Bình Đáng - Phường Bình Hòa - Thị xã Thuận An -

Bắc Ninh

1.2 Vị trí địa lý.

- Công ty cổ phần Hoa Nam nằm trong Cụm công nghiệp Liên Phương,Thường Tín, Hà Nội Nằm trên trục đường chính cao tốc Pháp Vân (Hà Nội-Phủ Lý), cách trung tâm Hà Nội 15km, cách cầu Thanh Trì 12km thuận lợi choviệc vận chuyển hàng đi các tỉnh phía Bắc và xuất hàng qua cảng Hải Phòng,Đình Vũ Gần mặt đường quốc lộ 1B

- Phía đông giáp các xã Mễ Sở, Thắng Lợi huyện Văn Giang và giáp các xãTân Châu, Tứ Dân, Hàm Tử, Dạ Trạch, Bình Minh, huyện Khoái Châu củatỉnh Hưng Yên với ngăn cách tự nhiên là sông Hồng

- Phía nam giáp huyện Phú Xuyên

- Phía tây giáp huyện Thanh Oai, ngăn cách bởi sông Nhuệ

- Phía bắc giáp huyện Thanh Trì

1.3 Ngành nghề đăng ký kinh doanh của công ty.

Theo đăng ký lĩnh vực kinh doanh thì công ty Cổ phần Hoa Nam tham gia các lĩnh vực sau:

- Vận chuyển hàng hóa

- Cho thuê kho hàng ( với diện tích 18000m2 ) bãi gửi xe;

- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ: Nội địa ( vận chuyển từ bắc vào nam chủ yếuvận chuyển phụ tùng xe máy) và Quốc tế ( qua cửa khẩu sang Lào vàCampuchia)

- Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác , cho thuê nhà xưởng

1.4 Các dự án đang thực hiện của công ty.

 Lĩnh vực vận tải

+ Vận tải đa phương thức: dịch vụ từ cửa đến cửa cho mọi khách hàng có nhucầu vận chuyển

+ Vận tải nội địa bằng container

+ Vận tải phân phối đến các đơn vị nhở bằng xe tải nhẹ

+ Phân chia hàng, giao hàng đến cho người sử dụng cuối cùng

 Các dịch vụ kho bãi và dịch vụ giao nhận:

+ Cho thuê kho bãi

+ Lưu kho hàng hóa ( ngắn và dài hạn)

+ Xếp dỡ lưu kho và kiểm đếm

 Gom hàng và phân phối hàng

+ Dịch vụ phân phối hàng

+ Gom hàng và vận chuyển hàng đến mọi nơi theo yêu cầu của khách hàng

1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần vận tải Hoa Nam.

1.5.1 Cơ cấu nhân sự công ty Hoa Nam.

Cơ cấu công ty Hoa Nam bao gồm:

- Cơ cấu CBCNV của công ty Hoa Nam gồm 130 cán bộ nhân viên (CBNV)

- Công ty có các phòng ban với những chức năng khác nhau, tuy nhiên mỗiphòng ban có thể đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau

Bộ phận lao động gián tiếp:

- Ban giám đốc công ty:

- Các phòng ban:

1 Phòng kinh doanh kho vận

Trưởng phòng: Nguyễn Xuân Thọ

- Ban quản lý lao động:

1 Tổ bảo vệ, trưởng ban: Nguyễn Văn Dũng

2 Tổ bốc xếp, trưởng tổ: Từ Văn Tuân

3 Tạp vụ

Bảng: Tỷ lệ lao động của công ty

1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban của doanh nghiệp.

Cơ cấu của công ty cổ phần vận tải Hoa Nam cùng với chứng năng nhiệm

vụ của từng bộ phận cụ thể như sau:

 PHÒNG KẾ HOẠCH

- Làm các tác nghiệp điều hành và phân công công việc cho nhân viên, cân đối nhân

sự các phòng ban liên quan, lên kế hoạch đào tạo nhân lực và duyệt nhu cầu tănglương gửi cho phòng tổ chức hành chính

- Thực hiện ký duyệt đề nghị phiếu lĩnh hàng hóa, vật tư, xác nhận các bảng chấmcông cho người lao động (gửi về phòng hành chính)

- Theo dõi, kiểm kê tài sản doanh nghiệp, lên kế hoạch đầu tư, mua sắm các trangthiết bị cho sản xuất

- Kiểm tra viêc soạn thảo các văn bản ghi nhớ, hợp đồng kinh tế theo quy định nhànước và công ty

 PHÒNG KHO VẬNTriển khai các kế hoạch đầu tư, quản lý giám sát và điều hành khai thác kho vận,

an toàn lao động, phòng chống cháy nổ kho vận và mua bán vật tư phục vụ các sản xuất

và kế hoạch phát triển của Công ty

 PHÒNG KẾ TOÁN

- Làm tác nghiệp kế toán theo hệ thống kế toán, thống kê cuả công ty : như kiểmtra, kiểm soát thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, dựtoán chi phí sản xuất, phí lưu thông và các dự toán chỉ tiêu, định mức kinh tế ,lưu trữ hồ sơ

(%)1

Lao động trựctiếp

75,4%

Công nhânxếp dỡ

- Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê và quyết toán tài chínhcủa Công tytheo các quy định của các cơ quan có thẩm quyền.

