Quản trị sản xuất tại công ty TNHH Nam Đại Phong - thực trạng và giải pháp hoàn thiện

- Đại lý mua, Đại lý bán, Ký gửi hàng hóa;- Kinh doanh bất động sản trừ đất đai; - Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông; - Xây dựng tượng đài, tranh mỹ thuật hoành tráng; - Sửa chữ

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NAM ĐẠI PHONG 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 2

1.1.1 Lịch sử ra đời 2

1.1.2 Quá trình phát triển công ty 4

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 6

1.2 Các đặc điểm chủ yếu của công ty trong sản xuất, kinh doanh 6

1.2.1 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức 6

1.2.2 Đặc điểm về đội ngũ lao động 9

1.2.3 Đặc điểm về tình hình Tài chính 11

1.2.4 Đặc điểm về cơ sở vật chất 12

1.2.5 Đặc điểm về khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh 13

1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Nam Đại Phong giai đoạn 2007 - 2011 14

1.3.1 Kết quả về sản phẩm 14

1.3.2 Kết quả về thị trường 15

1.3.3 Kết quả về doanh thu, lợi nhuận 16

1.3.4 Đóng góp cho ngân sách Nhà nước 18

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH NAM ĐẠI PHONG 19

2.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến Quản trị sản xuất của công ty 19

2.1.1 Các nhân tố bên trong 19

2.1.1.1 Tình hình Tài chính 19

2.1.1.2 Nguồn nhân lực 19

2.1.1.3 Công nghệ - kỹ thuật, dây chuyền 20

2.1.2 Các nhân tố bên ngoài 21

2.1.2.1 Khách hàng 21

2.1.2.2 Đối thủ cạnh tranh 22

2.1.2.3 Hệ thống chính sách, luật pháp 23

2.2 Thực trạng Quản trị sản xuất tại công ty TNHH Nam Đại Phong 24

2.2.1 Xây dựng kế hoạch sản xuất 24

2.2.2 Cung ứng các yếu tố đầu vào 25

2.2.3 Tổ chức điều hành sản xuất 33

2.2.3.1 Cấp phát nguyên vật liệu, bao bì cấp 1 33

2.2.3.2 Đi vào khu vực sản xuất 34

2.2.3.3 Làm việc tại các phòng sản xuất 35

2.2.3.4 Giao nhận, bảo quản nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong xưởng sản xuất 36

2.2.3.5 Cấp phát bao bì cấp 2 39

2.2.3.6 Đóng gói 40

2.2.4 Quản trị chất lượng sản phẩm 41

2.2.4.1 Kiểm tra trong quá trình sản xuất 41

2.2.4.2 Kiểm tra chất lượng sản phẩm 46

2.2.5 Hoạt động bảo quản, lưu kho 49

2.2.5.1 Sắp xếp hàng hoá trong kho 49

2.2.5.2 Bảo quản hàng hoá trong kho 50

2.2.5.3 Kiểm kê đối chiếu định kỳ 51

2.3 Đánh giá chung về Quản trị sản xuất của công ty 52

2.3.1 Ưu điểm 52

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 53

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH NAM ĐẠI PHONG 55

3.1 Định hướng phát triển công ty 55

3.1.1 Định hướng phát triển công ty 55

3.1.2 Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2012 57

3.2 Các giải pháp chủ yếu 58

3.2.1 Đổi mới công tác xây dựng kế hoạch sản xuất 58

3.2.2 Xây dựng quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp 59

3.2.3 Đầu tư cho bộ phận vận chuyển và hệ thống kho tàng 60

3.2.4 Nâng cao hiệu lực hoạt động của các hệ thống quản trị chất lượng 61

3.2.5 Hoàn thiện bộ máy quản trị công ty 62

3.3 Một số kiến nghị 62

KẾT LUẬN 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1: Đội ngũ lao động của công ty giai đoạn 2007 – 2011 ….10

Bảng 2: Tổng nguồn vốn và cơ cấu vốn của công ty giai đoạn 2007 - 2011 11

Bảng 3: Các sản phẩm chủ yếu công ty sản xuất 15

Bảng 4: Doanh thu và lợi nhuận của công ty giai đoạn 2007 – 2010 17

Bảng 5: Nộp Ngân sách Nhà nước giai đoạn 2007 – 2010 18

DANH MỤC CÁC HÌNH

I DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ1: Đội ngũ lao động của công ty giai đoạn 2007 – 2011 10 Biểu đồ 2: Tổng nguồn vốn và cơ cấu vốn của công ty giai đoạn 2007 - 2011 12 Biểu đồ 3: Doanh thu và lợi nhuận của công ty giai đoạn 2007 – 2010 17

II DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty 7

LỜI MỞ ĐẦU

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại thiết bị điện, điện tử làngành kinh doanh có điều kiện Thiết bị điện là hàng hoá có tính chất dândụng cho các ngành công nghiệp và đời sống xã hội con người, mang tínhkhoa học kỹ thuật cao, ảnh hưởng đến an toàn lao động và tính ứng dụng Vìvậy, thiết bị điện là hàng hoá công nghiệp, cần phải được sản xuất theo quytrình kỹ thuật được giám sát theo tiêu chuẩn chất lượng cao

Trong giai đoạn hiện nay, một doanh nghiệp sản xuất trong nước để cóthể đứng vững và cạnh tranh được trên thị trường thiết bị điện Việt Nam làrất khó khăn khi mà các doanh nghiệp nước ngoài đang có những lợi thế rõ rệt

về tài chính và công nghệ

Vượt lên trên mọi khó khăn đó, công ty TNHH Nam Đại Phong đangdần khẳng định được vị thế của mình, đặc biệt trong sản xuất với những sảnphẩm mang thương hiệu riêng – PID NDP

Sau một thời gian ngắn được thực tập tại công ty, tôi đã được tham gia,học hỏi và nhận được nhiều sự giúp đỡ, chỉ bảo của đội ngũ cán bộ công nhânviên công ty Tôi đã có cơ hội được tìm hiểu về dây chuyền cũng như quy

trình sản xuất tại công ty Vì vậy, tôi đã chọn chuyên đề “Quản trị sản xuất tại công ty TNHH Nam Đại Phong - thực trạng và giải pháp hoàn thiện” để

thực hiện chuyên đề thực tập của tôi

Trong quá trình thực hiện đề tài không thể tránh phải những sai sót, tôi

xin chân thành cám ơn Ths Phạm Hồng Hải và tập thể lãnh đạo Công ty

TNHH Nam Đại Phong đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực tập

Cấu trúc của chuyên đề thực tập:

Chương 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Nam Đại Phong.Chương 2: Thực trạng quản trị sản xuất tại công ty TNHH Nam ĐạiPhong

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quản trị sản xuất tại công tyTNHH Nam Đại Phong

Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NAM ĐẠI PHONG1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty

1.1.1 Lịch sử ra đời

Công ty TNHH Nam Đại Phong là công ty được đầu tư 100% vốn đầu tư

tư nhân, là thành viên của tổng công ty thiết bị điện Việt nam năm 2009

- Tên công ty: Công ty TNHH Nam Đại Phong

- Tên giao dịch: Nam Dai Phong Limited Company

- Trụ sở chính: Số 189 tổ 25, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân,thành phố Hà Nội

- Văn phòng giao dịch: Số 25/82 Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa, Hà nội

