Tiểu luận kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh

LI M U Trong xu hớng phát triển mạnh mẽ kinh tế nay, hoạt động kinh doanh lên nh mắt xích quan trọng đóng góp phần không nhỏ vào phát triển đất nớc Chính vai trò nhà quản lý doanh nghiệp đòi hỏi yêu cầu ngày khắt khe Một nhà quản lý giỏi phải biết đợc xác điều muốn ngời khác làm biết đợc họ làm nh để công việc hoàn thành cách thành công với chi phí thấp Để đạt đợc điều đó, nhà quản lý phải xác định đợc mục tiêu rõ ràng, hoạch định chiến lợc chu đáo, tổ chức hợp lý, điều hành phối hợp tốt mà phải có kiểm tra chặt chẽ tất hoạt động diễn doanh nghiệp Một nguyên tắc quan trọng tổ chức quản lý khâu cuối then chốt trình tổ chức phải Có kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực nhiệm vụ, qua xử lý vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ đúc kết kinh nghiệm Với kiến thức quản lý hạn chế em mong đóng góp ý kiến Thày Cô giáo cho đề tài em Em xin chân thành cảm ơn! Bài tiểu luận gồm có phần sau: I Cơ sở lý luận II Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu cao doanh nghiệp III Thực trạng công tác kiểm tra doanh nghiệp ( lấy ví dụ Công ty May Đáp Cầu Bắc Ninh ) N ội d u n g I Cơ sở lý luận Khái niệm : Với t cách chức quản lý kiểm tra đ ợc hiểu trình xác định thành đạt đợc thực tế, so sánh với tiểu chuẩn xây dựng; sở phát sai lệch nguyên nhân sai lệch đó; đồng thời đề giải pháp cho ch ơng trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt đợc mục tiêu định Sản xuất - dịch vụ Marketing Tài - kế Nhân toán Khối lợng sản Doanh số Chi phẩm dịch vụ phí sản Năng suất lao động xuất - dịch vụ Chất lợng sản Chi phí bán hàng Dự trữ phẩm - dịch vụ lao động Chi phí cho sản Chi phẩm-dịch vụ Quan hệ ngời phí quảng cáo Lợi nhuận chiêu thị Số ngày vắng mặt không lý Mức độ hoàn thành Việc thực tiêu Lu chuyển tiền Phát triển đội ngũ công việc cá bán hàng dịch vụ đối tệ nhân cán quản lý với ngời Bảng kê số điểm thiết yếu doanh nghiệp cần tập trung kiểm tra Vai trò tác dụng kiểm tra - Kiểm tra chức cuối quản lý song công đoạn cuối Nó đợc thực suốt trình kinh doanh việc, công đoạn sản xuất dịch vụ kết cuối chu kỳ kinh doanh Vì vậy, kiểm tra tạo cứ, chứng cụ thể rõ ràng phục vụ cho việc hoàn thiện định quản lý đồng thời góp phần đôn đốc cho việc thực kế hoạch với hiệu cao Trong thực tế, kế hoạch tốt không đ ợc thực theo ý muốn Các nhà quản lý nh cấp dới họ mắc sai lầm kiểm tra cho phép họ chủ động phát hiện, sửa chữa sai lầm trớc chúng trở nên nghiêm trọng để hoàn thành theo kế hoạch đề - Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý ng ời lãnh đạo, nhờ kiểm tra nhà quản lý kiểm tra đợc yếu tố ảnh hởng tới thành công doanh nghiệp Điều quan trọng quyền kiểm tra có nghĩa nhà quản lý bị vô hiệu hoá Ngày với nhu cầu mở rộng dân chủ doanh nghiệp kiểm tra khuyến khích chế độ uỷ quyền, hợp tác mà không làm giảm khả kiểm tra ngời lãnh đạo Trong hệ thống quản lý tập trung cũ, nhà quản lý xác định tiêu chuẩn phơng pháp để đạt đợc tiêu chuẩn Trong hệ thống