Tài liệu Open Office Writer

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 1 MỤC LỤC GIỚI THIỆU 4 U CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER 5 1. Cách khởi động Writer 5 2. Màn hình làm việc của Writer 6 3. Các màn hình thể hiện văn bản 7 4. Tạo một tài liệu mới 7 5. Ghi tài liệu lên đĩa 8 6. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa 9 7. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF 10 8. Hiện/ẩn thanh công cụ 10 9. Thay đổi đơn vị tính trên thước 10 10. Thoát khỏi môi trường làm việc 11 11. Bài tập 11 CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN 12 1. Một số thao tác soạn thảo cơ bản 12 1.1 Nhập văn bản 12 1.2 Thao tác trên khối văn bản 13 2. Các kỹ năng định dạng văn bản 15 2.1 Định dạng ký tự 15 2.2 Sao chép định dạng 16 2.3 Thay đổi định dạng mặc định 17 2.4 Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự 17 2.5 Chọn màu chữ 18 2.6 Tô nền văn bản 19 3. Định dạng đoạn văn bản 22 3.1 Căn chỉnh lề 22 3.2 Thiết lập Bullets and Numbering 24 3.3 Thiết lập Tab 27 3.4 Soạn thảo công thức toán học 29 3.5 Chia văn bản thành nhiều cột 30 3.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản 31 3.7 Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản 32 3.8 Kiểm tra lỗi chính tả 34 3.9 Chức năng đánh dấu sự thay đổi 34 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.10 Chèn chú ý vào văn bản 35 3.11 Tạo và quản lý các Style 36 4. Tìm kiếm và thay thế văn bản 42 4.1 Tìm kiếm văn bản 43 4.2 Tìm và thay thế văn bản 44 5. Tính năng AutoCorrect 45 5.1 Thêm một từ viết tắt 45 5.2 Xoá đi một từ viết tắt 46 5.3 Tính năng hoàn thành từ - Word Completion 46 6. Chèn ký tự đặc biệt 47 7. Bài tập 48 CHƯƠNG 03: BẢNG BIỂU 51 U 1. Thực đơn và thanh công cụ về bảng 51 2. Tạo bảng mới 53 3. Một số thao tác trong bảng 55 4. Trình bày nội dung trong bảng 60 5. Vẽ khung và tô nền 61 6. Chuyển đổi giữa văn bản và bảng 62 7. Tính toán trên bảng 64 8. Sắp xếp dữ liệu trên bảng 65 9. Chèn chú thích cho bảng 67 10. Bài tập 67 CHƯƠNG 04: ĐỒ HỌA 69 1. Vẽ khối hình đơn giản 69 2. Tạo chữ nghệ thuật 70 3. Chèn ảnh vào tài liệu 72 3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin 72 3.2 Chèn ảnh từ máy quét (Scanner) 73 3.3 Chèn ảnh từ OpenOffice.org Gallery 73 4. Hiệu chỉnh hình ảnh 73 4.1 Thay đổi kích thước 73 4.2 Di chuyển 74 4.3 Thay đổi nhanh hình 74 4.4 Xóa hình 74 4.5 Vị trí của hình ảnh đối với văn bản 74 5. Tạo các biểu thức, phương trình tính toán 75 2 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3 5.1 Tạo biểu thức 75 5.2 Hiệu chỉnh 76 5.3 Xóa 76 6. Bài tập 76 CHƯƠNG 05: IN ẤN 78 1. Xác lập khổ giấy và hướng in 78 2. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang 79 2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header 79 2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer 80 2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang 81 3. Mục lục tự động 82 3.1 Tạo mục lục tự động 82 3.2 Xóa một mục lục 83 3.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu 83 3.4 Chỉnh sửa mục lục 83 3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản 84 4. In ấn 85 4.1 Xem văn bản trước khi in 85 4.2 In 85 5. Bài tập 86 CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU 88 U 1. Khái niệm về trộn tài liệu 88 2. Chuẩn bị dữ liệu 88 3. Đăng ký nguồn dữ liệu 89 4. Tạo nội dung thư mời 93 5. In nội dung thư mời 94 6. Lưu nội dung thư mời lên đĩa 95 7. In nhãn trộn thư 95 8. Bài tập 98 Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Writer và Word 99 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer GIỚI THIỆU OpenOffice.org Writer là phần mềm soạn thảo văn bản thuộc bộ phần mềm OpenOffice.org được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng mã nguồn mở. OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành và hỗ trợ đa ngôn ngữ, trong đó có cả phiên bản tiếng Việt. OpenOffice.org Writer có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Word, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Writer ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc. Phần mềm OpenOffice.org Writer được giới thiệu trong tài liệu này là phiên bản OpenOffice.org 2.4. Lần đầu làm quen với phần mềm, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Word, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng. Nội dung cuốn sách bao gồm: ♦ Chương 01: Làm quen với Writer ♦ Chương 02: Soạn thảo văn bản ♦ Chương 03: Bảng biểu ♦ Chương 04: Đồ họa ♦ Chương 05: In ấn ♦ Chương 06: Trộn tài liệu ♦ Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Writer và Word 4 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 5 CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Cách khởi động Writer  Màn hình làm việc của Writer  Các màn hình thể hiện văn bản  Tạo một tài liệu mới  Ghi tài liệu lên đĩa  Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa  Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF  Hiện/ẩn thanh công cụ  Thay đổi đơn vị tính trên thước  Thoát khỏi môi trường làm việc 1. Cách khởi động Writer Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn Start\Programs\OpenOffice.org 2.4\ OpenOffice.org Writer. - Cách 2: Bấm đúp chuột vào biểu tượng của phần mềm Writer nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên thanh tác vụ (task bar) hay trên màn hình nền của Windows,… - Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer) cần mở. Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 2. Màn hình làm việc của Writer Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Writer thường có dạng như sau: Hình 1: Giao diện chính của OpenOffice.org Writer Thường thì môi trường làm việc trên Writer gồm các thành phần chính sau: - Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chương trình OpenOffice và tên tài liệu đang soạn thảo. - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Writer trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. - Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng. - Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh định dạng cho văn bản. 6 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 7 - Thanh thước kẻ (Ruler Bar): Gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan. - Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trong vùng này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh In. - Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang nào, dòng bao nhiêu .v.v. - Thanh cuộn (Scroll Bar): Các thanh này nằm ở bên phải và phía dưới cửa sổ Writer, bên trong có các mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống hoặc sang phải, trái. 3. Các màn hình thể hiện văn bản Writer có một số cách để xem văn bản như sau: - Print Layout: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo. - Web Layout: Cho thấy tất cả các định dạng, hình ảnh… - Full Screen: Xem văn bản toàn màn hình. - Zoom: Xem văn bản theo tỷ lệ tùy ý. Để tùy chọn hình thức hiển thị văn bản, bạn vào menu View rồi chọn các kiểu hiển thị mong muốn. 4. Tạo một tài liệu mới Bạn có thể tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo Writer bằng những cách sau: - Vào menu File\New\Text Document. - Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 5. Ghi tài liệu lên đĩa Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .odt. Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents trên ổ đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Writer. Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Save. - Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Sẽ có hai khả năng xảy ra:  Nếu đây là tài liệu mới, hộp hội thoại Save As xuất hiện: Hình 2: Hộp hội thoại Save As - Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu mới. 8 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 9 - Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục bạn muốn lưu tài liệu mới vào. - Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name. - Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của tài liệu là Open Document Text (.odt). Khi bạn muốn lưu tài liệu ở dạng mở rộng khác như .doc; .txt; .html… thì nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp hội thoại Save as type và chọn dạng mở rộng mong muốn.  Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi thực hiện lệnh Save, tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa. Bạn nên thực hiện thao tác lưu tài liệu thường xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính. 6. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Writer được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin có phần mở rộng là .odt. Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây: - Vào menu File\Open. - Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Hộp hội thoại Open xuất hiện: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 3: Hộp hội thoại Open - Trong hộp Look in chọn tên ổ đĩa. - Bấm đúp chuột vào biểu tượng tệp chứa tài liệu cần mở. - Nhấn chọn tài liệu cần mở. 7. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF - Mở tài liệu muốn xuất ra dạng tệp .PDF. - Nhấn chuột vào biểu tượng Export directly as PDF trên thanh công cụ. - Nhập tên cho văn bản trong hộp File name của màn hình hộp hội thoại Export. 8. Hiện/ẩn thanh công cụ - Vào menu View\Toolbars, rồi chọn tên thanh công cụ muốn hiển thị hoặc ẩn đi. 9. Thay đổi đơn vị tính trên thước - Vào menu Tools\Options\OpenOffice.org Writer, chọn thẻ General, xuất hiện hộp hội thoại sau: 10 [...]