thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

Vì vậy, việc nghiên cứu và pháttriển hệ thống thông tin quản lý bán hàng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nóichung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của công ty.. Kế toán gi

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG

  

BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA

ĐỀ TÀI : Thiết Kế Và Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng

Giáo viên hướng dẫn: ThS Phạm Thị Hằng Nga

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Tùng Ninh

Đơn vị thực tập: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Và

Công Nghệ Linh Anh

HẢI PHÒNG – 20114

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thànhnhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên toàn thế giớinói chung Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho nhữngbước phất triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn chặt với các ứng dụng khoahọc kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế

Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng, làmnền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh Trong xu thế ấyviệc đưa tin học vào thực hiện mục tiêu quản lý của các Doanh nghiệp và trong toàn

bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể.Việc tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác và điều hành kinh doanh

là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết và hơn bao giờ hết, trong sự phát triển vượt bậc củanền kinh tế thì hiệu quả quản lý là một lĩnh vực được nhà quản lý quan tâm và điềunày phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin mà cụ thể là các chương trình quản lýdựa trên máy tính Giờ đây máy tính đã và đang trở thành một vật dụng rất cần thiếttrong quá trình làm việc của con người Nó giúp cho con người giải phóng sức laođộng, thực hiện những công việc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rấtnhiều thời gian công sức mà hiệu quả mang lại chưa cao

Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh Anh cũng như các tổchức doanh nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trongquá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế Song song vớihoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống thông tintốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp Vì vậy, việc nghiên cứu và pháttriển hệ thống thông tin quản lý bán hàng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nóichung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của công ty

Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đềcủa em không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiếnđóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và giúp Em vững vànghơn trong công tác chuyên môn sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hải Phòng, Ngày 24 tháng 5 năm 2014

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Tùng Ninh

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ CÔNG NGHỆ LINH ANH

1.1 Giới thiệu về công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh Anh.

Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh An được thành lập năm

2006 Tên chính giao dịch “Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ và côngnghệ Linh An” Trên con đuờng phát triển, công ty TNHH thương mại dịch vụ và côngnghệ Linh An đã dần lớn mạnh về tài chính, nhân lực, năng lực quản lý

Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh An có nhiều thuận lợi về

cơ cấu tổ chức, tài chính để đáp ứng được các mục tiêu quan trọng trong hoạt độngkinh doanh của mình trong thời gian tới

Với tiêu chí: " Chuyên nghiệp- Chất lượng- Cạnh tranh" công ty TNHH thươngmại dịch vụ và công nghệ Linh Anh hy vọng sẽ đem lại lợi ích cho khách hàng và cácđối tác khi tham gia hợp tác cùng với Linh Anh

1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh Anh.

Bộ máy quản lý của công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh Anhđược tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt độngcủa công ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc các phòng chức năng Mỗi phòng đều

có chức năng và quyền hạn riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trìnhhoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các quá trình hoạt động kinh doanh đều diễn ranhịp nhàng, ăn khớp nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty

Sơ đồ bộ máy quản lý công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Và Công Nghệ Linh Anh.

Kế toán giá thành

Kế toán tiền mặt

Kế toán lương

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ CÔNG NGHỆ LINH

ANH

2.1 Phân tích hệ thống quản lý bán hàng tại công ty TNHH thương mại dịch vụ

và công nghệ Linh Anh.

2.1.1 Quy trình bán hàng tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh Anh.

2.1.1.1.Nhập kho thành phẩm.

Sau khi quá trình sản xuất tại bộ phận sản xuất được hoàn thành, thành phẩm

được tiến hành nhập kho Bộ phận bán hàng (BPBH) nhận Phiếu nhập kho ( Mẫu số

1) từ kho thành phẩm của công ty Trước khi tiến hành nhập kho, Bộ phận bán hàngtiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm nhập kho, sản phẩm đạt yêu cầu chấtlượng thì BPBH thực hiện cập nhật phiếu nhập kho và lưu vào sổ chứng từ nhập Căn

cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm, cuối mỗi ngày tiến hành cập nhật vào Thẻ kho ( Mẫu số 2) và cập nhật vào Sổ kho ( Mẫu số 3 ) theo từng sản phẩm cuối mỗi tháng 2.1.1.2 Bán hàng.

Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng gửi Đơn đặt hàng ( Mẫu số 4 ) đến

Công ty bằng văn bản, điện thoại, fax hoặc gặp gỡ trực tiếp, kí kết hợp đồng với lãnhđạo Công ty hoặc những người có chức trách trong Công ty Bộ phận bán hàng có

trách nhiệm tiếp nhận Đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến hoặc Hợp đồng kinh tế

( Mẫu số 5) giữa Công ty và khách hàng sau khi đã xem xét thỏa thuận về việc muahàng đối chiếu với giấy tờ sổ sách liên quan đến hàng còn trong kho( Thẻ kho, Sốkho) Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra lại hàng hoá trong kho xem có đủ và đảm bảo chấtlượng mà khách hàng yêu cầu hay không

- Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hoặc không đảm bảo chấtlượng mà Khách hàng yêu cầu

+ Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho Kháchhàng để xin thêm thời gian để hoàn thành sản phẩm và hẹn ngày giờ cụ thể cho kháchbiết

+ Đối với trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu :

Bộ phận bán hàng sẽ hỏi ý kiến khách hàng xem với chất lượng như vậy thì liệu kháchhàng có chấp nhận mua hay không

- Nếu trường hợp hàng trong kho đủ và đảm bảo chất lượng thì Bộ phận bán hàng

sẽ tiến hành in Phiếu xuất kho (Mẫu số 6) Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho in Biên bản giao nhận hàng ( Mẫu số 7) gửi cho khách hàng một bản và lưu lại 03 bản để đối

chiếu khi không có sự thống nhất giữa Công ty và khách hàng Căn cứ vào phiếu xuấtkho và biên bản giao nhận hàng, bộ phận bán hàng tiến hành làm thủ tục xuất bán sản

phẩm Cán bộ bán hàng viết Hóa đơn bán hàng ( 3 Liên : Liên 1& Liên 3 :Lưu ; Liên

2: Giao cho khách hàng) ( Mẫu số 8) Nhân viên giao hàng có nhiệm vụ yêu cầu kháchhàng ký nhận vào các giấy tờ có liên quan và giao hàng cho khách hàng

2.1.1.3 Thanh toán.

Sau khi bán hàng, BPBH lập Phiếu thu ( Mẫu số 9), lưu lại một bản và giao cho khách hàng một bản Khi khách hàng đến thanh toán BPBH căn cứ vào Sổ nợ phải thu của từng khách hàng( Mẫu số 10) để thực hiện thanh toán Khách hàng có thể

thanh toán tiền hàng với bộ phận bán hàng của Doanh nghiệp bằng tiền mặt hoặc tiềngửi ngân hàng Khách hàng mua lẻ phải thực hiện thanh toán đủ số tiền hàng vừa mua,đối với khách hàng mua với số lượng lớn, khách hàng quen của Công ty có thể nợ lạimột phần số tiền hàng

Công ty sẽ cho khách hàng một khoảng thời gian để trả nợ Đến thời hạn mà khách

hàng chưa thanh toán thì BPBH viết và gửi Giấy báo nợ ( Mẫu số 11) cho khách hàng

yêu cầu thanh toán nợ Sau khi thu được nợ, BPBH tổng hợp lại sổ nợ phải thu

2.1.1.4 Tìm kiếm.

Căn cứ vào lượng thành phẩm nhập và xuất trong ngày bộ phận quản lý bánhàng tiến hành cộng chốt sổ theo dõi hàng hóa Khi cần thiết nhà quản lý yêu cầu bộphận quản lý bán hàng phải thống kê xem đã nhập kho thành phẩm của phân xưởng

sản xuất nào, tìm kiếm ra danh sách hàng hóa sản phẩm đã xuất bán cho khách hàng.

Đồng thời có thể in ra danh sách phiếu xuất, phiếu nhập, các hóa đơn chứng từ có liênquan cho nhà quản lý kiểm tra

2.1.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để đưa ra các chức năng và quá trình,

thông qua nó để mô tả các chức năng xử lý của hệ thống theo dạng mức Việc phân rãchức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức năng hay còn được sử dụng đểchỉ ra mức độ mà từng quá trình còn phải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu Qua

sơ đồ phân cấp chức năng liệt kê cho ta biết được những chức năng mà hệ thống cầnthực hiện

3

Tìm kiếm 4

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Báo cáo

5

Lập phiếu thu 3.1

Tổng hợp nợ phải thu 3.2

Báo cáo nhập kho5.1

Báo cáo xuất kho5.2

Báo cáo tồn kho5.3

Nhận &

lưu ĐĐH2.1

TK sản phẩm

4.2

TK phiếu xuất4.3Lập phiếu

xuất kho2.3

Đối chiếu thẻ kho2.2

Viết BBgiao nhận hàng2.4

Lập hoá đơn bán hàng 2.5

TK phiếu nhập4.4

TK Đơn đặt hàng4.5

Báo cáo công nợ kh5.4

2.1.2.2.Biểu luồng dữ liệu của hệ thống quản lý bán hàng tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Linh Anh.

