ĐỀ CƯƠNG ôn tập môn QUẢN TRỊ THÔNG tin

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ THƠNG TIN Khài niệm thơng tin - Theo từ điển Oxford E.Dictionary: Thông tin điều mà người ta đánh giá nói đến tri thức, tin tức - Theo nghĩa thông thường: thông tin tất việc, tượng, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết cho người - Theo quan điểm triết học: Thông tin phản ánh giới vật chất ngơn từ, ký hiệu hình ảnh - Theo quan điểm lý thuyết tốn tin thơng tin loại trừ tính bất định tượng ngẫu nhiên Tức tăng lên lượng tin tức vật, tượng giảm tính chưa biết (tính bất định) vật, tượng Thuộc tính thơng tin: - Giao lưu thơng tin: thơng tin có giá trị ý nghĩa chuyển đi, phổ biến sử dụng Nếu khơng giao lưu thơng tin thơng tin thơng tin chết, khơng có phát triển, giá trị cao - Khối lượng thông tin: Tùy thuộc vào cách lưu trữ mà thơng tin có đơn vị đo lường khác - Chất lượng thơng tin phụ thuộc vào độ xác, đầy đủ, kịp thời cập nhật, độ tin cậy thông tin, phù hợp, phạm vi bao quát nội dung, tần suất sử dụng - Giá trị thông tin: phụ thuộc vào chất lượng thông tin khối lượng thông tin cung cấp - Giá thành thông tin phụ thuộc vào chất lượng thông tin chứa đựng vật mang tin, khối lượng (phần vật chất chứa đựng thông tin) thông tin Vai trị thơng tin  Thơng tin nguồn lực phát triển nguồn tài nguyên đặc biệt quốc gia: Ngoài yếu tố vật chất, lượng, sắc văn hóa dân tộc thơng tin đc coi nhân tố định tồn phát triển quốc gia Trong điều kiện cách mạng khoa học công nghệ diễn mạnh mẽ nay, thơng tin khoa học công nghệ trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên ưu kinh tế trị nước Việc sỏ hữu, sử dụng khai thác thơng tin đem lại hiệu kinh tế cao cho trình vật lý nhận thức Khác với nguồn tài nguyên khác, tài nguyên thông tin mở rộng phát triển khơng ngừng, truyền cách tự nhiên, sử dụng thông tin không bị cạn mà trái lại trở nên phong phú tái tạo bổ sung thêm nguồn thơng tin mới, chia sẻ không giao dịch.Thông tin thực trở thành sở cho nhiều hoạt động xã hội nghiên cứu, giáo dục, xuất bản, tiếp thị hoạt động trị Ngày nhiều nước thông tin trở thành hàng hóa, hình thành phận kinh tế quốc dân, khu vực dịch vụ thơng tin, đóng góp tỷ trọng đáng kể kinh tế quốc dân  Thông tin yếu tố quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế sản xuất: Nhu cầu thông tin cao đặc biệt lĩnh vực kinh tế, nắm bắt thông tin, nắm bắt tri thức nắm bắt hội phát triển Để thấy vai trò thông tin hoạt động kinh tế, sản xuất tìm chu trình: “ Khoa học – Kỹ thuật – Sản xuất” nhà khoa học A.D Urxul Khoa học Quản lý Sản xuất - Đặc điểm mơ hình: Kỹ thuậ t + Mơ hình đảm bảo liên tục q trình quay vịng tri thức + Đẩy mạnh q trình vật chất hóa tri thức, đảm bảo nâng cao hiệu công trình nghiên cứu khoa học, triển khai cơng nghệ mới, rút ngắn thời gian đưa thành tựu khoa học vào sản xuất + Nâng cao hiệu việc quản lý, định hướng mục tiêu câc cơng trình nghiên cứu khoa học trước mắt lâu dài - Kênh thông tin từ khoa học đến kỹ thuật, khoa học đến sản xuất, khoa học đến quản lý: Truyền thông tin tư tưởng khoa học mới, học thuyết giả thuyết rút từ kho tàng tri thức để đưa vào thực tiễn - Kênh thông tin từ kỹ thuật đến sản xuất, kỹ thuật đến quản lý, kỹ thuật đến khoa học: Truyền thông tin công nghệ phục vụ cho phát triển sản xuất - Kênh thông tin từ sản xuất đén khoa học, sản xuất đến kỹ thuật, sản xuất đến quản lý: Truyền thông tin nhu cầu sản xuất, nhu cầu nguồn lực để phát triển sản xuất, khả sản xuất với việc tiếp thu thành tựu khoa học, vướng mắc