Quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam

Trường Đại Học Thương Mại 1 Khoa: Tài chính - Ngân hàng LỜI CẢM ƠN Thực tập tốt nghiệp với đề tài"Quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam" đã được hoàn thành trong chương trình thực tập tại Công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam Trước hết, em xin gửi lời cám ơn chân thành và sâu sắc nhất tới thầy giáo hướng dẫn thực tập của em là thầy Ths Phạm Tuấn Anh Đồng thời, em cũng bày tỏ sự biết ơn các thầy, cô giáo trong khoa Tài chính ngân hàng, những người đã truyền đạt cho em những kiến thức cơ bản về Quản trị kinh doanh nói chung và Quản trị doanh nghiệp nói riêng – đây là những nền tảng cơ bản giúp em thực hiện chuyên đề này Em cũng chân thành cám ơn các cô chú trong Ban Giám đốc, các anh, chị phòng kế toán công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam đã tạo điều kiện cho em trong suốt quá trình thực tập và nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này Do thời gian nghiên cứu và trình độ còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Em kính mong nhận được sự góp ý của thầy cô để bài viết của em đạt kết quả tốt nhất Em xin chân thành cám ơn MỤC LỤC PHẦ MỞĐ U 5 N Ầ 1.Lý do chọn đề tài .5 2.4 Chu trình quản lý hàng tồn kho công ty CPTT HDC Việt Nam 28 2.5.1 Đánh giá kết quả quản lý hàng tồn kho thông qua một số chỉ số tài chính 31 2.5.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại công ty CPTT HDC Việt Nam 34 2.5.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty CPTT HDC Việt Nam qua các mô hình dự trữ 35 SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 2 Khoa: Tài chính - Ngân hàng DANH MỤC BẢNG BIỂU BẢNG Bảng 1.1 Bảng 1.2 Bảng 1.3 Bảng 1.4 Bảng 1.5 Bảng 1.6 Bảng 1.7 Bảng 1.8 Mẫu biểu 2.1 TÊN BẢNG Danh mục các sản phẩm tiêu biểu tại công ty CPTT HDC Việt Nam Khát quát Bảng CĐKT (rút gọn) của công ty CPTT HDC Việt Nam năm 2011, 2012, 2013 Khái quát Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty CPTT HDC Việt Nam năm 2011, 2012 và 2013 Bảng tóm tắt tình hình HTK tại công ty CPTT HDC Việt Nam qua ba năm 2011, 2012 và 2013 Giá trị thành phẩm tồn kho cuối năm 2011, 2012, 2013 Bảng thống kê HTK trong tháng 11/2013 của công ty CPTT HDC Việt Nam Thành phẩm tồn kho cuối các tháng năm 2013(xác định vào ngày 28 hàng tháng) của công ty CPTT HDC Việt Nam Các chỉ số Tài chính cơ bản của Công ty CPTT HDC Việt Nam năm 2011-2012-2013 Mẫu bảng thống kê HTK trong kì của công ty CPTT HDC Việt Nam Mẫu biểu 2.2 Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng của công ty CPTT HDC Việt Nam Mẫu biểu 2.3 Mẫu đơn đặt hàng của Công ty CPTT HDC Việt Nam Mẫu biểu 2.4 Phiếu xuất kho Công ty CPTT HDC Việt Nam Mẫu biểu 2.5 Phiếu vận chuyển hàng kiêm biên bản bàn giao Công ty CPTT HDC Việt Nam SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 3 Khoa: Tài chính - Ngân hàng DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ SƠ ĐỒ TÊN SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Mô hình EOQ Sơ đồ 1.2 Điểm đặt hàng tại ROP Sơ đồ 1.3 Mô hình POQ Sơ đồ 1.4 Mô hình tổ chức công ty SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 4 Khoa: Tài chính - Ngân hàng DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TÊN VIẾT TẮT TÊN ĐẦY ĐỦ BC Báo cáo CĐKT Cân đối kế toán CTCP Công ty cổ phần ĐVT Đơn vị tính HTK Hàng tồn kho LN Lợi nhuận MB Mẫu biểu SĐ Sơ đồ SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 5 Khoa: Tài chính - Ngân hàng PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Hàng tồn kho của công ty CPTT HDC Việt Nam có xu hướng tăng qua các năm, đây là một dấu hiệu không tốt, vì công ty CPTT HDC Việt Nam kinh doanh chính là máy tính, viết phần mềm, ứng dụng công nghệ hàng tồn kho phần lớn là trang thiết bị công ty mua về phục vụ cho việc kinh doanh, viết phần mềm, và những phần mềm đã viết ra nhưng chưa tìm được khách hàng, hay khách hàng đã đặt nhưng không