2.2.3.1. Phân cấp, phân quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh.
Do mô hình giao dịch một cửa vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, vì vậy việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn hợp lý, đúng đắn sẽ giúp cho quy trình giao dịch một cửa được vận hành hiệu quả.
Phân chia trách nhiệm thích hợp
Quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên tham gia quy trình giao dịch một cửa được quy định rõ như đã đề cập ở mục 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và cách thức phân định quyền hạn, trách nhiệm. Bên cạnh đó, MSB còn quy định rõ về trách nhiệm của các thành viên tham gia giao dịch đối với từng quy trình nghiệp vụ.
Xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh
Đối với từng loại giao dịch, MSB xây dựng quy trình riêng cụ thể và tổ chức đào tạo cho các nhân viên. Việc kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh tuân thủ nguyên tắc
“bốn mắt”. Tức là: GDV hạch toán rồi giao toàn bộ chứng từ cho KSV. Giao dịch vượt hạn mức hoặc liên quan đến ngoại tệ, vàng thì GDV chuyển chứng từ cho KSV ký duyệt để thực hiện thu chi, và đóng đấu “Đã thu”/ “Đã chi” lên “Phiếu thu/ chi”, “Bảng kê thu/ chi”. Đảm bảo mỗi giao dịch đều có ít nhất 2 cán bộ tham gia.
19 Ví dụ quy trình nộp tiền mặt:
Nguồn: Phòng Quản lý chất lượng dịch vụ
Sơ đồ 2.3: Quy trình giao dịch nộp tiền mặt - GDV tiếp nhận nhu cầu của khách hàng và xử lý giao dịch.
Giao dịch viên căn cứ thông tin khách hàng cung cấp (số CMND/tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch…) tiến hành nhận tiền của khách hàng và kiểm đếm theo quy định. Nếu đủ số lượng và không có tiền giả thì hạch toán cập nhật giao dịch vào hệ thống BDS. Nếu giao dịch vượt hạn mức của GDV, thì GDV chuyển Bảng kê các loại tiền nộp và giao dịch cho KSV phê duyệt trên chương trình giao dịch. Nếu giao dịch nằm trong hạn mức của GDV thì in Giấy nộp tiền và Bảng kê các loại tiền nộp đưa cho khách hàng kiểm tra và ký xác nhận, sau đó GDV ký xác nhận ở mục Giao dịch viên trên chứng từ, trả liên 2 cho khách hàng, liên 1 ngân hàng lưu.
Việc theo dõi sổ quỹ của GDV và hạch toán được thực hiện tự động bằng phần mềm BDS. Khi GDV thực hiện giao dịch phần mềm mặc định ghi Có cho khách hàng:
Nợ TK tiền mặt tại quỹ GDV Có TK tiền gửi của khách hàng
Sau khi thu tiền, GDV sử dụng chức năng 164-Đổi tiền quỹ tiền mặt của phân hệ BDS để truy vấn tiền mặt tồn quỹ của mình. Nếu số tiền tại quỹ của GDV vượt quá hạn mức tồn quỹ quy định (300 triệu đồng/GDV), thì GDV lập lệnh chuyển tiền về quỹ tập trung và hạch toán bù trừ vốn với Quỹ.
KHÁCH HÀNG GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT VIÊN
KH điền các thông tin sau trên bảng kê nộp:
- Số tài khoản - Tổng tiền nộp
QUỸ/ GDV KHÁC
- Kiểm tra lại thông tin và ký vào Giấy nộp tiền, Bảng kê - Nhận liên 2 Giấy nộp
tiền có chữ ký GDV
Phân loại và kiểm đếm tiền
Nhập dữ liệu vào BDS Trong hạn mức GDV
In Giấy nộp tiền, Bảng kê các loại tiền nộp
Trường hợp KH nộp tiền 2.000 tờ KSV/quỹ và các GDV khác có trách nhiệm hỗ trợ kiểm đếm tiền - Kiểm tra, phê
duyệt trên BDS.
- Ký chứng từ Vượt
hạn mức GDV
- Kiểm tra và ký trên Giấy nộp tiền &
Bảng kê
- Nhận liên 2 Giấy nộp tiền có chữ ký của GDV & KSV
20 Đối với các giao dịch nằm trong hạn mức GDV, cuối ngày GDV phải lập Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày, ghi rõ các thông tin về số lượng giao dịch đã phát sinh, số chứng từ, số tiền trên từng loại chứng từ và tổng số tiền thực tế đã thu. Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cùng Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày cho KSV kiểm soát.