sản xuất đòi hỏi khoa học – kỹ thuật – quản lý phải tháo gỡ Và thực chất đơn hàng xã hội khoa học – kỹ thuật - Kênh thông tin từ quản lý đến khoa học, quản lý đến sản xuất, quản lý đến kỹ thuật: Thể vai trò to lớn có tính chất định quản lý phát triển ( định hướng, điều hành hoạt động sản xuất, khoa học, kỹ thuật) Như thông tin sinh từ thực tiễn quay trở lại phục vụ cho thực tiễn  Thông tin sở lãnh đạo quản lý: Thông tin sở lãnh đạo quản lý vì: Quá trình quản lý xác định loạt hoạt động định hướng theo mục tiêu, có hành động bản: xác định mục tiêu, lập kế hoạch để thực mục tiêu, tổ chưc kiểm tra việc thực kế hoạch Tất cơng việc thực có thơng tin Vì nói thông tin nội dung hoạt động quản lý điều hành Bên cạnh nhiệm vụ quan trọng quản lý định Hiệu quản lý phụ thuộc vào chất lượng định người quản lý Đó định đắn, khoa học, kịp thời phù hợp với thực thực tiễn khách quan Chất lượng định phụ thuộc vào đầy đủ chất lượng thông tin, số liệu kiện cung cấp Có thể nói thực chất trình quản lý q trình xử lý thơng tin người lãnh đạo Do thơng tin yếu tố quan trọng mà thiếu khơng thể có q trình quản lý hệ thống tổ chức xã hội  Thông tin giữ vai trò hàng đầu phát triển khoa học: Bởi phát minh khoa học có tính kế thừa Người sau khơng làm việc người trước làm, hệ sau chọn lọc, hệ thống hóa thành người trước phát quy luật Quy luật sản phẩm khoa học, thông tin khoa học sở thông tin mà xã hội lồi người tích lũy đc Hoạt động nghiên cứu khoa học mơ tả mơ hình sau: Đầu tư vật chất Thông tin khoa học Hoạt động nghiên cứu khoa học Sản phẩm khoa học - Đầu tư vật chất thơng tin khoa học dẫn đến hoạt động nghiên cứu khoa học, lúc hoạt động nghiên cứu khoa học diễn tạo sản phẩm - Phần lớn có nước phát triển nắm bắt thơng tin khả tạo sản phẩm khoa học tạo - Sản phẩm khoa học phải dựa nhiều thông tin khoa học có từ trước  Vai trị thông tin giáo dục đời sống: Sự phát triển bùng nổ phương tiện thông tin đại chúng, tiến đến mức hoàn hảo phương tiện nghe nhìn, phát triển dịch vụ thông tin phong phú đa dạng…đã đáp ứng cầu ngày cao văn hóa tinh thần người, tạo cho người điều kiện tốt để sáng tạo hưởng thụ giá trị văn hóa dân tộc nhân loại Đặc biệt phải kể đên xuất máy tính cá nhân, mạng Internet… Đã giúp cho khả tiếp cận thông tin người ngày cang dễ dàng thuận tiện Không hỗ trợ công việc, giao tiếp với bạn bè đồng nghiệp, mà đem lại cho họ phút thư giãn nhất, cung cấp thông tin học tập,nghiên cứu, giảng dạy, phần mềm hỗ trợ học tập hấp dẫn giúp cho học sinh, sinh viên chủ động tham gia học tập Các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu thông tin lãnh đạo, quản lý: - Cấp lãnh đạo: Ở mối cấp lãnh đạo, quản lý khác nhau, vị trí khác địi hỏi nhu cầu thông tin khác - Lĩnh vực hoạt động, quản lý: đưa sách, phương hướng, mục tiêu người tổ chức, thực hiện, điều tra thực trạng - Đặc điểm cá nhân người quản lý: Ví dụ như: tuổi tác, trình độ học vấn, khả tiếp nhận xử lý thơng tin, sở thích người cần thông tin, thông tin xử lý hay chưa xử lý… - Môi trường lĩnh vực hoạt động (kinh tế - trị - văn hóa – giáo dục): nhà quản lý lĩnh vực cần thơng tin lĩnh vực ví dụ giáo dục cần thơng tin giáo dục,,, - Môi trường pháp lý để nhà lãnh đạo ban hành định quản lý: không gian nước hay ngồi nước, thời gian có nhiều hay để xử lý phân tích thơng tin hay ko? - Môi trường thông tin mà người lãnh đạo, quản lý u cầu: ví dụ cần thơng tin q khứ, dự báo, hay Yêu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý: Thông tin cung cấp cho nhà quản lý tác nghiệp cấp độ quản