Khi mua TSCÐ về (hoặc được nhà nước cấp hay đơn vị thành viên góp vốn) tài sản sẽ được chuyển cho đơn vị sử dụng thông qua biên bản bàn giao. Nhân viên kế toán sẽ xuống kiểm tra trực tiếp tài sản cố định, đối chiếu với chứng từ có liên quan như hóa đơn mua và hợp đồng mua TSCĐ (nếu là mua ) hoặc quyết định cấp TSCĐ của nhà nước hay giám đốc của công ty thành viên (nếu là nhà nước cấp TSCĐ hoặc các thành viên góp vốn), nếu đúng thì nhân viên quản lý TSCĐ sẽ cập nhật vào hệ thống .
Khi có nhu cầu đánh giá lại TSCĐ trong quá trình sử dụng, công ty sẽ thành lập một Hội đồng thẩm định để đánh giá lại, trong đó có nhân viên kế toán quản lý tài sản cố định là một thành viên. Kết quả đánh giá lại sẽ được lập thành biên bản đánh giá lại và nhân viên kê toán sẽ cập nhật vào hệ thống quản lý TSCĐ.
Mỗi khi có TSCĐ thanh lý vì một lý do nào đó thì Ban thanh lý sẽ tiến hành thanh lý, kết quả thanh lý sẽ được phản ánh trong biên bản thanh lý, biên bản này cũng sẽ đươc nhân viên kê toán TSCĐ cập nhật vào hệ thống
Trong quá trình sử dụng để đảm bảo cho việc quản lý tốt tài sản cố định cả về mặt hiện vật cũng như công suất sản xuất, khi có yêu cầu của ban giám đốc, một hội đồng kiểm kê trong đó có nhân viên kế toán sẽ đi kiểm kê TSCĐ tại các đơn vị sử dụng và có biên bản kiểm kê kèm theo .
Khi TSCĐ có nhu cầu phái sửa chữa TSCĐ công ty sẽ tổ chức đấu thầu và ký hợp đồng sửa chữa TSCĐ với đơn vị bên ngoài, khi hợp đồng kết thúc đơn vị sử dụng TSCĐ và đơn vị sửa chữa sẽ căn cứ vào hợp đồng và các chứng từ liên quan lập biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành nhân viên kế toán tài sản cố định sẽ căn cứ vào biên ban này cập nhật sự thay đổi tài sản cố định vào hệ thống .
Đến cuối quý hoặc cuối năm theo yêu cầu của giám đốc và cấp trên nhân viên quản lý TSCĐ sẽ phải lập báo cáo: bảng tăng giảm TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao cho đơn vị sử dụng, thẻ TSCĐ,…