báo cáo thực tập tốt nghiệp đại học kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại cổ phần hàng hải việt nam phòng giao dịch quận 9

HỒ CHÍ MINH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM PHÒNG GIAO DỊCH QUẬN 9 Sinh v

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG

THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM

PHÒNG GIAO DỊCH QUẬN 9

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lệ Huyền Lớp: ĐH26KT02

Khóa học: 2010 – 2014 Giảng viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Quỳnh Hoa

Tp Hồ Chí Minh, tháng 02 – 2014

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu hiện nay, việc bảo hộ cho các Ngân hàng trong nước dần bị dỡ bỏ, buộc các Ngân hàng Việt Nam phải hội nhập và tăng cường cạnh tranh để thu hút khách hàng Hội nhập đem đến nhiều thách thức nhưng đồng thời cũng đem lại cho nước ta nhiều cơ hội để học tập kinh nghiệm của các nền kinh tế hàng đầu Được ứng dụng sớm ở các nước có hệ thống ngân hàng phát triển, nhưng đến năm

2005 mô hình giao dịch một cửa mới được chính thức áp dụng tại Việt Nam Việc áp dụng mô hình này giúp cho hình ảnh của ngân hàng trở nên gần gũi, thân thiện, hướng đến khách hàng và đáp ứng tốt hơn các nhu cầu của khách hàng Tuy nhiên cơ chế giao dịch một cửa cũng chứa đựng những rủi ro tiềm tàng của nó Ngân hàng là một loại hình kinh doanh chứa đựng nhiều rủi ro, dễ bị tổn thương khi có gian lận, sai sót xảy

ra Để ngăn ngừa những tổn thất và các rủi ro có thể xảy ra, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước, trước hết đòi hỏi ngân hàng phải có những biện pháp quản lý, kiểm soát hữu hiệu, mà quan trọng nhất là phải thiết lập được hệ thống kiểm soát bội bộ một cách đầy đủ và có hiệu quả Tuy đã được triển khai hơn tám năm, nhưng quy trình giao dịch một cửa vẫn còn nhiều vướn mắc, lỗ hổng cần được hoàn thiện Vì thế hoạt động kiểm soát nội bộ càng cần phải phát huy vai trò trong việc kiểm soát các quy trình nghiệp vụ, kiểm soát các đối tượng tham gia, hạn chế rủi ro, đảm bảo an toàn tài sản

Qua quá trình thực tập tại MSB – PGD quận 9 kết hợp với việc học tập tại trường, sinh viên đã nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao

dịch một cửa Chính vì vậy sinh viên đã quyết định chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ đối

với quy trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải VIệt Nam – Phòng giao dịch quận 9” Đề tài được nghiên cứu tập trung vào các vấn đề cơ

bản trong công tác kiểm soát nội bộ quá trình vận hành hệ thống giao dịch một cửa trong phạm vi bộ phận kế toán giao dịch tại PGD Quận 9 – CN TP Hồ Chí Minh Kết cấu đề tài gồm 3 phần:

Phần 1: Cơ sở lý luận về vấn đề kiểm soát nội bộ đối với giao dịch một cửa

Phần 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải Việt Nam – Phòng giao dịch Quận 9

Phần 3: Nhận xét và kiến nghị của sinh viên

Để hoàn thành báo cáo thực tập này, sinh viên xin cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của tập thể cán bộ tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam – Phòng giao dịch quận 9, đặc biệt xin cảm ơn giảng viên hướng dẫn thực tập mặc dù rất bận rộn với công tác giảng dạy và nghiên cứu nhưng đã dành thời gian hướng dẫn cho sinh viên trong quá trình thực hiện báo cáo Do khả năng hiểu biết và phân tích còn hạn chế nên báo cáo không thể tránh được những thiếu sót nhất định và còn nhiều điểm chưa đề cập đến Rất mong đươc sự góp ý của thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ

Bảng 2.1 Kết quả hoạt kinh doanh năm 2010 – 2012

Bảng 2.2 Quy mô nguồn vốn tự huy động qua các năm 2010 – 2012 Biểu đồ 2.1 Lợi nhuận trước thuế và sau thuế qua các năm

Sơ đồ 1.1 Mô hình giao dịch một cửa

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức hoạt động của MSB-PGD Q.9

Sơ đồ 2.2 Mô hình giao dịch một cửa tại MSB

Sơ đồ 2.3 Quy trình giao dịch nộp tiền mặt

DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT

4 COSO Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc

chống gian lận về báo cáo tài chính

Nam

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ

DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI GIAO

DỊCH MỘT CỬA 1

1.1 Giao dịch một cửa 1

1.1.1 Cơ chế, mô hình giao dịch một cửa 1

1.1.2 Các nguyên tắc giao dịch một cửa 2

1.1.3 Những thay đổi so với mô hình nhiều cửa 3

1.1.4 Sự cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ 3

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại 5

1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.2.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.2.3 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.3 Kiểm soát nội bộ đối với giao dịch một cửa 6

1.3.1 Nguyên tắc phân cấp, phân quyền trong quá trình xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh 6

1.3.2 Hạn mức giao dịch & hạn mức tồn quỹ 7

1.3.3 Lưu chuyển và kiểm soát chứng từ 7

1.3.4 Quản lý tồn quỹ 8

1.3.5 Các thủ tục kiểm soát khác 8

PHẦN 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM – PGD Q.9, CN HỒ CHÍ MINH 9

2.1 Khái quát về NHTM CP Hàng Hải Việt Nam – PGD Q9, CN.HCM 9

2.1.1 Sự ra đời và phát triển của NHTM CP Hàng Hải Việt Nam – PGD Q.9, CN.HCM 9

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý tại NHTM CP Hàng Hải Việt Nam – PGD Q9 11

2.2 Kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa tại NHTM CP Hàng Hải

– PGD.Q9 11

2.2.1 Môi trường kiểm soát 11

2.2.2 Xác định và đánh giá rủi ro 16

2.2.3 Hoạt động kiểm soát 18

2.2.4 Thông tin truyền thông 24

2.2.5 Hoạt động giám sát 25

PHẦN 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 26

3.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa tại NH TMCP Hàng Hải Việt Nam – PGD Q.9 26

3.1.1 So sánh thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa với lý thuyết 26

3.1.2 Ưu điểm của hoạt động KSNB 26

3.1.3 Hạn chế trong hoạt động KSNB 27

3.1.4 Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của hoạt động KSNB 29

3.2 Kiến nghị 30

3.2.1 Những kiến nghị đối với MSB Quận 9 nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB đối với quy trình giao dịch một cửa 30

3.2.2 Kiến nghị với bài giảng 31

KẾT LUẬN 32

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ SINH VIÊN THỰC TẬP 33

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 34

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC

1

Phần 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI GIAO DỊCH MỘT CỬA

1.1 Giao dịch một cửa

Theo QĐ 1498 ban hành năm 2005 của NHNN, giao dịch một cửa là “phương thức

tổ chức cung ứng dịch vụ của tổ chức tín dụng cho khách hàng, trong đó khách hàng chỉ cần giao dịch với một giao dịch viên của tổ chức tín dụng và nhận kết quả từ giao dịch viên đó.”