- Làm tác nghiệp, đào tạo bồi dưỡng cán bộ kế toán cho công ty

 PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

- Quản lý nhân sự các phòng ban, các kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực cho công ty

và các giấy tờ, chế độ liên quan tới lợi ích của người lao động (lương, bảo hiểmlao động )

- Kiểm soát các văn bản, nghị định, hồ sơ, công văn, giấy tờ trong công ty:như kỷluật, đề bạt , khen thưởng, thư khiếu nại

- Kiểm soát, quản lý số phương tiện của công ty và tình hình sản xuất (lỗ hay lãi )

- Ký xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ các chứng từ chi phí vận tải trước khi trình BanGiám đốc ký duyệt chi

 Chi nhánh Hồ Chí Minh:

+Khai thác hàng hóa tại đầu phía Nam

+Tổ chức, giám sát các phương tiện đóng hàng tại TP Hồ Chí Minh

+Giám sát hành trình, cung độ vận chuyển của các xe ô tô bằng GPS

+Kết hợp với các phòng vận tải của công ty xử lý các lỗi của lái xe trong quá trìnhvận chuyển.

+Giao nhận chứng từ kịp thời

+Lập báo cáo kế hoạch và thực hiện

+Kiểm tra đối chiếu kết quả vận chuyển với khách hàng

+Quản lý, lưu trữ tài liệu

1.5.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

 Sơ đồ cơ cấu bộ máy công ty Hoa Nam

Hội đồng quản trị (Nguyễn Tuấn Anh)

Tổng giám đốc (Nguyễn Lê Anh)

Phó GĐKD

Kế toán trưởng Phó GĐNV

Quan hệ chỉ đạo trực tuyến

Quan hệ chức năng nhiệm vụ

- Quan hệ trực tiếp là quan hệ cấp trên với cấp dưới, các phòng ban nhận lệnh bangiám đốc, đội xe chịu sự quản lý của các phòng ban

- Quan hệ ngang nhau giữa các phòng ban và chi nhánh là mối quan hệ trực tuyến,trao đổi thông tin

Là mô hình công ty cổ phần do tư nhân thành lập nên bộ máy quản lý của công ty cổphần Hoa Nam khá gọn nhẹ Cơ cấu công ty bao gồm hội đồng quản trị công ty, ban giámđốc, các phòng ban Các phòng ban bao gồm phòng nghiệp vụ, phòng kỹ thuật, phòngkho vận, phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kế toán, các chinhánh và đội xe, đội xếp dỡ chịu sự phân công của các phòng ban trên

Hội đồng quản trị nắm quyền lực cao nhất, quyết định các kế hoạch, phương hướngphát triển của công ty thông qua ban giám đốc để chỉ dạo các phòng ban Ban giám đốcchịu toàn bộ trách nhiệm về công ty trước hội đồng quản trị

Các phòng ban cùng cấp có mối quan hệ trao đổi thông tin qua lại và có sự gắn kếtchặt chẽ với nhau

 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp:

Phòng

KH KD

Phòng tổ chức HC

Phòng

kế toán

Phòng kho vận

Phòng

nghiệp

vụ

Phòng kỹ thuật

Chi nhánh Hồ

Chí Minh

Chi nhánh Hải Dương

Chi nhánh Bắc Ninh

- Trong mọi hoạt động, các phòng phải chủ động phối hợp chặt chẽ, thường xuyên vớinhau để đảm bảo cho các hoạt động quản lý của Công ty được kịp thời và thông suốt vớihiệu quả cao nhất.

- Các Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc Công ty về mọi hoạt

động và kết quả hoạt động thuộc lĩnh vực nghiệp vụ công tác của mình Các Trưởngphòng các phòng Công ty có trách nhiệm :

+ Xây dựng chức trách, nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng.+ Xây dựng chương trình, mục tiêu, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của phòng vàcủa cán bộ, nhân viên Quản lý và thực hiện tốt kế hoạch chương trình công tác đã đề ra.+ Xây dựng quy trình, quy chế hoạt động cụ thể cho các lĩnh vực công tác Xây dựngmối quan hệ công tác giữa đơn vị mình với các đơn vị có liên quan và với các đơn vị trựcthuộc

+ Nắm vững năng lực trình độ của cán bộ, nhân viên trong phòng, bố trí công việchợp lý, yêu cầu cán bộ nhân viên tích cực công tác, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và chấphành nghiêm chỉnh ký luật lao động và nội quy, quy định của Công ty

+ Đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy quyền làm chủ tập thể và tinh thầnsáng tạo của cán bộ nhân viên trong phòng

- Tất cả cán bộ từ Trưởng phòng đến chuyên viên, cán sự trong các phòng Công ty

- Chế độ làm việc trong các phòng là trực tiếp với trưởng phòng, phó trưởng phòng.

Các cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả công việc củamình đã được phân công

- Mọi văn bản, quyết định quản lý được soạn thảo, chuẩn bị phải thông qua trưởng

phòng( hoặc phó trưởng phòng ) trước khi trình Giám đốc, phó Giám đốc ký

- Các phòng thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ nào thì chịu sự chỉ đạo trực tiếp

của đồng chí Giám đốc, phó Giám đốc được phụ trách phân công lĩnh vực đó

- Theo lĩnh vực phụ trách, các phòng phải chủ động tổ chức thu thập và nắm vững các

chủ trương chính sách pháp luật và các chế độ, quy định của Đảng, Nhà nước liên quanđến chuyên môn nghiệp vụ Tổ chức thu thập các thông tin, dữ liệu, dự báo phục vụ chonghiệp vụ

Ví dụ: trong công tác khai thác phương tiện, đảm bảo cho phương tiện có thể hoạtđộng tốt, hoàn thành kế hoạch vận tải thì cần sự kết hợp giữa phòng nghiệp vụ kinhdoanh và phòng kỹ thuật – vật tư Hoặc giữa đội xe và đội xếp dỡ thì có thêm sự kết hợpcủa phòng vận tải

CHƯƠNG II: HIỆN TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI

HOA NAM.

2.1 Các điều kiện khai thác vận tải.

Mạng lưới giao thông trong vùng hoạt động của doanh nghiệp.

Bảng : Mạng lưới luồng tuyến và phương tiện vận chuyển của công ty

Tên tuyến Điểm đầu Điểm cuối Chiều dài

hànhtrình(km)

Loạiphươngtiện vc

Đường

bộ dài

Vĩnh Phúc-HCM

VĩnhPhúc

Thường HCM

Tín-ThườngTín

HCM- HàNội

Hà HCM

Bắc HCM

Giang-BắcGiang

HP-NgọcHồi-Hà Nội

HP-CảngPhà Đen- HàNội

HảiPhòng

Giáp HP

HP-KCNHòa Xá-NamĐịnh

HP-BỉmSơn-ThanhHoá

Sơn-Thanh Hoá

HP-HondaVĩnh Phúc

HP-Quế Võ

HP- Ninh HP Ninh Bình 1125 Xt 5T

Bình Thường Tín-Nội Bài

ThườngTín

HP - QuánGỏi -HD

HP-CảngPhà Đen-HàNội

Thường

Tín-Hà Đông

ThườngTín

Thường Ngọc Hồi

Tín-ThườngTín

Thường

Tín-số 9 LạcTrung

ThườngTín

số 9 LạcTrung

Đường sắt

Hà Nội –HCM

HCM- HàNội

Vĩnh Phúc-HCM

VĩnhPhúc

Vận tải quốc tế Vĩnh Phúc Vĩnh Campuchia 2000 C45’

-Campuchia Phúc

Vĩnh Phúc-Lào

VĩnhPhúc

- Vận tải đường bộ ngắn: chủ yếu là Hải Phòng- Bắc Ninh, Hải Phòng- Hải Dương,

- Hải Phòng- Hà Nội Hay nói cách khác là đường ngắn Hải Phòng , ngoài ra trênthực tế còn đường ngắn Thường Tín

- Vận tải đường sắt HN- HCM và HCM- HN

- Vận tải đường biển Thường Tín – Hải Phòng, Hà Nội – Hải Dương

 Hành trình đường bộ dài HN-HCM-HN

- Hành trình chở hàng : ngày và đêm (quy định 4h nghỉ 1 lần )

- Hành trình cụ thể (đường bộ ) theo quốc lộ 1A: Hà Nội- Hà Nam- Ninh Thanh Hóa- Nghệ An- Hà Tĩnh – Đồng Hới ( Quảng Bình)- Đông Hà( QuảngTrị)- Huế- Đà Nẵng – Tam Kỳ (Quảng Nam)- Quảng Ngãi -Quy Nhơn (tỉnh BìnhĐịnh) -Tuy Hòa (tỉnh Phú Yên) Nha Trang ( tỉnh Khánh Hoà) Phan Rang-ThápChàm (tỉnh Ninh Thuận) Phan Thiết ( tỉnh Bình Thuận) -Biên Hòa (tỉnh ĐồngNai) -Bình Dương- TP Hồ Chí Minh (km 1889)