lý khác có yêu cầu khác Các yêu cầu thể phạm vi liệu, khoảng thời gian, mức độ chi tiết, nguồn tính cấu trúc liệu.: - Các thông tin mà mà cấp quản lý chiến lược yêu cầu dùng cho việc định Do thơng tin phải có tính tổng hợp, chi tiết, thơng tin có tính dự báo, có quy mơ rộng thường khơng xác định trước Đó thơng tin khơng có cấu trúc Trong nhiều trường hợp thông tin phải trình bày dạng đặc biệt bảng số liệu mang tính so sánh, biểu đồ nói lên tình trạng xu hướng phát triển tổ chức Bao gồm thông tin nội thơng tin nhận từ bên ngồi tổ chức - Các nhà quản lý chiến thuật tác nghiệp địi hỏi thơng tin có tính chi tiết, thơng tin quy định trước, có tính định kỳ với quy mơ nhỏ, phản ánh tình trạng tổ chức Trong nhiều trường hợp, thông tin rút từ báo cáo định kỳ từ việc kiểm tra hàng ngày hoạt động tổ chức - Các thông tin tác nghiệp thơng tin có cấu trúc, dựa liệu rút từ hoạt động nội tổ chức, phạm vi hẹp, thu thập khoảng thòi gian ngắn sử dụng để định vấn đề diễn thời gian ngắn, giờ, ngày tuần Các loại hình thơng tin cần thiết phục vụ lãnh đạo: - Theo giá trị thông tin: + Thông tin chiến lược: + Thông tin chiến thuật + Thông tin tác nghiệp ( Vẽ sơ đồ) - Theo nội dung thông tin: + hông tin khoa học kỹ thuật + Thơng tin kinh tế - trị + Thơng tin văn hóa giáo dục - Theo đối tượng sử dụng + Thông tin cấp I + Thông tin cấp II + Thơng tin cấp III - Theo hình thức thể hiện: + Thơng tin nói + Thơng tin viết + Thơng tin hình ảnh + Thơng tin đa phương tiện Q trình thơng tin - Khái niệm q trình thơng tin: Q trình thơng tin tác động qua lại nơi phát tin đến đối tượng thu nhận thông qua kênh truyền tin - Sơ đồ q trình thơng tin: Nhiễu Nơi phát (Mã hóa) Nhiễu Kênh thông tin Nhiễu Nơi nhận (Giải mã) Thông tin phản hồi Nơi phát hay nguồn tin người,1 nhóm người hay tổ chức Trong trường hợp thơng tin truyền có chủ đích, tín hiệu phải phát dạng mà nơi thu hiểu được, dạng gọi mã Nơi nhận tín hiệu, trái với nơi phát nơi thu thường nhận tín hiệu truyền từ khắp nơi mà người phát khơng có chủ đích dành cho họ Để nhận tín hiệu, nơi thu phải chọn thông tin phù hợp giải mã tín hiệu truyền để nhận thơng tin gốc Quá trình truyền tin thực qua kênh thông tin, vật mang tin hay phương tiện truyền thông Chúng khác tùy theo cách thức truyền tin Có nhiều phương tiện truyền tin: sóng âm, sóng điện từ, cử hành động, văn bản, vệ tinh viễn thơng,,,,,Tuy nhiên q trình truyền thông tin thường xảy sai lạc vào lúc phát lúc thu nhận tín hiệu Nơi phát nơi nhận khơng hiểu có thông tin không nhận hay bị nhiễu Sự chuyển giao thông tin không theo chiều, nơi nhận thường tác động lại thông tin phản hồi cho phép đánh giá điều chỉnh q trình thơng tin để đc hiểu thông tin tối đa Chương II QUẢN LÝ VÀ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ Chức  Chức lập kế hoạch: - Lập kế hoạch chức quan trọng sở để thực chức lại Lập kế hoạch xác định mục tiêu tương lai cách thức thích hợp để đạt mục tiêu - Kết lập kế hoạch: + Hoàn thành kế hoạch ( kế hoạch phù hợp với khả doanh nghiệp) + Hoàn thành vượt kế hoạch ( kế hoạch chưa phù hợp với khả doanh nghiệp) + Khơng hồn thành kế hoạch ( kế hoạch sức so với khả doanh nghiệp) Thông tin đảm bảo phù hợp với thực lực quan - Các bước thực lập kế hoạch: + B1: Xác định mục tiêu: Các quan tổ chức mong muốn hướng tới mục tiêu gì, xác định phương thức để đạt mục tiêu.Trong bao gồm cơng việc xác định mục tiêu trước mắt lâu dài, hoạch định sách, chiến lược xác định phương pháp tiêu chuẩn + B2: Xây dựng kế hoạch hành động nhằm thực mục