... phím Home và End - Để lên đầu màn hình hay xuống cuối màn hình: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Page Up hoặc Ctrl+Page Down 13 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Để về đầu tài liệu hoặc xuống cuối tài liệu: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Home hoặc Ctrl+End Phóng to, thu nhỏ tài liệu: - Nhấn chuột vào biểu tượng Zoom phần trăm thích hợp trên thanh công cụ rồi chọn 1.2.2 Hiệu chỉnh văn bản Chọn văn bản: - Chọn một... sự thay đổi cho phép làm nổi bật những thay đổi được gây ra đối với tài liệu để bất cứ ai biên soạn tài liệu đều có thể nhìn thấy ai thay đổi cái gì và khi nào 3.9.1 Ghi lại và hiển thị sự thay đổi - Để ghi lại những thay đổi được gây ra đối với tài liệu, vào menu Edit\Changes\Record - Để hiển thị hoặc ẩn đi những thay đổi trong tài liệu, vào menu Edit\Changes\Show - Để thêm lời giải thích cho những... toán học Cách soạn thảo một công thức toán học được tiến hành như sau: - Chọn vị trí cần chèn công thức toán học vào trong tài liệu - Vào menu Insert\Object\Formula - Tiến hành nhâp công thức cần thiết 29 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.5 Chia văn bản thành nhiều cột OpenOffice.org cung cấp tính năng Columns giúp người dùng dễ dàng chia văn bản của mình thành nhiều cột (giống như định dạng...Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 4: Hộp hội thoại Options – OpenOffice.org Writer – General - Chọn đơn vị đo lường cần thay đổi trong hộp Measurement unit 10 Thoát khỏi môi trường làm việc Khi không làm việc với Writer nữa, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau: - Vào menu File\Exit - Nhấn tổ hợp phím... màu cho phép bạn lựa chọn 18 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 7: Hộp hội thoại màu phông chữ - Font color 2.6 Tô nền văn bản Cách 1: - Chọn đoạn văn bản cần tô nền - Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Background, khi đó xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 8: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph 19 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Tại khung As, chọn Color hoặc Graphic:... trên tài liệu Writer 3.2.1 Thiết lập Bullets Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau đây: - Chọn đoạn văn bản muốn tạo ký hiệu đầu đoạn - Vào menu Format\Bullets and Numbering, hoặc nhấn chuột vào trên thanh công cụ, xuất hiện hộp hội thoại biểu tượng Bullets Bullets and Numbering: Hình 13: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Bullets 24 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer. .. để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt Sử dụng bàn phím: Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo, thông thường để soạn thảo tài liệu như là: 12 Các phím ký tự a, b, c, , z Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Các phím số từ 0 đến 9 - Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] { }… - Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu - Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu... định dạng ban đầu 3.2.2 Thiết lập Numbering Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, bạn thao tác như sau: - Chọn đoạn văn bản muốn đánh số - Vào menu Format\Bullets and Numbering, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Numbering trên thanh công cụ - Chọn thẻ Numbering type như hình sau: 26 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 16: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Numbering type - Thiết... sau đó vào menu Edit\Changes\Comment - Để chấm dứt việc theo dõi những thay đổi trong tài liệu, vào menu Edit\Changes\Record một lần nữa 3.9.2 Chấp nhận hay loại bỏ thay đổi và lời giải thích 34 Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại Accept or Reject Changes Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 23: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes - Khi bạn chọn một thay đổi nào... giữa các cột trong hộp hội thoại Spacing 30 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer + Chọn đường kẻ phân cách các cột văn bản bằng cách chọn kiểu đường phân cách trong hộp Line, chọn chiều cao và vị trí tương ứng trong hộp Height và hộp Position - Nhấn nút để áp dụng thiết lập 3.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản Tính năng Drop Caps của Writer giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu đoạn văn bản 3.6.1 . hợp phím Ctrl+N. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 5. Ghi tài liệu lên đĩa Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa với một tệp. lưu tài liệu mới vào. - Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name. - Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của tài liệu là Open Document Text (.odt). Khi bạn muốn lưu tài liệu. khác nhau cơ bản giữa Writer và Word 99 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer GIỚI THIỆU OpenOffice.org Writer là phần mềm soạn thảo văn bản thuộc bộ phần mềm OpenOffice.org được phát triển