xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty máy tính thăng long

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các ngành kinh tế, quản lý sản xuất kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện tử với việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lượng sản xuất hùng mạnh, tiên tiến nhất của thời đại. Mức độ tin học hoá trong sản xuất, kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự đảm bảo sống còn của nền kinh tế thị trường hiện nay. Áp dụng công nghệ thông tin vào các ngành sản xuất, các lĩnh vực cuộc sống đã trở nên một nhu cầu cấp bách , tối cần thiết , đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý. Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất kinh doanh là rất quan trọng .Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm được điều đó thì cần phải có sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý. Ở mọi thời đại, trong một xã hội mỗi công việc đều có những đặc điểm riêng mang tính đặc thù của nó. Bởi vậy mà khi làm bất kỳ một việc gì mà người ta đều xem xét công việc đó thuộc phạm trù nào của xã hội, những nghiên cứu, đào tạo nguồn nhân lực về từng lĩnh vực khác nhau dựa trên khả năng bẩm sinh sẵn có và sở thích đề có điều kiện đi sâu nghiên cứu cũng như thực hiện công việc một cách có hiệu quả, sâu sắc và cũng để tiếp cận với nhiều vấn đề mới trong các lĩnh vực khác nhau. Khả năng chuyên môn nghiệp vụ là một đòi hỏi rất cần thiết cho những người tham gia vào những công việc có liên quan mà không phải bất cứ người nào khi được đào tạo đầy đủ cũng nắm vững công việc chuyên môn: 1 Trước đây khi khoa học công nghệ chưa phát triển người ta cũng đã nghiên cứu, tìm cách tiếp cận dễ dàng hơn với công việc. Ngày nay khi khoa học công nghệ đang phát triển tiên tiến chúng ta càng có điều kiện thuận lợi hơn trong việc xử lý công việc. Ta xét riêng việc quản lý bán hàng của công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thăng Long. Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những công việc khác được thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ , tốn nhân lực thời gian, chi phí cho việc thực hiện. Ngày nay tin học phát triển, nhu cầu tin học hóa những công việc chuyên môn lặp đi lặp lại là yêu cầu cấp thiết. Tin học hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí cả trình độ chuyên môn của người thực hiện nó ( không đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao) bởi vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản. Tin học hóa bắt buộc phải có trong thời đại ngày nay đối với từng công ty, những cửa hàng lớn hay thậm chí chỉ là những cửa hàng vừa và nhỏ . Tuy nhiên đầu tư để xây dựng hệ thống phục vụ công việc tính trong khoảng thời gian ngắn là tốn kém nhưng xét về lâu dài thì lợi ích mang lại là rất to lớn ảnh hưởng đến cả vận mệnh của một công ty. Xét về phía người xây dựng hệ thống thì đây là vấn đề không thể giải quyết một cách trọn vẹn bằng một chương trình cho mọi hình thức, nó phục vụ vào chuyên môn nghiệp vụ, yêu cầu thực tế đặt ra, và vì vậy rất khó nếu không muốn nói là không thể thực hiện được một cách tổng quát vấn đề này. Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàn cảnh ta có cách giải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thời gian nhất định đáp ứng được yêu cầu đề ra của hệ thống. Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó cùng với sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn em đã chọn đề tài có tên là: “Quản lý bán hang của công ty máy tính Thăng Long ” làm báo cáo thực tập. 2 Chương I Khảo sát hiện trạng của hệ thống hiện tại Mục 1.1 Giới thiệu về công ty máy tính Thăng Long Công ty máy tính Thăng Long 174 Nguyễn Văn Linh –Hưng Yên là một công ty đi đầu về các loại máy tính,laptop,máy in¸các thiết bị máy tính và các thiết bị mạng khác. Với tiêu chí : " Chuyên nghiệp –Chất lượng- Cạnh tranh" công ty Thăng Long hy vọng sẽ đem lại lợi ích cho khách hàng và các đối tác khi tham gia hợp tác cùng với Thăng Long. Mục 1.2: Công tác quản lý và tổ chức kinh doanh ở Công ty Thăng Long Theo điều lệ quyết định thành lập doanh nghiệp, công ty có chức năng sau: Căn cứ vào giấy phép kinh doanh, chức năng hoạt động của công ty được cụ thể hoá như sau: -Buôn bán tư liệu tiêu dùng, tư liệu sản xuất trong lĩnh vực tin học. -Đại lý mua, bán các loại laptop ,máy tinh để bàn và linh kiện máy tính. -Mua bán các loại máy in và các thiết bị mạng -Lắp ráp, sửa chữa, bảo hành máy vi tính Mục 1.3: Sơ đồ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban có quan hệ chặt chẽ với nhau và được phân thành các cấp quản lý với những chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty đề ra. Ngoài ra bộ máy quản lý còn giúp ban giám đốc của công ty nắm bắt được tình hình kinh 3 doanh một cách kịp thời tạo điều kiện giúp giám đốc công ty nắm rõ được thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty. Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau: * Giám đốc: là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Quản lý và điều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra giám đốc còn điều hành trực tiếp đối với phòng kinh doanh tiếp thị, phòng nghiên cứu, phòng kế toán. * Phòng kinh doanh: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch nhập hàng đối với hàng hoá trong nước và hàng hoá nhập khẩu Tìm kiếm nguồn hàng và khách hàng, thăm dò nghiên cứu thị trường, xác định sự biến động của thị trường về nhu cầu, giá cả, các chính sách thương mại của Nhà nước… Từ đó, có các chính sách và chiến lược trong việc thực hiện tiêu thụ sản phẩm. • Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật phân ra làm hai bộ phận chuyên trách bao gồm bộ phận sửa chữa (sửa chữa cây và loa phục vụ cho bán buôn) và bộ 4 Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Kinh doanh phân phối Kho Kinh doanh bán lẻ Bảo hành Kỹ thuật phận dịch vụ khách hàng ( lắp đặt, sửa chữa, bảo hành bảo trì phục vụ cho bản lẻ). Mục 1.4: Các hoạt động chính của công ty: 1 Kinh doanh Phân phối: Là nhà phân phối chính thức các sản phẩm như laptop,máy tính để bàn các thiết bị máy tính,máy in,các thiết bị mạng là đại lý cho một số hãng lớn như: Intel, Gigabyte, Asus, Samsung 2 Kinh doanh Bán lẻ: + Cung cấp máy tính thương hiệu : phục vụ cho tổ chức-doanh nghiệp + Cung cấp máy tính- linh kiện, các thiết bị văn phòng + Cung cấp các giải pháp, dịch vụ kỹ thuật, bảo hành bảo trì… + Cung cấp các thiểt bị mạng 3 Kinh doanh Dự án: Tìm hiểu nghiên cứu thị trường, tham gia các dự án trên thị trường , thiết kế và triển khai các dự án, nghiên cứu công nghệ mới đưa vào kinh doanh, đào tạo nâng cao trình độ kỹ thuật cho toàn bộ đội ngũ nhân viên trong công ty Mục 1.5:Khảo sát sơ bộ hiện trạng hệ thống quản lý của công ty. Hiện nay ở công ty cổ phần thiết bị máy tính Thăng Long cũng đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý.Phần mềm hỗ việc quản lý và theo dõi công nợ còn với công tác bán hàng ,phiếu xuất và phiếu nhập kho được in rồi sử dụng chúng để ghi đơn hàng cho khách hàng. 5 Công ty nhập một số mặt hàng linh kiện máy tính các thông tin về linh kiện được quản lý bao gồm: mã hàng, tên hàng, diễn giải, đơn vi tính, mã loại và thời gian bảo hành. Khi có một giao dịch nhập hàng từ nhà cung cấp được thực hiện một phiếu nhập hàng sẽ được lập. Trên phiếu có ghi rõ một số thông tin: mã số phiếu, mã số nhà cung cấp, tỷ lệ thuế giá trị gia tăng nhập và tổng số tiền nhập hàng. Trên một phiếu nhập được lập từ nhà cung cấp khi giao dịch có thể nhập nhiều linh kiện, ứng với từng linh kiện là số lượng linh kiện và đơn giá linh kiện. Tỷ lệ thuế giá trị gia tăng (VAT) trên mỗi phiếu nhập được tính bằng phần trăm và có thể thay đổi từ 5% -> 40 %. Ngoài ra một số thông tin về nhà cung cấp cũng được lưu trữ như: Mã nhà cung cấp, tên, địa chỉ, tỉnh, điện thoại, mã số thuế, số tài khoản. Bên cạnh việc nhập hàng từ nhà cung cấp, công ty còn tiến hành việc lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng mua linh kiện máy tính. Trên hóa đơn bao gồm thông tin: mã số hóa đơn, mã khách hàng, tỷ lệ thuế giá trị gia tăng (VAT)và tổng tiền mua hàng .Trên một hóa đơn của một khách hàng khi giao dịch có thể mua nhiều linh kiện,ứng với từng linh kiện là số lượng linh kiện bán và đơn giá linh kiện bán. Tỷ lệ thuế VAT khi bán cũng nằm trong khoản từ 5 % đến 40% .Ngoài ra một số thông tin về khách hàng cũng được lưu trữ như: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, số tài khoản. Sau khi tiến hành giao dịch mua bán thì cuối mỗi tháng công ty sẽ tổng kết lại tình hình bán hàng trong tháng, ngoài ra công ty còn thống kê tổng lượng hàng nhập và bán trong tháng, thống kê số phiếu nhập và hóa đơn. Mục 1.5. Những mục tiêu của hệ thống cũ đã đạt được . • Quản lý hàng hoá • Quản lý thông tin khách hàng • Quản lý nhà cung cấp 6 • Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất • Xử lý các báo cáo Mục 1.6 Nhược điểm của hệ thống Phần mềm hiện tại hiện quá chậm,tốn nhiều bộ nhớ.Khó với người mới sử dụng Mục 1.7 Kết luận chương Xây dụng một phần mềm quản lý bán hàng mới chạy nhanh hơn dễ sử dụng hơn.giúp người quản lý có thể bao quát được tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Phần mềm đó sẽ hỗ trợ cho một số bộ phận có liên quan.Nhân viên bán hàng sẽ chỉ việc sử dụng phần mềm để đánh đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng 7 Chương II Phân tích thiết kế hệ thống Mục 2.1 Các chức năng xử lý hệ thống thông tin"Quản lý bán hàng " của công ty máy tính Thăng Long 2.1.1 Chức năng quản lý hệ thống: Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và hướng dẫn chung cho người sử dụng. 2.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập: Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng các phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thời kết hợp với thông tin của thị trường, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban giám đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhật thông tin mua hàng. 2.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán): Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điền tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ. Nếu là khách hàng mới phải thêm vào danh mục khách hàng. Nếu là khách đã tồn tại phải kiểm tra lại thông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các mặt hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà công ty có thể bán. Có thể xảy ra các trường hợp sau: • Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không có trong công ty. Trường hợp này phải từ chối bán hàng. • Công ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả. 8 • Công ty không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp. • Công ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại. Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và tính sãn sàng của hàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thông tin hàng cần mua và tính giá tiền. Đơn giá so với đơn giá chính người bán hàng có thể thay đổi theo quy định của phòng quản lý bán hàng, cuối tháng sẽ tính lãi xuất kinh doanh. 2.1.4 Chức năng tìm kiếm: Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ có nhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất… 2.1.5 Chức năng báo cáo và in ấn: Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất… Mục 2.2. Một số ký hiệu dùng trong sơ đồ: 2.2.1 Chức năng: Trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là một quá trình biến đổi thông tin. Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho 9 các hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tượng khác. 2.2.2 Dòng dữ liệu Là việc cung cấp thông tin vào, ra khỏi một tiến trình. Mỗi dòng dữ liệu phải có tên gắn kèm với nó. 2.2.3 Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ để một hoặc nhiều chức năng sử dụng dưới dạng vật lý, các dữ liệu trong kho có thể là các tệp tài liệu cất trong văn phòng hay các tệp lưu trong nó nhưng ở đây ta chỉ quan tâm đến thông tin chứa trong nó. Mục 2.3.Biểu đồ phân cấp chức năng 2.3.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng 10 Quản lý hệ thống Đăng nhập lại Hướng dẫn Thoát Nhân viên Tên chức năng Tên dòng dữ liệu Tên kho dữ liệu [...]...QUẢN LÝ DANH MỤC Nhà cung cấp Khách hàng Hàng hoá Hoá đơn nhập Hoá đơn bán TÌM KIẾM Tìm kiếm Nhà Cung Cấp Tìm kiếm Khách Hàng Tìm kiếm Hóa Đơn Nhập Tìm kiếm Hóa Đơn Xuất Tìm kiếm Hàng Hóa Báo cáo Báo cáo hàng Nhập Báo cáo hàng xuất 11 Báo cáo tồn kho 2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu: KhACH Hang Từ chối bán hàng Gửi đơn đặt hàng NHACC Thông tin NCC Yêu cầu mua hàng Thông tin khách hàng QUẢN LÝ BÁN HÀNG... ENDSCAN Mục 4.2 :Xây dựng phần mềm Màn hình chính 32 Form chính này gồm các menu chính là -Quản lý danh mục :Hàng hóa,nhà cung cấp,khách hàng, hóa đơn nhập,hóa đơn xuất -Tìm kiếm và in ấn:Tìm khách hàng, tìm hàng hóa,tìm nhà cung cấp,tìm hóa đơn nhập,tìm hóa đơn xuất -Báo cáo :Hàng tồn 33 + Menu Quản lý danh mục -Form khách hàng Form này chúng ta có thể Thêm,Sửa ,Xóa một khách hàng nào đó 34 -Form Hàng hóa Form... luận chương Chương III đã tìm hiểu và xây dựng được cơ sở dữ liệu mà bài toán yêu cầu 25 Chương IV :Xây dựng hệ thống phần mềm Mục 4.1 :Công cụ xây dựng 4.1.1.Giới thiệu về Visual Foxpro Fox pro là hệ quản trị cơ sở dữ liệu để giải quyết các bài toán trong các lĩnh vực về quản lý. Fox pro được thừa kế và phát triển trên phần mềm DBASE III PLUS và DBASE IV.Khi các công cụ lập trình và các ứng dụng trên... Hang Từ chối bán hàng Gửi đơn đặt hàng NHACC Thông tin NCC Yêu cầu mua hàng Thông tin khách hàng QUẢN LÝ BÁN HÀNG Phiếu xuất hàng 12 Phiếu