506 Kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh…
Lời mở đầu Trong xu hớng phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế hiện nay, hoạt động kinh doanh nổi lên nh một mắt xích quan trọng đóng góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của đất nớc. Chính vì vậy vai trò của nhà quản lý doanh nghiệp cũng đòi hỏi những yêu cầu ngày càng khắt khe hơn. Một nhà quản lý giỏi phải biết đợc chính xác điều mình muốn ngời khác làm và biết đợc họ đã làm nh thế nào để công việc hoàn thành một cách thành công nhất với chi phí thấp nhất. Để đạt đợc điều đó, nhà quản lý không những phải xác định đợc mục tiêu rõ ràng, hoạch định chiến lợc chu đáo, tổ chức hợp lý, điều hành phối hợp tốt mà còn phải có sự kiểm tra chặt chẽ tất cả các hoạt động đã và đang diễn ra trong doanh nghiệp. Một trong những nguyên tắc rất quan trọng của tổ chức quản lý và là khâu cuối cùng then chốt của quá trình tổ chức đó là phải Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm. Với kiến thức về quản lý còn hạn chế em rất mong sự đóng góp ý kiến của Thày Cô giáo cho đề tài này của em. Em xin chân thành cảm ơn! Bài tiểu luận gồm có 3 phần chính sau: 1 I . Cơ sở lý luận II. Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả cao trong doanh nghiệp III. Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp hiện nay ( lấy ví dụ về Công ty May Đáp Cầu Bắc Ninh ). Nội dung I . Cơ sở lý luận 1 . Khái niệm : Với t cách là một chức năng quản lý kiểm tra đợc hiểu là quá trình xác định thành quả đạt đợc trên thực tế, so sánh nó với những tiểu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một ch ơng trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt đ ợc các mục tiêu đã định. Sản xuất - dịch vụ Marketing Tài chính - kế toán Nhân sự Khối lợng sản phẩm dịch vụ Doanh số Chi phí sản xuất - dịch vụ Năng suất lao động 2 Chất lợng sản phẩm - dịch vụ Chi phí bán hàng Dự trữ Quan hệ giữa ngời lao động Chi phí cho sản phẩm-dịch vụ Chi phí quảng cáo chiêu thị Lợi nhuận Số ngày vắng mặt không lý do Mức độ hoàn thành công việc của cá nhân Việc thực hiện chỉ tiêu bán hàng và dịch vụ đối với từng ngời Lu chuyển tiền tệ Phát triển đội ngũ cán bộ quản lý Bảng kê 1 số điểm thiết yếu trong doanh nghiệp cần tập trung kiểm tra 2. Vai trò tác dụng của kiểm tra . - Kiểm tra là chức năng cuối cùng của quản lý song không phải là công đoạn cuối cùng. Nó đợc thực hiện trong suốt quá trình kinh doanh đối với từng việc, từng công đoạn sản xuất dịch vụ và kết quả cuối cùng của cả chu kỳ kinh doanh. Vì vậy, kiểm tra tạo ra các căn cứ, bằng chứng cụ thể rõ ràng phục vụ cho việc hoàn thiện các quyết định trong quản lý đồng thời góp phần đôn đốc cho việc thực hiện kế hoạch với hiệu quả cao. Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không đợc thực hiện theo ý muốn. Các nhà quản lý cũng nh cấp dới của họ cũng có thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép họ chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó tr ớc khi chúng trở nên nghiêm trọng để hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra. 3 - Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của ngời lãnh đạo, nhờ kiểm tra các nhà quản lý có thể kiểm tra đợc những yếu tố sẽ ảnh hởng tới sự thành công của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng và nếu mất quyền kiểm tra cũng có nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hoá. Ngày nay với nhu cầu mở rộng dân chủ trong các doanh nghiệp kiểm tra khuyến khích chế độ uỷ quyền, hợp tác mà không làm giảm khả năng kiểm tra của ngời lãnh đạo. Trong hệ thống quản lý tập trung cũ, nhà quản lý xác định cả tiêu chuẩn và phơng pháp để đạt đợc các tiêu chuẩn đó. Trong hệ thống mới, các nhà quản lý thông báo hệ tiêu chuẩn nhng họ cho phép nhân viên của mình đợc vận dụng khả năng sáng