Luận văn tốt nghiệp: Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH Ô Tô Đông Phong

Trong xu thế hội nhập nền kinh tế thế giới hiện nay, nước ta đã có chủ trương mở cửa kinh tế với các nước trên thế giới. Nước ta là một nước đang phát triển nên thế mạnh xuất khẩu chủ yếu là các mặt hàng nông nghiệp, các sản phẩm của ngành công nghiệp nhẹ như hàng dệt may, giầy dép... Và nhập khẩu các mặt hàng công nghiệp nặng, các mặt hàng kỹ thuật cao như máy móc, thiết bị, công nghệ mới... để phục vụ cho sản xuất, cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm, các thiêt bị, linh kiện máy móc phuc vụ việc lắp ráp ô tô máy móc công nghiệp được nhập khẩu chủ yếu từ các thị trường như: Nhật Bản, Trung Quốc, Thái Lan…Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong đã phần nào góp sức vào sự phát triển của ngành xây dựng trong nước. Tuy nhiên trong quá trình hội nhập với nền kinh tế quốc tế với quy mô là một Công ty vừa và nhỏ cũng như chưa có nhiều kinh nghiệm, Công ty không tránh khỏi những hạn chế và khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đặc biệt là từ thị trường Nhật Bản. Vì vậy hoàn thiện công tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong là một yêu cầu bức thiết. Đề tài nghiên cứu và đi vào khảo sát thực tế công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Trên cơ sở đó, chỉ ra những kết quả đạt được, những hạn chế còn tồn tại và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát và điều hành tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc tại Công ty.

TÓM LƯỢC

Trong xu thế hội nhập nền kinh tế thế giới hiện nay, nước ta đã có chủ trương mởcửa kinh tế với các nước trên thế giới Nước ta là một nước đang phát triển nên thếmạnh xuất khẩu chủ yếu là các mặt hàng nông nghiệp, các sản phẩm của ngành côngnghiệp nhẹ như hàng dệt may, giầy dép Và nhập khẩu các mặt hàng công nghiệpnặng, các mặt hàng kỹ thuật cao như máy móc, thiết bị, công nghệ mới để phục vụcho sản xuất, cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm, các thiêt bị, linh kiện máymóc phuc vụ việc lắp ráp ô tô máy móc công nghiệp được nhập khẩu chủ yếu từ cácthị trường như: Nhật Bản, Trung Quốc, Thái Lan…Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong

đã phần nào góp sức vào sự phát triển của ngành xây dựng trong nước Tuy nhiêntrong quá trình hội nhập với nền kinh tế quốc tế với quy mô là một Công ty vừa và nhỏcũng như chưa có nhiều kinh nghiệm, Công ty không tránh khỏi những hạn chế và khókhăn trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đặc biệt là từ thị trường Nhật Bản

Vì vậy hoàn thiện công tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu tại Công tyTNHH Ô Tô Đông Phong là một yêu cầu bức thiết Đề tài nghiên cứu và đi vào khảosát thực tế công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.Trên cơ sở đó, chỉ ra những kết quả đạt được, những hạn chế còn tồn tại và đưa ra một

số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát và điều hành tổ chức thực hiện hợpđồng nhập khẩu linh kiện máy móc tại Công ty

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Ths Lê Việt Nga - là người trực tiếp hướngdẫn em cùng toàn bộ các cán bộ, công nhân viên trong Công ty TNHH Ô Tô ĐôngPhong đã giúp đỡ em để em có thể hoàn thành đề tài luận văn này Mặc dù đã cố gắng,

nỗ lực hết sức, song do những hạn chế về thời gian cũng như những kiến thức và kinhnghiệm thực tế nên đề tài luận văn của em vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Emrất mong nhận được sự đóng góp, nhận xét của các thầy cô giáo để em có thể hoànthiện hơn đề tài luận văn của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC TÓM LƯỢC

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1

1.1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài 1

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài luận văn 2

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

1.4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

1.5 Kết cấu của đề tài 3

CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 4

2.1 Khái quát về nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu 4

2.1.1 Khái niệm Nhập khẩu 4

2.1.1.1 Khái niệm 4

2.1.2 Khái niệm , bản chất và nội dung của hợp đồng nhập khẩu 4

2.1.2.1 Khái niệm, bản chất của hợp đồng nhập khẩu 4

2.1.2.2 Nội dung của hợp đồng nhập khẩu 5

2.1.3 Quy trình thực hiện hợp đồng 6

2.2 Ý nghĩa, nội dung và phương pháp giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 8

2.2.1 Khái niệm, ý nghĩa của việc giám sát và điều hành quy trình thực hiện HĐNK 8

2.2.2 Nội dung và phương pháp của giám sát và điều hành quy trình thực hiện HĐNK 10

2.2.2.1 Nội dung và phương pháp giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu 10

2.2.2.2 Nội dung trong điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu 12

2.3 Tổng quan nghiên cứu đề tài trước đó 13

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH THỰC HIỆN HĐNK LINH KIỆN MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY Ô TÔ ĐÔNG PHONG GIAI ĐOẠN 2008-2010 15

3.1 Phương pháp nghiên cứu các vấn đề 15

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 15

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 15

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 16

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu 16

3.2 Đánh giá tổng quan ảnh hưởng của những nhân tố môi trường đến hoạt động giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản của công ty Ô Tô Đông Phong giai đoạn 2008 – 2010 17

3.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Ô Tô Đông Phong 17

3.2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: 17

3.2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty trong giai đoạn năm 2008 – 2010 20

3.2.1.3 Tổng quan công tác giám sát và điều hành việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc của Công ty giai đoạn 2008- 2010 21

3.2.2 Đánh giá ảnh hưởng của những nhân tố môi trường đến hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản của công ty 23

3.2.2.1 Ảnh hưởng của những yếu tố thuộc môi trường bên trong đến hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty 23

3.2.2.2 Ảnh hưởng của những nhân tố thuộc môi trường bên ngoài đến công tác

giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản của công ty Ô Tô Đông Phong.