2.1.2.2.1/ BLD mức khung cảnh:

Sơ đồ cho ta thấy mối quan hệ sau:

Khi có đơn dặt hàng của khách hàng thì bộ phận quản lý bán hàng sẽ cậpnhật ,kiểm tra tư kho hàng rồi báo cáo về công nợ cũng như nhập ,xuất hàngcho khách theo yêu cầu của ban giám đốc, sau thông báo tới khách hàng đểgiao nhận hàng và kí vào các phiếu hd bán hàng ,phiếu xuất ,phiếu thu…Hệthống bao gồm 3 tác nhân ngoài tương ứng đó là: Nhà quản lý, khách hàng và

bộ phận kho

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Khách Hàng

Kho

Khách Hàng

Thông tin khách hàng

Đơn Đặt hàng/Hợp Đồng kinh tế

BB giao nhận hàng

Phiếu xuấtPhiếu thu

Hoá Đơn bán hàng

2.1.2.2.2/ BLD mức đỉnh:

gồm có 5 chức năng sau:

- nhập kho - bán hàng - tìm kiếm - thanh toán - báo cáo

có quan hệ với nhau nhằm quản lý bán hàng 1 cách tốt nhất cho toàn hệ thống

Khách hàng

BC nhập xuất tồn

Nhà Quản Lý

Thanh toán 4

Báo cáo 5

BC công nợ KH

Hoá

đơn

bán hàng

Phiếu xuất

Phiếu thu

Phiếu nhậpPhiếu xuất

Đơn đặt hàng

Phiếu thuphiếu nhập -thẻ kho

DDH/DMSP

1.1

Cập nhật thẻ kho

1.2

Kho

Thẻ kho

Phiếu Nhậpphiếu nhập

Nhận &

Lưu ĐĐH

2.1

BB giao hàng

Phiếu

XK hợplệ

Khách hàng

Phiếu xuất kho

Lập Phiếu Xuất Kho

2.3

Đối chiếu thẻ kho 2.2

Lập HĐ Bán hàng 2.5

ĐĐH

đc đáp ứng HĐBH

Viết BB giao nhận hàng

2.4

HĐ bán hàng

ĐĐH/HĐKT

ĐĐH/HĐKT được chấp nhận

ĐĐH hoặc HĐKT

Biên

bản

giao

hàng

HĐBH: Hoá đơn bán hàng.

BB giao hàng:Biên bản giao hàng

C/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 3: Thanh toán

D/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 4: Chức năng tìm kiếm

Phiếu Xuất khoPhiếu Nhập kho

Đơn Đặt hàng

Tìm kiếm KH

4.1

Tìm kiếm sản phẩm 4.2

Tìm kiếm đơn đặt hàng 4.5

Tìm kiếm phiếu xuất 4.4

D/S Sản phẩm

Yêu cầu tìm kiếm

Yêu cầu tìm kiếm

Yêu câu

Yêu cầu

Yêu cầu tìm kiếm

DS Đơn Đặt Hàng

E/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 5: Chức năng báo cáo

2.2 Phân tích và thiết kế hệ thống về dữ liệu.

2.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.

2.2.1.1 Mô hình liên kết thực thể.

Bcáo công

nợ khách hàng 5.4

Báo cáo xuất kho 5.2

Báo cáo tồn

Báo cáo nhập kho

Bcáo công

nợ khách hàng

Yêu cầuBáo cáo

Yêu cầuBáo cáo

Yêu cầu Báo cáo

Yêu cầuBáo cáo

Mã khách hàng

Phiếu xuất

Mã KH

Ngày xuất

ID-PX

Số phiếu xuất

Mã kho

Khách hàng

Điện thoại Địa chỉ

Tài khoản

Mã số thuế

CT Phiếu Xuất

Số CTPX

ID_PX

Số lượng

Mã sp

Giá bán Sản phẩm

Đơn vị tính Hoá đơn

ID- HD

Ngày hoá đơn

Số hoá đơn

Mã khách hàng

Người giao hàng

ID

Ngày phiếu nhập 14

Sản phẩm

Phiếu thu

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG

2.2.2 Xây dựng các bảng Cơ sở dữ liệu.

Quy tắc đặt tên bảng tên trường.

