Hoàn thiện quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử từ thị trường Đài Loan của công ty TNHH Huy Linh

2.3.5 Làm thủ tục hải quan2.3.6 Nhận hàng và kiểm tra hàng 2.3.7 Làm thủ tục thanh toán 2.3.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian thực hiện khóa luận, em luôn nhận được sự quan tâm, hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình, quý báu của cô giáo Nguyễn Vi Lê thuộc bộ mônQuản Trị Tác Nghiệp khoa Thương Mại Quốc Tế trường Đại Học Thương Mại

Em xin bày tỏ long biết ơn sâu sắc của mình đến cô giáo Nguyễn Vi Lê, các thầy

cô và các bạn sinh viên cùng khoa

Em cũng gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Giám Đốc công ty TNHH Huy Linh cùng toàn thể các anh chị nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện, giúp đỡ

và cung cấp nguồn tài liệu cho em trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Huy Linh nhằm thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Em xin chân thành cám ơn!

Hà Nội, tháng 5 năm 2012

Sinh viên

Lý Hồng Quân

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY

TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU LINH KIỆN ĐIỆN TỬ TỪ THỊ TRƯỜNG ĐÀI LOAN CỦA CÔNG TY TNHH HUY LINH

1.1 Tính cấp thiết

1.2 Tuyên bố vấn đề nghiên cứu

1.3 Mục đích nghiên cứu

1.4 Đối tượng nghiên cứu

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.7 Kết cấu khóa luận

CHƯƠNG 2 : MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ SỞ VỀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CT TNHH HUY LINH

2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Hoạt động nhập khẩu

2.1.2 Hợp đồng thương mại quốc tế

2.2 Quy trình thực hiện hợp đồngnhập khẩu hàng hóa

2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu

2.2.2 Thuê phương tiện vận tải

2.2.3 Mua bảo hiểm

2.2.4 Làm thủ tục hải quan

2.2.5 Nhận hàng và kiểm tra hàng

2.2.6 Làm thủ tục thanh toán

2.2.7 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

2.3 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Huy Linh

2.3.1 Xin giấy phép nhập khẩu

2.3.2 Mở L/C

2.3.3 Thuê phương tiện vận tải

2.3.4 Mua bảo hiểm

2.3.5 Làm thủ tục hải quan

2.3.6 Nhận hàng và kiểm tra hàng

2.3.7 Làm thủ tục thanh toán

2.3.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CT TNHH HUY LINH

3.1 Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Huy Linh

3.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Huy Linh

3.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của CT TNHH Huy Linh.

3.2 Tình hình hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Huy Linh.

3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu.

4.1 Định hướng phát triển vấn đề nghiên cứu

4.1.1 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Huy Linh

4.1.2 Hoạt động thương mại quốc tế

4.1.3 Định hướng phát triển cho CT TNHH Huy Linh trong những năm tới

4.2 Một số đề xuất và kiến nghị

4.2.1 Đề xuất với doanh nghiệp

4.2.2 Kiến nghị với cơ quan nhà nước.

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CT TNHH Công ty trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ

3.1.1.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức

Bảng 3.2.1: Thống kê số liệu về số bộ hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu qua 3 năm 2009, 2010, 2011

Bảng 3.2.2.1: Thống kê các loại L/C được mở năm 2009

Bảng 3.2.2.2: Thống kê các loại L/C được mở năm 2010

Bảng 3.2.2.3: Thống kê các loại L/C được mở năm 2011

Bảng 3.2.4.1 Tỷ lệ hàng hóa được phân luồng xanh, vàng, đỏ năm 2009

Bảng 3.2.4.2 Tỷ lệ hàng hóa được phân luồng xanh, vàng, đỏ năm 2010

Bảng 3.2.4.3 Tỷ lệ hàng hóa được phân luồng xanh, vàng, đỏ năm 2011

Bảng 3.2.6 Thống kê số lần thanh toán gặp rủi ro

Bảng 4.1.1.1: Thống kê mặt hàng nhập khẩu chính năm 2009

Bảng 4.1.1.2: Thống kê mặt hàng nhập khẩu chính năm 2010

Bảng 4.1.1.3: Thống kê mặt hàng nhập khẩu chính năm 2011

Bảng 4.1.2.2: Bảng thống kê nhập khẩu theo thị trường ba năm liền kề 2008,2009,2010

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU LINH KIỆN ĐIỆN TỬ TỪ THỊ TRƯỜNG

ĐÀI LOAN CỦA CÔNG TY TNHH HUY LINH

1.1 Tính cấp thiết

Trong những năm gần đây nền kinh tế nước ta chuyển biển mạnh, các chínhsách kinh tế mới được ban hành Các quy định về thực hiện hợp đồng như các thủ tục liên quan đến hải quan có nhiều thay đổi hay quy trình cấp phép nhập khẩu cũng khác trước

Mục đích cuối cùng của bất kỳ doanh nghiệp nào khi kinh doanh cũng là đem lại lợi nhuận tối đa Đối với Huy Linh cũng vậy,là một công ty chuyên nhập khẩu linh kiện điện tử từ Đài Loan, mỗi tháng công ty có từ 2 đến 3 hợp đồng nhập khẩu tư Đài Loan Vấn đề đặt ra là Huy Linh cần tiến hành các bước thực hiện hợp đồng của minh một cách hiệu quả nhất, đảm bảo các các yêu cầu của hợpđồng với mức chi phí thấp nhất

Mặc dù là nhà phân phối độc quyền của AXIOMTEK tại Việt Nam Huy Linh gần như không có đối thủ cạnh tranh nhưng trong tương lai nếu không mở rộng quy mô của công ty thì vị trí độc quyền có thể sẽ mất di

1.2 Tuyên bố vấn đề nghiên cứu

Với những lý do được nêu ở phần tính cấp thiết của đề tài và chưa có đề tài nao nghiên cứu về quy trình nhập khẩu tại công ty TNHH Huy Linh nên em đã quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử từ thị trường Đài Loan của công ty TNHH Huy Linh” làm đề khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành TMQT

1.3 Mục đích nghiên cứu

- Hệ thống hóa CSLL chung về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Phân tích thực trạng tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của CT TNHH HuyLinh

- Đề xuất các giải pháp giải quyết các tồn tại trong quy trình thực hiện hợp đồng của Huy Linh

1.4 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu : các bước trong quy trình thực hiện hợp đồng của công ty TNHH Huy Linh

- Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiên điện tử từ thị trường Đài Loan của công ty TNHH Huy Linh

- Dữ liệu sơ cấp : thông qua phỏng vấn giám đốc công ty Bà Phạm Thị Kim Chung

và trưởng phòng nhập khẩu chị Tống Thị Hoài kết hợp với các thông tin trên trangweb của công ty www.huylinh.com.vn

- Thu thập dữ liệu thứ cấp : thông qua báo cáo tài chính ba năm 2009 đến 2011, bảng danh mục các linh kiện nhập khẩu của công ty và các hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử từ Đài Loan Ngoai ra còn có các quy định của Bộ công thương

và Cục hải quan về các bước khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu

1.6.2 Sử lý dữ liệu

- Dữ liệu sơ cấp : chọn lọc các thông tin liên quan đến vấn đề nghiên cứu

- Dữ liệu thứ cấp : phân tích các bước thực hiện hợp đồng của công ty TNHH HuyLinh sau đó so sánh với các quy định chuẩn mực do Bộ công thương và Cục hải quan ban hành, phân tích các số liệu trong báo cáo tài chính của công ty TNHH Huy Linh.

1.7 Kết cấu khóa luận

Về cơ bản kết cầu khóa luận gồm 4 phần chính

- Chương 1 : Tổng quan về đề tài nghiên cứu

- Chương 2 : Một số lý luận cơ sở về thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Huy Linh

- Chương 3 : Phân tích thực trang quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cong ty TNHH Huy Linh

- Chương 4 : Định hướng phát triển và một số đề xuất nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử của công ty TNHH Huy Linh

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ SỞ VỀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

CỦA CT TNHH HUY LINH 2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Hoạt động nhập khẩu

- Nhập khẩu là một hoạt động TMQT, nhập khẩu để tăng cơ sở vật chất công nghệtiên tiến hoặc để thay thế những mặt hàng khi nhập khẩu sẽ có lợi hơn sản xuất trong nước Vì vậy nhập khẩu có các vai trò sau :

+ Bổ sung cơ sở vật chất kỹ thuật cho sản xuất của nền kinh tế

+ Là đầu vào cho sản xuất và phân phối trong nước

+ Nâng cao chất lượng sản xuất trong nước cung như nâng cao chất lượng hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài

2.1.2 Hợp đồng thương mại quốc tế

Khái niệm : Hợp đồng thương mại quốc tế (HĐTMQT) là sự thỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

Chủ thể của hợp đồng TMQT là bên có trụ sở kinh doanh ở những quốc giakhác nhau Đây có thể là các hợp đồng mua bán hàng hóa (hợp đồng xuất nhập khẩu); hợp đồng gia công; hợp đồng đại lý, môi giới; hợp đồng ủy thác Đối tượng của hợp đồng là hàng hóa hoặc dịch vụ Bên bán phải giao hàng hóa, dịch

vụ cho bên mua, bên mua phải trả tiền cho bên bán một đối giá cân xứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ đã được giao

- Vai trò của hợp đồng thương mại quốc tế : la cơ sở và quy định cho cả bên

mua và bên bán thực hiện theo các bước trong hợp đồng Hợp đồng sẽ quy định nghĩa vụ của cả hai bên, đồng thời hợp đồng cũng sẽ quy định nếu bên nào không lam đúng theo hợp đồng sẽ phải có những trách nhiệm với bên kia Chính vì điều này khi hợp đồng được quy định rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên thì các tranh chấp sẽ ít xảy ra và nếu có thì việc giải quyết cũng đễ dàng hơn

- Phân loại hợp đồng thương mại quốc tế : tùy theo cách thức phân loại khác nhau hợp đồng được chia làm nhiều loại khác nhau :

+ Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng có hai loại hợp đồng ngắn hạn và hợpđồng dài hạn: Hợp đồng ngắn hạn thường được ký kết trong một thời gian tươngđối ngắn , và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa xụ của mình thì quan hệ pháp lýgiữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc Hợp đồng dài hạn có thời gian thựchiện tương đối dài mà trong thời gian đó việc giao hàng được thực hiện làm nhiềulần

+ Theo nội dung mua bán: có hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng mua bándịch vụ Hợp đồng thuê tư vấn, hợp đồng đại lý, hợp đồng môi giới, hợp đồng ủythác…là các hợp đồng mua bán dịch vụ

+ Xét theo hình thức của hợp đồng có các loại: Hình thức văn bản và hình thứcmiệng Công ước Viên 1980 (CISG) cho phép các thành viên sử dụng tất cả cáchình thức trên Ở Việt Nam, theo luật Thương mại (2005) mua bán hàng hóa quốc

tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng văn bản hoặc bằng hình thức khác cógiá trị pháp lý tương đương

+ Theo cách thức thành lập hợp đồng: Bao gồm hợp đồng một văn bản, hợp đồngnhiều văn bản Hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung muabán, các điều kiện giao dịch đã thỏa thuận và có chữ ký của hai bên Hợp đồnggồm nhiều văn bản như: Đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận củangười mua; Đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán; Đơn chàohàng tự do của người bán, chấp nhận của người mua và xác nhận của người bán;Hỏi giá của người mua, chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của ngườimua

- Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng thương mại quốc tế :

+ Nguồn luật quốc gia : mỗi quốc gia đều có nguồn luật điều chỉnh về hợp đồng thương mại quốc tế và hoạt động thương mại quốc tế và các nguôn luật điều chỉnh

ở các quốc gia khác nhau có thể khác nhau Việc chọn nguồn luật điều chỉnh tùy

thuộc vào thỏa thuận của bên bán và bên mua, không nhất thiết phải chọn nguồn luật của một trong hai quốc gia ben bán và bên mua mà có thể chọn nguôn luật điều chỉnh của một quốc gia thứ ba

+ Nguồn luật quốc tế : có công ước như công ước viên 1980, nhưng không có nghĩa tất cả các hợp đồng thương mại quốc tế đều phải tuân theo công ước viên, cũng giống như nguồn luật quốc gia, hai bên ky kết hợp đồng có thể chọn nguồn luật điều chỉnh

+ Tập quán thương mại quốc tế : điển hình là INCOTERM Incoterm không phải

là luật mà chỉ là tập quán trong thương mại quốc tế được công nhận và sử dụng phổ biến Incoterm không phai la luật rang buộc bên mua và bên bán phải tuân theo, no chỉ giúp cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng trỏ nên đơn giản hơn

2.2 Quy trình thực hiện hợp đồngnhập khẩu hàng hóa

2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý hoạtđộng nhập khẩu, vì thế sau khi ký hợp đồng doanh nghiệp phải xin giấy phép nhậpkhẩu để thực hiện hợp đồng đó Do xu thế tự do hoá mậu dịch quốc tế nhiều nước

đã giảm bớt số lượng hàng hoá cần phải có giấy phép nhập khẩu khi nhập khẩu

Ở nước ta hàng năm nhà nước thường công bố danh mục hàng hoá khi nhập khẩu phải có giấy phép nhập khẩu Danh mục hàng hoá có thể thay đổi trong năm, thường thì thay đổi từng năm

Khi hàng hoá, đối tượng của hợp đồng thuộc danh mục hàng hoá phải xin giấy phép thì doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin giấy phép, bao gồm: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch (nếu là hàng hoá quản lý theo hạn nghạch) hợp đồng uỷ thác xuất khẩu , nhập khẩu (nếu hàng hoá xuất nhập khẩu theo phương thức uỷ thác), giấy báo trúng thầu của Bộ Tài chính (nếu là hàng xuất trả nợ nước

ngoài v.v.)

2.2.2 Thuê phương tiện vận tải

Theo INCOTERM 2010 nếu doanh nghiệp nhập khẩu theo điều kiện thuộc nhóm E&F là : EXW, FCA, FAS, FOB thì doanh nghiệp sẽ phải thuê phương tiện vận tải Tùy theo mặt hang nhập khẩu và theo hợp đồng, doanh nghiệp có thể thuê phương tiện vận tải đường bộ, đường biển, đường sắt, đường hàng không vv… Trong đó tùy theo tính chất của mặt hàng mà doanh nghiệp thuê phương tiện vận tải cho phù hợp nhưng phương tiện được sủ dụng nhiều nhất là tàu biển

Thuê tàu biển:

Doanh nghiệp thường có hai phương thức thuê tàu biển đó la thuê tàu chợ và thuê tàu chuyến

Thuê tàu chợ : Thuê tàu chợ là chủ hàng (shipper) trực tiếp hay thông qua người môi giới (broker) yêu cầu chuyển tàu (ship owner) giành cho mình thuê mộtphần chiếc tàu để chuyên chở hàng hoá từ cảng này đến cảng khác

Mối quan hệ giữa người thuê với người cho thuê trong phương thức thuê tàu chợ được điều chỉnh bằng một chứng từ được gọi là vận đơn đường biển Nội dung củavận đơn đường biển do hãng tàu quy định sẵn

Quy trình thuê tàu chợ có thể khái quát thành các bước cụ thể như sau:

+ Bước 1: Chủ hàng thông qua người môi giới, nhờ người môi giới tìm tàu hỏi tàu

đề vận chuyển hàng hoá cho mình

+ Bước 2: Người môi giới chào tàu hỏi tàu bằng việc gửi giấy lưu cước tàu chợ (liner booking note) Giấy lưu cước thường được in sẵn thành mẫu, trên đó có các thông tin cần thiết để người ta điền vào khi sử dụng, việc lưu cước tàu chợ có thể cho một lô hàng lẻ và cũng có thể cho một lô hàng lớn thường xuyên được gửi Chủ hàng có thể lưu cước cho cả quý, cả năm bằng một hợp đồng lưu cuớc với hãng tàu

+ Bước 3: Người môi giới với chủ tàu thoả thuận một số điều khoản chủ yếu trongxếp dỡ và vận chuyển

+ Bước 4: Người môi giới thông báo cho chủ hàng kết quả lưu cước với chủ tàu.+ Bước 5: Chủ hàng đón lịch tàu để vận chuyển hàng hoá ra cảng giao cho tàu

+ Bước 6: Sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu, chủ tàu hay đại diện của chủ tàu

sẽ cấp cho chủ hàng một bộ vận đơn theo yêu cầu của chủ hàng Qua các bước tiếnhành thuê tàu chợ chúng ta thấy người ta không ký hợp đồng thuê tàu Khi chủ hàng có nhu cầu gửi hàng bằng tàu chợ chỉ cần thể hiện trên giấy lưu cước với hãng tàu và khi hãng tàu đồng ý nhận hàng để chở thì khi nhận hàng, hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho ngươì gửi hàng Vận đơn khi đã phát hành nghĩa là chủ tàu

có trách nhiệm thực hiện việc vận chuyển lô hàng

Thuê tàu chuyến : Thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hoá từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác Mối quan hệ giữa người chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến (C/P – Voyage Charter Party)

Trình tự các bước tiến hành thuê tầu chuyến

+ Bước 1: Người thuê tầu thông qua người môi giới (Broker) yêu cầu thuê tầu để vận chuyển hàng hoá cho mình

Ở bước này người thuê tầu phải cung cấp cho người môi giới tất cả các thông tin

về hàng hoá như: tên hàng, bao bì đóng goi, số lượng hàng, hành trình của hàng

để người môi giới có cơ sở tìm tầu

+ Bước 2: Người môi giới chào hỏi tầu

Trên cơ sở những thông tin về hàng hoá do người thuê tầu cung cấp, người môi giới sẽ tìm tầu, chào tầu thuê cho phù hợp với nhu cầu chuyên chở hàng hoá.+ Bước 3: Người môi giới đàm phán với chủ tầu

Sau khi chào hỏi tầu, chủ tầu và người môi giới sẽ đàm phán với nhau tất cả các điều khoản của hợp đồng thuê tầu như điều kiện chuyên chở, cước phí, chi xếp dỡ

+ Bước 4: Người môi giới thông báo kết quả đàm phán với người thuê tầu:

Sau khi có kết quả đám phán với chủ tầu, người môi giới sẽ thông báo kết quả đàm

phán cho người thuê tầu để người thuê tầu biết và chuẩn bị cho việc ký kết hợp đồng thuê tầu.

+ Bước 5: Người thuê tầu với chủ tầu ký kết hợp đồng

Trước khi ký kết hợp đồng người thuê tầu phải rà soát lại toàn bộ các điều khoản của hợp đồng Hai bên sẽ gạch bỏ hoặc bổ sung những điều đã thoả thuận cho phù hợp vì thuê tầu chuyến, hợp đồng mẫu mới chỉ nêu những nét chung

+ Bước 6: Thực hiện hợp đồng

Sau khi hợp đồng đã được ký kết, hợp đồng thuê tầu sẽ được thực hiện Người thuê tầu vận chuyển hàng hoá ra cảng để xếp lên tầu Khi hàng hoá đã đượcxếp lên tầu, chủ tầu hoặc đại lý của tầu sẽ cấp vận đơn cho người thuê tầu, vận đơnnày được gọi là vận đơn theo hợp đồng thuê tầu (bill of lading to charter party)

Việc thuê tàu đòi hỏi phải có kinh nghiệm, nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu Vi điều này nên các doanh nghiệp nhập khẩu thường ủy thác việc thuê tàu cho các công ty hàng hải dựa trên hợp đồng ủy thác

Có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu:

+ Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm

+ Hợp đồng uỷ thác chuyến

Chủ hàng nhập khẩu căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá vận chuyển để lựa chọn loại hình hợp đồng cho thích hợp

2.2.3 Mua bảo hiểm

Hàng hoá chuyên chở trên bất cứ phương tiện vận tải nào đều có thể xay ra rủi ro, tốn thất Vì thế việc bảo hiểm hàng là cần thiết trong hoạt động nhập khẩu

Để ký hợp đồng bảo hiểm cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm

Có 3 loại bảo hiểm:

+ Bảo hiểm mọi rủi ro

+ Bảo hiểm tổn thất riêng

+ Bảo hiểm miễn tổn thất riêng

Ngoài ra còn một số điều kiện bảo hiểm phụ và các điều kiện bảo hiểm đặc

biệt Việc lựa chọn bảo hiểm phải dựa trên các căn cứ sau:

2.2.4.1 Khai báo hải quan

Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai để cơ quan Hải Quankiểm tra hàng hoá theo các thủ tục giấy tờ Tờ khai Hải Quan phải được xuất trình cùng với một số chứng từ khác, mà chủ yếu là giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn thương mại,bảng kê chi tiết Sauk hi nhận hồ sơ, hải quan sẽ tiến hành phân luồng hàng hóa vào 3 luồng : xanh, vang, đỏ Nếu hàng hóa được phân vào luồng xanh

và vàng thì doanh nghiệp không phải xuất trinh hàng hóa

2.2.4.2 Xuất trình hàng hóa

Hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự để thuận lợi cho Hải Quan kiểm tra tại nơi quy định đối với nhưng hàng được phân vào luồng đỏ

2.2.4.3 Thực hiện các quy định của hải quan

Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá, Hải Quan sẽ ra quyết định:

+ Thông quan,

+ Cho hàng đi qua một cách có điều kiện

+ Cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế

+ Lưu kho ngoại quan

+ Hàng không được thông quan

Nếu vi phạm các quy định của Hải Quan có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự

2.2.5 Nhận hàng và kiểm tra hàng

2.2.5.1 Nhận hàng

Ơ nước ta hiện nay, theo quy định của chính phủ các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từnước ngoài vào, bảo quản hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị nhập khẩu theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng hoá đó

Đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhận ủy thác giao nhận tiến hành

+ Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về

+ Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận

+ Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận

+ Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu

+ Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu

+ Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận

+Sau đó, đem biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O.

+Mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

+Đem 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hoá để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng

Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định

- Nhận nguyên container : chủ hàng cần làm các công việc sau

+ Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng kí thủ tục hải quan

+ Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu, đóng tiền, ký quỹ, phí xếp dỡ, tiền vậnchuyển container từ cảng về kho riêng (nếu thuê xe của hãng tàu)

Đem bộ chứng từ bao gồm: D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai”, biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu, biên lai thu tiền phí lưu giữ container, đơn xin mượn container đã được chấp thuận đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép xuấtcontainer khỏi bãi Tại đây giữ một D/O Cùng nhân viên phụ trách bãi tìm

container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container và Seal (kẹp chì) Nhận hai bản

“Lệnh vận chuyển” của nhân viên kho bãi Mang toàn bộ hồ sơ đến hải quan kho bãi để nhân viên hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container và số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển Xuất container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho hải quan cổng cảng, một cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng Đến phòng giám quản, hải quan thành phố để đón hải quan đi kiểm tra Kiểm hoá xong, nếu không có vấn đề gì sẽ được xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan”

2.2.5.2 Kiểm tra hàng hóa

Những nội dung doanh nghiệp cần kiểm tra sau khi nhận hàng:

- Số lượng hàng hóa : số lượng hàng bị hỏng trong quá trinh vận chuyển, số lượng hàng còn thiếu so với hợp đồng

- Chất lượng hàng hóa : kiểm tra chất lượng hàng hóa xem có đúng theo như hợp đồng và trong qua trinh vận chuyển có làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa hay không

Tùy vào từng loại hàng hóa khác nhau doanh nghiệp sẽ phải có thêm các nội dung kiểm tra khác

2.2.6 Làm thủ tục thanh toán

2.2.6.1 Thanh toán bằng thư tín dụng L/C

Doanh nghiệp phải mở L/C Nếu hợp đồng không quy định thì thời gian mởL/C phụ thuộc vào thời gian giao hàng Thông thường L/C được mở khoảng từ 20 đến 25 ngày trước khi giao hàng

Căn cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng, dựa vào đó người nhập khẩu điền vào mẫu gọi là ” Giấy xin mở khoản tín dụng nhập khẩu ” kèm theo bảnsao hợp đồng, giấy phép nhập khẩu (nếu cần) được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi, đó là:

+ Uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về mở L/C

+ Uỷ nhiệm chi trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C

2.2.6.2 Thanh toán bằng phương thực nhờ thu

Nếu hợp đồng mua bán quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng đơn vị kinh doanh hàng xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việcthu đòi tiền Lúc này doanh nghiệp nhập khẩu sẽ thanh toán tiền hàng cho ngân hàng

2.2.6.3 Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền

Khi nhận được hàng do bên bán gửi và chứng từ ở ngân hàng chuyển về, đến thời hạn quy định thì doanh nghiệp nhập khẩu phải viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền trả bên xuất khẩu

2.2.7 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Trong quá trinh kiểm tra hàng nhập nếu thấy thiếu, hỏng hóc vượt quá những quy định trong hợp đồng, doanh nghiệp nhập khẩu cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để tránh trường hợp quá thời gian khiếu nại Đối tượng khiếu nại của doanh nghiệp có thể là:

- Người bán : nếu người bán vi phạm hợp đồng như không giao đủ hàng, giao hang sai chủng loại sai bao bì vv…

- Người vận tải : nếu lý do tổn thất hàng hóa là do người vận tải gây nên trong quá trình vận chuyển

- Công ty bảo hiểm : tổn thất do các lý do bất khả kháng như thiên tai và doanh nghiệp đã mua bao hiểm trong những trường hợp này

Ngoài ra không chỉ người nhập khẩu mới có quyền khiếu nại, người xuất khẩu cũng có quyền khiếu nại nếu người mua nhận hàng chậm làm tổn thất cho bên bán Trong trường hợp này nếu lỗi thuộc về doanh nghiệp nhập khẩu thì doanhnghiệp nhập khẩu cần tìm cách sử lý hợp lý nhất tránh thiệt hại cho bên mình Nếubên mua xem xét khiếu nại của bên bán là không hợp lý thì cả hai bên phải nghiêmtúc xem xét lại vấn đề,phân tích rõ trach nhiệm của từng bên và bên mua phải khéo léo chứng minh được mình không có lỗi Đây là một công tác rất khó và tế nhị, đòi hỏi người thực hiện công vụ có trình độ nghiệp vụ giỏi, có tác phong ngoại giao khéo léo, lập luận vững vàng và có sức thuyết phục

Nếu tranh chấp xảy ra mà các bên không thể tự giải quyết thì có thể nhờ đến sự phán quyết của Hội đồng trọng tài mà hai bên đã chỉ định trong hợp đồng

Bộ hồ sơ kiện phải có đủ các chứng từ đã được lập trong hồ sơ khiếu nại, thư khiếu nại và trả lời thư khiếu nại của các bên và đơn kiện

2.3 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Huy Linh

Khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử từ thị trường Đài Loan công ty TNHH Huy Linh chủ yếu sử dụng điều kiện giao hàng FCA, hàng được vận chuyển bằng đường hàng không nên quy trình thực hiện hợp đồng của công ty TNHH Huy Linh như sau :

2.3.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Các mặt hàng linh kiện nhập khẩu của công ty TNHH Huy Linh chủ yếu được chia ra làm hai nhóm:

Nhóm 1 : Các linh kiện được nhập khẩu phục vụ cho Quân Đội và Công An Những linh kiện này thường chỉ nhập với số lượng rất ít, đối với nhóm các linh kiện này không nằm trong giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty nên khi nhậpkhẩu công ty sẽ phải xuất trình giấy xác nhận của đơn vị Quân Đội hoặc Công An.Trong giấy xác nhận chỉ cần ghi rõ tên linh kiện, số lượng Khi đã có giấy xác nhận công ty sẽ được Bộ Công Thương cấp giấy phép nhập khẩu, không cần thôngqua Cục viễn thông

Nhóm 2 : Các linh kiện công ty nhập khẩu phục vụ hoạt động lắp ráp và phân phốitrong nước Đối với nhóm linh kiện này công ty phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu và giấy chứng nhận hợp chuẩn hợp quy như các linh kiện điện tử thông thường

Bộ hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu của công ty bao gồm:

- Đơn xin cấp phép nhập khẩu theo quy định của bộ Công Thương

- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh

- Bản sao hợp đồng thể hiện rõ tên và số lượng hàng nhập khẩu

Bộ hồ sơ này sẽ được gửi đến Cục viễn thông Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ Cục viễn thông sẽ cấp phép nhập khẩu cho công ty

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc từ chối cấp phép, Cục viễn thông sẽ trả lời bằng văn bản

Bộ hồ sơ xin giấy chứng nhận hợp chuẩn hợp quy bao gồm :

-Đơn xin giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn

-Các thông tin chi tiết liên quan đến linh kiện, tiêu chuẩn chất lượng của sản đã được cấp phép ở Đài Loan (nếu có)

Bộ hồ sơ cũng được gửi đến Cục viễn thông Trong vòng 10 ngày làm việc

kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ Cục viễn thông sẽ cấp giấy phép chứng nhận chất lượng Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoăc không được cấp phép, Cục viễn thông

sẽ gửi thông báo bằng văn bản

2.3.2 Mở L/C

Các hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử từ thị trường Đài Loan của công

ty TNHH Huy Linh đều thanh toán bằng phương thức L/C Để mở L/C công ty phải đến ngân hàng xin mở L/C Các bước mở L/C như sau :

-Sau khi hợp đồng được ký kết, nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ soạn thảo đơn xin mở L/C theo quy định của ngân hàng

-Sau đó bản thảo đơn xin mở L/C được thông qua giám đốc công ty

-Nếu bản thảo được phê duyệt sẽ được chuyển đến phòng kế toán và nhân viên phòng kế toán đến ngân hàng tiến hành thủ tục mở L/C sau đó nhận L/C gốc

2.3.3 Thuê phương tiện vận tải

Do công ty nhập hàng theo điều kiện giao hàng FCA nên việc thuê máy baytrở hàng do bên bán chiu trách nhiệm, công ty TNHH Huy Linh chỉ phải thuê phương tiện vận tải chở hàng từ sân bay về kho của công ty Các bước thêu

phương tiện vận tải của công ty: