đồ án công nghệ thông tin Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Long Thành

Trong giai đoạn thực tập tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Long Thành, được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của đơn vị thực tập và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tạ

Trang 1

Mục lục

PHẦN MỞ ĐẦU 11

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 14

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 14

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 14

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp: 15

1.1.3 Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp 16

1.1.4 Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin 16

1.1.4.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án 16

1.1.4.2 Phân tích hệ thống 17

1.1.4.3 Thiết kế hệ thống 17

1.1.4.4 Lập trình và kiểm thử 17

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TSCĐ 18

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của TSCĐ 18

1.2.2 Phân loại TSCĐ 19

1.2.3 Đánh giá TSCĐ 23

1.2.4 Hạch toán khấu hao TSCĐ 25

Chương 2 KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG LONG THÀNH 29

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG LONG THÀNH 29

2.1.1 Giới thiệu về Công ty 29

2.1.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty .30

2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 30

2.2 TÌM HIỂU TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG LONG THÀNH 32

2.2.2 Quy trình quản lý tài sản hiện tại ở công ty CPĐT&XD Long Thành 34

2.2.3 Đánh giá hệ thống tổ chức công tác kế toán TSCĐ tại công ty .36 Chương III THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN HỆ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG LONG THÀNH 37

3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 37

3.1.1 Mô tả bài toán 37

3.1.2 Phân tích yêu cầu 38

3.1.3 Một số mẫu chứng từ cơ bản 38

Trang 2

3.2 Mô hình nghiệp vụ của bài toán 43

3.2.1 Bảng phân tích nhóm gộp chức năng 43

3.2.2 Bảng nhóm gộp chức năng 44

3.2.3 Biểu đồ ngữ cảnh 44

3.2.4 Biểu đồ phân rã chức năng 45

3.2.5 Ma trận thực thể dữ liệu- chức năng 46

Các thực thể 46

a Sổ TSCĐ 46

b Thẻ TSCĐ 46

c Bbản giao nhận TSCĐ 46

d Bbản đánh giá lại TSCĐ 46

e Bbản thanh lý TSCĐ 46

f Bbản sửa chữa TS 46

g Bcáo TSCĐ 46

h Báo cáo khấu hao 46

Các chức năng 46

a 46

b 46

c 46

d 46

e 46

f 46

g 46

h 46

1 Cập nhật TSCĐ 46

U 46

R 46

2 Theo dõi TSCĐ 46

U 46

R 46

3 Báo cáo 46

R 46

C 46

46

Trang 3

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu 47

3.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0: 47

3.3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “3.0 Báo cáo TSCĐ” 49

3.4 Mô hình khái niệm dữ liệu E-R 50

a Bước 1: Liệt kê, chính xác hoá, chọn lọc thông tin 50

Tên được chính xác 51

của các đặc trưng 51

Viết gọn tên đặc trưng 51

Đánh loại ở mỗi bước 51

1 51

2 51

3 51

A SỔ TSCĐ 51

1 Ngày 51

√ 51

2 Loại TSCĐ 51

√ 51

3 Số chứng từ 51

√ 51

4 Ngày lập chứng từ 51

√ 51

5 Tên kí hiệu TSCĐ 51

√ 51

6 Nước sản xuất 51

√ 51

7 Năm sản xuất TSCĐ tăng 51

√ 51

8 Ngày tăng 51

√ 51

10 Lý do 51

Trang 4

B THẺ TSCĐ 51

1 Thẻ TSCĐ 51

v 51

2 Tên TSCĐ 51

√ 51

3 Mã TSCĐ 51

√ 51

4 Tên nước sản xuất 51

√ 51

5 Năm sản xuất 51

√ 51

6 Ngày tăng 51

√ 51

7 Nhà cung cấp 51

√ 51

8 Tên phòng ban sử dụng 51

√ 51

C BB GIAO NHẬN TSCĐ 51

1 Số biên bản 51

√ 51

2 Ngày giao nhận 51

√ 51

3 Tên nhà cung cấp 51

√ 51

4 Địa điểm giao 51

Trang 5

5 Số thứ tự 51

√ 51

6 Tên, kí hiệu TSCĐ 51

√ 51

7 Nước sx 51

√ 51

8 Năm sx 51

√ 51

9 Năm đưa vào sd 51

√ 51

10 Công suất 51

√ 51

11 Nguyên giá 51

√ 51

12 Số kì KH 51

√ 51

13 Tên thiết bị kèm theo 51

√ 51

14 Đơn vị tính thiết bị 51

√ 51

15 Số lượng thiết bị 51

√ 51

16 Giá trị thiết bị 51

√ 51

D BBẢN ĐÁNH GIÁ LẠI 51

I BBẢN ĐÁNH GIÁ LẠI 51

1.Ngày đánh giá lại 51

Trang 6

1.Ngày đánh giá lại 51

√ 51

2.STT 51

√ 51

2 Tên, kí hiệu TSCĐ 51

√ 51

3 Số hiệu TSCĐ 51

√ 51

4 Số thẻ Tài sản cố định 51

√ 51

5 Nguyên giá 51

√ 51

6 Giá trị hao mòn 51

√ 51

7 Giá trị còn lại 51

√ 51

8 Nguyên giá đánh giá lại 51

√ 51

9 Giá trị hao mòn ĐGLại 51

√ 51

10 Giá trị còn lại ĐGL 51

√ 51

E BIÊN BẢN THANH LÝ 51

1 Ngày thanh lý 51

√ 51

2 Tên, ký hiệu TSCĐ 51

√ 51

Trang 7

√ 51

4 Nước sản xuất 51

√ 51

5 Năm sản xuất 51

√ 51

6 Năm đưa vào sử dụng 51

√ 51

7 Nguyên giá 51

√ 51

8 Giá trị hao mòn lũy kế 51

√ 51

9 Giá trị còn lại 51

√ 51

10 Chi phí thanh lý 51

√ 51

12 Giá trị thu hồi 51

√ 51

F BB TSCĐ SỬA CHỮA 51

1 Ngày sửa chữa 51

√ 51

2 Tên TSCĐ 51

√ 51

3 Phòng ban sử dụng 51

√ 51

4 Nội dung sửa chữa 51

Trang 8

5 Chi phí sửa chữa 51

√ 51

G BC KHẤU HAO TSCĐ 51

1 Tháng KH 51

√ 51

2 Số thứ tự 51

√ 51

3 Tên TSCĐ 51

√ 51

5 Số khấu hao tháng 51

√ 51

6 Hao mòn lũy kế 51

√ 51

7.Giá trị còn lại 51

√ 51

b Bước 2: Xác định các thực thể và các thuộc tính 52

c Bước 3: Xác định mối quan hệ và các thuộc tính 52

d Bước 4 : Mô hình E – R 53

3.5 Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ 56

3.5.1 Chuyển các thực thể thành các quan hệ 56

3.5.2 Biểu diễn thêm các mối quan hệ 56

3.5.3 Mô hình quan hệ 57

3.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu 59

3.7 Thiết kế chương trình 61

3.7.1 Xác định luồng hệ thống 61

3.7.2 Xác định các giao diện 64

3.7.3 Tích hợp các giao diện 64

3.8 Kiến trúc hệ thống 65

Trang 9

3.8.1 Thiết kế kiến trúc điều khiển 65 3.8.2 Biểu đồ hệ thống giao diện tương tác 65 3.9 Đặc tả một số giao diện và thủ tục 67

