Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼHình 1.1: Bảng ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp...Error: Reference source not found Hình 1.2 Báo cáo số lượng phụ tùng bán và tồn trong tháng 9 nă

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 3

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 3

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp tư nhân Đình Cẩm 3

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 3

1.1.2 Mô hình và cơ cấu tổ chức: 7

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 8

1.1.4 Chính sách đãi ngộ đối với nhân viên 11

1.1.5 Chiến lược kinh doanh 12

1.1.6 Tình hình bán hàng 12

1.2 Tổng quan bài toán quản lý bán hàng 13

1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài 13

1.2.2 Các chức năng của phần mềm quản lý bán hàng tại doanh nghiệp 14

CHƯƠNG 2 15

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 15

2.1 Tổng quan về công nghệ phần mềm 15

2.1.1 Khái niệm phần mềm 15

2.1.2 Phân loại phần mềm 15

2.1.3 Vòng đời phát triển của phần mềm 16

2.1.4 Khái niệm kỹ nghệ phần mềm 17

2.2.1 Mô hình chức năng kinh doanh BFD (Business function diagram ) 18

2.2.2 Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram) 18

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data flow diagram) 18

2.2.4 Sơ đồ luồng thông tin IFD 19

2.3 Khái niệm và các mức chuẩn hóa dữ liệu 21

2.3.1 Chuẩn hóa dữ liệu mức 1 21

2.3.3 Chuẩn hóa dữ liệu mức 3 21

2.3.4 Chuẩn hóa dạng Boyce – Codd 21

2.4 Khái niệm và các phương pháp thiết kế phần mềm 21

2.4.1 Ký pháp thiết kế bằng lưu đồ 22

2.4.2 Các phương pháp thiết kế phần mềm 23

2.5 Tiến trình thiết kế phần mềm 28

2.5.1 Thiết kế kiến trúc phần mềm 28

2.5.2 Thiết kế dữ liệu 29

2.5.3 Thiết kế giải thuật 31

2.5.4 Thiết kế giao diện 31

2.6 Giải pháp công nghệ thông tin thực hiện đề tài 32

2.6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 32

2.6.2 Visual Basic 6.0 33

CHƯƠNG 3: 35

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN ĐÌNH CẨM 35

3.1 Phân tích nghiệp vụ tại Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm 35

3.1.1 Hoạt động nhập hàng 35

3.2 Phân tích hệ thống 36

3.2.1 Mô hình chức năng kinh doanh 36

3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD 37

3.2.2.1 Sơ đồ luồng thông tin quản lý nhập hàng 37

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 40

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BFD: Business function diagram

DFD: Data flow diagram

IFD: Information flow diagram

1NF: First normal form

2NF: Second normal form

3NF: Third normal form

BCNF: Boyce – codd normal form

MS Access : Microsoft Access

VB: Visual Basic

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 1.1: Bảng ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp Error: Reference source not found

Hình 1.2 Báo cáo số lượng phụ tùng bán và tồn trong tháng 9 năm 2010 Error: Reference source not found

Hình 1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại doanh nghiệp 7Hình 1.4 Bảng quy mô nguồn nhân lực tại doanh nghiệp Error: Reference source not found

Hình 2.1 Mô hình thác nước Error: Reference source not foundHình 2.2 Bảng liệt kế các phiên bản Microsoft AccessError: Reference source not foundHình 3.1 Mô hình chức năng kinh doanh Error: Reference source not foundHình 3.2 Sơ đồ luồng thông tin quản lý nhập hàng Error: Reference source not foundHình 3.3 Sơ đồ luồng thông tin quản lý xuất hàng Error: Reference source not foundHình 3.4 Sơ đồ luồng thông tin quản lý sửa chữa Error: Reference source not foundHình 3.5 Sơ đồ ngữ cảnh Error: Reference source not foundHình 3.6 Sơ đồ mức 0 Error: Reference source not foundHình 3.7 Sơ đồ mức 1 của chức năng quản lý nhập hàng Error: Reference source not found

Hình 3.8 Sơ đồ mức 1 của chức năng quản lý bán hàng Error: Reference source not found

Hình 3.9 Sơ đồ mức 1 của chức năng quản lý sửa chữa Error: Reference source not found

Hình 3.10 Sơ đồ mức 1 của chức năng lập báo cáo Error: Reference source not foundHình 3.11 Sơ đồ kiến trúc phần mềm Error: Reference source not foundHình 3.12 Mô hình quan hệ thực thể Error: Reference source not foundHình 3.13 Giải thuật sửa dữ liệu Error: Reference source not foundHình 3.14 Giải thuật cập nhật dữ liệu Error: Reference source not found

Hình 3.15 Giải thuật xóa dữ liệu Error: Reference source not found

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu như hiện nay, chúng ta đang đứng trước sự đổi mới không ngừng trên nhiều lĩnh vực Đứng trước những thách thức đó chúng ta phải nắm bắt được những quy luật phát triển chung của xã hội và kịp thời đổi mới mình cho phù hợp như vậy mới có thể tồn tại và phát triển được

Cùng với sự phát triển của khoa học- kĩ thuật, đời sống xã hội thì tin học cũng đang ngày càng phát triển và góp phần to lớn làm thay đổi bộ mặt của thế giới Thật khó

để nói hết vai trò của tin học trong đời sống hiện nay Từ các lĩnh vực kinh tế, y tế, giáo dục cho tới quốc phòng an ninh, từ các tập đoàn kinh tế lớn cho tới các doanh nghiệp nhỏ và tới tận từng gia đình luôn có sự góp mặt của tin học Những ứng dụng của tin học giúp cho công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn: Dễ dàng xử lý thông tin, đưa

ra các thông số báo cáo…, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay, tin học đang dần trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, một ngành khoa học kĩ thuật không thể thiếu áp dụng vào các hoạt động kinh tế xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin…Việc áp dụng tin học trong quản lý tại các tổ chức kinh tế, trường học, bệnh viện…đang trở nên cấp thiết và trở thành lợi thế cạnh tranh của mỗi tổ chức đó Nhận thức được tầm quan trọng đó cùng với nhu cầu thực tế đang diễn ra tại Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm- một Head

ủy quyền của Honda Việt Nam, em đã thực hiện đề tài này: “Xây dựng phần mềm

quản lý bán hàng tại Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm”.

Chuyên đề gồm 3 phần chính:

- Chương 1: Khái quát về Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm.