- KSV phê duyệt giao dịch
Kiểm soát viên thực hiện phê duyệt giao dịch trên phần mềm BDS theo thẩm quyền và các quy trình nghiệp vụ mới nhất. Khi phê duyệt, KSV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của giao dịch, tính khớp đúng và đầy đủ của chữ ký, số dư tài khoản, các yếu tố liên quan đến khách hàng và liên quan đến tính chất giao dịch đó.
Nếu giao dịch hợp lệ thì phê duyệt trên BDS, nếu không hợp lệ thì chuyển trả cho GDV xử lý lại. Khi phê duyệt, KSV ký kiểm soát phê duyệt trên hệ thống và chứng từ.
Phê duyệt xong, KSV chuyển chứng từ trả lại GDV đã hoàn thiện giao dịch.
Cuối ngày, KSV thực hiện kiểm soát sau đối với các giao dịch trong hạn mức của GDV. KSV kiểm tra, đối chiếu sự khớp đúng giữa Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày với các chứng từ phát sinh và số tiền thực tế đã thu. Ký xác nhận trên Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày.
- Công tác kiểm quỹ, đối chiếu, báo cáo
Hằng ngày, đơn vị kinh doanh phải kiểm kê tiền mặt vào cuối giờ làm việc. Việc kiểm kê toàn diện công tác bảo đảm an toàn kho quỹ và tổng kiểm kê được thực hiện mỗi năm 2 lần vào ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 07. Ngoài ra, Giám đốc có quyền thành lập Hội đồng kiểm đếm tổ chức kiểm kê, tổng kiểm đếm đột xuất bất kỳ lúc nào.
Khi kiểm quỹ GDV hoặc thủ quỹ quản lý thùng tiền trực tiếp thực hiện kiểm đếm theo các bước quy định dưới sự giám sát và chứng kiến một kiểm soát viên và một nhân viên kho quỹ.
1) GDV kiểm đếm tiền tại thùng của cá nhân, sắp xếp tiền theo loại tiền (VND/ngoại tệ) và theo mệnh giá để thuận tiện cho việc kiểm đếm.
2) Lập Bảng kê tiền theo loại tiền đã kiểm đếm
3) Cộng số dư tổng tiền theo loại tiền. Riêng quỹ chính thực hiện cộng tổng số tiền từ các quỹ phụ để có số tổng cộng toàn CN/PGD. Đồng thời, quỹ chính lập Bảng tổng hợp tồn quỹ thực tế của CN/PGD
4) Đối chiếu số dư tồn quỹ theo từng loại tiền với số dư trên hệ thống.
5) Lập biên bản ghi nhận kết quả kiểm quỹ, các thành viên Hội đồng kiểm quỹ ký tên để xác nhận kết quả.
Nếu có chênh lệch: Hội đồng kiểm quỹ phải kiểm tra, đối chiếu tất cả các giao dịch chi tiết theo Báo cáo liệt kê giao dịch toàn Chi nhánh/Phòng giao dịch, chi tiết theo từng GDV, xác định nguyên nhân và tìm biện pháp xử lý.
Kiểm soát viên/Trưởng phòng có trách nhiệm kiểm soát các báo cáo hằng ngày đầy đủ và chính xác theo các quy trình sản phẩm và chế độ kế toán hiện hành.
21 Hoàn quỹ cuối ngày của GDV
Cuối ngày giao dịch, sau khi kiểm đếm tiền mặt thực tế khớp đúng với số liệu hệ thống, GDV lập Phiếu chuyển tiền mặt nội bộ, có đủ chữ ký của người liên quan, và sự giám sát của KSV nộp tiền mặt về quỹ tập trung kèm theo biên bản bàn giao.
2.2.3.2. Hạn mức giao dịch & hạn mức tồn quỹ:
Hạn mức giao dịch: là giá trị tối đa mà GDV được phép thực hiện mà không cần có sự phê chuẩn của KSV. Hạn mức giao dịch của các CN/PGD được Ngân hàng quy định trong quyết định số 141/2010/TGĐ 6 .Ở PGD, hạn mức giao dịch của GDV là chi dưới 30 triệu đồng, thu dưới 50 triệu.
