PHẦN 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
3.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa tại NH
3.1.1. So sánh thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa với lý thuyết.
Trên lý thuyết, cơ chế giao dịch một cửa được thiết kế một cách tối ưu nhất để hạn chế rủi ro xảy ra. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào thực tế, vẫn còn vướn phải một số khó khăn, nên thực tế vận hành có những điểm khác biệt so với lý thuyết:
- Trên thực tế, hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ được quy định chung cho tất cả các GDV để thuận tiện trong công tác kiểm soát chứ không được quy định cụ thể cho GDV theo trình độ, năng lực của GDV và loại giao dịch mà GDV được phép thực hiện. Việc phân định hạn mức giao dịch và tồn quỹ cho GDV theo năng lực trình độ sẽ phù hợp, sát với khả năng của mỗi GDV, hạn chế thấp nhất thiệt hại nếu xảy ra rủi ro. Tuy nhiên việc xác định hạn mức cụ thể cho mỗi GDV khó khăn cần phải tổ chức thi đánh giá hoặc có thời gian đánh giá chất lượng công việc, đồng thời cũng khá phức tạp cho KSV trong việc kiểm soát đối với từng GDV có hạn mức khác nhau.
- Theo quy định trong quá trình giao dịch, nếu số dư tồn quỹ của GDV vượt hạn mức tồn quỹ trong ngày, tổ chức tín dụng phải thực hiện điều chuyển về bộ phận quỹ phần vượt hạn mức và tiếp ứng bổ sung nếu số dư tồn quỹ thấp hơn hạn mức quy định. Tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch, số dư tồn quỹ thực tế của GDV phải khớp đúng với số dư tiền mặt trên sổ kế toán. Nhưng trên thực tế, các giao dịch thu chi tiền mặt hầu như diễn ra liên tục nên việc luôn duy trì số dư tiền mặt đúng theo quy định là rất khó. Tùy theo mức độ tồn quỹ và nhu cầu tiền mặt ước lượng mà GDV linh hoạt điều chuyển nội bộ hoặc xuất về quỹ chính.
- Theo quy định, bộ phận quỹ có trách nhiệm tổ chức thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá;
giao, nhận các tài sản khác đối với các giao dịch viên và với khách hàng (đối với các giao dịch tiền mặt vượt hạn mức của giao dịch viên). Tuy nhiên với những PGD quy mô nhỏ, số lượng nhân viên hạn chế nên không có bộ phận quỹ riêng biệt, thường một GDV được giao kiêm nhiệm quỹ chính. Như vậy việc áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm giữa người thực hiện giao dịch và người thu – chi tiền trong trường hợp giao dịch vượt hạn mức của GDV không có hiệu quả, chỉ có chức năng phê duyệt giao dịch, kiểm soát chứng từ vượt hạn mức của KSV giúp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro trong trường hợp này.
3.1.2. Ưu điểm của hoạt động KSNB.
Quy trình giao dịch một cửa được MSB thiết kế khá hoàn chỉnh, các nghiệp vụ đã được xây dựng quy trình hướng dẫn cụ thể, các chốt kiểm soát được thiết kế chặt chẽ, đảm bảo mục tiêu hạn chế các rủi ro và an toàn tài sản cho ngân hàng. Quá trình vận hành mô hình giao dịch một cửa hiệu quả cũng đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
27 - Môi trường kiểm soát tốt
Tập thể cán bộ nhân viên hoà đồng, năng động, thân thiện. Các thành viên đều có ý thức trách nhiệm rất cao, tuân thủ kỷ luật, làm việc đúng trách nhiệm quyền hạn. Giám đốc PGD với đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc là tấm gương để nhân viên noi theo. Chính môi trường và thái độ nhận thức đúng đắn của lãnh đạo tạo nên hiệu quả công việc.