Giao dịch một cửa là kết quả của những nỗ lực ứng dụng và hiện đại hóa công nghệ ngân hàng, nhằm nâng cao chất lượng, đơn giản hóa thủ tục hành chính Khắc phục được hạn chế của cơ chế giao dịch nhiều cửa, tuy nhiên cơ chế giao dịch một cửa cũng

có nhược điểm riêng, vì vậy việc tìm hiểu về mô hình và quy trình giao dịch một cửa sẽ cho thấy tính thiết yếu phải thiết lập hệ thống KSNB đối với quy trình mới này

1.1.1 Cơ chế, mô hình giao dịch một cửa

Sơ đồ 1.1: Mô hình giao dịch một cửa

(1) Đầu ngày, bộ phận ngân quỹ thực hiện tiếp quỹ cho các GDV (2) Khách hàng yêu cầu giao dịch, GDV thực hiện xử lý giao dịch trong hạn mức, nếu các giao dịch đòi hỏi phải có sự phê duyệt của KSV thì chứng từ được chuyển qua bộ phận kiểm soát (3), chứng từ sau khi được phê duyệt sẽ được chuyển trả lại cho GDV hoàn tất giao dịch (4) GDV thực hiện thu - chi tiền mặt với khách hàng theo hạn mức quy định (5) Cuối ngày, GDV hoàn quỹ về cho bộ phận ngân quỹ (6)

Các đối tượng tham gia

Tổng giám đốc (Giám đốc): thực hiện việc xây dựng quy chế và quy trình nghiệp

vụ trong giao dịch một cửa; hướng dẫn triển khai thực hiện và kiểm tra việc chấp hành các quy định; thực hiện phân cấp và phân quyền cho các đối tượng tham gia quy trình; quy định hạn mức giao dịch cho từng GDV Ngoài ra được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện chức năng theo thẩm quyền của mình trong việc kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ, hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện quyền kiểm soát và duyệt chứng từ trên máy và trên giấy theo quy định

Kiểm soát viên: là nhân viên của tổ chức tín dụng được phân cấp thực hiện việc

kiểm tra, kiểm soát và phê duyệt các giao dịch vượt hạn mức của GDV và các giao dịch khác theo sự phân cấp phân quyền từ cấp trên; kiểm soát trước và sau khi hạch

Khách hàng

Giao dịch viên

Kiểm soát viên

Bộ phận ngân quỹ (2)

(5)

(6) (1)

toán các chứng từ kế toán phát sinh trong ngày, kiểm soát các chứng từ trên máy tính KSV thực hiện công việc kế toán cuối ngày, đối chiếu với sổ của bộ phận kho quỹ cân với số tiền mặt tồn kho thực tế để chuẩn bị cho việc khóa sổ kế toán, giải thích, hướng dẫn, thu thập thông tin từ khách hàng để đề xuất với cấp trên

Giao dịch viên: là nhân viên của ngân hàng trực tiếp giao dịch với khách hàng, chịu

trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền trong việc lập, kiểm soát và phê duyệt các chứng từ giao dịch GDV chịu hoàn toàn trách nhiệm khi có tổn thất xảy ra đối với các giao dịch trong hạn mức giao dịch mà mình phụ trách Các giao dịch vượt hạn mức phải được KSV phê duyệt theo quy định trước khi thực hiện

Bộ phận quỹ: chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tuyệt đối về số tiền và tài sản mà

mình quản lý, tuân thủ các chế độ, nguyên tắc về giao nhận tiền và tài sản, đảm bảo đối chiếu khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số liệu trên sổ kế toán

Hàng ngày, bộ phận quỹ tạm ứng tiền cho GDV thực hiện các loại giao dịch phát sinh theo quy định Trong quá trình giao dịch, bộ phận quỹ thực hiện thu hồi tiền vượt hạn mức tồn quỹ của GDV hoặc tiếp quỹ nếu tồn quỹ của GDV thấp hơn hạn mức quy định Cuối ngày, bộ phận quỹ phải thực hiện điều chuyển toàn bộ số dư tồn quỹ của GDV về quỹ

1.1.2 Các nguyên tắc giao dịch một cửa (theo QĐ 1498/NHNN)

- Đảm bảo an toàn tài sản và tuân thủ các nguyên tắc về kiểm tra, kiểm soát áp

dụng đối với hoạt động ngân hàng

- Xây dựng Quy trình nghiệp vụ cụ thể trong giao dịch một cửa trên cơ sở các quy

định hiện hành trong hoạt động ngân hàng, hoạt động ngân quỹ, chế độ kế toán

và đáp ứng được yêu cầu lập các loại báo cáo theo quy định

- Xây dựng nội quy và tổ chức giám sát chặt chẽ nội quy làm việc của các quầy

giao dịch trong giao dịch một cửa; đồng thời, thông báo công khai nội quy và các mẫu ấn chỉ sử dụng trong giao dịch với khách hàng

- Ứng dụng khoa học và kỹ thuật công nghệ trong giao dịch một cửa phải tuân thủ

các quy định của pháp luật có liên quan đến quy trình nghiệp vụ của loại giao dịch mà mình thực hiện Hệ thống trang thiết bị, phần mềm ứng dụng phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật

- Thực hiện kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ có liên quan trong giao dịch một

cửa Hàng ngày, bộ phận kế toán phải thực hiện khâu kiểm tra sau (kiểm tra đối chiếu các chứng từ giao dịch với bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày) nhằm đảm bảo sự khớp đúng của các giao dịch trong ngày Trường hợp phát hiện sai sót phải xác định nguyên nhân và khắc phục kịp thời

- Đối với các giao dịch thu tiền mặt, chương trình giao dịch phải in được giấy giao

nhận tiền để khách hàng kiểm tra lại và ký xác nhận Trường hợp chương trình giao dịch không in được giấy giao nhận tiền, kiểm soát viên phải kiểm soát và ký trên chứng từ thu tiền trước khi giao lại cho khách hàng

- Hệ thống trang thiết bị được kết nối hoàn chỉnh thành mạng để cập nhật, xử lý,

kiểm tra, kiểm soát, khai thác và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, chính xác,

3

nhanh chóng và thuận tiện Có hệ thống máy tính và trung tâm lưu giữ số liệu dự phòng

- Có biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn và bí mật các dữ liệu trong chương

trình, mã khóa truy cập hệ thống và chữ ký điện tử Hệ thống kiểm soát chung và

hệ thống kiểm soát thông qua mạng máy tính phải có đủ khả năng để kiểm soát các thao tác nghiệp vụ trong giao dịch một cửa, bảo đảm thực hiện đúng quy

định, chống lợi dụng tham ô, chiếm đoạt tài sản

- Quy định hạn mức giao dịch, hạn mức tồn quỹ đối với mỗi GDV, thẩm quyền

phê duyệt giao dịch của từng đối tượng Công tác kiểm quỹ, đối chiếu, báo cáo phải được thực hiện theo quy định của ngân hàng

1.1.3 Những thay đổi so với mô hình nhiều cửa

Trong mô hình giao dịch nhiều cửa, kế toán chỉ làm nhiệm vụ kiểm tra nội dung chứng từ và hạch toán vào sổ kế toán theo quy định, không trực tiếp thu chi tiền mặt Tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt khách hàng phải nộp (nhận) từ bộ phận ngân quỹ Do đó, khách hàng phải qua nhiều cửa để hoàn thành giao dịch của mình, gây mất thời gian, đặc biệt khi số lượng khách hàng đông sẽ gây áp lực cho bộ phận ngân quỹ trong công tác kiểm đếm

Cải tiến để mang đến sự tiện lợi cho khách hàng, theo mô hình giao dịch một cửa khách hàng chỉ cần giao dịch với một GDV và nhận kết quả từ GDV đó GDV vừa tiếp khách vừa làm nhiệm vụ kế toán, thủ quỹ thực hiện thu chi tiền theo hạn mức quy định phù hợp với trình độ, kinh nghiệm của mình Đối với giao dịch trong hạn mức, GDV thực hiện giao dịch ngay Đối với các giao dịch trên hạn mức, cần có KSV kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt trên hệ thống máy tính Như vậy, lượng công việc mà mỗi GDV đảm nhận sẽ nhiều hơn so với giao dịch nhiều cửa

1.1.4 Sự cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

Quá trình vận hành bất cứ mô hình nào đều luôn tồn tại rủi ro, đặc biệt là với mô hình giao dịch một cửa mới mẻ Do đó để hạn chế những rủi ro có thể làm ảnh hưởng đến ngân hàng cũng như chất lượng phục vụ khách hàng, việc nghiên cứu về những rủi

ro có thể xảy ra và thiết lập một hệ thống KSNB chặt chẽ và phù hợp là thiết yếu

Rủi ro tác nghiệp

Rủi ro tác nghiệp phát sinh trong quá trình thao tác các nghiệp vụ của con người Trong khi thao tác nghiệp vụ, rủi ro có thể phát sinh do vô tình hoặc trình độ chuyên môn yếu kém, không ý thức được mức độ rủi ro của công việc hoặc xuất phát từ nhu cầu trục lợi của một vài cá nhân cố ý làm trái quy định

