hệ thống thông tin quản lý chức năng và các hệ thống tích hợp ứng dụng tại việt nam

Hiện nay, các hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL chức năng đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Sự phát triển và ứng dụng của các HTTTQL chức năng đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của doanh nghiệp. Các hoạt động ứng dụng các HTTTQL tích hợp trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu của doanh nghiệp như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…Có nhiều mô hình ứng dụng HTTTQL tích hợp trong doanh nghiệp, mỗi mô hình có cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp xác định được lộ trình đầu tư và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức tranh tổng thể về ứng dụng các HTTTQL tích hợp trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp cần phải chọn cho mình mô hình HTTTQL tích hợp cho phù hợp để phát huy hiệu quả các khoản đầu tư, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù hợp với năng lực khai thác công nghệ của doanh nghiệp.

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TIỂU LUẬN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giảng viên: ThS Lê Thị Ngọc Diệp

Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh D13QT3 - A

Bùi Thị Hằng D13QT3 - ANguyễn Thu Hà D13QT4 - ANguyễn Thị Trang D13QT4 - A

Hà Nội, 2015

MỞ ĐẦU

Hiện nay, các hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL chức năng đang hiện diện

và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạtđộng sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Sự phát triển và ứng dụng của cácHTTTQL chức năng đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đãảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhàcung cấp, nhà đầu tư…) của doanh nghiệp

Các hoạt động ứng dụng các HTTTQL tích hợp trong doanh nghiệp nhằm phục

vụ cho các mục tiêu của doanh nghiệp như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…Có nhiều mô hình ứng dụng HTTTQL tích hợp trong doanh nghiệp,

mỗi mô hình có cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanhnghiệp xác định được lộ trình đầu tư và mối quan hệ giữa các thành phần trong bứctranh tổng thể về ứng dụng các HTTTQL tích hợp trong doanh nghiệp Mỗi doanhnghiệp cần phải chọn cho mình mô hình HTTTQL tích hợp cho phù hợp để phát huyhiệu quả các khoản đầu tư, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù hợp với năng lựckhai thác công nghệ của doanh nghiệp

Sau thời gian cùng làm việc và tìm hiểu, nhóm em xin đưa ra những tìm hiểucủa mình về 2 vấn đề trên với kết cấu:

Phần 1: Giới thiệu các HTTTQL chức năng

Phần 2: Xu hướng ứng dụng các HTTTQL tích hợp tại các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam.

Do còn nhiều hạn chế về kiến thức và thời gian tìm hiểu nên còn nhiều thiếu sót.Nhóm em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn đọc

1 PHẦN 1: GIỚI THIỆU CÁC HTTTQL CHỨC NĂNG

Các HTTT quản lý chức năngc thiết kế để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin theochức năng, hỗ trợ các quá trình ra các quyết định theo chức năng, bao gồm: HTTT Tàichính- Kế toán, HTTT quản lý sản xuất- kinh doanh, HTTT Marketing và HTTT quảntrị nhân sự

1.1 HTTT quản lý sản xuất

1.1.1 Khái niệm

Các HTTT quản lý sản xuất cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức thực

hiện, điều hành và quản lý sản xuất Hệ thống này kiểm soát gần như toàn bộ các giaiđoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện để tổ chức sản xuất và quá trình biến đổinguyên vật liệu thành sản phẩm

Các chức năng cơ bản:

+ Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất

+ Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng

+ Hoạch định và theo dõi năng lực sản xuất, các điều kiện sản xuất

+ Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất

+ Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ

+ Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh

+ Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất

+ Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất

+ Xác định các qui trình thiết kế sản phẩm và tiến trình sản xuất,…

1.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra

- Kế hoạch chiến lược

- Chính sách kinh doanh

- Dữ liệu về sản xuất

- Các dữ liệu từ bên ngoài về dây

chuyền, công nghệ sản xuất mới…

- Báo cáo kiểm tra chất lượng

- Kế hoạch NVL

- Lịch sản xuất

- Mẫu thiết kế sản phẩm

- Công nghệ sản xuất…

Hình 1.1 Tổng quan về HTTT quản lý sản xuất1.1.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất

a. Các HTTT sản xuất mức tác nghiệp

Các HTTT sản xuát mức tác nghiệp hỗ trợ chức năng sản xuất, đa số trong đó làmột phần của HTTCKT như phân hệ mua hàng, công nợ phải trả, công nợ phải thu,hàng tồn kho, xử lý đơn đặt hàng