LỜI CẢM ƠN

Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định” được hoàn

thành do vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập tại mái trường Học Viện Tài Chính Dưới sự giảng dạy, chỉ bảo, hướng dẫn của các Thầy Cô giáo và những kiến thức thực tế thu được trong đợt thực tập tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư

và Xây Dựng Long Thành, của gia đình, bạn bè và những người luôn ủng hộ giúp

đỡ em trong suốt thời gian qua

Trang 10

Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn tới Thầy giáo Phan Phước Long - Giảng viên Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế-Học Viện Tài Chính, đã chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế, đã giảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong 4 năm học vừa qua

Em xin chân thành cảm ơn các Anh Chị phòng kế toán tổng hợp của công

ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Long Thành, đã chỉ bảo hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty

Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên Lương Thị Huyền

Trang 11

Lớp: K44/41.03

PHẦN MỞ ĐẦU

Hệ thống thông tin- Một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin- Đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh

Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX Hiện nay, ở nước ta vấn đề

Trang 12

áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các do anh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như nó đáng phải có bởi vì các đơn vị thường quan tâm tới hardware hơn, còn software thì

sử dụng những phần mềm xử lý dữ liệu có sẵn (như EXEL) hoặc nếu có trang bị quản lý dữ liệu thì chỉ mang tính cục bộ

Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đòi hỏi các đơn vị phải nâng cao chất lượng tin học hóa quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể Để làm được việc đó cần phải thực hiện việc khảo sát phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tương ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng và phát triển của đơn vị nhằm đảm bảo quá trình xử lý thông tin một cách hiệu quả nhất

Trong giai đoạn thực tập tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Long Thành, được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của đơn vị thực tập và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại đây và đặc biệt là được tiếp cận với hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định (TSCĐ) của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư và

Xây Dựng Long Thành, em quyết định chọn đề tài: ”Xây dựng hệ thống thông

tin quản lý tài sản cố định tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Long Thành”

Tài sản cố định là một phần rất quan trọng với bất kỳ một tổ chức nào bởi

vì TSCĐ là một loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, đây là cơ sở

hạ tầng của cơ quan, nó quyết định rất nhiều đến quá trình là việc của các cơ quan

Quản lý TSCĐ là một vấn đề cần thiết cho bất kỳ một cơ quan tổ chức nào thông qua việc mua bán các thiết bị, nhập các thiết bị quản lý các bộ phận sử dụng các thiết bị đã nhập về, quản lý việc sửa chữa, bảo hành các thiết bị, quản lý việc

sử dụng các thiết bị theo từng bộ phận sử dụng

Hiện nay, tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Long Thành việc quản lý TSCĐ chủ yếu là dựa trên sổ sách kế toán, vẫn chưa có một phần mềm chuyên dụng nào áp dụng cho việc quản lý TSCĐ Do vậy, đây là vấn đề mang

Trang 13

tính cấp thiết cần phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý TSCĐ giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản giảm bớt vất vả khó khăn trong quản lý TSCĐ.

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hoạt động quản lý TSCĐ tại Công Ty

Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Long Thành

- Mục tiêu của đề tài:

Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý và hạch toán trong công ty Vì vậy, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất của một nhân viên kế toán đó là: Đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt

Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện Mục tiêu của đề tài này là:

+ Hệ thống giải quyết được bài toán quản lý TSCĐ thực tế

+ Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu cầu của nghiệp vụ quản lý TSCĐ

+ Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về tài sản

+ Hệ thống sẽ giúp đưa ra các báo cáo…

- Phương pháp sử dụng nghiên cứu đề tài:

.Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu

.Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài: Microsoft Visual Foxpro

- Kết cấu của đồ án

Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định tại Công Ty

Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Long Thành”.

Đồ án gồm 60 trang, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luân chung về hệ thống thông tin quản lý TSCĐ

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tài sản cố định tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Long Thành

Trang 14

Chương 3: Thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý TSCĐ tại Công

Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Long Thành.

Hà Nội, ngày 5 tháng 5 năm 2010

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

• Hệ thống: Là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ với nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung

•Dữ liệu: Là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau, như bằng kí tự, chữ viết, biểu tượng, âm thanh, hình ảnh…

Trang 15

•Thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và

có lợi cho người sử dụng cuối cùng

•Các hoạt động thông tin: là các hoạt động xảy ra trong một hệ thống thông tin, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểm tra các hoạt động hệ thống thông tin

•Xử lý dữ liệu là các họat động tác động lên dữ liệu như tính toán, sắp xếp, so sánh, phân loại, tổng hợp… làm cho nó thay đổi về nội dung, vị trí hay cách thể hiện

•Quản lý: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp:

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một

tổ chức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng, nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệt để

• HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập,

xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức HTTT còn giúp các nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới

• HTTT quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp hay một tổ chức

Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và tình trạng kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng tình trạng hiện thời của doanh nghiệp

Một số HTTT quản lý trong một doanh nghiệp như:

Trang 16

 Hệ thống quản lý tiến trình…

HTTT quản lý trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, từ đó các nhà quản lý trong doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các quyết định kịp thời Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp

1.1.3 Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể:

 Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra

 Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu tố

mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp

Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp 1.1.4 Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin

Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin có thể được hiểu là quá trình phát triển một hệ thống thông tin từ lúc nó sinh ra cho đến lúc nó tàn lụi

Một trong những mô hình vòng đời phát triển hệ thống thông tin điển hình

là mô hình thác nước Mô hình này gồm các pha: khởi tạo và lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, triển khai, vận hành và bảo trì Ở mỗi pha đều có cái vào và cái ra

Ở cuối mỗi pha cần đạt đến một cột mốc được đánh dấu bằng những tài liệu cần được tạo ra để các bộ phận quản lý xem xét, đánh giá và phê duyệt hay chuyển giao cho khách hàng