tiêu, thực chất bước cụ thể để thực mục tiêu, trả lời câu hỏi: phải làm gì? Ai làm? Khi làm? Làm đâu? Làm nào? Điều quan trọn phải lập dự toán ngân sách + B3: Tổng kết đánh giá mức độ hồn thành - Mục đích việc lập kế hoạch: + Để giảm độ bất định + Để trọng vào mục tiêu + Để tạo khả đạt mục tiêu cách kinh tế + Cho phép người quản lý kiểm sốt q trình tiến hành nhiệm vụ  Chức tổ chức: trình thiết lập cấu tổ chức hợp lý, phân công lao động cách phù hợp thiết lập môi trường cách cụ thể - Cơ cấu tổ chức hợp lý - Phân công lao động phù hợp: dựa lực trình độ chun mơn cán bộ, công nhân viên quan ( Thông qua cấp, điểm mạnh, điểm yếu, lực, sở thích) có hình thức phân cơng hợp tác lao động + Phân công lao động giản đơn Kế hoạch, nhiệm vụ Lãnh đạo Kết chung (tổ chức phân công cho nhân viên) NV1 NV2 NV3 (Làm việc độc lập với bào cáo kết cho lãnh đạo) + Phân công lao động phát triển + Phân công lao động phát triển kết hợp hợp tác lao động giản đơn + Phân công hợp tác lao động phát triển - Thiết lập môi trường lao động hợp lý về: + Cơ sở vật chất, mặt làm việc + Vị trí làm việc + Các yếu tố môi trường ( nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh,,,) - Mục đích: làm cho mục tiêu trờ nên có ý nghĩa với thành viên tổ chức góp phần làm tăng tính hiệu mặt tổ chức đơn vị  Chức định: chức bản, suy cho hoạt động quản lý hoạt động định, hệ thống thơng tin có vai trò trợ giúp cho nha quản lý việc định thực chức quản lý Để định trình quản lý phải thu thập liệu, xử lý chúng để nhận thông tin Rồi sử dụng thông tin đối chiếu với khách hàng Từ lựa chọn hoạt động khi định hình thành - Ra định gồm bước: + Thu thập thơng tin + Phân tích, thiết kế + Lựa chọn định: Khách quan: Vấn đề định, thơng tin, nguồn lực, mơi trường pháp lý-chính trị, phức tạp vấn đề cần định.( Phân biệt vấn đề hay tượng, đơn giản hay phức tạp) Chủ quan: Năng lực người định ( người lãnh đạo, quản lý đưa định kém), định xuất phát từ động (cá nhân hay lợi ích nhóm) CHƯƠNG 3: ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ CÁC HỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC Người dung tin:  Người dùng tin phổ thông: - Chiếm số đông - Dễ ảnh hưởng lây lan tình cảm - Tác động dư luận - Đặc điểm lao động: lực lượng lao động trực tiếp, nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác Lứa tuổi trẻ, trình độ trung bình Đặc điểm nhu cần tin: - Về nội dung: rộng (nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác để phục vụ cơng việc), khơng sâu - Về hình thức: cần thông tin đơn giản, dễ hiểu, dễ tiếp thu - Thời gian: Mới có tính thời nóng, cập nhật - Cơ động: dễ thay đổi  Nhà khoa học: - Tính trung thực - Tính linh hoạt, nhạy bén hoạt động thu thập thông tin - Tính kiên trì bền bỉ Đặc điểm nhu cầu thơng tin: - Nội dung: rộng sâu - Hình thức: tổng luận, tổng quan - Thời gian: Thông tin mới, thông tin hồi cố, truyền thống đại - Cần thơng tin có giá trị gia tăng cao, thông tin không bị trùng lặp nghiên cứu - Cơ động: Khó thay đổi, ổn định - Ngôn ngữ đa dạng  Lãnh đạo, quản lý - Có kiến thức rộng rãi - Năng lực tổ chức (Giao người việc, phù hợp với lực); khả thuyết phục, cảm hóa; mềm dẻo, cứng rắn - Ra định: Có tính đốn, có tầm nhìn - Có đạo đức: Cơng cơng việc, đặt lợi ích tập thể lên Đặc điểm nhu cầu tin: - Nội dung: rộng sâu - Hình thức: Những thơng tin qua xử lý, đề xuất trước lãnh đạo, ngắn ngọn, cụ thể - Thời gian: Mới, hồi cố, truyền thống đại - Cơ động: Tương đối ổn định - Ngôn ngữ: Tiếng Việt Các hệ thống thông tin quản lý  Hệ thống thông