Chương này cho ta cái nhìn tổng quan về Doanh nghiệp: Cơ cấu tổ chức, quy mô nguồn nhân lực, tình hình bán hàng, thực trạng sử dụng tin học… và bài toán cần giải quyết tại doanh nghiệp

- Chương 2: Cơ sở phương pháp luận xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại

Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm

Chương này trình bày ngắn gọn các phương pháp luận, các công cụ liên quan tới

đề tài: Khái niệm phần mềm, các phương pháp thiết kế phần mềm…

- Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại

Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm

Chương này trình bày cách sử dụng các công cụ đã nêu ở chương 2 để thực hiện

đề tài: phân tích thiết kế, lập trình…

Do kiến thức còn hạn hẹp, trong quá trình thực hiện đề tài không tránh khỏi những

sai sót, em xin nhận được những lời nhận xét, góp ý của thầy cô để hoàn thiện tốt chuyên đề của mình hơn

Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên hướng dẫn Ks.Bùi Thế Ngũ cùng các nhân viên trong Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này

Hà Nội, ngày 18 tháng 02 năm 2011

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN ĐÌNH CẨM

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp tư nhân Đình Cẩm

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tên doanh nghiệp: Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm

Địa chỉ: số 555 - Thị trấn Văn Giang - Huyện Văn Giang - Tỉnh Hưng Yên

01 Bán, bảo dưỡng, sửa chữa thay thế phụ tùng xe gắn máy 45

Hình 1.1: Bảng ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

Vốn chủ sở hữu: 2 000 000 000 (VND)

Chủ doanh nghiệp: Đặng Văn Tân

Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm là một trong số những Head của Honda được đặt tại thị trấn Văn Giang Doanh nghiệp thực hiện chức năng bán các mặt hàng xe gắn máy của Honda và sửa chữa thay thế phụ tùng xe máy cho khách hàng có nhu cầu.Doanh nghiệp mới được thành lập cách đây một năm và đang trong quá trình phát triển cũng như hoàn thiện dần cơ cấu tổ chức

Qua một năm hoạt động doanh nghiệp đã đạt được 1 số kết quả sau:

Theo báo cáo kết quả kinh doanh năm 2010

- Tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng: 749 935 294 (VND)

- Các khoản phải thu: 1 544 277 819(VND)

- Tổng số lượng xe bán được: 4814 chiếc

Ngoài ra, doanh nghiệp còn luôn đứng đầu trong số các Head của Honda trong địa bàn tỉnh về tinh thần phục vụ khách hàng cũng như ý thức chấp hành nội quy

Doanh nghiệp cũng luôn đi đầu trong việc thực hiện các hoạt động phúc lợi của địa phương như: Quyên góp tiền xây dựng nhà tình nghĩa, tài trợ cho lễ hội truyền thống…

Hiện tại, Doanh nghiệp có liên kết với công ty tài chính PPF, cho phép PPF giới thiệu với khách hàng về hình thức thanh toán trả góp Đã có nhiều khách hàng lựa chọn hình thức thanh toán này và mua được những chiếc xe như ý muốn Đây cũng là một điểm thu hút khách hàng của doanh nghiệp

Dưới đây là trích báo cáo số lượng bán và lượng tồn phụ tùng của Doanh nghiệp trong năm qua:

Stt Mã số phụ tùng Tên tiếng Việt SL bán

trong tháng

Tồn cuối tháng

18 08CLAM9905BOX THÙNG (24 CHAI) NƯỚC LÀM MÁT ( 46 36

Hình 1.2 Báo cáo số lượng phụ tùng bán và tồn trong tháng 9 năm 2010

37 08HFGS01CZA THÙNG 8 MBH NỬA ĐẦU

5

39 08HFGS01CZE THÙNG 8 MBH NỬA ĐẦU

58 09ENOBSJ100C THÙNG 24,DẦU ĐA CẤP (SJ

MA10W3

1

59 09ENOSJ1070C THÙNG 24,DẦU XE GA (SJ MB 10W3 278 141

60 09ENOSJ1100C THÙNG 24,DẦU XE GA (SJ MB 10W3 21 49

61 09ENOSJ4080C THÙNG 24,DẦU ĐƠN CẤP (SJ40) 414 352

62 09ENOSJ4100C THÙNG 24,DẦU ĐƠN CẤP (SJ40) 1 7 71

1.1.2 Mô hình và cơ cấu tổ chức:

1.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

Hình 1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại doanh nghiệp

Trên đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp gồm:

- Một phòng giám đốc

- Một cửa hàng trưởng

- Bộ phận bán hàng với các chức năng: lễ tân, kế toán, thu ngân

- Bộ phân dịch vụ: thực hiện chức năng sửa chữa, thay thế phụ tùng xe và các thủ tục bảo hành cho khách hàng

- Bộ phận kho: gồm có kho phụ tùng và kho xe máy

Cửa hàng trưởngGiám đốc

Bán

hàng

Dịch vụ

sự

Lái xe

an toàn

Bảo hành

Phụ tùng

Xe máy

- Bộ phận nhân sự: chịu trách nhiệm lưu trữ, xử lý hồ sơ nhân viên và thực hiện việc chấm công cho nhân viên.

- Bộ phận lái xe an toàn: Tại doanh nghiệp có dịch vụ hướng dẫn khách hàng lái

xe an toàn Tại đó, khi khách hàng có nhu cầu có thể ngồi lên mô hình xe và được nhân viên lái xe an toàn hướng dẫn cách điều khiển phương tiện tốt nhất

1.1.2.2 Quy mô nguồn nhân lực

 Chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động của doanh nghiệp trước pháp luật

 Phê duyệt và đưa ra các quyết định cuối cùng về các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động

 Kiểm tra giám sát tình hoạt động của các nhân viên

 Đề ra các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp

Cửa hàng trưởng có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch kinh doanh và quản lý tất cả các

hoạt động bán hàng của head Để quản lý tốt head cửa hàng trưởng phải tham dự lớp Honda Marketting & Manament Seminar, lớp học về quản lý và tiếp thị của Honda do Honda Việt Nam tổ chức

i Lập kế hoạch kinh doanh:

 Đề ra chính sách, đặt ra mục tiêu và xúc tiến Đề ra các biện pháp có thể lựa chọn để đạt được các mục tiêu đã đề ra, phân tích các dữ liệu

để biết về tình hình hiện tại của doanh nghiệp

 Nghĩ ra các chiến lược, sách lược bán hàng: Lập ra và thực hiện các chiến lược, sách lược, phân công các nhiệm vụ khác nhau tới từng cá nhân

 Thực hiện kế hoạch: Nắm rõ các tiến trình thực hiện kinh doanh và giải quyết mâu thuẫn

ii Kế hoạch ngân sách:

 Giám sát hoạt động bán hàng: Nắm rõ tiến trình công việc của từng

cá nhân, giải quyết các mâu thuẫn và đưa ra chỉ dẫn Giám sát những hoạt động bất thường

 Giám sát kinh doanh bán hàng: Giám sát hoạt động hằng ngày Nắm

rõ tiến trình công việc và thực hiện các biện pháp đối phó Phòng tránh hành vi gian lận

iii Hướng dẫn đào tạo:

 Khả năng ban lãnh đạo: có thể chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện Thực hiện tiến độ công việc

 Hướng dẫn và đào tạo: Đào tạo thông qua công việc thực tế

 Đánh giá: Đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân

c Kế toán

 Viết hóa đơn thuế GTGT các nghiệp vụ bán hàng phát sinh

 Viết phiếu thu chi và phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp

 Nộp báo cáo bán hàng đầy đủ, kịp thời về phòng kế toán công ty

 Theo dõi công nợ khách hàng để đôn đốc thu nợ kịp thời

 Vào 01 hoặc 02 tháng sau về công ty thực hiện đối chiếu và quyết toán bán hàng trong tháng

d Thu ngân

 Thu tiền bán hàng đúng đủ theo phiếu thu

 Nộp tiền bán hàng về quỹ tổng của công ty kịp thời theo quy định

 Tuân thủ công tác quản lý tiền mặt tại quỹ cửa hàng theo quy định của công ty

 Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh về thu chi tại cửa hàng vào quỹ tiền mặt do công ty phát hành