1.1.4.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý

do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT Tiếp đến là xác định phạm

vi cho hệ thống dự kiến Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về

cơ bản được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức

Trang 17

1.1.4.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc

- Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi hệ thống sẽ mang lại

Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt

- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện

- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua

lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

1.1.4.4 Lập trình và kiểm thử

- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng)

- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

Trang 18

- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

- Đưa vào vận hành

- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TSCĐ

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của TSCĐ

1.2.1.1 Khái niệm về TSCĐ

Theo quan điểm của nhiều nhà kinh tế học đều khẳng định tiêu thức nhận biết TSCĐ trong mọi quá trình sản xuất và việc xếp loại tài sản nào là TSCĐ dựa vào 2 chỉ tiêu đó là:

- Tài sản có giá trị lớn

- Tài sản có thời gian sử dụng lâu dài

Hai chỉ tiêu này do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định và nó phụ thuộc vào từng quốc gia khác nhau Tuy nhiên, sự quy định khác nhau đó thường chỉ về mặt giá trị, còn về thời gian sử dụng thì tương đối giống nhau Đặc biệt là các quy định này không phải là bất biến, mà nó có thể thay đổi để phù hợp với giá trị thị trường và các yếu tố khác

Ví dụ như theo quyết định số 507/TC ngày 22/7/1986 quy định TSCĐ phải

là những tư liệu lao động có giá trị trên 100 ngàn đồng và thời gian sử dụng lớn hơn 1 năm Hiện nay, căn cứ vào trình độ quản lý và thực tế nền kinh tế nước ta,

Bộ tài chính đã quy định cụ thể 2 chỉ tiêu trên qua quyết định 166/1999/QĐ-BTC

Trang 19

là TSCĐ là một quyết định phù hợp, tạo điều kiện dễ dàng hơn cho quản lý và sử dụng TSCĐ, đồng thời đẩy nhanh việc đổi mới trang thiết bị, công cụ dụng cụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

1.2.1.2 Đặc điểm của TSCĐ

Một đặc điểm quan trọng của TSCĐ là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó bị hao mòn dần và giá trị hao mòn đó được dịch chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Khác với công cụ lao động nhỏ, TSCĐ tham gia nhiều kỳ kinh doanh, nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng

Tuy nhiên, ta cần lưu ý một điểm quan trọng đó là, chỉ có những tài sản vật chất được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc lưu thông hàng hoá dịch vụ thoả mãn 2 tiêu chuẩn trên, mới được gọi là TSCĐ Điểm này giúp ta phân biệt giữa TSCĐ và hàng hoá Ví dụ máy vi tính sẽ là hàng hoá hay thay vì thuộc loại TSCĐ văn phòng, nếu doanh nghiệp mua máy đó để bán Nhưng nếu doanh nghiệp đó sử dụng máy vi tính cho hoạt động của doanh nghiệp thì máy vi tính

đó là TSCĐ

Tài sản cố định cũng phân biệt với đầu tư dài hạn, cho dù cả hai loại này đều được duy trì quá một kỳ kế toán Nhưng đầu tư dài hạn không phải được dùng cho hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp Ví dụ như đất đai được duy trì để mở rộng sản xuất trong tương lai, được xếp vào loại đầu tư dài hạn Ngược lại đất đai mà trên đó xây dựng nhà xưởng của doanh nghiệp thì nó lại là TSCĐ

1.2.2 Phân loại TSCĐ

Do TSCĐ trong doanh nghiệp có nhiều loại với nhiều hình thái biểu hiện, tính chất đầu tư, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán TSCĐ, cần sắp xếp TSCĐ vào từng nhóm theo từng đặc trưng nhất định Sự sắp xếp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác tối đa công dụng của TSCĐ và phục vụ tốt cho công tác thống kê TSCĐ.Tài sản cố định có thể được phân theo nhiều tiêu thức khác nhau, như theo hình thái biểu hiện, theo nguồn hình thành, theo công dụng và tình hình sử dụng mỗi một cách phân loại sẽ đáp ứng được những nhu cầu quản lý nhất định cụ thể:

1.2.2.1 Theo hình thái biểu hiện

Trang 20

Tài sản cố định được phân thành TSCĐ vô hình và TSCĐ hữu hình.

* Tài sản cố định hữu hình: Là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất, có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu Thuộc về loại này gồm có:

- Nhà cửa vật kiến trúc: Bao gồm các công trình xây dựng cơ bản như nhà cửa, vật kiến trúc, cầu cống phục vụ cho SXKD

- Máy móc thiết bị: Bao gồm các loại máy móc thiết bị dùng trong sản xuất

để lấy sản phẩm (bò sữa, súc vật sinh sản )

- Tài sản cố định phúc lợi: Gồm tất cả TSCĐ sử dụng cho nhu cầu phú lợi công cộng (Nhà ăn, nhà nghỉ, nhà văn hoá, sân bóng, thiết bị thể thao )

- Tài sản cố định hữu hình khác: Bao gồm những TSCĐ mà chưa được quy định phản ánh vào các loại nói trên (tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn kỹ thuật )

* Tài sản cố định vô hình: Là những TSCĐ không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư có liên quan trực tiếp đến nhiều chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp Thuộc về TSCĐ vô hình gồm có:

- Chi phí thành lập, chuẩn bị sản xuất: Bao gồm các chi phí liên quan đến việc thành lập, chuẩn bị sản xuất, chi phí khai hoang, như chi cho công tác nghiên cứu, thăm dò, lập dự án đầu tư, chi phí về huy động vốn ban đầu, chi phí đi lại, hội họp, quảng cáo, khai trương

- Bằng phát minh sáng chế: Là các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để mua lại các bản quyền tác giả, bằng sáng chế, hoặc trả cho các công trình nghiên cứu, sản xuất thử, được nhà nước cấp bằng phát minh sáng chế

Trang 21

- Chi phí nghiên cứu phát triển: Là các khoản chi phí cho việc nghiên cứu, phát triển doanh nghiệp do đơn vị đầu tư hoặc thuê ngoài.

