337 Phân tích, đánh giá và các giải pháp nâng cao hiệu quả tuyển dụng nhân sự tại TROPICDANE Việt Nam

337 Phân tích, đánh giá và các giải pháp nâng cao hiệu quả tuyển dụng nhân sự tại TROPICDANE Việt Nam

Trang 1

===========================================================

MỤC LỤC XUW

Phần mở đầu

Phần nội dung chính

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

1 Tầm quan trọng của việc tuyển dụng nhân sự 4

2 Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến việc tuyển dụng nhân viên

3 Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên 6

4 Quy trình tuyển dụng nhân viên

==========================================================

Trang 2

===========================================================

4.2.5 Khám sức khỏe và quyết định tuyển dụng

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG

TY TROPICDANE VIỆT NAM

1 Những nét chính về công ty Tropicdane Việt Nam

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 27

1.3 Cơ cấu tổ chức công ty

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự 31 1.3.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban khác 32

2 Phân tích và đánh giá công tác tuyển dụng tại công ty Tropicdane

2.1 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng tại Tropicdane

Việt Nam

2.2 Đánh giá những tồn tại trong công tác tuyển dụng tại Tropicdane Việt

2.2.1 Công tác tuyển dụng tại Tropicdane chưa được đầu tư đúng mức 42 2.2.2 Xác xuất sai lầm trong quyết định tuyển dụng cao 47 2.2.3 Các phòng ban không tuân thủ theo quy trình tuyển dụng 49 2.2.4 Chưa khai thác ưu điểm của phương pháp trắc nghiệm trong công tác

==========================================================

1.2.2 Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc 56

2 Hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại Tropicdane 59

3 Bồi dưỡng kỹ năng phỏng vấn cho đội ngũ cán bộ tuyển dụng và cán bộ

==========================================================

Trang 4

===========================================================

PHẦN MỞ ĐẦU

› Đặt vấn đề

Sự biến động mạnh mẽ của môi trường kinh doanh, tính chất khốc liệt của cạnh tranh … tất cả đã tạo ra một sức ép lớn đòi hỏi các nhà quản trị phải có các quan điểm mới, lĩnh hội được những phương pháp mới và nắm vững được những kỹ năng mới về quản trị con người Trong bối cảnh này, vai trò của quản trị nguồn nhân lực ngày càng được đề cao Suy cho cùng, một công ty thành công hay không cũng do chính sách dùng người, trong đó việc tuyển dụng người có năng lực, bố trí họ vào công việc hoặc chức vụ phù hợp là tiền đề cơ bản của thuật dùng người

Tropicdane Việt Nam là công ty 100% vốn nước ngoài của Đan Mạch, chuyên về mặt hàng gốm sứ và đồ gỗ gia dụng Tiền thân Tropicdane chỉ là một văn phòng đại diện được thành lập từ năm 1989, trong suốt quá trình họat động cho đến nay công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty chưa thực sự ổn định và đi vào nề nếp Trong bối cảnh chuyển đổi hình thức đầu tư và tình hình mở rộng sản xuất kinh doanh tại công ty trong những năm gần đây thì nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự càng trở nên cấp thiết Thực tế cho thấy, trong công tác tuyển dụng tại công ty còn nhiều điều bất cập cần phải tìm hiểu và phân tích nguyên nhân để tìm ra hướng đi phù hợp Đó chính là lý do tôi mạnh dạn chọn đề tài “ Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Tropicdane Việt Nam” với hy vọng góp phần nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng tại đơn vị

==========================================================

Trang 5

===========================================================

› Mục tiêu nghiên cứu:

Trước tiên luận văn sẽ khái quát lý thuyết về tuyển dụng nhân sự , một nội dung quan trọng của hoạt động quản trị nguồn nhân lực Tiếp theo sẽ đi vào phần phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tuyển dụng tại công ty Tropicdane Việt Nam Lý thuyết và thực tế chính là nền tảng

cơ bản của những giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Tropicdane Việt Nam, đó mới chính là mục tiêu chủ đạo mà đề tài hướng đến

› Phạm vi nghiên cứu:

Quản trị nguồn nhân lực là một lĩnh vực rộng lớn bao gồm nhiều hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, bố trí việc làm, trả công lao động, khen thưởng - kỷ luật … Phạm vi nghiên cứu của đề tài thu gọn trong khuôn khổ hoạt động tuyển dụng tại công ty Tropicdane Việt Nam, là đơn vị mà người viết hiện đang công tác Những quan điểm và giải pháp được đề cập trong trong luận văn này dựa trên cơ sở nghiên cứu lý luận, những bài học kinh nghiệm và thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Tropicdane Việt Nam

› Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài sử dụng phương pháp thống kê, thu thập các thông tin sơ cấp và thứ cấp Từ các số liệu thực tế đã được tổng hợp, xử lý sẽ đi vào phân tích, đánh giá thực trạng Ngoài ra, luận văn còn sử dụng những kiến thức

cơ bản từ bộ môn tâm lý học quản lý nhằm làm sáng tỏ, phong phú thêm nội dung trình bày

==========================================================

Trang 6

===========================================================

› Khung nghiên cứu:

Chúng ta có thể hình dung sơ bộ khung nghiên cứu theo sơ đồ sau

Mục tiêu nghiên cứuĐặt vấn đề

Tổng quan lý thuyết về hoạt

động tuyển dụng

Thu thập thông tin ( sơ cấp, thứ cấp)

Phân tích, đánh giá thực trạng họat động tuyển

dụng tại Tropicdane Việt Nam

Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tuyển dụng tại Tropicdane Việt Nam

==========================================================

Trang 7

===========================================================

“CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY

TROPICDANE VIỆT NAM”

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

1 Tầm quan trọng của việc tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là một hoạt động quan trọng trong quản trị nhân sự Một công ty dù có một khối tài sản lớn, máy móc thiết bị hiện đại, ban giám đốc đề ra các chiến lược cạnh tranh năng động … nhưng các thành viên trong công

ty lại được bố trí vào những công việc không phù hợp với khả năng, năng khiếu, kiến thức và chuyên môn của họ chắc chắn công ty ấy sẽ thất bại Ông bà ta thường có triết lý : “ thiên thời, địa lợi, nhân hòa” Muốn yếu tố “ nhân” ở đây được “hòa” đòi hỏi chúng ta phải biết “ thuật chọn người” và “ thuật dùng người” Tuyển dụng người có khả năng và bố trí họ vào chức vụ hoặc công việc thích hợp với họ là tiền đề cơ bản của “ thuật dùng người ” vốn thường được các nước Âu -Mỹ tóm gọn trong câu “the right man in the right place at the right time” , điều này có nghĩa là chọn đúng người, bố trí họ đúng vị trí vào đúng thời điểm cần thiết

2 Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến việc tuyển dụng nhân viên 2.1 Môi trường bên trong

Tuyển dụng nhân viên là cả một quá trình không đơn giản như chúng ta thường nghĩ Không những nghiệp vụ này đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên

==========================================================

Trang 8

===========================================================

môn một cách khoa học mà còn tùy thuộc vào chiến lược nhân sư,ï định

hướng viễn cảnh của công ty

Tuyển mộ là tập trung các ứng viên lại, còn tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng viên ấy ai là người hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công

ty

Phẩm chất của nhân viên luôn luôn là yếu tố quan trọng Nhưng yếu tố này

đôi khi có thể được xem nhẹ bớt đi khi các điều kiện về thời gian và tài chính không cho phép thực hiện một cách có quy mô Nếu tuyển mộ nhân viên là một quá trình quan trọng và tốn kém thì việc tuyển lựa nhân viên còn quan trọng và tốn kém hơn nhiều vì nó đòi hỏi phải có thời gian, sức lực, trình độ và khả năng tài chính

Yếu tố phẩm chất có thể chia ra làm nhiều phạm trù Nó tùy thuộc vào việc nhà quản trị cần loại phẩm chất gì nơi người sắp được tuyển dụng Chẳng hạn như nếu kỹ năng về thương mại là điều kiện tiên quyết, thì phương pháp lựa chọn khác hẳn Có những công việc đòi hỏi kỹ năng, nhưng có công việc khả năng học hỏi là quan trọng nhất, cũng có những công việc mà yếu tố nhân cách là quan trọng nhất Có những công việc mà sự dẻo dai chịu đựng lại là yếu tố quan trọng nhất Trong nhiều trường hợp, có những việc làm đòi hỏi phải phối hợp hai hay nhiều yếu tố nêu trên