tạo để qui định phơng pháp giải quyết vấn đề. Điều này cho phép nhà quản lý theo sát sự tiến bộ của nhân viên mà không can thiệp vào công việc và ảnh hởng đến sự sáng tạo của họ. - Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trờng. Thị trờng luôn biến động, đối thủ cạnh tranh luôn liên tục giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới để thu hút khách hàng, các vật liệu công nghệ mới liên tục đợc phát minh và các chính sách của Nhà nớc luôn đợc điều chỉnh và ban hành. Vì vậy kiểm tra giúp các nhà quản lý luôn nắm đ ợc bức tranh toàn cảnh về môi trờng và có những phản ứng thích hợp trớc các 4 vấn đề và cơ hội đang và sẽ ảnh hởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Ví dụ vì có sự khác biệt giữa khả năng nhận biết đòi hỏi của khách hàng đối với sản phẩm mới, chất lợng và khả năng rút ngắn chu kỳ tạo ra và phân phối sản phẩm đến ngời tiêu dùng. Nhiều nhà kinh doanh vào những năm 1980 cho rằng "tốc độ là tiêu chuẩn hàng đầu quyết định thành công của doanh nghiệp". Tuy nhiên hiện nay, nhiều nhà quản lý đã nhận ra rằng khách hàng không chỉ chờ đợi tốc độ mà cả những sản phẩm và dịch vụ đã đợc ngời tiêu dùng hoá. Kazuo Morohoshi Giám đốc trung tâm kinh tế của Toyota cho rằng: Chúng ta đã nhận ra rằng các sản phẩm cho đông đảo quần chúng không đáp ứng đủ. Vào thế kỷ 21 ng ời tiêu dùng cần những sản phẩm phù hợp với họ. Ngời chiến thắng là những doanh nghiệp đáp ứng đợc nhu cầu đa dạng của ngời tiêu dùng với tốc độ nhanh nhất. - Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới quản lý hoạt động. Với việc đánh giá các hoạt động kiểm tra khẳng định những gía trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Những giá trị đó sẽ đợc tiêu chuẩn hoá để trở thành chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp. Đồng thời kiểm tra giúp các nhà quản lý cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp qua việc xác 5 định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp. Ví dụ: Kiểm tra hoạt động tiêu thụ sản phẩm giúp chúng ta phát hiện ra những điều ch a phù hợp của sản phẩm với yêu cầu của ngời tiêu dùng Từ đó doanh nghiệp sẽ có những thay đổi, giải pháp cần thiết về công nghệ, nguyên liệu, thị tr ờng mục tiêu Nh vậy, kiểm tra góp phần làm cho hoạt động không ngừng hoàn thiện và đổi mới. II- Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả cao trong doanh nghiệp : 1. Một số điều kiện để kiểm tra có hiệu quả: - Theo quan điểm của Robert J. Mockless : Kiểm tra trong quản lý là cố gắng có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch , thiết kế hệ thống tinh giản phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lờng mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo mọi nguồn lực đã đợc sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu. Ta có thể phân chia thành 6 bớc sau: 6 Kết quả thực tế Đo lường kết quả thực tế So sánh thực tại với các tiêu chuẩn Xác định các sai lệch Phân tích nguyên nhân sai lệch Chương trình điều chỉnh Thực hiện các điều chỉnh Kết quả mong muốn Bên cạnh đó để kiểm tra có hiệu quả cần phải tạo ra và chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sau: + Có các chuẩn mực cần thiết và chúng phải đợc trình bày dễ hiểu dễ sử dụng. + Có sự cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ về tất cả các lĩnh vực, các mặt, các khâu hoạt động. + Có phơng pháp, trình độ đánh giá phối hợp, tổng hợp mức độ hoàn thành công việc với các báo cáo, biểu đồ tài chính. + Loại trừ đợc những số liệu không cần thiết. + Tiến hành đồng bộ hoạt động, phát hiện sai lệch, xem xét nguyên nhân và xử lý nếu cần thiết. 2. Các yêu cầu cần thiết khi kiểm tra : 2.1 Hệ thống kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch và nguyên tắc cụ thể: - Các hệ thống kiểm tra cần phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi. Thông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản trị phải nắm đợc diễn 7 biến của quá trình thực hiện kế hoạch. Các kế hoạch và chơng trình đều có những đặc trng thống nhất, tuy nhiên thông tin để kiểm tra tiến trình thực hiện một chơng trình marketing sẽ khác nhiều so với thông tin cần thiết kiểm tra 1 kế hoạch sản xuất. - Trong quá trình xác định hệ thống kiểm tra cần đảm bảo tuân theo các nguyên tắc sau: + Nguyên tắc kiểm tra các điểm thiết yếu: đòi hỏi xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm đó. + Nguyên tắc về địa điểm kiểm tra: phải đợc tiến hành ngay tại nơi hoạt động. + Nguyên tắc số lợng nhỏ các nguyên nhân: nêu rõ trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định, một số lợng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả. Đây là một nguyên tắc quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản lý khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm thiết yếu. Đồng thời đòi hỏi xem xét kỹ càng các nguyên nhân gây nên để có biện pháp điều chỉnh hiệu quả. 8 + Nguyên tắc tự kiểm tra: đòi hỏi tinh thần tự giác của các cá nhân rất cao, mỗi ngời, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất. 2.2. Hệ thống Kinh tế cần phù hợp với tổ chức và con ngời trong doanh nghiệp: - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp ví dụ nh :1 doanh nghiệp nhỏ sẽ phải có hệ thống kinh tế khác với một doanh nghiệp lớn. Một dây chuyền sản xuất hàng loạt sẽ phải có hệ thống kinh tế khác với một dây chuyền sản xuất đơn chiếc. - Hệ thống kinh tế phải phản ánh cơ cấu tổ chức, bảo đảm có ngời chịu trách nhiệm trớc một hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm điều chỉnh khi có sai lệch. - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ quản trị. Ví dụ nh các nhà quản trị cấp cao quan tâm tới các công cụ kinh tế tổ chức. Nhng ngời trực tiếp giám sát công việc lại cần những ngân quỹ phi tiền tệ nh số giờ lao động, số sản phẩm sản xuất đợc, số % nguyên liệu bị lãng phí . - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với trình độ của cán bộ, công nhân và bầu không khí của doanh nghiệp. Ví dụ nh một hệ thống kinh tế ngặt 9 nghèo đợc áp dụng vào một số tổ chức trong đó mọi ngời có trình độ và tay nghề cao có quyền tham gia đáng kể vào quá trình ra quyết định sẽ có thể bị thất bại. - Hệ thống kinh tế phải đơn giản tạo đợc sự tự do và cơ hội tối đa cho những ngời dới quyền sử dụng kinh nghiệm, khả năng và sự khéo léo của mình để hoàn thiện công việc đợc giao. 2.3. Kiểm tra phải đảm bảo tính khách quan, chính xác và linh hoạt: Mặc dù việc quản trị tất yếu phải bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhng việc đánh giá con ngời, hoạt động trong kiểm tra phải mang tính khách quan và chính xác. Dựa trên những tiêu chuẩn rõ ràng thích hợp. Tránh những thái độ định kiến và cách đánh giá chỉ bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để minh chứng. Đồng thời cũng đòi hỏi hệ thống kinh tế phải thích ứng với các biến đổi không lờng trớc đợc ( về kế hoạch, chi phí ) đảm bảo cho việc tiến hành đo lờng, đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả nhất. 2.4. Kiểm tra phải có sự điều chỉnh việc thực hiện: 10 [...]... dụng các nguyên tắc chung về tổ chức, nhữ ng nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn quản lý và phù hợp với các quy luật khách quan Trong đó "kiểm tra là một trong những khâu cuối cùng và then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý nhằm kiểm chứng xem mọi quá trình diễn ra có đúng kế hoạch đã định và theo các nguyên tắc đã đề ra hay không Qua đó phát hiện những sai sót, chậm trễ để kịp. .. Do đó, ở cấp này ngời quản lý sẽ phát hiện ngay đợc những bất hợp lý cần phải điều chỉnh kịp thời Từ đó đánh giá chất lợng công tác của từng cá nhân để tìm ra những cá