- Lợi thế thương mại: Là các khoản chi phí về lợi thế thương mại do doanh nghiệp phải trả thêm ngoài giá trị thực tế của các TSCĐ hữu hình, bởi sự thuận lợi của vị trí thương mại, sự tín nhiệm của khách hàng hoặc danh tiếng của doanh nghiệp

- Quyền đặc nhượng (hay quyền khai thác): Bao gồm các chi phí doanh nghiệp phải trả để mua đặc quyền khai thác các nghiệp vụ quan trọng hoặc độc quyền sản xuất, tiêu thụ một loại sản phẩm theo các hợp đồng đặc nhượng đã ký kết với Nhà nước hay một đơn vị nhượng quyền cùng với các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận đặc quyền (Hoa hồng, giao tiếp, thủ tục pháp lý )

- Quyền thuê nhà: Là chi phí phải trả cho người thuê nhà trước đó để được thừa kế các quyền lợi về thuê nhà theo hợp đồng hay theo luật định

- Nhãn hiệu: Bao gồm các chi phí mà doanh nghiệp phải trả để mua lại nhãn hiệu hay tên một nhãn hiệu nào đó Thời gian có ích của nhãn hiệu thương mại kéo dài suốt thời gian nó tồn tại, trừ khi có dấu hiệu mất giá (sản phẩm, hàng hoá mang nhãn hiệu đó tiêu thụ chậm, doanh số giảm )

- Quyền sử dụng đất: Bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến việc giành quyền sử dụng đất đai, mặt nước trong một khoảng thời gian nhất định

- Bản quyền tác giả: Là tiền chi phí thù lao cho tác giả và được Nhà nước công nhận cho tác giả độc quyền phát hành và bán tác phẩm của mình

Việc phân loại TSCĐ theo tiêu thức này tạo điều kiện thuận lợi cho người

tổ chức hạch toán TSCĐ sử dụng tài khoản kế toán một cách phù hợp và khai thác triệt để tính năng kỹ thuật của TSCĐ

1.2.2.2 Theo quyền sở hữu

Theo tiêu thức này TSCĐ được phân thành TSCĐ tự có và TSCĐ thuê ngoài

* TSCĐ tự có: Là những TSCĐ xây dựng, mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồn vốn của doanh nghiệp, do ngân sách Nhà nước cấp, do đi vay của ngân hàng, bằng nguồn vốn tự bổ sung, nguồn vốn liên doanh

* TSCĐ đi thuê lại được phân thành:

Trang 22

- TSCĐ thuê hoạt động: Là những TSCĐ doanh nghiệp đi thuê của các đơn

vị khác để sử dụng trong một thời gian nhất định theo hợp đồng ký kết

- TSCĐ thuê tài chính: Là những TSCĐ doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính, nếu hợp đồng thuê thoả mãn ít nhất 1 trong 4 điều sau đây:

+ Khi kết thúc thời hạn cho thuê theo hợp đồng, bên thuê được nhận quyền

sử hữu tài sản thuê hoặc được tiếp tục thuê theo sự thoả thuận của

+ Khi kết thúc thời hạn thuê bên thuê được quyền lựa chọn mua tài sản thuê theo giá danh nghĩa thấp hơn giá trị thực tế của tài sản thuê tại thời điểm mua lại.+ Thời hạn thuê một tài sản ít nhất phải bằng 60% thời gian cần thiết để khấu hao tài sản thuê

+ Tổng số tiền thuê tài sản phải trả ít nhất phải tương đương với giá trị tài sản đó trên thị trường vào thời điểm ký hợp đồng

Việc phân loại TSCĐ theo tiêu thức này phản ánh chính xác tỷ trọng TSCĐ thuộc sở hữu của doanh nghiệp và tỷ trọng TSCĐ thuộc quyền quản lý và sử dụng của doanh nghiệp đến những đối tượng quan tâm Bên cạnh đó cũng xác định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp đối với từng loại TSCĐ

1.2.2.3 Theo nguồn hình thành

Đứng trên phương diện này TSCĐ được chia thành:

- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn được ngân sách cấp hay cấp trên cấp

- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn tự bổ sung của doanh nghiệp (quỹ phát triển sản xuất, quỹ phúc lợi )

- TSCĐ nhận góp vốn liên doanh

Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành, cung cấp được các thông tin về cơ cấu nguồn vốn hình thành TSCĐ Từ đó có phương hướng sử dụng nguồn vốn khấu hao TSCĐ một cách hiệu quả và hợp lý

1.2.2.4 Theo công dụng và tình hình sử dụng

Đây là một hình thức phân loại rất hữu ích và tiện lợi cho việc phân bổ khấu hao vào tài khoản chi phí phù hợp Theo tiêu thức này, TSCĐ được phân thành:

- TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh : Là những TSCĐ đang thực tế sử dụng, trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Những tài sản này bắt buộc phải trích khấu hao tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Trang 23

- TSCĐ dùng trong mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh quốc phòng: Là những TSCĐ do doanh nghiệp quản lý sử dụng cho các mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh quốc phòng trong doanh nghiệp.

- TSCĐ chờ xử lý: Bao gồm các TSCĐ không cần dùng, chưa cần dùng vì thừa so với nhu cầu sử dụng hoặc không thích hợp với sự đổi mới quy trình công nghệ, bị hư hỏng chờ thanh lý, TSCĐ tranh chấp chờ giải quyết, những TSCĐ này cần xử lý nhanh chóng để thu hồi vốn sử dụng cho việc đầu tư đổi mới TSCĐ

- TSCĐ bảo quản, giữ hộ nhà nước: Bao gồm những TSCĐ doanh nghiệp bảo quản hộ, giữ hộ cho đơn vị khác hoặc cất hộ nhà nước theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Mặc dù, TSCĐ được chia thành từng nhóm với đặc trưng khác nhau, Nhưng trong công tác quản lý, TSCĐ phải được theo dõi chi tiết cho từng TSCĐ cụ thể

và riêng biệt, gọi là đối tượng ghi TSCĐ Đối tượng ghi TSCĐ là từng đơn vị TS

có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau, thực hiện 1 hay 1 số chức năng nhất định Trong sổ kế toán mỗi một đối tượng TSCĐ được đánh một số hiệu nhất định, gọi là số hiệu hay danh điểm TSCĐ

1.2.3 Đánh giá TSCĐ

Chỉ tiêu hiện vật của TSCĐ là cơ sở lập kế hoạch phân phối, sử dụng và đầu tư TSCĐ Trong kế toán và quản lý tổng hợp TSCĐ theo các chỉ tiêu tổng hợp phải sử dụng chỉ tiêu giá trị của TSCĐ, mà muốn nghiên cứu mặt giá trị của TSCĐ, phải tiến hành đánh giá chính xác từng loại TSCĐ thông qua hình thái tiền tệ

Đánh giá TSCĐ là 1 hoạt động thiết yếu trong mối doanh nghiệp thông qua hoạt động này, người ta xác định được giá trị ghi sổ của TSCĐ TSCĐ được đánh giá lần đầu và có thể được đánh giá lại trong quá trình sử dụng (doanh nghiệp chỉ đánh giá lại TS khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay dùng tài sản để liên doanh, góp vốn cổ phần, tiến hành thực hiện cổ phần hoá, đa dạng hoá hình thức sở hữu doanh nghiệp) Thông qua đánh giá TSCĐ, sẽ cung cấp thông tin tổng hợp về TSCĐ và đánh giá quy mô của doanh nghiệp