lấy, chúng làm ứ đọng vốn, đồng thời chúng ta lại mất thêm chi phí bảo quản kho Làm hiệu quả sử dụng vốn không cao 2.Mục đích nghiên cứu -Nghiên cứu và phân tích hoạt động quản lý hàng tồn kho, đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty CPTT HDC Việt Nam từ năm 2011-2013 - Phân tích các nhân tố môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho tại công ty CPTT HDC Việt Nam -Nhận dạng các thành công, các vấn đề tồn tại và nguyên nhân của các tồn tại trong quản trị hàng tồn kho tại công ty CPTT HDC Việt Nam - Đề xuất hướng giải quyết các vấn đề tồn tại trong quản trị hàng tồn kho tại công ty CPTT HDC Việt Nam 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: + Thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty CPTT HDC Việt Nam + Các yếu tố môi trường kinh doanh tác động tới quản trị hàng tồn kho của công ty CPTT HDC Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian: khóa luận được nghiên cứu tại công ty CPTT HDC Việt Nam + Về mặt thời gian: trong 3 năm từ 2011 đến 2013 4 Phương pháp nghiên cứu * Phương pháp thu thập số liệu: Các dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu đó là: + Dữ liệu thứ cấp từ nguồn dữ liệu nội bộ của Công ty CPTT HDC Việt Nam + Dữ liệu thứ cấp ngoài công ty như sách báo, giáo trình, các trang web có liên quan đến quản trị hàng tồn kho * Các phương pháp phân tích dữ liệu Các phương pháp sử dụng bao gồm: phương pháp phân tích, so sánh, đồ thị, biểu đồ bảng biểu - Phương pháp biểu đồ, bảng biểu: Là phương pháp sử dụng các sơ đồ, hình vẽ về đặc điểm, mô hình quản trị, các bảng biểu về các chỉ tiêu chi phí, doanh thu, lợi nhuận, tài sản, nguồn vốn của công ty SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh 6 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Tài chính - Ngân hàng Thông qua các sơ đồ, bảng biểu sẽ giúp ta đánh giá được mối tương quan giữa các đại lượng để có thể đánh giá phân tích dựa trên nguồn dữ liệu thu thập được - Phương pháp so sánh: Là phương pháp xem xét các chỉ tiêu phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh số liệu với một chỉ tiêu cơ sở ( chỉ tiêu gốc ) Tiêu chuẩn để so sánh là doanh thu, lợi nhuận, chi phí của các năm sau so với năm trước Trên cơ sở so sánh để đưa ra kết luận những yếu tố nào tăng, giảm hay không đổi qua các năm Sử dụng phương pháp này để phân tích được tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty qua các năm - Phương pháp phân tích cơ bản: Là phương pháp dựa trên nguồn dữ liệu đã có và sử dụng kết quả của những phương pháp khác để phân tích những yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty, công tác quản trị hàng tồn kho và các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho của công ty 5 Kết cấu khóa luận: Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ và hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của khóa luận được kết cấu chia làm 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý thuyết cơ bản về quản trị hàng tồn kho của công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam Chương 3: Các phát hiện nghiên cứu và một số hướng giải quyết CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm liên quan tới quản trị hàng tồn kho 1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho * Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 Hàng tồn kho: Là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng cho quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ Hàng tồn kho bao gồm: SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 7 Khoa: Tài chính - Ngân hàng - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường * Theo quan điểm của quản trị tài chính doanh nghiệp Hàng tồn kho được định nghĩa như sau: “ Hàng tồn kho dự trữ là những tài sản mà doanh nghiệp lưu trữ sản xuất hoặc để tiêu thụ Trong các doanh nghiệp, tồn kho dự trữ tồn tại dưới các dạng: - Nguyên vật liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất - Sản phẩm dở dang và bán thành phẩm - Thành phẩm chờ tiêu thụ” Hàng tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện 1.1.2 Khái niệm quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp - Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa Quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp 1.1.3 Các thuật ngữ có liên quan: - Chính sách tồn kho: là các chính sách mà các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất, để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng cho khách hàng - Kiểm soát tồn kho: là quá trình theo dõi, giám sát hàng tồn kho của công ty - Nguyên vật liệu: là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 8 Khoa: Tài chính - Ngân hàng sản xuất kinh doanh Dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí,giảm giá thành,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp - Chi phí đặt hàng: liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng: chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh đoán Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua - Chi phí lưu kho (hay chi phí bảo quản ): xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưu giữ - Hàng để bán bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hỏng hàng hóa, lãi vay…các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào hàng hóa mua vào Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại 1.2 Nội dung và mô hình quản trị hàng tồn kho 1.2.1 Nội dung quản trị hàng tồn kho: * Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ: Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào một số yếu tố cơ bản sau: - Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp thường bao gồm: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ - Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường - Thời gian vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp - Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liêu - Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm - Trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp - Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm… Quản trị tồn kho bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý các hoạt động nhằm vào nguồn nguyên liệu và hàng hóa đi vào, đi ra khỏi doanh nghiệp Quản trị tồn kho phải trả lời được các câu hỏi: + Lượng hàng đặt là bao nhiêu để chi phí tồn kho là nhỏ nhất? + Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng *Chi phí tồn kho: - Chi phí đặt hàng: liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng: chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh đoán Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua - Chi phí lưu kho (hay chi phí bảo quản ): xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưu giữ hàng để bán bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hổng hàng SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 9 Khoa: Tài chính - Ngân hàng hóa, lãi vay…các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào hàng hóa mua vào Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn, thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại *Các chi phí khác: + Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp loại hàng đó.Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vận chuyển( nếu có) Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng + Chi phí mất uy tín với khách hàng: là một loại chi phí cơ hội và được xác định căn cứ vào khoản thu nhập hàng dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng vì việc hết hàng gây ra 1.2.2 Một số mô hình quản trị hàng tồn kho 1.2.2.1 Mô hình lượng đặt hàng hiệu quả (EOQ) Là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp Ưu điểm: là một công thức kế toán xác định mà tại đó sự kết hợp của đơn hàng, chi phí và chi phí hàng tồn kho thực là ít nhất, công thức đơn giản, dễ sử dụng Nhược điểm: - Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi - Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi - Lượng đặt hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước Mô hình EOQ được áp dụng dựa trên các giả thiết: - Nhu cầu cả năm phải biết trước và không đổi - Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi - Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện trong một thời điểm đã định - Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng - Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ (chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến chi phí khác) Với giả thiết trên, mô hình EOQ đưa ra công thức tính toán sản lượng đơn hàng tối ưu cảu mỗi đơn hàng (ký hiệu Q*) theo công thức (1) và tổng chi phí tồn SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 10 Khoa: Tài chính - Ngân hàng kho tối thiểu (ký hiệu C*) theo công thức (2) sau đây: Q* (1) C*= + (2) Trong đó: D: nhu cầu nguyên vật liệu cả năm S: chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng H: chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị sản phẩm Sơ đồ 1.1: mô hình EOQ Mô hình này còn có những đại lượng sau: - Số đơn hàng trong năm (ĐH): là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với lượng đặt hàng tối ưu (Q*) - Chu kỳ đặt hàng (T): là khoảng cách thời gian giữa 2 lần đặt hàng liên tiếp nhau, được tính bằng cách lấy tổng số ngày làm việc bình quân trong năm (N) chi cho số đơn hàng (ĐH) - Nhu cầu bình quân một ngày đêm (d): là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với số ngày làm việc bình quân trong năm (N) - Điểm đặt hàng lại (ROP): là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết ở điểm đặt hàng ROP được xác định trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng nhưng không được nhận hàng ngay, nghĩa là thời điểm đặt hàng không trùng với thời điểm nhận hàng ROP = d.L Trong đó, L là thời gian phân phối, là khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến thời điểm nhận hàng SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 39 Khoa: Tài chính - Ngân hàng động, nhiệt tình trong công việc, tuy nhiên hiện nay một số vẫn còn đang kiêm nhiệm vì vậy khó tránh khỏi sai sót khi khối lượng công việc nhiều Hơn nữa, mức lương thưởng ở bộ phận kho chưa thỏa mãn được người lao động nên họ chưa thực sự nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc - Thứ năm: Công ty chưa có một quy định nào về việc kiểm tra hàng hóa mua vào cũng như chưa có trang thiết bị chuyên dụng phục vụ cho quá trình kiểm tra mà chỉ mang tính chất kiểm tra trên nội dung công việc phải làm - Thứ sáu: Chế độ đãi ngộ của công ty còn chưa công bằng với tất cả các nhân viên, công ty cũng chưa có chế độ khuyến khích, khen thưởng nhân viên toàn công ty nói chung và nhân viên bộ phận kho nói riêng Vì vậy, nhiều khi nhân viên không thực sự nhiệt tình trong công việc, chỉ hoàn thành công việc một cách hình thức, đối phó, hàng hóa được kiểm tra một cách qua loa mà không thực sự chú trọng vào chất lượng của hàng hóa - Thứ bảy: Htại công ty mới chỉ có một kho chứa hàng và với diện tích nhỏ, dẫn đến việc các nguyên vật liệu nhập nhiều khi phải để tràn sang khu sản xuất Hơn nữa, công tác sắp xếp hàng hóa nguyên vật liệu cũng chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, hàng hóa xếp không đúng quy cách, chồng chéo lẫn lộn lên nhau vừa khó kiểm tra quản lý và vừa ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa 3.2 Các hướng giải quyết vấn đề 3.2.1 Vận dụng mô hình JIT trong công tác quản trị hàng tồn kho Mô hình quản trị hàng tồn kho là một công cụ hữu hiệu cho việc quản lý hàng hóa trong kho Chính vì vậy việc áp dụng các mô hình quản trị hàng tồn kho vào công tác quản trị hàng tồn kho mang lại nhiểu lợi ích cho công ty Hiện nay công ty cũng đã có áp dụng mô hình EOQ nhưng chưa thực sự hiệu quả Đầu tư và áp dụng triệt để hơn nữa mô hình JIT sẽ giúp cho công tác quản trị hàng tồn kho của công ty thực sự đạt hiệu quả hơn, khắc phục được tình trạng hàng tồn kho đang tồn đọng quá nhiều như hiện nay Mặc dù hiện nay trên Việt Nam chưa có hoặc rất ít doanh nghiệp nào áp dụng thật thành công mô hình JIT, tuy nhiên với điều kiện và đặc điểm hiện tại có nhiều điểm tương đồng mà có thể trong tương lai công ty có khả năng áp dụng thành công mô hình này trong quản trị hàng tồn kho Để có thể áp dụng được thành công mô SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 40 Khoa: Tài chính - Ngân hàng hình này, công ty cần chuẩn bị những nguồn lực để có thể thực hiện thành công mô hình như: - Mức độ sản xuất đều và cố định: Hiện nay lượng đặt hàng của công ty chưa đạt mức tối ưu nên chưa tối thiều hóa được chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, đối với các thành phần hàng tồn kho phải nhập từ bên ngoài về hoặc nhà cung cấp chưa đủ gắn bó để thực hiện tốt mô hình JIT Công ty cần quan tâm hơn về vấn đề này - Tồn kho thấp: Là doanh nghiệp chuyên sản xuất, cung ứng các thiết bị máy tính, phần mềm công nghệ có uy tín trên thị trường nhưng thị trường tiêu thụ chưa thực sự mở rộng, công ty đang hướng đến thị trường nước ngoài Với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay công ty cần quan tâm hơn đến việc tìm hiểu và nắm bắt được nhiều thị trường hơn để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ, dự toán sát hơn với nhu cầu thực tế từ đó giảm lượng hàng hóa tồn kho trong công ty Từ việc phân tích tổng quát trên ta có thể thấy công ty đã có một vài điểm tương đồng với mô hình JIT, tuy nhiên trong tương lai để có thể áp dụng tốt được mô hình này công ty cần có kế hoạch cụ thể: - Nên mở lớp cho nhân viên học viên việc ứng dụng mô hình này để có thêm kiến thức, hiểu biết để từ đó có thể vận dụng áp dụng vào công ty - Nâng cao nhận thức cho nhân viên về tầm quan trọng của mô hình này đối với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó nhân viên sẽ tự động tìm hiểu về mô hình này - Ngoài ra công ty nên thuê các chuyên gia trong lĩnh vực ứng dụng mô hình này và mời họ về công ty hướng dẫn cho nhân viên thực hiện một cách thực tế hơn 3.2.2 Quan tâm nhu cầu, thị hiếu của khách hàng Hàng tồn kho trong doanh nghiệp ít thì các chi phí phát sinh xung quanh nó cũng được giảm đi Mà hơn hết Công ty CPTT HDC Việt Nam, diện tích mặt bằng kho bãi hẹp, việc giảm lượng hàng tồn kho là một điều càng cần thiết Để làm được điều này thì ngoài việc kiểm soát đầu vào, công ty cần đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ đầu ra nhằm giảm lượng hàng tồn kho của công ty Từ đó giảm thiểu được lượng lớn chi phí tồn kho, bảo quản hàng hóa trong kho và mang lại lợi nhuận cho công ty Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu con người càng ngày càng sử dụng, SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 41 Khoa: Tài chính - Ngân hàng quan tâm đến sản phẩm công nghệ, máy móc, thiết bị máy tính nhiều Công ty đầu tư hơn nữa trong việc cải tiến sản phẩm để theo kịp với thời đại, xu hướng của thị trường đáp ứng nhu cầu của khách hàng Ngoài ra sản phâm tốt, chất lượng tốt giúp công ty cạnh tranh với các sản phẩm của các doanh nghiệp khác cùng ngành Việc đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ là việc hết sức quan trọng, nếu như lô hàng của năm nay mà không tiêu thụ hết, còn tồn đọng lại nhiều thì việc để năm tới tiêu thụ là việc hết sức khó khăn Đồng thời các cấp quản trị cũng đưa ra những biện pháp, chính sách như áp dụng chính sách giảm giá thiết bị vào những ngày lễ, tết, giảm giá khi khách hàn yêu cầu nhiều sản phẩm, ứng dụng hay thiết bị để thu hút khách hàng nhằm đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ, giảm bớt thời gian hàng bị lưu kho 3.2.3 Tạo lập mối quan hệ tốt đối với các đối tác cung ứng Nhà cung ứng có vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty đặc biệt là nguồn nguyên liệu để sản xuất Vì thế để tạo được mối quan hệ tốt với nhà cung cấp là việc rất cần thiết, công ty cần: - Liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp về tình hình hoạt động kinh doanh, sự thay đổi trong nhu cầu hàng hóa của công ty cũng như những xu hướng của thị trường và các dự báo cho nhà cung cấp - Xây dựng mối quan hệ với nhà cung ứng còn thể hiện ở việc sẵn sàng chia sẻ những rủi ro, khó khăn với nhà cung cấp, tránh tình trạng chèn ép, ép giá nhà cung cấp - Bình đẳng với nhà cung cấp như những đối tác kinh doanh để có được mối quan hệ có lợi cho cả hai bên - Để tạo được niềm tin cho nhà cung cấp công ty cần thực hiện việc đặt hàng theo đúng kế hoạch và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp đúng hẹn Ngoài ra việc hàng hóa được giao đúng hẹn đã tạo điều kiện cho công ty trong quá trình sắp xếp hàng hóa vào kho sao cho đủ sức chưa hàng, đảm bảo tiết kiệm tối đa chi phí phát sinh 3.2.4 Thực hiện đào tạo nâng cao trình độ quản lý của đội ngũ quản trị hàng tồn kho Trong các cách để tạo ra năng lực cạnh tranh của công ty, thì lợi thế thông qua con người được xem là yếu tố căn bản Con người được xem là nguồn lực căn bản SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 42 Khoa: Tài chính - Ngân hàng và có tính quyết định của mọi thời đại Tai công ty CPTT HDC Việt Nam, trình độ của đội ngũ quản lý kho còn hạn chế, hầu hết là người trẻ tuổi chưa có kinh nghiệm Vì thế, việc đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân là rất cần thiết Với mục đích nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên công ty phải: - Huấn luyện những người tham gia vào công tác nhập xuất, mã hóa hàng hóa, hiểu và tuân thủ đúng quy trình nhập xuất hàng - Có kế hoạch tuyển dụng khoa học, công khai, đảm bảo quá trình tuyển dụng đạt chất lượng để có thể tuyển dụng được những người thực sự cần cho công việc và vị trí trong hệ thống quản trị hàng tồn kho - Định kỳ công ty tiến hành tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên về khả năng thực hiện công việc với kỹ thuật công nghệ hiện đại cũng như những mô hình quản trị mới được áp dụng - Công ty cũng nên đưa ra những chính sách đãi ngộ nhân viên một cách thích hợp nhằm gia tăng tinh thần, nhiệt tình trong công việc, đảm bảo chất lượng công việc chung của công ty và công việc quản trị hiệu quả hàng tồn kho nói riêng Vậy công ty thực hiện tốt công tác đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ quản trị hàng tồn kho giúp tăng năng suất lao động của nhân viên, đảm bảo chất lượng công việc và từ đó nâng cao hiệu quả của công tác quản trị hàng tồn kho 3.2.5 Nâng cao công tác quản lý kho và bảo quản hàng tồn kho Nguyên vật liệu, bán thành phẩm được dự trữ trong kho để phục vụ cho quá trình sản xuất, hệ thống này đảm bảo thì hàng hóa được dự trữ một cách an toàn, quá trình sản xuất mới diễn ra liên tục Trong quản trị hàng tồn kho thì việc nắm được số lượng và giá trị hàng hóa là những thông tin rất quan trọng, giúp ích cho các nhà quản trị trong việc hoạch định sản xuất, áp giá cho từng mặt hàng đưa vào sản xuất Việc kiểm kê cần thực hiện thường xuyên và đảm bảo chính xác nhằm đảm bảo cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp với mức tiêu thụ và lượng tồn kho của công ty Muốn kiểm soát quản trị hàng tồn kho hiệu quả thì phải kết hợp nhiều cách với nhau: - Bộ phận quản lý kho phải dựa vào đặc điểm, chi tiết, tính chất của sản phẩm và SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 43 Khoa: Tài chính - Ngân hàng tình hình hiện tại của kho để có những phương án sắp xếp khoa học và phù hợp - Phải có sổ ghi chép rõ ràng vị trí, mã hàng, cũng như số lượng cụ thể của từng loại hàng hóa, nguyên vật liệu từ đó công tác quản trị được tiến hành dễ dàng hơn, đồng thời tiết kiệm được thời gian cho việc tìm kiếm hàng hóa, nguyên vật liệu khi cần dùng - Chi tiết hàng hóa đến mức có thể, càng chi tiết càng tốt - Hệ thống nội bộ nên tự kiểm soát lẫn nhau Hàng nhập và hàng xuất sẽ được theo dõi độc lập của từng bộ phận: kế toán, thủ kho, bán hàng, kinh doanh - Công ty cần thường xuyên kiểm tra kho hàng, đảm bảo kho hàng luôn được thông thoáng, việc vệ sinh kho hàng cần được tiến hành hàng ngày, tránh cho việc nguyên vật liệu, hàng hóa bị hỏng, ẩm mốc - Đảm bảo hoạt động trong kho được tuân thủ đúng quy định, việc ghi chép quá trình nhập xuất kho phải được kế toán ghi chép một cách đầy đủ, tạo điều kiện cho việc quản trị hàng tồn kho được thực hiện dễ dàng, kiểm tra, kiểm soát được tiến hành thuận lợi 3.2.6 Đầu tư mở rộng hệ thống kho hàng, hiện đại hóa trang thiết bị cho công tác quản trị hàng tồn kho Hệ thống kho hàng bến bãi cũng như trang thiết bị cũng là một nhân tố quan trọng trong công tác quản trị hàng tồn kho Hệ thống và trang thiết bị càng tốt thì hàng trong kho được dự trữ và bảo quản càng tốt, không làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa trong kho từ đó nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho Tuy nhiên, hiện tại Công ty CPTT HDC Việt Nam thì hệ thống kho chứa chưa thực sự tốt, kho chứa ít mà diện tích cũng hạn chế, và nguyên vật liệu để tràn sang khu sản xuất làm cho hoạt động sản xuất cũng bị ảnh hưởng Hơn thế nữa, nguyên liệu chính của sản phẩm là máy móc, nếu cứ xếp chồng đống lên nhau, không bảo quản cẩn thận rất dễ xảy ra trình trạng hư hỏng như han gỉ, ẩm Do đó, việc đầu tư mở rộng kho chứa là một nhiệm vụ cần thiết mà công ty phải làm hiện nay Công ty cẩn: - Đầu tư, xây dựng hệ thống kho hàng của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu dự trữ và không ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận sản xuất của công ty Nên đầu tư xây dựng hai kho hàng: Một kho chưa nguyên vật liệu và một kho chứa thành SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 44 Khoa: Tài chính - Ngân hàng phẩm, thành phẩm dở dang - Hiện đại hóa kho bãi, đảm bảo cho việc dự trữ hàng tồn kho được an toàn hơn, cùng với đó là cả việc hiện đại hóa dây chuyền sản xuất làm nhanh chóng quá trình sản xuất hơn khiến cho lượng tồn kho nguyên vật liệu giảm xuống 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với các cơ quan quản lý nhà nước Môi trường bên ngoài có tác động lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Chính vì thế, với mỗi hoạt động quản trị tại doanh nghiệp đều chịu ảnh hưởng ít nhiều của những tác nhân bên ngoài này Để giúp các công ty, các doanh nghiệp nói chung và Công ty CPTT HDC Việt Nam nói riêng trong việc tăng hiệu quả quản trị hàng tồn kho, Nhà nước cũng có thể tác động dưới một số góc độ như: - Giảm bớt thuế nhập khẩu đối với các nguyên vật liệu mà công ty phải nhập khẩu từ nước ngoài về - Cải thiện cơ sở hạ tầng, mở rộng đường xá, đa dạng hóa các phương thức vận chuyển để giảm ách tắc, tạo điều kiện cho việc lưu chuyển cho các công ty, các doanh nghiệp nói chung được thuận lơi, giảm chi phí lưu thông 3.3.2 Đối với Công ty CPTT HDC Việt Nam * Về phương pháp quản trị hàng tồn kho: - Công ty về cơ bản đã có nhiều nỗ lực nhằm nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho nhưng công tác này chưa thực sự hiệu quả Để có thể đạt hiệu quả cao hơn, công ty cần có những kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất đồng bộ, thống nhất Công tác dự toán tiêu thụ và dự kiến sản xuất cần được chú trọng hơn nữa vì thực tế cho thấy trong các năm qua dự toán của công ty đều sai lệch với thực tế, làm tăng thêm lượng tồn kho cả về nguyên liệu và sản phẩm hoàn thành - Công ty cần thực hiện nghiêm ngặt kiểm tra, kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, định kỳ có biên bản kiểm kê gửi lên ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải được thực hiện kiểm kê như các thành phần tồn kho khác - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được lập nhiều hơn để bù đắp những thiệt hại trong nhiều trường hợp như hàng tồn kho bị giảm chất lượng, số lượng Trong SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh 45 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Tài chính - Ngân hàng những năm vừa qua, công ty luôn có một lượng hàng tồn kho tồn tại trong thời gian dài mà không được sử dụng, công ty cũng cần lập thêm dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại này hoặc phải tìm cách thanh lý, vừa giảm được chi phí lưu kho, lại giảm được dự phòng có thể phải lập * Về hệ thống quản trị và hệ thống sản xuất: - Đối với hệ thống chứng từ trong chu trình hàng tồn kho Công ty cần lập chi tiết hơn các loại phiếu như phiếu xuất kho, phiếu lưu kho, vận chyển với nội dung thể hiện rõ mục đích sử dụng, cách thực vận chuyển và thanh toán, nơi đến, nơi đi rõ ràng - Các phòng ban cần được phân tách nhiệm vụ Phòng kinh doanh chỉ thực hiện chức năng mua hàng và lựa chọn khách hàng tiêu thụ, phòng kiểm tra chất lượng và số lượng hàng tồn kho nhập, xuất và theo dõi biến động trong kỳ được thành lập Cán bộ liên quan phải được đào tạo để có thể nắm vững chu trình hàng tồn kho của công ty mình, từ đó hiểu rõ trách nhiệm và công việc của mình hơn KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay đối với mọi loại hình doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu là có lãi Trong môi trường cạnh tranh thì các doanh nghiệp luôn luôn phải đổi mới công nghệ để nâng cao chất lượng của sản phẩm đứng vững trên thị trường nâng cao uy tín của doanh nghiệp mở rộng sản xuất từ đó nâng cao đới sống của cán bộ công nhân viên Công ty CPTT HDC Việt Nam không ngừng đổi mới sáng tạo giữ vững mục tiêu 3 nhất của sản phẩm: chất lượng cao nhất đảm bảo uy tín cao nhất và giá cả hợp lý nhất đồng thời đáp ứng yêu cầu hoàn thiện về tổ chức bộ máy và hình thức SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 46 Khoa: Tài chính - Ngân hàng kế toán và áp dụng để có thể phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời tình hình nhập xuất tồn NVL trong công ty Qua quá trình thực tập ở Công ty CPTT HDC Việt Nam được tiếp xúc với các anh chị kế toán trong công ty em đã học hỏi được phương pháp làm việc và tư cách đạo đức của mỗi nhân viên kế toán Em thấy môi trường làm việc, sản xuất hết sức khoa học sáng tạo và lược bỏ những khâu hợp lý mà vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm Em đã được học hỏi rất nhiều từ cách tổ chức sản xuất sắp xếp và tích luỹ được nhiều kinh nghiệm tạo điều kiện tốt để sau này khi công tác tránh được khỏi những bỡ ngỡ Song do thời gian có hạn lại là một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường nên kiến thức còn phụ thuộc nhiều vào sách vở không tránh khỏi những sai sót khi làm báo cáo Kính mong được sự giúp đỡ của thầy cô và các cán bộ kế toán trong công ty để báo cáo được hoàn thiện hơn TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Lê Thị Xuân, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân, 2011 2 Trương Đoàn Thể, Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp, Nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân, 2010 3 Nguyễn Thanh Liêm, Nguyễn Hữu Hiền, Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp, Nhà xuất bản giáo dục, 2001 SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Trường Đại Học Thương Mại 47 Khoa: Tài chính - Ngân hàng 4 Lê Anh Cường, Bùi Minh Nguyệt, Giáo trình Tổ chức và quản lý sản xuất, Nhà Xuất bản Lao động, 2004 5 Tài liệu về quản trị sản xuất, tài sản của Công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh ... Chương 1: Cơ sở lý thuyết quản trị hàng tồn kho công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam Chương 3: Các phát... đến quản trị hàng tồn kho công ty CPTT HDC Việt Nam -Nhận dạng thành công, vấn đề tồn nguyên nhân tồn quản trị hàng tồn kho công ty CPTT HDC Việt Nam - Đề xuất hướng giải vấn đề tồn quản trị hàng. .. JIT công tác quản trị hàng tồn kho Mô hình quản trị hàng tồn kho cơng cụ hữu hiệu cho việc quản lý hàng hóa kho Chính việc áp dụng mơ hình quản trị hàng tồn kho vào công tác quản trị hàng tồn kho