- Nhà máy sản xuất: tại km6+500 đường Ngọc hồi 1A(cũ) – Văn Điển– Thanh Trì – Hà nội

* Theo giấy phép kinh doanh số 0102000653 do phòng ĐKKD – sở Kếhoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 05/06/2000, công tyTNHH Nam Đại Phong được phép sản xuất, kinh doanh các ngành nghề sau:

- Tư vấn đầu tư;

- Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng;

- Đại lý mua, Đại lý bán, Ký gửi hàng hóa;

- Kinh doanh bất động sản( trừ đất đai);

- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông;

- Xây dựng tượng đài, tranh mỹ thuật hoành tráng;

- Sửa chữa, phục chế các công trình văn hóa cổ;

- Sản xuất, kinh doanh hàng mỹ thuật, mỹ nghệ, đồ gỗ;

- Dịch vụ sửa chữa ô tô các loại;

- Buôn bán máy móc, thiết bị, phụ tùng ô tô;

- Xây dựng hạ tầng kỹ thuật, xây dựng nhà ở khu đô thị mới, khu côngnghiệp;

- Sản xuất, mua bán phụ tùng ô tô, xe máy các loại;

- Lắp ráp ô tô, xe máy các loại;

- Kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ, nhà hàng ăn uống giải khát( khôngbao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường);

- Mua bán rượu, bia, thực phẩm bổ dưỡng, nước giải khát có ga ( khôngbao gồm kinh doanh quán bar );

- Dịch vụ đào tạo, dạy nghề điện dân dụng, điện tử, điện lạnh, cơ khí,viễn thông;

- Dịch vụ giới thiệu việc làm trong nước( không bao gồm môi giới, giớithiệu, tuyển dụng và cung ứng lao động cho các doanh nghiệp có chứcnăng xuất khẩu lao động);

- Sản xuất, lắp ráp, mua bán hàng điện tử, điện lạnh, điện tử viễn thông,

đồ gia dụng, điện công nghiệp;

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty sản xuất, kinh doanh

* Thành tựu đạt được của công ty

Công ty TNHH Nam Đại Phong đã được Đảng, Nhà nước, các Bộngành, Đoàn thể ghi nhận thành tích và tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý:

- Chứng nhận Thương hiệu uy tín: năm 2006

- Chứng nhận Thương hiệu mạnh: năm 2007

- Sao vàng đất Việt: năm 2009

- Danh hiệu Top 500 Thương hiệu Việt hàng đầu: năm 2010

Công ty còn nhận được nhiều bằng khen của Bộ Công Thương, Tổngcông ty thiết bị điện Việt Nam, UBNDTP Hà Nội về thành tích sản xuất, kinhdoanh, bằng khen về chất lượng sản phẩm tại các Hội chợ trong nước và quốctế

Với những cố gắng và thành tựu đạt được, công ty TNHH Nam ĐạiPhong luôn là điểm đến đáng tin cậy của khách hàng trong và ngoài nước

1.1.2 Quá trình phát triển công ty

Công ty với quy mô nhỏ, song quá trình phát triển của Công ty cũng cóhai mốc quan trọng đánh dấu sự phát triển đi lên từng bước của công ty nhưsau:

Giai đoạn 1: Từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh 05/06/2000 đến cuối năm

Đến tháng 03 năm 2004, công ty bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất kinhdoanh với mục tiêu chính là sản phẩm, cảm biến, bộ điều khiển( PID, PI, PD),inverter, sensor, màn hình cảm ứng HMI, xuất khẩu ra thị trường nước ngoài.Tuy nhiên, trong giai đoạn này Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn, một trongnhững khó khăn lớn nhất là cơ chế phân phối hạn ngạch xuất khẩu Khó khănthứ hai là đội ngũ công nhân với tay nghề đang còn non kém đồng thời máy

móc thiết bị toàn nhập từ nước ngoài về nên công nhân chưa quen với cáchvận hành vì thế số lượng sản phẩm làm ra đủ tiêu chuẩn còn ít, chưa đáp ứngđược yêu cầu của khách hàng mà việc tìm kiếm và tuyển dụng một số lượnglớn công nhân có tay nghề cao là việc rất khó khăn Mặt khác là một công tylớn mới thành lập, chưa thực sự khẳng định được vị trí của mình trên thịtrường nên việc tìm kiếm các đơn đặt hàng lớn cũng rất khó khăn Bên cạnhnhững khó khăn đó Công ty cũng có những thuận lợi rất lớn như: vị trí địa lýcủa công ty rất thuận lợi, công ty có qui mô lớn xây dựng hiện đại và đồng bộ,được nhà nước và TP Hà nội có chế độ ưu đãi về thuế, tiền thuê đất… đã giúpcông ty nhanh chóng ổn định sản xuất và ngày càng phát triển

Giai đoạn 2: Từ đầu năm 2006 đến cuối năm 2008.

Với khẩu hiệu “Thành công của ngày mai là kết quả của sự nỗ lực từ ngày hôm nay”, Ban lãnh đạo cùng với đội ngũ trung thành với Công ty đã nỗ

lực không ngừng cho sự đi lên của công ty Với hình thức đào tạo cho ngườilao động tại nơi làm việc, công ty đã dần có một đội ngũ sản xuất với trình độtay nghề cao Sản phẩm sản xuất ra đã đạt được các tiêu chuẩn mà các kháchhàng yêu cầu làm cho uy tín của Công ty ngày càng được nâng lên

Nhà ăn được xây dựng, chế độ ăn uống của cán bộ công nhân viên đượcđảm bảo, công ty có những chế độ đãi ngộ với người lao động nên đông đảongười lao động có ý định gắn bó lâu dài với công ty

Tháng 10 năm 2006 công ty đã xây dựng được một quy chế trả lương, trảthưởng hoàn thiện để đảm bảo đời sống vật chất hơn cho người lao động Cácchế độ như BHXH, BHYT đã được công ty thực hiện hết sức nghiêm túc vàđầy đủ tạo quyền lợi cho người lao động

Tháng 10 năm 2007 đến tháng 12 năm 2008 công ty đã xây dựng thêmnhà máy sản xuất số II với tổng diện tích là 14.500 m2 tại Thường tín,

chuyên sản xuất sản phẩm là tủ điện công nghiệp, dây cáp điện và các thiết bịphụ trợ.

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty TNHH Nam Đại Phong là một tổ chức kinh tế hoạt động độclập, có con dấu riêng theo thể thức Nhà nước quy định Phạm vi hoạt độngkinh doanh của công ty là khắp địa bàn cả nước cũng như nước ngoài vớichức năng chủ yếu:

- Thực hiện kế hoạch kinh doanh bán hàng điện tử, điện lạnh, điện tửviễn thông, đồ gia dụng, điện công nghiệp Xây dựng kế hoạch kinh doanhtrong nước và xuất nhập khẩu dài hạn, ngắn hạn trình Bộ Công thương

- Được phép sản xuất thiết bị điện công nghệ cao

- Được phép kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị điều khiển thông minh,

hệ thống cảm biến đa chức năng, thiết bị phụ trợ…

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu,thiết bị điều khiển thông minh, hệ thống cảm biến đa chức năng, thiết bị phụtrợ và các mặt hàng khác dưới các hình thức đầu tư, liên doanh, liên kết, hợptác ở Việt Nam hoặc ở nước ngoài

Nhiệm vụ chủ yếu của công ty:

- Tuân thủ các chính sách của Nhà nước

- Thực hiện công tác bảo hộ và an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệmôi trường, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa

- Nghiên cứu các biện pháp để nâng cao chất lượng, khối lượng hàngxuất nhập khẩu Mở rộng thị trường quốc tế nhằm thu hút ngoại tệ

1.2 Các đặc điểm chủ yếu của công ty trong sản xuất, kinh doanh

1.2.1 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức

Công ty áp dụng mô hình quản lý trực tuyến chức năng Tất cả cácphòng ban đều chịu sự quản lý chung của Giám đốc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức

( Nguồn: Phòng Tổ chức)

Ban Giám đốc bao gồm:

- Giám đốc

- Phó giám đốc phụ trách Tài chính

- Phó giám đốc phụ trách sản xuất và nghiên cứu sản phẩm

- Phó giám đốc phụ trách kho và chất lượng+ Giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ hoạt động củacông ty

+ Phó giám đốc: có trách nhiệm trợ giúp Giám đốc trong công tác điềuhành công ty

Ban Giám đốc

Nhà máy sản

xuất số I

Nhà máy sản xuất số II Tổng kho

VP đại diện ở nước ngoài

Phòng Xuất nhập khẩu

Trung tâm thí nghiệm

Phòng kinh doanh, thị trường MKT

Phòng Đảm bảo chất lượng

Tài vụ

Phòng nghiên cứu phát triển

Phòng Kế hoạch sản xuất – cung ứng

- Phòng Tổ chức hành chính: giúp tham mưu cho ban Giám đốc chỉđạo, quản lý các mặt, tổ chức quản lý lao động, xây dựng các chế độ chínhsách: chính sách tiền lương, thưởng, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật,nội quy lao động; tiến hành dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong công ty dựatrên kế hoạch sản xuất.

- Phòng Kế toán – Tài vụ: giúp ban Giám đốc quản lý kinh tế, tổ chức

và chỉ đạo thực hiện hạch toán kế toán trong toàn công ty, tham mưu choGiám đốc về các biện pháp quản lý tài chính theo chế độ hiện hành để phục

vụ cho sản xuất kinh doanh, thực hiện huy động vốn theo các chủ trương củacông ty, trực tiếp quản lý vốn, công nợ, đề xuất các biện pháp giảm giá thànhsản phẩm, thúc đẩy sản xuất kinh doanh

- Phòng kinh doanh, thị trường marketing: tiếp thị bán hàng, thiết lập

hệ thống phân phối mang lại doanh thu cho công ty Phối hợp với bộ phậnnghiên cứu phát triển, nhà máy, kế hoạch sản xuất để có chiến lược sản xuấtsản phẩm phù hợp, cung cấp kịp thời đến khách hàng

- Phòng xuất nhập khẩu: xuất nhập khẩu vật liệu, thành phẩm, vật tưphục vụ cho sản xuất kinh doanh; nhập khẩu ủy thác; khảo sát thị trường,đăng ký sản phẩm, tham gia triển lãm, quảng bá thương hiệu sản phẩm, xingiấy phép nhập khẩu, tìm đối tác khách hàng

- Tổng kho: tổ chức nhập – xuất hàng đúng theo quy định của công ty,kiểm tra chính xác về số lượng, chất lượng hàng hóa, bảo quản tránh hư hỏngtheo ISO 9000

- Trung tâm thí nghiệm : là nơi để thử nghiệm các hệ thống, thiết bị mớitrước khi đưa vào sản xuất thử để xem tính năng, độ bền, độ nhạy và hiệu chỉnh

- Nhà máy sản xuất số I tại Thanh Trì: sản xuất các bộ điều khển PID,interver, cảm biến, màn hình cảm ứng

- Phòng Đảm bảo chất lượng: quản lý hệ thống chất lượng sản phẩm docông ty sản xuất và kinh doanh Giúp ban Giám đốc và các bộ phận, phòng

ban chuyên trách trong xây dựng, triển khai, điều hành hệ thống trên cơ sởcác nguyên tắc ISO 9000; đảm bảo sản xuất sản phẩm đạt tiêu chuẩn chấtlượng theo quy định.

- Phòng kế hoạch sản xuất và cung ứng: xây dựng kế hoạch sản xuất,giúp xây dựng hợp đồng sản xuất; cung ứng vật liệu, bao bì cho các nhà máysản xuất

- Phòng nghiên cứu phát triển: nghiên cứu và triển khai các sản phẩmsản xuất tại các nhà máy; đăng ký lưu hành sản phẩm; nghiên cứu đổi mớicông nghệ, cải tiến sản phẩm; tham gia hoạt động khoa học công nghệ củacông ty

- Nhà máy sản xuất số II tại huyện Thường Tín: sản xuất màn hìnhHMI, thiết bị điện, thiết bị phụ trợ

- Văn phòng đại diện ở nước ngoài: phụ trách quản lý các hoạt độngkinh doanh và mở rộng thị trường tại nước ngoài

1.2.2 Đặc điểm về đội ngũ lao động

Do đặc thù ngành nghề công ty sản xuất, kinh doanh là ngành thiết bịđiện thông minh – là một ngành có yêu cầu chuyên môn cao nên đội ngũ laođộng của công ty cũng có yêu cầu riêng Tất cả cán bộ công nhân viên đềuphải được đào tạo chuyên môn với yêu cầu trình độ từ Trung cấp trở lên

Năm 2009 khi nhà máy số II tại Thường tín đi vào hoạt động đã tăng sốlao động từ 305 năm 2007 lên 590 năm 2010 Con số này duy trì đến hết năm

2010 Cuối năm 2010 hoạt động nâng cấp nhà máy số I cũng phải dừng lại khi

đã tiến hành được 60% Chính vì thế, công ty đã phải cắt giảm số lao độngxuống còn 523 người vào năm 2011

Xét về cơ cấu lao động theo trình độ, số lao động có trình độ đại học vàtrên đại học của công ty luôn chiếm tỷ lệ cao, tăng từ 23% năm 2007 lên37,5% năm 2011 Từ đó cho thấy chính sách tuyển dụng và đào tạo nguồnnhân lực trình độ cao được công ty rất coi trọng và đầu tư, góp phần nâng cao

chất lượng lao động trong nghiên cứu và sản xuất, nâng cao chất lượng sảnphẩm và năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường.

Bảng 1: Đội ngũ lao động của công ty giai đoạn 2007 – 2011

Đơn vị: Người

Năm 2007

Năm 2008

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

1 Tổng nguồn vốn 206,312 198,858 212,126 189,895 180,326

2 Vốn vay 126,047 118,521 121,269 102,458 100,101

Nguồn: Phòng Kế toán – tài vụ

Báo cáo tài chính của công ty 5 năm qua cho thấy: Tổng nguồn vốn củacông ty có sự thay đổi qua các năm do từ năm 2007 đến năm 2009 công tyđầu tư cho hoàn thiện nhà máy số II tại Thường Tín và cuối năm 2010 phảinâng cấp nhà máy số I nên nguồn vốn của công ty giảm từ 206,312 triệu đồngnăm 2007 xuống còn 198,858 triệu đồng năm 2008 (tương đương giảm7.45%) Hoạt động nâng cấp nhà máy số I tạm dừng từ cuối năm 2010, đếnđầu năm 2011thì lại được tiếp tục, nguồn vốn lớn đã được huy động cho hoạtđộng này, chính vì thế ta thấy tổng nguồn vốn năm 2010 giảm so với năm

2009 nhưng công ty đã đầu tư được một dây chuyền sản xuất thuốc đạt tiêuchuẩn quốc tế

Khi xét về cơ cấu vốn của công ty ta thấy: vốn CSH của công ty vẫnduy trì từ năm 2007 – 2011 mặc dù đây là giai đoạn nền kinh tế có nhiều biếnđộng và khó khăn, điều đó cho thấy công ty đã làm tốt công tác bảo toàn và

sử dụng vốn Mặt khác, vốn vay của công ty giảm đáng kể, đặc biệt giảm từ189,895 triệu đồng năm 2010 xuống còn 180,326 triệu đồng năm 2011 (tươngđương giảm 9.56%) Vốn CSH chiếm tỷ trọng ở mức chấp nhận được và ngàycàng hợp lý đối với một doanh nghiệp sản xuất trong cơ cấu tổng nguồn vốn:

12.6% năm 2007; 11.8% năm 2008; 12.1% năm 2009 và 10.2% năm 2010; và10.1% năm 2011 – cho thấy khả năng tự chủ tốt của công ty về tài chính.

1.2.4 Đặc điểm về cơ sở vật chất

Trong những năm vừa qua, công ty TNHH Nam Đại Phong đẩy mạnhđầu tư phát triển công nghiệp chế tạo thiết bị điện với mục tiêu tăng cườngxuất nhập khẩu Trước nhu cầu của thị trường, công ty đã quyết định đầu tưphát triển nhà máy số II bằng cách mua lại cơ sở doanh nghiệp sản xuất thiế

bị điện tại xã Vân Tảo, Thường Tín, Hà nội trên diện tích gần 14,500 m2 Vớitiêu chí xây dựng nhà máy sản xuất thiết bị điện đạt tiêu chuẩn quốc tế, NamĐại Phong chấp nhận mọi khó khăn, đặc biệt về vốn và công nghệ Sau 02năm, với sự chỉ đạo của Chi bộ, ban Giám đốc và sự thống nhất đoàn kết củatập thể cán bộ công nhân viên, ngày 01 tháng 03 năm 2009 nhà máy số IIbước vào động với tiêu chuẩn quốc tế

Nhà máy được xây dựng với trang thiết bị hiện đại đảm bảo sản phẩmđược sản xuất với chất lượng cao, dây chuyền hoạt động theo nguyên tắc mộtchiều Toàn bộ hệ thống nhà xưởng bên trong được sơn bằng loại sơn đặcbiệt, dễ vệ sinh, đảm bảo điều kiện sản xuất màn hình HMI Khu xử lý nướcthải được xử lý công phu, đạt tiêu chuẩn vệ sinh môi trường Nhà kho đượcthiết kế đạt tiêu chuẩn cao Khu vực kiểm tra chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO

9000 với thiết bị kiểm tra hiện đại có khả năng kiểm tra được mọi thành phần

của thiết bị và đảm bảo độ chính xác theo các tiêu chuẩn của thiết bị điệnquốc tế.

Đến nay, công ty có 02 nhà máy sản xuất thiết bị điện hiện đại đạt tiêuchuẩn quốc tế ISO 9001-2008, với công suất đạt 5 triệu sp/năm: Nhà máythiết bị điện số I đặt tại km6+500 đường Ngọc hồiVăn Điển, Thanh Trì, Hànội, nhà máy số II đặt tại tại xã Vân Tảo, Thường Tín, Hà nội Ngoài ra, công

ty còn liên kết với với các công ty thiết bị điện khác

Công ty có 02 phòng kiểm tra chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế

Hệ thống kho bảo quản với diện tích 11,000m2 đạt tiêu chuẩn quốc tế

1.2.5 Đặc điểm về khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh

Trong những năm qua, mặc dù có dự cạnh tranh gay gắt giữa các doanhnghiệp trong thị trường thiết bị điện nhưng toàn thể các cán bộ công nhânviên công ty TNHH Nam Đại Phong luôn cố gắng nỗ lực trong việc duy trìbạn hàng cũ và tìm kiếm bạn hàng mới

Hiện nay, công ty đã xây dựng mạng lưới phân phối nhanh chóng, rộngkhắp các tỉnh thành phố trong cả nước Với 04 cửa hàng đặt tại Hà Nội và 03chi nhánh đặt tại các tỉnh; hơn 50 đại lý phân phối chính thức đặt tại các tỉnhthành trong cả nước

Công ty có mối quan hệ thương mại với các công ty ở trên 08 nước trênthế giới từ châu Á tới châu Âu như: Pháp, Áo, Đức, Tiệp, Nhật bản, Hànquốc Kim ngạch nhập khẩu của công ty các năm gần đây đạt khoảng5,000,000 USD mỗi năm trên 04 thị trường trọng điểm: Pháp, Đức, Nhật Bản,Hàn Quốc Các sản phẩm nhập khẩu có số Visa của Cục Quản lý thiết bị điệnvới số lượng trên 60 loại thiết bị điện khác nhau, gồm các nhóm: Màn hình, vimạch, bộ điều khiển, sensor

Công ty đã tham gia cung cấp thiết bị cho nhiều công trình điện của Nhà

nước và Bộ công nghiệp, cũng như cung cấp thiết bị điện cho các nhà máylớn như Cơ khí chính xác hà nội, Gang thép Thái nguyên, Yamaha Việt nam,Denso…và một số công ty khác trên cả nước

Công ty không chỉ sản xuất, kinh doanh phục vụ thị trường trong nước

mà còn xuất khẩu sang nhiều nước trên thế giới: Cuba, Lào, Campuchia,Myanma, Nhật Bản, Ấn Độ, một số nước châu Âu Các sản phẩm xuất khẩuchủ yếu là sản phẩm màn hình HMI

1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Nam Đại Phong giai đoạn 2007 - 2011

1.3.1 Kết quả về sản phẩm

Với 02 nhà máy sản xuất thiết bị điện đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO

9001-2008 với dây chuyền sản xuất hiện đại, đạt công suất 5 triệu sp/năm, công ty

đã được Cục quản lý thiết bị điện – Bộ công thương cho phép lưu hành trên

60 sản phẩm có chất lượng cao, phù hợp với nhu cầu thị trường bao gồm cảthiết bị do công ty sản xuất và nhập khẩu Tất cả các sản phẩm đều được kiểmtra chất lượng trên hệ thống thiết bị hiện đại Nguyên liệu sản xuất được nhậpkhẩu từ các nhà cung cấp, các công ty đa quốc gia có uy tín, các sản phẩmđược sản xuất đều tiêu chuẩn hóa cao, đạt các tiêu chuẩn thiết bị điện ViệtNam và Quốc tế

Bảng 3: Các sản phẩm chủ yếu công ty sản xuất

Thiết bị bảo vệ

Rơle (Relay) 04 Rơle trung gian, Rơle thấp áp,

Rơle quá áp, Rơle quá dòng.

Thiết bị điều khiển

1 Bộ điều khiển nhiệt độ 04 Analog, nóng, lạnh, terminal

block

Thiết bị đếm

* Tại Hà Nội, công ty có 04 địa điểm kinh doanh:

- Cửa hàng số 1: Trung tâm, bán buôn 27 Huỳnh Thúc Kháng, Ba Đình,

Hà Nội

- Cửa hàng số 2: Trung tâm, bán buôn 27 Chùa bộc, Đống Đa, Hà Nội.

- Phòng trưng bày giới thiệu và bán sản phẩm: Trung tâm Thương mạiThanh Trì, Hà nội

- Kho 1, 2 – Nhà máy sản xuất số I Công ty TNHH Nam Đại PhongĐịa chỉ: km6+500 đường Ngọc hồi, Văn Điển, Thanh Trì, Hà Nội

* Công ty có 03 chi nhánh trên cả nước:

- Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh: quản lý và phát triển thịtrường thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh Nam Bộ

Địa chỉ: 870/4 Lạc Long Quân, phường 8 quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

- Chi nhánh tại Vĩnh Phúc: quản lý và phát triển thị trường các tỉnh phía BắcĐịa chỉ: Số 08 đường Hùng Vương, thị xã Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc

- Chi nhánh tại Hải Dương: quản lý và phát triển thị trường các tỉnhBắc miền Trung

Địa chỉ: 168 Trần Hưng Đạo, TP.Hải Dương

* Đặc biệt, công ty có đặt văn phòng đại diện tại Viên Chăn, nướcCộng hòa dân chủ nhân dân Lào

1.3.3 Kết quả về doanh thu, lợi nhuận

Từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty mấy năm qua cho thấy:

Về doanh thu: Năm 2009 là năm nhà máy số II đi vào hoạt động, công tyđạt doanh thu cao nhất Nhưng đến đầu năm 2010, nhà máy số I tại km6+500đường Ngọc hồi, Văn Điển, Thanh Trì, Hà Nội tạm dừng sản xuất do lắp đặt vànâng cấp thêm dây chuyền sản xuất đã kéo doanh thu năm 2011 giảm mạnh từ288,733 triệu đồng xuống còn 201,265 triệu đồng (giảm 9.56%) Với những biệnpháp chỉ đạo tích cực từ Ban lãnh đạo công ty, năm 2012 doanh thu đã tăng trởlại Đến quý 1 năm 2011, nhà máy đã hoạt động trở lại

Về lợi nhuận: so với doanh thu, sự thay đổi lợi nhuận của công ty từ năm

2007 – 2011 ở mức cao hơn rất nhiều Năm 2008 lợi nhuận sau thuế của công

ty giảm mạnh so với năm 2007 (giảm đến 33.6%) Năm 2009 với những nỗ lựckhông mệt mỏi của tập thể cán bộ công nhân viên với những biện pháp tíchcực, cùng với mức tăng về doanh thu, lợi nhuận sau thuế công ty thu được là7,177 triệu đồng so với 1,801 triệu đồng năm 2008 đã tăng 53.76% Tuy nhiên,đến năm 2010, mức lợi nhuận sau thuế công ty thu được so với năm 2009 đãgiảm 43.69%; đòi hỏi một chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty phù hợp

và có hiệu quả trong năm tới để đạt và vượt kế hoạch đã đề ra

Bảng 4: Doanh thu và lợi nhuận của công ty giai đoạn 2007 – 2010

Đơn vị: Triệu đồng

2007

Năm 2008

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

1 Tổng Doanh thu 336,123 256,542 296,525 288,733 201,265

2 Lợi nhuận trước

3 Lợi nhuận sau thuế 4,302 1,801 7,177 2,808 1,984

Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ

1.3.4 Đóng góp cho ngân sách Nhà nước

Với tinh thần lao động sáng tạo không mệt mỏi của các thế hệ lãnh đạo vàcán bộ công nhân viên công ty, từ ngày thành lập đến nay, công ty luôn đứng vững

và phát triển xứng tầm vai trò là một công ty đầu ngành trong lĩnh vực sản xuất vàphân phối thiết bị điện, đóng góp tích cực cho sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đạihóa và phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Công ty luôn thực hiện nghiêmchỉnh các nghĩa vụ về thuế, nộp Ngân sách Nhà nước theo đúng quy định Con sốnộp Ngân sách Nhà nước tăng dần qua các năm – trừ năm 2008 do tình hình sảnxuất, kinh doanh của công ty nên giảm hẳn so với năm 2007 ( từ 10 tỷ đồng xuốngcòn 5 tỷ đồng – tương đương giảm 50%) Năm 2009 công ty nộp Ngân sách tăng20% so với năm 2008, và năm 2011, công ty nộp Ngân sách Nhà nước 9.56 tỷđồng, tăng 13.3% so với năm 2010 Kết quả này chứng tỏ công ty không chỉ cốgắng phát triển sản xuất kinh doanh, đứng vững trên thị trường thiết bị điện ngàymột cạnh tranh gay gắt mà công ty còn thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước,góp phần tích cực cho sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước

Bảng 5: Nộp Ngân sách Nhà nước giai đoạn 2007 – 2010

Đơn vị: Tỷ đồng

2007

Năm 2008

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

Nguồn: Phòng kế toán – Tài vụ

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY

TNHH NAM ĐẠI PHONG 2.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến Quản trị sản xuất của công ty

II.1.1 Các nhân tố bên trong

2.1.1.1 Tình hình Tài chính

Khi nền kinh tế Việt Nam cũng như thế giới đang gặp rất nhiều khókhăn với nhiều biến động phức tạp, việc chủ động về tài chính là rất cần thiếtđối với các doanh nghiệp Hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm về tìnhhình tài chính của công ty giai đoạn gần đây cho thấy, mặc dù tổng nguồn vốncủa công ty giảm qua các năm nhưng đó là kết quả của đầu tư vào mở rộngsản xuất, xây dựng nhà xưởng, dây chuyền sản xuất hiện đại đạt tiêu chuẩnsản xuất thiết bị điện của Tổ chức thế giới

Là công ty TNHH với 100% vốn tư nhân, nguồn vốn của công ty tươngđối bảo đảm Vốn vay của công ty cũng giảm dần qua các năm, vốn chủ sởhữu vẫn đảm bảo một tỷ lệ hợp lý với một doanh nghiệp sản xuất, cho thấycông ty tự chủ tốt về tài chính Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc chủđộng tài chính phục vụ cho sản xuất kinh doanh

Vì thế công ty rất chú trọng trong việc tuyển dụng, đào tạo, nâng caotrình độ chuyên môn cho các cán bộ và trình độ tay nghề cho công nhân, kỹ

thuật viên Đội ngũ lao động 523 người có trình độ từ trung cấp trở lên Cán

bộ có trình độ đại học và trên đại học luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu laođộng theo trình độ của công ty (từ 23% - 37.5% từ 2007 – 2011) Công ty cóđội ngũ lãnh đạo sáng suốt, toàn thể các cán bộ công nhân viên lao động nhiệttình, sáng tạo, nhiệt huyết đã tạo nên một sức mạnh tập thể to lớn, vững mạnhcùng đưa công ty vượt qua các khó khăn và khẳng định vị thế trên thị trường

2.1.1.3 Công nghệ - kỹ thuật, dây chuyền

Khi nền kinh tế phát triển, chất lượng cuộc sống được nâng lên, đòi hỏichất lượng các sản phẩm và dịch vụ ngày một cao, và thiết bị điện cũng khôngnằm ngoài những yêu cầu đó Để có thể cạnh tranh, các doanh nghiệp khôngchỉ phải đầu tư sản xuất những sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng màđòi hỏi thiết bị sản xuất với chất lượng cao trên dây chuyền hiện đại

Nắm bắt được yêu cầu cần thiết đó, công ty TNHH Nam Đại Phong đãđầu tư xây dựng nhà máy theo tiêu chuẩn hiện đại Từ năm 2010, công ty đã có

02 nhà máy đi vào hoạt động với dây chuyền sản xuất hiện đại, đạt tiêu chuẩnISO 9001-2008 Nhà máy với trang thiết bị hiện đại đảm bảo sản phẩm được sảnxuất với chất lượng cao

Tại khu vực sản xuất, dây chuyền hoạt động theo nguyên tắc một chiều,môi trường lọc khí 99.99%; tốc độ trao đổi khí 20 lần/giờ, độ chênh áp giữakhu vực sản xuất và hành lang là 15PA; nhiệt độ duy trì 22 – 260C; độ ẩm 60– 65%, ánh sáng và độ ồn đạt tiêu chuẩn Quốc tế Đó là lợi thế công nghệ kỹthuật của công ty không chỉ đối với các doanh nghiệp trong nước mà còn cóthể cạnh tranh với các công ty sản xuất trong khu vực và trên thế giới

II.1.2 Các nhân tố bên ngoài

2.1.2.1 Khách hàng

Khách hàng của các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thiết bị điện

là bao gồm khách hàng gián tiếp và trực tiếp; là các công ty phân phối cáccấp, hoặc người tiêu dùng cuối cùng…

Tuy nhiên, thiết bị điện là một trong những mặt hàng không phải làthiết yếu của người dân nó chỉ phục vụ một phần rất nhỏ, chủ yếu cho cácngành công nghiệp nên nó chịu ảnh hưởng của chu kỳ kinh tế Những khókhăn về kinh tế ảnh hưởng tới nhu cầu tiêu thụ sản phẩm, nhu cầu lắp đặt,thay thế sửa chữa tại Việt Nam tiếp, do đó ngành thiết bị điện có tốc độ tăngtrưởng không ổn định 7.5 – 11% / năm Về dài hạn, tốc độ tăng trưởng củangành thiết bị điện được dự báo nằm trong khoảng 8.5 – 13% / năm

Mặt khác, Việt Nam là nước có dân số đông, số dân tập trung ở thànhthị ngày một tăng, mức sống của người dân được cải thiện, các khu côngnghiệp sẽ mở rộng quy mô, hệ thống điện của tòa nhà… từ đó các nhu cầu vềthiết bị điện thông minh sẽ ngày càng được chú ý hơn

Với lịch sử hình thành và phát triển hơn 10 năm, công ty TNHH NamĐại Phong đã tạo được hệ thống phân phối rộng khắp các tỉnh thành trên cảnước, thiết lập được mối quan hệ gắn bó lâu dài với các công ty phân phối cáccấp, các bệnh viện cấp Trung ương và địa phương, công ty có mối quan hệthương mại với hơn 08 nước từ châu Á tới châu Âu Đồng thời, công ty đượcgiao nhiệm vụ thực hiện các chương trình phục vụ các công trình của Nhànước

Với những thuận lợi về thị trường tiêu thụ và lượng khách hàng ổn địnhtrong và ngoài nước, công ty có nhiều cơ hội trong duy trì việc sản xuấtnhững mặt hàng truyền thống và nghiên cứu, phát triển sản xuất những mặthàng mới, mở rộng thị trường

2.1.2.2 Đối thủ cạnh tranh

Bên cạnh những khía cạnh thuận lợi về thị trường và khách hàng trên,công ty cũng đang phải đối mặt với rất nhiều những thách thức để có thể cạnhtranh, tìm được chỗ đứng vững chắc và khẳng định vị thế của mình trongngành thiết bị điện Việt Nam

Sự thách thức không chỉ đến từ các doanh nghiệp trong nước mà còn từcác hãng thiết bị điện nước ngoài khi mà mặt bằng xã hội được nâng lên, đòihỏi chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng phải được nâng cao đáp ứng nhu cầucủa người sử dụng

Các công ty thiết bị điện trong nước hiện nay mới sản xuất đáp ứngđược 60% nhu cầu về thiết bị phục vụ trong nước, và hầu hết đều mới chỉ tậptrung sản xuất các thiết bị điện thông thường, đơn giản, có nhiều trùng lặp,chưa sản xuất được các thiết bị điện chuyên dụng, đặc thù hay các dạng chếtạo theo yêu cầu đặc biệt Các doanh nghiệp trong nước cạnh tranh lẫn nhaucàng gay gắt khi mà số lượng các công ty cùng sản xuất một loại thiết bị điệnquá nhiều, sự trùng lặp về sản phẩm càng cao, Nam Đại Phong không nằmngoài quy luật đó

Trong khi đó, khi thị trường mở cửa, các doanh nghiệp sản xuất thiết bịđiện nước ngoài với tiềm lực kinh tế và trình độ khoa học kỹ thuật phát triển ồ

ạt vào Việt Nam dưới hình thức văn phòng đại diện, phân phối các sản phẩm

có chất lượng cao bao gồm cả các thiết bị điện chuyên dụng, đặc thù, thôngthường hay các dạng chế tạo theo yêu cầu đặc biệt Tuy giá của các sản phẩmnày cao hơn hẳn thiết bị điện sản xuất trong nước, nhưng do khẳng định đượcchất lượng, đồng thời một bộ phận người dân, các tổ chức, các doanh nghiệp

có tiềm lực kinh tế cũng lựa chọn thiết bị điện ngoại cho nhu cầu riêng củamình Vì thế, các sản phẩm trong nước càng khó có chỗ đứng hơn

Điều đó đặt lên vai bộ phận sản xuất của công ty một nhiệm vụ hết sứcnặng nề trong việc nghiên cứu, phát triển các sản phẩm mới, chất lượng cao,thiết bị điện chuyên dụng đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng của người dân,doanh nghiệp, đủ sức cạnh tranh trên thị trường.

hở để cạnh tranh gay gắt với các công ty trong nước Đồng thời, một số nhữngquy định lại tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nước ngoài chiếmlĩnh thị trường dược trong nước như: Về thuế suất, theo các cam kết cụ thểkhi Việt Nam gia nhập WTO, mức thuế áp dụng cho thiết bị điện, điện tử chỉcòn 0- 5% so với 0 – 10% như trước đây Mức thuế trung bình sẽ là 2.5% sau

5 năm kể từ ngày Việt Nam chính thức trở thành thành viên của WTO Thuếquan loại bỏ và tuân thủ nghiêm ngặt về sở hữu trí tuệ, sở hữu công nghiệpkhông phân biệt trong và ngoài nước… là thách thức lớn cho công ty Cùngvới đó, các quy định về mức phí quảng cáo cũng giúp cho các doanh nghiệpnước ngoài giành được lợi thế khi mà theo quy định, thiết bị điện nội chỉ đượcquảng cáo với chi phí không quá 10% doanh thu thì thiết bị điện ngoại lạiđược ưu ái cho mức phí lên đến 30% đã tạo cho các doanh nghiệp nhập thiết

bị điện ngoại khi vào Việt Nam quảng cáo “vô tư” đến người tiêu dùng, thuhút được mức sử dụng mặc dù giá cao hơn thuốc nội cùng hoạt chất rấtnhiều…

2.2 Thực trạng Quản trị sản xuất tại công ty TNHH Nam Đại Phong

2.2.1 Xây dựng kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất của công ty do phòng kế hoạch sản xuất – cung ứngxây dựng, bao gồm các chỉ tiêu:

- Số lượng sản xuất, dạng bán thành phẩm

- Tiến độ cung ứng vật tư: nguyên liệu, phụ liệu, bao bì

- Thiết bị sản xuất: loại thiết bị, công suất

- Chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm, trên tổng trị giá lô sản xuất

- Hàng tồn kho tháng trước, sản phẩm dự trù tháng sau

- Hạn nhập kho

- Kế hoạch triển khai sản phẩm chuyển giao

Kế hoạch sản xuất được lập theo tháng/quý/năm căn cứ vào:

 Nhu cầu sản xuất

- Nhu cầu của thị trường: dựa vào hoạt động của kênh bán hàng nội địa

và bộ phận Marketing

- Đơn đặt hàng của khách hàng: đơn gia công, các đơn hàng khác, hợpđồng thường xuyên

- Nhu cầu xuất khẩu: dựa vào hoạt động của phòng xuất - nhập khẩu

Từ đó, dự báo tổng lượng nhu cầu cho các sản phẩm

 Năng lực sản xuất hiện tại của công ty

- Căn cứ vào quy mô sản xuất, số lượng dây chuyền sản xuất

- Công thức sản xuất, quy trình sản xuất

- Thiết bị máy móc, công suất sản xuất, thời gian hoàn thành sản phẩmhoàn thiện

- Nguồn nguyên liệu, thiết bị phụ trợ, bao bì, tình trạng tồn kho từngloại

- Số lượng lao động

→ Từ đó, lên kế hoạch về mức huy động lao động, mức tồn kho, tốc độsản xuất.

Từ nhu cầu sản xuất và năng lực sản xuất hiện tại của công ty, phòng kếhoạch sản xuất – cung ứng lên danh mục sản phẩm, số lượng sản xuất, thờigian sản xuất, kết cấu giá thành từng sản phẩm, hạch toán chi phí từng sảnphẩm

Phòng kế hoạch sản xuất - cung ứng cùng với nhà máy cân đối cácphương án sản xuất nhằm giảm thiểu chi phí sản xuất, tránh lãng phí, huyđộng tối đa nguồn lực sản xuất một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng cao

Xây dựng lịch trình sản xuất đảm bảo hoàn thành đúng theo nhu cầu,liên hệ các nhà cung cấp nguyên liệu, thiết bị phụ trợ, bao bì

Thông tin cho khách hàng và các đơn vị có nhu cầu về ngày nhập kho,ngày giao hàng, số lượng, chất lượng, hình thức thanh toán, vận chuyển

Đến nay, phòng kế hoạch sản xuất – cung ứng của công ty đang thựchiện tốt nhiệm vụ và trách nhiệm của mình Hoạt động của công tác xây dựng

kế hoạch sản xuất đang dần hoàn thiện, theo quỹ đạo, có sự phối kết hợp nhịpnhàng và trao đổi thông tin giữa các bộ phận, phòng ban liên quan để có thểxây dựng kế hoạch sản xuất hợp lý, hiệu quả nhất Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại

sự trì trệ, theo lối truyền thống trong hệ thống hoạt động của bộ phận xây dựng

kế hoạch sản xuất, nhiều trường hợp vẫn còn sự chồng chéo, xây dựng kếhoạch sản xuất không hợp lý, dẫn đến lãng phí các nguồn lực, không đảm bảothực hiện đúng theo hợp đồng, ảnh hưởng đến kinh tế và uy tín của công ty

2.2.2 Cung ứng các yếu tố đầu vào

Nhằm quản lý chặt chẽ hoạt động cung ứng các yếu tố đầu vào (hoạtđộng mua hàng) theo chuẩn mực phù hợp đảm bảo chất lượng hàng mua vàhiệu quả sản xuất kinh doanh, công ty đã xây dựng quy trình mua hàng áp

dụng cho các tất cả các hoạt động mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, bao bì,vật tư, thành phẩm sản xuất kinh doanh tại công ty.

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trù nguyên vật liệu cho sản xuất,phòng kế hoạch sản xuất – cung ứng tiến hành các hoạt động mua hàng đápứng theo nhu cầu

- Các nguyên liệu phục vụ sản xuất của công ty bao gồm:

+ Nguyên liệu ban đầu: gồm bản mạch, đai, nhựa… Các nguyên liệuban đầu phải đảm bảo chất lượng, đạt tiêu chuẩn theo hồ sơ đăng ký sản phẩm

về định tính và định lượng

+ Nguyên liệu bao gói: gồm

→ Bao bì cấp 1: màng PVC, màng cold form…

→ Bao bì cấp 2: nhãn, túi PE, túi nhôm, tem, thùng carton

Nguyên liệu bao gói phải đạt các tiêu chuẩn theo hồ sơ đăng ký đối vớitừng sản phẩm

- Công ty luôn lựa chọn những nhà cung cấp uy tín với yêu cầu:

Các bước cụ thể:

 Lập yêu cầu mua hàng:

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanhtại nhà máy, các phòng ban lập dự trù xin cấp, phải được Giám đốc nhà máyphê duyệt, tất cả các thông tin về yêu cầu liên quan đến hàng được cấp phảiđược ghi rõ, bao gồm: + Tên hàng, chủng loại

+ Yêu cầu chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật + Số lượng

+ Mục đích sử dụng + Tên nhà sản xuất – nhà cung cấp

- Các dự trù xin cấp được phòng quản lý sản xuất nhà máy tổng hợp thành bản dự trù mua hàng, chuyển lên phòng kế hoạch sản xuất – cung ứng công ty, phải được phó Giám đốc nhà máy và Giám đốc công ty phê duyệt

Nhận phiếu, kiểm tra, cho số

Thu thập thông tin về hàng, nhà cung cấp, giá cả

Chuẩn bị hợp đồng, đơn hàng

Trả lời và lưu hồ sơ Mua hàng

- Đánh giá nhà cung cấp

- Phân tích, báo cáo

Yêu cầu mua hàng

Duyệt

Chọn nhà cung cấp

 Giao dịch, lựa chọn nhà cung cấp

- Phòng kế hoạch sản xuất – cung ứng gửi thông báo đến các nhà cungcấp các thông tin yêu cầu hàng cần mua

- Nhận thông tin chào hàng từ các nhà cung cấp, kiểm tra về các thôngtin do nhà cung cấp đưa ra, kiểm tra tính xác thực về các bảng báo giá đảmbảo các mặt hàng được cung cấp đạt tiêu chuẩn tính năng theo yêu cầu củacông ty tại thời điểm mua hàng

Những điểm cần lưu ý trong quá trình lựa chọn:

+ Tiêu chuẩn chất lượng hàng mua+ Giá cả, phương thức thanh toán+ Dịch vụ hậu mãi

+ Bảo hành

- Quyết định lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu của công ty trìnhGiám đốc phê duyệt

 Đàm phán các điều kiện, ký kết hợp đồng kinh tế

- Trường hợp công ty soạn thảo hợp đồng, cán bộ giúp việc soạn thảohợp đồng phải đảm bảo tính hợp pháp, chặt chẽ của hợp đồng, ghi rõ các điềukiện thực hiện hợp đồng, yêu cầu chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật hàng hoá,các dịch vụ hậu mãi, lắp đặt, vận hành, đào tạo…

- Trường hợp hợp đồng do bên đối tác soạn thảo, cán bộ giúp việc phảikiểm tra kỹ trước khi trình Giám đốc

- Sau khi kiểm tra kỹ các bước, hợp đồng được chuyển cho phòng kếhoạch sản xuất – cung ứng xem xét, kiểm tra, trình Giám đốc ký

- Hợp đồng sau khi ký chuyển cho bên bán hàng hai bản, phòng kế toán– tài vụ một bản và phòng kế hoạch sản xuất – cung ứng giữ một bản

 Nhận hàng

- Bộ phận cung ứng của phòng kế hoạch sản xuất – cung ứng theo dõitình hình thực hiện hợp đồng, báo cáo với trưởng phòng giám sát, đôn đốcthực hiện Nếu có yêu cầu thay đổi, báo cáo kịp thời với Giám đốc công ty để

có phương án xử lý

- Chuẩn bị nhận hàng: Bộ phận cung ứng kết hợp với kế toán – tài vụthu thập, chuẩn bị bộ chứng từ nhận hàng và báo cho Tổng kho chuẩn bị nơinhận hàng

- Kiểm tra hàng nhập về, được tiến hành tại Tổng kho: tất cả hàng hoámua phục vụ cho sản xuất kinh doanh có liên quan đến chất lượng sản phẩmhoặc quá trình đều phải được kiểm tra khi tiếp nhận, thực hiện qua các bước sau:

+ Kiểm tra thủ tục: hoá đơn giao hàng, số lượng, các hồ sơ tài liệu đi kèmtheo lô hàng phải đáp ứng theo đúng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng của công ty

+ Kiểm tra thực tế bao bì, nhãn mác, số lượng, số lô sản xuất, hạn dùng,nơi sản xuất theo quy trình:

▪ Nhận và kiểm tra hồ sơ lô hàng nhập: hàng hoá chỉ được tiếp nhận khi

có đủ hoá đơn chứng từ với đầy đủ thông tin về lô hàng của nhà cung cấp vàphải đúng, đủ, đạt tiêu chuẩn, chất lượng theo yêu cầu trên đơn đặt hàng hoặchợp đồng Cụ thể:

◦ Hàng mua nội địa: gồm hoá đơn/ phiếu xuất kho, phiếu kiểm nghiệmgốc của nhà sản xuất, phiếu báo lô…

◦ Hàng nhập khẩu: gồm hoá đơn mua hàng, phiếu đóng gói, phiếu kiểmnghiệm gốc, phiếu chứng nhận xuất xứ, tờ khai hải quan

◦ Hàng nhập lại từ sản xuất: thực hiện theo nhãn tình trạng của bộ phậnđảm bảo chất lượng dán trên hàng hoá đó

▪ Tiếp nhận hàng: tiến hành tại sảnh tiếp nhận, quá trình tiếp nhận hàngđến đâu thì đối chiếu, kiểm tra số lượng hàng đến đó, đồng thời kiểm tra tìnhtrạng của từng thùng hàng về:

◦ Bao bì: phải còn nguyên vẹn, không bị rách, vỡ, ẩm ướt, nếu có phảibiệt trữ riêng.

◦ Nhãn mác: các chi tiết in trên nhãn mác phải trùng khớp với hồ sơcủa lô hàng về: tên, lô sản xuất, hạn dùng… Nếu không khớp phải báongay với bộ phận cung ứng và đại diện bên giao hàng để làm thủ tục trả lạinhà cung cấp

◦ Căn cứ vào quy cách đóng gói ghi trên nhãn, tiến hành cân, đong, đođếm 100% đối với nguyên liệu, bao bì

◦ Đối với nguyên liệu có yêu cầu bảo quản lạnh, nguyên liệu độc phảiđược tiếp nhận trước và bảo quản ở những khu vực phù hợp

◦ Đối với nguyên liệu độc, và tiền chất phải kiểm tra đến đơn vị đónggói nhỏ nhất theo quy chế nghiêm ngặt nhất

 Nhập kho

- Sau khi hàng được kiểm tra, đối chiếu sẽ được chuyển vào khu biệttrữ và phân loại, xếp riêng hàng hoá theo từng lô, từng loại và theo:

+ Kiện hàng, bao bì có nhãn mác nguyên vẹn

+ Kiện hàng có bao bì nhiễm bẩn

+ Kiện hàng bị hư hỏng, thủng rách hoặc có nghi ngờ thất thoát được mởkiểm tra tại chỗ dưới sự chứng kiến của ba bên: người nhận, người giao, ngườigiám sát Nếu thiếu, hỏng, vỡ… phải lập biên bản ngay tại chỗ và báo cho phòngđảm bảo chất lượng và phòng kiểm tra chất lượng để có hướng giải quyết

- Kiểm tra, đối chiếu chính xác số lượng từng mặt hàng theo từng lô sovới hoá đơn phải trùng nhau Nếu không khớp báo ngay với người trực tiếpgiao hàng để kiểm tra, xem xét giải quyết

- Vào sổ nhập hàng theo biểu mẫu quy định hoặc sổ theo dõi xuất, nhậpđối với thuốc độc

- Bên giao hàng và bên nhận hàng kiểm tra và ký nhận về lô hàng trênvề: số lượng, hàm lượng, số lô…theo hoá đơn và thực tế.

- Thủ kho dán nhãn biệt trữ cho lô hàng vừa nhập (nhãn vàng)

- Ghi phiếu tạm nhập lô hàng vừa nhập theo biểu mẫu quy định và gửibản sao cho phòng kiểm tra chất lượng, phòng đảm bảo chất lượng, phòngquản lý sản xuất

- Báo phòng kiểm tra chất lượng lấy mẫu để kiểm tra

- Nhận kết luận từ phòng kiểm tra chất lượng, có thể là:

+ Trả lại hàng: hàng không đủ chỉ tiêu chất lượng, khi trả lại hàng có sựchứng kiến của bộ phận đảm bảo chất lượng Kho không được tự ý trả lại kháchhàng, số hàng đó được dãn nhãn “loại bỏ” và xếp biệt trữ ở khu vực riêng

+ Có nhập nhưng phải qua xử lý (phải có phương pháp xử lý)

+ Được nhập: Thủ kho đối chiếu hàng hoá về tên, số lượng, hàm lượng,nơi sản xuất… với phiếu nhập kho Bộ phận đảm bảo chất lượng và kho dánnhãn “chấp nhận” cho lô hàng trên, chuyển hàng từ khu biệt trữ vào kho bảoquản theo quy định

- Vào phiếu theo dõi xuất, nhập hàng treo tại nơi xếp hàng

- Vào thẻ kho cho từng mặt hàng

Hoạt động mua hàng, cung ứng nguyên vật liệu của công ty được tiếnhành thành quy trình với sự tham gia, kiểm tra, giám sát đồng thời của các bộphận cung ứng, kế toán – tài vụ, bộ phận kho từ tìm kiếm nhà cung ứng đếnkhi nhập hàng và hoàn thiện các thủ tục nhập kho Từ đó, đảm bảo nguồnnguyên liệu phục vụ cho sản xuất luôn được cung ứng đúng, đủ, kịp thời vớichất lượng cao Tuy nhiên, hiện nay, công ty vẫn chủ yếu thiết lập mối quan

hệ bạn hàng truyền thống, chưa tạo được mối quan hệ chiến lược với các nhàcung cấp trên thị trường giành những ưu thế về nguồn cung ứng nguyên liệu