tin là: hệ thống sử dụng nguồn lực người công nghệ thông tin để tiếp nhận nguồn liệu yếu tố đầu vào xử lý chúng thành sản phẩm thông tin yếu tố đầu - Con người: Người quản lý, người phân tích thiết kế, người sử dụng Người quản lý có vai trị quan trọng định đến hệ thống thông tin, họ phân quyền cho cấp thực tiếp nhận phân tích thiết kế có trao đổi với người quản lý Người quản lý phải có tư duy, thấy phần mêm có hợp với tổ chức hay khơng Người sử dụng phải có trình độ, lực - Cơng nghệ thơng tin: + Phần cứng: gồm thiết bị phương tiện kỹ thuật để xử lý thơng tin: máy tính gồm xử lý trung tâm để xử lý liệu thiết bị ngoại vi để vào lưu liệu; mạng lưới viễn thông bao gồm máy tính, xử lý truyền thơng tuyến truyền tin kết nối máy tính với nhau, tạo thành hệ thống thong tin máy tính bao trùm khắp tổ chức + Phần mềm: Bao gồm chương trình máy tính: phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng thủ tục dành cho người sử dụng - Nguồn liệu: Kết nối nguồn liệu hệ thống thông tin quan, tổ chức định tồn phát triển hệ thống nguồn lực sống quan tổ chức Dữ liệu nhiều dạng khác nhau, có liệu văn bản, liệu hình ảnh, âm  Vai trị hệ thống thông tin tổ chức: Trong tổ chức xác định ba hệ thống: - Hệ thống điều khiển: Có nhiệm vụ định - Hệ thống thực hiện: Hoạt động nhằm thực định hệ thống điều khiển - Hê thống thông tin: Thực liên hệ hai hệ thống trên, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt mục tiêu đặt àNhư hệ thống thông tin yếu tố cấu thành tổ chức Nhiệm vụ hệ thống thông tin tổ chức hỗ trợ cho việc định giúp nhà quản lý thực chức quản lý Hệ thống thông tin cung cấp thông tin liệu cần thiết giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân với nguồn lực người có, thực chức đạo kiểm tra hoạt động tổ chức Ngồi trang bị cho nhà quản lý phương pháp kỹ thuật xử lý, phân tích đánh giá Vì mà hệ thống thơng tin trở thành phần tổ chức góp phần quan trọng thành cơng hoạt động quản lý điều hành tổ chức  Các bước xây dựng hệ thống thông tin: - B1: Khảo sát: Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, môi trường làm việc, xác định rõ vấn đề phạm vi vần đề cần giải từ đề xuất xây dựng, phát triển hệ thống thơng tin - B2: Phân tích hệ thống: Nhằm mục đích xác định hệ thống thơng tin dự định làm cho người sử dụng, hệ thống hịa nhập Hay nói cách khác yêu cầu, vấn đề đặt mà hệ thống thông tin phải đáp ứng Phân tích hệ thống bao gồm: + Phân tích tổ chức: làm rõ chức năng, nhiệm vụ, cấu, nhân sự, hoạt động dịng thơng tin tổ chức + Phân tích trạng hệ thống: đảm bảo thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành tổ chức + Phân tích yêu cầu chức năng: khâu quan trọng khó khăn nhất, yêu cầu đặt khả đáp ứng hệ thống người sử dụng Chẳng hạn yêu cầu dạo diện, yêu cầu xử lý liệu, yêu cầu kết xuất liệu, yêu cầu quản lý lưu trữ liệu, yêu cầu kiểm tra đánh giá hoạt động hệ thống - B3: Thiết kế hệ thống: lựa chọn lập kế hoạch cho việc xây dựng hệ thống thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu quan tổ chức ( Mơ hình logic, thiết kế vật lý) - B4: Xây dựng thử nghiệm: + Xây dựng: tiếp nhận phần cứng, lựa chọn phát triển phần mềm, cài đặt chương trình, chuẩn bị liệu kiểm tra thử modun, phân hệ hệ thống + Thử nghiệm: Tích hợp tất phần hoạt động kiểm tra phần,các modun theo chức ghi bảng thiết kế - B5: Cài đặt vận hành khai thác: sau thử nghiệm phần mềm thệ thống thông tin hoạt động tốt lắp đặt chuyển giao tồn bộ, giai đoạn vận hành khai thác hệ thống thơng tin bắt đầu - B6: Bảo trì phát triển: Trong q trình sử dụng hệ thống thơng tin có vấn đề xảy nhà xây dựng hệ thống phải kiểm tra khắc phục cố Trường hợp hệ thống thơng tin có phát sinh thêm số nội dung khác nâng cấp phát triển hệ thống lên Các hệ thống thông tin  Hệ thống quản lý công văn: - Mục đích: + Giúp chuyển đổi cung cách làm việc từ bị động việc tìm kiếm, xử lý thơng tin sang chủ động + Giúp xây dựng chế quản lý tiên tiến hiệu + Đảm bảo cơng văn lưu trữ xử lý xác, nhanh chóng, an tồn, tiện lợi +Giúp tiết kiệm thời gian, cơng sức, chi phí quản lý lưu trữ tìm kiếm thơng tin + Giải vấn đề nhân cho đơn vị + Đẩy mạnh phát triển quan - Các phân hệ chức hệ thống phần mềm quản lý công văn ( tùy thuộc vào quan tổ chức khác nhau) + Xây dựng văn + Công văn + Công văn đến + Hồ sơ công việc + Báo cáo thống kê + Đánh giá Người dùng Cv Cv đến Cv trình duyệt Người sử dụng có thẩm quyền Cv duyệt Phịng ban nhận Người dùng nhận - Ưu điểm: +Phần mềm quản lý công văn thực thơng qua quy trình động đặt sẵn dẫn đến việc quản lý dễ dàng hơn, thuận lợi + Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm xử lý cơng văn + Tự động hóa nhận gửi cơng văn theo nhiều hình thức + Lưu trữ cơng văn an tồn, lượng lưu trữ lớn + Tìm kiếm, tra cứu thống kê nhanh chóng, dễ dàng, đảm bảo thực tốt việc báo cáo, đánh giá + Thống kê công văn đến theo nhiều tiêu chí (lĩnh vực, mức độ mật,khẩn; theo tên loại) - Hạn chế: + Thông thường phần mềm quản lý công văn thường sử dụng mạng lan nên vùng dùng có hạn, dẫn đến khơng hỗ trợ việc truy cập từ xa + Trình độ thói quen người dùng: nhìn chung cịn thấp, bạ đâu dùng dễ gây vấn đề lộ thông tin  Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự: - Mục đích: + Quản lý hồ sơ nhân theo quy chế quản lý lao động + Cung cấp nhiều tiện ích thiết thực cho người qllđ + Hỗ trợ đầy đủ yêu cầu, nghiệp vụ liên quan đến nhân - Các phân hệ phần mềm: + Quản lý thông tin nhân sự:  Quản lý nhân với phân cấp đơn vị đa  Quản lý nhân thông tin nhân theo nhiều lĩnh vực, ứng với tổ chức + Quản lý lương phục cấp:  Quản lý lương cán theo hệ thống thang bảng lương Nhà nước lương nội  Quản lý vấn đề bảo hiểm xã hội – y tế - phụ cấp – thưởng chế độ khác  Quản lý diễn biến lương trình tham gia bảo hiêm xã hội  Xuất báo cáo tiền lương, bảo hiểm theo mẫu quy định Máy chấm công Cơ sở liệu công Phân quyền chấm công Nhân chấm công cho p,b,tổ Báo cáo thống kê Cơ sở liệu lương Nhân ktr cập nhật dl cơng Duyệt bảng cấm cơng Tính lương Nhân chấm công Cập nhật mức thưởng, phụ cấp (Thường áp dụng với quan lớn, làm việc theo hành chính)  Hệ thống phần mềm quản lý cơng việc: - Mục đích: + Đối với nhà quản lý: nắm bắt tình hình nhân viên theo dõi tiến độ giải công việc; Khắc phục trường hợp giao việc chồng chéo, nhân viên báo cáo không thực tế; giúp tra cứu thông tin dễ dàng; tăng suất hiệu công việc + Đối với nhân viên: Quản lý tốt khối lượng cơng việc mình; quản lý tiến độ hồn thành cơng việc; giúp tra cứu thông tin nhanh, giảm khối lượng; tăng suất hiệu công việc - Các phân hệ: + Phân hệ công việc hồ sơ công việc:  phân hệ công việc: o Giao việc:  Là phần quan trọng hệ thống hỗ trợ nhiều lựa chọn giao việc Nhiệm vụ giao việc người quản lý ( thủ trưởng quan,trưởng phòng)  Cho phép đính kèm nhiều tài liệu o Nhận việc:  Hỗ trợ tối đa cho người nhận việc với hệ thống nhắc nhở( gửi e – mail, tin nhắn, thơng báo hay báo đến hạn hồn thành trước ngày )  Giúp quản lý nắm rõ thông tin đầu việc giao cho nhân viên cấp tổng số lượng việc giao Trong đó, cơng việc chưa thực hiện, công việc thực hiện, công việc hủy bỏ, cơng việc hồn thành?  Cho phép đưa cơng việc vào lích cá nhân (kế hoạch thân)  Hỗ trợ giao việc đơn giao việc theo dự án  Hồ sơ công việc: o Công việc phận( Nếu người quản lý phận cho phép cập nhật tiến độ tình trạng cơng việc) o Cơng việc cần xử lý o Cơng việc cần phối hợp thực o Công việc giao cho nhân viên, cho thân mình, gia hạn cơng việc, hỗ trợ bổ sung thành viên tham gia công việc + Phân hệ nghiệp vụ chung:  Lịch công tác: việc cấp lãnh đạo, tất người xem lịch cơng tác lãnh đạo  Lịch cá nhân: Của cá nhân gán cho người xem xem  Diễn đàn: trao đổi thông báo lãnh đạo với nhân viên, giao việc, trao đổi công việc  Thông báo +Lập báo cáo xem báo cáo:  Cho phép ghi nhật kí cơng việc theo  Hỗ trợ báo cáo công việc theo tuần, tháng, quý, năm hay theo kì hạn  Tự động tổng hợp báo cáo nhân viên  Cho phép người lãnh đạo xem báo cáo nhân viên + Phân hệ quản trị hệ thống: Phân quyền theo dõi người dùng theo yêu cầu; Quản trị người dùng nhóm người dùng, quản lý lịch sử người dùng thiết lập mật -Ưu điểm hạn chế: + Ưu điểm:  Đây công cụ giúp nhà quản lý tổ chức vận hanhfbooj máy quan theo quy trình định  Giúp người quản lý đánh giá cho công việc báo cáo  Quản lý tiến trình thực cơng việc, giao việc  Kiểm sốt cơng việc nhân viên  Thiết lập kế hoạch cho quan, đơn vị, phòng ban, cá nhân  Đánh giá kiểm soát hiệu công việc nhân viên quyền theo thời gian định + Hạn chế:  Tính bảo mật hệ thống  Trình độ đội ngũ người dùng  Khả cập nhật liệu CHƯƠNG 4: THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Khái niệm: Thu thập thơng tin trình thực biện pháp nghiệp vụ có liên quan đến việc xác định nguồn thông tin hệ thống phương pháp thu thập thông tin theo quyền hạn phạm vi hoạt động quan, tổ chức Các phương pháp thu thập thông tin  Phương pháp đọc ghi chép thông tin tài liệu: - Đọc để thu nhận thơng tin, cịn ghi chép hình thức lưu lại thông tin đọc để phục vụ cho q trình quản lý, xử dụng thơng tin + Đọc thu nhận thông tin từ văn quản lý Nhà nước + Đọc thu nhận thông tin từ văn quản lý nội + Đọc thu nhận thông tin từ tài liệu điện tử + Đọc thu nhận thông tin từ tài liệu lưu trữ + Đọc thu nhận thông tin từ báo, tạp chí ngồi ngành - Ưu điểm: Đây phương pháp sử dụng nhiều, phương pháp có độ tin cậy cao ( tiếp cận trực tiếp với đối tượng lưu trữ thơng tin), tính pháp lý cao, phù hợp với yêu cầu thu thập thông tin - Nhược điểm: + Mất nhiều thời gian: đọc, ghi chép, đánh giá + Ghi chép khơng đầy đủ dẫn đến khó khăn việc trích dẫn sử dụng ngun văn thơng tin  Phương pháp chụp thông tin - Phương pháp chụp tài liệu phương pháp phổ biến cần thiết để thu thập nguồn thơng tin gốc có giá trị - Phương pháp gồm cách: Photocopy, scan, chụp… - Các loại văn bản, tài liệu thường chụp| + Các văn dùng làm để thực chức nhiệm vụ tổ chức + Các văn làm trực tiếp để giải công việc + Các báo cáo thống kê tổng hợp đơn vị tình hình thực nhiệm vụ + Các sách báo tạp chí có viết liên quan đến vấn đề giải công việc… - Ưu điềm: + Phương pháp chụp tài liệu sử dụng thường xuyên đánh giá cao tính nhanh gọn, xác, lưu trữ thơng tin lâu dài, đảm bảo độ xác cao + Dễ dàng có tài liệu gốc - Nhược điểm: + Chi phí cao đơi thời gian + Tính rời rạc, chắp vá không liên kết dễ dẫn đến vi phạm quyền  Phương pháp tra cứu qua mạng: - Đặc điểm thông tin môi trường mạng: + Khơng có hệ thống xử lý thơng tin tiêu chuẩn + Khơng có thống kê cụ thể số lượng thơng tin có mạng Internet + Ai xuất thơng tin lên mạng Internet + Mạng Internet thư viện hay trung tâm