Bình Đặc điểm giao thông trên hành trình:

• Do hành trình kéo dài , đi qua nhiều tỉnh thành phố , địa hình nhiều tỉnh nhưQuảng Nam, Thanh Hóa có nhiều đồi núi thấp, đường quanh co, hạn chế tầmnhìn

• Các xe vận tải Container với tải trọng cao, không được chạy vào thành phố vàonhững giờ cấm như: Ô tô vận tải có tải trọng trên 2,5 tấn hoặc có tổng trọng tảitrên 5 tấn không được phép lưu thông vào khu vực hạn chế xe tải lưu thông từ6h đến 24h.

• Ngoài ra hành trình chạy hàng là ngày đêm cùng nhiều xe chở hàng (chủ yếu là

xe container) của các vùng và công ty khác nên độ an toàn không cao

• Các khu vực miền Trung thường xảy ra lũ lụt vào tháng 6-tháng 9, hay sạt lở (ởTĩnh Gia – Thanh Hóa) Những trận lũ lụt vừa qua làm hệ thống đường bộ tắcnghẽn Điều đó đã làm gián đoạn việc vận chuyển hàng hóa từ Nam ra Bắc hayngược lại Các đoàn xe tải nối đuôi nhau nằm vài ngày ở Hà Tĩnh hay NinhThuận chờ thông đường để tiếp tục cuộc hành trình đã bộc lộ rõ hạn chế lớnnhất của tuyến đường này

 Đường sắt HN- HCM và HCM- HN

- Công ty thuê bên Vạn thiên phúc và đường sắt phía nam vận chuyển cho mìnhbằng tàu.Xe công ty đóng hàng về rồi mang container lên ga Giáp Bát hoặc YênViên sau đó cẩu cont lên tàu đi vào Hồ Chí Minh Đầu Hồ Chí Minh họ có tráchnhiệm cẩu cont và có xe kéo đến kho trả hàng cho bên công ty

- Trên Quốc lộ 5 hiện nay còn tồn tại một số điểm họp chợ, đổ rác thải gây ảnhhưởng đến an toàn giao thông như: chợ Đường Cái (Văn Lâm, Hưng Yên),đoạn đường đi qua xã Dị Sử (Mỹ Hào, Hưng Yên), chợ Ghẽ (Cẩm Giàng, HảiDương), thị trấn Lai Cách (Cẩm Giàng, Hải Dương) hay những khu vực nhàmáy, trường học có nhiều công nhân, sinh viên băng qua đường bắt xe bus, quayđầu xe

- Tuyến đường này thường xuyên xảy ra tại nạn, tỷ lệ rủi ro cao do lưu lượng đi lạiquá cao trong khi mặt đường chật hẹp, lượng xe container đi lại quá nhiều, đồngthời tuyến xe khách của Hải Phòng và Hải Dương đi lại cũng rất nhiều , đông nhấtvào cuối và đầu tuần

2.2 Tình hình hàng hóa của công ty

2.2.1 Thống kê số chuyến vận chuyển theo một số tuyến vận chuyển của công

Số chuyến vận chuyển

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Biểu đồ: Thể hiện sự thống kê số chuyến vận chuyển theo một số tuyến vận chuyển củacông ty

Nhận Xét : nhìn vào đồ thị ta thấy tình hình các chuyến vận chuyển của công tyHoa Nam có nhiều biến động Công ty có số chuyến lớn nhất là các tuyến đườngdài như :VĨNH PHÚC – HỒ CHÍ MINH, HỒ CHÍ MINH – HÀ NỘI các tuyến

Vĩnh Phúc – Hồ Chí Minh thì số chuyến vận chuyển có xu hướng tăng còn tuyến

Hồ Chí Minh – Hà Nội thì số chuyến đã giảm dần

2.2.2 Thống kê số chuyến đi theo mặt hàng vận chuyển

Bảng số chuyến đi theo mặt hàng vận chuyển trong năm 2014

ST

T Tháng

Số chuyếnvậnchuyển

Phụtùng

xe máy may mặc gốm sứ lốp sữa

mỹ phẩm thiết bị phụ tùng

Biểu đồ thể hiện số chuyến đi trong năm 2014 của từng mặt hàng

Nhận xét: nhìn vào biểu đồ ta thấy trong năm 2014 công ty cổ phần Hoa Nam vậnchuyển chủ yếu là xe máy từ Vĩnh Phúc đi Hà Nội Sau đó là công ty vận chuyểnhàng may mặc, gốm sứ và sữa Năm 2014 công ty ít vận chuyển thiết bị và mỹphẩm

Bảng :Khối lượng vận chuyển theo mặt hàng của công ty giai đoạn(2012 – 2013)