Xác định nhu cầu đào tạo - phát triển trong doanh nghiệp

Tối đa hoá giá trị tài sản là mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào.

MỤC LỤC

Trang

LỜI MỞ ĐẦU 2

1 Đào tạo 4

1.1 Khái niệm 4

1.2 Lợi ích từ đào tạo – phát triển 4

2 Xác định nhu cầu đào tạo 6

2.1 Khái niệm xác định nhu cầu đào tạo 6

2.2 Lợi ích từ việc xác định nhu cầu đào tạo 6

2.3 Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo 7

2.3.1 Phân tích tổ chức 7

2.3.2 Phân tích tác nghiệp 10

2.3.3 Phân tích nhân viên 12

3 Các phương pháp sử dụng khi xác định nhu cầu 13

3.1 Phương pháp phỏng vấn 14

3.2 Bảng hỏi 16

3.3 Phương pháp quan sát 18

3.4 Phương pháp xem tài liệu sẵn có 19

KẾT LUẬN 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

LỜI MỞ ĐẦU

Tối đa hoá giá trị tài sản là mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào Và yếu

tố quan trọng nhất có thể vận hành và biến nguồn huy động vốn, tài sản, cơ sởvật chất, đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu thành lợinhuận đó chính là con người Con người chính là đầu vào quan trọng nhất.Doanh nghiệp phải có nguồn nhân lực mạnh để tồn tại và đi lên trong cạnhtranh Bởi suy cho cùng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cũng chính là cạnhtranh về con người Vì vậy mỗi cá nhân - một thành phần của tổ chức cầnphải phấn đấu vì sự phát triển chung của doanh nghiệp Doanh nghiệp có mộtđội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả đồng thời không ngừng tiến bộ sẽ giúpnhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra Để có lực lượng lao động giỏi thì doanhnghiệp nên khuyến khích nhân viên của mình học hỏi để trau dồi thêm kiếnthức, kỹ năng để đáp ứng những tiêu chuẩn đặt ra Và đào tạo là một trongnhững phương pháp được các doanh nghiệp ưa thích để nâng cao khả nănglàm việc cũng như thích ứng với sự thay đổi của môi trường làm việc

Một thực tế trong doanh nghiệp vẫn tồn tại yếu tố ảnh hưởng đến kết quảkinh doanh của doanh nghiệp: nhân viên không hoàn thành được công việcđặc biệt là nhân viên mới vào còn lúng túng trong việc thực hiện được giao.Điều đó ảnh hưởng đến các kết quả hoạt động của doanh nghiệp, ảnh hưởngtới các mục tiêu đề ra, làm giảm khả năng cạnh tranh Vậy cần tìm ra giảipháp để khắc phục tình trạng này Vậy giải pháp đó là gì? Và liệu đào tạo cóphải là giải pháp chung cho vấn đề nhân viên không hoàn thành công việckhông? Vậy việc xác định nhu cầu là như thế nào? Đó cũng chính là lý do tại

sao tác giả chọn đề tài: “Xác định nhu cầu đào tạo - phát triển trong doanh

nghiệp”.

Việc chọn đề tài này nhằm mục đích nhận thức rõ hơn nhu cầu đào tạotrong doanh nghiệp và tầm quan trọng của công tác này đối với tổ chức

Phạm vi nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu phần lý thuyết nhu cầu đào tạotrong doanh nghiệp nói chung hiện nay.

Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu tài liệu

Câu hỏi nghiên cứu: “Làm thế nào để xác định nhu cầu đào tạo - pháttriển trong doanh nghiệp?”

1 Đào tạo

1.1 Khái niệm

“Đào tạo được hiểu là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao

động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình Đóchính là quá trình học tập làm cho người lao động nắm vững hơn về công việccủa mình, là những hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng củangười lao động để thực hiện nhiệm vụ lao động có hiệu quả hơn” (Nguyen &Nguyen, 2007, tr.153)

Đào tạo là nền tảng giúp người lao động hiểu rõ hơn trách nhiệm, nắm rõhơn chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện công việc hiện tại tốt hơn Đào tạohướng vào hành vi hiện tại và thay đổi nó, điều đó xây dựng nên một nềnmóng vững chắc như bàn đạp phát triển trong tương lai

“Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước

mắt của người lao động, mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sởnhững định hướng tương lai của tổ chức” ( Nguyen& Nguyen, 2007, tr.154) Phát triển là hoạt động diễn ra trong thời gian dài hơn hoạt động đào tạo, đàotạo đi trước, phát triển theo sau

1.2 Lợi ích từ đào tạo – phát triển

Đào tạo đúng hướng sẽ mang lại lợi ích cho cả hai phía đó là doanhnghiệp và người lao động Đào tạo là điều kiện quyết định để doanh nghiệp cóthể tồn tại và đi lên trong cạnh tranh

 Đào tạo nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp:

 Nâng cao NSLĐ, hiệu quả THCV

 Nâng cao chất lượng của THCV: sáng tạo ra sản phẩm mới, tăng chấtlượng dịch vụ, nhanh chóng chính xác hơn, giảm thiểu than phiền củakhách hàng, …

 Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức.

 Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

 Tạo điều kiện áp dụng tiến bộ kỹ thuật và quản lý doanh nghiệp

 Giảm bớt một số chi phí không đáng có trong tổ chức:

 Rủi ro khi tuyển nhân viên mới và không phải lúc nào cũng tuyểnmới được vì thế đào tạo để tận dụng tối đa hoá nguồn nhân lực hiệntại

 Sản xuất sản phẩm chất lượng kém

 Hỏng quy trình mới

 Giảm chi phí quản lý trung gian nhất là đối với nhân viên mới vàolàm hoặc nhân viên được giao công việc mới Người lao động đượcđào tạo sẽ làm quen với công việc nhanh hơn, họ có thể làm việcđộc lập mà không cần đến sự giám sát của cấp trên

 Chi phí cho nhân viên bỏ việc

 Giảm tai nạn lao động

Những ưu điển trên giúp doanh nghiệp tạo ra được lợi thế cạnh tranh, địa

vị danh tiếng, tiếp cận nhanh chóng với sự phát triển và thay đổi của môitrường

 Đối với người lao động vai trò của đào tạo thể hiện ở chỗ:

Đào tạo giúp cho người lao động tăng niềm tin và động lực làm việc,tạo ra tính chuyên nghiệp trong THCV, thoả mãn với công việc hiện tại,tăng lòng tự hào bản thân, … Từ đó mở ra cơ hội thăng tiến cho nhân viên

và được xã hội đánh giá cao

Ta thấy được đào tạo mang lại lợi ích to lớn cho cả doanh nghiệp vàngười lao động Như vậy một chương trình đào tạo được chuẩn bị chu đáo

là hết sức quan trọng và nó bắt đầu từ việc xác định nhu cầu đào tạo

2 Xác định nhu cầu đào tạo

2.1 Khái niệm xác định nhu cầu đào tạo

“Xác định nhu cầu đào tạo là xác định khi nào, ở bộ phận nào cần phảiđào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cho loại lao động nào và bao nhiêu người Nhucầu đào tạo được xác định dựa trên phân tích nhu cầu lao động của tổ chức,các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc THCV và phân tích trình

độ, kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động” (Nguyen & Nguyen,

2007, tr.163)

2.2 Lợi ích từ việc xác định nhu cầu đào tạo

Như trên ta thấy được lợi ích của đào tạo mang lại rất lớn Tuy nhiên hiệnnay rất nhiều doanh nghiệp nỗ lực đáp ứng nhu cầu đào tạo của các phòng bannhưng trong thực tế kết quả từ đào tạo mang lại không như mong muốn Đó là

do đào tạo không đúng các nhân viên thực sự cần và gây ra hậu quả là kếtquả THCV không mấy cải thiện mà doanh nghiệp lại mất chi phí lớn cho việcđào tạo, nhưng vẫn phải trả lương cho nhân viên trong thời gian đi học, mấtthời gian và sự gián đoạn công việc khi nhân viên tham gia hoạt động đào tạo,chi phí trả cho việc đào tạo

Vì vậy, cần phải tiến hành nhu cầu đào tạo trước khi tiến hành tổ chứcđào tạo sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro này Mặt khác doanhnghiệp còn có cái nhìn rộng hơn về cách nâng cao kết quả THCV:

 Từ việc xác định nhu cầu đào tạo ta xác định được khoảng cách trongTHCV là lớn hay nhỏ và xác định tầm quan trọng của khoảng cách này

và có thực sự cần thiết phải giải quyết ngay chưa căn cứ vào chi phí cơhội cho việc đào tạo

 Trả lời được hiện nhu cầu đào tạo của các phòng ban có đúng haykhông? Đào tạo có phải là giải pháp không?

 Xác định được đúng nhân viên thiếu kỹ năng, kiến thức để bổ sung kịpthời

 Ngoài việc xác định nhân viên thiếu kỹ năng còn biết được nhiềunguyên nhân dẫn đến việc không THCV Từ đó đưa ra giải pháp đểnâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên

Vậy việc xác định nhu cầu đào tạo là một trong những việc làm rất quantrọng Việc xác định nhu cầu đào tạo có khoa học, mức độ chính xác cao

sẽ mang lại kết quả của chương trình đào tạo hiệu quả cao

2.3 Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo

Để xác định nhu cầu đào tạo ta cần phải tiến hành phân tích tổ chức, phântích tác nghiệp và phân tích nhân viên

2.3.1 Phân tích tổ chức

Bất kỳ tổ chức nào hoạt động cũng đặt ra mục tiêu cho mình Mục tiêu sẽtạo ra các đích đến cho tổ chức Mục tiêu của doanh nghiệp được thể hiệnthông qua các chiến lược phát triển, kế hoạch, nhiệm vụ Để doanh nghiệp đạtđược mục tiêu đề thì mỗi cá nhân trong tổ chức đó phải hoàn thành nhữngmục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp giao phó Mục tiêu của doanh nghiệp biếnđộng cùng với sự biến động của môi trường Môi trường gồm có lực lượngtrực tiếp và lực lượng gián tiếp tác động lên doanh nghiệp

 Lực lượng trực tiếp gồm:

 Khách hàng là lực lượng quan trọng nhất mà tổ chức phải làm hàilòng Việc khách hàng có mua hay không mua sản phẩm và dịch vụ củadoanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp đó

Vì vậy phải tạo ra đội ngũ nhân viên nhanh nhậy, nhiệt tình, năng động,sáng tạo, … luôn làm vừa lòng khách hàng.

 Đối thủ cạnh tranh là lực lượng mà doanh nghiệp phải đấu tranh đểdành khách hàng và những nguồn tài nguyên cần thiết Vì vậy màdoanh nghiệp phải tìm hiểu đối thủ cạnh tranh để xác định được chiếnlược cũng như cách thức cạnh tranh Ví dụ như khi đối thủ cung cấpchương trình đào tạo thì doanh nghiệp phải xem xét như thế nào

 Người cung ứng: Doanh nghiệp phải tạo sự liên kết chặt chẽ với họ

 Nguồn nhân lực: Là nguồn tài nguyên quý giá vì tổ chức phải dựa vào

cá nhân để thành công Phải tạo ra môi trường làm việc tin cậy và tôntrọng lẫn nhau, văn hoá làm việc, cơ hội phát triển sự nghiệp…

 Lực lượng gián tiếp gồm:

 Môi trường kinh tế: Bao gồm chu kỳ kinh tế, lãi suất, tỷ giá lạm phátchính sách tiền tệ, … Khi những yếu tố này biến đổi thì mục tiêu củadoanh nghiệp cũng phải điều chỉnh cho phù hợp, điều đó ảnh hưởngđến việc xác định nhu cầu đào tạo Ví dụ như khi nền kinh tế suy thoáihay có chiều hướng đi xuống doanh nghiệp cần phải duy trì một lựclượng lao động có trình độ tay nghề và có thể giảm chi phí lao độngbằng các biện pháp như giảm giờ làm cho công nhân, nghỉ việc hoặc làgiảm chỉ tiêu đào tạo trong thời gian này Ngược lại khi nền kinh tế cóchiều hướng ổn định và đi lên thì doanh nghiệp tăng cường đào tạonhân viên tăng chi phí cho đào tạo và hàng loạt các chính sách khácnhư tăng lương, thưởng, phúc lợi, …

 Môi trường công nghệ: Đề cập đến những bước phát triển về công nghệ

có thể tác động lên tổ chức: Sự phát triển của công nghệ tạo áp lực đòihỏi phải đổi mới đối với các doanh nghiệp, thay đổi phương pháp làmviệc ảnh hưởng đến đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ, chu kỳ đổi mới

công nghệ ngày càng rút ngắn, tạo những rủi ro cho các doanh nghiệp,

nó có thể biến những dây chuyền mới đầu tư của doanh nghiệp trở nênlỗi thời vì thế mà doanh nghiệp cần những nhân viên làm chủ đượccông nghệ Do đó một khoá đào tạo để bổ sung sử dụng các thiết bị mới

là hoàn toàn cần thiết

 Môi trường chính trị, luật pháp: Chính phủ ra những luật mới, doanhnghiệp cần phải nắm bắt được để thực thi đúng theo luật

 Môi trường văn hoá xã hội: Giá trị được chấp nhận và tôn trọng đối với

xã hội cụ thể đó là các quan niệm đạo đức, thẩm mỹ, lối sống,… Rấtquan trọng đối với doanh nghiệp nào muốn xâm nhập thị trường mới

 Môi trường quốc tế: Tạo cơ hội thách thức về thị trường, nguồn nguyênliệu, vốn, công nghệ… Đặc biệt khi Việt Nam gia nhập WTO cần phải

có hoạt động đào tạo và phát triển từ trước thì mới cạnh tranh được vớicác doanh nghiệp nước ngoài Ví dụ doanh nghiệp may cần phải tuânthủ tiêu chuẩn SA 8000, …

Như vậy, từ việc nhận thức rõ sự biến động môi trường xung quanh tổchức mà từng doanh nghiệp xác định cho mình mục tiêu hoạt động Nắm

rõ được mục tiêu của doanh nghiệp thì mới biết được doanh nghiệp cần gì

ở đội ngũ nhân lực của mình Từ đó giúp doanh nghiệp xác định được nhucầu một cách đúng đắn

Khi phân tích tổ chức ta cần phải phân tích các nguồn lực sẵn có của tổchức Ví dụ như nguồn lực tài chính thông qua các báo cáo tài chính tabiết được lợi nhuận doanh nghiệp thu về là bao nhiêu, lợi nhuận bộ phậnlàm cao, bộ phận làm thấp để biết được kế hoạch hoạt động tốt hay không

để tìm ra nguyên nhân cũng như đưa ra được giải pháp đề khắc phục Mặtkhác tình hình tài chính cũng ảnh hưởng đến chi phí cho đào tạo nếu tình

hình tài chính công ty tốt thì doanh nghiệp sẵn sàng bỏ ra nhiều chi phíhơn cho đào tạo.

Khi phân tích tổ chức ta cũng cần phân tích kế hoạch hoá nguồn nhânlực Đó là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đápứng mục tiêu của doanh nghiệp và xây dựng các kế hoạch lao động để đảmbảo các nhu cầu đó Nhờ đó ta xem xét sự vận động của nguồn nhân lựcbên trong cũng như bên ngoài tổ chức như tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ thuyênchuyển, chi phí lao động… Khi nguồn nhân lực thay đổi thì doanh nghiệp

có sự thay đổi về cơ cấu nguồn nhân lực Doanh nghiệp có các chính sách

đề bạt, thuyên chuyền hoặc tuyển mới vì vậy cân dự kiến chương trình đàotạo giúp nhân viên có đủ kiến thức thực hiện tốt công việc ở vị trí đó.Tóm lại, khi phân tích tổ chức ta biết được tổ chức cần những gì ở nhânviên, tổ chức sẽ xác định số lượng loại lao động và loại kiến thức kỹ năngcần đào tạo đó chính là việc xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực của

tổ chức

2.3.2 Phân tích tác nghiệp

Phân tích tác nghiệp là phân tích loại, trình độ, kiến thức, kỹ năng và thái

độ của người lao động cần thiết cho công việc Mỗi doanh nghiệp, mỗi côngviệc sẽ có yêu cầu riêng về những tiêu thức đó Kiến thức kỹ năng của ngườilao động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc vànăng suất lao động, nó là nền tảng để phát triển và tinh thần cầu tiến cộng với

sự nỗ lực của bản thân mỗi ngày là thước đo thành tích của nhân viên đặc biệttrong điều kiện hiện nay mỗi trường luôn biến động, công việc thực tế củangười lao động thực hiện trong tình trạng liên tục thay đổi Người lao độngphải nâng cao kiến thức kỹ năng để đáp ứng những đòi hỏi mới trong côngviệc Những kỹ năng đó bao gồm: mức độ phức tạp của công việc, yêu cầu kỹnăng lao động trí óc và chân tay, khả năng ra quyết định, sự khéo léo chântay, khả năng sáng tạo, khả năng hội nhập, …

Một trong những yếu tố tác động đến kết quả THCV đó chính là thái độlao động Khi ai đó nói “tôi thích công việc của mình” là khi người đó đangbiểu đạt thái độ của mình đối với công việc và tổ chức rất mong muốn điều đó

ở nhân viên của mình Khi người lao động có thái độ tốt thì mới làm việc cóhiệu quả Tuy nhiên thái độ của người lao động phụ thuộc vào cả hai yếu tốbản thân người lao động và tổ chức

Khi doanh nghiệp thuê lao động vào làm thì đều muốn sử dụng một cách

có hiệu suất nguồn nhân lực Vì vậy doanh nghiệp đặt ra những yêu cầu cụthể mà nhân viên cần đạt được và được quy định rõ ở bảng mô tả công việc vàbản tiêu chuẩn công việc Thông qua đó mà người quản lí xác định được kìvọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được những kìvọng đó, mặt khác ngưòi lao động cũng cũng hiểu được những nhiệm vụ,nghĩa vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến côngviệc

“Bản mô tả công việc là một văn bản giải thích về nhiệm vụ, trách nhiệm,điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể”(Nguyen & Nguyen, 2007, tr.49)

“Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là bản liệt kê các đòihỏi của công việc đối với người thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệmcần phải có, trình độ, giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thầnthể lực, các yêu cầu cụ thể khác” (Nguyen & Nguyen, 2007, tr.50)

Bằng cách nghiên cứu bản mô tả công việc và bản yêu cầu THCV ta biếtđược nhân viên phải thực hiện những gì và yêu cầu đối với công việc đó rasao Đó là một trong những cơ sơ để xác định nhu cầu đào tạo một cách chínhxác