Như vậy, việc tuyển chọn nhân viên là lựa chọn những người phù hợp với tính chất của từng loại công việc Những người bị loại không có nghĩa là người xấu, không sử dụng được, mà bởi vì họ không thích hợp với tính chất công việc mà ta cần Khả năng con người chỉ phát huy mạnh nếu bố trí họ vào làm những công việc thích hợp

==========================================================

Trang 9

===========================================================

Việc tuyển chọn còn bị ảnh hưởng bởi bầu không khí văn hóa của công ty

Một công ty có bầu không khí năng động, chắc chắn các cấp quản trị sẽ tuyển chọn những người có đầu óc thông minh, có tham vọng và nhất là năng động và có sáng kiến

Việc tuyển chọn còn bị ảnh hưởng bởi phản ứng của công đoàn Chắc chắn công đoàn sẽ phản ứng nếu các cấp quản trị tuyển chọn không bình đẳng hoặc phân biệt đối xử Điều này chưa xảy ra nhiều tại nước ta, nhưng trong tương lai điều này chắc chắn sẽ xảy ra

2.2 Môi trường bên ngoài

Đó là các yếu tố như khung cảnh kinh tế, dân số/ lực lượng lao động, luật lệ của nhà nước, văn hóa - xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng, và chính quyền - đoàn thể

Chẳng hạn như Nhà nước yêu cầu phải ưu tiên tuyển chọn thanh niên xuất ngũ Trong trường hợp này công ty phải ưu tiên tuyển chọn các thanh niên xuất ngũ nếu họ có cùng trình độ, và hội đủ các điều kiện bằng các ứng viên khác Thí dụ khác, nếu thị trường hiện nay đang rất khan hiếm một loại chuyên viên kỹ thuật nào đó, một mặt công ty không thể áp dụng kỹ thuật tuyển chọn như khi áp dụng đối với các ứng viên theo thông lệ, mặt khác công ty phải “chộp lấy” cơ hội tuyển chọn chuyên viên này ngay Nếu không đối thủ cạnh tranh sẽ “phỗng tay trên” mất…

3 Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên

Các tiêu chuẩn để tuyển chọn nhân viên cần phải dựa trên chiến lược sử

dụng nhân sự, định hướng viễn cảnh của công ty, và bầu không khí văn hoá

==========================================================

Trang 10

===========================================================

của công ty Việc tuyển chọn nhân viên cần phải dựa trên các tiêu chuẩn sau

đây:

- Khả năng nhân cách

- Khả năng chuyên môn

- Khả năng giao tế

- Khả năng lãnh đạo (nếu tuyển chọn cấp quản trị)

Do đó, chúng ta không cần chú ý đến các dữ liệu khác không phù hợp với định hướng viễn cảnh của công ty như phân biệt quốc tịch, chủng tộc, giới tính hay tôn giáo của ứng viên Các tiêu chuẩn còn tùy thuộc vào tính chất của từng công việc cụ thể

Xét một các tổng quát, nếu công ty muốn tuyển ứng viên vào các chức vụ càng cao bao nhiêu càng đòi hỏi ứng viên phải có kỹ năng quản trị rộng và bao quát bấy nhiêu Ngược lại, ứng viên muốn ứng cử vào chức vụ càng thấp bao nhiêu càng đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng kỹ thuật, nghiệp vụ chuyên môn chuyên sâu bấy nhiêu Kỹ năng quản trị bao gồm kỹ năng nhận thức và kỹ năng giao tế Hình 1 sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát

Cấp cao Kỹ năng quản trị

Cấp trung Kỹ năng kỹ thuật Cấp thấp Nghiệp vụ chuyên môn Nhân viên

Hình 1: Các tiêu chuẩn thuộc về kỹ năng

Riêng đối với các cấp quản trị, các tiêu chuẩn tuyển chọn cao hơn Chẳng hạn như trưởng phòng / Giám đốc đối ngoại cần phải hội đủ các tiêu chuẩn như được minh họa trong hình 2 dưới đây

==========================================================

Trang 11

===========================================================

Ví dụ:

Người lãnh đạo bộ phận đối ngoại

Khả năng cá nhân

- Khả năng đưa ra mục tiêu

- Khả năng giải quyết vấn đề

- Khả năng làm gương

- Khả năng quản trị nguồn tài

Khả năng lãnh đạo

Hình 2: Danh sách những yêu cầu về khả năng và yêu cầu về vai trò quan trọng

nhất đối với người lãnh đạo bộ phận đối ngoại của một doanh nghiệp (Nguồn: tác giả Martin Hilb)

Người lãnh đạo bộ phận đối ngoại phải là con người có phẩm chất của nhà doanh nghiệp và có tính nhân bản (có đầu óc sáng suốt, trái tim nhiệt huyết, và đôi bàn tay năng động)

ƒ Khả năng cá nhân

ƒ Khả năng chuyên môn

==========================================================

Trang 12

===========================================================

ƒ Khả năng giao tế

ƒ Khả năng lãnh đạo

Những hướng này phù hợp với viễn cảnh và được tiếp tục sắp xếp theo từng

vị trí, chúng được coi là những mục tiêu đã được ấn định trước đối với mỗi cuộc nói chuyện với những người xin việc

4 Quy trình tuyển dụng nhân viên

Hình 3 sẽ cho chúng ta một cái nhìn tổng quát tiến trình tuyển chọn nhân viên Đây là tiến trình cơ bản có tính cách quốc tế Tuy nhiên tiến trình này còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố bên ngoài và bên trong Do đó có nhiều trường hợp phải bỏ bớt một vài giai đoạn nào đó hoặc đảo lộn thứ tự

MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG

Xét hồ sơ xin việcTrắc nghiệmPhỏng vấn sơ bộPhỏng vấn kỹ (sâu)Sưu tra lý lịchQuyết định tuyển chọnKhám sức khỏe

Tuyển dụng bổ nhiệm

ỨNG VIÊN

BỊ LOẠI

==========================================================

Trang 13

===========================================================

Hình 3 phác họa tiến trình tuyển chọn tám bước Đó là tiến trình tuyển chọn

nhân viên một cách chính thức Tuy nhiên, trước khi bước vào giai đoạn này, các công ty chuẩn bị rất chu đáo Do đó, chúng ta có thể chia ra làm hai giai đoạn

trong việc tuyển chọn nhân viên

4.1 Giai đoạn chuẩn bị

Trước khi tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên, các công ty chuẩn bị rất kỹ Ngoài những chuẩn bị có tính cách vật chất như tiền bạc, phòng ốc, các mẫu trắc nghiệm, phỏng vấn, các công ty rất chú trọng đến bản mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc

Nhờ có bản mô tả này mà cấp quản trị biết sẽ cần loại ứng viên có những tiêu chuẩn nào Và cũng nhờ nó mà các chuyên gia sẽ soạn thảo các mẫu trắc nghiệm, các mẫu phỏng vấn thích hợp

Như vậy, trước khi tiến hành tuyển lựa chính thức, điều quan trọng là công ty phải làm bản mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc nếu công ty chưa có bảng này, hoặc công ty phải rà xét lại bản mô tả này xem có đáp ứng với tình hình mới hay không

4.2 Giai đoạn chính thức

4.2.1 Giai đoạn xem xét hồ sơ xin việc

Bước đầu tiên trong tiến trình tuyển chọn bao gồm việc xem xét hồ sơ xin việc do chính ứng viên tự thiết kế hoặc mẫu đơn do công ty soạn thảo Phòng nhân sự sẽ đánh giá xem ứng viên có phù hợp với nhu cầu của công ty không Chúng ta có thể sơ bộ nghiên cứu hồ sơ xin việc căn cứ theo hai tiêu chuẩn sau đây: hình thức của đơn xin và nội dung của đơn xin

