thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG       !" Giáo viên hướng dẫn:   !""# Sinh viên thực hiện: "$%&!'!"(! Mã Sinh viên: ))*+,+, + Lớp: ))*+,+ Khoa: /!"!"0 Đơn vị thực tập: /!"1%23!"4(567879 /!""0:(!! ;<=>,))? BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG MỤC LỤC Nguyễn Tùng Ninh Lớp 11Q303A 2 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG :@ Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên toàn thế giới nói chung. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phất triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế. Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng, làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh. Trong xu thế ấy việc đưa tin học vào thực hiện mục tiêu quản lý của các Doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể. Việc tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác và điều hành kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết và hơn bao giờ hết, trong sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế thì hiệu quả quản lý là một lĩnh vực được nhà quản lý quan tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin mà cụ thể là các chương trình quản lý dựa trên máy tính. Giờ đây máy tính đã và đang trở thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của con người. Nó giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những công việc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian công sức mà hiệu quả mang lại chưa cao. Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh Anh cũng như các tổ chức doanh nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế. Song song với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp. Vì vậy, việc nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của công ty. Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và giúp Em vững vàng hơn trong công tác chuyên môn sau này. Em xin chân thành cảm ơn! A(B!"C"9%>?1D!"E!F>,)? Sinh viên thực hiện "$%&!'!"(! Nguyễn Tùng Ninh Lớp 11Q303A 3 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG G)HI*7JJKHLMN5@4J4*;:O KPQNG4P5R7S7KQ T: 1.1(U(1(0$VW6/!"1%123!"(X6V8V96/!"!"0:(!! Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh An được thành lập năm 2006. Tên chính giao dịch “Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ và công nghệ Linh An”. Trên con đuờng phát triển, công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh An đã dần lớn mạnh về tài chính, nhân lực, năng lực quản lý Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh An có nhiều thuận lợi về cơ cấu tổ chức, tài chính để đáp ứng được các mục tiêu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mình trong thời gian tới. Với tiêu chí: " Chuyên nghiệp- Chất lượng- Cạnh tranh" công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh Anh hy vọng sẽ đem lại lợi ích cho khách hàng và các đối tác khi tham gia hợp tác cùng với Linh Anh. )>3YZ[\D%1]6^66_#6/!"1%123!"(X6V8V96/!"!"0 :(!!. Bộ máy quản lý của công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh Anh được tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc các phòng chức năng. Mỗi phòng đều có chức năng và quyền hạn riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các quá trình hoạt động kinh doanh đều diễn ra nhịp nhàng, ăn khớp nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty. 3YZ[\D%`$A!ab6/!"1%23!"4(567879/!""0:(! ! G>HMc7KddT*;:OK PQNG4P5R7S7KQT:  Nguyễn Tùng Ninh Lớp 11Q303A 4 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG >)e!1f601g!"`$A!ab[D!9!"1(6/!"1%123!"(X6V8 V96/!"!"0:(!! >))*$%1hi![D!9!"1(6/!"1%123!"(X6V8V96/!"!"0 :(!! >)))jklm19!kn Sau khi quá trình sản xuất tại bộ phận sản xuất được hoàn thành, thành phẩm được tiến hành nhập kho. Bộ phận bán hàng (BPBH) nhận (o$!jklm ( Mẫu số 1) từ kho thành phẩm của công ty. Trước khi tiến hành nhập kho, Bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm nhập kho, sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng thì BPBH thực hiện cập nhật phiếu nhập kho và lưu vào sổ chứng từ nhập. Căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm, cuối mỗi ngày tiến hành cập nhật vào plmq Mẫu số 2r và cập nhật vào ]lm qMẫu số 3r theo từng sản phẩm cuối mỗi tháng. >))>D!9!" Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng gửi 3!Ys19!" ( Mẫu số 4 ) đến Công ty bằng văn bản, điện thoại, fax hoặc gặp gỡ trực tiếp, kí kết hợp đồng với lãnh đạo Công ty hoặc những người có chức trách trong Công ty. Bộ phận bán hàng có trách nhiệm tiếp nhận Đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến hoặc tkYZ!"l(!1o ( Mẫu số 5) giữa Công ty và khách hàng sau khi đã xem xét thỏa thuận về việc mua hàng đối chiếu với giấy tờ sổ sách liên quan đến hàng còn trong kho( Thẻ kho, Số kho). Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra lại hàng hoá trong kho xem có đủ và đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu hay không. - Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hoặc không đảm bảo chất lượng mà Khách hàng yêu cầu. + Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho Khách hàng để xin thêm thời gian để hoàn thành sản phẩm và hẹn ngày giờ cụ thể cho khách biết. + Đối với trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu : Bộ phận bán hàng sẽ hỏi ý kiến khách hàng xem với chất lượng như vậy thì liệu khách hàng có chấp nhận mua hay không. - Nếu trường hợp hàng trong kho đủ và đảm bảo chất lượng thì Bộ phận bán hàng sẽ tiến hành in (o$u$v1lm(Mẫu số 6). Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho in (w! [A!"(#m!j!9!" ( Mẫu số 7) gửi cho khách hàng một bản và lưu lại 03 bản để đối chiếu khi không có sự thống nhất giữa Công ty và khách hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng, bộ phận bán hàng tiến hành làm thủ tục xuất bán sản Nguyễn Tùng Ninh Lớp 11Q303A 5 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG phẩm. Cán bộ bán hàng viết x#Y3![D!9!" ( 3 Liên : Liên 1& Liên 3 :Lưu ; Liên 2: Giao cho khách hàng) ( Mẫu số 8). Nhân viên giao hàng có nhiệm vụ yêu cầu khách hàng ký nhận vào các giấy tờ có liên quan và giao hàng cho khách hàng. >))+#!1mD! Sau khi bán hàng, BPBH lập (o$1$( Mẫu số 9), lưu lại một bản và giao cho khách hàng một bản. Khi khách hàng đến thanh toán BPBH căn cứ vào ]!tkA( 1$của từng khách hàng( Mẫu số 10) để thực hiện thanh toán. Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng với bộ phận bán hàng của Doanh nghiệp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Khách hàng mua lẻ phải thực hiện thanh toán đủ số tiền hàng vừa mua, đối với khách hàng mua với số lượng lớn, khách hàng quen của Công ty có thể nợ lại một phần số tiền hàng. Công ty sẽ cho khách hàng một khoảng thời gian để trả nợ. Đến thời hạn mà khách hàng chưa thanh toán thì BPBH viết và gửi (v%[Dm!t ( Mẫu số 11) cho khách hàng yêu cầu thanh toán nợ . Sau khi thu được nợ, BPBH tổng hợp lại sổ nợ phải thu. >))?il(o Căn cứ vào lượng thành phẩm nhập và xuất trong ngày bộ phận quản lý bán hàng tiến hành cộng chốt sổ theo dõi hàng hóa. Khi cần thiết nhà quản lý yêu cầu bộ phận quản lý bán hàng phải thống kê xem đã nhập kho thành phẩm của phân xưởng sản xuất nào, 1il(o ra danh sách hàng hóa sản phẩm đã xuất bán cho khách hàng. Đồng thời có thể in ra danh sách phiếu xuất, phiếu nhập, các hóa đơn chứng từ có liên quan cho nhà quản lý kiểm tra. >))EDm6Dm Ngoài công việc phải thực hiện hàng ngày khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: Nhập kho thành phẩm, bán hàng cho khách hàng Cuối kì, Bộ phận bán hàng còn phải thực hiện một số công việc như sau: Tổng hợp: + Báo cáo nhập – xuất - tồn (Mẫu số 12) + Báo cáo tổng hợp thu và công nợ khách hàng Đưa ra một báo cáo về tổng lượng hàng hoá đã nhập - xuất và còn tồn trong kho tại một thời điểm bất kỳ trong năm theo yêu cầu của nhà quản lý. Từ báo cáo đó nhà quản lý có thể thống kê hàng hoá có trong kho, còn tồn trong kho phân loại tổng hợp hàng hóa thích hợp cho việc quản lý số lượng hàng hóa thực tế có trong kho so với lượng vật tư trên các chứng từ và sổ sách quản lý. Bộ phận quản lý bán hàng cộng số lượng sản phẩm xuất bán và nhập trong ngày, cuối tháng cuối quý phải lưu vào thẻ kho để có thể kiểm duyệt hàng hóa vật tư cho chính xác  >)>e!1f601g!"VWuyab >)>)(z$YZke!6vk6^6!F!"6_#01g!" Nguyễn Tùng Ninh Lớp 11Q303A 6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG  Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để đưa ra các chức năng và quá trình, thông qua nó để mô tả các chức năng xử lý của hệ thống theo dạng mức. Việc phân rã chức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức năng hay còn được sử dụng để chỉ ra mức độ mà từng quá trình còn phải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu. Qua sơ đồ phân cấp chức năng liệt kê cho ta biết được những chức năng mà hệ thống cần thực hiện.  Nguyễn Tùng Ninh Lớp 11Q303A 7 jklm ) D!9!" > #! 1mD! + il(o ? Nhận & cập nhật PNK 1.1 Cập nhật thẻ kho 1.2 TK khách hàng 4.1 T *;:OK Dm6Dm E Lập phiếu thu 3.1 Tổng hợp nợ phải thu 3.2 Báo cáo nhập kho 5.1 Báo cáo xuất kho 5.2 Báo cáo tồn kho 5.3 Nhận & lưu ĐĐH 2.1 TK sản phẩm 4.2 TK phiếu xuất 4.3 Lập phiếu xuất kho 2.3 Đối chiếu thẻ kho 2.2 Viết BBgiao nhận hàng 2.4 Lập hoá đơn bán hàng 2.5 TK phiếu nhập 4.4 TK Đơn đặt hàng 4.5 Báo cáo công nợ kh 5.4 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG >)>>(z$a$Z!"X{a(0$6_#01g!"`$A!ab[D!9!"1(6/!"1% 123!"(X6V8V96/!"!"0:(!! >)>>)|:5^6l$!"6A!H Sơ đồ cho ta thấy mối quan hệ sau: Khi có đơn dặt hàng của khách hàng thì bộ phận quản lý bán hàng sẽ cập nhật ,kiểm tra tư kho hàng rồi báo cáo về công nợ cũng như nhập ,xuất hàng cho khách theo yêu cầu của ban giám đốc, sau thông báo tới khách hàng để giao nhận hàng và kí vào các phiếu hd bán hàng ,phiếu xuất ,phiếu thu…Hệ thống bao gồm 3 tác nhân ngoài tương ứng đó là: Nhà quản lý, khách hàng và bộ phận kho Nguyễn Tùng Ninh Lớp 11Q303A 8 T *;:O K D69!" m D69!" Thông tin khách hàng Đơn Đặt hàng/Hợp Đồng kinh tế BB giao nhận hàng Phiếu xuất Phiếu thu Hoá Đơn bán hàng 9*$A!ab Báo cáo công nợ KH Bcáo nhập xuất tồn Phiếu nhập Yêu cầu báo cáo Phiếu xuất BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG >)>>>|:5^6Y}!H gồm có 5 chức năng sau: - nhập kho - bán hàng - tìm kiếm - thanh toán - báo cáo có quan hệ với nhau nhằm quản lý bán hàng 1 cách tốt nhất cho toàn hệ thống Nguyễn Tùng Ninh Lớp 11Q303A 9 Phiếu nhập Phiếu thu jklm 1 il(o + m D69!" BC nhập xuất tồn 9 *$A! :b Phiếu xuất D! 9!" > #! 1mD! ? Dm6Dm E BC công nợ KH Hoá đơn bán hàng BBgiao hàng ĐơnĐặtHàng Yêu cầu báo cáo Phiếu nhập Phiếu xuất Phiếu xuất Phiếu thu Phiếu nhập Phiếu xuất Đơn đặt hàng Phiếu thu phiếu nhập -thẻ kho DDH/DMSP BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG >)>>+|:5^6X2U(Y}!H |5:^6X2U(Y}!6^6!F!")Hjklm19!kn |5:^6X2U(Y}!6^6!F!">HD!9!" Chú thích: ĐĐH : Đơn đặt Hàng HĐKT:Hợp Đồng Kinh tế Nguyễn Tùng Ninh Lớp 11Q303A 10 j! ~jk !j1 1.1 jk!j1 1plm 1.2 m Thẻ kho Phiếu Nhập phiếu nhập j!~ :2$  2.1 BB giao hàng Phiếu XK hợplệ D69!" Phiếu xuất kho :jk (o$ L$v1 m >+ g( 6(o$ 1plm >> :jk D!9!" >E ĐĐH đc đáp ứng HĐBH 7(o1 "(#m !j! 9!" >? HĐ bán hàng ĐĐH/HĐKT ĐĐH/HĐKT được chấp nhận ĐĐH hoặc HĐKT Biên bản giao hàng . thu. >))?il(o Căn cứ vào lượng thành phẩm nhập và xuất trong ngày bộ phận quản lý bán hàng tiến hành cộng chốt sổ theo dõi hàng hóa. Khi cần thiết nhà quản lý yêu cầu bộ phận quản lý bán hàng phải thống. HĐBH 7(o1 "(#m !j! 9!" >? HĐ bán hàng ĐĐH/HĐKT ĐĐH/HĐKT được chấp nhận ĐĐH hoặc HĐKT Biên bản giao hàng BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG HĐBH: Hoá đơn bán hàng. BB giao hàng: Biên bản giao hàng |. TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG >)>>>|:5^6Y}!H gồm có 5 chức năng sau: - nhập kho - bán hàng - tìm kiếm - thanh toán - báo cáo có quan hệ với nhau nhằm quản lý bán hàng 1 cách