giao hàng Thanh toán 2.3.3 Sơ đồ DFD: Khach hang Yêu cầu mua hàng NHÀ CC Hàng và Hoá Đơn Hàng + Phiếu xuất QUẢN LÝ NHẬP HÀNG QUẢN LÝ XUẤT HÀNG Hangmua Phieuxuat Dmkhach Dmhang HDmuaH Dmhang Phieunhap Dmkhach BAO CAO TIm kiEM Trả lời kết quả Dmhang Tonkho Tìm kiếm... kê hàng nhập Tonkho Hangban Báo cáo tồn kho Phßng qu¶n lý Bản danh mục NCC Danh mục khách hàng Dmkhach In danh mục NCC In danh mục khách Dmncc 2.4.5 Sơ đồ quan hệ thực thể - ERD Cửa hàng Nhà cung cấp Nhận hàng Hoá đơn C ó Bán hàn g Khách hàng Mặt hàng Mua hàng 16 C ó Mục 2 Kết luận chương Chương II đã tìm hiểu và đưa ra được yêu cầu của bài toán,phân tích được các yêu cầu của bài toán 17 Chương 3 Xây. .. Phieuxuat Tìm thông tin Tìm kiếm Khách hàng Thông Tin trả lời Thông Tin trả lời Tìm kiếm hoá đơn Nhaphang Dmhang Quan ly Thông tin tr ả lời Tìm kiếm sản phẩm Tìm thông tin tin 14 2.4.2 Sơ đồ nhập hàng Nhà cung cấp Tìm ncc Nhà cung DS NHA CC Mua hàng DS HANG Danh sách mặt hàng BAO CAO Giao hµng Hàng Lâp báo cáo 2.4.3 Sơ đồ xuất hàng Mua hàng “àng DS Khách hàng Hoá đơn xuất Mặt hàng khách Gửi Tài chính Lập phiếu... SoHD Character 5 Số hoá đơn bán 2 Mahang Character 5 Mã hàng 3 Tenhang Character 20 Tên hàng 4 Giaban Numeric 10 Giá bán 5 Soluongban Numeric 4 So Lượng bán 3.4.9 HangTon(Mahang,Tenhang,Soluongnhap,Soluongban,Ton) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mahang Character 5 Mã hàng 2 Tenhang Character 20 Tên hàng 3 Soluongnhap Numeric 4 So luong nhap 4 Soluongban Numeric 4 So Lượng bán 5 Ton Numeric 4 So luong... mới về thông tin quản lý thì hệ thống thông tin mới có thể không có đủ dữ liệu để tạo những đầu ra mới Để giải quyết vấn đề này khi cần phải xem xét hệ thống thông tin với khía cạnh là hệ thống phục vụ quản lý do đó xem xét sự hoạt động quản lý của tổ chức mà xác định cơ sở dữ liệu cho nó Cách thức thiết kế này bao gồm các bước như sau: Bước 1: Xác định tên, các thuộc tính, loại thuộc tính, … của tất... kế cơ sở dữ liệu Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tính ta tiến hành xây dựng bảng cơ sở dữliêụ như sau: 3.4.1 HangHoa(Mahang, Tenhang, DVTinh, Gia, MaNCC,Makho,Baohanh) 20 STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mahang Character 5 Mã hàng 2 Tenhang Character 20 Tên hàng 3 DVTinh Character 10 Đơn vị tính 4 Gia Numeric 8 Giá bán 5 MaNCC Character 5 Mã nhà cung cấp 6 Baohanh Character... Windows Là một trong những công cụ tiện lợi để giải quyết các bài toán về quản lý. Từ khi ra đời đến nay đã có nhiều phiên bản như Visual Foxpro 3.0,4.0.5.0,6.0,9.0… 4.1.2: Cài đặt visual foxpro Công cụ Visual Foxpro 6.0 là một thành phần trong bộ Visual Studio của Microsoft Do đó cần cài đặt bộ Visual Studio và lựa chọn thành phần Visual Foxpro [Start menu -> Visual Foxpro một thành phần của bộ Visual Studio] . là: Quản lý bán hang của công ty máy tính Thăng Long ” làm báo cáo thực tập. 2 Chương I Khảo sát hiện trạng của hệ thống hiện tại Mục 1.1 Giới thiệu về công ty máy tính Thăng Long Công ty máy. ty. Hiện nay ở công ty cổ phần thiết bị máy tính Thăng Long cũng đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý .Phần mềm hỗ việc quản lý và theo dõi công nợ còn với công tác bán hàng ,phiếu xuất và. tranh" công ty Thăng Long hy vọng sẽ đem lại lợi ích cho khách hàng và các đối tác khi tham gia hợp tác cùng với Thăng Long. Mục 1.2: Công tác quản lý và tổ chức kinh doanh ở Công ty Thăng Long Theo