MSB luôn xem nguồn nhân lực là vốn quý. Người lao động được hưởng những đãi ngộ tốt nhất, tạo động lực cho họ làm việc. Nhân viên đa số là những cán bộ trẻ, năng động, sáng tạo, có trình độ cao. Bên cạnh đó có những nhân viên thâm niên có nhiều kinh nghiệm, chuyên môn cao.
- Hệ thống thông tin tương đối hiện đại
Sử dụng phân hệ BDS, dữ liệu được quản lý tập trung với độ an toàn, đầy đủ và chính xác cao, nối mạng online trên toàn hệ thống, cho phép cập nhật, truy cập dữ liệu tức thời.
Các thông tin, quy định được cập nhật kịp thời, nhanh chóng đến nhân viên thông qua trang quản lý văn bản toàn hệ thống.
- Thủ tục kiểm soát thực hiện khá tốt
Phân chia trách nhiệm thích hợp giữa GDV, KSV, ngân quỹ. Mỗi bộ phận luôn cố gắng hoàn thành tốt vai trò của mình. Bên cạnh đó, Giám đốc còn đưa ra quy trình cụ thể và những điều kiện chặt chẽ để quản lý GDV và tiến trình giao dịch.
Việc quy định hạn mức giao dịch, phê duyệt, hạn mức tồn quỹ cho các thành viên tham gia quy trình đã phần nào khắc phục được nhược điểm vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của việc thực hiện mô hình giao dịch một cửa, giúp hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro từ việc gian lận, sai sót.
Các nguyên tắc trong hoạt động KSNB được tuân thủ nhằm hạn chế các rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động của quy trình giao dịch một cửa: nguyên tắc bốn mắt được thực hiện nghiêm túc khi KSV kiểm tra việc hạch toán chứng từ, và phê chuẩn giao dịch của GDV; bộ phận quỹ kiểm tra hạn mức tồn quỹ của GDV; công tác kiểm soát sau, kiểm kê định kỳ và đột xuất. Mọi hoạt động đều được giám sát bởi chính các nhân viên trực tiếp tham gia quy trình mà còn được giám sát bởi các bộ phận có liên quan.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ thực hiện khá nghiêm túc, đầy đủ.
Có các chốt kiểm soát chặt chẽ để bảo vệ tài sản đơn vị.
Kiểm tra độc lập được thực hiện một cách nghiêm túc bởi bộ phận KTNB.
- Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ được thực hiện một cách nghiêm túc.
3.1.3. Hạn chế trong hoạt động KSNB.
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác KSNB đối với giao dịch một cửa còn bộc lộ một số hạn chế sau:
- Môi trường kiểm soát
Mỗi đầu tuần và cuối tuần PGD tiếp nhận một lượng KH khá đông, GDV phải thực hiện nhiều giao dịch. Do yêu cầu phục vụ cho một cách tốt nhất, đòi hỏi
28 GDV giải quyết nhiều giao dịch trong một lúc một cách liên tục. GDV có thể nhầm lẫn tính toán sai, chi thừa, thu thiếu.
Tuy KSV luôn tuân thủ các nguyên tắc, quy trình kiểm soát nhưng do áp lực chỉ có một KSV phải kiểm soát lượng nghiệp vụ quá nhiều của ba GDV, nên có thể gây ra sự xét duyệt chứng từ không kỹ hoặc bỏ sót chữ ký, khó tránh khỏi sai sót trong quá trình thực hiện kiểm soát.
Hệ thống máy đếm tiền cũ, và bị hỏng thường không bắt được tiền giả và đếm sai nên GDV mất thời gian kiểm đếm lâu và thường bị mất tiền.
- Hệ thống thông tin
Thỉnh thoảng phần mềm BDS bị lỗi hoặc hệ thống máy tính xảy ra sự cố đứng máy, nghẽn mạng hay không in được “sao kê tài khoản” cho khách hàng do có quá nhiều giao dịch truyền về hệ thống máy chủ trong cùng một lúc. GDV phải hủy giao dịch và hạch toán lại rất mất thời gian, gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng phục vụ khách hàng.