- HTTT mua hàng: cần thực hiện các chức năng cụ thể sau:

• Quản lý mua hàng

• Quản lý mức tiêu dùng NVL

• Chọn nhà cung cấp

• Đàm phán và giám sát việc thực thi hợp đồng

- HTTT giao hàng: sẽ cung cấp thông tin chủ yếu cho hệ thống hàng tồn kho vàcông nợ phải thu

- HTTT quản lý chất lượng bao gồm:

• Chất lượng sản phẩm

• Chất lượng của các tiến trình sản xuất

- HTTT kế toán chi phí giá thành: thực hiện thu thập và báo cáo thông tin về cácnguồn lực được sử dụng cho sản xuất Hệ thống cung cấp các thông tin về:lương, thu nhập của công nhân, cán bộ quản lý; chi phí nhân công và sự phân

bổ thời gian của các nhân công cho các sản phẩm và dịch vụ khác nhau; phânchia chi phí lao động trực tiếp và lao động gián tiếp…; hiện trạng máy mócthiết bị, mức khấu hao…

b. Các HTTT sản xuất mức chiến thuật

- HTTT quản lý hàng dự trữ (hay quản lý hàng tồn kho): sử dụng thông tin củacác HTTT tác nghiệp như hệ thống mua hàng, giao hàng và hệ thống xử lý đơnđặt hàng của người mua Có hai cách để quản lý hàng dự trữ:

• Xác định mức tồn kho an toàn

• Xác định mức đặt hàng kinh tế

- HTTT lập kế hoạch sản xuất (hay điều độ sản xuất): là kế hoạch cấp phát nguồnlực có sẵn (công cụ, nhân lực và máy) cho các công việc cần thực hiện, để sửdụng nguồn lực một cách có hiệu quả nhất

- HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm

CSDL SXKD

HTTT QUẢN LÝ SẢN

XUẤT

c. Cấc HTTT kinh doanh mức chiến lược

- HTTT lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh: dựa vào nguồn thông tin

đa dạng từ bên trong và bên ngoài tổ chức

- HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ: cung cấp thông tin về các côngnghệ sản xuất mới, có chức năng giúp các nhà quản lý xác định các công nghệmới và đánh giá lợi thế chiến lược của các công nghệ đó, từ đó đưa ra quyếtđịnh lựa chọn công nghệ sản xuất cho tổ chức

- HTTT xác định qui trình thiết kế sản phẩm: xử lý các lượng thông tin từ nhiềuHTTT bên trong và bên ngoài tổ chức và giúp nhà quản lý đưa ra quyết địnhcuối cùng

- HTTT thiết kế, triển khai doanh nghiệp: cần những số liệu về công nghệ sảnxuất sẽ áp dụng số lượng nhân công dự kiến cùng kế hoạch phân công lao động,

bố trí sản xuất trong doanh nghiệp

- Phần mềm kiểm tra chất lượng

- Phần mềm sản xuất và thiết kế có sự trợ giúp của máy tính

c. Các phần mềm sản xuất khác

- Phần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư

- Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực sản xuất

- Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer – intergrated Manufacturing)

1.2 HTTT Tài chính – Kế toán

1.2.1 Khái niệm

HTTT tài chính kế toán là một HTTT phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động

thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức thông qua một sốphương pháp tính gắn liền với việc sử dụng 3 loại thước đo: tiền, hiện vậ và thời gian,trong đó thước đo bằng tiền là chủ yếu

HTTT tài chính kế toán bao gồm hai phân hệ: phân hệ tài chính và phân hệ kế toán.

Hai phân hệ này có mối liên hệ rất chặt chẽ với nhau

1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra

a. Phân hệ thông tin tài chính

Bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động tài chính trong mỗi tổ

chức, có các chức năng:

- Tích hợp tất cả các thông tin tài chính và thông tin tác nghiệp liên quan đến

hoạt động tài chính vào một HTTT duy nhất

- Cung cấp dữ liệu một cách kịp thời phục vụ nhu cầu phân tích tài chính, tạo khả

năng truy xuất dữ liệu cho nhiều đối tượng người sử dụng khác nhau

- Phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau: theo thời gian, theo sản phẩm,

khách hàng, vùng địa lý,…

- Phân tích các hoạt động tài chính trong quá khứ và dự báo trong tương lai; dự

báo các dòng tiền trong tương lai; theo dõi và kiểm soát các quĩ của tổ chức

- Kế hoạch chiến lược

- Chính sách kinh doanh

- Dữ liệu giao dịch tài chính của tổ

chức

- Dữ liệu từ bên ngoài về công tác

tài chính

- Dự báo tài chính

- Báo cáo tài chính

- Thống kê tài chính về ngân sách,nhu cầu vốn bằng tiền,…

Hình 1.2 Tổng quan về HTTT Tài chính

b. Phân hệ thông tin kế toán

- Kế toán chi tiết: phản ánh chi tiết từng loại tài khoản sát với thực tế phát sinh

các nghiệp vụ kinh tế Mỗi chứng từ đã được lập ra là đầu vào cho kế toán chi

tiết phân tích, định khoản trên các tài khoản, và để đối chiếu với các nghiệp vụ

thực tế tại mỗi thời điểm kiểm tra, nhằm đảm bảo cho việc phản ánh hoạt động

thực tế được trung thực chính xác

• Lập chứng từ kế toán: là những giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài

chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

CSDLTài chính Thông tin vào HTTT QUẢN LÝ TÀI Thông tin ra

CHÍNH

• Lập và theo dõi biến động trên các tài khoản kế toán: tài khoản kế toán làmột cấu trúc diễn tả mối quan hệ đối ứng về gía trị tiền giữa các đốitượng kế toán trong trạng thái vận động, thay đổi.

• Ghi sổ kép: là cách để ghi vết các biến động về giá trị tiền trên các tàikhoản liên quan với mỗi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, để làm cơ sởphản ánh sự biến đổi giá trị tiền giữa các loại tài sản Việc xác định mộthoặc nhiều tài khoản đối ứng với giá trị đối ứng được gọi là định khoản

- Kế toán tổng hợp: kế toán chi tiết cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp Kếtoán tổng hợp có hai công việc:

• Lập bảng cân đối kế toán: là khái niệm được hình thành từ nguyên tắccân bằng giữa các giá trị tiền phản ánh trong các tài khoản kế toán quaphương pháp ghi sổ kép

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: là bảng tổng hợp cân đối được sửdụng để phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả lời lỗ của doanh nghiệptrong một chu kỳ nhất định

1.2.3 Phân loại HTTT Tài chính – Kế toán

• Các kiểu nghiệp vụ: tăng TSCD, khấu hao và thanh lý TSCD

• Các chứng từ: báo cáo chi tiết TSCD, bảng tính khấu hao TSCD

• Các sổ sách kế toán: sổ chi tiết TSCD

- HTTT kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm: là chi phí cần thiết để tạo

ra sản phẩm bao gồm nhiều khoản khác nhau như chi phí NVL, nhân công,khấu hao TSCD

• Chức năng: tính toán chi phí tạo thành phẩm và ghi những chi phí nàytrong các ghi chép kế toán

• Nghiệp vụ: tập hợp chi phí NVL, nhân công, chi phí sản xuất chung tạosản phẩm và chuyển chi hí sản xuất thành giá trị thành phẩm (nhập khothành phẩm)

• Chứng từ: yêu cầu NVL, thẻ thời gian theo công việc, thẻ thời gian, lệnhsản xuất đã hoàn thành

• Báo cáo: các loại báo cáo chi phí sản xuất

• Sổ sách: sổ chi tiết chi phí sản phẩm

- HTTT kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm: là cung cáp cho bên ngoài các sảnphẩm mà tổ chức làm ra qua hình thức buôn bán hoặc trao đổi; là công việcphản ánh các công việc tiêu thụ sản phẩm để xác định chính xác doanh thuthuần bán hàng với lời lỗ

- HTTT kế toán quá trình kinh doanh: là phản ánh tình hình lưu chuyển hàng hóa

về mặt giá trị và hiện vật và xác định kết quả kinh doanh

- HTTT kế toán đầu tư – xây dựng cơ bản: là quá trình chuyển một phần nguồnvốn của tổ chức thành TSCD bằng các dự án đầu tư, để tạo ra năng lực sản xuấtmới cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc phục vụ cho đời sống củangười nhân viên trong tổ chức

- HTTT kế toán các loại nguồn vốn: khi muốn tiến hành sản xuất kinh doanh phải

có tài sản Tài sản được tạo ra từ nguồn vốn của tổ chức, hay nói cách khác,tổng giá trị tài sản và tổng giá trị nguồn vốn tạo ra tài sản chỉ là sự thể hiện trênhai mặt khác nhau của một lượng tài sản duy nhất của tổ chức

b. Các HTTT tài chính mức chiến thuật

Cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo định kỳ, đột xuất hỗ trợ quá trình raquyết định chiến thuật trong lĩnh vực tài chính kế toán

- HTTT quản lý ngân sách: cho phép các nhà quản lý theo dõi số thực thu, thựcchi và so sánh chúng với các mức thu, chi theo kế hoạch Xây dựng báo cáosau:

• Phân bổ nhân sự hiện tại theo khoản mục

• Độ biến động của nhân sự theo khoản mục

• Phân bổ nhân sự hiện nay so với phân bổ năm trước

• Thu nhập và chi phí hiện tại so với thu nhập và chi phí năm trước

• Thu nhập và chi phí hiện tại so với trung bình của đơn vị hay bộ phậnkhác trong tổ chức

- HTTT quản lý vốn bằng tiền: quản lý tài chính phải đảm bảo cho tổ chức có đủvốn bằng tiền để trang trải các khoản chi tiêu, sử dụng vốn nhàn rỗi vào đầu tưhoặc vay vốn để thỏa mãn nhu cầu tiền vốn trong những kỳ không đủ dòng tiền

Có hai mục đích:

• Cần cho các hoạt động hàng ngày – vốn lưu động

• Cần để mua sắm TSCD

- Các HTTT dự toán vốn: đánh giá bằng 3 công cụ chủ yếu:

• Giá trị hiện tại thuần

• Tỉ lệ thu nhập trong kì của đầu tư

• Thời hạn khấu hao

- Các HTTT quản trị đầu tư: theo dõi các khoản đầu tư của tổ chức cho cổ phiếu,trái phiếu và các chứng khoán khác là một phần quan trọng của quản lý tiềnvốn

c. Các HTTT tài chính mức chiến lược

Liên quan đến việc đặt ra mục tiêu và phương hướng hoạt động cho tổ chức, gồmnhiều loại dòng thông tin khác nhau:

• Thông tin nội bộ phân tích điều kiện, tình hình tài chính của tổ chức

• Thông tin kinh tế xã hội bên ngoài tổ chức, mô tả môi trường hiện tại vàtương lai của tổ chức

• Các dự báo về tương lai của tổ chức trong môi trường xác định

- HTTT phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp: là phân tích báo cáo tàichính

- HTTT dự báo dài hạn: dự báo về nhiều yếu tố có ảnh hưởng đến tổ chức

1.2.4 Các phần mềm tài chính – kế toán

a. Các phần mềm đa năng

- Phần mềm bảng tính

- Phần mềm thống kê và dự báo

- Phần mềm ngôn ngữ truy vấn và sinh báo cáo

- Các phần mềm kiểm toán và an toàn tự động hóa

Các HTTT Marketing có tác dụng hỗ trợ chức năng Marketing Chúng thu thập dữ

liệu mô tả các hoạt động marketing, xử lý các dữ liệu này và tạo ra thông tin marketingsẵn sàng cho các nhà quản lý, trợ giúp họ trong quá trình ra quyết định

Các hệ thống này hỗ trợ các nhà quản lý tổ chức nói chung và các nhà quản lýMarketing nói riêng trong các hoạt động sau:

- Xác định khách hàng tiềm năng, xác định nhu cầu và sở thích của khách hàng

- Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới

- Định giá cho các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ

- Xúc tiến bán hàng

- Phân phối sản phẩm hàng hóa và dịch vụ đến khách hàng…

1.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra

- Kế hoạch chiến lược

- Chính sách kinh doanh

- Dữ liệu giao dịch marketing

- Dữ liệu từ bên ngoài

- Nghiên cứu marketing

- Báo cáo bán hàng

- Chính sách phân phối

- Chính sách phát triển sản phẩm,giá cả…

Hình 1.3 Tổng quan về HTTT Marketing1.3.3 Phân loại HTTT Marketing

a. Các HTTT Marketing mức tác nghiệp

Gồm các hệ thống hỗ trợ bán hàng hóa và dịch vụ của tổ chức như: HTTT khách hàngtiềm năng, HTTT liên hệ với khách hàng, HT bán hàng từ xa, theo dõi bán hàng,HTTT thư trực tiếp, HT quảng cáo sản phẩm …

- HTTT khách hàng tương lai

- HTTT liên hệ khách hàng

- HTTT hỏi đáp/ khiếu nại

- HTTT bán hàng qua điện thoại

- HTTT quảng cáo gửi thư trực tiếp

- Các HT kế toán tài chính tác nghiệp hỗ trợ:

• HT xử lý đơn đặt hàng: cung cấp cho nhà quản lý Marketing dữ liệu andầu phục vụ việc lập báo cáo về tình hình đặt hàng của khách theo thời

kì, theo người bán, theo sản phẩm và theo địa điểm

• HTTT hàng tồn kho: cung cấp thông tin về mức tồn kho, về tình hìnhxuất – nhập – tồn về hàng hư hỏng cũng như thông tin về phân phối hàngtồn kho trong nội bộ tổ chức Nhân viên bán hàng có thể kiểm tra lạilượng hàng còn tồn trong kho trước khi bán hàng cho khách

• HTTT tín dụng: cung cấp cho nhân viên bán hàng hoặc nhân viên quản

lý tín dụng thông tin về tín dụng tối đa cho phép đối với một khách hàng.Thông thường, thông tin của hệ thống này được tích hợp với phân hệ xử

lý đơn hàng của hệ thống kế toán tài chính

CSDL Marketing

MARKETING

Các HTTT Marketing mức chiến thuật: hỗ trợ các nhà quản lý Marketing trongviệc quản lý và kiểm tra lực lượng bán hàng, các chiến dịch bán hàng, quảng cáo vàkhuyến mại, giá cả, phân phối và cung cấp hàng hóa dịch vụ.

- HTTT quản lý bán hàng: mục tiêu chính của các nhà quản lý bán hàng là đạtđược các mục tiêu do mức quản lý cao nhất đặt ra Để đạt tới mục tiêu này, cácnhà quản lý kinh doanh phải ra rất nhiều quyết định sách lược như:

• Nên sắp xếp các điểm kinh doanh như thế nào?

• Bộ phận bán hàng cần được phân bố như thế nào trên các địa điểm này

• Có điểm gì cần nhấn mạnh về các sản phẩm được chào bán cũng như vềcác khách hàng cần phục vụ?

• Nhà quản lý kinh doanh cần quyết định xem nên thưởng cho nhân viênbán hàng như thế nào để khích lệ họ nâng cao hiệu quả bán hàng?

• Đoạn thị trường nào cần nhấn mạnh để có thể dạt được mục tiêu kinhdoanh tốt nhất?

• Những sản phẩm và dịch vụ nào phù hợp nhất cho mỗi đoạn?

- HTTT xây dựng kế hoạch khuyến mãi và quảng cáo: các nhà quản lý cần quyếtđịnh xem nên sử dụng phương tiện quang cáo và hình thức khuyến mãi như thếnào để có thể giành được thị trường đã chọn, cần triển khai các hoạt động đónhư thế nào để đạt được kết quả kinh doanh Hỗ trợ cho các nhà quản lý trongcác công việc trên có các HTTT quảng cáo và khuyến mãi

- HTTT xác định giá thành sản phẩm: trợ giúp các nhà quản lý trong việc địnhgiá cho sản phẩm vì giá của một sản phẩm hay dịch vụ ảnh hưởng đến doanh số

và lãi của tổ chức Để có thể ra quyết định về giá cả, nhà quản lý Marketing cầnước đoán được nhu cầu đối với sản phẩm đó hay sản phẩm tương tự, lợi nhuậnbiên cần đạt được, chi phí sản xuất và dịch vụ và giá cả của những sản phẩmcạnh tranh

- HTTT thiết lập hệ thống kênh phân phối

b. Các HTTT Marketing mức chiến lược

Các HTTT Marketing mức chiến lược hỗ trợ quá trình quản lý ở mức cao nhấtbao gồm:

- Phân đoạn thị trường thành những nhóm các khách hàng tiềm năng dựa trên cácđặc điểm hay nhu cầu, ý muốn của họ; lựa chọn thị trường mục tiêu

- Lên kế hoạch phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới để có thể thỏa mãn đượcnhu cầu của khách hàng

- Dự báo bán hàng đối với các thị trường và các sản phẩm:

• HTTT dự báo bán hàng

• HTTT lập kế hoạch và phát triển sản phẩm

c. Các HTTT Marketing mức chiến thuật và chiến lược

- HTTT nghiên cứu thị trường

- HTTT theo dõi các đối thủ cạnh tranh

1.3.4 Các phần mềm Marketing

Các nhà quản lý Marketing có thể sử dụng các phần mềm máy tính chung để hỗ trợtrong quá trình ra quyết định.

Có 5 loại phần mềm chuyên dụng được phát triển riêng cho chức năngMarketing:

- Phần mềm trợ giúp nhân viên bán hàng

- Phần mềm trợ giúp người quản lý bán hàng

- Phần mềm trợ giúp bán hàng từ xa

- Phần mềm hỗ trợ khách hàng

- Phần mềm chuyên dụng tích hợp các loại phần mềm trên

1.4 HTTT Quản trị nhân lực

1.4.1 Khái niệm

HTTT quản trị nhân lực cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về

quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫnnhân viên Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sửdụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức

Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của HTTT quản trị nhân lực là:

- Tuyển chọn người lao động

- Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức

- Lựa chọn, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động

- Đào tạo và phát triển người lao động

- Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động

- Phân tích và thiết kế công việc

- Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu

- Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực

HTTT quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ

và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tậpthể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ,hiện tại và dự kiến trong tương lai Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tinkhác của tổ chức như HTTT kế toán tài chính, HTTT sản xuất và HTTT Marketing

1.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra

- Kế hoạch chiến lược

- Chính sách kinh doanh

- Dữ liệu về NNL của tổ chức

- Các dữ liệu từ bên ngoài có liên

quan đến công tác quản trị NNL

- Báo cáo lương, thưởng, các khoảnphúc lợi, bảo hiểm…

- Kế hoạch nhu cầu nhân lực

- Hồ sơ, lý lịch nhân sự

- Báo cáo kỹ năng làm việc

- Báo cáo thi đua khen thưởng

Hình 1.4 Tổng quan về HTTT quản trị nhân lực1.4.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực

a. Các HTTT quản trị nhân lực mức tác nghiệp

Các HTTT quản trị nhân lực mức tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin, dữliệu nhân sự, hỗ trợ quản trị viên nhân lực ban hành các quyết định nhân sự có tính thủtục, lặp lại Các HT này còn tổ chức các chính sách, qui định của chính phủ về ngườilao động

- HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương: trong HTTT tài chính kếtoán, phân hệ quản lý lương thực hiện thu thập vào báo cáo dữ liệu về nguồnnhân lực trong tổ chức Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin vềngười lao động, những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực raquyết định

- HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc: là quá trình so sánh tình hìnhthực hiện công việc với yêu cầu đề ra

- HTTT quản lý người lao động: bộ phận quản lý hân sự phải duy trì thông tin vềtất cả các nhân sự của tổ chức để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau

- HTTT quản lý vị trí làm việc: là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức,phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó

- HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc: sau khi đã xác định vị trí cáccông việc và yêu cầu đối với người lao động ở những vị trí công việc đó, tổchức, doanh nghiệp sẽ tiến hành tuyển chọn nhân viên, tiếp theo là sàng lọc,đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí làm việc còntrống

- HTTT báo cáo lên cấp trên: dữ liệu của các phân hệ thống thông tin quản lýlương, quản lý người lao động và đánh giá tình hình thực hiện công việc có thểđược sử dụng để lập các báo cáo theo yêu cầu của luật qui định và qui định cuacác cơ quan quản lý cấp trên

b. Các HTTT quản trị nhân lực mức chiến thuật

CSDL Quản trị nhân lực Thông tin vào HTTT QUẢN TRỊ Thông tin ra

NHÂN LỰC

Các HTTT quản trị nhân lực mức chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý ban hành cácquyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức.