 Cuối tháng lập bảng tổng hợp thu chi theo mẫu gửi về phòng kế toán

 Ngày 01 hoặc 02 tháng sau thực hiện đối chiếu quỹ của cửa hàng với quỹ của tổng công ty

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình nhân viên bán hàng được yêu cầu tham dự khóa

đào tạo các hoạt động bán hàng do Honda Việt Nam tổ chức

 Tìm hiểu yêu cầu, nhu cầu về chiếc xe khách hàng sẽ mua trong tương lai (chủ động tiếp cận)

 Thu thập thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, điện thoại, email)

 Cung cấp các thông tin ngắn gọn, dễ hiểu về sản phẩm: giá cả, đặc điểm, lợi thế, lợi ích của chúng

 Đề xuất về việc chạy thử xe

 Giải thích về thời gian giao hàng

 Hẹn gặp lần tiếp theo: Hướng dẫn cách giữ liên hệ với khách hàng (gửi thư trực tiếp, gọi điện thoại, email)

g Thợ sửa chữa

 Lắp ráp các bộ phận xe cho khách hàng mua xe mới.

 Thay thế phụ tùng, sửa chữa xe cho khách hàng đến sửa chữa.

 Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy của doanh nghiệp

h Nhân viên bảo hành

 Hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục bảo hành

 Thực hiện bảo hành cho khách hàng khi có phát sinh

i Nhân viên lái xe an toàn

 Hướng dẫn khách hàng điều khiển phương tiện khi khách có nhu cầu

 Hướng dẫn khách hàng sử dụng loại xe mà họ vừa mua cũng như tư vấn cho khách hàng sử dụng xe cho an toàn nhất

j Quản lý nhân sự

Nhân viên quản lý nhân sự có nhiệm vụ:

 Quản lý hồ sơ các nhân viên trong doanh nghiệp

 Thực hiện chấm công và tính tiền lương cho nhân viên

1.1.4 Chính sách đãi ngộ đối với nhân viên

Cũng như các doanh nghiệp khác, Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm cũng thực

hiện các chính sách đãi ngộ đối với nhân viên theo quy định của luật lao động

Để trở thành nhân viên của doanh nghiệp, các nhân viên cũng phải trải qua một tháng thử việc Sau khi trở thành nhân viên của doanh nghiêp, phải tuân thủ đúng nội quy đề ra như giờ giấc, đồng phục…

Lương của mỗi nhân viên được quy định theo từng vị trí và trình độ học vấn Ngoài lương cứng, nhân viên còn được thưởng lương theo doanh số bán hàng

Do đặc thù kinh doanh của mình là bán hàng nên các ngày nghỉ, lễ tết là những ngày lưu lượng khách hàng nhiều hơn cả Do đó, nhân viên không được nghỉ trong những ngày này Bù vào đó, nhân viên sẽ được thưởng tiền xứng đáng

Hằng năm, các nhân viên được doanh nghiệp cho đi du lịch bốn ngày cùng các nhân viên của các head khác

Các nhân viên được ăn bữa trưa tại doanh nghiệp miễn phí.

Doanh nghiệp có phòng nghỉ trưa và nhà ăn cho các nhân viên

1.1.5 Chiến lược kinh doanh

Trong những năm gần đây, thị trường xe máy của Việt Nam đã có nhiều thay đổi lớn, xuất hiện ngày càng nhiều những công ty liên doanh sản xuất xe gắn máy như: Suzuki Việt Nam, Yamaha Việt Nam, VMEP của tập đoàn SYM… Ngay trên địa bàn tỉnh cũng có rất nhiều các của hàng ủy nhiệm của các hang xe máy, vì vậy việc đề ra một chiến lược cạnh tranh là rất q uan trọng Ngoài tuân thủ chiến lược kinh doanh do công ty Honda Việt Nam đề ra, Doanh nghiệp cũng có những chiến lược của riêng mình cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp

- Chiến lược giá cả: Ngày nay, giá cả không phải là yếu tố cạnh tranh hàng đầu

nhưng luôn được coi là yếu tố cạnh tranh quan trọng, đặc biệt là ở thị trường là vùng nông thôn với thu nhập thấp như của doanh nghiệp Doanh nghiệp luôn tuân thủ giá niêm yết của công ty

- Chiến lược quảng cáo và khuyến mại: Đây là chương trình rất quan trọng khi

sắp có sản phẩm mới được tung ra thị trường như: Tặng mũ bảo hiểm giảm giá cho một

số lượng xe bán ra nhất định, hỗ trợ phí khi đăng kí giấy tờ xe, bảo dưỡng định kì mà không phải trả tiền hay tham gia tài trợ cho các hoạt động truyền thống ở địa phương…

- Chiến lược khách hàng: Doanh nghiệp luôn coi khách hàng là đối tượng cần

được chăm sóc đặc biệt Khách hàng khi tới mua sản phẩm luôn được hưởng những dịch vụ tốt: Được nhân viên bán hàng tư vấn tận tình về loại xe mà họ muốn mua, có phòng chờ riêng với Internet sử dụng miễn phí

1.1.6 Tình hình bán hàng

Cùng với sự ngày càng nâng cao về đời sống xã hội, nhu cầu đi lại của người dân

cũng ngày càng tăng, do vậy doanh nghiệp luôn cập nhật các mẫu mã xe mới nhất của Honda cả về chủng loại và số lượng để phục vụ khách hàng Hiện tại, các sản phẩm xe máy của doạnh nghiệp có thể chia làm bốn loại chính:

- Xe Dream: Supper Dream, Dream Thái, : đây là loại xe mang những nét cổ

điển, kiểu dáng thanh lịch, động cơ bền bỉ và mạnh mẽ Loại xe này hiện vẫn được nhiều người ưa chuộng vì những tính năng và giá cả phải chăng của nó

- Xe Wave: Wave Alpha, Wave 110S, Wave 110RS,….Đây là dòng xe bán chạy

nhất tại doanh nghiệp hiện nay Với kiểu dáng mới, mang tính mạnh mẽ, phong cách thể thao, giá cả phù hợp, động cơ tiết kiệm nhiên liệu, thân thiện với môi trường, hiện dòng

xe này đang được giới trẻ rất ưa chuộng

- Xe Future: Đây là dòng xe tiết kiệm nhiên liệu nhất trong số các dòng xe của

Honda và cũng là dòng xe có lịch sử lâu đời của Honda Cho tới nay Future đã trải qua

4 thế hệ: Futute, FutureII, Future Neo và mới nhất Future X với ý tưởng thiết kế “ Phong cách thể thao có chiều sâu” Hiện tại, cùng với Wave thì đây cũng là dòng xe bán chạy tại doanh nghiệp

- Xe ga: Lead, Click, SH, PCX, Ari Blade…Đời sống của người dân đang ngày

càng được nâng cao nên các dòng xe ga này cũng đang ngày càng phổ biến Đặc biệt, tại doanh nghiệp có liên kết với công ty tài chính PPF giúp khách hàng có thể mua xe với hình thức trả góp nên nhiều khách hàng đã lựa chọn cho mình những dòng xe này

Hiện tại, trung bình mỗi ngày doanh nghiệp bán được từ 10 đến 15 xe các loại với doanh thu từ 220 đến 330 triệu đồng Con số này đang có xu hướng tăng lên do nhu cầu đi lại của người dân đang gia tăng

Cùng với khả năng tiêu thụ sản phẩm thì các dịch vụ sửa chữa, bảo hành cũng tăng lên Mỗi ngày có khoảng từ 8 đến 10 lượt khách tới bảo hành, từ 10 đến 12 lượt khách tới sửa chữa bảo dưỡng

Có thể nói, nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin tại doanh nghiệp cũng đang ngày càng tăng lên đòi hỏi phải có sự đổi mới trong cách thức xử lý chúng

1.2 Tổng quan bài toán quản lý bán hàng

1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài

Trong xu hướng phát triển của thế giới hiện nay, tin học đang ngày càng đóng vai

trò quan trọng và trở thành lợi thế cạnh tranh nếu doanh nghiệp nào biết vận dụng đúng cách Tin học đã và đang mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp: tăng năng suất lao động, mở rộng thị phần, tiết kiệm chi phí,… Vì vậy, việc ứng dụng tin học vào trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp là điều rất cần thiết

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp: Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đang ngày càng phát triển Nhu cầu mua xe của người dân là rất lớn, số lượng hóa đơn chứng từ cần xử lý là rất nhiều trong khi đó doanh nghiệp vẫn chỉ sử dụng

excel làm phương tiện lưu trữ và xử lý thông tin, điều này đã gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu mua xe của khách hàng cũng như đáp ứng nhu cầu kiểm soát hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp Vì vậy, việc sử dụng một phần mềm chuyên sâu có khả năng đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp đang là vấn

1.2.2 Các chức năng của phần mềm quản lý bán hàng tại doanh nghiệp.

Phản ánh được chính xác các hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp: Hoạt động

nhập hàng, hoạt động bán buôn, bán lẻ, hoạt động sửa chữa,quản lý kho…

 Quản lý nhập hàng: Quản lý quá trình nhập hàng từ công ty về head, quá

trình nhập phụ tùng xe, quá trình thanh toán cho nhà cung cấp

 Quản lý bán hàng: Quản lý việc bán lẻ xe cho khách hàng với 2 hình thức thanh

toán là: trả một lần và trả góp Quản lý việc bán phụ tùng cho khác hàng

 Quản lý kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, theo dõi chi tiết đời xe, loại

xe, màu xe… Theo dõi chi tiết từng loại phụ tùng trong kho

 Quản lý sửa chữa cho khách hàng: Các thao tác về bảo dưỡng, sửa chữa

được thực hiện theo đúng quy trình diễn ra tại cửa hàng

 Quản lý quỹ: Thực hiện trả tiền nhà cung cấp, kiểm tra công nợ đối với nhà

cung cấp, thu tiền từ khách hàng, chi trước bạ, chi biển số

 Có khả năng chiết xuất ra các báo cáo theo nhu cầu của giám đốc cũng như tổng công ty

Do trình độ còn hạn hẹp em hi vọng mình có thể viết được phần mềm đáp ứng được

đầy đủ nhất những chức năng trên

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN

LÝ BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP

- Các cấu trúc dữ liệu cho phép các chương trình xử lý các thông tin thích hợp

- Các tài liệu mô tả cách sử dụng các chương trình ấy

 Các đặc trưng cơ bản của phần mềm:

- Được chế tác theo đơn đặt hàng chứ không được lắp ráp theo phương thức có sẵn như các sản phẩm công nghệ khác

- Sản phẩm phần mềm không bị hao mòn hữu hình hay vô hình như các sản phẩm công nghệ thông thường

- Trong mỗi sản phẩm phần mềm phần nguyên vật liệu để chế tác ra nó không đòi hỏi cao như trong các sản phẩm của nền công nghiệp thông thường nhưng lại kết tinh tỉ trọng chất xám rất lớn

2.1.2 Phân loại phần mềm

Có nhiều cách khác nhau để phân loại phần mềm như phân loại theo thời gian xuất hiện, theo chức năng ứng dụng… Theo cách thông dụng nhất phần mềm được phân thành hai loại chính:

 Phần mềm hệ thống: Bao gồm các chương trình hướng dẫn những hoạt động

cơ bản của một máy tính như hiện thông tin lên màn hình, lưu trữ dữ liệu trên đĩa từ, in kết quả, liên lạc với các thiết bị ngoại vi, phân tích và thực hiện các lệnh của người dùng Các chương trình thuộc phần mềm hệ thống giúp cho phần cứng của máy tính hoạt động một cách có hiệu quả Phần mềm hệ thống được chia làm 4 loại:

- Hệ điều hành: Là tập hợp các chương trình có chức năng điều khiển, quản lý và giám sát sự hoạt động của các thiết bị phần cứng đồng thời tạo

- Các chương trình tiện ích: Là các phần mềm mở rộng, bổ sung thêm các chức năng cho hệ điều hành để giúp tạo sự thuận tiện cho người dùng cũng như nâng cao sự tối ưu trong việc khai thác tài nguyên hệ thống.

- Chương trình điều khiển thiết bị: là các phần mềm giúp hệ điều hành có thể nhận biết và điều khiển các các hoạt động của các thiết bị phần cứng

- Chương trình dịch: Là chương trình có chức năng dịch các chương trình viết bằng ngôn ngữ thuật toán sang ngôn ngữ máy để máy tính có thể hiểu và xử lý được và ngược lại

 Phần mềm ứng dụng: Là những phần mềm được tạo ra để đáp ứng một yêu cầu nào đó của người dùng như các phần mềm phục vụ kinh doanh, phần mềm giáo dục, phần mềm giải trí

2.1.3 Vòng đời phát triển của phần mềm

Vòng đời phát triển của một phần mềm được hiểu là quy trình từ khi phần mềm ra

đời cho tới khi đưa vào sử dụng và quá trình nâng cấp bảo trì

Trong công nghệ phần mềm người ta dùng mô hình thác nước để biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm Mô hình này gồm nhiều giai đoạn, các giai đoạn đứng trước sẽ tác động lần lượt đến các giai đoạn đứng sau

Mã hóa

Kiểm thử

Bảo trì

-Công nghệ hệ thống: Là công đoạn đầu tiên trong vòng đời phát triển của phần

mềm, có tác động trực tiếp tới các giai đoạn sau Bản chất của công nghệ hệ thống là khi thiết kế một phần mềm các kỹ sư phần mềm phải xem xét một cách tổng thể trong mối liên hệ các bộ phận với nhau

-Phân tích: Là quá trình sử dụng các mô hình để nêu lên đặc trưng của đối tượng

quản lý Thông thường, ta sử dụng các mô hình: Mô hình luồng thông tin IFD, mô hình chức năng BFD, mô hình luồng dữ liệu DFD…