TSCĐ được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại

* Nguyên giá TSCĐ

Trang 24

Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ chi phí thực tế đã chi ra để có TSCĐ cho tới khi đưa TSCĐ vào hoạt động bình thường Nguyên giá TSCĐ là căn cứ cho việc tính khấu hao TSCĐ, do đó nó cần phải được xác định dựa trên sơ sở nguyên tắc giá phí và nguyên tắc khách quan Tức là nguyên giá TSCĐ được hình thành trên chi phí hợp lý hợp lệ và dựa trên các căn cứ có tính khách quan, như hoá đơn, giá thị trường của TSCĐ

Việc xác định nguyên giá được xác định cụ thể cho từng loại như sau:

* Đối với TSCĐ hữu hình:

- Nguyên giá TSCĐ loại mua sắm (kể cả mua mới và cũ) bao gồm giá thực

tế phải trả, lãi tiền vay đầu tư cho TSCĐ khi chưa đưa TSCĐ vào sử dụng, các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, tân trang trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng, chi phí lắp đặt, chạy thử, thuế và lệ phí trước bạ (nếu có)

- Nguyên giá TSCĐ loại đầu tư xây dựng (cả tự làm và thuê ngoài): Là giá quyết toán công trình xây dựng theo quy định tại điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành, các chi phí liên quan và lệ phí trước bạ ( nếu có)

- Nguyên giá TSCĐ được cấp, được điều chuyển đến:

+ Nếu là đơn vị hạch toán độc lập: Nguyên giá bao gồm giá trị còn lại trên sổ ở đơn vị cấp (hoặc giá trị đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận) và các chi phí tân trang, chi phí sửa chữa, vận chuyển bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử mà bên nhận tài sản phải chi trả trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng

+ Nếu điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc: Nguyên giá, giá trị còn lại là số khấu hao luỹ kế được ghi theo sổ của đơn vị cấp Các phí tổn mới trước khi dùng được phản ánh trực tiếp vào chi phí kinh doanh

mà không tính vào nguyên giá TSCĐ

- Nguyên giá TSCĐ loại được cho, được biếu tặng, nhận góp vốn liên doanh, nhận lại vốn góp, do phát hiện thừa Bao gồm giá trị theo đánh giá thực

tế của Hội đồng giao nhận cùng các phí tổn mới trước khi dùng (nếu có)

* Đối với TSCĐ vô hình

Nguyên giá của TSCĐ vô hình là các chi phí thực tế phải trả khi thực hiện như phí tổn thành lập, chi phí cho công tác nghiên cứu, phát triển

* Đối với TSCĐ thuê tài chính

Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính phản ánh ở đơn vị thuê, như đơn vị chủ sở hữu tài sản bao gồm: giá mua thực tế, các chi phí vận chuyển bốc dỡ, các chi phí

Trang 25

sửa chữa, tân trang trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng, chi phí lắp đặt chạy thử, thuế và lệ phí trước bạ (nếu có)

Phần chênh lệch giữa tiền thuê TSCĐ phải trả cho đơn vị cho thuê và nguyên giá TSCĐ đó được hạch toán vào chi phí kinh doanh phù hợp với thời hạn của hợp đồng thuê TSCĐ tài chính

* Trong thời gian sử dụng, nguyên giá TSCĐ có thể bị thay đổi, khi đó phải căn cứ vào thực trạng để ghi tăng hay giảm nguyên giá TSCĐ Nguyên giá TSCĐ trong doanh nghiệp chỉ thay đổi trong các trường hợp sau:

- Đánh giá lại giá trị TSCĐ

- Nâng cấp TSCĐ

- Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐKhi thay đổi nguyên giá TSCĐ doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế toán số khấu hao luỹ kế của TSCĐ và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành

* Giá trị còn lại

Giá trị còn lại của TSCĐ được xác định bằng nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn Đây là chỉ tiêu phản ánh đúng trạng thái kỹ thuật của TSCĐ, số tiền còn lại cần tiếp tục thu hồi dưới hình thức khấu hao và là căn cứ để lập kế hoạch tăng cường đổi mới TSCĐ

Qua phân tích và đánh giá ở trên ta thấy mỗi loại giá trị có tác dụng phản ánh nhất định, nhưng vẫn còn có những hạn chế, vì vậy kế toán TSCĐ theo dõi

cả 3 loại, nguyên giá, giá trị đã hao mòn và giá trị còn lại để phục vụ cho nhu cầu quản lý TSCĐ

1.2.4 Hạch toán khấu hao TSCĐ

1.2.4.1 Bản chất của khấu hao TSCĐ

Tài sản cố định không phải là bền mãi với thời gian mà giá trị và giá trị sử dụng của nó bị giảm dần dưới tác động của nhiều nhân tố Sự giảm dần này là do hiện tượng hao mòn gây nên, bao gồm cả hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình.Hao mòn hữu hình là hao mòn TSCĐ do quá trình sử dụng bị cọ sát, bị ăn mòn hay do điều kiện thiên nhiên tác động Mức độ hao mòn hữu hình tỷ lệ thuận với thời gian và cường độ sử dụng TSCĐ

Trang 26

Hao mòn vô hình là sự hao mòn TSCĐ do sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật Nhờ sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà nhiều thế hệ TSCĐ mới với tính năng

ưu việt hơn ra đời Sự hiện diện của những thế hệ hiện đại này làm cho TSCĐ bị giảm giá trị

Việc tiến hành khấu hao TSCĐ là xuất phát từ hao mòn thực tế của TSCĐ Trong doanh nghiệp, TSCĐ được sử dụng thường xuyên, liên tục không có điều kiện để xác định hao mòn trên cơ sở khách quan Vì vậy hao mòn TSCĐ được tính bằng mức khấu hao TSCĐ

Việc tính khấu hao TSCĐ có ý nghĩa rất lớn Trước hết khấu hao cho phép doanh nghiệp phản ánh được giá trị thực tế của TSCĐ, ghi nhận sự giảm giá TSCĐ Mặt khác khấu hao là một phương tiện tài trợ giúp cho doanh nghiệp thu được bộ phận giá trị đã mất của TSCĐ Tiền tính khấu hao là yếu tố chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, do vậy tính khấu hao chính xác sẽ góp phần cho việc xác định giá thành chính xác hơn Hơn nữa khấu hao là một khoản chi phí hợp lý, hợp lệ được tính trừ vào lợi tức chịu thuế làm cho thuế thu nhập của doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước giảm đi góp phần cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp

1.2.4.2 Các phương pháp tính khấu hao

Việc lựa chọn phương pháp tính khấu hao thích hợp cho doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng Trước hết nó góp phần bảo toàn vốn cố định, tránh hao mòn vô hình một cách hữu hiệu và góp phần xác định giá thành chính xác, tránh được hiện tượng lãi giả lỗ thật đang còn tồn tại ở các doanh nghiệp

Trên thế giới tồn tại bốn phương pháp khấu hao cơ bản, đó là phương pháp khấu hao đường thẳng, khấu hao theo sản lượng, khấu hao theo số dư giảm dần

và khấu hao theo tổng số năm

Các phương pháp khấu hao này phân bổ các số tiền khác nhau vào chi phí khấu hao cho các thời kỳ khác nhau Tuy vậy tổng số tiền khấu hao là bằng nhau

và bằng giá trị phải khấu hao qua suốt đời tồn tại cuả TSCĐ

* Phương pháp khấu hao đường thẳng

Phương pháp này còn gọi là phương pháp khấu hao theo thời gian sử dụng, hay phương pháp tuyến tính Theo phương pháp này thì mức khấu hao hàng năm

là bằng nhau và được xác định như sau:

Trang 27

TsdTrong đó: MKH: mức khấu hao hàng năm

Tsd: Thời gian sử dụng ước tính

NG: Nguyên giá TSCĐ

Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là đơn giản, dễ tính Mức khấu hao được phân bổ vào giá thành này một cách đều đặn làm cho giá thành ổn định Tuy nhiên phương pháp này không phản ánh đúng giá trị hao mòn tài sản trong khối lượng công tác hoàn thành và sẽ không thích hợp đối với các doanh nghiệp

có quy mô lớn, có khối lượng TSCĐ lớn, chủng loại phức tạp vì nếu áp dụng phương pháp này dễ dẫn tới khối lượng tính toán nhiều, gây khó khăn cho công tác quản lý

* Phương pháp khấu hao nhanh

Đây là phương pháp đưa lại số khấu hao rất lớn trong những năm đầu của thời gian sử dụng của TSCĐ và càng về những năm sau mức khấu hao càng giảm dần Theo phương pháp này bao gồm: Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần và phương pháp khấu hao theo tổng số năm

- Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần:

Đây là phương pháp khấu hao gia tốc nhưng mức khấu hao hàng năm sẽ khác nhau theo chiều hướng giảm dần và được xác định như sau:

Mk(t) = T kh G CL (t)

Trong đó: Mk(t) : Mức khấu hao năm thứ t

T kh : Tỷ lệ khấu hao

G CL (t) : Giá trị còn lại của TSCĐ năm thứ t

Tỷ lệ khấu hao này luôn lớn hơn tỷ lệ khấu hao tính trong phương pháp khấu hao đường thẳng và thường được xác định như sau:

Tkh = Tỷ lệ khấu hao thường * TSCĐ

Tỷ lệ khấu hao thường = 1

Thời gian sử dụngPhương pháp này có ưu điểm thu hồi vốn nhanh, do đó tạo khả năng đổi mới trang bị công nghệ cho doanh nghiệp Nhưng với phương pháp này, số tiền khấu hao luỹ kế đến năm cuối cùng của thời gian sử dụng TSCĐ sẽ không đủ bù đắp giá trị ban đầu của TSCĐ

- Phương pháp khấu hao theo tổng số năm

MKH =

*

Trang 28

Theo phương pháp này mức khấu hao hàng năm được xác định như sau:

MK(t) = TKH(t) * NGTrong đó: MK(t) : Mức khấu hao năm thứ t

TKH(t) : Tỷ lệ khấu hao năm thứ tNG: Nguyên giá TSCĐ

Tỷ lệ khấu hao của phương pháp này không cố định hàng năm, sẽ thay đổi theo chiều hướng giảm dần và được tính:

TKH(t

) =

Số năm còn lại kể từ năm thứ t đến hết thời

gian sử dụng của TSCĐTổng các số của các số có thứ tự từ 1 đến số hạng bằng thời gian sử dụng của TSCĐPhương pháp này có ưu điểm là có khả năng thu hồi vốn nhanh, do có thể phòng ngừa được hao mòn vô hình ở mức tối đa, mặt khác nó khắc phục được những nhược điểm của phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần Tức nó đảm bảo được số tiền khấu hao lũy kế đến năm cuối cùng của thời gian sử dụng TSCĐ sẽ

bù đắp giá trị ban đầu của TSCĐ

Tuy nhiên việc áp dụng các phương pháp khấu hao nhanh phải trong điều kiện doanh nghiệp có 1 giá thành có thể chịu đựng được

* Phương pháp khấu hao theo sản lượng.

Phương pháp này mức khấu hao mỗi năm là thay đổi tuỳ thuộc vào sản lượng sản phẩm sản xuất ra bởi tài sản đó Nhưng số tiền khấu hao được cố định cho 1 đơn vị sản phẩm đầu ra được tạo bởi sản phẩm đó:

Mức khấu hao tính cho một

Trang 29

Chương 2 KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG LONG THÀNH

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG LONG THÀNH

2.1.1 Giới thiệu về Công ty

* Trụ sở và địa bàn hoạt động

Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Long Thành

Tên giao dịch : Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Long Thành

Trụ sở chính: Số 1004, Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy – Hà Nội

Điện thoại :

Fax:

Mã số thuế : 0101483547

Số tài khoản :

* Ngành nghề kinh doanh ( Theo đăng ký kinh doanh )

* Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty là mô hình trực tuyến chức năng: Ban giám đốc do tổng giám đốc đứng đầu sẽ đưa ra quyết định kinh doanh cuối cùng với sự tham mưu của các phòng ban chức năng Giám đốc là người trực tiếp điều hành các phòng ban thông qua các trưởng phòng Các trưởng phòng đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau, có đặc trưng riêng, có quan hệ mật thiết với nhau, đều tác động đến kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Các phòng ban của Công ty:

* Phòng tài chính - kế toán

* Phòng vật tư - thiết bị

* Phòng tổ chức hành chính

` * Phòng kế hoạch- kỹ thuật

Tại mỗi công trường của Công ty thì có một kho vật tư - thiết bị riêng, và

có mỗi thủ kho làm việc theo yêu cầu của thủ trưởng đơn vị

Trang 30

Hiện nay, Công ty đầu tư và xây dựng Long Thành đang có hơn 10 công trình lớn nhỏ thuộc các tỉnh miền khác nhau trên lãnh thổ Việt Nam: Công trình Thủy điện Tà Thàng, Công trình Ngòi Hút, Công trình Sông Riềng, Công trình Thủy điện Nậm La, Công trình du lịch Cửa Cờn- Nghệ An, Công trình Mỏ đá Ba Voi…

