Khi người sửdụng vào chức năng nào thì danh sách bản ghi của chức năng đó sẽ được hiển thị trên một lưới.Giao diện này gồm các vùng sau: - Các lệnh trên thanh công cụ có hiệu lực với dan
Trang 3TRANG KÝ NHẬN
Nhân viên triển khai – Phòng triển khai phần mềm Bizzone
Người xem xét: Lương Vĩnh Thịnh Ngày: 22/10/2013
Trưởng phòng – Phòng triển khai phần mềm Bizzone
Tổng Giám đốc
Trang 4MỤC LỤC
Trang 51 GIỚI THIỆU TÀI LIỆU
1.1 Mục đích tài liệu
Tài liệu này được xây dựng nhằm mục đích cung cấp những hướng dẫn cần thiết để người sửdụng có thể sử dụng thành thạo phần mềm BIZZONE
1.2 Nội dung tài liệu
Tài liệu mô tả các chức năng cơ bản của hệ thống và hướng dẫn cho người dùng cách thức thaotác sử dụng phần mềm đồng thời kèm theo các câu hỏi và bài tập kiểm tra kiến thức của người
sử dụng Khi đọc tài liệu này, người sử dụng sẽ có một cái nhìn tổng quát về hệ thống, cácnghiệp vụ được sử dụng trong công tác chuyên môn và mô tả cụ thể từng bước cách thức thựchiện các chức năng của phần mềm
1.3 Định nghĩa, thuật ngữ và các từ viết tắt
FSC Công ty CP Tin học Điện tử FSC
Trang 62 THIẾT LẬP BAN ĐẦU
Hình 1: Biểu tượng Bizzone sau khi cài đặt
- Kích đúp vào biểu tượng Bizzone 2010 để vào giao diện đăng nhập.
Hình 2: Giao diện đăng nhập
- Do Bizzone quản lý hồ sơ nhân sự của nhiều công ty trong một tập đoàn hoặc tổng công
ty nên người dùng phải chọn công ty cần đăng nhập trong mục Công ty.
- Người sử dụng chọn Tên đăng nhập bằng cách nhấn vào biểu tượng
Trang 7- Nhập mật khẩu tương ứng với Tên đăng nhập trong mục Mật khẩu.
- Kích Đăng nhập để vào giao diện chính của chương trình.
Các lưu ý
- Khi mới sử dụng chương trình lần đầu, Bizzone sẽ khởi tạo một công ty mặc định là FSC, danh sách người dùng được mặc định là tài khoản có quyền quản trị hệ thống Admin, có mật khẩu là fsc.
- Nếu đăng nhập 3 lần liên tiếp không thành công, chương trình sẽ đóng lại và NSD phảikhởi động lại chương trình nếu muốn tiếp tục đăng nhập
- Thông số đăng nhập bao gồm: Công ty và Tên đăng nhập sẽ được nhớ lại cho lần
Giao diện
Giao diện chính (Main)
Hình 3: Giao diện chính
Trang 8Giao diện này xuất hiện sau khi người sử dụng đăng nhập vào chương trình Danh sách bản ghi
được cài đặt mặc định là danh sách Hồ sơ nhân sự Giao diện chính của chương trình được chia
thành 3 vùng chính:
- Cây điều hướng: Hiển thị các phân hệ, môđun của chương trình để từđó chuyển đến
các chức năng khác nhau
- Lưới danh sách bản ghi: Hiển thị các bản ghi của chức năng được chọn tương ứngở
cây điều hướng
- Thanh công cụ Ribbon: Hiển thị các lệnh có hiệu lực đối với lưới danh sách các bản ghi
của chức năng được chọn Các lệnh này thường là: Thêm, Xóa, Mở đối tượng, Làm mới,Tìm kiếm toàn văn… và các lệnh được thiết kế riêng với từng danh sách bản ghi tùy theochức năng
Danh sách bản ghi (ListView)
Hình 4: Danh sách bản ghi
Mỗi chức năng của chương trình thường có một danh sách các bản ghi (ListView) Khi người sửdụng vào chức năng nào thì danh sách bản ghi của chức năng đó sẽ được hiển thị trên một lưới.Giao diện này gồm các vùng sau:
- Các lệnh trên thanh công cụ có hiệu lực với danh sách bản ghi được chọn: Các
lệnh này thường là Thêm, Xóa, Làm mới, Mở đối tượng, Tìm kiếm toán văn… và các lệnhđược thiết kế cho từng đối tượng
- Vùng tiêu đề: Khi kích phải chuột vào vùng tiêu, NSD sẽ nhận được một thựcđơn bao
gồm các lệnh sắp xếp dữ liệu trên lưới (Sắp xếp Tăng dần, Sắp xếp giảm dần, Xóa Sắp
Trang 9xếp), các lệnh nhóm dữ liệu (Nhóm Theo Cột Này, Hiện Vùng Nhóm), các lệnh tùy biếncột trên lưới (Loại bỏ Cột Này, Chọn Cột, Tự độngđiều chỉnh, Tự độngđiều chỉnh (Tất cả
các cột)) Lệnh Công cụ Lọc hiển thị giao diện lọc dữ liệu nâng cao.
- Vùng trống dùng để lọc dữ liệu trên lưới: Vùng này là một dòng trống xuất hiện sau
vùng tiêu đề Người sử dụng có thể tiến hành lọc dữ liệu bằng cách nhập giá trị lọc vàocột cần lọc Toán tử lọc mặc định cho các cột có kiểu là chuỗi khi lọc là giống (like
‘%Text%’ Với cột có kiểu danh mục, khi kích vào vùng góc phải trên của tiêu đề cột,người sử dụng nhận được cửa sổ có thể lọc các giá trị nằm trong danh sách được đánh
dấu bằng cách tích vào lựa chọn cần lọc và bấm Nhận
- Vùng đáy của mỗi cột (footer), người sử dụng có thể thực hiện việc tỉnh tổng, trung
bình, đếm, giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất của các bản ghi xuất hiện trên lưới
Trang 10- Vùng điều kiện lọc xuất hiện dưới vùng đáy cột khi người sử dụng tiến thiết lập
cácđiều kiện lọc trên lưới Khi điều kiện này không bị xóa, nó sẽ được lưu lại cho lần mởsau
Chi tiết bản ghi (DetailView)
Hình 5: Chi tiết bản ghi
Giao diện này hiển thị khi NSD kích đúp vào một bản ghi trong danh sách Cấu trúc giao diệngồm có:
Trang 11- Vùng lệnh: là vùng trên của giao diện chứa các lệnh thao tác đối với bản ghi được chứa
trên thanh công cụ Các lệnh này gồm có: thêm mới bản ghi (Mới), ghi dữ liệu (Ghi, Ghi
và Đóng, Ghi và Mới), xóa bản ghi (Xóa), hủy thông tin sửa đổi (Hủy), kiểm tra hợp lệ dữliệu được nhập vào (Kiểm tra hợp lệ), mở đối tượng tại vị trí con trỏ (Mở đối tượng), nạplại dữ liệu (Làm mới), điều hướng bản ghi (Trước, Tiếp) Ngoài ra, thanh công cụ này cóthể chứa một số lệnh khác được thiết kế cho từng đối tượng bản ghi cụ thể
- Tab: Khi các chỉ tiêu của một đối tượng quá nhiều và không thể dàn trải trên giao diện,
người ta hay sử dụng các tab để gom nhóm nhiều chỉ tiêu vào một tab
- Nhóm dữ liệu (group) được lập khi có nhiều chỉ tiêu có mỗi liên hệ với nhau Mỗi nhóm
được đóng khung mà mang một tiêu đề nhóm
- Thanh cuốn: hiển thị khi có các chỉ tiêu còn bị che khuất không xuất hiện trên giao
diện Việc bị che khuất có thể do giao diện bị thu nhỏ kích thước hoặc số lượng chỉ tiêuquá nhiều
- Thực đơn tùy biến giao diện: xuất hiện khi người sử dụng kích phải chuột vào vùng
trống của giao diện Thực đơn này gồm 2 mục: Tùy biến giao diện (vào cửa sổ cho phépngười sử dụng bố cục lại giao diện chi tiết) và Thiết lập lại giao diện (trả lại nguyên gốcgiao diện do nhà sản xuất thiết kế ban đầu)
Hình 6: Thực đơn tùy biến giao diện
Trang 12- Trong cửa sổ Tùy biến, người sử dụng có thể kéo, thả các chỉ tiêu trong Các mục ẩn
vào giao diện hoặc loại bỏ các chỉ tiêu không cần thiết khỏi giao diện Khi các chỉ tiêu bị
loại bỏ, chúng sẽ được chuyển vàoCác mục ẩn Người sử dụng có thể dịch chuyển vị trí
các chỉ tiêu, gom nhóm, gom tab
Chi tiết bản ghi có quan hệ một - nhiều (Nested ListView)
Hình 7: Chi tiết bản ghi có quan hệ một nhiều
Giao diện xuất hiện khi chức năng cho phép nhập thông tin theo hình thức quan hệ một nhiều.Khi đó thông tin vùng trên thường được bố trí là vùng thông tin của bản ghi cha Vùng dưới làmột lưới danh sách các bản ghi con Việc thao tác với vùng thông tin bản ghi cha cũng tương tựnhư thao tác với Giao diện chi tiết (DetailView), và thao tác với vùng thông tin các bản ghi contương tự như thao tác với danh sách bản ghi (ListView)