-Thiết kế: Đây là công đoạn thiết kế sản phẩm phần mềm dựa trên cơ sở bước

phân tích Bao gồm: Thiết kế cấu trúc dữ liệu, thiết kế kiến trúc phần mềm, thiết kế các thủ tục và thiết kế giao diện

-Mã hóa: Mã hóa trong kỹ nghệ phần mềm được hiểu khác với mã hóa trong hệ

thống thông tin Đây là công đoạn kỹ sư phần mềm sử dụng ngôn ngữ lập trình để dịch

từ bản vẽ thiết kế sang ngôn ngữ máy giúp máy tính có thể đọc và hiểu được

-Kiểm thử: Là công đoạn kiểm tra chất lượng của phần mềm Tiến trình kiểm thử

tập trung vào phần logic bên trong của phần mềm, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm tra nhằm phát hiện ra các lỗi và cho kết quả phù hợp với dữ liệu kiểm thử đưa vào

-Bảo trì: Đây là công đoạn công ty phần mềm bảo trì sản phẩm phần mềm cho

khách hàng sau khi đã bán cho khách hàng và khách hàng đã đưa vào sử dụng Có 3 loại bảo trì chính: bảo trì sửa đổi, bảo trì thích nghi và bảo trì hoàn thiện

Bản chất của mô hình này là phân đoạn toàn bộ quá trình phát triển của phần mềm

để trên cơ sở đó các kỹ sư phần mềm có những giải pháp thích hợp tác động vào từng giai đoạn đồng thời cũng khẳng định đây là các giai đoạn của một quy trình thống nhất, không tách rời và có mối quan hệ mật thiết với nhau

2.1.4 Khái niệm kỹ nghệ phần mềm

Trong giai đoạn hiện nay, ngành công nghiệp phần mềm đã được rất nhiều nước xác định là ngành công nghiệp mũi nhọn và thực sự công nghệ phần mềm đang dần đóng vai trò trung tâm trong các nền kinh tế Theo định nghĩa của nhà tin hoc Mỹ Pressman:

Kỹ nghệ phần mềm là một tổ hợp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển phần mềm và giúp cho

kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm

2.2 Các công cụ mô hình hóa

Trong kỹ nghệ phần mềm, mục đích của giai đoạn phân tích là xác định được một

cách chính xác và cụ thể những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện Bằng cách sử dụng các công cụ mô hình hóa chức năng các quy trình, nghiệp vụ sẽ được biểu diễn dưới dạng các mô hình, làm cơ sở cho các kỹ sư phần mềm dựa vào đó thiết kế phần mềm sau này Sau đây là các công cụ mô hình hóa sử dụng thực hiện để tài

2.2.1 Mô hình chức năng kinh doanh BFD (Business function diagram )

Khái niệm mô hình BFD được các nhà kinh tế Mỹ đưa ra khi nghiên cứu kinh tế

và thương mại, tới nay mô hình này đã được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau không liên quan gì tới thương mại

BFD là một mô hình tĩnh nêu lên các chức năng chính của hệ thống đang nghiên cứu, các chức năng đó được phân rã thành các chức năng thành phần chi tiết hơn

BFD chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không chỉ ra phải làm như thế nào Một mô hình BFD đầy đủ bao gồm những thành phần sau:

- Tên chức năng

- Mô tả các chức năng

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

2.2.2 Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram)

Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ được dùng để vạch ra biên giới của hệ thống cũng như để phân tích viên hệ thống xem xét mọi tham số ở bên ngoài hệ thống

Các thành phần của sơ đồ ngữ cảnh:

o Vòng tròn trung tâm: biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu

o Các hình chữ nhật: biểu thị cho các tác nhân bên ngoài

o Các dòng thông tin đi vào và đi ra khỏi hệ thống

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data flow diagram)

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD là một công cụ dùng để mô hình hóa hệ thống thông tin

Mô hình DFD trợ giúp cho các hoạt động chính phân tích, thiết kế, biểu diễn hồ sơ trong quy trình sản xuất phần mềm

Trong công đoạn phân tích mô hình DFD được sử dụng để xác định yêu cầu của người sử dụng Trong công đoạn thiết kế DFD dùng để vạch ra kế hoạch và minh họa các phương án cho phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới Trong công đoạn biểu diễn hồ sơ, DFD là công cụ đơn giản dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và người dùng, biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc tích và ngắn gọn.

Nếu BFD là mô hình tĩnh thì DFD lại là mô hình động vì nó biểu diễn tiến trình lưu chuyển các dòng thông tin trong hệ thống Sau đây là các kí hiệu sử dụng trong mô hình DFD:

Tên dòng dữ liệu

Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu

Tệp dữ liệu, kho dữ liệụ

Tiến trình xử lý Kho dữ liệu

2.2.4 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) là sơ đồ nêu lên quá trình luân chuyển dòng thông tin trong toàn bộ hệ thống

Sơ đồ IFD giúp các nhà thiết kế có cái nhìn tổng quát nhất về việc thông tin được luân chuyển trong hệ thống như thế nào, để từ đó thiết kế được cơ sở dữ liệu, kiến trúc phần mềm tốt nhất

Khi thiết kế sơ đồ luồng thông tin IFD cần chú ý tới:

- Thời điểm xuất hiện thông tin

- Thời điểm xử lý thông tin

- Thời điểm kết thúc dòng thông tin

Tên người, bộ phận

phát nhận tin

Tiến trình xử lý

Các kí hiệu sử dụng trong sơ đồ IFD:

Dòng thông tin Quá trình xử lý thủ công

Xử lý bán tin học Xử lý tin học hoàn toàn

Dữ liệu lưu trữ thủ công Dữ liệu lưu trữ bán tin học

Dữ liệu lưu trữ tin học hoàn toàn

Các mô hình BFD DFD, IFD sẽ được vận dụng để mô hình hóa các hoạt động bán hàng, nhập hàng cũng như sửa chữa tại doanh nghiệp Phần này sẽ được trình bày cụ thể trong mục 3.2 ( Phân tích hệ thống ) của chương 3

2.3 Khái niệm và các mức chuẩn hóa dữ liệu

Muốn xây dựng được một hệ thống cơ sở dữ liệu hoàn thiện thì việc chuẩn hóa

dữ liệu là hết sức cần thiết bởi khi đó ta mới quản lý được dữ liệu tốt nhất, khai thác được tối ưu cơ sở dữ liệu, tránh dư thừa và đảm bảo tính độc lập của cơ sở dữ liệu

Khái niệm: Chuẩn hóa dữ liệu là một phương pháp khoa học để phân tách một

bảng cơ sở dữ liệu có cấu trúc phức tạp thành những bảng có cấu trúc đơn giản theo những quy luật nhất định đảm bảo không làm mất dữ liệu, giảm bớt sự dư thừa và loại

bỏ những mâu thuẫn về dữ liệu, tiết kiệm được không gian bộ nhớ

2.3.1 Chuẩn hóa dữ liệu mức 1

Dạng chuẩn 1NF ( first normal form): Bảng cơ sở dữ liệu được coi là ở dạng

chuẩn 1NF khi cơ sở dữ liệu trong bảng đảm bảo không có các thuộc tính lặp ( các thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị) và các thuộc tính tính toán (thuộc tính có thể suy ra

từ các thuộc tính khác)

