Giải pháp nhân sự tiền lương , Lập kế hoạch Top – Down cho Trung tâm anh ngữ

Trong đó công tác quản lý nhân sự, quản lý tiền lương là một lĩnh vực cần thiết và quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp nhằm giảm bớt gánh nặngtrong công tác quản trị nhân sự - tiề

ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

- -Đề Tài: Giải pháp nhân sự tiền lương , Lập kế hoạch Top – Down cho Trung

tâm anh ngữ Popodoo

GVHD: Th.S Phan Văn Viên

Đinh Công Hùng Nguyễn Quang Quí Hoàng Văn Chiến Đường Quang Hiếu Đào Ngọc Bắc

Hà Nội, 10/06/2012

1

Mục Lục

Phần I: Quản lý nhân sự và tiền lương 3

I Tổng quan 3

II Quản lý nhân sự 5

III Quản lý tiền lương 11

Phần II: Lập kế hoạch Top – Down 17

I Tổng quan 17

II Các nguyên tắc trong lập kế hoạch 18

1 Tính mục tiêu 18

1 Tính khoa học 18

1 Tính cân đối 18

2 Tính chấp nhận 19

3 Tính pháp lệnh 19

Phần III: Lập kế hoạch Top - Down cho trung tâm anh ngữ Popodoo 22

I Giới thiệu công ty 22

II Kế hoạch của công ty 23

i Giai đoạn 5 năm đầu: 24

ii Giai đoạn 5 năm sau 28

2

Phần I: Quản lý nhân sự và tiền lương.

I Tổng quan.

Ngày nay, việc đưa ra giải pháp quản lý nhân sự - tiền lương đã trở nên phổ biến tronghầu hết mọi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp tin học trongcông tác quản lý Trong đó công tác quản lý nhân sự, quản lý tiền lương là một lĩnh

vực cần thiết và quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp nhằm giảm bớt gánh nặngtrong công tác quản trị nhân sự - tiền lương của mỗi doanh nghiệp, giảm thiểu nhân sựtrong bộ máy quản lý, nâng cao năng suất lao động của từng cá nhân trong doanh nghiệp.Công tác quản lý nhân sự - tiền lương được xây dựng nhằm giải quyết một số yêu cầusau:

 Quản lý thông tin nhân sự bao gồm đầy đủ, chi tiết về nhân sự trong doanh nghiệp

 Theo dõi, cập nhật thường xuyên thông tin nhân sự, phòng ban trong doanhnghiệp

 Tính lương cho nhân viên

 Quản lý các thông tin liên quan tới việc đào tạo trong nội bộ doanh nghiệp

 Ngân hàng báo cáo đa dạng, phong phú đáp ứng đầy đủ yêu cầu trong công tácquản trị nhân sự - tiền lương

 Lưu trữ thông tin an toàn, tính bảo mật cao, tìm kiếm thông tin dễ dàng, nhanhchóng

3

Sơ đồ tổng quan về quản lý nhân sự - tiền lương.

4

II Quản lý nhân sự

Ngày nay, tất cả các doanh nghiệp lớn đều nhận thức được tính quan trọng củaviệc xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả nhân sự, vì các cán bộ có trình độ chuyên môncao, có sáng tạo và trung thực có khả năng nâng cao hiệu quả công việc của doanhnghiệp Quản lý dữ liệu về hàng trăm và hàng nghìn cán bộ, đưa ra các phương pháp vềtuyển chọn và đào tạo nhân sự, đánh giá trình độ nghiệp vụ sản xuất và thành phần quản

lý, cần sử dụng sản phẩm phần mềm để lập kế hoạch hiệu quả và thực hiện chính sáchnhân sự của doanh nghiệp. 

Cán bộ phòng nhân sự, phòng tổ chức lao động và phòng kế toán có thể sử dụng phân hệquản lý nhân sự trong cơ sở dữ liệu chung đối với công việc hàng ngày. 

Phân hệ quản lý nhân sự

Quản lý toàn diện đầy đủ thông tin như sơ yếu lý lịch, quan hệ gia đình… theo dõichặt chẽ các quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật, quá trình lên lương,…chi tiết chomỗi nhân sự trong suốt quá tr ình làm việc công ty Từ đó có thể trích rút, tổng hợp ra cácbáo cáo theo yêu cầu của cấp trên Dựa vào các báo cáo người quản lý có thể điều độngnhân sự hợp lý, phát huy được ưu điểm, thế mạnh của mỗi nhân sự, kịp thời động viênnhững nhân viên có tinh thần làm việc tốt Với quy trình quản lý chuyên nghiệp, đầy đủchặt chẽ giúp đội ngũ cán bộ quản lý nhân sự làm việc có hiệu quả cao hơn

5

Phân hệ được sử dụng để hỗ trợ thông tin chính sách nhân sự của công ty và tự động hóahạch toán với nhân viên Trong số các tính năng của phân hệ có các tính năng sau: Ngàynay, tất cả các doanh nghiệp lớn đều nhận thức được tính quan trọng của việc xây dựng

hệ thống quản lý hiệu quả nhân sự, vì các cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có sáng tạo

và trung thực có khả năng nâng cao hiệu quả công việc của doanh nghiệp Quản lý dữliệu về hàng trăm và hàng nghìn cán bộ, đưa ra các phương pháp về tuyển chọn và đàotạo nhân sự, đánh giá trình độ nghiệp vụ sản xuất và thành phần quản lý, cần sử dụng sảnphẩm phần mềm để lập kế hoạch hiệu quả và thực hiện chính sách nhân sự của doanhnghiệp. 

Cán bộ phòng nhân sự, phòng tổ chức lao động và phòng kế toán có thể sử dụng phân hệquản lý nhân sự trong cơ sở dữ liệu chung đối với công việc hàng ngày

Phân hệ được sử dụng để hỗ trợ thông tin chính sách nhân sự của công ty và tự động hóahạch toán với nhân viên Trong số các tính năng của phân hệ có các tính năng sau:

o Hoạch định nhu cầu về nhân sự

o Lập kế hoạch lao động và lịch biểu nghỉ phép của nhân viên

o Giải quyết nhiệm vụ bảo đảm kinh doanh bởi cán bộ - tuyển dụng, lập tờ khai lý lịch và đánh giá

o Kế toán nhân sự và phân tích thành phần nhân sự

o Phân tích mức độ và nguyên nhân luân chuyển nhân sự

o Puản lý luân chuyển chứng từ pháp quy

o Tính tiền lương của công nhân viên doanh nghiệp

o Tự động tính tiền phụ cấp, khấu trừ và tiền thuế theo luật pháp

o Tự động tính các khoản trích theo lương và phí bảo hiểm bắt buộc

6

Nhu cầu:

 Kế hoạch kinh doanh toàn công ty

 Căn cứ vào lợi nhuận hoặc doanh số kế hoạch

 Tính kế hoạch doanh số của từng phòng ban

 Khối lượng công việc của từng phòng ban

 Khối lượng công việc của từng phòng ban để đạt doanh số mà chỉ tiêu kế hoạchquy định

 Phân tích nội lực của từng phòng ban

 Tính khối lượng nhân sự của từng phòng ban

 Tính khối lượng công việc có thể đáp ứng đối với số lượng nhân viên hiện tại

 Tính khối lượng công việc chênh lệch

 Đề xuất nhân sự

 Căn cứ vào khối lượng công việc chênh lệch

 Tính số lượng nhân viên cần thiết để đáp ứng

 Phản hồi hồ sơ tuyển dụng

Một số giải pháp cho quản lý nhân sự hiện nay cho Doanh nghiệp:

8

  Giải pháp đãi ngộ:

Nhiệm vụ: thay đổi hệ thống lương thưởng và chế độ đãi ngộ lao động

Tiết kiệm nhân lực mà không cắt giảm trực tiếp chi phí lương bổng – đó là nhiệm

vụ hết sức nặng nề và phức tạp đối với các ông chủ doanh nghiệp Giải pháp đãi ngộ có thể giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng. 

Nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức trả lương “đặc biệt” nhằm giảm thiểu áp lực từ các cơ quan thuế vụ đối với quỹ lương Phương án khác – thay đổi hệ thống lương thưởng nhằm tạo ra sự phụ thuộc tối đa giữa mức thu nhập của nhân viên với kết quả làm việc của họ Nói chung, mục đích trước hết của các ông chủ khi sửdụng phương pháp này – đó là giảm thiểu “phần mềm” đồng thời tăng “phần cứng” cho nhân viên, vừa tiết kiệm được ngân sách cho doanh nghiệp, vừa tạo ra động lực làm việc cho người lao động. 

Một phương pháp khác được coi là khá hiệu quả - đó là việc chọn ra các chế độ đãi ngộ, tưởng thưởng có lợi cho doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định nào

đó Một công ty chuyên về kinh doanh thiết bị nhà bếp đã đặt kế hoạch phát triển

hệ thống khách hàng mới Và để thực hiện nhiệm vụ này, Ban giám đốc đã quyết định áp dụng chính sách đãi ngộ mới thay cho chính sách cũ đã không còn đủ sức hấp dẫn các nhân viên kinh doanh trong thời buổi cạnh tranh Và với chính sách mới này, nhân viên vừa có thể đóng góp cho công ty vừa có cơ hội có thêm nguồn thu nhập chính đáng

Giải pháp chất lương:

Nhiệm vụ: tuyển chọn đúng người đúng việc.

Để tiết kiệm chi phí nhân sự, nhiều công ty thường muốn tuyển dụng những nhân viên bình thường, không có kinh nghiệm làm việc, và đương nhiên là với mức lương rẻ mạt Đó có thể là các sinh viên vừa mới tốt nghiệp ra trường đang mòn mỏi kiếm công ăn việc làm để tồn tại với mức thù lao tượng trưng Hoặc cũng có

9

thể là những ứng viên không có bằng cấp, kiến thức cơ bản, song có chút ít kinh nghiệm làm việc Tuy nhiên, phương án này không phải bao giờ cũng tỏ ra hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, công nghệ cao hay dịch vụ ngân hàng…

Một ngân hàng nọ trước đây thường tuyển các sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường

để đào tạo Cách đây không lâu, Ban giám đốc ngân hàng quyết định tuyển dụng một ê kíp mới vào vị trí quản lý dự án - một dự án đòi hỏi ứng viên phải hội đủ nhiều kỹ năng và phẩm chất của người làm quản lý cũng như kinh doanh Đồng thời, Ban giám đốc cũng đưa ra quyết định cắt giảm 10% nhân sự - những người

có trình độ thấp hoặc đang đảm nhiệm những vị trí không quan trọng lắm và thay vào đó là việc áp dụng các phần mềm công nghệ cao Với một đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, có uy tín, có tầm nhìn, ngân hàng này bước đầu đã gặt hái thành công nhất định Đương nhiên, chế độ lương bổng cũng như đãi ngộ lao độngđối với các chuyên gia cao cấp này hoàn toàn tương xứng với chất xám mà họ đã bỏra. 

Một biện pháp nữa cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí nhân sự - đó là xây dựng một thương hiệu mạnh cho doanh nghiệp Song, đây lại

là một bài toán nan giải, tốn kém và đòi hỏi thời gian, công sức của toàn thể mọi thành viên trong doanh nghiệp Thương hiệu của doanh nghiệp chính là thứ tài sản

vô hình tạo ra niềm tin, lòng trung thành của nhân viên Rất nhiều ứng viên muốn được đầu quân cho các doanh nghiệp tên tuổi, cho dù mức lương ở đó không hấp dẫn bằng nơi khác, thậm chí đôi khi còn thấp hơn mức thị trường Một thống kê của RosExpert cho thấy rằng, nhiều doanh nghiệp ít tên tuổi thường chiêu dụ nhân tài bằng cách đưa ra mức lương thưởng hấp dẫn, nhiều khi cao hơn 20-50% so với mức mà các doanh nghiệp tên tuổi đưa ra. 

Tuy nhiên, việc tạo ra thương hiệu tốt nhằm thu hút nhân tài không phải là chuyện ngày một ngày hai mà là nhiệm vụ dài hạn, đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ nhiều công sức cũng như nguồn lực tài chính Giá trị của một thương hiệu tốt không dễ dàng đánh giá được, và đây vẫn là vấn đề muôn thuở của những ai thật sự muốn

10

kinh doanh chân chính, nghiêm túc Bởi vậy mà có thể nói rằng, nhiều khi người taphải mất cả hàng chục năm để tạo ra một dấu ấn thương hiệu.

III Quản lý tiền lương.

Tiền lương:

Tiền lương là một chi phí của doanh nghiệp Việc thực hiện chính sách trả lương

có vai trò thúc đẩy doanh ngiệp hoàn thiện tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, nâng caohiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Với chế độ trả tiền lương thích hợp nhất chongười lao động trong doanh nghiệp làm cho người lao động vì lợi ích kinh tế mà ra sứchọc tập nâng cao trình độ văn hoá, tay nghề, khoa học kỹ thuật, phát huy sáng kiến cảitiến công nghệ, quan tâm tới kết quả sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanhnghiệp Ngoài ra tiền lương còn có vai trò lớn lao về mặt chính trị, xã hội Thông quaviệc thực hiện chức năng của tiền lương: Điều phối kích thích lao động, đảm bảo tái sảnxuất sức lao động, tiền lương còn có vai trò là công cụ quản lý vĩ mô của nhà nước

Sơ đồ qui trình:

11

Theo dõi chấm công, tổng hợp ngày công:

Để có cơ sở trong việc thanh toán lương, thưởng cho nhân viên trong tháng, hệ

thống hỗ trợ người sử dụng cập nhật và lưu thông tin chấm công hàng ngày trong tháng

cho từng nhân viên theo các tiêu chí chấm công được khai báo vào hệ thống Đồng thời,

tự động tính toán và tổng hợp theo từng loại ngày công của từng nhân viên trong tháng

chi tiết và chính xác, giúp lãnh đạo doanh nghiệp quản lý tình hình lương bổng hiệu quả

Tính lương và thu nhập khác:

Hệ thống quản lý đầy đủ từ chi tiết đến tổng hợp các thông tin bao gồm: Hệ số

lương, mức lương, bậc lương theo thang bảng lương, hệ số phụ cấp các loại của từng

nhân viên trong từng thời kỳ Cho phép theo dõi thông tin về các khoản trích nộp và các

khoản khấu trừ theo định kỳ từ thu nhập của người lao động như: Bảo hiểm, Đoàn phí,

Đảng phí, các khoản trích nộp khác,…Đồng thời, có thể cập nhật nhanh chóng các thông

tin về ngày công của từng nhân viên trong từng tháng theo các loại ngày công, thông tin

12T

về các quĩ lương, quy chế trả lương,… Có khả năng truy xuất dữ liệu tiền lương theonhiều chỉ mục: Họ tên, mức lương, đơn vị công tác, thời gian công tác,…Truy xuất chéo,kết hợp nhiều chỉ mục, cập nhật, chỉnh sửa,…Ngoài ra, hệ thống tự động tính lương vàcác khoản thu nhập khác hết sức đa dạng như tiền thưởng, tiền được hưởng khác trongtháng, năm của từng nhân viên và cho ra các báo cáo tổng hợp và chi tiết về các khoảnthu nhập qua lương và thu nhập khác của nhân viên.

Kết nối, tích hợp với hệ thống kế toán:

Việc tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, giúp cho hệ thống cóđược các thông tin từ các hệ thống khác đảm bảo sự đồng nhất và tính chính xác trong hệthống Việc tích hợp thông tin được thực hiện tự động hoàn toàn trên hệ thống Kết nốivới kế toán thanh toán để theo dõi tình hình thanh toán cho nhân viên Kết nối với kế toántổng hợp để tạo bút toán tiền lương, các khoản khấu trừ Kết nối với hệ thống điều hànhdoanh nghiệp để nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự và thu nhập tiềnlương của nhân viên

Công tác quản lý quỹ tiền lương trong các doanh nghiệp hiện nay:

Quy định và phương pháp chia lương:

Trong các doanh nghiệp hiện nay thì công tác quản lý quỹ tiền lương phảinhằm đạt tới mục tiêu, tiền lương là động lực khuyến khích người lao động hănghái làm việc, nâng cao tay nghề và tăng năng suất lao động doanh nghiệp phải tạonguồn tiền lương hợp lý và đảm bảo thu nhập cho người lao động vừa không viphạm các chính sách chế độ về lao động tiền lương vừa bảo toàn vốn và phát triểnvốn Do vậy công tác quản lý tiền lương được thể hiện như sau:

Quy định chia lương:

       - Với tổng quỹ lương được chia làm 2 bộ phận: Bộ phận tiền lương của laođộng trực tiếp và bộ phận tiền lương của lao động gián tiếp

         - Chia lương cho từng khu vực: Trực tiếp và gián tiếp

13

         - Cuối cùng là so sánh tiền lương giữa lao động trực tiếp và lao động giántiếp, giữa kỳ trước và kỳ sau, đảm bảo tốc độ tăng tiền lương bình quân kỳ sau caohơn kỳ trước, tốc độ tăng năng suất lao động phải cao hơn tốc độ tăng tiền lươngbình quân của doanh nghiệp.

Phương pháp chia lương:

          - Đối với bộ phận gián tiếp:

Để khắc phục tình trạng bộ máy quản lý, quy trình làm việc kém hiệu quảlàm cho tiền lương của lao động gián tiếp giảm, hiệu quả sử dụng lao động khôngcao thì người ta đã áp dụng phương pháp giao khoán quỹ tiền lương cho bộ phậnlao động gián tiếp theo một đơn giá khoán Với phương pháp này đã kích thích cácphòng ban giảm bớt người làm việc tạo điều kiện cho việc sử dụng lao động cóhiệu quả hơn

        - Quỹ lương của bộ phận gián tiếp được xác định như sau:

      QTLGL = ĐGGT  x QTL

Trong đó:

QTLGL  : Quỹ tiền lương của lao động gián tiếpĐGGT  : Đơn giá tiền lương

QTL  : Quỹ tiền lương của doanh nghiệp

     - Đối với bộ phận lao động trực tiếp

- Ở bộ phận này có 2 hình thức trả lương, thường được áp dụng là trả lươngtheo thời gian và trả lương theo sản phẩm

- Hình thức trả lương theo thời gian là số tiền trả cho người lao động căn cứvào thời gian làm việc và tiền lương cho một đơn vị thời gian Tiền lương theo thờigian có 2 loại chính là tiền lương theo thời gian giản đơn và tiền lương theo thờigian có thưởng

Ưu điểm của hình thức này là phù hợp với việc không thể định mức đượctính toán giản đơn dễ hiểu

14

Nhược điểm là suy yếu vai trò đòn bẩy kinh tế của tiền lương và duy trì chủnghĩa bình quân trong tiền lương.

      - Hình thức trả lương theo sản phẩm bao gồm:

       + Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân

       + Tiền lương theo sản phẩm tập thể

       + Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp

       + Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến

       + Tiền lương theo sản phẩm có thưởng

       + Tiền lương theo khoán

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì nguồn lao động vẫn là một trong nhữngyếu tố đầu vào quan trọng, nó tham gia vào mọi hoạt động, mọi giai đoạn, mọi quátrình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó là yếu tố quan trọng quyết định tới

sự sống còn của doanh nghiệp Trình độ năng lực và tinh thần trách nhiệm củangười lao động tác động trực tiếp tới tất cả các giai đoạn, các khâu của quá trìnhsản xuất kinh doanh; tác động trực tiếp tơí năng suất chất lượng sản phẩm, tác độngtới tốc độ tiêu thụ sản phẩm;  tác động tới doanh thu của doanh nghiệp Do đó nóảnh hưởng trực tiếp tới hiệu qủa kinh doanh của doanh nghiệp - ảnh hưởng trực tiếptới đòn bẩy kinh doanh của doanh nghiệp

Nhất là trong thời kỳ cơ chế nền kinh tế thị trường, có sự quản lý của nhànước như ngày nay khi cơ chế cấp phát giao nép bị xoá bỏ thì các doanh nghiệpđều phải tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Thị trườngngày càng mở rộng thì nguy cơ phải đối mặt với tình trạng cạnh tranh ngày cànggay gắt của các doanh nghiệp trong và ngoài nghành đối với mỗi doanh nghiệpngày càng cao hơn Để tồn tại và phát triển không còn cách nào khác buộc cácdoanh nghiệp phải sản xuất hoặc cung ứng các dịch vụ tốt hơn các đối thủ củamình Do đó vấn đề sử dụng có hiệu qủa các yếu tố nguồn nhân lực đầu vào có ýnghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nâng cao hiệu quả

sử dụng các yếu tố nguồn nhân lực đầu vào tức là đã nâng cao hiệu quả sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh

15