Hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:
- ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
- ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.
- ERP là một hệ thống hoạt động theo nguyên tắc (Formal System), có nghĩa là hệ thống phải hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.
- ERP là một hệ thống mà trong đó trách nhiệm của các thành viên được xác định rõ trước (Defined Responsibilities).
- ERP là một hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban làm việc một cách độc lập.
2.4.2 Lợi ích ứng dụng ERP
- Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
- Công tác kế toán chính xác hơn
- Cải tiến quản lý hàng tồn kho
- Tăng hiệu quả sản xuất
- Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
- Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
- Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng Tuy nhiên cũng có những thách thức khi ứng dụng ERP:
- Đòi hỏi khoản đầu tư lớn
- Thay đổi phương thức hoạt động của doanh nghiệp
- Đòi hỏi những phần mềm phức tạp và đầu tư lớn về thời gian, công sức và tiền bạc
- Khi hệ thống trở nên lạc hậu, việc thay thế sẽ khó khắn và tốn kém
- Khuyến khích hình thức quản lý tập trung
2.4.3 Hoạt động của ERP
Khi được ứng dụng, ERP tạo ra các module
- Quản lý tài chính kế toán
- Quản lý mua hàng và cung cấp vật tư
- Quản lý bán hàng và phân phối
- Quản trị quan hệ khách hàng
- Quản lý kho vật tư và hàng hóa
- Quản lý sản xuất
- Quản lý nhân sự tiền lương
- ….
2.4.4 Xu hướng ứng dụng ERP tại Việt Nam
Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp. Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanh nghiệp; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp. Dưới đây là 2 doanh nghiệp được coi là ứng dụng thành công ERP
Petrolimex là Tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP - giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp để hiện thực hóa chiến lược phát triển trong giai đoạn mới; phù hợp với mô hình Công ty đại chúng và tiến trình tái cấu trúc sau cổ phần hóa.
Hệ thống ERP đã chính thức vận hành tại Petrolimex trên quy mô toàn quốc từ ngày 01 tháng 01 năm 2013.
Đây là một sự kiện quan trọng đánh dấu bước phát triển của doanh nghiệp Việt Nam trong việc cung cấp và ứng dụng thành công ERP trên quy mô lớn, phạm vi rộng và nghiệp vụ phức tạp.
Giải pháp ERP SAP gồm các phân hệ: quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho bể, kế toán tài chính, kế toán quản trị,… đã được triển khai trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm và tích hợp với hệ thống quản lý tại hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc.
Những kết quả bước đầu khi áp dụng ERP tại Petrolimex, như sau:
Một là, đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác, phân tích thông tin từ hệ thống dữ liệu
tập trung tại Công ty mẹ; bảo đảm các yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời để ra quyết định. Điều đó đã khắc phục được tình trạng Công ty mẹ mất nhiều thời gian và công sức để tổng hợp báo cáo từ các đơn vị thành viên, dẫn đến thông tin tổng hợp bị chậm nhịp và lạc hậu với thực tế.
Hai là, kiểm soát theo sát thời gian thực các dữ liệu hàng hóa, kế toán, tài chính; từ đó,
rút ngắn được thời gian lập báo cáo quyết toán tài chính, đáp ứng các chuẩn mực, chế độ kế toán và thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp đối với một công ty đại chúng.
Ba là, chủ động kiểm soát phát hiện các lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời, bảo đảm tính
tuân thủ quy trình của các cá nhân tham gia hệ thống; khi cần có thể truy cập tới từng chứng từ gốc để xem xét thông tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm.
Bốn là, bảo đảm tính tin cậy cao đối với các số liệu như doanh thu, tồn kho, giá vốn,…
để điều hành doanh nghiệp, báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện các mục tiêu lớn và các cân đối vĩ mô.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, khi áp dụng ERP - lãnh đạo Petrolimex có thể khai thác thông tin mọi lúc mọi nơi để điều hành và kiểm soát họat động của doanh nghiệp. .
Công Ty CP Xăng Dầu và Dịch Vụ Hàng Hải S.T.S. : dự án triển khai Hệ thống ERP XMan ngành kinh doanh xăng dầu. Tiền thân là Công Ty Cổ Phần Dịch vụ Hàng Hải STS thành lập từ năm 2004 với lĩnh vực hoạt động chính là dịch vụ hàng hải và giao nhận hàng hoá. STS đã liên tục phát triển và mở rộng lĩnh vực hoạt động sang ngành phân phối xăng dầu. Hiện nay Công ty STS là một trong số ít những doanh nghiệp phân phối xăng dầu đầu mối trên cả nước được Bộ Công Thuơng chính thức công bố. Mục tiêu của Dự án ERP XMan tại STS là nhằm quản lý tổng thể toàn bộ hoạt động
của Công ty. Trong đó trọng tâm là quy trình kinh doanh đặc thù của Ngành xăng dầu từ khâu nhập khẩu đến quản lý các tổng kho, khâu bán hàng với các phương thức giao hàng khác nhau theo đặc thù của ngành kinh doanh xăng dầu. Ngoài ra, mục tiêu của Dự án lần này cũng bao gồm việc quản lý hệ thống bán lẻ gồm nhiều trạm xăng dầu của Công ty con STS Tây Nam Bộ tại Cần Thơ và kết nối với Hệ thống của Công ty mẹ. Dự án ERP XMan dự kiến sẽ được đưa vào vận hành chính thức tại Công ty STS và Công ty con STS Tây Nam Bộ sau ba tháng kể từ ngày khởi công.