2.3.2 Chuẩn hóa dữ liệu mức 2.

Dạng chuẩn 2NF (second normal form): Bảng cơ sở dữ liệu được coi là ở dạng

chuẩn 2NF khi đạt chuẩn 1NF và cơ sở dữ liệu đảm bảo các thuộc tính không phải khóa đều phụ thuộc hàm (phụ thuộc hoàn toàn) vào khóa chứ không phải một phần khóa

2.3.3 Chuẩn hóa dữ liệu mức 3

Dạng chuẩn 3NF (third normal form): Bảng cơ sở dữ liệu được coi là ở dạng

chuẩn 3NF khi đạt chuẩn 2NF và cơ sở dữ liệu đảm bảo các thuộc tính không phải khóa không phụ thuộc bắc cầu vào khóa

2.3.4 Chuẩn hóa dạng Boyce – Codd

Dạng chuẩn Boyce – Codd (BCNF): Bảng cơ sở dữ liệu được coi là ở dạng chuẩn

BCNF khi đạt chuẩn 3NF và cơ sở dữ liệu đảm bảo các cột xác định phải chỉ ra duy nhất một bản ghi

2.4 Khái niệm và các phương pháp thiết kế phần mềm

Thiết kế đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong sản xuất phần mềm, gần 70% các nỗ lực trong công nghệ phần mềm dành cho khâu thiết kế Trong thực tế, khi nói tới thiết kế là nói tới ba công đoạn: Thiết kế, lập trình và test

Khái niệm: Thiết kế phần mềm là một tiến trình trong đó các yêu cầu của người sử

T

F

Khối kiểm tra điều kiện Khối xử lý

Khối bắt đầu Khối kết thúc

Lưu đồ cho ta cái nhìn bao quát tổng thể về vấn đề đang nghiên cứu, đồng thời qua lưu đồ chúng ta cũng có thể xem xét cấu trúc logic của hệ thống một cách chính xác

thuật tìm kiếm, giải thuật in báo cáo…Phần này sẽ được trình bày trong mục 3.3.3 thiết

kế giải thuật của chương 3

2.4.2 Các phương pháp thiết kế phần mềm

Trong toàn bộ quy trình sản xuất phần mềm thì có thể nói thiết kế phần mềm đóng vai trò trung tâm quyết định tới sự thành bại của sản phẩm phần mềm Mục tiêu của quy trình thiết kế là tạo ra một mô hình biểu diễn đối tương được thiết kế Thiết kế

là cách duy nhất giúp chúng ta chuyển dịch một cách chính xác nhất các yêu cầu của khách hàng thành sản phẩm phần mềm Dưới đây là hai phương pháp thiết kế được sử dụng rông rãi nhất trong thiết kế phần mềm hiện nay

2.4.2.1 Phương pháp thiêt kế từ đỉnh (Top down design)

Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hóa (phân hóa vấn đề cần giải quyết thành các vấn đề nhỏ hơn, chi tiết hơn theo sơ đồ hình cây cho tới khi nhận được các module độc lập không phân chia đươc nữa) Nội dung của phương pháp thiết kế này như sau:

- Xác định được các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu

- Phân chia các nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính thành các module con từ trên xuống dưới

Ta có thể xét một ví dụ sau để hiểu rõ hơn và phương pháp này

Xét ví dụ quản lý tín dụng tại một ngân hàng với hai chức năng chính là quản lý cho vay và quản lý thu nợ:

Module chính quản lý tín dụng tại ngân hàng được phân chia thành hai module nhỏ là: Quản lý cho vay và quản lý thu nợ Sau đó ta tiếp tục phân ra từng module nhỏ thành các module chi tiết hơn

Quản lý tín dụng tại ngân hàng

Module quản lý cho vay được phân chia thành bốn module nhỏ hơn là:

Sinh viên: Chu Thị Kim Anh

Quản lý tín dụng tại ngân hàng

Quản lý thu nợ

Xác định kì hạnQuản lý cho vay

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học kinh tế

2.4.2.2 Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)

Tư tưởng của phương pháp này có thể coi là ngược lại với phương pháp thiết kế trên Nội dung của phương pháp này như sau:

- Trước hết tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể

- Trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giả quyết bài toán ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính

- Thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của từng phân hệ

- Cuối cùng thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất hoàn chỉnh

Để hiểu rõ hơn phương pháp trên ta có thể xét ví dụ sau:

Xét tại Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm, có một số nghiệp vụ sau:

- Prog 1: Cập nhật danh mục xe

- Prog 2: Lập hợp đồng nhập

- Prog 3: Tổng hợp dữ liệu

- Prog 4: Cập nhật danh mục khách hàng

- Prog 5: Quản lý thanh toán xuất

- Prog 6: Cập nhật thông tin sửa chữa

- Prog 7: Báo cáo tồn kho

- Prog 8: Quản lý thanh toán

Bây giờ trên cơ sở các chương trình cụ thể này Lãnh đạo doanh nghiệp có nhu cầu thiết kế một chương trình thống nhất phục vụ tốt hơn cho việc quản lý doanh nghiệp Trong trường hợp này ta sử dụng phương pháp thiết kế từ đáy lên để thực hiện yêu cầu

25

ân hàng

Bước 1: Gộp các Prog 1,2 thành phân hệ quản lý nhập hàng:

Bước 2: Gộp các Prog 4,5 thành chức năng quản lý xuất hàng:

Bước 3: Gộp các Prog 6,8 thành chức năng quản lý sửa chữa:

Bước 4: Xếp Prog 3,7 vào chức năng lập báo cáo:

Quản lý xuất hàng

Cập nhật danh mục khách hàng Quản lý thanh toán xuất

Quản lý nhập hàng

Cập nhật danh mục xe Lập hợp đồng nhập

Quản lý sửa chữa

Cập nhật thông tin sửa chữa

Quản lý thanh toán

Lập báo cáo

Tổng hợp dữ liệu Báo cáo tồn kho

Bước 5: Thêm một số chương trình làm phong phú thêm các vấn đề mà hệ thống

đang nghiên cứu:

- Quản lý thanh toán nhập

- Lập hợp đồng xuất

- Báo cáo doanh thu

- Báo cáo nhập xuất

Bước 6: Gộp 4 phân hệ vừa thiết kế thành một hệ tin học quản lý thống nhất của

doanh nghiệp dưới dạng mô hình sau:

Trên đây là hai phương pháp thiết kế phần mềm, tùy từng bài toán cụ thể mà người lập trình lựa chọn một trong hai phương pháp trên, ta cũng có thể kết hợp cả hai phương pháp trên để thiết kế phần mềm đạt hiệu quả tốt nhất.