- HTTT phân tích và thiết kế công việc: bao gồm quá trình mô tả các công việccần thiết của một tổ chức, doanh nghiệp và những năng lực, phẩm chất cần cócủa người lao động để thực hiện các công việc đó

• Đầu vào cho HTTT phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thuđược qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người laođộng và các bản hướng dẫn

• Đầu ra của HTTT phân tích và thiết kế công việc là các mô tả và đặc tảcông việc

- HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực: đảm bảo cung cấp cho tổ chức nhữngnhân lực có đào tạo, có khả năng đảm đương các vị trí công việc còn trống, xácđịnh được từ phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc và mô tả bởi phân hệthông tin phân tích và thiết kế công việc

- HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp: hỗ trợ nhiều quyết địnhquản trị nhân lực chiến thuật khác nhau Các kế hoạch lương thưởng và trợ cấp

có vai trò rất quan trọng trong việc tăng năng suất lao động của tổ chức

- HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: các chương trình này cần thỏa mãnyêu cầu của các công việc được xác định bởi các phân hệ thông tin quản lý vị trílàm việc và hệ thông phân tích và thiết kế công việc

c. HTTT quản trị nhân lực mức chiến lược

HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là HTTT ở mức chiến lược Kế hoạch hóa nguồnnhân lực là quá trình mà thông qua nó, các tổ chức đảm bảo được đầy đủ về số lượng

và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào đúng lúc cần để tổchức đạt được các mục tiêu đề ra

1.4.4 Các phần mềm quản trị nhân lực

a. Các phần mềm chung

Là những phần mềm vẫn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực chức năngkhác nhau như: phần mềm quản trị CSDL, phần mềm bảng tính và phần mềm thốngkê

- Phần mềm quản trị CSDL: là phần mềm chủ đạo và hữu ích trong bất cứ phầnmềm quản trị nhân lực nào Với sự trợ giúp của hệ quản trị CSDL, có thể tiếnhành lập các tệp dữ liệu mô tả công việc, mô tả vị trí làm việc, năng lực nhânviên, tệp những người xin việc

- Các cơ sở dữ liệu trực tuyến: có thể cung cấp cho các nhà kế hoạch hóa nguồnnhân lực các thông tin về xu hướng kinh tế, các thống kê về lao động, mứclương của các đối thủ cạnh tranh, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp củanhân công lao động, các qui định của chính phủ,…

- Phần mềm bảng tính: dùng để lập ngân sách nói chung và ngân sách dự ánnguồn nhân lực nói riêng, hoặc để đánh giá dữ liệu về các vấn đề nguồn nhânlực khác nhau.

- Phần mềm thống kê

b. Các phần mềm chuyên dụng

- Phần mềm thông tin nhân lực thông minh: tất cả các tệp quản trị nhân lực thiết

kế theo một cách tích hợp, được quản trị một cách hợp nhất bởi phần mềm quảntrị CSDL, sao cho các chương trình ứng dụng có thể cung cấp báo cáo từ mộthay từ tất cả các tệp đó

- Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn: cho phép nhà quản trị nhânlực tự động hóa một hay một vài hoạt động nhân lực một cách nhanh chóng và

dễ dàng

2 PHẦN 2: XU HƯỚNG ỨNG DỤNG CÁC HTTT QUẢN LÝ TÍCH HỢP TRONG CÁC TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

Khái niệm HTTT tích hợp trrong tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam

HTTT tích hợp là hệ thống có thể lien kết các hoạt động, các quyết định, dữ liệucủa nhiều bộ phận chức năng, cấp bậc tổ chức và đơn vị

Hệ thống sử dụng mạng nội bộ và công nghệ web, phần mềm ứng dụng để trao đổithong tin bên trong công ty với đối tác bên ngoài, có tính đa cấp, xuyên chức năng vàhướng quy trình

HTTT tích hợp trong tổ chức, doanh nghiệp là những hệ thống lien kết xuyênsuốt nhiều bộ phận, chức năng, cấp bậc tổ chức và đơn vị kinh doanh

Hình 2.1 HTTT độc lập và HTTT tích hợp

Các HTTT quản lý tích hợp được ứng dụng phổ biến tại các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam

Hiện nay có khá nhiều các HTTT quản lý tích hợp được xây dựng để hỗ trợ hoạt

động của các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam Trong đó, có 4 hệ thống được ứng dụng phổ biến:

- HT chuyển đổi dữ liệu điện tử EDI ( Electronic Data Interchange)

- HT quản lý chuỗi cung ứng SCM ( (Supply Chain Management)

- HT lực quản lý quan hệ khách hàng CRM( Customer Relationship

Management)

- HT hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource

Planning)