Rủi ro tác nghiệp xảy ra khi nhân viên kế toán cố ý truy cập bất hợp pháp vào hệ thống của người khác: sử dụng user và password của người khác để phê duyệt một số nghiệp vụ không được phép; sử dụng mật mã phê duyệt của KSV, lãnh đạo để thực hiện giao dịch khống hoặc trục lợi cá nhân Rủi ro tác nghiệp còn xảy ra trong quá trình sắp xếp, bảo quản tài sản tại quầy giao dịch của GDV Việc sắp xếp không gọn gàng,

để lẫn lộn các loại tiền, giấy tờ với nhau hay việc không phân loại tiền theo mệnh giá, không để đúng nơi quy định gây mất mát, thất lạc tài sản Khi GDV không tuân thủ

đúng quy trình kiểm đếm tiền, không đối chiếu với số liệu hệ thống, sổ sách, không phát hiện tiền giả sẽ dẫn đến rủi ro mất tiền, thiệt hại cho ngân hàng Ngoài ra việc GDV không tuân thủ đúng quy trình giao dịch, phê duyệt các giao dịch vượt hạn mức, không đúng thẩm quyền theo quy định sẽ ảnh hưởng đến tài sản, uy tín của ngân hàng

và gây phiền hà cho khách hàng

Rủi ro do công nghệ

Hầu hết các hoạt động kế toán tại ngân hàng đều được xử lý bằng máy tính Vì vậy, một khi rủi ro xảy ra đối với hệ thống máy tính sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của các bộ phận trong quy trình giao dịch một cửa Rủi ro công nghệ có thể xảy ra là:

- Sự cố về kỹ thuật làm cho các giao dịch bị ngưng trệ, thời gian xử lý một giao dịch tốn nhiều thời gian hơn do đường truyền chậm dẫn đến chất lượng phục vụ khách hàng bị giảm sút

- Không thực hiện tốt chính sách bảo mật, không phân cấp rõ ràng việc sử dụng thông tin kế toán dẫn đến việc thông tin được sử dụng không đúng đối tượng

- Việc cấp quyền cho người truy cập vào hệ thống của ngân hàng chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ quy định, chưa có quy định rõ trách nhiệm của người truy cập

- Chưa tách bạch giữa quyền của người quản trị hệ thống, cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm nghiệp vụ với quyền của người sử dụng Người quản trị không được biết mật khẩu của người truy cập, người sử dụng và ngược lại Người được trao quyền truy cập phải tuyệt đối giữ bí mật mật khẩu của mình

- Chưa giám sát, hạn chế được số lần truy cập không hợp lệ vào hệ thống

- Chưa đảm bảo cơ sở dữ liệu không được truy cập trực tiếp, việc sửa chữa, thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu chưa được thực hiện bằng các công cụ đúng quy định

Rủi ro từ bên ngoài

Rủi ro xảy ra khi ngân hàng lựa chọn đối tác không đủ năng lực để tham giao dịch hoặc không đủ năng lực pháp lý do không hiểu biết rõ về pháp luật nước ngoài, không kiểm tra kỹ thông tin về đối tác, thiếu sự chuẩn bị kỹ càng cần thiết hoặc thiếu kinh nghiệm trong thỏa thuận hợp đồng

Ngân hàng chịu rủi ro luật pháp liên quan đến sự cố, sai sót trong quá trình kinh doanh làm thiệt hại cho khách hàng và đối tác dẫn đến việc bị khởi kiện, bồi thường Khách hàng cố tình gian lận bằng các hành vi: xuất trình giấy tờ giả, giả mạo chữ ký… nếu không kiểm tra, kiểm soát chặt ché sẽ gây thiệt hại rất lớn cho ngân hàng Ngoài ra, do hệ thống, phần mềm là do con người tạo ra nên rủi ro còn xuất phát từ việc các chuyên gia về công nghệ thông tin tìm cách bẻ khóa, thâm nhập vào hệ thống máy tính của ngân hàng để rút tiền, chuyển tiền từ tài khoản trái phép

Khi rủi ro trong vận hành quy trình giao dịch một cửa xảy ra sẽ ảnh hưởng đến tài sản của ngân hàng vì khi tổn thất do nhân viên kế toán gây ra thì khả năng thu hồi là rất thấp Đôi khi ngân hàng phải trích quỹ dự phòng rủi ro để khắc phục thiệt hại sau khi nhân viên đã thực hiện trách nhiệm của mình Giao dịch không được thực hiện đúng quy trình, gây khó khăn cho các đối tượng tham gia Mặt khác, gây bất ổn tâm lý, nghi

5

kỵ trong nội bộ Các rủi ro này cũng làm cho uy tín của ngân hàng bị giảm sút, tạo tâm

lý mất lòng tin ở khách hàng, đặc biệt là bộ phận khách hàng cá nhân, từ đó khả năng mất khách hàng là rất lớn Như vậy, sự tồn tại và hiện hữu của hệ thống KSNB như là một sự đảm bảo hợp lý, đem lại hiệu quả cho ngân hàng khi áp dụng mô hình giao dịch một cửa

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại

1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO, kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo

hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy

định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

1.2.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và

là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Có 7 yếu tố của môi trường kiểm soát được ghi nhận bởi COSO sau:

- Tính chính trực và giá trị đạo đức

- Đảm bảo về năng lực

- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản trị

1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát: bao gồm các biện pháp kiểm soát sau

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: là phân công phân nhiệm cho các thành viên trong tổ chức, nhằm tạo sự kiểm soát lẫn nhau ngay trong quá trình thực hiện, giảm thiểu

gian lận, và nhanh chóng phát hiện sai sót

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: kiểm soát chặt chẽ hệ thống

chứng từ, sổ sách, việc phê chuẩn đúng đắn các loại nghiệp vụ được thực hiện

- Kiểm soát vật chất: là bảo vệ tài sản ngăn chặn mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử dụng sai mục đích Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản đó là: hạn chế tiếp cận tài sản, sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro, kiểm kê tài sản định kỳ, bảo quản chứng

từ và sổ sách ghi chép

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Cần có một cơ chế kiểm tra, soát xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Sự hữu hiệu của việc kiểm tra độc lập sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người

thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất cứ lý do nào

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: là việc xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số liệu thực tế và số liệu kế hoạch và các dữ liệu khác

có liên quan; nhằm phát hiện những biến động bất thường

1.2.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát Việc thu thập và xử lý thông tin được thực hiện bởi hệ thống thông tin Truyền thông được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin đúng đắn, kịp thời sẽ đem đến cho nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính

1.2.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát: xác định hệ thống có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi Hoạt động giám sát gồm: giám sát thường xuyên (nhà quản lý thực hiện) và giám sát định kỳ (kiểm toán viên thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ)

1.2.3 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối cho các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện mà chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhất định do hệ thống KSNB luôn tồn tại những hạn chế:

- Nhà quản lý xây dựng hệ thống KSNB chưa chặt chẽ, phân chia trách nhiệm chưa hợp lý Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động có thể dẫn đến thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

- Sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân con người: vô ý, bất cẩn, đánh giá ước lượng sai, hiểu sai chỉ thị của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới

- Sự thông đồng của các nhân viên trong tổ chức với nhau hoặc với bên ngoài

- Các cá nhân lạm dụng quyền hạn để mưu lợi cá nhân

- Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu, thậm chí vô hiệu

1.3 Kiểm soát nội bộ đối với giao dịch một cửa

Để mô hình giao dịch một cửa được vận hành đúng như thiết kế và đạt hiệu quả cao, đòi hỏi ngân hàng phải thực hiện tốt cơ chế kiểm tra, kiểm soát trong quá trình vận hành Mô hình giao dịch một cửa vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các nguyên tắc của KSNB Chính vì vậy cần phải chú ý thiết kế những thủ tục kiểm soát thay thế,

bổ sung để hạn chế rủi ro do vi phạm nguyên tắc này

1.3.1 Nguyên tắc phân cấp, phân quyền trong quá trình xử lý và kiểm soát các

nghiệp vụ phát sinh

7

Do thiết kế đặc biệt của mô hình giao dịch một cửa, công tác tổ chức, phân cấp, phân quyền cho các đối tượng tham gia là rất cần thiết Vì vậy, ngân hàng cần phải quy đinh bằng văn bản về trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi của các đối tượng tham gia Việc phân cấp, phân quyền này cần phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật và phải thực hiện một cách chặt chẽ từ khâu tiếp nhận yêu cầu và xử lý giao dịch của các GDV, kiểm soát và phê duyệt giao dịch của KSV đến công tác tiếp quỹ hoàn quỹ, điều chuyển tiền mặt nội bộ… Nếu công tác phân cấp, phân quyền trong quy trình giao dịch một cửa được thực hiện tốt còn đảm bảo cho các nguyên tắc trong KSNB được phát huy hiệu quả: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc bốn mắt, nguyên tắc mọi hoạt động phải được kiểm soát…

1.3.2 Hạn mức giao dịch & hạn mức tồn quỹ

Hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ phải phù hợp với trình độ, năng lực, kinh nghiệm của GDV và các giao dịch mà GDV được phép thực hiện Bên cạnh đó ngân hàng cũng phải thực hiện việc kiểm soát để hạn chế việc GDV có sai sót, gian lận, đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng Các giao dịch vượt hạn mức phải được KSV kiểm soát và phê duyệt trước khi thực hiện

Trong quá trình giao dịch, nếu số dư tồn quỹ của GDV vượt hạn mức tồn quỹ trong ngày, ngân hàng phải thực hiện điều chuyển về bộ phận quỹ phần vượt và tiếp ứng bổ sung nếu số dư tồn quỹ thấp hơn hạn mức quy định Khi thực hiện điều chuyển nội bộ tiền mặt, cần có sự kiểm soát, giám sát của KSV, bên điều chuyển và bên nhận điều chuyển Tất cả các bộ phận tham gia phải ký vào “Bảng điều chuyển tiền mặt nội bộ” theo mẫu của ngân hàng Việc quy định các hạn mức này giúp cho việc hạn chế các gian lận mà GDV có thể thực hiện, giúp đảm bảo an toàn tài sản và các giao dịch được

xử lý nhanh chóng

1.3.3 Lưu chuyển và kiểm soát chứng từ

Yêu cầu của việc lập chứng từ kế toán trong ngân hàng là phải kịp thời, khách quan, đảm bảo độ chính xác cao nhất Tuy nhiên, do nhiều yếu tố khác nhau (sơ suất, thiếu hiểu biết, cố ý, gian lận…) dẫn đến lập chứng từ kế toán sai Vì vậy, việc kiểm soát chứng từ cần thiết phải được tiến hành để đảm bảo cho chứng từ kế toán được chính xác trước khi cho phép nghiệp vụ phát sinh được hoàn thành

Kiểm soát chứng từ kế toán áp dụng phương pháp kiểm soát kép, gồm: kiểm soát trước (tiền kiểm) và kiểm soát sau (hậu kiểm) Kiểm soát trước được thực hiện ngay khi có các chứng từ phát sinh, GDV vừa là người lập, vừa là người kiểm soát chứng từ

và chỉ có một chữ ký của GDV trên chứng từ Kiểm soát sau được thực hiện khi đã tiến hành kiểm soát trước, tham gia hậu kiểm gồm có KSV, trưởng phòng kế toán Các chứng từ kế toán sau khi được các GDV kiểm soát được chuyển tới cho bộ phận hậu kiểm để thực hiện kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ, phê duyệt các hạn mức vượt thẩm quyền theo phân cấp của ngân hàng Việc kiểm soát chứng từ cũng là một biện pháp kiểm soát phòng ngừa và giúp nhanh chóng phát hiện nếu có gian lận do vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Cuối ngày, GDV và KSV phải kiểm tra đối chiếu giữa bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày với các chứng từ giao dịch của khách hàng và của các tổ chức tín dụng để đảm bảo khớp đúng và các chứng từ được hạch toán chính xác Trên bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của GDV và KSV Đầu ngày giao dịch hôm sau, tất cả các chứng từ kế toán và bảng kê giao dịch phải được chuyển sang bộ phận hậu kiểm, bộ phận này có trách nhiệm đánh số chứng từ, kiểm tra đối chiếu các số hiệu chứng từ, số tiền, yêu cầu

bổ sung nếu còn thiếu về chữ ký, hóa đơn, chứng từ gốc… sau khi hoàn tất, chứng từ

sẽ được sắp xếp và lưu trữ

1.3.4 Quản lý tồn quỹ

Vào đầu ngày, GDV nhận tiếp quỹ tiền mặt và các giấy tờ có giá theo hạn mức quy định của ngân hàng Trong quá trình giao dịch với khách hàng, GDV luôn phải đảm bảo đúng hạn mức tồn quỹ quy định Tại mọi thời điểm, số tiền mặt tồn quỹ phải khớp đúng số liệu trên hệ thống, sổ sách kế toán

Tất cả các khoản tiền, giấy tờ có giá và các tài sản khác do bộ phận ngân quỹ tạm ứng và giao cho GDV đầu ngày phải được kiểm soát, đối chiếu và tất toán vào cuối ngày Việc giao nhận, bảo quản và vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá giữa GDV và bộ phận ngân quỹ phải được thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ kho quỹ Trường hợp giao nhận theo bao nguyên niêm phong vào cuối ngày, đầu ngày hôm sau, GDV không được phép nhận lại chính bao niêm phong ngày hôm trước mà mình đã nộp

1.3.5 Các thủ tục kiểm soát khác

Kiểm soát phòng ngừa: nhằm ngăn chặn các sai phạm hoặc các nguy cơ dẫn đến

sai phạm Kiểm soát phòng ngừa được thực hiện ngay trong công việc hằng ngày: phân chia trách nhiệm hợp lý, phân cấp ủy quyền rõ ràng, tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các các nhân tham gia

Kiểm soát phát hiện: nhằm phát hiện ra các sai phạm hoặc các nguy cơ dẫn đến

sai phạm, có ý nghĩa răn đe, tăng sự chú ý và tinh thần trách nhiệm của các đối tượng tham gia giao dịch một cửa Kiểm soát phát hiện được thực hiện thông qua cơ chế kiểm tra, kiểm soát giữa các GDV, KSV, KTNB, ban quản lý… Do kiểm soát phòng ngừa không thể đảm bảo rủi ro bằng không, nên kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai phạm

Kiểm soát bù đắp: cơ sở cho việc áp dụng kiểm soát bù đắp là mối quan hệ giữa

lợi ích và chi phí Một thủ tục kiểm soát chỉ được chấp nhận nếu lợi ích thu được bù đắp được chi phí bỏ ra Những hạn chế, yếu kém của thủ tục kiểm soát này sẽ được thay thế bằng thủ tục kiểm soát khác

Kiểm soát bổ sung: dù đã thiết kế các thủ tục kiểm soát nhưng nó có thể không

phát huy tác dụng là do trình độ nhân viên, thái độ làm việc, sai sót nhầm lẫn hay có một sự cố bất ngờ nào đó, lúc này cần thiết phải thiết lập các thủ tục kiểm soát bổ sung

Cụ thể là ngân hàng thường bố trí camera theo dõi tại quầy giao dịch, nhân viên bảo

vệ, nhân viên hướng dẫn khách hàng…

9

Phần 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM – PGD Q9, CN.HCM

2.1 Khái quát về NHTM CP Hàng Hải Việt Nam – PGD Q.9, CN.HCM

2.1.1 Sự ra đời và phát triển của NHTM CP Hàng Hải Việt Nam – PGD Q.9,

CN.HCM

Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) thành lập 12/07/1991, là

NH TMCP đầu tiên sau khi pháp lệnh về ngân hàng nhà nước và pháp lệnh ngân hàng thương mại, hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính được ban hành vào tháng 05/1990 Maritime Bank (MSB) có trụ sở chính tại 88 Láng Hạ, P.Láng Hạ, Q Đống Đa, TP Hà Nội, 01 Sở giao dịch với 44 chi nhánh, 171 phòng giao dịch, điểm giao dịch trên cả nước (tính đến 12/2012) Vốn điều lệ của MSB hiện nay là 8.000 tỷ đồng

Với bề dày kinh nghiệm hơn 20 năm trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng và có cổ đông chiến lược là các doanh nghiệp lớn thuộc ngành Bưu chính viễn thông, Hàng hải, Hàng không, Bảo hiểm,… MSB với tôn chỉ “tạo lập giá trị bền vững” luôn định hướng khách hàng là nền tảng cho mọi hoạt động, phấn đấu trở thành một trong những NHTM tốt nhất Việt Nam

Nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của toàn xã hội, việc mở rộng mạng lưới kinh doanh là cần thiết và thiết yếu Maritime Bank đã đẩy mạnh phát triển hệ thống mạng lưới chi nhánh nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu tiền gửi của dân cư cũng như nhu cầu cung ứng dịch vụ cho các tổ chức kinh tế Ngày 25/08/2008 ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam - PGD quận 9 ra đời, tại địa chỉ số 94 Lê Văn Việt, P Hiệp Phú, Q.9, TP HCM Đây là điểm giao dịch thứ 11 của Maritime Bank ở TP HCM và là thứ 71 trên toàn quốc

Kết quả hoạt động kinh doanh của MSB – PGD Q.9

Đvt : Tỷ đồng

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010 - 2012

Tổng thu nhập hoạt động

Biểu đồ 2.1: Lợi nhuận trước thuế và sau thuế qua các năm

Qua bảng trên ta thấy tổng tài sản qua các năm có xu hướng giảm nhẹ Trong đó cuối năm 2011 đạt được 114.375 tỷ đồng, giảm 961 tỷ đồng so với năm 2010 Và năm

2012 đạt 109.923 tỷ đồng, giảm 4.452 tỷ đồng so với năm 2011

Tổng thu nhập của Maritime Bank năm 2012 đã đạt 764 tỷ đồng, giảm 392,57 tỷ đồng so với năm 2011 do tình hình kinh tế khó khăn

Tình hình huy động vốn

Đvt: triệu đồng Vốn tự huy động Tăng (giảm) số tuyệt đối Tỷ lệ so với năm trước

Bảng 2.2: Quy mô nguồn vốn tự huy động qua các năm 2010 – 2012

Qua số liệu trên ta thấy quy mô nguồn vốn tự huy động tăng trưởng đều qua các năm Tính đến 31/12/2010 kết quả hoạt động kinh doanh của phòng giao dịch thì nguồn vốn

tự huy động được là 351,977 triệu đồng Qua các năm 2011 và năm 2012 điều tăng tương ứng với 17% và 36% điều này cho thấy Ngân hàng có hoạt động hiệu quả Maritime Bank – PGD Q.9 đã tích cực đưa ra các biện pháp khác nhau nhằm thu hút khách hàng như: đổi mới phong cách phục vụ, thực hiện các hình thức khuyến mãi để thu hút khách hàng Đồng thời tiếp tục cũng cố sơ sở hiện có và mở rộng mạng lưới hoạt động đa dạng hình thức và thời gian huy động Mặt khác thường xuyên có quan hệ tốt với khách hàng, tổ chức thăm hỏi và tặng quà dịp lễ tết Bên cạnh đó Maritime Bank – PGD Q.9 còn khai thác tốt nguồn vốn của đơn vị truyền thống, mở rộng và phát triển quan hệ với khách hàng mới thông qua việc mở tài khoản thanh toán, tiếp cận các quan hệ tín dụng mới, đồng thời đẩy mạnh các hoạt động quảng bá hình ảnh, tiếp thị Nhờ đó nguồn vốn liên tục tăng và bền vững qua các năm

năm 2010 năm 2011 năm 2012

lợi nhuận trước thuế lợi nhuận sau thuế

11

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý tại NHTM CP Hàng Hải Việt Nam – PGD Q9

Theo sơ đồ tổ chức hoạt động của ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam thì PGD quận 9 là trung tâm khách hàng cá nhân thuộc khối ngân hàng cá nhân với hoạt động chủ yếu là huy động tiền gửi cá nhân và các tổ chức Cơ cấu tổ chức hoạt động tại ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam về nhân sự bao gồm các vị trí sau:

Giám đốc trung tâm khách hàng cá nhân: là người có trách nhiệm điều hành hoạt động

của trung tâm hoạt động theo quy định và chiến lược kinh doanh từng thời kỳ mà ngân hàng đề ra

Kiểm soát viên: có trách nhiệm giám sát, kiểm tra cũng như hướng dẫn GDV hoàn

thành công việc tốt, không trái với những quy định của Maritime, và đảm bảo đúng pháp luật về hoạt động ngân hàng

Giao dịch viên: trực tiếp thực hiện các công việc tại quầy giao dịch, cụ thể như: nhận

tiền gửi tiết kiệm, thanh toán séc, mở sổ tiết kiệm…

Chuyên viên tư vấn khách hàng cá nhân: trực tiếp gặp gỡ khách hàng, tư vấn vho

khách hàng về các sản phẩm của ngân hàng Đồng thời phối hợp với GDV để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng

Cụ thể mô hình tổ chức như sau:

Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức hoạt động của MSB-PGD Q.9

2.2 Kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương

mại cổ phần Hàng Hải – PGD.Q9

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Giám đốc PGD Q.9 chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc chi nhánh Hồ Chí Minh, chấp hành đúng sự chỉ đạo của HĐQT Tuy nhiên, tùy theo đặc điểm hoạt động của từng điểm giao dịch mà Ban giám đốc thiết lập các biện pháp đặc thù để giám sát

và kiểm tra toàn bộ hoạt động của đơn vị

Ban điều hành làm việc theo nguyên tắc phân công phân nhiệm chứ không tập trung thâu tóm quyền hành Ban giám đốc thường xuyên giám sát các nhân viên, tham gia vào hoạt động kiểm quỹ đột xuất cùng ban kiểm quỹ Tại phòng kế toán tập trung,

Giám đốc trung tâm KHCN Kiểm soát

viên

Chuyên viên

tư vấn KHCN

Giao dịch

viên số 1

Giao dịch viên số 2

Giao dịch viên số 3

trưởng phòng kế toán khu vực rất nghiêm khắc, thường xuyên giám sát, động viên, nhắc nhở các nhân viên, giúp thúc đẩy nhân viên hoàn thành tốt công việc

Ngoài ra, MSB còn thành lập Trung tâm quản lý rủi ro hoạt động nhằm hỗ trợ giúp hoạt động kiểm soát của ngân hàng hữu hiệu MSB xác định:

- 3 mục tiêu của công tác quản lý rủi ro hoạt động:

 Hạn chế thất thoát bằng các biện pháp giảm thiểu và phòng tránh rủi ro

 Kiểm soát hiệu quả các quy trình, hoạt động hiện hữu của Ngân hàng

 Hỗ trợ mục tiêu tăng trưởng bền vững của Ngân hàng

- 3 yếu tố chính mở rộng phạm vi tiếp xúc rủi ro hoạt động tại MSB:

 Đổi mới trong cấu trúc và quy trình hoạt động

 Mở rộng mạng lưới các trung tâm khách hàng

 Gia tăng nhân sự và số lượng khách hàng

- MSB xác định rõ 4 lĩnh vực rủi ro hoạt động thường xuyên xảy ra nhất:

 Rủi ro nắm bắt, thực hiện và duy trì giao dịch (vd: GDV nhập sai thông tin khách hàng vào hệ thống)

 Rủi ro lỗi hệ thống và an ninh thông tin (vd: mất điện dẫn đến gián đoạn kinh doanh)

 Rủi ro trộm cắp và gian lận (vd: nhân viên giả hồ sơ, chữ ký của khách hàng)

 Rủi ro hành động không đúng thẩm quyền (vd: GDV sử dụng password của KSV để duyệt giao dịch)

MSB cũng đã tổ chức 4 hội thảo và 18 buổi phỏng vấn chuyên sâu với các chức năng, bộ phận trên phạm vi toàn ngân hàng, để tổng hợp ý kiến về thực trạng, giải pháp

và cách phòng chống hiệu quả (Nguồn: Trung tâm quản lý rủi ro hoạt động) Xây dựng

“Sổ tay quản lý rủi ro hoạt động” giúp nhân viên thực hiện tốt hơn nhiệm vụ, chức năng của mình, hạn chế rủi ro xảy ra

13

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và cách thức phân định quyền hạn, trách nhiệm

Giao dịch thực hiện theo Quy trình giao dịch một cửa do Tổng giám đốc MSB ban

hành theo quyết định số 141

Sơ đồ 2.2: Mô hình giao dịch một cửa tại MSB

Front End: thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng

- Giao dịch viên: thực hiện giao dịch thu chi tiền mặt, tiếp nhận và mở sổ tài khoản

cho khách hàng, quản lý hồ sơ liên quan khách hàng, trả bảng sao kê, giấy báo cho khách hàng… GDV được cấp một hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ nhất định Tất cả cáo giao dịch vượt hạn mức phải được kiểm soát chặt chẽ bởi KSV

- Tổ ngân quỹ: tiếp quỹ từ Quỹ tập trung để phục vụ cho giao dịch trong ngày Trong

ngày tổ ngân quỹ sẽ kiểm tra, nhắc nhở GDV nếu GDV nào vượt hạn mức tồn quỹ

sẽ chuyển quỹ về bộ phận quỹ Hoặc tiếp quỹ cho GDV nếu GDV có tồn quỹ thấp hơn hạn mức Cuối ngày bộ phận ngân quỹ kiểm kê và chuyển toàn bộ số dư tiền mặt về Quỹ

Back End: hỗ trợ xử lý của Front End, nhận toàn bộ chứng từ có liên quan đến công

việc nội bộ và thực hiện các công việc đối chiếu chi tiết và tổng hợp

- Kiểm soát viên: chịu trách nhiệm kiểm soát thực hiện nghiệp vụ; kiểm soát chứng

từ và phê duyệt chứng từ và duyệt hệ thống các giao dịch thuộc hạn mức kiểm soát Kiểm soát sau các giao dịch thuộc quyền giải quyết trực tiếp của GDV Đặc biệt là

Giao dịch viên (Teller):

nhận gửi tiền, nộp/rút tiền, chuyển tiền,

thu đổi ngoại tệ…

Kiểm soát

Tổng hợp

Back End

các giao dịch liên quan đến hoán đổi ngoại tệ, mua bán vàng các KSV phải cẩn thận soát xét lại tỷ giá, các diễn giải xem có phù hợp chưa Điều phối công việc tại quầy giao dịch, đảm bảo công việc được thực hiện với chất lượng cao

- Bộ phận kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm tiếp nhận lưu trữ đầy đủ chứng từ để

đối chiếu chứng từ với báo cáo liệt kê giao dịch của phân hệ tiền gửi, giữa liệt kê giao dịch với báo cáo tổng hợp của phân hệ, giữa báo cáo tổng hợp với kế toán tổng hợp Nếu sai sót thì chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán giao dịch chỉnh sửa lại cho đúng

- Bộ phận KSNB chuyên trách: thực hiện kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của cơ

chế KSNB, kiểm tra việc chấp hành các quy định trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của các phòng, ban trong toàn ngân hàng

Bộ phận kế toán giao dịch tại Phòng giao dịch Q.9 gồm 3 GDV, trong đó 1 GDV lâu năm kiêm nhiệm quỹ chính và 1 KSV chịu trách nhiệm kiểm soát đối với các GDV Việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn được cụ thể hóa bằng văn bản cho các đối tượng tham gia theo quy chế giao dịch một cửa áp dụng tại NH TMCP Hàng Hải Việt Nam

- Giao dịch viên: thực hiện các giao dịch với khách hàng về các sản phẩm tiết kiệm, tiền gửi thanh toán, thẻ, chi trả tiền Western Union, thu đổi ngoại tệ, mua bán và giữ hộ vàng; thực hiện các giao dịch liên quan đến tiền mặt với khách hàng; xử lý các chứng từ kế toán, thu-chi đúng quy định; kiểm tra phát hiện tiền giả, kiểm đếm, đóng gói tiền theo quy định; hạch toán các chứng từ liên quan phát sinh trong ngày, cân đối các khoản thu-chi cuối ngày, lập báo cáo giao dịch hằng ngày theo quy định (gồm báo cáo tiền mặt theo GDV, liệt kê các giao dịch theo GDV,… các báo cáo này được in tự động từ phần mềm BDS ); tư vấn, giải quyết các khiếu nại của khách hàng trong phạm vi thẩm quyền cho phép

- Kiểm soát viên: có trách nhiệm kiểm tra, phê duyệt giao dịch trên hệ thống và chứng từ Kiểm tra phê duyệt giao dịch vượt hạn mức theo sự phân cấp phân quyền của Giám Đốc Kiểm tra và ký xác nhận trên bảng liệt kê giao dịch trong ngày của GDV Lập báo cáo toàn phòng giao dịch

- Giám đốc: phê duyệt các giao dịch vượt thẩm quyền của KSV hoặc ủy quyền cho người khác

2.2.1.3 Năng lực và đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ nhân sự

Đội ngũ nhân viên tại MSB quận 9 hầu hết còn rất trẻ, tuổi đời dưới 30 chiếm 85% Tất cả các GDV của phòng giao dịch đều có trình độ Đại học trở lên, liên quan đến ngành kế toán, tài chính và trình độ ngoại ngữ tốt Kiểm soát viên từng là GDV của MSB và là người có thâm niên lâu nhất (7 năm) tại phòng giao dịch Các nhân viên mới tuyển đều được tham gia khóa tập huấn, đảm bảo cho nhân viên có kỹ năng, hiểu biết cần thiết phù hợp với công việc Ban lãnh đạo MSB thường xuyên giám sát và tổ chức huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên Ngân hàng tổ chức các cuộc kiểm tra định kỳ và đột xuất về nghiệp vụ để đánh giá trình độ của nhân viên

Xây dựng môi trường làm việc kỷ luật, bình đẳng, cởi mở tạo điều kiện cho mọi nhân viên phát triển Yêu cầu mỗi thành viên phải tuân thủ kỷ luật, chuẩn mực đạo đức

ra những tiêu chí chưa đảm bảo

Chương trình 4C + C (Cười – Chào – Cám ơn – Chúc + CHỐT)

Mục đích của chương trình 4C+C nhằm đánh giá mức độ tuân thủ của việc mặc đồng phục, giày dép, bảng tên; đánh giá mức độ chuyên nghiệp, nhiệt tình phục vụ khách hàng trong suốt quá trình giao dịch; đánh giá quy trình tư vấn sản phẩm và khả năng chốt bán hàng

Khảo sát khách hàng (VOC – Voice of Customer)

Mục đích ghi nhận đánh giá của khách hàng về sự phục vụ của nhân viên tại các TT KHCN Phản hồi những ý kiến của khách hàng được xử ký kịp thời

Điểm TRỪ: được áp dụng cho các trường hợp bị khách hàng khiếu nại thông qua

kênh Call Center và khảo sát VOC Mức điểm trừ cho mỗi khiếu nại KH là 3% hay 5% tùy theo mức độ vi phạm hoặc tái phạm Các trường hợp đánh giá ngẫu nhiên trừ 5% cho mỗi lần vi phạm

Các nội dung đánh giá có hệ số 1:3:3 cho ba nội dung chính, nội dung chi tiết

2.2.1.4 Chính sách nhân sự

MSB đã triển khai và đưa vào áp dụng thành công dự án “Phần mềm nhân sự” Theo đó, công tác tác nghiệp nhân sự được đẩy nhanh, thông suốt, kịp thời, tăng độ chính xác, giảm thiểu các tác nghiệp mang tính thủ công đồng thời tạo tính linh hoạt trong xử lý công việc và áp dụng cơ chế chính sách, phương án quản lý nhân sự Cơ chế KPIs giúp đo lường chính xác kết quả thực hiện công việc góp phần quan trọng ghi nhận và phát huy sự nỗ lực đóng góp của mỗi nhân viên

- Chính sách tuyển dụng: Do khối quản trị nhân sự của Hội sở quyết định dựa vào nhu cầu nhân sự của các phòng ban, chi nhánh, TT KHCN Xây dựng những yêu cầu tuyển dụng chung của MSB và yêu cầu cụ thể đối với từng vị trí Quá trình tuyển dụng gồm 3 giai đoạn: sơ loại hồ sơ, tổ chức thi viết và phỏng vấn nghiệp vụ

- Chính sách đào tạo: nhân viên mới sẽ được tham gia khóa đào tạo kỹ năng định hướng cho nhân viên kết hợp đào tạo nghiệp vụ Ngoài ra, mỗi khi có sản phẩm mới hay sự thay đổi trong quy trình, ngân hàng tổ chức các khóa tập huấn cho nhân viên Hằng năm, ngân hàng tổ chức thi kiểm tra kiến thức nghiệp vụ cho tất cả nhân viên, kết quả thi sẽ làm căn cứ cho chế độ lương thưởng

- Chính sách khen thưởng và kỷ luật: Ban Giám đốc sẽ dựa vào trình độ, kinh nghiệm, thành tích đạt được, uy tín của cá nhân với tập thể để có chính sách đề bạt, khen thưởng Đối với GDV trẻ, sau hai đến ba năm công tác tốt được tín nhiệm thì

sẽ được đề bạt, ưu tiên thi các chức vụ như KSV Bên cạnh chính sách khen thưởng, Ban giám đốc cũng rất nghiêm khắc trong việc kỷ luật các nhân viên không chấp hành nội quy, sai sót nhiều, cố tình gian lận gây thiệt hại cho ngân hàng

- Chính sách đãi ngộ: chế độ tiền lương hợp lý, tùy theo năng lực và thâm niên Thực hiện chế độ bảo hiểm theo quy định Ngân hàng quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động Mỗi năm, vùng 4 (Hồ Chí Minh) tổ chức đi du lịch kết hợp các hoạt động tập thể để tăng cường tình đoàn kết cho CBNV Năm 2012, toàn bộ nhân viên MSB được chăm sóc sức khỏe toàn diện với chương trình “MSB Care” Ngân hàng có tạp san riêng “Why not!” cũng là nơi cho các nhân viên được chia sẻ, trao đổi kinh nghiệm làm việc cũng như về cuộc sống Đối với nhân viên chính thức, hằng năm ngoài lương cơ bản còn được nhận lương theo tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng

2.2.1.5 Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ

Ban KTNB được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của BKS ở Hội sở trực thuộc quản lý của Đại hội đồng cổ đông Tại Phòng giao dịch không có bộ phận KTNB chuyên trách,

mà Bộ phận kiểm toán khu vực sẽ quản lý công tác kiểm toán tại các chi nhánh theo địa bàn khu vực và bộ phận kiểm toán tại chỗ thực hiện kiểm toán toàn bộ các hoạt động tại chi nhánh được phân công theo quy chế của MSB Do bộ phận KTNB được đặt dưới sự quản lý của cấp lãnh đạo cao nhất nên phạm vi hoạt động của nó không bị giới hạn, đảm bảo tính độc lập, chủ động trong việc lên kế hoạch kiểm tra, kiểm soát tại đơn vị, các chi nhánh và điểm giao dịch, góp phần tạo dựng một môi trường kiểm soát tốt cho ngân hàng Ngoài ra, để bộ phận này hoạt động tốt, Ban Giám đốc MSB ban hành đề cương chi tiết KTNB hướng dẫn quy chế kiểm toán từng nghiệp vụ khá chặt chẽ, nhờ đó mà ban KTNB có thể phát huy tốt hiệu quả của mình

Ban KTNB của MSB có nhiệm vụ thực hiện việc kiểm toán quy trình, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán hoạt động qua hệ thống giám sát từ xa nhằm phòng ngừa rủi ro và đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng Thông qua công tác kiểm toán và giám sát từ

xa, ban KTNB đã cảnh báo kịp thời các rủi ro, đề ra các kiến nghị chỉnh sửa lỗi, sai phạm của các cá nhân, đơn vị điều chỉnh và bổ sung quy trình nghiệp vụ cho ban lãnh đạo cấp cao Do đó, bộ phận KTNB có vai trò và vị trí rất quan trọng trong hệ thống KSNB vì nó giúp ban lãnh đạo điều hành hoạt động của ngân hàng tốt hơn

Tuy bộ phận KTNB không được thiết lập tại một số chi nhánh và phòng giao dịch, nhưng hoạt động của PGD thường xuyên được theo dõi bởi thông qua việc chấm chứng

từ hạch toán trên máy hằng ngày của các GDV, song song với kiểm soát viên Ngoài ra định kỳ hoặc đột xuất kiểm toán viên nội bộ xuống đơn vị để kiểm tra chứng từ gốc

của các giao dịch, kiểm tra việc quản lý ấn chỉ có giá và kiểm quỹ Nhờ vậy mà mọi

thành viên trong PGD tuân thủ đúng các chính sách, quy trình nghiệp vụ và quy định,

chế độ hạch toán mà ban lãnh đạo cấp cao đề ra

2.2.2 Xác định và đánh giá rủi ro

Nhận thức rõ kinh doanh Ngân hàng gặp rất nhiều rủi ro, đặc biệt là khi ứng dụng

mô hình giao dịch một cửa mới, MSB đã thành lập Ủy ban quản lý rủi ro để thực hiện

17

công tác quản trị rủi ro Đối với các TT KHCN công tác quản lý rủi ro được theo dõi bởi Phòng quản lý rủi ro trực thuộc Ủy ban quản lý rủi ro tại Hội sở

2.2.2.1 Mục tiêu của NHTM CP Hàng Hải Việt Nam – PGD Q9

Mục tiêu của phòng giao dịch được thiết kế theo mục tiêu chiến lược của ngân hàng

và chỉ tiêu cấp trên giao xuống Đối với bộ phận kế toán giao dịch, mục tiêu KSNB là:

- Các nghiệp vụ thực hiện một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác

- Luôn thực hiện đúng nguyên tắc kế toán, nguyên tắc giao dịch một cửa

- Mọi chính sách được cập nhật, áp dụng kịp thời

- Chất lượng phục vụ khách hàng đảm bảo

2.2.2.2 Nhận dạng và đánh giá rủi ro

Thông qua việc rà soát hoạt động của bộ phận kế toán giao dịch, hội thảo, tiếp xúc khách hàng, ngân hàng nhận dạng rủi ro có thể phát sinh trong quá trình vận hành

Rủi ro từ phía khách hàng:

- Khách hàng thực hiện các giao dịch thanh toán, mở sổ tài khoản để rửa tiền, làm chuyện phi pháp

- Khách hàng giả mạo sổ tiết kiệm, chữ ký để rút tiền

Rủi ro từ phía ngân hàng:

- Giả tạo người gửi tiền để rửa tiền, tạo quỹ đen

- Nhân viên gian lận để biển thủ tài sản từ các tài khoản không hoạt động trong thời gian dài

- GDV và khách hàng thông đồng giả mạo chứng từ để chiếm đoạt tài sản của ngân hàng

- Các nhân viên có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn

- Nhân viên IT gian lận, bẻ khóa, chỉnh sửa phần mềm để chiếm đoạt tài sản ngân hàng

- Những lúc cao điểm, GDV phải thực hiện nhiều giao dịch nhanh chóng, liên tục

có thể gây nên nhầm lẫn tính sai, chi thừa, thu thiếu…

- User và password bị tiết lộ do GDV bất cẩn hoặc cố tình cho người khác biết

- Hoạt động kiểm soát chỉ chú trọng vào những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên

mà không chú ý nghiệp vụ bất thường

Sau khi nhận diện rủi ro, Ban Giám đốc sẽ xem xét khả năng xảy ra và đề ra các biện pháp đối phó, hạn chế rủi ro Công tác quản lý rủi ro được Ban Giám đốc nhấn mạnh, và được phổ biến đến từng nhân viên Cụ thể như: trên desktop của mỗi nhân viên luôn được cài đặt 7 điều cần nhớ để hạn chế rủi ro của MSB, ra vào kho quỹ luôn

có nội quy được đặt ở vị trí bắt mắt nhất, có sổ tay quản lý rủi ro hoạt động cho mỗi nhân viên

Các cấp độ tiêu chí đánh giá rủi ro:

Tiêu chuẩn đánh giá rủi ro Cấp độ 1 1 Các sai phạm, sai sót do không tuân thủ nghiệp vụ không dẫn đến

mất mát tài sản, không làm ảnh hưởng đến uy tín của ngân hàng

2 Hoặc có gây thiệt hại cho NH/KH từ 1 triệu đồng trở xuống Cấp độ 2 1 Sai phạm do không tuân thủ nghiệp vụ dẫn đến tranh chấp hoặc

mất mát tài sản gây thiệt hại cho NH/KH trên 1 triệu đồng và đã thu hồi

2 Hoặc sai lệch tổng TS NH dưới 1 tỷ đồng, sai lệch số liệu thu nhập chi phí dưới 50 triệu đồng

Cấp độ 3 1 Sai phạm do không tuân thủ nghiệp vụ có khả năng xảy ra tranh

chấp, mất mát hoặc đã mất TS của KH/NH chưa thu hồi được

2 Sai lệch tổng TS NH trên 1 tỷ đồng, sai lệch số liệu thu nhập chi phí trên 50 triệu đồng

3 Hoặc làm ảnh hưởng đến số liệu cân đối kế toán trên phạm vi từ trên 2 chi nhánh

4 Hoặc làm sai lệch số liệu các chỉ tiêu tại chính bị NHNN khiển trách

5 Sai phạm, sai sót do cố tình không tuân thủ

Nguồn: Hướng dẫn đánh giá KPIs kiểm soát tuân thủ

2.2.3 Hoạt động kiểm soát

2.2.3.1 Phân cấp, phân quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh

Do mô hình giao dịch một cửa vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, vì vậy việc phân

chia trách nhiệm và quyền hạn hợp lý, đúng đắn sẽ giúp cho quy trình giao dịch một

cửa được vận hành hiệu quả

 Phân chia trách nhiệm thích hợp

Quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên tham gia quy trình giao dịch một cửa

được quy định rõ như đã đề cập ở mục 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và cách thức phân định

quyền hạn, trách nhiệm Bên cạnh đó, MSB còn quy định rõ về trách nhiệm của các

thành viên tham gia giao dịch đối với từng quy trình nghiệp vụ

 Xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh

Đối với từng loại giao dịch, MSB xây dựng quy trình riêng cụ thể và tổ chức đào

tạo cho các nhân viên Việc kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh tuân thủ nguyên tắc

“bốn mắt” Tức là: GDV hạch toán rồi giao toàn bộ chứng từ cho KSV Giao dịch vượt

hạn mức hoặc liên quan đến ngoại tệ, vàng thì GDV chuyển chứng từ cho KSV ký

duyệt để thực hiện thu chi, và đóng đấu “Đã thu”/ “Đã chi” lên “Phiếu thu/ chi”, “Bảng

kê thu/ chi” Đảm bảo mỗi giao dịch đều có ít nhất 2 cán bộ tham gia

19

Ví dụ quy trình nộp tiền mặt:

Nguồn: Phòng Quản lý chất lượng dịch vụ

Sơ đồ 2.3: Quy trình giao dịch nộp tiền mặt

- GDV tiếp nhận nhu cầu của khách hàng và xử lý giao dịch

Giao dịch viên căn cứ thông tin khách hàng cung cấp (số CMND/tài khoản khách

hàng, số tiền giao dịch…) tiến hành nhận tiền của khách hàng và kiểm đếm theo quy định Nếu đủ số lượng và không có tiền giả thì hạch toán cập nhật giao dịch vào hệ thống BDS Nếu giao dịch vượt hạn mức của GDV, thì GDV chuyển Bảng kê các loại tiền nộp và giao dịch cho KSV phê duyệt trên chương trình giao dịch Nếu giao dịch nằm trong hạn mức của GDV thì in Giấy nộp tiền và Bảng kê các loại tiền nộp đưa cho khách hàng kiểm tra và ký xác nhận, sau đó GDV ký xác nhận ở mục Giao dịch viên trên chứng từ, trả liên 2 cho khách hàng, liên 1 ngân hàng lưu

Việc theo dõi sổ quỹ của GDV và hạch toán được thực hiện tự động bằng phần mềm BDS Khi GDV thực hiện giao dịch phần mềm mặc định ghi Có cho khách hàng:

Nợ TK tiền mặt tại quỹ GDV

Có TK tiền gửi của khách hàng

Sau khi thu tiền, GDV sử dụng chức năng 164-Đổi tiền quỹ tiền mặt của phân hệ BDS để truy vấn tiền mặt tồn quỹ của mình Nếu số tiền tại quỹ của GDV vượt quá hạn mức tồn quỹ quy định (300 triệu đồng/GDV), thì GDV lập lệnh chuyển tiền về quỹ tập trung và hạch toán bù trừ vốn với Quỹ

KHÁCH HÀNG GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT VIÊN

KH điền các thông tin

sau trên bảng kê nộp:

Trong hạn mức GDV

In Giấy nộp tiền, Bảng

kê các loại tiền nộp

Trường hợp KH nộp tiền 2.000 tờ KSV/quỹ và các GDV khác có trách nhiệm hỗ trợ kiểm đếm tiền

- Kiểm tra, phê duyệt trên BDS

- Ký chứng từ

Vượt hạn mức GDV

- Kiểm tra và ký trên

Giấy nộp tiền &

Bảng kê

- Nhận liên 2 Giấy

nộp tiền có chữ ký

của GDV & KSV

Đối với các giao dịch nằm trong hạn mức GDV, cuối ngày GDV phải lập Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày, ghi rõ các thông tin về số lượng giao dịch đã phát sinh, số chứng từ, số tiền trên từng loại chứng từ và tổng số tiền thực tế đã thu Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cùng Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày cho KSV kiểm soát.

- KSV phê duyệt giao dịch

Kiểm soát viên thực hiện phê duyệt giao dịch trên phần mềm BDS theo thẩm quyền

và các quy trình nghiệp vụ mới nhất Khi phê duyệt, KSV kiểm tra tính hợp pháp, hợp

lệ của giao dịch, tính khớp đúng và đầy đủ của chữ ký, số dư tài khoản, các yếu tố liên quan đến khách hàng và liên quan đến tính chất giao dịch đó

Nếu giao dịch hợp lệ thì phê duyệt trên BDS, nếu không hợp lệ thì chuyển trả cho GDV xử lý lại Khi phê duyệt, KSV ký kiểm soát phê duyệt trên hệ thống và chứng từ Phê duyệt xong, KSV chuyển chứng từ trả lại GDV đã hoàn thiện giao dịch

Cuối ngày, KSV thực hiện kiểm soát sau đối với các giao dịch trong hạn mức của GDV KSV kiểm tra, đối chiếu sự khớp đúng giữa Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày với các chứng từ phát sinh và số tiền thực tế đã thu Ký xác nhận trên Bảng

kê các giao dịch phát sinh trong ngày

- Công tác kiểm quỹ, đối chiếu, báo cáo

Hằng ngày, đơn vị kinh doanh phải kiểm kê tiền mặt vào cuối giờ làm việc Việc kiểm kê toàn diện công tác bảo đảm an toàn kho quỹ và tổng kiểm kê được thực hiện mỗi năm 2 lần vào ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 07 Ngoài ra, Giám đốc có quyền thành lập Hội đồng kiểm đếm tổ chức kiểm kê, tổng kiểm đếm đột xuất bất kỳ lúc nào

Khi kiểm quỹ GDV hoặc thủ quỹ quản lý thùng tiền trực tiếp thực hiện kiểm đếm theo các bước quy định dưới sự giám sát và chứng kiến một kiểm soát viên và một nhân viên kho quỹ

1) GDV kiểm đếm tiền tại thùng của cá nhân, sắp xếp tiền theo loại tiền (VND/ngoại tệ) và theo mệnh giá để thuận tiện cho việc kiểm đếm

2) Lập Bảng kê tiền theo loại tiền đã kiểm đếm

3) Cộng số dư tổng tiền theo loại tiền Riêng quỹ chính thực hiện cộng tổng số tiền

từ các quỹ phụ để có số tổng cộng toàn CN/PGD Đồng thời, quỹ chính lập Bảng tổng hợp tồn quỹ thực tế của CN/PGD

4) Đối chiếu số dư tồn quỹ theo từng loại tiền với số dư trên hệ thống

5) Lập biên bản ghi nhận kết quả kiểm quỹ, các thành viên Hội đồng kiểm quỹ ký tên để xác nhận kết quả

Nếu có chênh lệch: Hội đồng kiểm quỹ phải kiểm tra, đối chiếu tất cả các giao dịch chi tiết theo Báo cáo liệt kê giao dịch toàn Chi nhánh/Phòng giao dịch, chi tiết theo từng GDV, xác định nguyên nhân và tìm biện pháp xử lý

Kiểm soát viên/Trưởng phòng có trách nhiệm kiểm soát các báo cáo hằng ngày đầy