==========================================================

Trang 14

===========================================================

Về hình thức của đơn xin việc cần xem xét các yếu tố như trình bày sạch sẽ, rõ ràng, có logic, chữ viết, cách sử dụng từ, cách hành văn… Chỉ nên áp dụng để tuyển lựa các nhân viên hành chính hoặc nghiệp vụ nghiên cứu Đối với công nhân cơ khí hoặc tạo vụ khác nhiều khi kết quả ngược lại Nhiều người thợ làm giỏi nhưng khi viết thì lại chẳng ra gì Cũng có người nói rất hùng biện lưu loát (chọn người bán hàng) nhưng viết văn lại không hay nếu không nói là dở

Về nội dung của đơn xin tuyển dụng, ta có thể phân tách kỹ xem ứng viên nào đạt được mức độ tiêu chuẩn gần nhất với công việc mà ta muốn tuyển như đã trình bày trên đây Đó là các tiêu chuẩn trình độ học vấn, trình độ chuyên môn hay kỹ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác, giới tính, tình trạng gia đình, tình trạnh nghĩa vụ quân sự và hạnh kiểm (đương sự đính kèm các giấy khen, bằng khen…)

4.2.3 Sử dụng phương pháp trắc nghiệm

Phương pháp trắc nghiệm ra đời vào cuối thế kỷ 19 Tuy nhiên, trắc nghiệm về các khả năng tâm sinh lý vẫn còn ít được sử dụng trước thế chiến thứ nhất Nhưng đến thế chiến thứ 2, các phương pháp trắc nghiệm được áp dụng cho các lực lượng quân đội Cũng trong thời gian này các ngành kỹ nghệ cũng bắt đầu các chương trình trắc nghiệm Tuy nhiên nhiều chương trình thất bại vì khó quản trị các trắc nghiệm cho các nhóm đông người

; Mục đích của trắc nghiệm

Phương pháp này có rất nhiều mục đích tuỳ theo người sử dụng vạch ra Riêng trong lĩnh vực quản trị nhân viên, việc áp dụng phương pháp này không ngoài mục đích tuyển dụng người thích hợp với công tác được giao và nhờ thế công ty sẽ đạt được kết quả như sau:

==========================================================

Trang 15

===========================================================

• Giảm bớt chi phí về huấn luyện vì khi biết năng khiếu của họ, công ty chỉ việc phát triển khả năng đó lên chứ không phải huấn luyện người mà ta không biết họ có năng khiếu gì

• Giảm thiểu những rủi ro trong kinh doanh do sơ sót, yếu kém của nhân viên

• Rút ngắn thời gian tập sự của nhân viên

• Nhân viên được thăng thưởng một cách hợp lý

• Nhân viên được giao cho việc đúng khả năng

• Giảm bới tình trạng nhân viên tự ý nghỉ việc hoặc buộc thôi việc do không thích hợp với công việc

; Giới hạn của phương pháp trắc nghiệm

Mức độ hiệu quả của phương pháp trắc nghiệm tăng hay giảm đều tùy thuộc vào chương trình được hoạch định và chuyên viên phụ trách

Để trắc nghiệm nhân viên, chương trình hoạch định phải rất chính xác và có khả năng tạo ra hiệu năng cao Nhằm mục đích phát huy trình độ hữu dụng, phương pháp trắc nghiệm có thể gồm những bài viết, khẩu vấn, hay những dụng cụ thích hợp…

Phương pháp trắc nghiệm sẽ trở nên vô hiệu cho bất cứ công ty nào chỉ biết áp dụng nó một cách máy móc và vô ý thức Vì lý do đó, sự hiện diện của các chuyên viên trắc nghiệm không phải là không cần thiết Một chuyên viên trắc nghiệm nên biết:

• Những vấn đề của công ty

• Tình hình và cách điều hành của các vị chỉ huy

• Khung cảnh của công ty

• Những mối tương quan của các nhóm người làm việc trong công ty

• Những dữ kiện liên hệ đến chức vụ hay công việc mà công ty đang tuyển…

==========================================================

Trang 16

===========================================================

Một chuyên viên trắc nghiệm phải tế nhị, cũng như cần phải có kiến thức tổng quát Ngoài ra, các chuyên viên trắc nghiệm cần phải hội đủ một số yêu cầu sau đây:

• Có những chứng chỉ chuyên môn để chứng minh cho sự hiểu biết về lý thuyết và thực hành

• Thuộc về một lớp tuổi nào đó để có thể hiểu con người nói chung một cách khá vững chắc

• Có uy tín hay thanh danh

• Có tính tình thích ứng với công việc giao phó

Mặc dù phương pháp trắc nghiệm đã thực sự được ứng dụng hơn một thế kỷ nay, nhưng hiện nay cũng chưa có một loại trắc nghiệm nào hay một chương trình trắc nghiệm nào được xem là hoàn hảo Cho nên, phương pháp trắc nghiệm chỉ có một giá trị tương đối và cần phải phối kiểm với các phương pháp khác như phỏng vấn, sưu tra, quan sát… nếu muốn đi đến những kết luận chính xác

• Một bài thi trắc nghiệm cuả bất kỳ một ứng viên nào dù đạt được ở mức độ cao điểm nhất cũng chưa chắc đưa đến một sự suy đoán chính xác hoàn toàn về khả năng, tài khéo léo, bản tính … của ứng viên đó

• Phương pháp trắc nghiệm không cho biết tại sao ứng viên đã đạt được một số điểm nào đó, nhưng phương pháp này chỉ cho biết rằng ứng viên đã đạt được số điểm đó thôi

• Phương pháp trắc nghiệm chỉ mang lại kết quả tốt khi nào những dữ kiện mà ứng viên cung cấp phải rõ ràng và tương đối chính xác

• Tùy trình độ của người viết trắc nghiệm

Hiện nay để giúp cho nghiệp vụ trắc nghiệm trở nên dễ dàng hơn và đạt được

==========================================================

Trang 17

===========================================================

kết quả tốt đẹp, một số các viện đại học cũng như những trung tâm chuyên nghiệp trên thế giới đã soạn ra những bài thi trắc nghiệm thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau để cung cấp cho những tổ chức hay những xí nghiệp

; Các phương pháp trắc nghiệm

Dù cho thể thức thi trắc nghiệm là cá nhân hay nhóm, những bài thi trắc nghiệm tâm lý thường áp dụng một trong ba phương cách sau đây:

y Bút vấn trắc nghiệm

y Khẩu vấn trắc nghiệm

y Trắc nghiệm bằng máy móc, hình vẽ, đồ chơi và những dụng cụ liên lạc

khác

; Phân loại trắc nghiệm

Hiện nay có nhiều loại trắc nghiệm đang được áp dụng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, ở trong quân đội cũng như trong những tổ chức tư doanh hay công sở, dù có mục đích thương mại hay không Đó là những loại trắc nghiệm sau đây:

™ Trắc nghiệm kiến thức tổng quát

™ Trắc nghiệm tâm lý

™ Trắc nghiệm về mức độ thông minh

™ Trắc nghiệm về cá tính

™ Trắc nghiệm về khả năng chuyên môn và năng khiếu

™ Trắc nghiệm khả năng vận dụng đầu óc vào cơ bắp

™ Trắc nghiệm khả năng nhận thức

™ Trắc nghiệm sở thích về nghề nghiệp

™ Trắc nghiệm sử dụng thuốc

™ Trắc nghiệm công việc mẫu cụ thể

==========================================================

Trang 18

===========================================================

4.2.6 Giai đoạn phỏng vấn sơ bộ

Sau khi các hồ được xem xét sơ bộ và ứng viên đã đạt cuộc thi trắc nghiệm, công ty sẽ thông báo cho các ứng viên được chọn đến tham dự các giai đoạn tuyển lựa kế tiếp Đây là lần đầu tiên ứng viên được tiếp xúc với công ty một cách chính thức, do đó các tiếp viên cần phải tế nhị, tránh cho ứng viên e dè, không thoải mái hoặc có cảm tưởng xấu về công ty… Chính quan niệm chu đáo này đã làm cho nhiều công ty có cơ hội thu hút được những ứng viên có khả năng

Đây là giai đoạn sơ khởi để loại các ứng viên không đủ yêu cầu Sau khi phỏng vấn về cá tính và nhân cách phỏng vấn viên có thể hỏi thẳng một số câu hỏi về chuyên môn một cách tổng quát Chẳng hạn như hỏi ứng viên về kinh nghiệm và trình độ về marketing theo nhu cầu của công ty, ứng viên tỏ ra không có trình độ cũng như không có kinh nghiệm, phỏng vấn viên sẽ loại người này ngay

Tuy nhiên cũng có khi ứng viên có trình độ hoặc kinh nghiệm về một lĩnh vực không phải là lĩnh vực mà công ty cần tuyển chọn Phỏng vấn viên giỏi có thể chuyển ứng viên này sang một bộ phận sắp đang cần người hoặc sẽ tuyển đợt sau, chứ không loại ngay

Thực hiện tốt giai đoạn này như thế không những xây dựng thiện ý cho công

ty mà còn tối đa hoá hiệu quả của việc tuyển mộ và tuyển chọn

4.2.7 Giai đoạn phỏng vấn sâu

Phỏng vấn là một phương pháp thông dụng nhất trong nghiệp vụ tuyển chọn của bất cứ một xí nghiệp hay tổ chức nào Khác với phương pháp trắc nghiệm,

==========================================================

Trang 19

===========================================================

phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chính thức đều được sử dụng để chọn lựa một ứng viên thích hợp, dù ứng viên này sẽ đảm nhiệm một chức vụ hay một công việc nào từ cấp thấp nhất trong xí nghiệp (thí dụ: tài xế, lao động chân tay …) cho đến cấp chỉ huy (giám đốc…)

Phương pháp phỏng vấn không phải là một phát minh mới lạ trong kỹ thuật chọn lựa nhân viên Các xí nghiệp hay một tổ chức nào đó dù có mục đích thương mại hay không, dù được thiết lập ở bất cứ một quốc gia nào, đều chấp nhận rằng phỏng vấn đã được áp dụng một cách rộng rãi và là một phương tiện hữu hiệu

; Mục đích của phương pháp phỏng vấn

Trong cuộc phỏng vấn sơ bộ thì phỏng vấn viên chỉ tìm hiểu xem ứng viên có cá tính và nhân cách phù hợp với công việc hay không, chứ chưa đi sâu vào chuyên môn Ngoài ra, trong cuộc tiếp xúc sơ bộ này, phỏng vấn viên tìm cách cung cấp cho ứng viên những tin tức đầy đủ liên hệ đến công ty như ngành hoạt động, cơ sở, nhiệm vụ mà ứng viên sẽ phải thi hành, những điều kiện làm việc, nguyên tắc thăng thưởng, quyền lợi phụ trội… Trái lại trong kỳ phỏng vấn sâu chính thức này, nghĩa là sau khi ứng viên đã trải qua đa số các thủ tục tuyển chọn, công ty muốn phối kiểm lại tất cả các dữ kiện mà ứng viên đã cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trong suốt các giai đoạn lựa chọn Ngoài ra công

ty có thể yêu cầu ứng viên bổ túc một số tài liệu còn thiếu để cho ứng viên có thể chứng minh được sự trung thực của mình

Ngoài mục đích nêu trên đây, cuộc phỏng vấn chính thức lần này còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng khác sau đây:

==========================================================

; Ai phụ trách phỏng vấn?

Mỗi công ty xí nghiệp áp dụng chính sách khác nhau trong việc cử người phụ trách phỏng vấn Nhìn chung, việc quyết định cử ai phụ trách phỏng vấn tùy thuộc vào loại công việc hoặc chức vụ mà ứng viên sẽ đảm trách sau này Phỏng vấn viên có thể là:

; Vai trò của phỏng vấn viên

y Chuẩn bị cuộc phỏng vấn

Để cho cuộc phỏng vấn đạt kết quả tốt đẹp, phỏng vấn viên thường phải thực hiện những điểm sau đây để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn:

Trước tiên cần phải chú giải hồ sơ Hồ sơ gồm có đơn xin việc của ứng viên,

==========================================================

Trang 21

===========================================================

sơ yếu lý lịch, và học bạ Nghĩa là phỏng viên phải ghi ra những điểm thắc mắc của mình đối với ứng viên bởi vì cần phải làm rõ một số điểm thì công việc phỏng vấn mới khách quan được Chẳng hạn như một thay đổi bất ngờ trong chiều hướng làm việc của ứng viên, một chi tiết xấu xuất hiện trong học bạ, sự chênh lệch về lương bổng đối với hai công việc làm khác nhau của ứng viên… Dĩ nhiên việc chú giải những điểm nghi ngờ, khó hiểu phải được thực hiện ngay sau khi nhận hồ sơ xin việc của ứng viên

Ngoài ra, phỏng vấn viên phải chuẩn bị những tài liệu và vật dụng để trình bày cho ứng viên xem như khế ước, hình ảnh, phiếu điều kiện làm việc, những chi tiết liên hệ đến công ty mà ứng viên cần biết… Đọc kỹ lại những hồ sơ để có một khái niệm tổng quát về một ứng viên trước khi phỏng vấn

y Không khí buổi phỏng vấn

Cuộc phỏng vấn phải có tính cách theo hai chiều, nghĩa là ứng viên đến dự không phải chỉ để bị nhận xét, mà ngược lại ứng viên đến là để thăm dò cũng như tìm hiểu về công ty và những điều kiện làm việc của công ty

Đôi khi, vì phỏng vấn viên là người có kinh nghiệm hay kiến thức tổng quát kém hơn ứng viên, do đó những câu hỏi quá dở của phỏng vấn viên vô tình tạo cho ứng viên nhiều khó chịu Điều này sẽ đào sâu hố ngăn cách giữa hai người, làm cho ứng viên có ý niệm xấu về công ty và đôi khi ứng viên sẽ không còn ý muốn vào làm việc với công ty nữa

Ngược lại nếu phỏng vấn viên là một người tài năng, có trình độ hiểu biết quá cao và thường đặt ra những câu hỏi khó khăn để xem phản ứng của ứng viên

ra sao Điều này phỏng vấn viên vô tình làm cho ứng viên lúng túng, sợ sệt, và

==========================================================

Trang 22

===========================================================

từ khởi điểm này phỏng phấn viên đã tạo cho ứng viên một mặc cảm tự ti

Do đó buổi phỏng vấn phải rất thoải mái, cả phỏng vấn viên và ứng viên không nên làm việc trong một tình trạng căng thẳng Sau đây là những điểm cần lưu ý:

- Phỏng vấn viên phải điều hướng như thế nào để ứng viên có dịp đặt ra những câu hỏi, vì đa số các ứng viên đều có khuynh hướng thụ động, họ chỉ trả lời hơn là đặt câu hỏi

- Phỏng vấn viên không nên tiếp đón ứng viên trong phòng làm việc của ông ta vì như vậy ứng viên sẽ có cảm tưởng e dè, sợ sệt … vì khung cảnh phòng làm việc của phỏng vấn viên có thể chứng minh phần nào uy quyền của ông ta

- Trong khi phỏng vấn, phỏng vấn viên không nên ghi chú nhiều vì như vậy vô tình làm cho ứng viên đâm ra lo sợ và rối trí

- Hơn nữa, để giúp cho không khí được cởi mở thân mật, phỏng vấn viên có thể mời ứng viên cùng giải khát …

- Phỏng vấn viên nên dành tất cả thời gian cần thiết vào buổi phỏng vấn, nghĩa là phỏng vấn viên nên thu xếp một thời khóa biểu thuận lợi nhất để không bị quấy rầy trong suốt buổi phỏng vấn để cho ứng viên không có cảm tưởng là mình bị hất hủi, khó chịu … Nói cách khác phỏng vấn viên phải tạo ra một khung cảnh thích hợp, tạo sự thông cảm, hấp dẫn cho ứng viên, cũng như đừng bao giờ làm cho ứng viên cảm thấy e dè nghi ngờ hoặc sợ hãi trong khi đối thoại

==========================================================

Trang 23

===========================================================

y Những hướng dẫn trong vấn đề đặt câu hỏi

Để cho cuộc phỏng vấn đạt được những kết quả chính xác, phỏng vấn viên cần phải nắm vững những điểm sau đây:

- Biết rõ mục tiêu của cuộc phỏng vấn

- Hiểu rõ lãnh vực muốn tìm hiểu

- Đặt những câu hỏi chính xác và ngắn gọn

- Dù áp dụng bất cứ phương pháp nào, phỏng vấn viên phải tìm cách giúp cho ứng viên có cơ hội diễn tả đầy đủ những gì mà ứng viên muốn trình bày

- Nên điều hướng và khởi dẫn các câu hỏi sao cho ứng viên không thể từ chối hoặc tìm cách tránh né câu trả lời được Với những câu hỏi thích ứng, phỏng vấn viên sẽ biết rõ sự kiện đó là gì, tại sao nó lại xảy ra, nó xảy ra

ở đâu, như thế nào và lúc nào, và hậu quả ra sao?

Về những nội dung cơ bản cần phải hỏi ứng viên, xin xem chi tiết phụ lục bảng câu hỏi phỏng vấn Những nội dung này chỉ có tính cách hướng dẫn mà phỏng vấn viên thường hay sử dụng khi muốn tìm hiểu các chi tiết liên hệ đến những yếu tố căn bản về quá trình làm việc của ứng viên, trình độ học vấn, và nhân sinh quan của ứng viên…

; Phân loại phỏng vấn

Các nhà khoa học ngày nay đã đưa ra nhiều loại phỏng vấn khác nhau Nhưng về cơ bản, chỉ có hai loại phỏng vấn thường được áp dụng phổ biến trong việc tuyển chọn nhân viên đó là phỏng vấn theo mẫu và phỏng vấn không hướng dẫn trước hay còn được gọi là phỏng vấn không theo bài bản soạn sẵn

Phỏng vấn theo mẫu

==========================================================

Trang 24

===========================================================

Bảng phỏng vấn dựa vào những câu hỏi đã được soạn sẵn và áp dụng cho mọi ứng viên Phương pháp này rất hữu dụng khi ta muốn tuyển nhiều ứng viên vào cùng một công việc, và nhất là khi công ty không có đủ thời gian để phỏng vấn sâu Theo MC Murray, phương pháp này có những lợi điểm sau đây:

- Để tiên đoán ứng viên sẽ thành công trong một lĩnh vực nào đó

- Phỏng vấn viên có thể chỉ cần dựa vào các bảng phỏng vấn mẫu để khám phá những tin tức có giá trị, và những dữ kiện khá chính xác

- Biết ứng viên sẽ làm được gì và có thể làm được gì

- Giảm thiểu được trình độ sai lầm trong việc định giá của ứng viên

Phỏng vấn không theo mẫu hoặc phỏng vấn không theo bài bản soạn sẵn

Trong trường hợp bình thường, phỏng vấn viên có thể hỏi trực tiếp một số câu hỏi soạn sẵn theo khuôn mẫu như đã trình bày trên đây Nhưng ở đây phỏng vấn viên muốn tìm hiểu sâu về một vấn đề nào đó hoặc đối với vài chi tiết mà nếu phỏng vấn viên hỏi trực tiếp thì ứng viên có thể không trả lời, hay trả lời một cách miễn cưỡng không chân thật vì lý do bí mật hoặc tự ái hoặc vì lý do an ninh… Trong những trường hợp này phỏng vấn viên phải dùng phương pháp hỏi gián tiếp Nghĩa là phỏng vấn viên lái câu chuyện xung quanh những điểm mà ông ta muốn biết

Trong cuộc phỏng vấn gián tiếp này, ứng viên sẽ vô tình cung cấp những tin tức hoặc những dữ kiện cần thiết Sau đó phỏng vấn viên sẽ phối hợp những câu trả lời để biết rõ về ứng viên hơn đối với một số lãnh vực nào đó

Thí dụ như phỏng vấn viên muốn biết lý do tại sao ứng viên lại không tiếp tục làm việc ở cơ sở cũ nữa, nhưng ông ta e ngại rằng ứng viên sẽ che đậy sự

==========================================================

Rồi chuyện gì sẽ xảy ra?

Xảy ra như thế nào?

Hoàn cảnh lúc đó ra sao?

Làm sao anh giải quyết sự kiện đó?

Giải quyết theo một chiều hướng nào?

Anh nghĩ rằng cách giải quyết sự kiện đó như thế có hợp lý không?

Cảm tưởng của anh hiện nay, ngay bây giờ, đối với những sự việc đã xảy

ra trong quá khứ như thế nào

Đây là một loại phỏng vấn rất phức tạp, nhưng tế nhị, đòi hỏi phỏng vấn viên phải là người có năng khiếu, tài khéo léo riêng biệt và nhất là có kinh nghiệm phong phú

Dựa vào cuộc phỏng vấn gián tiếp này phỏng vấn viên sẽ phối hợp những câu trả lời của ứng viên và những tài liệu mà phỏng vấn viên có thể thu thập được từ những người khác hoặc từ những cơ sở hay những tổ chức liên hệ đến sự xin việc của ứng viên, chẳng hạn những đồng nghiệp cũ của ứng viên, những chủ cũ hoặc cơ sở cũ nơi mà ứng viên đã từng công tác…

Loại phỏng vấn gián tiếp đòi hỏi một số thời gian khá dài, bởi vậy phương pháp này chỉ thường được áp dụng trong khi tuyển chọn những nhân viên cao cấp trong xí nghiệp hay trong tổ chức mà thôi

==========================================================

Trang 26

===========================================================

; Phương pháp phỏng vấn

Có nhiều phương pháp phỏng vấn như phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn nhóm phỏng vấn hội đồng hay còn được gọi là phỏng vấn hội nghị bàn tròn, phỏng vấn sự căng thẳng, và phỏng vấn mô tả hành vi

Phỏng vấn hội đồng

Đây là phương pháp nhiều người phỏng vấn một người trong một buổi phỏng vấn Công ty sẽ cử ra một vài người để phỏng vấn ứng viên Bởi vì phỏng vấn kiểu này khá tốn kém, cho nên nó thường được áp dụng để phỏng vấn ứng viên xin một chức vụ quản trị

Phỏng vấn căng thẳng

Hầu hết các cuộc phỏng vấn đều hạn chế đến mức tối thiểu sự căng thẳng của ứng viên Tuy nhiên, đôi khi công ty lại cố ý tạo sực căng thẳng để xem ứng viên phản ứng thế nào trong một số tình huống nào đó Phỏng vấn này được gọi là phỏng vấn căng thẳng Loại phỏng vấn này chỉ áp dụng đối với các phỏng vấn viên có trình độ và nghiệp vụ chuyên môn cao Mục đích cuộc phỏng vấn này xem ứng viên có trầm tĩnh hay không Nó thường được áp dụng đối với các ngành trong quân đội, cảnh sát, hoặc ngành luật, và ít khi được áp dụng đối vơi các ngành nghề khác

Phỏng vấn mô tả hành vi

Đây là một phương pháp phỏng vấn dựa trên lập luận rằng hành vi trong quá khứ là một chỉ số tiên đoán hành vi trong tương lai cũng như sự hoàn thành công việc trong tương lai Phương pháp này đòi hỏi các ứng viên đưa ra các ví dụ cụ thể là họ đã giải quyết các vấn đề như thế nào hoặc đã hoàn thành công việc như thế nào Sau đây là một số câu hỏi mẫu:

==========================================================

Phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm

Phỏng vấn cá nhân là chỉ có một người phỏng vấn một người Đây là phương pháp phổ biến nhất Tuy nhiên có công ty vừa áp dụng phỏng vấn cá nhân vừa phỏng vấn nhóm Phỏng vấn nhóm nghĩa là một người phỏng vấn nhiều người cùng một lúc trong một cuộc họp bàn tròn Trong cuộc phỏng vấn này, các ứng viên được xếp ngồi xung quanh một bàn tròn để cùng nhau thảo luận về một vấn đề nào đó và phỏng vấn viên sẽ ở ngoài để nhận xét từng cá nhân

Với phương pháp phỏng vấn này, phỏng vấn viên sẽ có dịp quan sát dễ dàng và khách quan từng ứng viên mà không sợ bị lầm lẫn quá nhiều Mặt khác, ứng viên sẽ cảm thấy tự nhiên hơn, và có dịp đưa ra những quan niệm, những ý tưởng cùng những nhận xét của họ Đây cũng là dịp phỏng vấn viên rà soát lại xem những nhận xét của mình về các ứng viên trong lần phỏng vấn cá nhân có chính xác không Đồng thời đây cũng là dịp để phỏng vấn viên so sánh đối chiếu xem ai là người có khả năng hơn

4.2.8 Sưu tra lý lịch

Sau khi đã trắc nghiệm, phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu, nhà quản trị nên kiểm tra lại tất cả những điều mà ứng viên trình bày có đúng sự thật hay không Ngoài ra, nhà quản trị cần tìm hiểu thêm một đôi nét về ứng viên qua một người

==========================================================

Chẳng hạn như chuyên viên đến gặp cơ quan cũ của ứng viên và hỏi những câu hỏi sau:

Ông ta có giữ chức vụ đó không

Lương của ông ta bao nhiêu

Ông ấy có phải là người có trách nhiệm đối với việc mình làm hay không Nếu có ông ta hành xử như thế nào

Ông ta có tuân theo mệnh lệnh hay không

Ông ta có hòa thuận với đồng nghiệp không

Ông ta có đi đúng giờ và làm thường xuyên không

Tại sao ông ấy ra đi

Những mặt mạnh và yếu của ông ấy là gì

Công ty quý vị có tuyển dụng lại ông ta không, tại sao

Đôi khi một số công ty lại còn hỏi xem nếu xếp ông ta vào một vị trí nào đó, ông ta có làm tốt công tác không…

Nếu người được tham gia là một thầy cũ của ứng viên, chúng ta sẽ hỏi về nhân cách, cá tính, tính đáng tin cậy và khả năng học hỏi của ứng viên

==========================================================

Trang 29

===========================================================

Như trên đã nói, không có phương pháp nào đầy đủ và hoàn thiện được, mà cần phải phối hợp với các phương pháp khác như phỏng vấn và trắc nghiệm Đối với các nước Aâu Mỹ và Nhật Bản, phương pháp sưu tra này tương đối hữu dụng vì những người được hỏi ý kiến thường khách quan, thẳng thắng cho dù không ưa ứng viên lắm Dĩ nhiên không tránh được trường hợp ngược lại Còn ở Việt Nam, phương pháp này tuy cần thiết nhưng rất khó khăn, bởi vì tính đố kỵ, duy tình cảm thường chi phối các câu trả lời Đây là chưa kể phải tốn công mới được cung cấp tin tức đầy đủ

4.2.9 Khám sức khỏe và quyết định tuyển dụng

Đối với người Mỹ, thông thường khi quyết định tuyển dụng xong, ứng viên mới đi khám sức khỏe Điều này khác với người Pháp, là khám sức khỏe xong mới quyết định tuyển dụng Tiến trình này xem ra hợp lý hơn Một ứng viên hội đủ điều kiện về trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm nghề nghiệp và các tiêu chuẩn khác, nhưng nếu không đủ sức khỏe lại không phù hợp với công việc, thì tiến trình tuyển dụng trở thành công dã tràng Chẳng hạn như không thể để cho người bị bệnh đau phong thấp làm người giao liên hoặc giao hàng, cũng như không thể cử người bị bệnh suyễn giữ chức vụ đại diện thương mại

Các công ty lớn thường có bác sỹ Các công ty xí nghiệp nhỏ muốn thực hiện giai đoạn này phải mời một bác sỹ đến Công ty cần phải cho bác sỹ biết tất cả các chi tiết cần thiết về công việc mà ứng viên sẽ đảm trách để bác sỹ sẽ chú trọng đến yếu tố sức khoẻ nào Công việc này cũng khá tốn kém, vì thế một số

xí nghiệp nhỏ yêu cầu ứng viên khi nộp đơn xin việc hoặc khi được phỏng vấn sẽ phải nộp phiếu khám sức khoẻ tổng quát

Trước khi quyết định chung cuộc, công ty làm một bảng tổng kết số điểm và các tiêu chuẩn của tất cả các giai đoạn

==========================================================

Trang 30

===========================================================

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG

TY TROPICDANE VIỆT NAM

1 Những nét chính về công ty Tropicdane Việt Nam

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty

Tropicdane Việt Nam tiền thân là một văn phòng đại diện của công ty mẹ Tropicdane có trụ sở chính đặt tại Đan Mạch được thành lập năm 1989 với mục tiêu ban đầu là tìm kiếm môi trường đầu tư mới tại khu vực Đông Nam

Á Sau 5 năm tồn tại, nhận thấy Việt Nam là môi trường đầu tư tiềm năng bên cạnh đó là xu hướng hội nhập với những chính sách khuyến khích đầu tư nước ngoài đã tạo nên động lực cho ban giám đốc đưa ra quyết định thay đổi hình thức đầu tư Sự chuyển đổi hình thức đầu tư đã thực sự tạo ra sân chơi rộng lớn cho sự phát triển của công ty mà ở trước đây hình thức hoạt động của văn phòng đại diện còn hạn chế

Nếu như trước đây năng lực sản xuất của công ty chỉ chiếm khoảng 50% tổng giá trị hàng xuất khẩu thì hiện nay tỷ lệ này đã chiếm khoảng 85% do công ty đã mở rộng kinh doanh, xây dựng nhà máy tự sản xuất ở Bình Dương chứ không còn quá phụ thuộc vào các nhà sản xuất phụ như trước đây nữa Hiện nay công ty đã có hai nhà máy sản xuất gỗ và gốm sứ đặt tại Bình Dương với đội ngũ nhân viên lên đến gần 2.000 tính luôn cho cả 2 nhà máy Giai đoạn khởi đầu tuy gặp nhiều khó khăn, nhưng với nổ lực không mệt mỏi của đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên vốn đã gắn bó với công ty từ những ngày mới thành lập đã giúp công ty ngày càng có chỗ đứng ổn định trên thương trường quốc tế Mạng lưới đại lý phân phối của Tropicdane có mặt rải rác tại nhiều quốc gia trên thế giới

==========================================================

Trang 31

===========================================================

Điểm mạnh của Tropicdane thể hiện ở tính mỹ thuật qua từng sản phẩm Mỗi sản phẩm đều thể hiện sự kết hợp hài hòa giữa tính hiện đại của văn hóa phương Tây và vẻ đẹp truyền thống của phong cách Á Đông

Mục tiêu của Tropicdane trong giai đoạn tới là không ngừng củng cố đối tượng khách hàng truyền thống vốn tập trung ở các nước Bắc Âu, đồng thời mở rộng thị trường tiêu thụ sang Mỹ, Pháp, Anh … và nhiều quốc có nền kinh tế hùng mạnh trên thế giới, đặc biệt là thị trường Bắc Mỹ và Trung Đông

1.2 Điều lệ tổ chức công ty

Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty có ghi rõ: Tropicdane Việt Nam là một công ty trách nhiệm hữu hạn, có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam

Mục đích và phạm vi kinh doanh của công ty là sản xuất và kinh doanh đồ gỗ, gốm sứ và hàng thủ công mỹ nghệ Ít nhất 90% sản phẩm của doanh nghiệp được sản xuất sẽ nhằm vào thị trường nước ngoài, số còn lại sẽ được tiêu thụ tại Việt Nam

Thời hạn hoạt động của doanh nghiệp là 42 năm kể từ ngày được cấp giấp phép đầu tư

Về vấn đề sử dụng và quản lý lao động, tất cả các lao động làm việc cho công ty sẽ được tuyển chọn, sử dụng phù hợp với quy định của luật pháp Việt Nam Đối tượng lao động là người Việt Nam có trình độ được ưu tiên khi tuyển chọn Quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động làm việc cho công ty được đảm bảo bằng hợp đồng lao động được ký kết giữa Tổng giám đốc (hoặc người được Tổng giám đốc ủy quyền) với người lao động, thỏa ước lao

==========================================================

Trang 32

===========================================================

động tập thể giữa đại diện tập thể người lao động ( Ban chấp hành Công đoàn cơ sở) và Tổng giám đốc (hoặc người được Tổng giám đốc ủy quyền), nội quy lao động của công ty đã được chấp thuận bởi cơ quan quản lý lao động là Sở lao động thương binh và xã hội

Về vấn đề đào tạo, đối với cán bộ kỹ thuật và công nhân sẽ liên tục được đào tạo trong quá trình hoạt động nhằm giúp người lao động nhanh chóng tiếp cận, học hỏi phong cách làm việc chuyên nghiệp của nước ngoài góp phần nâng hiệu quả công việc Đối với đội ngũ cán bộ quản lý, công ty cam kết định kỳ lên kế hooạch đào tạo cho những đối tượng quản lý hiện tại và tiềm năng có thể đảm đương những chức vụ quan trọng, cùng Ban giám đốc quản lý và điều hành đảm bảo hoạt động của công ty đạt hiệu quả cao nhất

1.3 Cơ cấu tổ chức công ty

1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty

Theo sơ đồ tổ chức của Tropicdane thể hiện, cho thấy

Tổng giám đốc người Đan Mạch là người điều hành cao nhất, là đại diện pháp nhân cho công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật Phó tổng giám đốc quốc tịch Việt Nam là nhân vật hỗ trợ số một cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý, đặc biệt là cầu nối giữa chính quyền, đoàn thể và các bên đối tác Việt Nam Vai trò quản lý của vị phó tổng giám đốc này rất rộng, bao gồm lĩnh vực hành chính nhân sự (quản lý lao động, giao tế đối ngoại …), mua hàng, kế toán (quản lý thu chi), công nghệ thông tin … nên gọi chung đây là nhóm hỗ trợ Công việc của các nhóm này góp phần hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động thêm hiệu quả

==========================================================

Trang 33

===========================================================

Hai Phó tổng giám đốc còn lại phụ trách hai bộ phận lớn đó là gốm sứ và gỗ Các phó giám đốc này chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về tình hình hoạt động của bộ phận mình, trong đó bao gồm nhiều mảng khác nhau như sản xuất, xuất nhập khẩu, kinh doanh, tiếp thị, thiết kế …

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự

Phòng nhân sự của công ty Tropicdane có các chức năng và nhiệm vụ sau đây:

• Thiết lập, đề ra các chính sách có liên quan đến quản trị nguồn nhân lực của công ty và đảm bảo rằng các chính sách này phải được thực thi một cách đồng bộ trong toàn công ty Các chính sách này một mặt giải quyết những vấn đề khó khăn liên quan đến con người trong công ty; mặt khác, là kim chỉ nam cho mọi hoạt động nhân sự trong công ty

• Cố vấn cho Ban giám đốc và các trưởng bộ phận các vấn đề có liên quan đến con người trong công ty, là cầu nối giữa Ban Giám Đốc với người lao động và các cơ quan chính quyền hữu quan

• Chức năng tuyển dụng nhân viên: phòng nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng nhân viên để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực của các bộ phận khác Để thực hiện công tác tuyển dụng có hiệu quả, phòng nhân sự sẽ kết hợp với các bộ phận khác cùng tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân viên

• Dự báo nhu cầu tăng giảm nguồn nhân lực hàng năm cho công ty và thiết lập ngân sách cần thiết cho nguồn nhân lực này

• Đào tạo nhân viên: nghiên cứu, thảo luận với các bộ phận khác lập kế hoạch, ngân sách đào tạo theo từng năm và thực hiện, theo dõi các kế hoạch, chương trình đào tạo trong công ty

==========================================================

Trang 34

===========================================================

• Định kỳ tham khảo thị trường lương bổng ở Việt Nam để từ đó xây dựng chế độ tiền lương riêng theo đặc thù của Tropicdane Áp dụng các chính sách, quy định lương bổng trong toàn công ty bằng công tác tính lương, trả lương cho người lao động hàng tháng

• Đề xuất nâng lương, thưởng cho nhân viên căn cứ vào các chương trình đánh giá thành tích công tác hàng năm của nhân viên

• Thực hiện các chế độ chính sách có liên quan đến quyền lợi của nhân viên công ty như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trang bị bảo hộ lao động, bữa ăn cho nhân viên, bảo hiểm tai nạn cá nhân, vui chơi giải trí …

• Quản lý hệ thống chăm sóc sức khỏe cho nhân viên công ty

• Quản lý hồ sơ nhân viên hợp lý, chặt chẽ, ngăn nắp trên giấy tờ, computer và có thể truy xuất thông tin về nhân viên công ty nhanh chóng cho các cấp quản lý bộ phận khi có yêu cầu

• Bảo vệ an ninh, trực tự cho công ty Đảm bảo công ty thực sự an toàn để thực hiện các vai trò sản xuất, kinh doanh, tài chính có hiệu quả

• Báo cáo cho ban giám đốc về các chức năng và dịch vụ do phòng nhân sự cung cấp cho các bộ phận khác

• Kiểm tra sự thực hiện các chế độ chính sách của các bộ phận khác trong toàn công ty

• Tiếp nhận, chuyển giao, lưu trữ công văn, giấy tờ gia dịch giữa công ty và các tổ chức bên ngoài cũng như trong nội bộ của công ty

• Quản lý, điều động đội xe của công ty, lập dự trù kinh phí và kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, máy móc, văn phòng phẩm, dụng cụ, đồ dùng, thực hiện công tác vệ sinh, quản lý tài sản, cơ sở vật chất

==========================================================

Trang 35

===========================================================

1.3.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban khác

Phòng tài chính kế toán: thay mặt công ty giải quyết các vấn đề liên

quan đến hiệu quả quản lý vốn, công tác tài vụ, kế toán trong công ty, đôn đốc thanh toán và thu các khoản nợ của công ty theo đúng định kỳ Thực hiện các báo cáo tài chính và kế toán theo đúng quy định của nhà nước, cung cấp cho quản trị viên các thông tin về tài chính của công ty thông qua bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo luân chuyển tiền tệ …

Bộ phận mua hàng: lập dự trù chi phí, lên kế hoạch mua sắm máy

móc thiết bị, tài sản cố định, nguyên vật liệu … phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh của công ty với chi phí cạnh tranh nhất

Phòng công nghệ thông tin: thiết lập hệ thống quản trị mạng, cơ sở

dữ liệu nội bộ, hỗ trợ các phòng ban khác khi có các sự cố về mạng máy tính, thiết kế và cập nhật thường xuyên website của công ty …

Phòng sản xuất: tiếp nhận và triển khai thực hiện các đơn hàng từ

phòng kinh doanh chuyển qua sao cho đảm bảo chất lượng và tiến độ giao hàng Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, máy móc trang thiết bị sản xuất

Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ chính là tìm kiếm và chăm sóc

khách hàng

Bộ phận thiết kế và tiếp thị: thực tế hoạt động của hai bộ phận này

tại Tropicdane là không thể tách rời nhau Phòng tiếp thị có nhiệm vụ thăm dò nhu cầu, thị hiếu của khách hàng để từ đó kết hợp chặt chẽ với bộ phận thiết kế tung ra những sản phẩm mới, độc đáo nhắm vào

==========================================================

Trang 36

===========================================================

các thị trường mục tiêu của công ty

Bộ phận xuất nhập khẩu có vai trò quan trọng trong việc nhập máy

móc, thiết bị, và một số nguyên vật liệu mà thị trường Việt Nam khan hiếm nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Đảm bảo hàng hóa xuất đi đến đúng lúc, đúng nơi theo yêu cầu của khách hàng

2 Phân tích và đánh giá công tác tuyển dụng tại công ty Tropicdane

2.1 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng tại

Tropicdane Việt Nam

2.1.1 Môi trường bên ngoài

Môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến công tác quản trị nguồn nhân lực của công ty Tropicdane Các nhân tố này được xem xét cụ thể như sau:

™ Yếu tố kinh tế - văn hoá - xã hội

Trong vòng 2 năm trở lại đây kể từ khi xảy ra sự kiện khủng bố 11/09 tai Mỹ, dường như nền kinh tế đã khôi phục và hoạt động bình thường trở lại Nếu như trước đây biến cố đó đã khiến cho hoạt động kinh tế trên toàn cầu trở nên cầm chừng, dẫn đến việc cắt giảm lao động ngoài dự kiến tại Tropicdane là điều không thể tránh khỏi thì ngày nay công việc kinh doanh của công ty đã trở nên khởi sắc

Thị trường lao động tại Việt Nam trong những năm gần đây diễn ra liên tục và sôi nổi do nhu cầu tuyển dụng tại các doanh nghiệp gia tăng đáng kể

Mức sống của người dân trong nước ngày càng được nâng cao cũng ảnh hưởng đến công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty Muốn thu hút được đội ngũ lao động chất lượng cao đòi hỏi Tropicdane phải xây dựng những chính sách

==========================================================

™ Yếu tố dân số và lực lượng lao động

Đối với khối lao động trưc tiếp của công ty tập trung ở hai nhà máy sản xuất đặt tại Bình Dương, là nơi lực lượng lao động tứ xứ đổ về các khu công nghiệp Điều này một mặt làm phong phú thêm đội ngũ lao động, nhưng mặt khác nó cũng gây trở ngại trong công tác quản lý lao động tại công ty buộc khâu tuyển dụng phải đặc biệt chú trọng đến vấn đề sưu tra lý lịch của các đối tượng này Lao động nữ có trình độ ngày càng chiếm tỷ lệ cao trong cơ cấu lao động khối gián tiếp, điều này đồng nghĩa với việc phải có những chế độ, chính sách

ưu đãi riêng cho đối tượng này

™ Yếu tố luật pháp

Sự cải tiến không ngừng của Luật Lao Động Việt Nam theo chiều hướng ngày càng quan tâm hơn đến việc bảo vệ quyền lợi cho người lao động với những điều khoản ràng buộc được quy định trong Luật Lao Động về mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động khiến cho các công ty không phải muốn làm gì thì làm như trước đây nữa Rõ ràng luật lệ của nhà nước ảnh hưởng không nhỏ đến công tác sử dụng và quản lý lao động tại công ty

™ Yếu tố khách hàng

Khách hàng chính là sự sống còn của công ty Nhu cầu, thị hiếu của khách

==========================================================

Trang 38

===========================================================

hàng khiến công ty luôn thay đổi chiến lược, mục tiêu sản xuất kinh doanh của mình Vấn đề chất lượng và tính thẩm mỹ được đặt lên hàng đầu, công ty phải luôn luôn thay đổi mẫu mã, kiểu dáng, nâng cao chất lượng nhằm thoả mãn nhu cầu, thị hiếu ngày càng tăng của khách hàng

Do vậy, công tác quản trị và phát triển nguồn nhân lực đòi hỏi phải đào tạo huấn luyện nhân viên công ty thấy được vai trò quan trọng của khách hàng để từ đó sản xuất ra các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng và theo đuổi mục tiêu kinh doanh của công ty

™ Đối thủ cạnh tranh

Việc xuất hiện nhiều các đối thủ cạnh tranh đã nảy sinh rất nhiều vấn đề không những ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của nhau mà còn cạnh tranh ngay từ khâu thu hút, lôi kéo đội ngũ lao động chất lượng cao Điều này buộc công ty phải lưu tâm hơn nữa đến việc lập ra các chế độ chính sách nhằm thu hút các lao động có tay nghề, có trình độ cao vào làm việc cho công ty

™ Tiến bộ khoa học kỷ thuật

Tiến bộ khoa học kỹ thuật buộc các doanh nghiệp phải liên tục thay đổi, trang bị các máy móc thiết bị hiện đại nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng Kịp thời bổ sung các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác sản xuất và cử nhân viên đi đào tạo ở nước ngoài để nắm vững công nghệ mới sẽ là lợi thế cho Tropicdane trước các đối thủ cạnh tranh Công tác quản trị nguồn nhân lực phải tuyển dụng nhân viên mới, lựa chọn những nhân viên đang làm việc có năng lực để tiếp thu các tiến bộ khoa học kỹ thuật tiên tiến ứng dụng vào sản xuất

2.1.2 Môi trường bên trong

™ Mục tiêu của công ty

Mục tiêu của công ty chi phối toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Mục tiêu này đòi hỏi tất cả mọi thành viên trong công ty từ cấp quản trị

==========================================================

™ Chính sách chiến lược công ty

Nhằm đạt được mục tiêu trên, công ty phải đề ra các chính sách chiến lược hỗ trợ để thực hiện Trong đó, các chiến lược chính sách quản trị nguồn nhân lực đưa ra phải thể hiện được các yêu cầu này, đồng thời phải tạo tinh thần làm việc hợp tác, có tính đồng đội cao giữa các phòng ban và trong nội bộ của từng phòng ban, nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên trong công ty và trong cộng đồng xã hội, khuyến khích động viên nhân viên công ty làm việc gắn bó và trung thành với công ty Việc quá tập trung theo đuổi mục tiêu mở rộng sản xuất trước mắt đã phần nào đó làm cho Ban giám đốc bỏ quên đi những giá trị bản chất của vấn đề và tất nhiên điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến quan niệm về quản trị nhân sự và chất lượng công tác tuyển dụng tại Tropicdane

™ Văn hoá công ty

Văn hoá công ty là một hệ thống các giá trị được chia sẻ giữa các thành viên trong công ty, thể hiện lên được bản chất của công ty Sau nhiều năm hoạt động, Tropicdane ít nhiều thể hiện được văn hoá đặc thù cho riêng mình, đó là:

• Tuân thủ pháp luật: công ty được xem là một công ty điển hình luôn tuân thủ pháp luật Việt Nam Điều này được thể hiện qua việc công ty luôn luôn nhận được bằng khen hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế công ty, thuế thu nhập cá nhân, hoàn thành nghĩa vụ trích nộp bảo hiểm xã hội và chăm lo chế độ chính sách bảo hiểm xã hội cho người lao động tại công ty

==========================================================

Trang 40

===========================================================

• Chính sách phát triển nhân sự của Tropicdane chưa thực sự mang lại sự tin tưởng từ phía nhân viên, do đó họ chưa nhìn nhận rằng sự thành công của công ty cũng là sự thành công, đảm bảo công ăn việc làm cho chính họ

• Với nét văn hóa mang đậm tính năng động của phương Tây nhưng cũng không bỏ qua yếu tố trung thành vốn luôn được đề cao ở văn hóa Á Đông đã làm cho công tác tuyển dụng tại Tropicdane trong những năm gần đây đi theo chiều hướng sàn lọc những ứng viên trẻ tuổi, năng động , sáng tạo và có những phẩm chất đạo đức nhất định

2.3 Đánh giá những tồn tại trong công tác tuyển dụng tại Tropicdane Việt

Nam

Nhằm có một cái nhìn khách quan hoạt động quản trị nguồn nhân lực cũng như công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Tropicdane trong thời gian vừa qua, phòng nhân sự đã tiến hành thăm dò ý kiến của nhân viên công ty về vấn đề này Phần đánh giá chất lượng công tác tuyển dụng sẽ được đề cập dưới đây là kết quả của việc xử lý, phân tích các dữ liệu phòng nhân sự thu thập được từ việc thăm dò quan điểm của nhân viên công ty

Mẫu phiếu thăm dò này được phát ra cho 100 nhân viên bao gồm khối gián tiếp và khối sản xuất trực tiếp Kết quả tổng kết cho thấy 83 phiếu trả lời hợp lệ Sau đây là bảng tổng hợp thông tin đã được xử lý:

Dưới đây là những nét chính mà phòng nhân sự tổng kết được từ thực tế và kết quả thăm dò quan điểm nhân viên

2.2.1 Công tác tuyển dụng tại Tropicdane chưa được đầu tư đúng mức

Nếu lấy chỉ tiêu số lượng nhân viên năm nay so với số lượng nhân viên năm trước để đánh giá quy mô của công ty đã được mở rộng thì đúng, nhưng nếu vẫn dùng chỉ tiêu này để đánh giá chất lượng công tác quản trị nguồn nhân lực thì thật sai lầm Qua thăm dò ý kiến nhân viên trong công ty về hoạt động quản trị

==========================================================