Giao dịch vượt hạn mức phải có KSV kiểm soát trước khi thực hiện. Khi GDV thực hiện nhập giao dịch trên hệ thống, những giao dịch vượt hạn mức sẽ được phân hệ BDS báo “Giao dịch vượt hạn mức” để chuyển cho KSV phê duyệt giao dịch trên hệ thống trước.
Hạn mức tồn quỹ: Là số dư tiền mặt tối đa mà GDV được phép giữ tại bất cứ thời điểm nào trong ngày giao dịch. Theo quyết định số 82/2007/QĐ-HĐQT, hạn mức tồn quỹ của tất cả GDV giống nhau là 300 triệu đồng.
Số dư tồn quỹ thực tế phải khớp đúng số dư trên sổ kế toán. Nếu trong ngày, số dư tồn quỹ của GDV nhỏ hơn hoặc lớn hơn hạn mức tồn quỹ, GDV sẽ thực hiện điều chuyển tiền mặt nội bộ từ quỹ chính về quỹ GDV và ngược lại. Cuối ngày số dư tồn quỹ sẽ chuyển về Quỹ tập trung kèm báo cáo tồn quỹ.
2.2.3.3. Luân chuyển và kiểm soát chứng từ
Chứng từ kế toán là căn cứ và cũng là bằng chứng của việc thực hiện các nghiệp vụ phát sinh.Vì vậy hoạt động luân chuyển và kiểm soát chứng từ cũng là một trong những hoạt động kiểm soát mang lại hiệu quả cao, có ý nghĩa thiết thực trong việc phòng tránh rủi ro và giảm thiểu sai sót có thể xảy ra. Chứng từ trong giao dịch một cửa của MSB được kiểm soát chặt chẽ từ khách hàng đến việc xử lý, luân chuyển, lưu trữ và quản lý chứng từ của nhân viên theo Quy trình luân chuyển chứng từ trong giao dịch khách hàng và Quy trình hậu kiểm chứng từ giao dịch số QT.KT.001.
Lập chứng từ:
- Căn cứ vào giấy tờ, chứng từ do khách hàng xuất trình, GDV nhập dữ liệu vào hệ thống. Sau khi giao dịch được duyệt thì GDV in chứng từ từ máy in chuyên dụng.
Trường hợp phần mềm bị lỗi không in được, GDV lập chứng từ bằng tay theo đúng mẫu quy định.
- Các chứng từ giao dịch được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ hạch toán phải có chữ ký của những người liên quan như khách hàng, GDV, kiểm soát hoặc Giám đốc…
22 Kiểm soát chứng từ:
- Giao dịch trong hạn mức: GDV vừa lập vừa kiểm soát duyệt trên máy tính. Trên chứng từ có chữ ký GDV và KSV
- Giao dịch ngoài hạn mức: chứng từ phải có chữ ký GDV, KSV.
- Cuối ngày GDV lập bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày. Bảng kê được đối chiếu với các chứng từ phát sinh, trên Bảng kê phải có chữ ký GDV và KSV
Luân chuyển, bảo quản:
- Các chứng từ có liên quan với nhau được bấm chung với nhau. Cuối ngày GDV sắp xếp lại chứng từ theo thứ tự bút toán và soát xét lại xem có đủ chứng từ không. Sau đó chuyển cho KSV kiểm tra lại.
- Chứng từ được lưu theo loại giao dịch (tiền mặt, ngoại tệ, vàng…) sắp xếp theo ngày phát sinh, đóng thành tập bìa cứng, đánh số liên tục. Toàn bộ chứng từ kể cả bảng kê giao dịch sau khi được kiểm tra đối chiếu thì chuyển lên phòng kế toán tổng hợp để bảo quản lưu trữ.
- Sổ sách kế toán đều được tạo trên máy, khi in ra đều có ký duyệt và được lưu trữ tại phòng kế toán tổng hợp. Kho bảo quản chúng từ được thiết kế an toàn khoa học, có người quản lý đảm bảo cho việc trích lục dễ dàng nhanh chóng.
* Kiểm soát chứng từ tuân thủ nguyên tắc “bốn mắt”, chứng từ qua 2 lần kiểm soát - Kiểm soát trước: do GDV thực hiện gồm: kiểm tra việc lập chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số tiền trên chứng từ với số dư tài khoản...
- Kiểm soát sau: do kiểm soát viên thực hiện sau khi GDV đã kiểm soát, xử lý, gồm:
kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm soát cách xử lý nghiệp vụ của GDV...