mới, nhà quản lý thông báo hệ tiêu chuẩn nhng họ cho phép nhân viên đợc vận dụng khả sáng tạo để qui định phơng pháp giải vấn đề Điều cho phép nhà quản lý theo sát tiến nhân viên mà không can thiệp vào công việc ảnh h ởng đến sáng tạo họ - Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát đối phó với thay đổi môi trờng Thị trờng biến động, đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu sản phẩm, dịch vụ để thu hút khách hàng, vật liệu công nghệ liên tục đợc phát minh sách Nhà nớc đợc điều chỉnh ban hành Vì kiểm tra giúp nhà quản lý nắm đợc tranh toàn cảnh môi trờng có phản ứng thích hợp trớc vấn đề hội ảnh hởng đến sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Ví dụ có khác biệt khả nhận biết đòi hỏi khách hàng sản phẩm mới, chất lợng khả rút ngắn chu kỳ tạo phân phối sản phẩm đến ngời tiêu dùng Nhiều nhà kinh doanh vào năm 1980 cho "tốc độ tiêu chuẩn hàng đầu định thành công doanh nghiệp" Tuy nhiên nay, nhiều nhà quản lý nhận khách hàng không chờ đợi tốc độ mà sản phẩm dịch vụ đợc ngời tiêu dùng hoá Kazuo Morohoshi Giám đốc trung tâm kinh tế Toyota cho rằng: Chúng ta nhận sản phẩm cho đông đảo quần chúng không đáp ứng đủ Vào kỷ 21 ngời tiêu dùng cần sản phẩm phù hợp với họ Ngời chiến thắng doanh nghiệp đáp ứng đợc nhu cầu đa dạng ngời tiêu dùng với tốc độ nhanh - Kiểm tra tạo tiền đề cho trình hoàn thiện đổi quản lý hoạt động Với việc đánh giá hoạt động kiểm tra khẳng định gía trị định thành công doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Những giá trị đợc tiêu chuẩn hoá để trở thành chuẩn mực cho hành vi thành viên doanh nghiệp Đồng thời kiểm tra giúp nhà quản lý cải tiến hoạt động doanh nghiệp qua việc xác định vấn đề hội cho doanh nghiệp Ví dụ: Kiểm tra hoạt động tiêu thụ sản phẩm giúp phát điều ch a phù hợp sản phẩm với yêu cầu ngời tiêu dùng Từ doanh nghiệp có thay đổi, giải pháp cần thiết công nghệ, nguyên liệu, thị trờng mục tiêu Nh vậy, kiểm tra góp phần làm cho hoạt động không ngừng hoàn thiện đổi II- Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu cao doanh nghiệp : Một số điều kiện để kiểm tra có hiệu quả: - Theo quan điểm Robert J Mockless : Kiểm tra quản lý cố gắng có hệ thống để xác định tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch , thiết kế hệ thống tinh giản phản hồi, so sánh thực với tiêu chuẩn, xác định đo lờng mức độ sai lệch thực việc điều chỉnh để đảm bảo nguồn lực đợc sử dụng cách có hiệu việc thực mục tiêu Ta phân chia thành bớc sau: Đo lường kết Kết thực tế thực tế Kết mong muốn Thực So sánh thực với tiêu chuẩn Xác định sai lệch Chương trình điều Phân tích nguyên Bên cạnh để kiểm tra chỉnh có hiệu cần phải tạo nhân chuẩn bị đầy điều chỉnh sai lệch đủ điều kiện sau: + Có chuẩn mực cần thiết chúng phải đợc trình bày dễ hiểu dễ sử dụng + Có cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ tất lĩnh vực, mặt, khâu hoạt động + Có phơng pháp, trình độ đánh giá phối hợp, tổng hợp mức độ hoàn thành công việc với báo cáo, biểu đồ tài + Loại trừ đợc số liệu không cần