Thành
• Tại đơn vị sử dụng (là các xí nghiệp,phòng ban trong công ty ):
Tổ trưởng các xí nghiệp hay trưởng phòng sẽ đứng ra nhận tài sản cố định khi mua về hay được nhận biếu tặng, cấp trên điều xuống….thông qua biên bản giao nhận tài sản cố định, trong suốt quá trình sử dụng sẽ theo trực tiếp là một thành viên trong bản kiểm định khi đánh giá, kiểm kê thanh lý tài sản và chịu trách nhiệm đối với các thông tin trong biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá lại, biên bản thanh lý tài sản cố định tại đơn vị mình sử dụng .
• Tại phòng kế toán:
Cứ mỗi khi có một nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài sản cố định, nhân viên kế toán tài sản cố định lại xuống đơn vị, phòng ban sử dụng tài sản để lấy Biên bản, chứng từ liên quan để định khoản và ghi vào các sổ: Sổ tài sản, Sổ theo dõi tài sản cố định, thẻ tài sản và các sổ kế toán có liên quan khác… Đồng thời lập bảng kê tăng giảm, bảng trích và phân bổ khấu hao cho từng đơn vị sử dụng.Như vậy kế toán chi tiết tài sản cố định sẽ lập thẻ chi tiết từng tài sản cố định để theo dõi tình hình biến động về chỉ tiêu số lượng và giá trị (theo nguyên
giá và giá trị còn lại) theo từng đơn vị sử dụng. Chi tiết các nghiệp vụ quản lý tài sản cố định ở công ty như sau :
• Tăng TSCĐ
TSCĐ của công ty tăng do được cấp vốn từ ngân sách nhà nước, do mua sắm, do từ các dự án hay do công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành đưa vào sử dụng, do được viện trợ hoặc biếu, tặng. Sau khi có được đầy đủ các thủ tục như hoá đơn, đơn vị nhận, hợp đồng mua bán TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận thì nhân viên quản lý tài sản ở ban Tài chính Kế toán nhập thông tin TSCĐ mới vào phần mềm quản lý TSCĐ.
• Giảm TSCĐ
TSCĐ của công ty giảm do nhượng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện thiếu khi kiểm kê, điều chuyển cho đơn vị khác,… Khi tiến hành thanh lý, nhượng bán TSCĐ thì đơn vị phải thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ để tổ chức việc thực hiện thanh lý TSCĐ; hay thành lập hội đồng để xác định giá bán TSCĐ. Khi có được biên bản thanh lý mà Hội đồng thanh lý lập hay khi việc nhượng bán TSCĐ theo quy định thì nhân viên kế toán quản lý tài sản ghi giảm TSCĐ.
• Khấu hao TSCĐ
TSCĐ của công ty được tính khấu hao theo đường phương pháp đường thẳng.Việc tính khấu hao được thực hiện sau mỗi năm.
• Đánh giá lại TSCĐ
Khi đánh giá lại TSCĐ, công ty phải tiến hành kiểm kê xác định số TSCĐ hiện có, thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ. Đồng thời, phải xác định được nguyên giá mới, giá trị hao mòn, giá trị còn lại theo nguyên giá mới. Trên cơ sở đó, phải xác định được phần nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại phải điều chỉnh tăng (hoặc giảm) so với sổ kế toán để làm căn cứ vào sổ.
• Kiểm kê TSCĐ
Cuối năm, công ty thành lập Hội đồng kiểm kê để tiến hành kiểm kê TSCĐ. Thành viên của Hội đồng bao gồm: thành viên của ban Tài chính Kế toán, thành viên của ban Quản trị thiết bị, các thành viên khác của những đơn vị sử dụng TSCĐ. Mọi trường hợp TSCĐ bị mất hoặc phát hiện thiếu khi kiểm kê, Hội đồng đều phải lập biên bản xác định nguyên nhân, trách nhiệm vật chất và xử lý theo quy định của chế độ Tài chính và quy chế tài chính của công ty. Căn cứ vào kết
quả kiểm kê nhân viên quản lý tài sản của ban Tài chính Kế toán ghi nhận vào phần mềm quản lý tài sản.
• Sửa chữa TSCĐ
Khi nhận được thông báo của đơn vị sử dụng về TSCĐ bị hỏng, ban Tài chính Kế toán và ban Quản trị thiết bị cử người xuống kiểm tra. Khi thấy đúng TSCĐ bị hỏng cần sửa chữa sẽ gửi giấy lên ban Giám đốc công ty để xin được sửa chữa. Sau đó sẽ tổ chức cho các đơn vị bên ngoài đấu thầu và ký hợp đồng sửa chữa với đơn vị trúng thầu. Hợp đồng giao thầu sửa chữa TSCĐ là cơ sở để công ty quản lý, kiểm tra công tác sửa chữa. Sau khi tiến hành sửa chữa căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ về chi phí phát sinh khi sửa chữa nhân viên quản lý tài sản của ban Tài chính Kế toán phản ánh dữ liệu vào phần mềm quản lý.
Cuối tháng, kế toán tài sản cố định cần lập được các bảng thông kê tình hình tăng giảm, danh sách các tài sản cố định cũng như tình hình sử dụng tài sản cố định tại các đơn vị phòng ban có liên quan .