2.2.3.4. Phê chuẩn đúng đắn
- Phê chuẩn chung: GDV được cấp hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ, có thể thực hiện nghiệp vụ mà không cần phê duyệt.
- Phê chuẩn cụ thể: trong trường hợp đặc biệt phải có phê chuẩn của cấp trên mới được thực hiện giao dịch. GDV chỉ thực hiện nghiệp vụ trong hạn mức cho phép, ngoài hạn mức thì KSVduyệt, một số trường hợp đặc biệt phải xin ý kiến lãnh đạo, trưởng đơn vị.
2.2.3.5. Kiểm soát vật chất Cơ sở vật chất
- Quầy giao dịch được trang bị máy tính, máy in chứng từ, ngăn tủ có khoá, két sắt cá nhân. Các tài sản này muốn bổ sung và luân chuyển phải được đề nghị bằng văn bản và ghi nhận vào sổ sách. Mỗi GDV đều được trang bị một máy đếm tiền giúp phát hiện tiền giả. Tuy nhiên trong một số trường hợp (ví dụ: tiền bị ẩm, dính dầu mỡ) máy đếm không chính xác, GDV phải đếm lại bằng tay để đảm bảo thu chi
23 chính xác. Khách hàng giao dịch luôn được nhắc nhở kiểm tra lại tiền và sổ trước khi rời quầy.
- Việc ra vào khu vực quầy giao dịch được kiểm soát kỹ càng. Chỉ những người được phép mới được ra vào. Khu vực quầy giao dịch, cửa ra vào có bố trí camera hiện đại quan sát được tất cả các vị trí GDV, KSV. Bố trí lực lượng bảo vệ đảm bảo an toàn tài sản ngân hàng và khách hàng đến giao dịch.
Quy định về đóng gói và niêm phong tiền mặt:
Đóng gói: Các GDV, thủ quỹ thực hiện phân loại tiền theo từng mệnh giá, từng loại tiền và đóng gói theo quy trình đóng gói, niêm phong tiền mặt quy định tại Phụ lục số 01/2007/PL-NQ ban hành kèm quy chế Quản lý Ngân quỹ:
- Đối với tiền giấy, polymer: 100 tờ cùng mệnh giá được sắp thành 1 thếp, dùng dây cột ở vị trí 1/3 chiều dài của thếp tiền. Một bó tiền gồm 10 thếp cùng mệnh giá đóng thành bó, dùng dây cột chặt lại.
- Đối với tiền kim loại: Mỗi túi tiền gồm 20 thỏi cùng mệnh giá. Một thỏi gồm 50 miếng cùng mệnh giá, bên ngoài túi phải ghi rõ mệnh giá.
Niêm phong: Niêm phong bằng giấy niêm phong của ngân hàng. Trên giấy niêm phong phải có đầy đủ, rõ ràng các yếu tố: tên Đơn vị kinh doanh, loại tiền, số lượng tiền, họ tên và chữ ký của người kiểm đếm 1, người kiểm đếm 2, ngày tháng năm đóng gói.
Do tiền là tài sản “nhạy cảm” nên công tác đóng gói và niêm phong tiền được thực hiện nghiêm túc sẽ giúp cho việc kiểm soát thuận tiện hơn. Công tác đóng gói và niêm phong được Bộ phận ngân quỹ kiểm tra và tính lỗi cho GDV nếu thực hiện sai quy chế.
* Công tác kiểm quỹ:
Kiểm quỹ thường xuyên: Việc kiểm tra, đối chiếu tồn quỹ tiền mặt được thực hiện hàng ngày. Cuối ngày số tiền tồn quỹ của GDV phải được kiểm đếm dưới sự chứng kiến của thủ quỹ và KSV trước khi để vào bao niêm phong.
Kiểm quỹ đột xuất (theo quyết định số 82/QĐ-HĐQT) thực hiện trong các trường hợp sau:
- Khi thay đổi thành viên giữ chìa khoá kho tiền.
- Khi thay đổi ổ khoá hay mất chìa khoá kho tiền.
- Khi nghi ngờ có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy thu chi tiền mặt hoặc hàng đặc biệt vận chuyển trên đường; phát hiện nhầm lẫn về tài sản khi xuất nhập kho tiền và thu chi tiền mặt.
- Khi có lệnh hoặc bản kiểm tra của cấp có thẩm quyền.