thông tin kiểm duyệt, thơng tin miễn phí - Các bước tìm kiếm thơng tin mạng: + B1: Xác định từ khóa: Từ khóa thường danh từ; Phải lựa chọn từ khóa xác quan trọng trường hợp có nhiều từ khóa; Đặt từ khóa quan trọng lên trước; Sử dụng từ khóa xác; Từ khóa mở rộng, từ khóa thu hẹp + B2: Sử dụng tốn tử: And (+); OR; not; $ + B3: Sử dụng giới hạn tìm kiếm: Thời gian; Ngơn ngữ; Định dạng tài liệu; Tên miền Ngồi cịn có giới hạn bổ sung như: tác giả; tên tài liệu; chủ đề - Các quy tắc tìm kiếm thơng tin Google: + Không phân biệt chữ hoa chữ thường + Nếu tìm kiếm xác từ, cụm từ để dấu “…” + Khi tìm kiếm từ nội dung, chủ đề trở lên sử dụng toán tử and + Toán tử OR sử dụng phải viết hoa + Tìm từ khóa đồng nghĩa, tương đương, liên quan sử dụng: + Tìm định nghĩa khái niệm sử dụng từ define: thuật ngữ + Tìm tên miền cụ thể:site Ví dụ: site:www.thanhdo.edu.vn + Tìm kết phép tính + Tìm theo kiểu file cụ thể 3 Xử lý thông tin  Khái niệm: Xử lý thông tin tác động lên liệu để đạt thơng tin theo mục đích, u cầu định  Phương pháp xử lý thơng tin: Là trình tự bước, biện pháp tác động vào thông tin nhằm rút thơng tin mới, thơng tin có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành, giao dịch quan tổ chức a) Phân loại thơng tin - Theo tính chất pháp lý: + Thơng tin thức + Thơng tin khơng thức b) Phân tích thơng tin - Phân tích nguồn tin: Thơng tin thu thập từ nhiều nguồn Vì việc phân tích nguồn tin sở, nguồn gốc để xác định giá trị thông tin Phân tích nguồn tin tạo sở để nhận định, đánh giá việc, tượng, vấn đề Các nguôn tin: + Nguồn tin công khai + Nguồn tin bán công khai (mức độ phổ biến tin bị giới hạn) + Nguồn tin lấy từ thực tế - Phân tích nội dung thông tin: phương thức sử dụng chủ yếu để nhận định đánh giá chất lượng thơng tin Khi phân tích nội dung phải xem xét tình hình việc, tượng nghiên cứu diễn nào, kết đem lại Từ giúp tìm để đánh giá thông tin c) Xác đinh độ tin cậy thơng tin - Là q trình sử dụng phương pháp khác cân đo, ước lượng, tính tốn, so sánh để kiểm tra tính khoa học, tính hợp lý thông tin Chẳng hạn như: + Phương pháp so sánh: So sánh thơng tin với trương trình công tác; So sánh thông tin với đạo lãnh đạo; So sánh với thơng tin có liên quan với + Phương pháp kiểm tra thực tế: đối chiếu, đánh giá lại độ xác thông tin + Phương pháp thử công thức tốn học d) Lựa chọn thơng tin - Lựa chọn thơng tin phù hợp, thơng tin có giá trị phục vụ cho việc định quản lý - Căn để lựa chọn thông tin bao gồm: + Thông tin phải phù hợp với yêu cầu cung cấp tin + Lựa chọn thông tin vào tính kịp thời,tính lạ thơng tin + Lựa chọn thơng tin điển hình có tính chất khái qt cao + Lựa chọn thơng tin có giá trị nội e) Tổng hợp thông tin - nghĩa tập hợp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề, kiện Khi tổng hợp thông tin thường sử dụng phương pháp nghiệp vụ như: bổ túc lại thông tin, xếp thông tin, tái giải thích thơng tin theo quy luật  ... hình thơng tin cần thiết phục vụ lãnh đạo: - Theo giá trị thông tin: + Thông tin chiến lược: + Thông tin chiến thuật + Thông tin tác nghiệp ( Vẽ sơ đồ) - Theo nội dung thông tin: + hông tin khoa... nhận thông tin từ văn quản lý Nhà nước + Đọc thu nhận thông tin từ văn quản lý nội + Đọc thu nhận thông tin từ tài liệu điện tử + Đọc thu nhận thông tin từ tài liệu lưu trữ + Đọc thu nhận thông tin. .. + Thông tin kinh tế - trị + Thơng tin văn hóa giáo dục - Theo đối tượng sử dụng + Thông tin cấp I + Thông tin cấp II + Thông tin cấp III - Theo hình thức thể hiện: + Thơng tin nói + Thơng tin