2.1.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty

2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Tổ chức bộ máy của Công ty đầu tư và xây dựng Long Thành gồm các bộ phận như sơ đồ sau:

Phòng Tổ chức hành chính

Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật

Các công trường

Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Long Thành

Trang 31

2.1.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Hình thức kế toán mà công ty áp dụng để hạch toán là hình thức kế toán Nhật kí chung với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành

Quy trình hạch toán xử lí chứng từ, luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ:

Kế toán Vật

tư - thiết

bị

Kế toán công

nợ

Kế toán tài sản

cố định

Kế toán tiền lương

Kế toán chi phí- giá thành

Thủ quỹ

Hình 3: Cơ cấu bộ máy kế toán Công ty Long Thành

Trang 32

Hình 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

2.1.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2.2 TÌM HIỂU TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG LONG THÀNH

2.2.1 Đặc điểm tài sản cố định tại công ty :

Công ty cố phần ĐT & XD Long Thành là công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên tài sản cố định chiếm một tỷ trọng tương đối lớn.TSCĐ của công ty chủ yếu là các máy móc phục vụ cho hoạt động thi công xây lắp công trình như: máy trộn bê tông, máy ép cọc, máy phát điện, ô tô chuyên dụng các loại

Nguồn hình thành tài sản cố định trong công ty chủ yếu từ :

 Nguồn ngân sách nhà nước cấp

 Nguồn vốn tự có của công ty

 Nguồn vốn vay dài hạn

Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá và giá trị còn lại

Trang 33

Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng Công ty có tài sản cố định hữu hình được phân loại theo tính năng sử dụng bao gồm:

• Hóa đơn tài chính

• Biên bản nghiệp thu bàn giao

• Quyết định phê duyệt của giám đốc công ty đồng ý mua máy móc

• Biên bản thanh lý TSCĐ

• Bảng tổng hợp tăng giảm tài sản cố định

• Biên bản nghiệm thu đánh giá lại tài sản cố định

• Bảng tổng hơp tính và phân bổ khấu hoa

Tài khoản kế toán sử dụng : tài khoản 211 và mở chi tiết các tài khoản sau :

 Tài khoản 2112: nhà cửa, vật kiến trúc

 Tài khoản 2113 : máy móc thiết bị

 Tài khoản 2114 : phương tiện vận tải và vật truyền dẫn

 Tài khoản 2115 : thiêt bị dụng cụ quản lý

 Tài khoản 2118 : tài sản cố định khác

Nhượng bán

Số chưa khấu hao

TSCĐ do xây lắp hoàn thành TSCĐ được cấp

Trang 34

2.2.2 Quy trình quản lý tài sản hiện tại ở công ty CPĐT&XD Long

Thành

• Tại đơn vị sử dụng (là các xí nghiệp,phòng ban trong công ty ):

Tổ trưởng các xí nghiệp hay trưởng phòng sẽ đứng ra nhận tài sản cố định khi mua về hay được nhận biếu tặng, cấp trên điều xuống….thông qua biên bản giao nhận tài sản cố định, trong suốt quá trình sử dụng sẽ theo trực tiếp là một thành viên trong bản kiểm định khi đánh giá, kiểm kê thanh lý tài sản và chịu trách nhiệm đối với các thông tin trong biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá lại, biên bản thanh lý tài sản cố định tại đơn vị mình sử dụng

• Tại phòng kế toán:

Cứ mỗi khi có một nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài sản cố định, nhân viên kế toán tài sản cố định lại xuống đơn vị, phòng ban sử dụng tài sản để lấy Biên bản, chứng từ liên quan để định khoản và ghi vào các sổ: Sổ tài sản, Sổ theo dõi tài sản cố định, thẻ tài sản và các sổ kế toán có liên quan khác… Đồng thời lập bảng kê tăng giảm, bảng trích và phân bổ khấu hao cho từng đơn vị sử

dụng.Như vậy kế toán chi tiết tài sản cố định sẽ lập thẻ chi tiết từng tài sản cố định để theo dõi tình hình biến động về chỉ tiêu số lượng và giá trị (theo nguyên

Trang 35

giá và giá trị còn lại) theo từng đơn vị sử dụng Chi tiết các nghiệp vụ quản lý tài sản cố định ở công ty như sau :

TSCĐ của công ty tăng do được cấp vốn từ ngân sách nhà nước, do mua sắm, do

từ các dự án hay do công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành đưa vào sử dụng, do được viện trợ hoặc biếu, tặng Sau khi có được đầy đủ các thủ tục như hoá đơn, đơn vị nhận, hợp đồng mua bán TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận thì nhân viên quản lý tài sản ở ban Tài chính Kế toán nhập thông tin TSCĐ mới vào phần mềm quản lý TSCĐ

TSCĐ của công ty giảm do nhượng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện thiếu khi kiểm kê, điều chuyển cho đơn vị khác,… Khi tiến hành thanh lý, nhượng bán TSCĐ thì đơn vị phải thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ để tổ chức việc thực hiện thanh lý TSCĐ; hay thành lập hội đồng để xác định giá bán TSCĐ Khi có được biên bản thanh lý mà Hội đồng thanh lý lập hay khi việc nhượng bán TSCĐ theo quy định thì nhân viên kế toán quản lý tài sản ghi giảm TSCĐ

• Khấu hao TSCĐ

TSCĐ của công ty được tính khấu hao theo đường phương pháp đường

thẳng.Việc tính khấu hao được thực hiện sau mỗi năm

• Đánh giá lại TSCĐ

Khi đánh giá lại TSCĐ, công ty phải tiến hành kiểm kê xác định số TSCĐ hiện

có, thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ Đồng thời, phải xác định được nguyên giá mới, giá trị hao mòn, giá trị còn lại theo nguyên giá mới Trên cơ sở đó, phải xác định được phần nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại phải điều chỉnh tăng (hoặc giảm) so với sổ kế toán để làm căn cứ vào sổ

• Kiểm kê TSCĐ

Cuối năm, công ty thành lập Hội đồng kiểm kê để tiến hành kiểm kê TSCĐ Thành viên của Hội đồng bao gồm: thành viên của ban Tài chính Kế toán, thành viên của ban Quản trị thiết bị, các thành viên khác của những đơn vị sử dụng TSCĐ Mọi trường hợp TSCĐ bị mất hoặc phát hiện thiếu khi kiểm kê, Hội đồng đều phải lập biên bản xác định nguyên nhân, trách nhiệm vật chất và xử lý theo quy định của chế độ Tài chính và quy chế tài chính của công ty Căn cứ vào kết

Trang 36

quả kiểm kê nhân viên quản lý tài sản của ban Tài chính Kế toán ghi nhận vào phần mềm quản lý tài sản.