thiết + Tiến hành đồng hoạt động, phát sai lệch, xem xét nguyên nhân xử lý cần thiết Các yêu cầu cần thiết kiểm tra : 2.1 Hệ thống kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch nguyên tắc cụ thể: - Các hệ thống kiểm tra cần phải phản ánh kế hoạch mà chúng theo dõi Thông qua hệ thống kiểm tra nhà quản trị phải nắm đợc diễn biến trình thực kế hoạch Các kế hoạch ch ơng trình có đặc trng thống nhất, nhiên thông tin để kiểm tra tiến trình thực chơng trình marketing khác nhiều so với thông tin cần thiết kiểm tra kế hoạch sản xuất - Trong trình xác định hệ thống kiểm tra cần đảm bảo tuân theo nguyên tắc sau: + Nguyên tắc kiểm tra điểm thiết yếu: đòi hỏi xác định khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu để tập trung ý vào khu vực điểm + Nguyên tắc địa điểm kiểm tra: phải đợc tiến hành nơi hoạt động + Nguyên tắc số lợng nhỏ nguyên nhân: nêu rõ hội ngẫu nhiên định, số lợng nhỏ nguyên nhân gây đa số kết Đây nguyên tắc quan trọng tạo sở khoa học cho nhà quản lý họ cố gắng xác định khu vực hoạt động thiết yếu điểm thiết yếu Đồng thời đòi hỏi xem xét kỹ nguyên nhân gây nên để có biện pháp điều chỉnh hiệu + Nguyên tắc tự kiểm tra: đòi hỏi tinh thần tự giác cá nhân cao, ngời, phận phải tự kiểm tra tốt 2.2 Hệ thống Kinh tế cần phù hợp với tổ chức ng ời doanh nghiệp: - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp ví dụ nh :1 doanh nghiệp nhỏ phải có hệ thống kinh tế khác với doanh nghiệp lớn Một dây chuyền sản xuất hàng loạt phải có hệ thống kinh tế khác với dây chuyền sản xuất đơn - Hệ thống kinh tế phải phản ánh cấu tổ chức, bảo đảm có ng ời chịu trách nhiệm trớc hoạt động chịu trách nhiệm điều chỉnh có sai lệch - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với vị trí công tác cán quản trị Ví dụ nh nhà quản trị cấp cao quan tâm tới công cụ kinh tế tổ chức Nhng ngời trực tiếp giám sát công việc lại cần ngân quỹ phi tiền tệ nh số lao động, số sản phẩm sản xuất đợc, số % nguyên liệu bị lãng phí - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với trình độ cán bộ, công nhân bầu không khí doanh nghiệp Ví dụ nh hệ thống kinh tế ngặt nghèo đợc áp dụng vào số tổ chức ngời có trình độ tay nghề cao có quyền tham gia đáng kể vào trình định bị thất bại - Hệ thống kinh tế phải đơn giản tạo đợc tự hội tối đa cho ngời dới quyền sử dụng kinh nghiệm, khả khéo léo để hoàn thiện công việc đợc giao 2.3 Kiểm tra phải đảm bảo tính khách quan, xác linh hoạt: Mặc dù việc quản trị tất yếu phải bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhng việc đánh giá ngời, hoạt động kiểm tra phải mang tính khách quan xác Dựa tiêu chuẩn rõ ràng thích hợp Tránh thái độ định kiến cách đánh giá cảm tính mà luận vững để minh chứng Đồng thời đòi hỏi hệ thống kinh tế phải thích ứng với biến đổi không l ờng trớc đợc ( kế hoạch, chi phí ) đảm bảo cho việc tiến hành đo lờng, đánh giá, điều chỉnh hoạt động cách có hiệu 10 2.4 Kiểm tra phải có điều chỉnh việc thực hiện: Điều chỉnh thể giá trị tác dụng kiểm tra, việc kiểm tra đợc coi có tác