Nghiên cứu về hoạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Nghiên cứu về hoạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào, dù lớn, dù nhỏ muốn tồn tại và phát triển bền vững đều phải có những chiến lược về chất lượng sản phẩm, giá cả sản phẩm thích hợp với các điều kiện của hoạt động sản xuất kinh doanh và môi trường kinh doanh Chính vì thế, tiêu chí hàng đầu của các doanh nghiệp là sản phẩm của mình có chất lượng và giá cả cạnh tranh trên thị trường Để đạt được mục tiêu đó, mỗi doanh nghiệp đều phải có những biện pháp cụ thể nhằm kiểm soát tốt về chất lượng các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất cũng như hiệu quả của việc sử dụng và sự kết hợp giữa các yếu tố trong khi luôn phải hướng tới mục tiêu tối thiểu hoá chi phí Chính vì thế các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, cải tiến công nghệ sản xuất, nâng cao tay nghề của người lao động,… để đạt tới mục tiêu quản lý hiệu quả

Đối với Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC (Công ty VINECO), một doanh nghiệp chuyên sản xuất, lắp ráp các thiết bị điện tử viễn thông thì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm

Chính bởi nhận thức được tầm quan trọng của việc hạch toán nguyên vật liệu trong công tác kế toán nói riêng cũng như trong công tác quản lý nói chung của đơn

vị nên em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại

Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC” cho luận văn tốt nghiệp của

mình

Qua quá trình viết luận văn tốt nghiệp, em có vận dụng những kiến thức đã học kết hợp với việc quan sát thực tế tại Công ty từ đó em đã nêu và phân tích những đặc điểm cơ bản trong hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty với mong muốn trau dồi những kiến thức, kỹ năng đã được đào tạo, đồng thời mong muốn chuyên đề thực tập này có thể giúp Công ty trong việc đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, tuân thủ chế độ, quy định chung của nhà nước ngày một tốt hơn

Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập bao gồm 3 chương:

Chương I: Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh

nghiệp sản xuất

Chương II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty VINECO

Chương III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty

VINECO

Nội dung

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT

LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Khái quát chung về nguyên vật liệu

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu

 Khái niệm NVL

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật chất hóa, là một trong những điều kiện cần thiết để tiến hành sản xuất Nguyên vật liệu là hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được sử dụng cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay được sử dụng phục vụ cho hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp.

 Đặc điểm NVL

NVL là đối tượng cần thiết để tiến hành sản xuất kinh doanh và chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu

để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Khối lượng NVL sử dụng, định mức NVL tiêu dùng là cơ sở để tạo ra khối lượng sản phẩm sản xuất tương ứng

Toàn bộ giá trị của vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Giá trị NVL sử dụng để tạo thành chi phí NVL có thể được ghi giảm trên cơ sở thu hồi phế liệu, vật liệu thừa có ích và các khoản bồi thường khác gắn với việc bội thường việc sử dụng NVL

Bên cạnh đó, NVL có thể gồm nhiều loại khác nhau về tính chất lý hoá, thông

số kỹ thuật, công dụng hay giá trị Chúng bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong cũng như bên ngoài của quá trình sản xuất như: lao động của con người, sự tác động của tư liệu lao động, thời tiết, khí hậu, giá cả thị trường

 Vai trò của NVL trong doanh nghiệp sản xuất

NVL là tài sản ngắn hạn có vai trò rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào bởi nó chiếm phần lớn tỷ trọng trong giá thành sản phẩm sản xuất hoàn thành NVL lá yếu tố thiết yếu tạo ra sản phẩm, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, do đó ảnh hưởng quan trọng đến kết quả kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường

NVL là thành phần quan trọng trong vốn lưu động, dự trữ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn lưu động lưu chuyển nhanh hay chậm sẽ quyết định khả năng sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp sản xuất Tài sản lưu động quay càng nhiều vòng trong một chu kỳ kinh doanh thì khả năng vốn lưu động càng nhanh

và lợi nhuận tạo ra càng lớn

 Yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp

Với vai trò như trên, yêu cầu đặt ra cho doanh nghiệp là phải quản lý NVL một cách chặt chẽ, hiệu quả ngay từ khâu lập kế hoạch, thu mua, bảo quản, sử dụng

và dự trữ để đảm bảo cung ứng vật liệu kịp thời, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả

Ở khâu thu mua: Doanh nghiệp cần dựa trên cơ sở định mức dự trữ tối thiểu,

tối đa; định mức chi phí NVL và kế hoạch sản xuất trong kỳ để lập kế hoạch thu mua NVL Việc lập kế hoạch thu mua sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn do cung cấp NVL không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn Quá trình tiến hành thu mua cần đảm bảo về số lượng, chất lượng, thời gian nhập, giảm thiểu sự thất thoát vật liệu trong khâu thu mua, giá mua phải hợp lý nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, góp phần giảm giá thành sản phẩm

Ở khâu bảo quản: Doanh nghiệp cần có hệ thống kho theo đúng chế độ, yêu

cầu quản lý, NVL phải được sắp xếp hợp lý theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ trình độ chuyên môn nhằm đảm bảo an toàn, tránh lãng phí cho NVL tại kho, ghi chép ban đầu về sổ sách tại kho, phát hiện kịp thời nguyên nhân và mức độ thừa thiếu, hư hỏng, giảm phẩm chất của NVL

Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lý cho từng

loại vật liệu phù hợp với kế hoạch sản xuất và đặc tính NVL, đảm bảo NVL cung cấp

đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất đồng thời mức dự trữ không quá cao gây ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn lưu động.