3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm về thực trạng hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản của công ty Ô Tô Đông Phong trong giai đoạn 2008 – 2010 26

3.3.1 Kết quả điều tra thứ cấp về thực trạng hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng của công ty 26

3.3.2 Kết quả điều tra sơ cấp về thực trạng hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng của công ty 27

3.3.2.1 Tổng hợp phiếu điều tra và câu hỏi phỏng vấn 27

3.3.2.2 Thực trạng hoạt động giám sát và điều hành tại công ty 30

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH THỰC HIỆN HĐNK LINH KIỆN MÁY MÓC TỪ THỊ TRUỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY TNHH ÔTÔ ĐÔNG PHONG 37

4.1 Các kết luận qua việc nghiên cứu về công tác giám sát và điều hành tại Công ty 37

4.1.1 Những thành tựu đạt được 37

4.1.2 Những hạn chế còn tồn tại 38

4.1.3 Nguyên nhân của những tồn tại 39

4.2 Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết vấn đề nghiên cứu. 39

4.2.1 Dự báo môi trường kinh doanh 39

4.2.2 Dự báo nhu cầu và thị trường của Công ty trong thời gian tới 40

4.2.3 Mục tiêu, định hướng phát triển của Công ty giai đoạn 2011 - 2013 40

4.2.4 Quan điểm giải quyết công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty 41

4.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc tại công ty TNHH Ô Tô Đông Phong 41

4.3.1 Chọn phương pháp giám sát hợp đồng phù hợp với đặc điểm của hoạt động nhập khẩu của Công ty 41

4.3.2 Tăng cường công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác 42 4.3.3 Tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ điều hành và nhân viên thực hiện

43 4.3.4 Phân công hợp lý nhân viên 45

KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1 CFR (Cost and Freight): Tiền hàng cộng cước

2 CIF (Cost, Insurance and Freight): Tiền hàng cộng bảo hiểm cộng cước

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh những năm gần đây 20

Bảng 3.3 Kim ngạch thị trường Nk của Công ty 21

Bảng 3.4 Cơ cấu nhập khẩu các mặt hàng của công ty 22

Bảng 3.5 Bảng theo dõi tình hình thực hiện HĐNK 26

Bảng 3.6 Bảng tổng hợp kết quả phiếu điều tra 28

Bảng 4.1 Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2010 - 2012 41

CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1.1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài

Trong xu thế hội nhập nền kinh tế thế giới của nước ta hiện nay, thì thương mạiquốc tế (TMQT) ngày càng trở nên quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế nước tanói riêng và đối với tất cả các quốc gia trên thế giới nói chung TMQT nó tạo cho mỗiquốc gia phát huy mạnh những mặt hàng mà mình có lợi thế cạnh tranh tăng cườngxuất khẩu những mặt hàng đó và nhập khẩu những mặt hàng không phải lợi thế củamình

TMQT thông qua hoạt động xuất nhập khẩu đã đem lại lợi ích cho nền kinh tế,

nó tạo điều kiện cho công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, góp phần vào việc đẩymạnh dịch chuyển cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát triển, góp phần cải thiện đờisống nhân dân, nâng cao trình độ văn hóa của nhân dân TMQT trở thành một tất yếuđối với mỗi quốc gia nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu( XNK) nói riêng

Tại công ty TNHH ô tô Đông Phong, Nhập khẩu các thiết bị máy móc là hoạtđộng kinh doanh chủ yếu của công ty, nó mang lại nguồn doanh thu lớn cho công ty.Thị trường nhập chủ yếu của công ty là thị trường Trung Quốc, Nhật Bản, Đài Loan,Thái Lan

Tuy nhiên trong các thị trường trên thì hoạt động những hợp đồng mà công ty đã

ký kết với đối tác ở thị trường Nhật Bản lại chưa thực sự hiệu quả và còn gặp nhiều bấtcập Cụ thể là thường xảy ra những sai sót trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng,như quá trình kiểm nhận hàng hóa chưa kỹ lưỡng, thông tin về việc thực hiện cácnghĩa vụ trong hợp đồng của bên xuất chưa được cập nhật liên tục và kịp thời, khaibáo hải quan không hợp lý dẫn đến hàng hóa chậm được thông quan Tất cácnhững sai sót này đều có thể làm tăng chi phí đối với doanh nghiệp, nó còn ảnh hưởngđến toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, làm giảm hiệu quả hoạt động chungcủa toàn công ty.Qua nghiên cứu và tìm hiểu thì nguyên nhân sâu sa của những sai sótnày xuất phát từ công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng của công

ty chưa thực sự hiệu quả và chưa thực hiện được sát xao Các cấp quản lý cũng nhưnhân viên Công Ty còn chưa thấy hết được tầm quan trọng của công tác giám sát và

điều hành quy trình hợp đồng nhập khẩu, do đó công tác này chưa được quan tâmđúng mức Và thực tế là chỉ khi xảy ra những sai sót rồi Công ty mới tìm cách khắcphục mà không có những biện pháp phòng ngừa mang tính chủ động trước đó Cónhững sai sót nhỏ không gây hậu quả nghiêm trọng nhưng cũng có những sai sót lớpdẫn đến việc Công ty phải gánh chịu những tổn thất mà đáng lẽ sẽ không xảy ra nếuđược giám sát chặt chẽ Vì vậy, việc hoàn thiện công tác giám sát và điều hành để gópphần nâng cao hiệu quả việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vấn đề cần được giảiquyết tại Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong hiện nay.

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài luận văn.

Qua nghiên cứu điều tra kết quả thực tiễn của công ty TNHH Ô Tô Đông

Phong, em nhận thấy cần phải nâng cao hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH ô Tô Đông phông

Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiệnhợp đồng nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH Ô Tô Đông Phong

Tuyên bố vấn đề nghiên cứu: xuất phát từ cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu, điều

tra, em quyết định chọn đề tài: “Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH Ô Tô Đông Phong”

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài.

Với đề tài này, luận văn chủ yếu tập trung nghiên cứu vào các vấn đề sau:

- Về lý luận: Nghiên cứu cơ sở lý luận về giám sát và điều hành quy trình thựchiện hợp đồng nhập khẩu trong TMQT

- Về thực tiễn: Đề tài tập trung vào việc thu thập, phân tích và đánh giá kết quả phiếuđiều tra, phỏng vấn trực tiếp cùng với số liệu thứ cấp thu thập tại phòng kinh doanh nhậpkhẩu của công ty Từ đó đi sâu vào thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động giámsát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Cuối cùng, tìm ra những tồn tại

và khó khăn cũng như nguyên nhân của nó để có các đề xuất ý kiến với công ty để gópphần nâng cao hiệu quả của các hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợpđồng nhập khẩu của công ty TNHH Ô Tô Đông Phong

1.4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Giới hạn về nội dung nghiên cứu: Giám sát và điều hành quy trình thực hiệnhợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản

- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản tại Công

ty TNHH Ô Tô Đông Phong

- Mặt hàng nghiên cứu: Linh kiện máy móc nhập khẩu từ Nhật Bản

- Phạm vi về thời gian nghiên cứu: Nguồn số liệu thứ cấp thu thập được từ năm

2008 đến năm 2010

1.5 Kết cấu của đề tài

Đề tài gồm có 4 chương:

Chương 1 Tổng quan nghiên cứu đề tài.

Chương 2 Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Chương 3 Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản của công ty Ô Tô Đông Phong giai đoạn 2008 - 2010.

Chương 4 Các kết luận và đề xuất về công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc tại Công ty Ô Tô Đông Phong từ thị trường Nhật Bản

CHƯƠNG 2 TÓM LƯỢC MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIÁM SÁT

VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP

KHẨU

2.1 Khái quát về nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu

2.1.1.Khái niệm Nhập khẩu

Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ được sản xuất ở nước ngoài vềphục vụ nhu cầu trong nước nhằm tìm kiếm lợi nhuận

Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nướcngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hảiquan riêng theo quy định của pháp luật (Điều 28, Luật thương mại 2005)

2.1.2.Khái niệm , bản chất và nội dung của hợp đồng nhập khẩu

2.1.2.1 Khái niệm, bản chất của hợp đồng nhập khẩu

Khái niệm hợp đồng nhập khẩu: HĐNK là sự thỏa thuận giữa các bên đương sự

có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên Bán (bênXuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên Mua (bênNhập khẩu) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa, bên mua có nghĩa vụ nhận hàng vàtrả tiền cho bên bán

Bản chất của hợp đồng nhập khẩu: HĐNK là sự thỏa thuận của các bên ký kết

hợp đồng Do đó hợp đồng phải thể hiện được ý chí thực sự thỏa thuận, không cưỡng

ép, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được HĐNK giữ vaitrò quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc tế, có xác nhận những nội dung giaodịch mà cá bên đã thỏa thuận và cam kết thực hiện những nội dung đó HĐNK là cơ sở

để các bên thực hiện nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cấu các bên đối tác thực hiệncác nghĩa vụ của họ Ngoài ra nó còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ củacác bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiệntoàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thỏa thuận trong hợp đồng Hợp đồngcàng quy định chi tiết, rõ ràng dễ hiểu cãng dễ thực hiện và ít xảy ra trnah chấp

Việc ký kết hợp đồng cần xác định nội dung đầy đủ, chuẩn bị thận trọng và chu đáo

Đặc điểm của hợp đồng: Do có sự tham gia của các yếu tố nước ngoài nên

HĐNK có các đặc điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước đó là:

 Chủ thể tham gia hợp đồng: Các bên tham gia, ký kết hợp đồng có trụ sởkinh doanh ở các quốc gia khác nhau

 Đối tượng của hợp đồng: Là hàng hóa hay dịch vụ nhưng khác với hợpđồng mua bán trong nước, chúng phải được di chuyển qua biên giới của các quốc giakhác nhau Hàng hóa nhập khẩu phải là hàng hóa không thuộc danh mục hàng cấmnhập khẩu của nhà nước, nếu là hàng hóa thuộc diện quản lý, hạn ngạch thì phải quota

 Đồng tiền thanh toán: Là ngoại tệ với ít nhất một bên, theo đố các bên cóthể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước nhập khẩu, xuất khẩu hay của mộtbên thứ ba, các bên cần đặc biệt chú ý nghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu đồngtiền theo ký hiệu quốc gia mà các bên đã lựa chọn

2.1.2.2 Nội dung của hợp đồng nhập khẩu

Nội dung chung của hợp đồng nhập khẩu :

- Số hiệu hợp đồng (Contract No… ): Đây không phải là một nội dung pháp lý

bắt buộc của HĐ Nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giám sát,điều hành và thực hiện HĐ của các bên

- Địa điểm, ngày tháng ký kết (date, place): Nội dung này có thể để ở đầu hay

cuối của HĐ Nếu như trong hợp đồng không có những thỏa thuận gì thêm thì hợpđồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký kết

- Tên và địa điểm của các bên ký kết hợp đồng (Name, Adress): Đây là phần chỉ rõ

các chủ thể của hợp đồng, cho nên phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác, tên (theo giấyphép thành lập), đại chỉ, người đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng

- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General denfinition): Trong hợp đồng có

thể sử dụng các thuật ngữ, mà các thuật ngữ này ở các quốc gia khác nhau có thể đượchiểu theo nghĩa khác nhau Do đó cần tránh sự hiểu lầm những thuật ngữ hay nhữngvấn đề quan trọng cần phải được định nghĩa

Nội dung cơ bản của HĐNK

Phần nội dung của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kết thựchiện Một hợp đồng có thể có nhiều điều khoản khác nhau tùy theo sự thỏa thuận củacác bên nhưng bắt buộc phải có 6 điều khoản sau: tên hàng; số lượng; quy cách, chấtlượng; giá cả; thanh toán; giao nhận hàng

- Điều khoản về tên hàng: Điều khoản này chỉ rõ tên hàng hóa cần giao dịch, cần

phải dùng các phương pháp xác định chính xác tên hàng Nếu gồm nhiều mặt hàngchia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập bảng liệt kê và phải ghi

rõ trong hợp đồng để phụ lục trở thành một bộ phận của điều khoản tên hàng

- Điều khoản về số lượng: Quy định số lượng hàng hóa giao nhận, đơn vị tính,

phương pháp xác định trọng lượng Quy định rõ số lượng để thuận lợi cho việc giaonhận hàng đúng thỏa thuận

- Điều khoản về quy cách và chất lượng: Chất lượng hàng hóa được xác định thông

qua các thông số kỹ thuật, qua hàm lượng các chất cấu thành…Điều khoản này là cơ sở đểgiao nhận hàng đúng chất lượng, đặc biệt là khi có tranh chấp về chất lượng hàng hóa thìđây là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết các tranh chấp

- Điều khoản về giá cả: Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương

thức quy định giá và quy tắc giảm giá trong một số tình huống phát sinh nếu có

- Điều khoản về thanh toán: Quy định các loại tiền thanh toán, thời hạn thanh

toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán Đây là điều khoản rấtquan trọng, nếu lựa chọn được điều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm được chi phí vàrủi ro cho mỗi bên

- Điều khoản về giao nhận hàng: Quy định số lần giao hàng, thời gian giao

hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao nhận, giao nhận cuối cùng, thông báo giaohàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số các quyđịnh khác về việc giao hàng

o Xin giấy phép Nhập khẩu: Để nhập khẩu hàng hóa một điều kiện cần phải có

là xin giấy phép nhập khẩu Từ sau năm 2001, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cácdoanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, Chính phủ ra Quyết định 46/2001/QĐ_TTgngày 04/04/2001 về Quản lý xuất nhập khẩu hàng hóa không phải xin giấy phép những

hàng hóa không nằm trong danh mục hàng cấm xuất nhập khẩu.

o Mở L/C: Trường hợp nhập khẩu quy định thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)

thì việc đầu tiên quan trọng đối với người nhập khẩu mà hai bên đã thỏa thuận là tiếnhành mở L/C Để tiến hành mở L/C người nhập khẩu phải đến Ngân hàng làm đơn xin

mở L/C (theo mẫu có sẵn của mỗi Ngân hàng) Mở L/C thể hiện ý chí của nhà nhậpkhẩu đối với việc thực hiện hợp đồng đã ký kết Ngoài đơn xin mở L/C và các chứng

từ cần thiết theo quy định, người nhập khẩu phải nộp lệ phí mở L/C và tiến hành kýquỹ một số tiền nhất định cho Ngân hàng

o Thuê phương tiện vận tải (nếu có): Việc thuê phương tiện vận tải ảnh hưởng

trực tiếp đến tiến độ giao hàng và sự an toàn của hàng hóa Để thuê tàu, các doanhnghiệp xuất nhập khẩu cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu, về giá cước vận tải,các loại hợp đồng vận tải, các công ước, luật lệ quốc tế, quốc gia về vận tải Thuêphương tiện vận tải trước tiên phải phù hợp với hàng hóa chuyên chở, từ đó quyết địnhloại phương tiện, lịch trình, giá cước…

o Mua bảo hiểm (nếu có): Trong kinh doanh quốc tế, hàng hóa thường được

vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp do đó hàng hóa dễ bị hưhỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển Mua bảo hiểm cho hàng hóa có thểgiảm bớt phần nào tổn thất mang lại cho doanh nghiệp trong những rủi ro không tínhtrước được Trên thế giới và Việt Nam thường áp dụng 3 điều kiện bảo hiểm: điều kiệnbảo hiểm loại A (Institus cargo clause A: bảo hiểm mọi loại rủi ro), điều kiện bảo hiểmloại B (Institus cargo clause B: bảo hiểm tổn thất riêng), điều kiện bảo hiểm loại C(Institus cargo clause C: bảo hiểm miễn tổn thất riêng) Hai loại hợp đồng bảo hiểm làbảo hiểm chuyến và bảo hiểm bao

o Kiểm tra chứng từ và thanh toán: Một số phương thức thanh toán quốc tế:

phương thức điện chuyển tiền, nhờ thu, trả ngay, ghi sổ và phương thức tín dụngchứng từ (L/C) Trong trường hợp thanh toán bằng L/C được sử dụng nhiều nhất dođảm bảo quyền lợi của tất cả các bên trong hợp đồng Sau khi L/C được người xuấtkhẩu chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời gửi bộ chứng từ nhận hàng (gồm cácchứng từ nhận hàng quy định rõ trong L/C: hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy bảohiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, bản kê đóng gói… cho người nhập khẩu Người nhậpkhẩu phải tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì trả tiền cho Ngân hàng

hoặc cho nhà xuất khẩu, nhận bộ chứng từ đi nhận hàng.

o Làm thủ tục hải quan: Gồm ba bước:

- Khai nộp tờ khai hải quan: Người nhập khẩu phải lập một bộ hồ sơ hải quan

bao gồm: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán hàng hóa, cácchứng từ khác theo quy định… xuất trình cho cơ quan hải quan Sau khi kiểm tra thực

tế hàng hóa thì tờ khai hải quan là cơ sở để tính thuế nhập khẩu

- Xuất trình hàng hóa: hàng hóa được đưa đến địa điểm quy định để kiểm tra

thực tế hàng hóa, xem có đúng như tờ khai hải quan người nhập khẩu lập hay không

- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ thuế của cơ quan hải quan: Sau khi kiểm

tra hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa, cơ quan hải quan ra quyết định nộp thuế, nộp lệphí và được phép cho hàng qua biên giới

o Giao nhận hàng nhập khẩu: Để nhận hàng người nhập khẩu xuất trình bộ

chứng từ

Nhận hàng do người xuất khẩu cung cấp cho chủ phương tiện vận tải Ngườinhập khẩu nhận về số lượng và xem xét sự phù hợp về chất lượng, tên hàng, chủngloại, kích thước, thông số kỹ thuật, bao bì, kí mã hiệu có đúng với thỏa thuận ghi tronghợp đồng không, và giám sát việc giao nhận phát hiện những sai phạm để giải quyếtkịp thời các tình huống phát sinh, thanh toán các chi phí giao nhận hàng hóa

o Giám định hàng hóa, khiếu nại và giải quyết tranh chấp:

Thông thường hàng hóa sẽ được giám định lại về chất lượng, số lượng, mẫu mã,bao bì… Nếu có sự sai khác với L/C người nhập khẩu sẽ khiếu nại người xuất khẩuhoặc người chuyên chở Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quátrình thực hiện hợp đồng, khiếu nại trước hết được giải quyết thông qua thương lượng,thỏa thuận giữa hai bên, sau đó nếu hai bên không thể giải quyết được phải đệ đơn lêntrọng tài quốc tế để giải quyết tranh chấp

2.2 Ý nghĩa, nội dung và phương pháp giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.2.1 Khái niệm, ý nghĩa của việc giám sát và điều hành quy trình thực hiện HĐNK

 Giám sát:

Giám sát hợp đồng là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên tránh được chậm trễ hoặc sai sót trong

- Giám sát hợp đồng đảm bảo các bên trong hợp đồng tránh được chậm trễ hoặc saisót trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên cần phải thực hiện ở những thời điểm khác nhautrong giai đoạn thực hiện hợp đồng Như vậy cần phải thiết lập một hệ thống nhắc nhở vềcác nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp để có thể thực hiện đúng các nghĩa vụcủa mình trong hợp đồng Đồng thời, một công việc không kém phần quan trọng là phảithiết lập hệ thống thu thập các thông tin về việc thực hiện hợp đồng của bên đối tác.Thông qua đó theo dõi tiến độ và thời gian biểu của các công đoạn để có thể nhắc nhở đốitác tại các thời điểm thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hoá việc thực hiện hợpđồng TMQT

- Giám sát hợp đồng tốt nhằm phòng ngừa rủi ro và tạo dữ liệu thông tin cho hoạtđộng điều hành

Thông qua việc giám sát chặt chẽ các bước thực hiện hợp đồng của mình và củabên đối tác mà có thể giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh, hạn chế và phòngngừa các rủi ro có thể xảy ra, những bất lợi không đáng có Giám sát thực hiện hợpđồng còn ghi nhận lại những thông tin về các vấn đề phát sinh tạo cơ sở để điều hành

có hiệu quả, chính xác và kịp thời, tối ưu hóa quá trình thực hiện hợp đồng

 Điều hành:

Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những

vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng.

Khi cả hai bên thực hiện trung thành các nghĩa vụ hợp đồng thì thông thường kếtquả hợp đồng sẽ được thực hiện một cách thoả đáng đối với cả hai bên Tuy nhiên,trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà lúc xâydựng hợp đồng không tính trước được Có nhiều nguyên nhân, song có thể kể ra một

số nguyên nhân chính như sau: Một là, các bên hiểu các điều kiện và điều khoản hợpđồng theo các nghĩa khác nhau cho nên hành động theo các hướng khác nhau; Hai là,

có những sự cố mà không thể khắc phục để có thể trung thành với các nghĩa vụ tronghợp đồng Chẳng hạn, một nguyên liệu cần dùng trong quá trình sản xuất có thể lạikhông tìm được Vì thế nhà cung cấp không thể thực hiện đầy đủ theo các mô tả kỹthuật của sản phẩm như đã ghi trong hợp đồng Người cung cấp phải yêu cầu ngườimua đồng ý hoặc phê chuẩn về các chi tiết kỹ thuật mới; Ba là, một số các điều khoảncủa hợp đồng có khi còn được để "mở" mà các bên phải quyết định trong quá trìnhthực hiện hợp đồng Như vấn đề chọn cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, xác định lại giá dogiá thị trường thay đổi Một số các tình huống trên có thể là thứ yếu, nhưng một sốkhác lại có tính rất quan trọng mà yêu cầu mỗi bên phải có sự điều hành trước nhữngthay đổi đó

2.2.2 Nội dung và phương pháp của giám sát và điều hành quy trình thực hiện HĐNK

2.2.2.1 Nội dung và phương pháp giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu

 Nội dung cua công tác giám sát thực hiện HĐNK

Việc giám sát một hợp đồng đầu tiên đòi hỏi phải xác định những thành phần chủyếu trong hợp đồng có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng để tiến hànhgiám sát Người bán (người xuất khẩu) và người mua (người nhập khẩu) có các nộidung giám sát khác nhau Người mua cần giám sát các nhiệm vụ sau:

- Khối lượng hàng hóa: Các chủng loại, số lượng của từng chủng loại, phạm vi

lựa chọn về số lượng

- Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng, thời gian, địa điểm giám định

chất lượng, chỉ định các cơ quan giám định

- Bao bì hàng hóa: Loại và chất lượng bao bì, người cung cấp bao bì, thời điểm

và địa điểm cung cấp bao bì.

- Lịch giao hàng: Thời điểm và lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, ngày cuối

cùng phải giao của từng lần giao hàng, thông báo giao hàng, các điều kiện về cảng,thông báo về điều kiện cảng, thời điểm dự tính tàu đến nơi

- Chỉ định giám định: Khi hàng cần giám định, cần giám sát cơ quan giám định,

nội dung giám định, căn cứ giám định, yêu cầu về chứng thư giám định, thông báo yêucầu giám định đến các cơ quan có liên quan

- Chỉ định tầu/ cảng: Nếu hợp đồng quy định người bán chỉ định tầu để chở

hàng, cần giám sát các đặc điểm của con tàu như tải trọng, tuổi tàu, đặc điểm về chởhàng của tàu, thời gian cập cảng để nhận hàng, địa điểm đến nhận hàng, địa điểm trảhàng, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, giám sát quá trình đàm phán để thuê tàu, hợpđồng thuê tàu

- Giá: Nếu là giá để ngỏ thì thời điểm và địa điểm để gặp gỡ nhau đàm phán về

giá, những thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán lại giá

- Mua bảo hiểm: Giám sát thời điểm mua bảo hiểm, mức bảo hiểm, giá trị bảo

hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm

- Bảo hành: Thời gian bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung và phạm vi trách

nhiệm về bảo hành

- Thanh toán: Giám sát tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh

toán, các chứng từ cho mỗi lần thanh toán, thời điểm mở L/C, yêu cầu mở L/C, kýquỹ, tu chỉnh L/C, yêu cầu và thời gian kiểm tra chứng từ

- Thủ tục hải quan: Thời điểm khai và nộp hồ sơ hải quan, những chứng từ cần

thiết để xuất trình Hải quan và các thủ tục khác: các loại chứng từ, thời điểm cần thiết

để xuất trình Thời điểm và địa điểm xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế hàng hóa

- Khiếu nại: Thời gian khiếu nại, đơn khiếu nại, chứng từ cần lập khi khiếu nại,

giải quyết khiếu nại

- Giải quyết tranh chấp: Cần giám sát về địa điểm trọng tài, luật xét xử, các nội

dung về giải quyết tranh chấp, các chứng cứ…

Tùy vào từng hợp đồng mà có thể thêm hoặc bớt đi một số nội dungcần giám sát khác

 Phương pháp giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Công việc giám sát đòi hỏi phải xây dựng được một hệ thống nhắc nhở có hiệu

quả để nhắc nhở người mua hay người bán những công việc nào cần thực hiện, khi nàocần thực hiện và khi nào cần phải hoàn thành Kết quả là phải chuẩn bị để gửi và nhậnmọi thông tin về tình hình của các sự kiện và công việc cần giám sát trong quá trìnhthực hiện hợp đồng Như vậy, người giám sát có thể sử dụng mọi phương pháp và biệnpháp liên lạc để thực hiện được điều đó như:

- Phương pháp phiếu giám sát hợp đồng: Liệt kê các sự kiện và công việc

đã ngầm định hoặc quy định rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng

mà các sự kiện đó xảy ra và các biện pháp giám sát phòng ngừa cần được thực hiện.Mỗi một hợp đồng có thể có nhiều phiếu giám sát các hoạt động khác nhau như kiểmtra hàng, vận tải, thủ tục hải quan, thanh toán…

- Phương pháp hồ sơ theo dõi hợp đồng: Thiết lập một hồ sơ giám sát cho mỗi

hợp đồng, liệt kê các sự kiện và công việc cần làm và giám sát dựa trên các công việc đó

- Phương pháp phiếu chỉ số giám sát hợp đồng: Gồm một bộ phiếu ghi chỉ số

của hợp đồng mà mỗi công việc của giám sát được ghi vào một phiếu riêng, các phiếuđược sắp xếp theo thứ tự thời gian

- Phương pháp sử dụng máy điện toán: Các hợp đồng đều được ghi vào một

bảng hệ thống lưu trong máy tính Ưu điểm chính của hệ thống dùng máy vi tính là sự

dễ dàng trong tổ chức và truy cập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và trongviệc điều hành các hoạt động giám sát cũng như việc liên lạc với các bộ phận thực hiệntrong đơn vị và các cơ quan khác bên ngoài đơn vị Tuy nhiên để giám sát bằng máy

vi tính và sử dụng hệ thống tự động thì yêu cầu các máy tính phải tương thích và thốngnhất sử dụng các biểu mẫu như hoá đơn, chứng từ vận tải và mã hoá các yếu tố sốliệu, phải có một phần mềm riêng dùng cho giám sát

2.2.2.2 Nội dung trong điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Điều hành hợp đồng nhập khẩu tập trung giải quyết những vấn đề sau

- Chất lượng, số lượng hàng hóa: Sự thay đổi về quy định chất lượng, số lượng

hàng hóa giao nhận so với quy định trong hợp đồng

- Hợp đồng vận tải: Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì

người mua có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải Người mua phải xem xét các điềukiện để ký kết hợp đồng vận tải sao cho thích hợp nhất

- Bảo hiểm cho hàng hóa: Tùy vào điều kiện cụ thể mà người quản lý phải đưa ra

các quyết định: (1) Có mua bảo hiểm hay không; (2) Nếu mua thì mua điều kiện bảo

hiểm nào, trị giá bảo hiểm là bao nhiêu; (3) Hình thức mua; (4) Mua ở hãng bảo hiểmnào; (5) Mua khi nào Người mua phải làm nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa có hư hại mấtmát không, khi hàng hóa nằm trong diện được bảo hiểm phải điều hành để nhận đượcchế độ bảo hiểm từ hãng bảo hiểm là đầy đủ nhất

- Thủ tục hải quan: Thủ tục hải quan về cơ bản gồm 3 bước: khai báo hải quan,

xuất trình hàng hóa để công chức hải quan kiểm tra, thực hiện các quyết định của côngchức hải quan Người quản lý phải điều hành các vấn đề phát sinh trong cả 3 bước nàysao cho hàng hóa được thông quan nhanh nhất

- Giao nhận hàng hóa: Việc giao nhận hàng hóa thường phát sinh các vấn đề như

giao hàng chậm, giao không đúng phương thức, đặc biệt là khi bốc hàng lên tàu và dỡhàng ra khỏi tàu…Như vậy người điều hành cần ra các quyết định như thế nào để giảiquyết những vấn đề này

- Điều chỉnh giá: Sự xem xét về giá hàng hóa có thể phát sinh do điều kiện giá để

"mở" trong hợp đồng

- Các điều khoản thanh toán: Việc thi hành các điều khoản thanh toán trong các

hợp đồng giá cố định và thanh toán một lần là tương đối đơn giản Tuy nhiên, việcthực hiện thanh toán nhiều lần thì điều hành hợp đồng phải bảo đảm những hoạt độngđiều kiện cho việc thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn

- Giải quyết các khiếu nại: Khi có khiếu nại là lúc người quản lý phải điều hành

chặt chẽ nhất Người quản lý phải đưa ra các quyết định: có khiếu nại hay không, bằngchứng của việc khiếu nại, hồ sơ khiếu nại, yêu cầu về giải quyết khiếu nại Còn bên bịkhiếu nại phải xem xét việc khiếu nại của đối tác có đúng hay không, điều hành quátrình tham gia giải quyết khiếu nại, quyết định về giải quyết khiếu nại

- Các nội dung khác: Ngoài các nội dung trên còn rất nhiều các vấn đề cần phải

điều hành như giải quyết các tranh chấp, vấn đề bảo hành, vấn đề bất khả kháng, vấn

đề bảo lãnh để thực hiện tối ưu các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo được quyền lợi của

cả hai bên

2.3 Tổng quan nghiên cứu đề tài trước đó

Qua một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu, căn cứ vào các luận văn, đề tài nghiêncứu khoa học, sách chuyên khảo và các tài liệu tham khảo em đã thấy một số công trìnhnghiên cứu về giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu như là:

1 Một số giải pháp hoàn thiện công tác điều hành và giám sát hợp đồng nhậpkhẩu tại công ty Cổ phần Bách hóa - Nguyễn Thị Thu Hà K37B6, 2005 (GVHD:

Nguyễn Hữu Thịnh)

2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát và điều hành hợp đồngnhập khẩu tại công ty Cổ Phần Hà Việt - Nguyễn Duy Hải - K39E3, 2007 (GVHD:Nguyễn Hữu Thịnh)

3 Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trườngThái Lan của công ty TNHH Giovanni Việt Nam – Nguyễn Thị Khánh – K4-HMQ1( GVHD: Lê Việt Nga)

Do khác về đối tượng nghiên cứu là nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trườngNhật Bản, khác về phạm vi nghiên cứu là Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong giai đoạn

2008 - 2010 nên đề tài “Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập

khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản của Công Ty TNHH Ô TÔ Đông Phong” là chưa có.

Tại công ty TNHH Đông Phong cũng đã tiếp nhận nhiều sinh viên đến thực tậpnhưng cũng chưa có đề tài nào nghiên cứu về vấn đề này Đây là một đề tài mangtínhmới và cấp thiết đối với công ty Mục tiêu của đề tài là tìm hiểu và nghiên cứu cácvấn đề lý thuyết từ đó làm rõ thực trạng hoạt động giám sát quy trình thực hiện HĐNKđồng thời đưa ra được các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả giám sát quy trình thựchiện hợp đồng nhập khẩu Vì vậy, em rất mong công trình nghiên cứu này sẽ giúp íchphần náo đó cho công ty trong việc đề ra giải pháp hữu ích có thể áp dụng vào thực tếnhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động giám sát quy trình thực hiện HĐNK linh kiệnmáy móc từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH Ô Tô Đông Phong

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH

QUY TRÌNH THỰC HIỆN HĐNK LINH KIỆN MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY Ô TÔ ĐÔNG PHONG

GIAI ĐOẠN 2008-2010

3.1.Phương pháp nghiên cứu các vấn đề.

3.1.1.Phương pháp thu thập dữ liệu.

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.

Để có được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động nói chung và côngtác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty em đã

sử dụng một số phương pháp để thu thập dữ liệu sơ cấp sau

 Phiếu điều tra:

Sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm gồm các câu hỏi liên quan trực tiếp đến giámsát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Ô Tô ĐôngPhong Phiếu điều tra trắc nghiệm này được phát cho các cán bộ quản lý và nhân viêntrực tiếp tham gia vào các khâu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng Thông quaphiếu điều tra trắc nghiệm này bước đầu đã thu thập và nhận dạng được những thôngtin liên quan đến các vấn đề cơ bản được nghiên cứu trong luận văn, những khó khăn

và những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác giám sát thực hiện hợpđồng tại công ty

 Phỏng vấn chuyên gia:

Bằng cách tự thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu và

chuyên gia với nội dung bám sát với nội dung nghiên cứu giám sát và điều hành thựchiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Từ đó phát hiện ra những vấn đề mà Công tygặp phải trong việc thực hiện hợp đồng và những kết quả mà công ty đạt được Nguồn

dữ liệu này đóng góp rất lớn cho việc nghiên cứu thực tiễn những khó khăn, vướngmắc trong giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng mà các doanh nghiệp nhập khẩuhay gặp phải Biên bản phỏng vấn được đính ở phần phụ lục

 Phương pháp quan sát:

Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã được tham gia thực hiện một số côngviệc của phòng kinh doanh XNK Thông qua trực tiếp thực hiện công việc đồng thời

quan sát công việc của các cán bộ công nhân viên khác, kết hợp với khả năng tổng hợpđánh giá của bản thân nên em đã rút ra được một số kết luận liên quan đến hoạt độnggiám sát quy trình thực hiện hợp đồng của Công ty.

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.

 Từ nguồn dữ liệu nội bộ.

Trực tiếp thu thập tài liệu liên quan đến quy trình nhập khẩu, giám sát quy trìnhthực hiện hợp đồng nhập khẩu từ các phòng ban liên quan Thu thập dữ liệu từ nguồnnội bộ phần lớn phản ánh kết quả của hoạt động kinh doanh của Công ty, các mục tiêuphát triển trong tương lai Thu thập từ các báo cáo: bằng việc phân tích các báo cáo vềkinh doanh, về tài chính đã công bố ta sẽ có được những thông tin về tình hình kinhdoanh của Công ty như: Kết quả hoạt động kinh doanh, kim ngạch nhập khẩu theo cơcấu thị trường nhập khẩu, số hợp đồng ký kết thực hiện và khiếu nại… trong các năm:

2008, 2009, 2010

 Nguồn dữ liệu ngoại vi:

Những tài liệu chuyên ngành về hoạt động thương mại quốc tế như: Giáo trình,

báo, tạp chí chuyên ngành kinh doanh, thương mại, kinh tế, các niên giám thống kê, tàiliệu lưu trữ, văn bản liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của một số cơ quan banngành liên quan, một số website của Bộ Công thương, tổng cục thống kê… Ngoài ra

em còn tham khảo luận văn có cùng đề tài về giám sát và điều hành của những khóatrước trong thư viện

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu.

Xử lý thông tin định lượng: Phương pháp thống kê: thống kê các kết quả thu

được từ các nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp Thống kê những số liệu về việc thực hiệnhợp đồng nhập khẩu của Công ty từng năm, số hợp đồng vi phạm của Công ty … tiếnhành phân tích những số liệu đã tìm được

Xử lý thông tin định tính: Từ phiếu điều tra công ty, câu hỏi phỏng vấn đưa ra

những nhận xét của bản thân về tình hình giám sát và điều hành thực hiện hợp đồngnhập khẩu của Công ty hiện nay với sự giúp đỡ của nhân viên thực hiện nghiệp vụxuất nhập khẩu trong Công ty và của giáo viên hướng dẫn

Phương pháp tổng hợp: Căn cứ vào các kết quả thu được từ phiếu điều tra, câu

hỏi phỏng vấn chuyên gia, nguồn dữ liệu ngoại vi để đưa ra các kết luận về hoạt độnggiám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thông qua các phầnmềm như SPSS, Excel, Word

3.2 Đánh giá tổng quan ảnh hưởng của những nhân tố môi trường đến hoạt động giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản của công ty Ô Tô Đông Phong giai đoạn 2008 – 2010

3.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Ô Tô Đông Phong

3.2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:

Tên giao dịch: Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong

Đối tác: Công ty TNHH ô tô Đông Phong là liên doanh giữa 3 đối tác lớn

Công ty TNHH cơ giới nông nghiệp miền Bắc

Công ty TNHH công thương Thập Yến

Công ty TNHH xe ô tô thực nghiệp Đông Phong

Chức năng nghiệm vụ của công ty

+ Lĩnh vực kinh doanh: thương mại và sản xuất

+ Ngành nghề kinh doanh:

- Nhập khẩu linh kiện, phụ tùng chính hãng Đông Phong Motor

- Sản xuất, chế tạo, lắp ráp, cung ứng dịch vụ và kinh doanh các máy

cơ khí nông nghiệp

- Thiết kế phương tiện vận tải đường bộ

- Đóng mới thùng bệ chở khách, xe tải

- Sản xuất, lắp ráp phương tiện vận tải

- Sản xuất,lắp ráp, kinh doanh sản phẩm xe ô tô Đông Phong các loại

Cơ cấu bộ máy tổ chức

Tổng số công nhân viên hiện tại của doanh nghiệp là 800 người (bao gồm cảnhân viên thời vụ)

Số nhân lực có trình độ đại học trở lên: 215 người, chiếm tỷ lệ 27% trong tổng sốnhân lực

Số nhân lực tốt nghiệp khối kinh tế và QTKD là 86 người, không có người tốtnghiệp Đại học Thương Mại.

SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH Ô TÔ ĐÔNG PHONG

Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty

- Công ty TNHH ô tô đông Phong là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập Ban lãnhđạo công ty xác định đặt mục tiêu hiệu quả kinh tế lên hàng đầu

- Công ty TNHH ô tô Đông Phong thực hiện chế độ quản lý theo 2 cấp: Cấp công

ty và cấp các tổ sản xuât

+ Cấp công ty: Có Giám đốc và hai phó giám đốc Các phòng ban có chức nănggiúp việc cho Giám đốc theo chức năng được phân công dưới sự điều hành trực tiếpcủa Phó giám đốc phụ trách

+ Cấp tổ sản xuất: Có tổ trưởng và từ 01 – 02 tổ phó giúp việc cho tổ trưởng.điều hành trực tiếp đến từng tổ, bộ phận sản xuất

Ban giám đốc

- Tổng giám đốc: Ông Phan Văn Thiện

- Phó giám đốc: Ông Phan Văn Tiến, Bà Phan Thị Thảo

Tổng giám đốc (Ông Phan Văn Thiện): Là người đứng đầu công ty, thay mặt chocông ty chịu trách nhiệm trước nhà nước và các cơ quan có trách nhiệm về toàn bộhoạt động của công ty mình Là người ra quyết định cao nhất trong công ty, đồng thờichỉ huy và quản lý tất cả các bộ phận của công ty

Phó giám đốc kỹ thuật (Ông Phan Văn Tiến): Có trách nhiệm giúp việc choTổng giám đốc về mặt kỹ thuật sản xuất và thiết kế của công ty

Phó giám đốc kinh tế (Bà Phan Thị Thảo): Có trách nhiệm giúp Tổng giám đốctrực tiếp chỉ đạo công tác quản lý và kinh doanh của công ty

Các phần ban

- Phòng kế hoạch & đầu tư Xuất - Nhập khẩu: Các nhân viên có chức năng giúpBan giám đốc quản lý công tác kế hoạch, soạn thảo và tham gia ký kết các hợp đồng,điều phối kế hoạch sản xuất giữa các đơn vị phong ban để hoàn thành kế hoạch sảnxuất kinh doanh của công ty

- Phòng tài chính - Kế toán: Chiu trách nhiệm toàn bộ công tác hạch toán kế toáncủa công ty, có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra các chi phí phát sinh trong quá trình sảnxuất kinh doanh, quản lý sản xuất ở toàn công ty

- Phòng vật tư – tiêu thụ: Có nhiệm vụ liên hệ tìm khách hàng để ký kết hợp đồng

và chỉ đạo việc mua sắm các phụ tùng, công cụ lắp ráp,vật liệu phụ, văn phòngphẩm… Tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm nội địa và vật tư tiết kiệm của công ty,theo dõi giao nhận hàng Đại lý, chỉ đạo việc tổ chức bố trí kho hàng, chuẩn bị nguyênliệu, phụ liệu cho sản xuất chính của công ty

- Phòng kỹ thuật: Có chức năng nghiên cứu, triển khai đưa tiến bộ khoa học vàosản xuất

- Phòng quản lý chất lượng sản phẩm: Có trách nhiệm kiểm tra chất lượngnguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm sau khi sản xuất, xây dựng phương án đổi mớicông tác quản lý chất lượng

- Phòng hành chính – nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý lao động, chịu trách nhiệmtuyển dụng khi có nhu cầu cần thiết, xác định mức tiền lương, tiền thưởng sản xuất…

- Phòng bảo vệ: Tham mưu, đề xuất giúp ban giám đốc về công tác bảo vệ anninh trật tự, phòng chống cháy nổ, chống bão lụt và công tác dân quân tự vệ

- Phân xưởng cơ điện: Xây dựng các phương án về quản lý các quy trình kỹthuật, an toàn các thiết bị cơ điện, quản lý vận hành máy móc thiết bị và hệ thống sửachữa bảo dưỡng định kỳ, điều động thiết bị máy móc để đáp ứng hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty.

3.2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty trong giai đoạn năm

2 Các khoản giảm trừ doanh thu 47.372.985 1.999.880.361 1.032.981.621

3 Doanh thu thuần 241.554.625.964 208.430.483.575 198.439.058.079

9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 4.353.599.210 3.105.693.152 4.010.561.382

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động

14.Tổng lợi nhuận trước thuế 2.207.622.770 2.642.544.420 1.605.825.816

15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 309.067.187 449.162.888 301.455.400

16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập

(Nguồn: Phòng kế toán - tài chính)

Qua bảng số liệu ta thấy:

- Doanh thu của công ty không ngừng tăng qua các năm Cụ thể,

năm 2009 doanh thu đạt 210.430.363.936 đồng, tương ứng tăng 5.49% so vớinăm 2008 (199.471.039.700 đồng) Năm 2010 doanh thu đạt 241.601.998.949 đồngvậy tương ứng tăng 14,81% so với năm 2009 Phần doanh thu tăng nhanh của năm

2010 chủ yếu là do công ty đã tăng những hợp đồng mới có giá trị lớn trong năm 2010.Lợi nhuận trước thuế: Mặc dù năm 2009 có số lợi nhuận trước thuế đạt

2.642.544.420 đồng tăng 64,55% so với năm 2008 (1.605.825.816 đồng), nhưng đếnnăm 2010 lợi nhuận trước thuế của công ty đạt 2.207.622.770 đồng đã giảm 2.09% sovới năm 2009 Khi điều tra về sự giảm đi này thì nguyên nhân chính là do công ty đểxảy ra một số sai phạm trong công tác thực hiện các hợp đồng nhập khẩu với đối táclàm các khoản chi phí của công ty tăng nhanh, mặt khác chi phí tăng cũng là do công

ty tiến hành đầu tư một số trang thiết bị mới cho doanh nghiệp và năm vừa qua thìđồng nội tệ cũng bị mất giá

3.2.1.3 Tổng quan công tác giám sát và điều hành việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc của Công ty giai đoạn 2008- 2010.

 Thị trường nhập khẩu linh kiện máy móc của Công ty:

Tìm kiếm thị trường trong kinh doanh nhập khẩu diễn ra liên tục và cần thiết.Đặc thù thị trường nhập khẩu là khâu cung cấp đầu vào, lựa chọn thị trường nhập khẩu

ở đây là lựa chọn nhà cung cấp đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh Do hoạtđộng kinh doanh vượt quá ra khỏi biên giới quốc gia nên việc nghiên cứu thị trườngtrở nên phức tạp Các thị trường chủ yếu là: Nhật Bản, Trung Quốc, Thái Lan…

Trong những năm gần đây Nhật Bản vẫn là một trong những thị trường nhậpkhẩu chủ yếu của công ty

Bảng 3.3 Kim ngạch thị trường Nk của Công ty

0 10 20 30 40 50 60 70

45 34,6 69

23 38,6 63,5

12

30,6 34

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Bảng 3.4 Cơ cấu nhập khẩu các mặt hàng của công ty.

0 5 10 15 20 25 30

(Nguồn: Phòng kinh doanh – tài chính)

Như vậy có thể khẳng định thị trường Nhật Bản là thị trường trọng điểm củacông ty, và doanh thu của thị trường này cũng chiếm khoảng 70% tổng doanh thu của cáchợp đồng nhập khẩu và có xu hướng tăng theo các năm Và mặt hàng chủ yếu là mặt hànglinh kiện ô tô Vì với thị trường Nhật Bản thì uy tín về các mặt hàng linh kiện ô tô là có uytín chất lượng cao vì vậy nó đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty

 Quy trình thực hiện HĐNK:

Hiện nay Công ty chủ yếu nhập khẩu theo hình thức điều kiện CFR( 90%), vậyCông ty sẽ chịu trách nhiệm mua bảo hiểm Do vậy quy trình thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu của công ty diến ra qua các bước sau:

 Mở L/C

 Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu nhập theo CFR)

 Kiểm tra chứng từ và thanh toán

 Giao nhận hàng và làm thủ tục hải quan,

 Khiếu nại và giải quyết tranh chấp (nếu có)

 Phụ trách công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng

Do công ty nhân lực còn mỏng và trình độ nhân lực còn hạn chế do vậy việcgiám sát và điều hành công tác thực hiện các hợp đồng nhập khẩu do trực tiếp giámđốc Phan Văn Thiện điều hành và chỉ đạo trưởng phòng kinh doanh XNK giám sátPhương pháp và công cụ mà công ty sử dụng trong công tác giám sát và điềuhành là; Điện thoại, Fax, Email và biện pháp báo cáo kiểm tra trực tiếp

3.2.2 Đánh giá ảnh hưởng của những nhân tố môi trường đến hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc

từ thị trường Nhật Bản của công ty

3.2.2.1 Ảnh hưởng của những yếu tố thuộc môi trường bên trong đến hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty

 Quan điểm của nhà quản trị về hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Việc giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu luôn cầnthiết cho bất kỳ một doanh nghiệp nào có hoạt động XNK, nhưng không phải doanhnghiệp nào cũng đánh giá tầm quan trong của hoạt động này là như nhau bởi nó còntùy thuộc vào từng quan điểm của nhà quản trị mỗi doanh nghiệp Tổ chức thực hiệnhợp đồng là một công việc phức tạp, không chỉ thực hiện đúng các bước trong quytrình mà còn cần giám sát quy trình đó để phát hiện sớm các rủi ro có thể xảy ra từ đóđưa ra cách giải quyết nhanh nhất

Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong nhập khẩu chủ yếu các loại linh kiện ô tô vàlinh kiện máy móc cơ khí nên giá trị của các lô hàng nhập khẩu cũng không hề nhỏ.Tuy nhiên, nhà quản trị của Công ty mới chỉ nhận được hợp đồng nhập khẩu đạt hiệu