nhân tiêu biểu, điển hình và phát hiện ra những cá nhân trì trệ, chậm tiến 2 Đối với ng ời đứng đầu đơn vị 12 Việc kiểm tra đợc tiến hành theo hai phơng pháp: - Kiểm tra trực tiếp: đợc thực hiện thông qua việc báo cáo kết quả thực hiện. .. kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua kiểm tra ngời đứng đầu các đơn vị theo từng tháng mà không thực hiện kiểm tra trực tiếp những đối tợng chính thực hiện nhiệm vụ Vì vậy mà việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động thông qua các số liệu thống kê không đợc chuẩn xác Điều này là do ngời đứng đầu và các cấp quản lý trong công ty ch a xác định rõ và cha thiết lập đợc một hệ thống kiểm tra. .. không kịp thời và hiệu quả sẽ không cao 3 Đối với ngời đứng đầu công ty Việc kiểm tra của ngời đứng đầu công ty chỉ đợc tiến hành theo một phơng pháp duy nhất là kiểm tra các báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của ngời đứng đầu đơn vị theo tháng hoặc theo quý Việc kiểm tra nh trên có nhợc điểm rất lớn là không giám sát trực tiếp đợc đối tợng chính thực hiện nhiệm vụ là các cá nhân hoặc tổ công tác Do đó, ... đó, việc phát hiện những vấn đề mới phát sinh bị hạn chế và có thể bị ảnh hởng bởi ý chí chủ quan của ngời báo cáo 13 Với bộ máy quản lý nh trên thì mô hình kiểm tra công ty đang thực hiện hầu nh cha phù hợp với nền kinh tế thị trờng hiện nay Nó đòi hỏi mọi thông tin, mọi việc làm và quyết định của ngời quản lý phải nhanh, chính xác và phải mang tính khả thi cao ở đây ngời đứng đầu công ty mới chỉ kiểm. .. kịp thời sửa chữa, giải quyết hậu quả và ngăn ngừa các hậu quả lớn hơn" (Theo H.Fayol) Vì vậy, nhà quản lý doanh nghiệp cần phải biết kiểm tra cái gì? ở khâu nào? Trọng tâm kiểm tra ở đâu? Từ đó bình th ờng hoá các hoạt động kiểm tra thờng xuyên Khi kiểm tra đột xuất có trọng điểm cần tiến hành gọn và nhất thiết phải có kết luận rõ ràng xử lý dứt điểm, từ đó rút ra kinh nghiệm cần thiết 16 Mục lục Trang... sở lý luận 1 1 Khái niệm 1 2 Vai trò - tác dụng của kiểm tra .1 II Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả .4 1 Một số điều kiện cần thiết để kiểm tra có hiệu quả 4 2 Các yêu cầu cần thiết khi kiểm tra 5 III Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp .8 Lời kết luận 12 Tài liệu tham khảo - Giáo trình Tổ chức quản lý và Khoa học quản lý. .. phòng nghiệp vụ giúp việc ban giám đốc 11 + 7 xí nghiệp may và 3 xởng phụ trợ Hiện nay, thực hiện quy trình giao nhiệm vụ theo 3 cấp: Công ty giao nhiệm vụ cho đơn vị phòng, xí nghiệp Đơn vị giao nhiệm vụ cho tổ, tổ giao nhiệm vụ cho các cá nhân Trong đó nhiệm vụ giao lại đ ợc chia ra làm ba loại, đó là nhiệm vụ phải thực hiện trong quý, trong tháng và trong tuần Sau khi nhận nhiệm vụ công ty giao... phù hợp, nên việc kiểm tra còn ở mức chung chung, dàn đều không những không có tác dụng mà còn vô hình tiếp tay, khuyến khích các sai phạm gây mất hiệu quả của tổ chức Trên nguyên tắc ngời quản lý có thể trực tiếp tự mình kiểm tra cũng có thể sử dụng bộ máy để kiểm tra Do công ty này có quá nhiều các cấp kiểm tra trung gian nên ng ời đứng đầu công ty không thể nắm bắt chính xác, cụ thể các hoạt động... cứ chức năng của từng tổ để phân giao nhiệm vụ cụ thể cho từng tổ công tác của đơn vị Từ đó ng ời đứng đầu mỗi tổ lại giao nhiệm vụ cho từng cá nhân Việc thực hiện quy trình giao nhiệm vụ nh trên đã tạo chủ động trong điều hành cho ngời đứng đầu đơn vị và tổ 1 Đối với ng ời đứng đầu tổ công tác Việc kiểm tra đợc tiến hành thờng xuyên và trực tiếp hàng ngày thông qua việc kiểm tra số liệu về kết quả đạt . quan trọng của tổ chức quản lý và là khâu cuối cùng then chốt của quá trình tổ chức đó là phải Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi. mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm. Với kiến thức về quản lý còn hạn chế em rất mong sự đóng