Khi thực hiện kiểm kê (trừ trường hợp kiểm kê vào cuối mỗi ngày làm việc) phải có quyết định của Giám đốc thành lập Hội đồng kiểm kê theo quyết định số 82/QĐ- HĐQT ngày 25/07/2007.
24 2.2.3.6. Thủ tục kiểm soát khác
- Kiểm soát phòng ngừa: quy trình kiểm soát nghiệp vụ hàng ngày của GDV. GDV kiểm tra chứng từ và hạch toán. KSV kiểm tra và duyệt bút toán trên hệ thống và trên chứng từ để GDV thực hiện bước tiếp theo.
- Kiểm soát phát hiện: bộ phận Kế toán tập trung kiểm tra lại chứng từ phát sinh sau khi đã được KSV và GDV kiểm tra đối chiếu. Ngoài ra thủ tục này còn được thực hiện qua bộ phận KTKSNB.
- Kiểm soát bổ sung: ban hành Nội quy ra vào kho tiền, Nội quy quầy giao dịch tiền mặt và dán ở quầy giao dịch và cửa ra vào kho tiền để nhắc nhở nhân viên; gắn camera theo dõi, bảo vệ canh gác việc ra vào; hệ thống phần mềm cài đặt cảnh báo (khi vượt hạn mức giao dịch thì phần mềm sẽ hiển thị “Giao dịch vượt hạn mức” để GDV chuyển sang cho KSV phê duyệt)
- Giám đốc TT KHCN đảm nhận việc giữ con dấu tròn và đóng dấu, đóng vai trò như một chốt kiểm soát do ban Quản trị đặt ra nhằm kiểm tra lại tính hợp lệ của chứng từ, đã có chữ ký của người có thẩm quyền hay chưa.
- Phân tích soát xét lại việc thực hiện: Định kỳ TGĐ và bên liên quan so sánh số dư thực tế với kế hoạch, báo cáo tình hình hoạt động, theo sát phương hướng mục tiêu đã đề ra, phát hiện những điểm yếu kém và khắc phục.
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin và truyền thông là một bộ phận cấu thành hệ thống KSNB. Để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, cung cấp những báo cáo chính xác cho ban quản trị thì rất cần có thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông chính xác, kịp thời. Đặc biệt, công tác kế toán của các GDV rất quan trọng vì nó cung cấp thông tin đầu vào cho quá trình hoạt động của ngân hàng.
MSB là một trong bốn NHTM đầu tiên tại Việt Nam tham gia thành công dự án
“Hiện đại hóa Ngân hàng và hệ thống thanh toán” do Ngân hàng Thế giới (WB) tài trợ.
Từ khi hoạt động đến nay, MSB không ngừng cải tiến, hoàn thiện phân hệ BDS cho phép tất cả các chi nhánh, PGD, Sở giao dịch và Hội sở nối mạng với nhau, giao dịch tức thời, dùng chung CSDL và mọi quy trình xử lý nghiệp vụ đều được cài đặt trên phần mềm này. Hệ thống BDS hỗ trợ nâng cao tính an toàn, bảo mật và hiệu quả trong công tác kiểm soát, từ đó hạn chế được nhiều rủi ro.
Đối với bộ phận kế toán giao dịch, khi sử dụng phần mềm, mỗi GDV và KSV được cung cấp tên và mật khẩu truy cập riêng, thực hiện các thao tác theo phân quyền của người sử dụng. Do vậy, chỉ những người nào được cấp quyền truy cập mới được phép đăng nhập vào hệ thống để xử lý nghiệp vụ ngay trên phần mềm này. Bên cạnh đó, mọi giao dịch của GDV đều hiển thị trên màn hình hệ thống cho phép KSV kiểm tra dễ dàng. Sau khi nghiệp vụ được hạch toán và qua kiểm soát của KSV thì thông tin mới về tài khoản sẽ được cập nhật ngay lập tức. GDV dễ dàng in chứng từ cho khách hàng.
Mã và tên của GDV được thể hiện trên chứng từ thuận lợi cho việc truy cứu trách nhiệm nếu xảy ra sai sót. Khi thực hiện nghiệp vụ, hệ thống hoàn toàn tự động hạch toán, các báo cáo kiệt kê giao dịch, báo cáo tồn quỹ, bảng cân đối kế toán… được lập trên cơ sở tổng hợp tự động các dữ liệu giao dịch phát sinh.