Các lưu ý
- Từ giao diện chính, người sử dụng vàoCông cụ/Sửa Model để gọi chức năng tùy biến
cao cấp các đối tượng và các giao diện
- Nếu NSD tùy biến nhãn (caption) của đối tượng từ mục gốc BOModel thì nhãn của chỉtiêu trên cả ListView và DetailView sẽ thay đổi theo
Trang 13- Lệnh Thiết lập lại giao diện cho phép người dùng hủy bỏ các thay đổi để quay lại với
giao diện được thiết kế ban đầu của nhà sản xuất
2.3 Tham số Tính lương
Mục đích
Mục này cho phép người sử dụng thay đổi các tham số làm việc của chương trình
Tính lương: Khai báo các tham số phụ vụ cho việc tạo bảng lương, tính lương, tiền làm thêm Tệp khởi tạo bảng lương để lấy danh sách và các thông tin của nhân viên khi danh sách nhân
viên để tính lương Các tham số khác được khai báo và công thức tính lương sẽ sử dụng cáctham số này để tính lương và giờ làm thêm
Thao tác
Để vào chức năng này, người sử dụng vào mục Quản trị ở cây Điều hướng rồi chọn mục
Tham số Tại đây, NSD sẽ nhận được danh sách các bản ghi Tham số tương ứng với các tham
số cho mỗi công ty Người sử dụng kích đúp vào một công ty để thiết lập tham số cho công tyđược chọn
Giao diện
Hình 8: Giao diện đặt tham số Tính lương
Trong đó, các chỉ tiêu cần chú ý vào bắt buộc phải nhập là:
- Tệp khởi tạo bảng là là chương trình mặc định: Chỉ tiêu này dùng để lấy lên danh sáchnhân viên và các mặc định khác
- Kỳ tính lương: Đối với lựa chọn Các ngày trong tháng thì kỳ tính lương được mặc định
từ ngày 1 đến hết tháng, đối với lựa chọn Từ ngày đến ngày người dùng phải nhập lựa
Trang 14được tính từ ngày 25 tháng trước tới 24 tháng này hoặc từ 16 tháng trước tới 15 thángnày…
- Số công chuẩn 1 tháng: Là số ngày công ty quy định phải làm trong tháng
- Tỷ lệ làm thêm ngày thường, tỷ lệ làm thêm đêm ngày thường, tỷ lệ làm thêm cuối tuần,
tỷ lệ làm thêm đêm ngày thường, tỷ lệ làm thêm ngày lễ, tỷ lệ làm thêm đêm lễ: Là các
tỷ lệ làm thêm được mặc định theo quy định của nhà nước, người dùng có thể thay đổibằng cách xóa hoặc sửa lại
- Giới hạn lương nộp bảo hiểm: Là mức trần đóng bảo hiểm, nếu lương bảo hiểm cao hơnmức nhập giới hạn nhập vào thì phần mềm chỉ tính trên mức giới hạn
- Tỷ lệ đóng KPCĐ: Là tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn công ty quy định nhân viên phảiđóng(Thường là theo quy định nhà nước, hiện là mức 2%)
- Giảm trừ bản thân: Nhập mức giảm trừ mới nhất nhà nước quy định(hiện là 9.000.000)
- Mức giản trừ 1 người phụ thuộc: Nhập mức giảm trừ mới nhất nhà nước quy định(hiện là3.600.000)
Các lưu ý
- Chỉ có quản trị hệ thống mới thêm được các bản ghi Tham số
- Người sử dụng thường có thể xem nhưng không sửa được tham số của công ty mà mìnhkhông đăng nhập
- Không xóa được một bản ghi Tham số (công ty) khi công ty đã có nhân viên Muốn xóa
tham số, người sử dụng phải xóa hết các nhân viên thuộc nó
2.4 Cấu hình mức thuế thu nhập
Mức thuế thu nhập được phần mềm mặc định theo quy định hiện hành của nhà nước, tuy nhiên
khi có sự thay đổi người dùng có thể thay đổi tại mục Tính lương-> Mức thuế thu nhập
Trang 174.QUẢN LÝ KỲ TÍNH LƯƠNG
4.1 Cập nhật diễn biến lương
Thêm diễn biến lương mới cho nhân viên trong các trường hợp sau:
• Thay đổi lương cơ bản
• Thay đổi các loại phụ cấp: trách nhiệm, chuyên môn, điện thoại…
• Thay đổi lương hợp đồng
Hướng dẫn nhanh: Vào Diễn biến lương -> Lọc tìm nhân viên có thay đổi -> Chọn nhân viên
-> Bấm nút “Nhân bản” trên thanh công cụ -> Sửa các nội dung có sự thay đổi: Ngày áp dụng mới (Phải sửa), Lương cơ bản, phụ cấp thay đổi
Hướng dẫn chi tiết:
Diễn biến lương
Giao diện này dùng để nhập thông tin về các lần thay đổi lương của một nhân viên từ khiđến làm việc tại công ty Nhân viên quản lý nhân sự ghi lại các lần có thay đổi lương của nhânviên Quá trình thay đổi có thể do tuyển mới, điều chỉnh lương (tăng, giảm), nhân viên nghỉ việc,nhân viên nghỉ do ốm quá 14 ngày, nhân viên nghỉ thai sản, nhân viên đi làm lại sau nghỉ ốm dàihạn, thai sản đi làm trở lại Diễn biến thay đổi ở đây bao gồm cả lương đóng bảo hiểm
Trang 18
Thêm mới Diễn biến lương
1 Chọn lệnh Mới trên thanh công cụ hoặc thao tác nhanh với tổ hợp phím Ctrl +N
1 Nhập các thông tin trên giao diện chi tiết diễn biến lương
2 Chọn lệnh Ghi để thêm mới diễn biến lương
Các lưu ý:
• Ngày áp dụng, Lý do thay đổi: Là thông tin bắt buộc phải nhập.
• Ngạch, Bậc: Được áp dụng nếu doanh nghiệp áp dụng thang bảng lương của nhà nước.
• Hệ số lương: Trong trường hợp lương áp dụng theo ngạch, bậc thì người sử dụng nhập
hệ số lương theo ngạch, bậc Trường hợp doanh nghiệp áp dụng mức lương do tự doanhnghiệp định nghĩa thì Hệ số lương ở đây chính là Lương thỏa thuận hoặc Lương hợpđồng
• Các phụ cấp: Dùng để tính lương và tính bảo hiểm Có 4 phụ cấp có thể được dùng để
tính bảo hiểm nếu cấu hình Tham số đánh dấu vào các mục phụ cấp này dùng để tínhbảo hiểm: Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp thâm niên, Phụ cấp nghề (độc hại), Phụ cấp khác
• Là lương bảo hiểm: Trong phần Tham số nếu mục Phân biệt lương bảo hiểm được
Trang 19đánh dấu thì mỗi nhân viên sẽ có 2 loại lương là lương dùng để đóng bảo hiểm và lươnghợp đồng dùng để tính lương hàng tháng Nếu người dùng đang nhập diễn biến lươngbảo hiểm thì phải đánh dấu vào mục Là lương bảo hiểm Nếu đang nhập lương hợp đồng
mà lương này không dùng để tính bảo hiểm thì không cần đánh dấu vào mục này Nếutrong phần Tham số, mục Phân biệt lương bảo hiểm không được đánh dấu tức là lươnghợp đồng dùng để tính lương hàng tháng cũng chính là lương để đóng bảo hiểm thì mục
Là lương bảo hiểm phải luôn được đánh dấu
• Lý do thay đổi: Dùng cho trường hợp khai báo biến động bảo hiểm của phân hệ Bảo
hiểm xã hội
• Các tỷ lệ đóng bảo hiểm: Phải nhập nếu mục Là lương bảo hiểm được đánh dấu.
• Ngày khai báo truy thu: Nếu mục Là lương bảo hiểm được đánh dấu và Ngày áp dụng
khác với ngày khai báo thay đổi với cơ quan bảo hiểm thì NSD phải nhập Ngày khai báotruy thu Ngày này được nhập vào dùng để tính truy thu mức bảo hiểm mà người laođộng phải nộp cho những tháng trước tháng báo cáo với cơ quan bảo hiểm
• Tiền ngoại tệ: Được đánh dấu nếu đơn vị dùng tiền ngoại tệ để trả lương và bảo hiểm.
• Trả nét: Được đánh dấu nếu doanh nghiệp trả thay cho người lao động tiền đóng bảo
hiểm và thuế thu nhập cá nhân
• Các phụ cấp dự phòng: Mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều loại phụ cấp khác
nhau và các loại phụ cấp này thường được chuyển vào trong bảng lương hàng tháng Đểtránh nhập lại hàng tháng trong bảng lương, chương trình đã được thiết kế để sẵn 15 cộtphụ cấp dự phòng có tên từ PC01, PC02,…, PC15 Khi người sử dụng dùng các phụ cấpnày thì chỉ cần tùy biến giao diện và kéo, thả các cột phụ cấp này ra ngoài để sử dụng
Chú ý: Việc thêm mới hoặc thay đổi diễn biến lương này nên làm ngay khi nhân viên có sự
thay đổi về lương để tránh quên, nhầm lẫn khi tính lương
4.2 Khởi tạo kỳ tính lương
4.2.1 Tạo mới kỳ tính lương
1 Vào phân hệ tính lương / Chọn Kỳ tính lương / Bấm nút Mới
2 Nhập các thông tin về kỳ tính lương:
Trang 20- Thời gian tính lương: Chọn tháng, năm tính lương Khi tạo mới kỳ lương phần mềm
sẽ mặc định là tháng hiện tại theo thời gian của máy tính, người dùng có thể thayđổi
- Ngày bắt đầu, ngày kết thúc: Phần mềm lấy mặc định theo tham số tính lương đãcấu hình
- Nhận danh sách nhân viên từ: Mục này có 2 lựa chọn là Lấy danh sách nhân
viên từ sổ gốc là lấy danh sách từ hồ sơ nhân sự, và Lấy danh sách nhân viên
từ bảng lương tháng trước là lấy danh sách nhân viên từ bảng lương tháng trước.
- Là bảng lương điều chỉnh: Nếu đã có bảng lương chính rồi, khi tạo mới bảng lương
ở cùng 1 tháng phần mềm sẽ mặc định là Là bảng lương điều chỉnh
- Khóa bảng lương: Sau khi các bước tính lương đã hoàn tất, người dùng tích vào nút
Khóa bảng lương, các thao tác sau khi khóa bảng lương sẽ bị khóa vào, các dữ liệu
sẽ được giữ nguyên, không thay đổi được nữa
- Tỷ giá: Nếu có ngoại tệ thì người dùng nhập giá trị quy đổi vào
3 Sau khi nhập xong các thông tin chọn lệnh Ghi để thêm mới Kỳ tính lương
Hình 9: Thêm mới kỳ tính lương
Chú ý: Nếu đơn vị có lao động người nước ngoài sử dụng ngoại tệ thì cần nhập thêm tỷ giá quy
đổi
4.2.2 Sửa kỳ tính lương
1 Phân hệ Tính lương|Kỳ tính lương Khi đó hiển thị giao diện danh sách các kỳ tínhlương
2 Kích đúp vào kỳ tính lương cần sửa đổi hoặc nhấn phím Enter
3 Nhập các thông tin cần thay đổi, rồi chọn lênh Ghi để lưu lại sự thay đổi
4.2.3 Xóa kỳ tính lương
1 Phân hệ Tính lương|Kỳ tính lương
Trang 212 Chọn kỳ tính lương cần xóa, ( giữ phím Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều kỳ tính lương ),rồi chọn lệnh Xóa hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl +D Khi đó chương trình yêu cầu xácđịnh việc có muốn xóa các bản ghi được lựa chọn hay không Nếu chọn Có thực hiệnxóa hoặc chọn lệnh Không để hủy lệnh xóa
4.3 Các thao tác với bảng lương
5 Để vào giao diện này người dùng vào Phân hệ Tính lương|Kỳ tính lương|Nhập bảnglương Khi đó hiển thị giao diện nhập bảng lương
Hình 10: Nhập dữ liệu cho bảng lương
6 Thao tác nhập dữ liệu:
Cách 1: Chọn đến cột cần nhập sau đó nhập cho từng người
Cách 2: Sử dụng file import dữ liệu được lưu trong thư mục FSC-> Bizzone->Templates-> Bang luong_Import.xls
Tuy nhiên để các dữ liệu này chuyển vào được bảng lương, NSD phải chuyển dữ liệu vàomột tệp Excel chuẩn được định nghĩa có cấu trúc như sau: