đồ án công nghệ thông tin Xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TTHH Quốc Tế Trà Giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI KHOA TOÁN TIN ỨNG DỤNG oo0oo ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Đề Tài : Quản Lý Bán Hàng GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : THẠC SĨ NGUYỄN HUY TRƯỜNG SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THÙY DUNG LỚP : K10C – CĐ TOÁN TIN ỨNG DỤNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI HÀ NỘI 05 - 2010 Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường Mở Đầu Ngày nay, khi mà nghành công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển thì cùng với nó nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên vô cùng khó khăn và phức tạp. Họ đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn. Điều này là một khó khăn, trở ngại lớn cho các đơn vị vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công. Trong các lĩnh vực như : quản lý kế toán, tài chính, quản lý lương, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự luôn đòi hỏi báo cáo với mức độ chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động này giải pháp tối ưu nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng thông tin vào quản lý dữ liệu. Hiện nay, công tác quản lý bán hàng tại các công ty mới chỉ áp dụng ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần. Chính vì vậy, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng là vấn đề vô cùng quan trọng và cần thiết bởi nó liên quan đến sự phát triển của các công ty. Trên cơ sở đó tôi đã nghiên cứu đề tài “Xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TTHH Quốc Tế Trà Giang” với mục đích giúp cho việc quản lý bán hàng của công ty một cách có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động kinh doanh. Có được kết quả này em xin chân thành cảm ơn THẠC SĨ NGUYỄN HUY TRƯỜNG, các thầy cô giáo đã giảng dạy và giúp đỡ em nhiều để hoàn thành báo cáo như ngày hôm nay. Chương I: Khảo sát hiện trạng và xác định yêu cầu Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chương III: Thiết kế giao diện và mã của chương trình Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng Trang 2 Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường Chương I : Khảo Sát Hiện Trạng Và Xác Định Yêu Cầu I. Giới Thiệu Công Ty Tên Công ty: Công ty TNHH Quốc Tế Trà Giang Địa chỉ: 172/40/20 Âu Cơ – Tây Hồ - Hà Nội Điện Thoại: 04.3767.4970 Mã số thuế: Số tài khoản: Đại diện: (Bà ) Dương Ngọc Bích Chức vụ: Giám đốc Nghành nghề kinh doanh: Nhập khẩu và cung cấp hàng về chăm sóc tóc cho các đại lý và cửa hàng. Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng Trang 3 Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường II. Bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty TNHH Quốc Tế Trà Giang. - Giám đốc: là người đứng đầu công ty có quyền hành cao nhất, là người đại diện của công ty trước pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. - Phó giám đốc: phụ trách công tác điều hoà mọi hoạt động của công ty như hoạt động nhập và tiêu thụ sản phẩm, đời sống tinh thần cho toàn bộ bộ phận nhân viên của công ty. - Bộ phận bán hàng: tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Nhiệm vụ chính là giới thiệu cho khách hàng về các loại hàng hoá của công ty, xuất sứ, giá cả Đồng thời tiếp nhận đơn mua cũng như đơn đặt hàng của khách Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng Giám đốc Phó Giám đốc Bộ Phận Tài Chính Bộ Phận Liên Quan Khác Bộ Phận Kinh Doanh Bộ Phận Bán Hàng Trang 4 Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường - Bộ phận kinh doanh: tìm hiểu thị trường đưa ra chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm, tham gia trực tiếp quá trình bán và nhập hàng của công ty.Đồng thời có trách nhiệm phải thông báo thường xuyên cho giám đốc biết về tình hình hàng hoá khi giám đốc yêu cầu để giám đốc có cách xử lý. - Bộ phận tài chính: kế toán sổ sách, lập hoá đơn chứng từ thu chi tất cả các khoản của công ty như tiền nhập hàng, thu tiền bán hàng …chi trả các khoản tiền cố định khác và kiểm tra việc thực hiện tài chính kế toán của công ty. - Bộ phận liên quan khác: bộ phận lái xe, thư ký cho giám đốc và tạp vụ. III. Các quy trình bán hàng - Khi một đại lý có nhu cầu mua hàng thì đại lý đó sẽ yêu cầu bên công ty báo giá. Bộ phận bán hàng sẽ gửi cho bên mua hàng bản báo giá đầy đủ các chi tiết của một bản chào hàng, bản chào hàng bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết về quy cách hàng bán. Sau đó bộ phận bán hàng sẽ trực tiếp nhận đơn hàng từ đại lý. Đại lý mua hàng cần ghi rõ số hiệu sản phẩm. Đơn hàng có thể ở dạng trực tiếp hay qua điện thoại và được chuyển đơn hàng bởi bộ phận bán hàng. Khi đại lý cần mua hàng thì có hoá đơn mua hàng theo mẫu in: phần đầu là thông tin đại lý, phần 2 là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng và ngày nhập hàng. - Khi bên mua có văn bản đáp lại đồng ý với những giá đã quy định, bên công ty sẽ tiến hành các bước để bán hàng cho đại lý. Bộ phận bán hàng và kế toán lập hoá đơn bao gồm: các thông tin về đại lý, tên hàng, đơn giá, thuế và tổng thành tiền. Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng Trang 5 Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường IV. Hình thức thanh toán Nếu là các đơn hàng nhỏ thì đại lý có thể thanh toán bằng tiền mặt ngay tại công ty hoặc đặt cọc một số tiền tương ứng 10% giá trị hàng mua và bên mua sẽ thanh toán hết số tiền sau khi nhận đủ hàng. Nếu là đơn hàng lớn thì hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Thời gian thanh toán được ghi trên hợp đồng thông qua sự thoả thuận của 2 bên. Gần đến ngày thanh toán mà bên mua chưa có các hình thức trả tiền thì phía công ty sẽ có bản thông báo và yêu cầu thanh toán hợp đồng theo thời gian hợp đồng kinh tế còn hiệu lực. Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng Trang 6 Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường PHIẾU GIAO HÀNG (Chỉ thanh toán khi xuất trình phiếu này) Tên khách hàng:……………………………………………………… Địa chỉ:……………………………………………………………… Điện thoại:……………………………………………………………. Nhân viên phụ trách:…………………………………………………. Chương trình tham gia:………………………………………………. STT Tên sản phẩm Dung Lượn g Khuyến mãi Số lượng Đơn giá Chiết khấu Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hàng nhập lại 1 2 3 4 Tổng số thanh toán = …………………………………………… Tổng số nhập lại = …………………………………………… Tổng số thanh toán sau nhập = …………………………………………… Số tiền bằng chữ: …………………………………………………………… Ngày hẹn thanh toán: ………………………………………………………… Ngày ….tháng….năm… Kế toán Người giao hàng Người nhận hàng Phụ trách cung tiêu Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng Trang 7 Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường V. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại 1. Ưu điểm Công ty có ưu điểm là các bộ phận trong công ty được tách biệt với nhau, mỗi bộ phận được giao cụ thể. Do vậy hoạt động của công ty nói chung là diễn ra tương đối tốt, khách hàng tin tưởng mua và đặt hàng ngày càng đông. Đó là tín hiệu tốt đối với công ty. 2. Nhược điểm Hoạt động của công ty diễn ra tương đối tốt nhưng nhược điểm là việc lưu trữ phiếu chứng từ trên giấy tờ không an toàn khi sự cố xảy ra. Công ty chưa trang bị hệ thống thông tin cho một số bộ phận nên việc kiểm tra, quản lý hoạt động thông tin cho một số bộ phận gặp nhiều khó khăn. 3. Giải pháp khắc phục Em sẽ xây dựng một hệ thống quản lý mới bằng việc áp dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng của công ty. Phần mềm được xây dựng làm giảm bớt công sức của nhân viên cũng như chi phí bảo quản giấy tờ. 4. Yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng Các chức năng của chương trình như: nhập, sửa, xoá, tìm kiếm, thống kê phải hoàn thiện và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng. 5. Nhập thông tin - Thông tin về đại lý: có hai loại đại lý + Đại lý quen là những đại lý thường xuyên đặt hàng của công ty, các đại lý này đa số được công ty ưu tiên có quyền lợi. Họ lấy hàng có thể nợ nên cần lưu trữ thông tin riêng. Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng Trang 8 Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường + Đại lý không thường xuyên: những đại lý này mua và thanh toán ngay nên không cần lưu lại thông tin. Việc nhập thông tin và lưu trữ về đại lý (đại lý thường xuyên) rất cần thiết, vì họ là đại lý lấy hàng thường xuyên của công ty do vậy sau này khi muốn tra cứu, tìm kiếm sẽ nhanh chóng và thuận tiện. Thông tin cần lưu trữ bao gồm: Mã đại lý, tên đại lý, địa chỉ, điện thoại. - Thông tin về nhân viên: thông tin nhân viên nên đầy đủ và chính xác gồm: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Nơi sinh, Điện thoai, Giới tính, Chuyên môn, Trình độ văn hoá, Ngày sinh. - Thông tin nhà cung cấp: là nơi công ty nhập hàng - Thông tin về sản phẩm: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Nguồn gốc, Loại sản phẩm, Đơn vị tính. - Thông tin về phiếu nhập hàng: Mã phiếu, Ngày nhập, Mã kho hàng, Kho hàng, Tên sản phẩm, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Tổng tiền, Mã nhân viên. - Thông tin về phiếu chi: mã phiếu, mã nhà cung cấp, ngày chi, nội dung, số lượng, đơn gia, số tiền chi, mã nhân viên - Thông tin phiếu xuất: mã phiếu, mã đại lý, mã kho, người nhận hàng, mã nhân viên, ngày xuất, tên sản phẩm, số lượng, tổng tiền - Thông tin phiếu thu: mã phiếu, mã đại lý, ngày thu, nội dung, tên hàng hoá, số lượng, đơn giá, số tiền thu. 6. Tìm Kiếm Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng Trang 9 Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường Trong quá trình hoạt động của công ty, mọi việc thay đổi liên tục. Do vậy mọi người không thể nhớ hết tất cả tên sản phẩm, mã hàng, cho nên chúng tôi đưa ra các chức năng tìm kiếm nhanh như sau: - Tìm kiếm sản phẩm - Tìm kiếm nhà cung cáp - Tìm kiếm đại lý - Tìm kiếm chứng từ - Tìm kiếm nhân viên Sẽ cung cấp cho giám đốc cũng như nhân viên làm việc những thông tin cần tìm một cách nhanh chóng và chính xác với độ tin cậy cao. 7. Báo Cáo Bao gồm : Báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ, báo cáo nhập tồn. Báo cáo là phầm quan trọng nhất mà chương trình cung cấp cho nhà sử dụng. Dựa vào báo cáo mà người sử dụng có thể thống kê, tình toán được các công việc cần thiết. Ngoài ra ta có thể nắm bắt thông tin chi tiết một cách ngắn gọn của hoạt động kinh doanh. Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng Trang 10 [...]... Toỏn Tin ng Dng Trang 19 Qun lý bỏn hng GVHD: Th.S Nguyn Huy Trng 2.4.1 Biu lung d liu mc ng cnh Tr li kt qu Tr li kt qu Qun lý bỏn hng Ban qun lý (I) Yờu cu thụng tin Nhõn viờn bỏn hng (II) Yờu cu thụng tin (I ) + Thụng tin vo : Ban qun lý yờu cu cung cp thụng tin v cỏc nh cung cp, thụng tin v cỏc i lý, thụng tin v cỏc loi mt hng v thụng tin v cỏc loi hoỏ n xut nhp, phiu thu, chi, n t hng Thụng tin. .. phm ) - Thụng tin v nhõn viờn (Mó nhõn viờn, Tờn nhõn viờn ) - Thụng tin v i lý, nhng thay i v i lý phi c lu tr y vi nhng i lý c, h l nhng i lý t hng thng xuyờn ca cụng ty do ú phi lu thụng tin v h - Thụng tin v nh cung cp cựng cỏc mt hng m nh cung cp ú cú th cung cp cho cụng ty, nhng thụng tin thay i liờn tc, nhng nh cung cp mi li c cp nht vo bng c s d liu - Thụng tin v phiu nhp - Thụng tin v phiu xut... tin ra: Ban qun lý nhn c cỏc kt qu v cỏc thụng tin ó yờu cu: thụng tin v nh cung cp (II) +Thụng tin vo Nhõn viờn qun lý s cho bit cỏc thụng tin nhp hng v v cỏc loi hng hoỏ bỏn cho khỏch Thụng tin ra: Nhõn viờn qun lý s nhp cỏc loi mt hng vo chng trỡnh qun lý v bỏn cỏc loi hng hoỏ cho khỏch, khi thụng tin i lý cha cú trong chng trỡnh thỡ cp nhp danh mc i lý ú lp phiu xut bỏn hng cho i lý Nguyn Thựy Dung:... h thng thụng tin Ngun Cp Nhp ớch X Lý v lu Tr Phõn Phỏt Kho d liu Mi h thng thụng tin u cú 4 b phn: b phn a d liu vo, b phn s lý d liu v b phn a d liu ra T mụ hỡnh h thng thụng tin tng quỏt ta cú mụ hỡnh h thng thụng tin phc v qun lý chung Nguyn Thựy Dung: K10C Toỏn Tin ng Dng Trang 13 Qun lý bỏn hng GVHD: Th.S Nguyn Huy Trng 2.2 Phõn tớch h thng v chc nng * Lung thụng tin vo - Thụng tin v sn phm (mó... nh ca vic iu hnh h thng qun lý + H thng thụng tin: Bao gm ngi, phng tin, phng phỏp tham gia vo vic x lý cỏc thụng tin - Vai trũ v nhim v ca h thng thụng tin: + H thng thụng tin úng vai trũ trung gian bờn trong v bờn ngoi h thng v nhng h thng con + Nhim v ca h thng thụng tin: nhm thu nhp, lu tr, kim tra, truyn t thụng tin 2.1 H thng thụng tin 2.1.1 Khỏi nim: H thng thụng tin l 1 tp hp nhng con ngi,... phn mờm, cỏc thit b x lý d liu thc hin vic thu thp, lu tr, x lý v phõn phi cỏc thụng tin trong 1 rng buc gi l mụi trng H thng thụng tin l 1 trong nhng nghnh mi nhn ca cụng ngh thụng tin ó cú nhiu ng dng trong qun lý kinh t, c bit l qun lý cỏc doanh nghip Trong thi i ngy nay cng nh trc õy cụng tỏc qun lý V iu hnh 1 t chc luụn ũi hi phi nm bt nhanh chúng, chớnh xỏc cỏc thụng tin v x lý tht nhanh chúng v... sn phm: thụng tin v sn phm v cỏc chng t hng hoỏ mi + Cp nht nh cung cp: thụng tin v nh cung cp v vic thay i nh cung cp mi + Cp nht i lý: thụng tin y v i lý, c bit l cỏc i lý quen + Cp nht phiu nhp: cỏc loi phiu ó nhp hng v + Cp nht phiu xut: cỏc loi phiu ó xut hng i cho i lý + Cp nht phiu thu: thụng tin v tt c cỏc loi phiu ó thu + Cp nht phiu chi: thụng tin v cỏc loi phiu chi cho i lý v nh cung cp... K10C Toỏn Tin ng Dng Trang 12 Qun lý bỏn hng GVHD: Th.S Nguyn Huy Trng chớnh xỏc s dn n nhng hu qu to ln vỡ vy cụng tỏc qun lý ngy nay khụng ch da trờn nhng kinh nghim m cũn da vo nhng cụng c, nhng phng tin hin i h tr cho vic nm bt v s lý cỏc lung thụng tin phc v cho vic a ra cỏc quyt nh c nhanh hn v chớnh xỏc hn H thng thụng tin c thc hin bi nhng con ngi, cỏc th tc tin hc v cỏc thit b tin hc 2.1.2... c bit l s phỏt trin manh m v tin hc ũi hi cỏc quan im v h thng ngy cng cao cú th phỏt huy vic ng dng tin hoc trong vic xõy dng 1 h thng c th H thng cú 1 n v trong thc t quan im ny l h Nguyn Thựy Dung: K10C Toỏn Tin ng Dng Trang 11 Qun lý bỏn hng GVHD: Th.S Nguyn Huy Trng thng thụng tin tng hp c thit lp t 3 h thng qun lý, h thng thao tỏc v h thng thụng tin + H thng qun lý cỏc chc nng ra cỏc quyt nh,... nhõn ngoi Nguyn Thựy Dung: K10C Toỏn Tin ng Dng Trang 18 Qun lý bỏn hng GVHD: Th.S Nguyn Huy Trng + Tỏc nhõn trong: l mt chc nng hoc 1 quỏ trỡnh bờn ngoi h thng c mụ t dng khỏc ca biu , nhng cú trao i thụng tin Tỏc nhõn trong + Lung d liu: l lung thụng tin vo ra ca 1 quỏ trỡnh hoc 1 chc nng x lý, mi tờn ch hng ra ca lung thụng tin Lung d liu + Kho d liu: l lung thụng tin lu trong mt khong thi gian cú . tài Xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TTHH Quốc Tế Trà Giang với mục đích giúp cho việc quản lý bán hàng của công ty một cách có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất. nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng thông tin vào quản lý dữ liệu. Hiện nay, công tác quản lý bán hàng tại các công ty mới chỉ áp dụng ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn. dựng một hệ thống quản lý mới bằng việc áp dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng của công ty. Phần mềm được xây dựng làm giảm bớt công sức của nhân viên cũng như chi phí bảo quản giấy tờ.