Tên bảng: Bao gồm tên viết tắt của bảng Tb(tb) + tên các bảng

Tên trường: Tuỳ thuộc vào người lập trình và người sử dụng sao cho thích hợpnhất

 Khách hàng

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key

Đơn vị tính

Ngày hoá đơn

Mã khách hàng Phiếu Nhập

Số phiếu nhập

Ngày phiếu nhập

CT Phiếu nhập

Số CTPN

Số CTDDH

ID-DDH

Mã sp

Số lượng

Giá bán

CT Phiếu nhập

Số P.thu

Mã khách hàng

Tenkh Text 50 Tên khách hàng

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key

 Chi tiết hoá đơn(CTHoadon)

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key

đơn

PK

 Phiếu nhập

ID Autonumber Long interger Mã phiếu nhập PK

 Chi tiết phiếu nhập(CTPhieunhap)

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key

nhập

PK

 Phiếu xuất (px)

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key

 Chi tiết phiếu xuất(CTPhieuxuat)

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key

xuất

PK

ID_PX Number Long interger Mã phiếu xuất

 Đơn đặt hàng(DDH)

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key

Soddh Text 10 số đơn đặt hàng

hàng

 Chi tiết đơn đặt hàng(CTDDH)

SoCTDDH Autonumber Long interger số chi tiểt đơn đặt hàng PK

ID_DDH Number Long interger Mã đơn đặt hàng

 Kho

 Phiếu thu

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key

2.2.3 Hình quan hệ Relationships của hệ thống quản lý bán hàng

Mô hình phác hoạ mối liên kết giữa các thực thể ( CSDL trong hệ quản trị CSDL

Access)

CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG 3.1 Lựa chọn môi trường cài đặt.

3.1.1 Access là gì?

Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL), cũng giống như các hệCSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biêu diễn thông tin và tự động làmnhiệm vụ khác.Việc sử dụng Access, chúng ta có thể phát triển cho các ứng dụng mộtcách nhanh chóng

Access cũng là một ứng dụng mạnh trong Windows, bạn có thể cắt dán dữ liệu từbất cứ ứng dụng nào trong môi trường Windows nào cho Access và ngược lại, bạn cóthể liên kết các đối tượng nào đó vào môi trường Access

Dù sao Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất tốt trong CSDL, đồng thời nó cóthể giúp chúng ta tới tất cả các dạng dữ liệu Nó có thể làm việc với nhiều hơn mộtmảng tại cùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rối của dữ liệu và làm cho công việc

dễ dàng thực hiện hơn.Chúng ta có thể liên kết một bảng trong Parado và một bảntrong Database, có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nối cơ sở dữ liệu này vớinhững bảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng

3.1.2 Accsess cung cấp những công cụ gì?

Access cung cấp nhưng thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện vớinhững địng nghĩa khoá và khoá ngoại, các loại luật quan hệ, các mức kiểm tra mứctoàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho môitrường trong một bảng Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức DatabaseAccess ngăn chặn được sự cập nhật và xoá thông tin này bị từ bỏ qua

Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn bản,kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày/tháng, kiểu meno, kiểu Yes/No và các đối tượngOLE.Nó cũng hỗ trợ cho các giá trị rỗng khi các giá trị này bị bỏ qua

Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được các đòi hỏi với kiến trúc mềm dẻocủa nó.Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô hìnhClient/Server.Thông qua ODBC chúng ta có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bênngoài

Access chúng ta có thể phân quyền cho người sử dụng và các nhóm trong việcxem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tượng cơ sở dữ liệu

3.1.3 Giới thiệu về Visual Basic.

Visual Basic là sản phẩm phần mềm của hãng Microsoft Visual Basic là ngôn ngữlập trình hướng đối tượng

Phiên bản mới nhất của Visual Basic là Visual Basic 6.0 (1998), Visual Basic 6.0cung cấp một số tính năng mới phục vụ cho lập trình trên mạng Visual Basic 6.0 làchương trình 32 bit, chỉ chạy trong môi trường Windowsm 95 trở lên

3.2 Thiết kế giao diện của chương trình.

3.2.1 Hệ thống menu.

Phần mềm quản lý bán hàng gồm 5 menu chính là:

1 Menu hệ thống bao gồm:

+ Đăng nhập+ Quản lý người sử dụng

+ Cập nhật chi tiết phiếu nhập

+ Cập nhật chi tiết phiếu xuất

3 Menu Tìm kiếm bao gồm:

+ Tìm kiếm danh mục khách hàng