Ở khâu sử dụng: Sử dụng NVL một cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả trên cơ sở

các định mức tiêu hao và kế hoạch chi phí Thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc sử dụng NVL hợp lý, đúng thứ loại, quy cách và đúng quy trình công nghệ sản xuất

Làm tốt khâu quản lý NVL sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho người quản lý năm được số lượng, chất lượng, đặc điểm và tình hình sử dụng các loại NVL; cung cấp thông tin nhập vào, xuất ra, tồn kho; cung cấp thông tin để cân đối cung cầu, vốn lưu động cho nhập, xuất giá trị NVL; cung cấp thông tin về tình hình sử dụng NVL để đo lường chi phí sử dụng NVL; quản lý và điều chỉnh hợp lý định mức tiêu hao NVL…

 Nhiệm vụ hạch toán NVL

Hạch toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

• Tổ chức phân loại NVL phù hợp nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

• Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp

• Ghi chép, tính toán, phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tình hình biến động tăng giảm của NVL chi tiết và tổng hợp theo các chỉ tiêu số lượng, giá trị

• Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh

• Kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL Tham gia kiểm kê NVL Phát hiện kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối thiểu thiệt hại có thể xảy ra

• Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng NVL, tình hình thanh toán với người bán

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Phân loại tài sản nói chung và phân loại NVL nói riêng là việc sắp xếp các loại tài sản khác nhau thành từng phần khác nhau theo những tiêu thức nhất định.

Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh nên mỗi doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau về công dụng, tính chất lý hóa, thông số kỹ thuật… lại biến động thường xuyên, liên tục trong quá trình sản xuất nên được sử dụng, chế biến và bảo quản khác nhau Vì vậy để quản lý một cách chặt chẽ, hiệu quả và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp thì việc cần thiết phải tiến hành trước tiên là phân loại NVL theo những tiêu thức phù hợp Có nhiều tiêu thức để phân loại NVL, dưới đây là những tiêu thức cơ bản phân loại NVL:

 Theo vai trò, công dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh,

NVL được chia thành:

• Nguyên liệu và vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm

- Nguyên liệu: là những đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp như: quặng, dầu mỏ, cao su, mía

- Vật liệu: là những đối tượng lao động đã qua công đoạn chế biến công nghiệp như: sắt, thép, vải, ximăng, giấy mực

• Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp cùng với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường, phục vụ cho nhu cầu

kỹ thuật, nhu cầu quản lý

• Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng dầu, than củi, hơi đốt

• Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ

• Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị, vật liệu (cần lắp hoặc không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.

• Vật liệu khác: là những loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi (vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thu hồi từ thanh lý TSCĐ)

Đây là cách phân loại được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay Việc phân loại như trên có ưu điểm là phân biệt rõ vai trò và tác dụng của từng loại NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, giúp người quản lý đưa ra những quyết định cụ thể để hạch toán từng loại, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và sử dụng NVL

Cách phân loại theo tiêu thức này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL, là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp

 Theo mục đích sử dụng, NVL được chia thành:

• Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm: Nguyên vật liệu chính trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm

• Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ cho quản lý ở các phân xưởng tổ, đội, sản xuất cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp, NVL nhượng bán, đem góp vốn liên doanh

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc lập ra kế hoạch kinh doanh, trên cơ sở đó tạo hiệu quả trong sản xuất thực tế Đây cũng là căn cứ để tính toán và phân bổ chính xác giá trị NVL xuất dùng cho các đối tượng khác nhau

 Theo nguồn hình thành, NVL được chia thành:

• Nguyên vật liệu mua ngoài: là NVL mua từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu

• Nguyên vật liệu tự chế: là NVL do doanh nghiệp tự sản xuất

• Nguyên vật liệu khác: là NVL hình thành do được cấp phát, biếu tặng, nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác

Phân loại NVL theo cách này có ưu điểm là giúp người quản lý và người sử dụng theo dõi được tình hình NVL nhập theo nguồn nào, qua đó sẽ đánh giá được sự cung ứng, hiệu quả sản xuất và sử dụng cho từng loại NVL Tuy nhiên cách phân loại này có hạn chế là đơn điệu và không thấy rõ được vai trò, giá trị của từng loại NVL một cách cụ thể, chi tiết.

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch thu mua và sản xuất NVL, giúp cho việc quản lý NVL dễ dàng hơn và giải trình khi có yêu cầu của cấp trên Đây cũng là cơ sở để xác định vị trí giá vốn thực tế NVL nhập kho

 Theo quyền sở hữu, NVL được chia thành:

• NVL thuộc sở hữu của doanh nghiệp: là NVL do doanh nghiệp mua sắm, nhận cấp pháp, tặng thưởng, nhận góp vốn liên doanh…

• NVL nhận gia công chế biến hay giữ hộ

Cách phân loại này cho phép các nhà quản lý nắm vững nguồn NVL và giá trị NVL mà mình đang nắm giữ

Nhìn chung, trong các tiêu thức phân loại trên thì phân loại theo vai trò, công dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh là ưu việt và thuận tiện cho việc

tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết NVL cũng như cung cấp thông tin để tính giá thành sản phẩm hơn cả Dù vậy, mỗi cách phân loại đều đáp ứng một yêu cầu riêng của công tác quản lý

Các tiêu thức phân loại chỉ là tương đối, có trường hợp NVL phụ ở hoạt động hay doanh nghiệp này nhưng lại là NVL chính ở hoạt động hay doanh nghiệp khác

Do đó, dựa vào tiêu thức nào cũng chỉ mang tính tổng quát và định hướng Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có cách phân loại khác nhau để phù hợp với doanh nghiệp mình nhằm đảm bảo quản lý NVL một cách tốt nhất

Tuy nhiên, để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”

Việc lập danh điểm vật tư là quy định cho mỗi thứ NVL một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số và chữ cái thay thế tên gọi trực tiếp của chúng Tùy theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm NVL được xây dựng theo nhiều cách khác nhau Yêu cầu của việc lập danh điểm là phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp và thống nhất trong toàn doanh nghiệp nhằm quản lý NVL dễ dàng, hiệu quả.

Tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của tất cả NVL của doanh nghiệp được xác định một cách thống nhất và được phản ánh đầy đủ trên “ Sổ danh điểm vật liệu”

1.1.3 Tính giá nguyên vật liệu

Việc tính giá NVL phải được áp dụng tuân thủ chuẩn mực kế toán số 02

“Hàng tồn kho” ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của

Bộ Tài chính

Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định Đây là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL

Về nguyên tắc tính giá NVL: NVL nói riêng cũng như hàng tồn kho nói chung phải được tính theo giá gốc (giá thực tế) Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được”

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại

Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong

kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm

và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Việc tính giá NVL được thực hiện cụ thể cho các trường hợp như sau:

1.1.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

NVL nhập kho được tính theo giá thực tế: bao gồm các chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã bỏ ra cho đến khi vật tư được đưa vào sử dụng

NVL nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm nhiều nguồn nhập khác nhau Tùy theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của NVL nhập kho được xác định khác nhau:

 Đối với NVL mua ngoài:

+

Chi phí thu mua

+

Các loại thuế hàng hóa không được khấu, không được hoàn

-Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng muaTrong đó:

• Giá mua ghi trên hoá đơn được xác định như sau:

- Là giá có thuế GTGT nếu vật tư mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế

- Là giá chưa có thuế GTGT nếu vật tư mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế khấu trừ

- Đối với vật tư mua trong nước thì giá mua bao gồm cả các loại thuế hàng hóa (nếu có) Đối với vật tư nhập khẩu thì giá mua chưa bao gồm các loại thuế hàng hóa (nếu có)

• Chi phí thu mua gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên mua chịu, chi phí bảo quản kho bãi, bảo hiểm, hao hụt trong định mức, công tác phí cho người đi mua Nếu chi phí thu mua phát sinh có thuế GTGT thì cần căn cứ phương pháp tính thuế trực tiếp hay khấu trừ để tính hoặc không tính thuế GTGT vào giá nhập vật tư

• Các khoản thuế không được khấu, không được hoàn: là các loại thuế hàng hóa thường phát sinh khi nhập khẩu vật tư như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu Trong đó, thuế NK được tính theo công thức:

Số thuế = Số lượng hàng x Giá tính x Thuế suất x Tỷ giá tại thời

 Đối với NVL nhập từ sản xuất nội bộ:

Giá thực tế NVL = Giá trị NVL xuất chế biến + Chi phí chế biến

 Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực

tế NVL =

Giá trị NVL xuất đưa đi chế biến

+

Chi phí thuê ngoài gia công chế biến

 Đối với NVL được thưởng, biếu tặng:

1.1.3.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Để xác định giá thực tế ghi sổ của NVL xuất kho trong kỳ thì tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý vật tư, số lượng danh điểm vật tư, số lần nhập – xuất NVL, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng, bến bãi… để áp dụng phương pháp tính giá xuất kho thích hợp Việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán

Chuẩn mực số 02-Hàng tồn kho quy định việc tính giá hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp theo giá đích danh

- Phương pháp bình quân gia quyền

- Phương pháp nhập trước- xuất trước

- Phương pháp nhập sau- xuất trước

Ngoài ra, trong thực tế các doanh nghiệp còn sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá NVL xuất kho.

 Phương pháp giá thực tế đích danh

Theo phương pháp này, kế toán theo dõi giá nhập của từng NVL hay từng lô NVL Khi xuất NVL, trị giá thực tế của NVL xuất dùng được tính theo giá nhập kho đích danh của NVL hay lô NVL đó

Ưu điểm: Việc tính giá NVL được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chính

xác Thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL Có thể nói, về nguyên tắc, đây là phương pháp chính xác,

lý tưởng nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán, nghĩa là chi phí thực tế phải phù hợp với doanh thu thực tế Theo cách này, giá trị vật tư xuất dùng cho sản xuất sẽ phù hợp với giá trị của thành phẩm mà nó tạo ra

Nhược điểm: Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khá khắt

khe và chỉ có thể áp dụng được khi NVL có thể phân biệt, chia tách được ra thành từng loại, từng thứ riêng biệt, cho phép bảo quản thành từng lô NVL nhập kho

Điều kiện vận dụng: phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh

nghiệp có ít loại NVL, NVL có giá trị lớn hoặc những NVL ổn định và có khả năng nhận diện được Ngoài ra, để có thể làm theo phương pháp này doanh nghiệp cần có

hệ thống kho tàng bảo quản NVL theo từng lô nhập kho

 Phương pháp giá đơn vị bình quân

Theo phương pháp này giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức:

• Cách 1: Tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

Đơn giá bình

quân cả kỳ

= Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳCách tính này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư nhưng

số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm

nhưng nó lại dồn công việc tính toán vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến các khâu kế toán khác và công tác quyết toán nói chung.

• Cách 2: Tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước

Đơn giá = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

Số lượng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)Cách tính này tuy khá đơn giản, giảm nhẹ được khối lượng tính toán của kế toán và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên

độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá NVL trong kỳ Đặc biệt, trong trường hợp có sự biến động lớn về giá NVL trên thị trường, cách tính này

có thể làm cho thông tin kế toán cung cấp sẽ bị sai lệch nhiều so với tình hình thực tế

• Cách 3: Tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

Theo cách này này, sau mỗi lần nhập NVL, kế toán tính đơn giá bình quân cho từng danh điểm vật liệu để làm căn cứ tính giá NVL xuất dùng

Đơn giá bình quân

sau lần nhập thứ n

= Giá thực tế NVL tồn sau lần nhập thứ n

Số lượng thực tế NVL tồn sau lần nhập thứ nCách tính này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư và số lần nhập của mỗi loại không nhiều, thường thích hợp với những doanh nghiệp có sử dụng kế toán máy Cách tính này khắc phục được nhược điểm của các cách tính trên, tính giá NVL xuất dùng vừa chính xác, vừa cập nhật với sự biến động giá cả trên thị trường Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều và phức tạp

 Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này, NVL khi xuất kho được tính giá trên cơ sở giả định rằng NVL nào nhập trước thì xuất trước, giá NVL thực tế xuất kho là giá thực tế nhập kho của NVL nhập kho trước Do vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số vật liệu mua vào của những lần nhập sau Phương pháp này có lợi cho doanh nghiệp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm Khi giá có xu hướng giảm, chi phí NVL trong kỳ của doanh nghiệp lớn, giá trị tồn kho nhỏ do vậy mà tránh được rủi ro cho doanh nghiệp, đảm bảo nguyên tắc thận trọng

Phương pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư,

số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều Khi sử dụng phương pháp này, kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, đảm bảo thông tin kế toán được cập nhật

 Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO)

Theo phương pháp này, NVL khi xuất kho được tính giá trên cơ sở giả định rằng NVL nào nhập sau thì xuất trước, giá NVL thực tế xuất kho là giá thực tế nhập kho của NVL nhập kho sau Do vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của

số vật liệu mua vào của những lần nhập trước

Phương pháp này có lợi cho doanh nghiệp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng tăng Khi giá có xu hướng tăng, chi phí NVL trong kỳ của doanh nghiệp lớn, giá trị tồn kho nhỏ do vậy mà tránh được rủi ro cho doanh nghiệp, đảm bảo nguyên tắc thận trọng

Phương pháp này cũng được áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều Khi sử dụng phương pháp này, kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, đảm bảo thông tin kế toán được cập nhật

 Phương pháp giá hạch toán:

Theo phương pháp này, việc hạch toán xuất NVL được kế toán ghi nhận giá trị NVL xuất kho theo giá hạch toán Giá hạch toán là giá tạm tính được sử dụng ổn định do doanh nghiệp xác định, đó thường là giá kế hoạch, giá mua NVL tại một thời điểm nào đó hay giá NVL bình quân tháng trước… Giá này chỉ dùng để ghi sổ chi tiết, không có ý nghĩa trong thanh toán và ghi sổ tổng hợp

Giá hạch toán của

NVL xuất dùng =

Số lượng NVL xuất dùng x

Đơn giá hạch toán của NVLCuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán của NVL xuất theo giá thực tế để ghi sổ tổng hợp dựa trên cơ sở hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán

xuất dùng xuất dùng của NVLTrên cơ sở giá thực tế tính được, kế toán tính ra giá trị cần điều chỉnh để từ đó ghi các bút toán điều chỉnh cũng như giá trị điều chỉnh trên sổ chi tiết.

Phương pháp này giúp cho công tác kế toán đơn giản, nhẹ nhàng hơn trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều NVL, nhiều nghiệp vụ xuất Tuy nhiên, độ chính xác của nó chưa cao vì không tính đến sự biến động giá cả của vật liệu

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều loại NVL, nghiệp

vụ xuất diễn ra thường xuyên, thị trường giá cả ít biến động và doanh nghiệp có đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao

Tóm lại, mỗi phương pháp tính giá NVL xuất kho nêu trên có nội dung, ưu nhược điểm riêng và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp tính, đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán

1.2 Hạch toán nguyên vật liệu

1.2.1 Chứng từ kế toán nguyên vật liệu

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán NVL bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn cước phí vận chuyển, Hoá đơn bán hàng giá trị gia tăng, Biên bản đánh giá lại tài sản

Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn hoặc tuỳ theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu chứng từ riêng.

Đồng thời, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, thể hiện rõ sự biến động của NVL và sự chịu trách nhiệm của từng

cá nhân, bộ phận

1.2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Kế toán chi tiết NVL là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư Công việc này được thực hiện chủ yếu ở kho và tại phòng Kế toán – Tài chính của doanh nghiệp Sự liên hệ và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác ghi chép vào thẻ kho cũng như việc kiểm tra, đối chiếu

số liệu giữa kho và phòng kế toán đảm bảo việc theo dõi chặt chẽ tình hình biến động theo từng kho, loại, nhóm, danh điểm vật tư về số lượng và giá trị

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL sau: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư

1.2.2.1 Phương pháp thẻ song song

 Nguyên tắc hạch toán:

• Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn

kho của từng danh điểm NVL ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu để, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số lượng NVL thực nhập, thực xuất vào thẻ kho tương ứng Cuối ngày, thủ kho tính lượng tồn kho và ghi vào cột tồn trên thẻ kho Cuối kỳ, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất, tồn của từng loại NVL, ghi vào thẻ kho để đối chiếu với số liệu của kế toán vật tư

• Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết NVL để ghi chép tình

hình biến động của từng danh điểm NVL ở từng kho theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho

để lấy chứng từ, kế toán kiểm tra chứng từ và ghi đơn giá, thành tiền vào các chứng từ kế toán Sau đó, kế toán lần lượt ghi chép các nghiệp

vụ nhập, xuất vào các thẻ, sổ chi tiết NVL có liên quan Cuối kỳ, kế toán tính ra số lượng và giá trị tồn cho từng danh điểm vật tư để so sánh, đối chiếu với số liệu của thủ kho Đồng thời, dựa vào các thẻ, sổ chi tiết NVL kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho

 Quy trình hạch toán chi tiết NVL:

Sơ đồ1.01: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

Ghi chú:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳGhi cuối kỳ

Đối chiếu kiểm tra

 Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ dàng kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác

 Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép rất lớn, tốn nhiều công sức và thời gian

 Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy hoặc các doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công nếu có ít danh

Phiếu nhập kho

toán chi tiết

Phiếu xuất kho

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

điểm vật tư, việc nhập, xuất diễn ra không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế

1.2.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

 Quy trình hạch toán chi tiết NVL:

Sơ đồ 1.02: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu

Bảng kê xuấtNVL

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL

Sổ kế toán tổng hợp

về vật liệu

Ghi hàng ngày hoặc định kỳGhi cuối kỳ

Đối chiếu kiểm tra

 Ưu điểm: Giảm nhẹ được khối lượng ghi chép của kế toán so với phương pháp thẻ song song do chỉ ghi một lần vào cuối tháng

 Nhược điểm: Vẫn còn ghi sổ trùng lặp về mặt số lượng giữa kho và phòng kế toán, khó kiểm tra đối chiếu, khó phát hiện sai sót, công việc kế toán dồn vào cuối kỳ làm cho việc lập báo cáo chậm, thông tin về tình hình nhập-xuất-tồn không có tính cập nhật

 Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư song số lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều; hệ thống kho phân tán; không đủ lao động kế toán để thực hiện ghi chép, đối chiếu thường xuyên

từ Căn cứ vào phiếu nhập kho, lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, căn

cứ vào phiếu xuất kho lập phiếu giao nhận chứng từ xuất Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào hai loại phiếu giao nhận này để lập Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn NVL theo giá trị Sau đó, kế toán tiến hành quy số lượng tồn của thủ kho trên Sổ số dư ra tiền để đối chiếu, so sánh tồn kho từng danh điểm NVL số liệu trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn Đồng thời, kế toán tiến hành so sánh số liệu trên Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

 Quy trình hạch toán chi tiết NVL:

Sơ đồ 1.03: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

Ghi chú:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳGhi cuối kỳ

Đối chiếu kiểm tra

 Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán chi tiết NVL và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ đồng thời tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý doanh nghiệp

 Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót Kết cấu sổ phức tạp do đó đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn tương ứng

 Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế và chứng từ nhập, xuất NVL diễn ra thường xuyên, cán bộ kế toán có trình độ vững vàng, thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao

Mỗi phương pháp hạch toán chi tiết NVL trên đều có các ưu điểm và nhược điểm, chính vì thế, khi hạch toán NVL, các doanh nghiệp cần có sự nghiên cứu, lựa

Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Phiếu giao nhận

toán tổng hợp vềvật liệu

chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý NVL.

1.2.3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hạch toán tổng hợp NVL là ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL trên các sổ kế toán tổng hợp Để hạch toán NVL nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng các phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phương pháp nào là tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp

1.2.3.1 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp quy định

Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá

có giá trị thấp, thường xuyên xuất kho mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Vì vậy, phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có vật tư có giá trị lớn

 Tài khoản sử dụng trong phương pháp KKTX:

• TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại NVL tại doanh nghiệp, được mở chi tiết cho từng loại vật liệu tuỳ theo yêu cầu của quản lý

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: - Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ

- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ

- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại cho người bán

- Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê

Dư Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho

• TK 151- Hàng mua đang đi đường: phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng đến cuối

kỳ hạch toán, hàng chưa về nhập kho doanh nghiệp hoặc đã về đến kho nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Giá trị vật tư, hàng hóa đang đi đường

Bên Có: Giá trị vật tư, hàng hóa đi đường kỳ trước về nhập kho

Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 331, 111, 112,

141, 1331, 621, 627, 641, 642,

 Trình tự hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phương pháp KKTX:

Sơ đồ 1.04: Trình tự hạch toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp

KKTX

1.2.3.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của hàng tồn kho mà chỉ phản ánh

NVL thừa khi kiểm kê

NVL được tài trợ, biếu

tặng

Chênh lệch đánh giá tăng NVL

Chênh lệch đánh giá giảm NVL

Xuất bán NVLNVL thiếu khi kiểm kê

Xuất kho NVL sử dụng trong DN

VAT đầu vào (nếu có)

giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê định kỳ Từ đó, xác định lượng xuất hàng tồn kho.