Có nhiều trường hợp các PGD, CN khác chưa cập nhật đầy đủ thông tin khách hàng nên GDV không truy cập được vào hệ thống xem chữ ký khách hàng, GDV phải gọi điện về các chi nhánh, phòng giao dịch chờ bổ sung thông tin hay quét/fax chữ ký qua đối chiếu rất lâu.
Bảng điện tử không cập nhật được sự thay đổi tỷ giá kịp thời, mỗi lần giao dịch GDV phải thông qua KSV hoặc vào chương trình quản lý công văn xem.
Mã khoá truy cập được khuyến cáo là nên thay đổi trong vòng 30 ngày, nhưng các GDV thường không đổi. Có trường hợp người này đăng nhập với tên của người khác, nguy cơ rủi ro khá cao.
Những User ID của nhân viên được điều chuyển hay nghỉ việc phải bị khóa nhưng do bộ phận IT chưa cập nhật kịp thời nên vẫn được sử dụng trong thời gian gần đây có thể bị lợi dụng cho các mục đích cá nhân, giả tạo giao dịch hoặc sửa chữa thông tin trên hệ thống nhưng không thể rõ người sử dụng.
- Thủ tục kiểm soát:
Tại PGD có 1 GDV kiêm quỹ chính, tiết kiệm chi phí nhân sự nhưng khó kiểm soát về hạn mức tồn quỹ và thu chi vượt hạn mức của các GDV khác.
Hoạt động kiểm soát đối với công tác kho quỹ chưa được thực hiện nghiêm túc.
Trong ngày, khi số tiền tại quầy của các GDV lớn hơn hoặc nhỏ hơn hạn mức quy định thì các GDV thực hiện điều chuyển nội bộ với nhau, không có sự kiểm soát của KSV, trưởng/ phó phòng kế toán.
Chưa có hạn mức xét duyệt của KSV.
Hệ thống KSNB chỉ hạn chế chứ không triệt tiêu được hết rủi ro tiềm tàng.
Hoạt động KSNB chưa đảm bảo việc kiểm tra chứng từ kế toán một cách hữu hiệu: chứng từ đôi khi bị đánh sót, công tác luân chuyển, bổ sung chứng từ của GDV cho tổ kiểm soát sau còn chậm trễ. Theo quy định cuối ngày giao dịch, GDV phải in Báo cáo liệt kê các giao dịch, sắp xếp, đánh số chứng từ, chấm kiểm soát lại chứng từ lại trước khi chuyển sang cho KSV. Nhưng cuối ngày giao dịch, công tác kiểm lại chứng từ của GDV thường ít khi được thực hiện kịp và thường thì đến sáng hôm sau các GDV mới kiểm tra, sắp xếp lại chứng từ,
29 chuyển cho KSV ký xác nhận hoặc thực hiện vào cuối ngày nhưng chưa nghiêm túc, hiệu quả.
Cơ chế kiểm soát chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý và kiểm soát tổng quát, chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát. Ngoài ra, tính chất thường xuyên của việc kiểm tra, kiểm soát đối với các hoạt động kinh tế phát sinh hằng ngày không được đảm bảo do tại PGD không có bộ phận KSNB chuyên trách. Do đó hoạt động của bộ phận KSNB chỉ dừng lại ở chức năng hậu kiểm.
3.1.4. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của hoạt động KSNB.
- Tại thời điểm năm 2013, PGD quận 9 là điểm giao dịch duy nhất của MSB tại trung tâm khu vực quận Thủ Đức và quận 9, nên khối lượng công việc vào những ngày đầu và cuối tuần tương đối lớn so với số lượng GDV và KSV. Sự thiếu hụt nhân sự tạm thời này dễ dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ mà rất khó phát hiện và xử lý kịp thời.
- Mặc dù PGD đã có đề nghị thay mới cũng như sửa chữa hệ thống máy đếm tiền cũ nhưng Ban lãnh đạo Chi nhánh chưa quan tâm đúng mức đến các thiết bị hỗ trợ, việc thay thế, sửa chữa hệ thống máy móc cũ hỏng còn chậm trễ tốn kém chi phí lớn.
- Việc nâng cấp, làm mới hệ thống thông tin cần có nguồn kinh phí lớn. Để ngân hàng hoạt động cần phải đầu tư nhiều chi phí khác, vì vậy để có hệ thống thông tin hiện đại đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng và ngân hàng cần có chiến lược thích hợp trong việc đầu tư vào hệ thống thông tin.
- Đôi khi nhân viên kích hoạt tài khoản cho khách hàng để đáp ứng nhu cầu giao dịch tức thời của khách hàng mà chưa chấp hành nghiêm túc quy trình mở tài khoản cho khách hàng, chưa cập nhật kịp thời và đầy đủ thông tin của khách hàng.
- Các nhân viên còn chủ quan, dựa vào mối quan hệ thân thiết mà lơ là chưa chấp hành tốt việc bảo mật User và password truy cập vào hệ thống. Điều này có thể gây ra những thiệt hại về tài sản và uy tín của Ngân hàng mà không thể quy trách nhiệm cho ai.
- Trên thực tế, các giao dịch thu chi tiền mặt trong ngày diễn ra liên tục nên việc luôn duy trì số dư tiền mặt theo đúng quy định hạn mức tồn quỹ là rất khó, gây lãng phí thời gian. Và cũng để đáp ứng một số nhu cầu rút tiền lớn được báo trước của khách hàng, các GDV thường linh hoạt điều chuyển nội bộ cho nhau thay vì nộp về quỹ chính.
- Việc luân chuyển và kiểm soát chứng từ kế toán chưa được thực hiện theo đúng quy định. Sự chậm trễ trong khâu luân chuyển chứng từ sẽ gây ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác, đồng thời rất khó phát hiện và xử lý kịp thời nếu có sai phạm xảy ra. Tuy nhiên, hiện nay ngân hàng chỉ mới có quy định về Hậu kiểm chứng từ giao dịch, chưa có quy định nào về việc xử lý các vi phạm về thời gian giao nộp chứng từ cho bộ phận hậu kiểm. Đồng thời việc sắp xếp, kiểm tra lại chứng từ diễn ra vào cuối ngày bị ảnh hưởng rất nhiều bởi thời điểm cuối ngày nhân viên thường bị mệt mỏi do lượng công việc trong ngày nên việc kiểm tra lại không được hiệu quả.
30 - Ngân hàng chỉ mới quan tâm đến việc tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ
nhân viên mà chưa có sự chú ý thường xuyên việc giáo dục ý thức trách nhiệm.
- Đối với các vi phạm của GDV, ngân hàng chỉ quy định chung tùy theo mức độ vi phạm để đưa ra các hình thức kỷ luật hợp lý chứ chưa có biện pháp xử lý cụ thể đối với những trường hợp không tuân thủ các quy định về hoạt động kiểm soát.
- Tính chất thường xuyên của việc kiểm tra, kiểm soát đối với các hoạt động kinh tế phát sinh hằng ngày không được đảm bảo do tại PGD không có bộ phận KSNB chuyên trách. Do đó hoạt động của bộ phận KSNB chỉ dừng lại ở chức năng hậu kiểm. Ngoài ra, công tác kiểm tra, giám sát của kiểm toán nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa nói riêng và bộ phận kế toán nói chung chỉ mang tính chất định kỳ. Kiểm toán nội bộ chỉ có thể kiểm tra chọn mẫu một số nghiệp vụ nhất định nên sẽ không đánh giá được chính xác thực trạng công tác kế toán tại PGD.