• Sửa chữa TSCĐ

Khi nhận được thông báo của đơn vị sử dụng về TSCĐ bị hỏng, ban Tài chính Kế toán và ban Quản trị thiết bị cử người xuống kiểm tra Khi thấy đúng TSCĐ bị hỏng cần sửa chữa sẽ gửi giấy lên ban Giám đốc công ty để xin được sửa chữa Sau đó sẽ tổ chức cho các đơn vị bên ngoài đấu thầu và ký hợp đồng sửa chữa với đơn vị trúng thầu Hợp đồng giao thầu sửa chữa TSCĐ là cơ sở để công ty quản lý, kiểm tra công tác sửa chữa Sau khi tiến hành sửa chữa căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ về chi phí phát sinh khi sửa chữa nhân viên quản lý tài sản của ban Tài chính Kế toán phản ánh dữ liệu vào phần mềm quản lý

Cuối tháng, kế toán tài sản cố định cần lập được các bảng thông kê tình hình tăng giảm, danh sách các tài sản cố định cũng như tình hình sử dụng tài sản

cố định tại các đơn vị phòng ban có liên quan

2.2.3 Đánh giá hệ thống tổ chức công tác kế toán TSCĐ tại công ty

Nhìn chung, hệ thống kế toán tài sản cố định của công ty đã đáp ứng được yêu cầu đề ra, nhưng vẫn còn gặp một số vấn đề sau

- Phòng kế toán phụ trách toàn bộ công việc ghi chép theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, đơn vị phòng ban sử dụng bị động trong việc lấy thông tin

về tài sản của đơn vị mình sử dụng

- Cách hạch toán kế toán của công ty là hạch toán thủ công, theo hình thức Nhật kí chung Việc ghi sổ, thẻ chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật kí chung

Sổ nhật kí chung chỉ có một trong khi hầu hết tất cả các nghiệp vụ đều cần được phản ánh vào, bởi các nhân viên kế toán phụ trách các phần hành khác nhau Do

đó việc ghi sổ gặp khó khăn

Do đó cần phải xây dựng một cơ sở dữ liệu chung cho bên đơn vị sử dụng và kế toán tài sản cố định, phân công công việc rõ ràng cho đơn vị

sử dụng và kế toán tài sản cố định từ đó có thể tăng hiệu quả cho công tác kế toán, cũng như khái thác được hết khả năng công suất của tài sản

sử dụng, có kế hoạch sử dụng cũng như nâng cấp sửa chữa hợp lý

Trang 37

Chương III THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN HỆ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG LONG THÀNH

3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

3.1.1 Mô tả bài toán

Khi mua TSCÐ về (hoặc được nhà nước cấp hay đơn vị thành viên góp vốn) tài sản sẽ được chuyển cho đơn vị sử dụng thông qua biên bản bàn giao Nhân viên kế toán sẽ xuống kiểm tra trực tiếp tài sản cố định, đối chiếu với chứng từ có liên quan như hóa đơn mua và hợp đồng mua TSCĐ (nếu là mua ) hoặc quyết định cấp TSCĐ của nhà nước hay giám đốc của công ty thành viên (nếu là nhà nước cấp TSCĐ hoặc các thành viên góp vốn), nếu đúng thì nhân viên quản lý TSCĐ sẽ cập nhật vào hệ thống

Khi có nhu cầu đánh giá lại TSCĐ trong quá trình sử dụng, công ty sẽ thành lập một Hội đồng thẩm định để đánh giá lại, trong đó có nhân viên kế toán quản lý tài sản cố định là một thành viên Kết quả đánh giá lại sẽ được lập thành biên bản đánh giá lại và nhân viên kê toán sẽ cập nhật vào hệ thống quản lý TSCĐ

Mỗi khi có TSCĐ thanh lý vì một lý do nào đó thì Ban thanh lý sẽ tiến hành thanh lý, kết quả thanh lý sẽ được phản ánh trong biên bản thanh lý, biên bản này cũng sẽ đươc nhân viên kê toán TSCĐ cập nhật vào hệ thống

Trong quá trình sử dụng để đảm bảo cho việc quản lý tốt tài sản cố định cả

về mặt hiện vật cũng như công suất sản xuất, khi có yêu cầu của ban giám đốc, một hội đồng kiểm kê trong đó có nhân viên kế toán sẽ đi kiểm kê TSCĐ tại các đơn vị sử dụng và có biên bản kiểm kê kèm theo

Khi TSCĐ có nhu cầu phái sửa chữa TSCĐ công ty sẽ tổ chức đấu thầu và

ký hợp đồng sửa chữa TSCĐ với đơn vị bên ngoài, khi hợp đồng kết thúc đơn vị

sử dụng TSCĐ và đơn vị sửa chữa sẽ căn cứ vào hợp đồng và các chứng từ liên quan lập biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành nhân viên kế toán tài sản cố định sẽ căn cứ vào biên ban này cập nhật sự thay đổi tài sản cố định vào

hệ thống

Trang 38

Đến cuối quý hoặc cuối năm theo yêu cầu của giám đốc và cấp trên nhân viên quản lý TSCĐ sẽ phải lập báo cáo: bảng tăng giảm TSCĐ, bảng tính và phân

bổ khấu hao cho đơn vị sử dụng, thẻ TSCĐ,…

3.1.2 Phân tích yêu cầu

Từ công việc của việc quản lí tài sản cố dịnh, cần phải xây dựng một hệ thống sao cho công việc quản lí tài sản cố định phải đựoc tin học hóa hoàn toán; phải đạt được các yêu cầu sau:

• Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý được sự tăng giảm, khấu hao, đánh giá kiểm kê tài sản cố định thông qua việc nhập các chứng từ các chứng từ :Biên bản giao nhận tài sản cố định,biên bản bàn giao sử chữa lớn hoàn thành, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định và đưa ra các thông tin đầu ra

• Thẻ tài sản cố định

• Sổ theo dõi tài sản cố định

• Sổ tài sản cố định

• Bảng kê tăng giảm tài sản cố định

• Bảng trích và phân bổ khấu hao cho đơn vị sử dụng

Các hồ sơ thu thập được:

• Hóa đơn tài chính mua bán TSCĐ

• Biên bản nhận thu bàn giao TSCĐ

• Quyết định phê duyệt của giám đốc công ty đồng ý mua máy móc

• Bảng tổng hợp tăng giảm tài sản cố định

• Biên bản nghiệm thu đánh giá lại tài sản cố định

• Bảng tổng hơp tính và phân bổ khấu hao

• Biên bản kiểm kê TSCĐ

3.1.3 Một số mẫu chứng từ cơ bản

Định dạng
Số trang	77
Dung lượng	1,83 MB