Với đề tài này, em sử dụng phương pháp thiết kế từ trên xuống Phân rã chức năng quản lý bán hàng thành các chức năng nhỏ hơn như: quản lý nhập hàng, quản lý xuất hàng, quản lý kho, quản lý sửa chữa… Với mỗi chức năng này lại được phân rã thành các vấn đề chi tiết hơn tiện cho việc quản lý Vấn đề này sẽ được trình bày rõ ràng trong chương 3

2.5 Tiến trình thiết kế phần mềm

Quá trình sản xuất phần mềm phải trải qua nhiều quy trình như phân tích, thiết kế,

lập trình, test… Trong mỗi quy trình lại phải thực hiện nhiều công việc Với quy trình thiết kế phần mềm khi xem xét ở góc độ kỹ thuật bao gồm các công việc sau:

và các mối quan hệ giữa chúng.”

Mục tiêu chủ yếu của thiết kế kiến trúc là phát triển một cấu trúc chương trình module và biểu diễn mối quan hệ điều khiển giữa các module Để xem xét quá trình thiết kế kiến trúc ta nghiên cứu quá trình chuyển từ vấn đề thực tế sang giải pháp phần mềm sau:

Sinh viên: Chu Thị Kim Anh

P1 P3 P2

P5

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học kinh tế

Sau khi chuyển đổi từ vấn đề cần giải quyết sang giải pháp như trên, ta sắp xếp các giải pháp S theo cấu trúc thứ bậc sau:

Kiến trúc 1:

Kiến trúc 2:

Qua sơ đồ trên ta thấy một vấn đề có thể được thỏa mãn bởi nhiều cấu trúc khác nhau, tùy từng bài toán cụ thể mà cán bộ thiết kế lựa chọn một kiểu cấu trúc thích hợp Với đề tài “ xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Doanh nghiệp Tư nhân Đình Cẩm” cũng có thể có nhiều thiết kế kiến trúc khác nhau, thiết kế được đưa ra giải quyết đề tài có thể chưa phải là tối ưu nhưng trong khuôn khổ một chuyên đề thực tập

em hy vọng kiến trúc thiết kế mình đưa ra đáp ứng được đầy đủ nhất những yêu cầu nghiệp vụ tại doanh nghiệp

29

P5

P4

P1

S3S2

S5S4

S3

việc quản lý dữ liệu như thế nào để có thể khai thác tối ưu nguồn dữ liệu phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp đang là vấn đề rất được quan tâm.

Ta có thể định nghĩa cơ sở dữ liệu như sau: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức đặc biệt và được lưu trữ trên các thiết bị máy tính nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng khác nhau hay cho những ứng dụng khác nhau

 Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu:

- Bước 1: Phân tích toàn bộ yêu cầu: Trong bước này người thiết kế phải tìm

hiểu kỹ việc xử lý dữ liệu ở đơn vị để từ đó có cái nhìn tổng quát trước khi bắt tay vào việc thiết kế

- Bước 2: Sau khi tìm hiểu kỹ các tiến trình xử lý , nhà thiết kế phải nhận diện

được các thực thể sẽ làm việc

- Bước 3: Nhận diện mối tương quan giữa các thực thể, tức là xác định mối quan

hệ giữa các thực thể: một – một, một – nhiều, nhiều – nhiều

- Bước 4: Xác định khóa chính Trên mối bảng dữ liệu cần phải nhận diện một

trường hợp cho phép xác định thực thẻ đó một cách duy nhất Trong trường hợp nếu có nhiều thì phải chọn một trường hợp có nhiều ý nghĩa với ứng dụng

để làm mục khóa chính

- Bước 5: Thêm các trường không phải là các mục khóa vào trong bảng Đây là

bước khá quan trọng trong việc hình thành cấu trúc của bảng dữ liệu, trong bước này phải quyết định việc đặt tên các trường sao cho thuận tiện khi xử lý

dữ liệu

- Bước 6: Chuẩn hóa các bảng dữ liệu theo 1NF, 2NF, 3NF Công việc này sé

loại bỏ những dữ liệu trùng lặp và giữ cho các dữ liệu có quan hệ với nhau nhằm đảm bảo không bị mất thông tin

- Bước 7: Khai báo phạm vi của môi trường Trong bước này phải xác định kiểu

dữ liệu thích hợp cho môi trường và độ rộng của các trường

Có nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng rộng rãi hiện nay như: Oracle, Sybase, Informic, SQL, Microsoft Access, FoxPro…Để thực hiện đề tài này, em sử dụng Microsoft Access 2003 tạo lập và quản lý cơ sở dữ liệu cho doanh nghiệp

2.5.3 Thiết kế giải thuật

Trong kỹ nghệ phần mềm thuật ngữ giải thuật được dùng để chỉ một thủ tục có thể thực hiện được bằng máy tính

Mỗi giải thuật đều phải tuân thủ các yêu cầu sau đây:

- Giải thuật phải được xác định, không nhập nhằng để có thể biết rõ lệnh đó làm gì

- Giải thuật phải đủ đơn giản để máy tính hiểu được

- Giải thuật phải kết thúc sau một số hữu hạn các phép toán

Các giải thuật luôn được thiết kế bởi ba cấu trúc điều khiển cơ bản sau:

- Cấu trúc tuần tự: Các bước được thực hiện theo trình tự một cách chinh xác, mỗi bước được thực hiện đúng một lần

- Cấu trúc chọn lọc: Một trong nhiều thao tác được chọn và thực hiện

- Cấu trúc chu trình: Một hay nhiều thao tác được chọn và thực hiện

Giải thuật được coi là xương sống của các phần mềm Ta thường sử dụng cấu trúc lưu đồ để biểu diễn các giải thuật

Trong chương 3 của đề tài sẽ trình bày một số giải thuật cơ bản mà bất cứ một phần mềm nào cũng có như: Giải thuật đăng nhập hệ thống, giải thuật cập nhật cơ sở dữ liệu, giải thuật in báo cáo… Ngoài ra, sẽ có một số giải thuật mang tính đặc thù của phần mềm như: Giải thuật tìm kiếm một loại xe bất kì nào đó…

2.5.4 Thiết kế giao diện

Mỗi sản phẩm phần mềm đều có một yếu tố quyết định tới sự lựa chọn của khách hàng, góp phần không nhỏ vào sự thành công của sản phẩm đó Đó là giao diện người dùng Khách hàng có thể chưa nhận rõ hết những tính năng của phần mềm nhưng khi nhìn vào một giao diện có sự bố trí các yếu tố nội dung và hình thức kết hợp nhau một cách liền lạc, màu sắc hài hòa, tính năng thân thiện, hiển thị nhanh và dễ sử dụng cũng

đã gây được thiện cảm cho khách hàng

Khi thiết kế giao diện phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Thân thiện với người sử dụng: Giao diện không gây cảm giác lúng túng, mất tự tin cho người sử dụng Mọi công cụ được hiển thị rõ ràng, sắp xếp có thứ tự theo quy trình nghiệp vụ

- Dễ sử dụng: mọi danh mục, thanh công cụ, biểu tượng và chữ minh họa được thiết kế gần gũi với nhận thức của người dùng, giúp họ tiếp cận nhanh mọi chức năng của chương trình.

- Về mặt từ ngữ: mỗi thực đơn phải có tiêu đề rõ nghĩa, từ mục phải mô tả rõ chức năng sẽ được thực hiện

- Về mặt tổ chức: Phân các thực đơn thuộc cùng nhóm chức năng vào những mục riêng

- Về mặt kích thước: Số lượng các mục trên thực đơn không nên vượt quá chiều dài màn hình, có thể sử dụng thực đơn nhiều cấp để thay thế những thực đơn quá dài

2.6 Giải pháp công nghệ thông tin thực hiện đề tài

2.6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003

Microsoft Office Access thường được gọi tắt là MS Access hay Access là hệ quản trị

cơ sở dữ liệu do Microsoft giữ bản quyền Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows

Cho tới nay Access đã trải qua 8 phiên bản:

2010 Microsoft Office 2010 14

Windows XP SP2, XP SP3, Server 2008, Vista, 7…

Hình 2.2 Bảng liệt kế các phiên bản Microsoft Access

Và hiện có Microsoft Access 2011 Beta dành cho MAC OS

Các file mở rộng của Access thường có phần mở rộng là mdb hoặc mdbx (MS Access 2007) Biểu tượng của chương trình Access là một chiếc chìa khóa.

Các đối tượng chính của Access đó là:

- Bảng ( Table): Là đối tượng xây dựng cơ sở dữ liệu cơ bản trong Access Mỗi

bảng gồm: Tên bảng, trường dữ liệu (field) nhận các giá trị khác nhau, bản ghi (record), trường khóa (primary key) Giữa các bảng có mối liên kết với nhau

- Mẫu hỏi (Query): Là đối tượng cho phép tìm kiếm, sắp xếp, kết xuất dữ liệu

xác định từ một hoặc nhiều bảng

- Biểu mẫu (Form): Là đối tượng giúp tạo giao diện cho phép nhập hoặc hiển thị

thông tin một cách thuận tiện

- Báo cáo (Report): Là đối tượng được thiết kế để định dạng, tính toán tổng hợp

các dữ liệu được chọn và in ra các kết quả đó

- Lệnh gộp (Macro): Là một lệnh gộp trong đó có liệt kê một số nhiệm vụ phải

tiến hành tự động như mở một form, mở và in một report…

- Modules: Là một đơn vị chương trình bao gồm những lời khai báo và một số

procedure được lưu trữ cùng với nhau

Microsoft Access 2003 ra đời năm 2003 và cho tới nay nó vẫn được sử dụng rộng rãi với những tính năng như:

- MS Access 2003 cho ta khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và là công

cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh hơn Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau

- MS Access 2003 với khả năng chiết xuất dữ liệu cho phép người dùng sử dụng những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đỉ các yêu cầu quản lý

- MS Access 2003 giúp tăng hiệu suất công việc Bằng cách sử dụng các Wizard và các lệnh (Macro) có sẵn ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình

Với đề tài này, em sử dụng MS Access 2003 để tạo lập và quản lý cơ sở dữ liệu tại doanh nghiệp như thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, thông tin về các loại xe máy, phụ tùng…

2.6.2 Visual Basic 6.0

Visual Basic (VB) là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng được phát triển đầu

tiến bởi Alan Cooper dưới tên “dự án Ruby” Sau đó VB được Micosoft mua về và cải tiến nhiều Từ phiên bản đầu tiên VB 1.0 năm 1991 cho tới năm 1998 phiên bản VB 6.0

đã ra đời và sau đó chuyển tới một thế hệ ngôn ngữ lập trình mới là Visual Basic.NET

Với phiên bản VB 6.0 Microsoft đã phát hành các bản Service Pack để sửa lỗi

và hoàn thiện hơn phiên bản này, tới nay đã có bản Service Pack 6

và các công cụ điều khiển

- EnterPrise Edition: Đây là phiên bản đầy đủ nhất dành cho các phân tích ứng dụng chuyên nghiệp, nó chứa các công cụ hỗ trợ lập trình theo nhóm

Một số ưu điểm của VB 6.0

- VB 6.0 là ngôn ngữ lập trình đa năng, sử dụng để xây dựng các phần mềm hoạt động trong môi trường Window hay trên mạng Internet

- Nó bao gồm mọi đặc điểm của Basic nên rất quen thuộc và dễ sử dụng

- Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn hỗ trợ lập trình viên nhất là trong lập trình ứng dụng cơ sở dữ liệu

- Là ngôn ngữ có tính trực quan cao, có cấu trúc logic chặ chẽ ở mức độ vừa phải

dễ dàng học được thành thạo

- Thích hợp với các ứng dụng nhỏ

Theo thống kê, năm 2003 có tới 52% lập trình viên sử dụng Visual Basic và nó trở thành ngôn ngữ được sử dụng rộng rãi nhất lúc bấy giờ Tuy nhiên cùng với sự xuất hiện của nhiều ngôn ngữ lập trình khác với những tính năng nổi trội như: C#, Java, Foxpro… VB cũng đang dần mất đi vị trí của mình Một số nhược điểm của VB:

- Không hỗ trợ Unicode

- VB đóng gói chương trình thành một khối, không phân thành các file nhỏ nên gây tốn bộ nhớ khi nạp chương trình

- Mỗi lần biên dịch thì biên dịch nguyên toàn bộ chương trình

Trong khuôn khổ một chuyên đề thực tập tốt nghiệp, cùng với những tính năng của VB 6.0 và đặc biệt đây là môn học được học trong trường em quyết định sử dụng

VB 6.0 để thực hiện đề tại của mình

Nhà cung cấp hàng cho doanh nghiệp là kho Honda, phường Phúc Thắng – Phúc Yên – Vĩnh Phúc.

Khi có hàng về, nhân viên bán hàng sẽ ra kiểm tra hàng, sau đó, kế toán kho sẽ cập nhật các thông tin về hàng nhập vào dữ liệu hàng, viết phiếu giao hàng Việc thanh toán hàng được thực hiện bằng hình thức chuyển tiền thông qua ngân hàng

3.1.2 Hoạt động xuất hàng

Hàng ngày, khi có khách hàng tới mua xe, nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, đưa khách đi xem xe tại 2 tầng trưng bày sản phẩm, Khi khách hàng đồng ý mua xe, nhân viên bán hàng sẽ lập hợp đồng mua xe, sau đó viết phiếu bảo hành cho khách Kế toán bán hàng thực hiện thanh toán và cập nhật các thông tin về khách hàng vào trong dữ liệu khách hàng

Doanh nghiệp chỉ chấp nhận hình thức thanh toán bằng tiền mặt

3.1.3 Hoạt động sửa chữa

Ngoài chức năng bán sản phẩm,mỗi cửa hàng ủy nhiệm của Honda đều là một

trung tâm bảo dưỡng, bảo hàng, sửa chữa, thay thế phụ tùng chính hãng của Honda

- Với hoạt động sửa chữa: Khi khách hàng có nhu cầu, nhân viên dịch vụ sẽ tiếp nhận yêu cầu sau đó thông báo cho bộ phận kỹ thuật thực hiện yêu cầu của khách hàng Giá của phụ tùng thay thế đã được niêm yết sẵn

- Với hoạt động bảo hành: Mỗi sản phẩm xe máy của Honda được bảo hành 2 năm hoặc 20 000 Km