dụng sai lệch so với kế hoạch điều chỉnh thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức điều hành thích hợp Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Chỉ điều chỉnh thật cần thiết - Điều chỉnh mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xâú - Phải tính tới hậu sau điều chỉnh - Tránh để lỡ thời , tránh baỏ thủ - Tuỳ điều kiện mà kết hợp cácphơng phápđiều chỉnh cho hợp lý III Thực trạng công tác kiểm tra doanh nghiệp Việt Nam ( Lấy ví dụ công ty may Đáp Cầu- Băc ninh): Công ty may Đáp Cầu doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam, đợc thành lập năm 1967 gồm 3200 cán công nhân viên Bộ máy tổ chức gồm có: + Ban giám đốc công ty 11 + phòng nghiệp vụ giúp việc ban giám đốc + xí nghiệp may xởng phụ trợ Hiện nay, thực quy trình giao nhiệm vụ theo cấp: Công ty giao nhiệm vụ cho đơn vị phòng, xí nghiệp Đơn vị giao nhiệm vụ cho tổ, tổ giao nhiệm vụ cho cá nhân Trong nhiệm vụ giao lại đ ợc chia làm ba loại, nhiệm vụ phải thực quý, tháng tuần Sau nhận nhiệm vụ công ty giao ngời đứng đầu đơn vị chức đơn vị, chức tổ để phân giao nhiệm vụ cụ thể cho tổ công tác đơn vị Từ ng ời đứng đầu tổ lại giao nhiệm vụ cho cá nhân Việc thực quy trình giao nhiệm vụ nh tạo chủ động điều hành cho ngời đứng đầu đơn vị tổ Đối với ng ời đứng đầu tổ công tác Việc kiểm tra đợc tiến hành thờng xuyên trực tiếp hàng ngày thông qua việc kiểm tra số liệu kết đạt đợc cá nhân Do đó, cấp ngời quản lý phát đợc bất hợp lý cần phải điều chỉnh kịp thời Từ đánh giá chất lợng công tác cá nhân để tìm cá nhân tiêu biểu, điển hình phát 12 cá nhân trì trệ, chậm tiến Đối với ng ời đứng đầu đơn vị Việc kiểm tra đợc tiến hành theo hai phơng pháp: - Kiểm tra trực tiếp: đợc thực thông qua việc báo cáo kết thực nhiệm vụ ngời đứng đầu tổ công tác cá nhân tổ - Kiểm tra gián tiếp: Ngời đứng đầu đơn vị kiểm tra thông qua số liệu sổ sách thống kê hàng tuần, hàng tháng Việc kiểm tra nh theo dõi đợc hoạt động diễn công ty nhng số liệu thống kê đến sau hàng tuần phải qua cấp quản lý trung gian nên việc đánh giá kết chất lợng công tác cá nhân không kịp thời hiệu không cao Đối với ng ời đứng đầu công ty Việc kiểm tra ngời đứng đầu công ty đợc tiến hành theo phơng pháp kiểm tra báo cáo kết thực nhiệm vụ ngời đứng đầu đơn vị theo tháng theo quý Việc kiểm tra nh có nhợc điểm lớn không giám sát trực tiếp đợc đối tợng thực nhiệm vụ cá nhân tổ công tác Do đó, việc phát 13 vấn đề phát sinh bị hạn chế bị ảnh hởng ý chí chủ quan ngời báo cáo Với máy quản lý nh mô hình kiểm tra công ty thực hầu nh cha phù hợp với kinh tế thị trờng Nó đòi hỏi thông tin, việc làm định ngời quản lý phải nhanh, xác phải mang tính khả thi cao ngời đứng đầu công ty kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua kiểm tra ngời đứng đầu đơn vị theo tháng mà không thực kiểm tra trực tiếp đối tợng thực nhiệm vụ Vì mà việc đánh giá tình hình kết hoạt động thông qua số liệu thống kê không đợc chuẩn xác Điều ngời đứng đầu cấp quản lý công ty cha xác định rõ cha thiết lập đợc hệ thống kiểm tra phù hợp, nên việc kiểm tra mức chung chung, dàn tác dụng mà vô hình tiếp tay, khuyến khích sai phạm gây hiệu tổ chức Trên nguyên tắc ng ời quản lý trực tiếp tự kiểm tra sử dụng máy để kiểm tra Do công ty có nhiều cấp kiểm tra trung gian nên ng ời đứng đầu công ty nắm bắt xác, cụ thể hoạt động 14 diễn công ty Vì để việc kiểm tra đạt hiệu cao công ty nên xoá bỏ bớt cấp kiểm tra trung gian, đồng thời nên thiết lập mạng máy tính nội để ngời quản lý theo dõi toàn hoạt động công ty theo ngày xác định rõ trách nhiệm cấp, ngời để đôn đốc, uốn nắn, bố trí điều chỉnh cho thích hợp 15 Kết luận Khi thiết lập vận hành tổ chức nhà quản lý phải tuân thủ, vận dụng nguyên tắc chung tổ chức, nhữ ng nguyên tắc xuất phát từ thực tiễn quản lý phù hợp với quy luật khách quan Trong "kiểm tra khâu cuối then chốt trình tổ chức thực định quản lý nhằm kiểm chứng xem trình diễn có kế hoạch định theo nguyên tắc đề hay không Qua phát sai sót, chậm trễ để kịp thời sửa chữa, giải hậu ngăn ngừa hậu lớn hơn" (Theo H.Fayol) Vì vậy, nhà quản lý doanh nghiệp cần phải biết kiểm tra gì? khâu nào? Trọng tâm kiểm tra đâu? Từ bình th ờng hoá hoạt động kiểm tra thờng xuyên Khi kiểm tra đột xuất có trọng điểm cần tiến hành gọn thiết phải có kết luận rõ ràng xử lý dứt điểm, từ rút kinh nghiệm cần thiết 16 Mục lục Trang Lời mở đầu Nội dung I Cơ sở lý luận 1 Khái niệm Vai trò - tác dụng kiểm tra II Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu .4 Một số điều kiện cần thiết để kiểm tra có hiệu Các yêu cầu cần thiết kiểm tra III Thực trạng công tác kiểm tra doanh nghiệp .8 Lời kết luận 12 Tài liệu tham khảo - Giáo trình Tổ chức quản lý Khoa học quản lý - Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh NXB Khoa học Kỹ thuật - Hà Nội - Sách khoa học quản lý hoạt động kinh doanh NXB Khoa học 17 kỹ thuật - Hà Nội - Một số tài liệu tham khảo từ Công ty May Đáp Cầu 18 [...]... dụng các nguyên tắc chung về tổ chức, nhữ ng nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn quản lý và phù hợp với các quy luật khách quan Trong đó "kiểm tra là một trong những khâu cuối cùng và then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý nhằm kiểm chứng xem mọi quá trình diễn ra có đúng kế hoạch đã định và theo các nguyên tắc đã đề ra hay không Qua đó phát hiện những sai sót, chậm trễ để kịp. .. Do đó, ở cấp này ngời quản lý sẽ phát hiện ngay đợc những bất hợp lý cần phải điều chỉnh kịp thời Từ đó đánh giá chất lợng công tác của từng cá nhân để tìm ra những cá nhân tiêu biểu, điển hình và phát hiện ra những 12 cá nhân trì trệ, chậm tiến 2 Đối với ng ời đứng đầu đơn vị Việc kiểm tra đợc tiến hành theo hai phơng pháp: - Kiểm tra trực tiếp: đợc thực hiện thông qua việc báo cáo kết quả thực hiện. .. đó, việc phát hiện 13 những vấn đề mới phát sinh bị hạn chế và có thể bị ảnh hởng bởi ý chí chủ quan của ngời báo cáo Với bộ máy quản lý nh trên thì mô hình kiểm tra công ty đang thực hiện hầu nh cha phù hợp với nền kinh tế thị trờng hiện nay Nó đòi hỏi mọi thông tin, mọi việc làm và quyết định của ngời quản lý phải nhanh, chính xác và phải mang tính khả thi cao ở đây ngời đứng đầu công ty mới chỉ kiểm. .. kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua kiểm tra ngời đứng đầu các đơn vị theo từng tháng mà không thực hiện kiểm tra trực tiếp những đối tợng chính thực hiện nhiệm vụ Vì vậy mà việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động thông qua các số liệu thống kê không đợc chuẩn xác Điều này là do ngời đứng đầu và các cấp quản lý trong công ty cha xác định rõ và cha thiết lập đợc một hệ thống kiểm tra. .. không kịp thời và hiệu quả sẽ không cao 3 Đối với ng ời đứng đầu công ty Việc kiểm tra của ngời đứng đầu công ty chỉ đợc tiến hành theo một phơng pháp duy nhất là kiểm tra các báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của ngời đứng đầu đơn vị theo tháng hoặc theo quý Việc kiểm tra nh trên có nhợc điểm rất lớn là không giám sát trực tiếp đợc đối tợng chính thực hiện nhiệm vụ là các cá nhân hoặc tổ công tác Do đó, ... sở lý luận 1 1 Khái niệm 1 2 Vai trò - tác dụng của kiểm tra 1 II Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả .4 1 Một số điều kiện cần thiết để kiểm tra có hiệu quả 4 2 Các yêu cầu cần thiết khi kiểm tra 5 III Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp .8 Lời kết luận 12 Tài liệu tham khảo - Giáo trình Tổ chức quản lý và Khoa học quản lý. .. kịp thời sửa chữa, giải quyết hậu quả và ngăn ngừa các hậu quả lớn hơn" (Theo H.Fayol) Vì vậy, nhà quản lý doanh nghiệp cần phải biết kiểm tra cái gì? ở khâu nào? Trọng tâm kiểm tra ở đâu? Từ đó bình th ờng hoá các hoạt động kiểm tra thờng xuyên Khi kiểm tra đột xuất có trọng điểm cần tiến hành gọn và nhất thiết phải có kết luận rõ ràng xử lý dứt điểm, từ đó rút ra kinh nghiệm cần thiết 16 Mục lục Trang... 5 phòng nghiệp vụ giúp việc ban giám đốc + 7 xí nghiệp may và 3 xởng phụ trợ Hiện nay, thực hiện quy trình giao nhiệm vụ theo 3 cấp: Công ty giao nhiệm vụ cho đơn vị phòng, xí nghiệp Đơn vị giao nhiệm vụ cho tổ, tổ giao nhiệm vụ cho các cá nhân Trong đó nhiệm vụ giao lại đ ợc chia ra làm ba loại, đó là nhiệm vụ phải thực hiện trong quý, trong tháng và trong tuần Sau khi nhận nhiệm vụ công ty giao ngời... cứ chức năng của từng tổ để phân giao nhiệm vụ cụ thể cho từng tổ công tác của đơn vị Từ đó ng ời đứng đầu mỗi tổ lại giao nhiệm vụ cho từng cá nhân Việc thực hiện quy trình giao nhiệm vụ nh trên đã tạo chủ động trong điều hành cho ngời đứng đầu đơn vị và tổ 1 Đối với ng ời đứng đầu tổ công tác Việc kiểm tra đợc tiến hành thờng xuyên và trực tiếp hàng ngày thông qua việc kiểm tra số liệu về kết quả đạt... phù hợp, nên việc kiểm tra còn ở mức chung chung, dàn đều không những không có tác dụng mà còn vô hình tiếp tay, khuyến khích các sai phạm gây mất hiệu quả của tổ chức Trên nguyên tắc ng ời quản lý có thể trực tiếp tự mình kiểm tra cũng có thể sử dụng bộ máy để kiểm tra Do công ty này có quá nhiều các cấp kiểm tra trung gian nên ng ời đứng đầu công ty không thể nắm bắt chính xác, cụ thể các hoạt động