Đối với NVL, giá trị NVL xuất dùng trong kỳ được xác định theo công thức:

Giá trị NVL xuất

dùng trong kỳ =

Giá trị NVL tồn đầu kỳ +

Tổng giá trị NVL nhập trong kỳ -

Giá trị NVL tồn cuối kỳPhương pháp này có ưu điểm là đơn giản, ít tốn công sức ghi chép nhưng lại

có độ chính xác không cao Phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chủng loại vật tư có giá trị thấp, thường xuyên xuất bán, xuất dùng

 Tài khoản sử dụng trong phương pháp kiểm kê định kỳ:

• TK 611- Mua hàng: theo dõi tình hình tăng giảm vật tư, hàng hóa trong

kỳ theo giá thực tế, được chi tiết thành 2 TK: TK 6111-Mua nguyên liệu, vật liệu; TK 6112- Mua hàng hoá

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: - Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ

- Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá nhập trong kỳBên Có: - Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất dùng trong kỳ

- Trị giá thực tế hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ

- Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá, thiếu hụt…

- Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn cuối kỳ

TK 611 không có số dư cuối kỳ

• TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳBên Có: Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ

Dư Nợ : Giá trị thực tế NVL tồn cuối kỳ

• TK 151- Hàng mua đang đi đường

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thực tế NVL đang đi đường cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế NVL đang đi đường đầu kỳ

Dư Nợ : Giá trị thực tế NVL đang đi đường cuối kỳNgoài ra , trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như: TK 133, 111, 112, 331

 Trình tự hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phương pháp KKĐK:

Sơ đồ1.05: Trình tự hạch toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp

KKĐK

1.2.3.3 Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn

Về mặt kinh tế, dự phòng cho phép phản ánh chính xác hơn giá trị thực của tài sản đồng thời làm giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp Về mặt tài chính, dự phòng hình thành nên khoản tiền dùng để bù đắp thiệt hại khi thực tế xảy ra giảm giá, đó là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực thụ Về mặt thuế, dự phòng là một chi phí hợp lý được trừ vào lợi nhuận khi tính lợi tức chịu thuế

Nguyên tắc lập dự phòng: Kế toán thực hiện trích lập dự phòng vào cuối niên

độ kế toán cho từng loại NVL, căn cứ vào biến động của giá cả NVL và bằng chứng

NVL nhập từ các nguồn khác

VAT đầu vào (nếu có)

Giá trị NVL xuất dùng

trong kỳ

NVL nhậpmua trong kỳ

Kết chuyển NVL đi đường

và tồn kho cuối kỳ

VAT đầu vào (nếu có)

tin cậy tại thời điểm lập dự phòng NVL không được coi là giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất ra từ chúng được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó.

Số được lập dự phòng được tính cho từng loại NVL là chênh lệch giữa giá gốc

và giá trị thị trường theo công thức:

x

Giá hạch toán trên

sổ kế toán

-Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính

nămTài khoản sử dụng:

TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: - Số tổn thất thực tế do giảm giá phát sinh trong kỳ trừ

vào dự phòng đã lập

- Hoàn nhập số dự phòng đã lập, không dùng đếnBên Có: Trích lập dự phòng giảm giá vào cuối niên độ kế toán

Dư Có : Số dự phòng đã trích còn lại chưa sử dụng Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá NVL được khái quát qua sơ đồ:

Sơ đồ 1.06: Hạch toán dự phòng giảm giá NVL

1.2.4 Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu

1.2.4.1 Sổ kế toán

Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cụ thể để hệ thống hóa số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu liên quan khác Thực chất sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản kế toán và ghi chép trên sổ kế

Trích lập dự phòng cuối niên độ hoặc

trích dự phòng bổ sung

Hoàn nhập dự phòng

toán, là sự biểu hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép trong đó các thông tin kế toán được phản ánh một cách có hệ thống theo trình tự thời gian, không gian cũng như theo đối tượng.

Đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ khác nhau cả về kết cấu, nội dung, phương pháp hạch toán tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có để thực hiện công tác kế toán

1.2.4.2 Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán nguyên vật liệu

 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

Hình thức Nhật ký - Sổ cái là hình thức sổ kế toán dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế Số liệu trên Nhật ký – Sổ cái dùng để lập Báo cáo tài chính

Theo hình thức này, việc ghi sổ được kết hợp theo thời gian và theo hệ thống trên cùng một loại sổ duy nhất là Nhật ký - Sổ cái Hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết thực hiện trên hai loại sổ khác nhau

Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký sổ cái: Nhật ký – Sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra

Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, không thuận tiện cho phân công lao động kế

toán, khó áp dụng máy vi tính trong kế toán

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng lao động

kế toán ít, trình độ quản lý không cao và thực hiện kế toán thủ công

Sơ đồ1.07: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

ký chung được dùng để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Theo hình thức này, việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết được tách rời Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, hoặc Nhật ký đặc biệt theo trình tự thời gian phát sinh, sau đó lấy số liệu trên Sổ nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký chung: Nhật ký chung, Nhật ký mua vật tư, Sổ cái TK 151, 152, 611; các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, rất dễ áp dụng máy vi tính vào kế toán, thuận lợi

cho phân công lao động kế toán

Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, không thích hợp ghi sổ bằng tay.

Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, yêu cầu quản lý cao, áp dụng kế toán máy

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán NVL

Sổ kế toán chi tiết vật tưChứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê

Nhật ký – sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết vật tư

Báo cáo kế toán

Sơ đồ 1.08: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

từ ghi sổ và dùng để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh

Theo hình thức này, việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết được tách rời Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 151, 152, 611; các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm: Tránh việc ghi trùng lặp trong ghi sổ kế toán, thuận tiện trong phân

công lao động kế toán, dễ áp dụng máy vi tính

Nhược điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót thì khó đối chiếu, kiểm tra.

Chứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê

Sổ cái TK 151, 152, 611

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ chi tiết vật tư

Bảng tổng hợp chi tiết vật tưNhật ký chung

Báo cáo kế toánNhật ký

mua vật tư

Hình thức sổ này thích hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, việc ghi sổ thủ công hoặc áp dụng kế toán máy.

Sơ đồ1.09: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên Nhật ký chứng từ Các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh được tập hợp và hệ thống hoá theo bên Có của các TK, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ

Chứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê

Sổ cái TK151,152,611

Bảng cân đối TK

Sổ chi tiết vật tư

Bảng tổng hợp chi tiết vật tưChứng từ ghi sổ

Báo cáo kế toán

Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ

Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ: Nhật

ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái TK 151, 152, 611; các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm: Tránh việc ghi trùng lặp giữa các sổ kế toán, thuận lợi cho phân

công lao động kế toán

Nhược điểm: Khó khăn trong áp dụng kế toán máy

Hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều, nhân viên kế toán có trình độ cao, áp dụng kế toán thủ công

Sơ đồ1.10: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳGhi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết

kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức

kế toán ở trên Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

nhưng các sổ kế toán và báo cáo tài chính phải được in đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính.

Ưu điểm của hình thức này là thông tin cung cấp nhanh, chính xác, công việc của kế toán giảm đi rất nhiều nhưng muốn áp dụng được hình thức này thì yêu cầu nhân viên kế toán phải có trình độ tương xứng

Sơ đồ 1.11: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

và hạch toán NVL vào chi phí, cung cấp các công thức tính giá trị NVL xuất kho

Theo IAS 02, NVL phải được ghi nhận theo nguyên tắc thận trọng, tức là ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được

Giá gốc NVL bao gồm tất cả các chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí khác phát sinh để có được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại

Sổ (thẻ) chi tiếtNVL

Báo cáotàichínhBáo cáo kế toán quản trị

SỔ KẾ TOÁN

Về phương pháp tính giá NVL xuất kho: Theo IAS 02, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 4 phương pháp sau: phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước.

Về dự phòng giảm giá NVL: Theo IAS 02, dự phòng giảm giá NVL cần được lập ngay khi cấp quản lý nhận thấy giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL nhỏ hơn giá gốc của NVL Các NVL không được coi là giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất ra từ chúng được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó

Như vậy về cơ bản, chế độ kế toán Việt Nam đã phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế về kế toán hàng tồn kho nói chung và kế toán NVL nói riêng, tuy nhiên vẫn có một số điểm khác biệt như sau:

Về tính giá NVL xuất kho: Theo IAS 02, NVL xuất kho chỉ được tính theo giá thực tế, còn ở Việt Nam tuy trong chế độ không quy định nhưng thực tế các doanh nghiệp Việt Nam ngoài sử dụng giá thực tế còn có thể sử dụng giá hạch toán trong hạch toán kế toán NVL

Về dự phòng giảm giá NVL :

Theo IAS 02, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL nhỏ hơn giá gốc NVL thì phải lập dự phòng giảm giá NVL Số dự phòng hoàn nhập được ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh

Trong khi đó theo chế độ kế toán Việt Nam, việc lập dự phòng giảm giá NVL được thực hiện tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán Số dự phòng hoàn nhập được ghi giảm giá vốn hàng bán

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY VINECO 2.1 Khái quát chung về Công ty VINECO

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty VINECO

Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT – NEC (Công ty VINECO) được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1953/GP do Bộ Kế hoạch & đầu tư cấp ngày 24/07/1997 và được điều chỉnh vào 30/09/1998 Theo đó, doanh nghiệp có:

Tên gọi là: Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT – NEC

Tên giao dịch là: VNPT – NEC Telecommunication Systems Company Limited

Tên viết tắt là: VINECO

Mã số thuế: 0100143241

Trụ sở và nhà xưởng đặt tại: Ngọc Trục, Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội

Giấy phép đầu tư có giá trị trong 15 năm kể từ ngày cấp lần đầu tiên

Doanh nghiệp là công ty liên doanh giữa các bên:

Bên Việt Nam: Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam, trụ sở đặt tại 18 Nguyễn Du, Hà Nội Bên Việt Nam góp 3.430.000 USD, chiếm 49% vốn pháp định

Bên nước ngoài: NEC Corporation, trụ sở đặt tại 1-1 Shiba 5-chome,

Minato-ku, Tokyo 108-01, Nhật bản Bên nước ngoài góp 3.570.000 USD, chiếm 51% vốn pháp định

Công ty là một doanh nghiệp liên doanh có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh

tế độc lập, tự chủ về tài chính và chịu sự quản lý trực tiếp của hai đối tác liên doanh

Công ty VINECO được thành lập tại Việt Nam từ năm 1997 với hoạt động chính là sản xuất và bán các tổng đài điện tử kỹ thuật số và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật có liên quan khác phục vụ phát triển mạng viễn thông Việt Nam

Sau khi đầu tư xây dựng cơ bản xong, đầu năm 1999, Công ty chính thức đi vào hoạt động và luôn chú trọng đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, cũng như đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh Với sự hỗ trợ tư vấn của Trung tâm Năng suất Việt Nam, Công ty đã từng bước tìm hiểu và áp dụng thành công Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2000, được hai tổ chức chứng nhận Quacert của Việt Nam và TUV Cert của CHLB Đức đánh giá và cấp chứng chỉ sau 5 năm thành lập

Sau 10 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty VINECO đã đạt được các mục tiêu cơ bản đã đề ra Công ty đã xây dựng được một nhà máy hiện đại, áp dụng công

nghệ mới trong lĩnh vực sản xuất điện tử viễn thông với các máy móc thiết bị tiên tiến Thực hiện tốt việc tiếp nhận chuyển giao công nghệ từ Tập đoàn NEC, sản phẩm tổng đài NEAX61 Sigma do công ty sản xuất là một sản phẩm có công nghệ cao và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của mạng viễn thông Việt Nam

Từ khi đi vào hoạt động, Công ty đã luôn cung cấp đủ số lượng và đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thiết bị của các Bưu điện tỉnh, thành phố, góp phần quan trọng vào sự phát triển của mạng viễn thông tại các địa phương trên cả nước

Công ty luôn có nhiều nỗ lực để nhanh chóng đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh: doanh thu của VINECO liên tục tăng qua các năm Từ năm thứ hai

đi vào sản xuất Công ty đã bắt đầu có lãi và năm thứ ba đã có lãi cộng dồn, thực hiện chia lợi nhuận cho các bên góp vốn

Bước sang giai đoạn mới, sự thay đổi của xu thế công nghệ trong lĩnh vực viễn thông, quá trình hội nhập khu vực và thế giới, cũng như sự cạnh tranh gay gắt trong quá trình mở cửa thị trường viễn thông của Việt Nam đang đặt ra cho Công ty VINECO những thách thức rất lớn, đòi hỏi Công ty phải có nhiều nỗ lực hơn nữa trong những năm tiếp theo

Hiện nay công ty có 90 nhân viên trong đó phần lớn đều gắn bó với Công ty từ những ngày đầu hoạt động

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty VINECO

2.1.2.1 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của VINECO

Công ty có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ngành nghề: sản xuất, lắp đặt các hệ thống tổng đài điện tử kỹ thuật số NEAX61 Sigma (viết tắt của: Nippon Electronics Automatic Exchange Sigma - Tổng đài tự động điện tử Nhật Bản được cải tiến một cách tổng thể) và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật có liên quan khác

Hệ thống tổng đài kỹ thuật số NEAX61∑ được thiết kế bao gồm:

 Hệ thống tổng đài HOST đa bộ xử lý, điều khiển dung lượng lớn

 Hệ thống tổng đài HOST đơn bộ xử lý, điều khiển dung lượng vừa

 Tổng đài vệ tinh RSU điều khiển dung lượng vừa

 Trạm vệ tinh RLU điều khiển dung lượng nhỏ

 Khối thuê bao xa ELU điều khiển dung lượng nhỏ hơn

 CDMA-WLL (Hệ thống điện thoại vô tuyến mạch vòng thuê bao công nghệ CDMA)

Ngoài sản phẩm hệ thống tổng đài, công ty còn cung cấp các dịch vụ:

 Giám sát lắp đặt hệ thống

 Hỗ trợ kỹ thuật khai thác và bảo dưỡng: tại chỗ và từ xa 24/24 giờ

 Đào tạo cán bộ kỹ thuật tổng đài NEAX61∑ cho khách hàng

 Dịch vụ bảo hành, bảo trì, sửa chữa hệ thống NEAX61∑

 Thiết kế, xây dựng đề án tổng đài, thiết kế lắp đặt hệ thống

 Thiết kế cơ sở dữ liệu và phần mềm ứng dụng cho khách hàng

Công ty VINECO sử dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến, hiện đại của Nhật Bản sản xuất và lắp đặt tổng đài kỹ thuật số cho khắp các Bưu điện tỉnh, thành trên cả nước góp phần hiện đại hoá, phát triển hệ thống viễn thông ở Việt Nam

Từ khi thành lập đến nay dù đã trải qua nhiều khó khăn song công ty ngày càng phát triển, khẳng định được vai trò, vị thế của mình Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng tăng qua các năm, đặc biệt là các năm 2003, 2004, 2005, 2006

Có thể nhận thấy sự phát triển này qua bảng số liệu tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu của VINECO (Bảng 2.01)

Bảng 2.01: Bảng tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu của VINECO qua các năm

Giá trị sản lượng (1000 đồng)

Doanh thu thuần (1000 đồng)

Lãi lỗ sau thuế (1000 đồng)

Số lượng CNV

(người)

Thu nhập bình quân (1000 đồng/

người)

Quy mô tài sản (hay nguồn vốn) (1000 đồng)

2002 177 177 177172258 198187602 9083986 97 3310 282996046

2003 172 172 162826511

19403199 6

Đội ngũ quản lý và đội ngũ công nhân viên trong công ty đều có năng lực trình đồ hợp lý với chức năng, nhiệm vụ của từng người và có sự phối kết hợp vì lợi ích chung của Công ty, gắn bó và cùng đóng góp cho sự phát triển của Công ty

 Những khó khăn

Hoạt động trong lĩnh vực viễn thông công nghệ cao, VINECO phải đối mặt

với sự thay đổi của xu thế công nghệ thường xuyên, liên tục và mạnh mẽ nhất là những năm gần đây, quá trình hội nhập khu vực và thế giới, cũng như sự cạnh tranh gay gắt trong quá trình mở cửa thị trường viễn thông của Việt Nam đang đặt ra cho Công ty VINECO những thách thức rất lớn về giải pháp công nghệ.

Sản phẩm tổng đài kỹ thuật số NEAX61∑ của VINECO đang chuẩn bị vào giai đoạn cuối của chu kỳ sống của nó, tổng đài này đang dần trở nên bão hoà và trở nên lạc hậu đối với những biến đổi không ngừng về công nghệ Thực tế đó đòi hỏi Công ty phải có nhiều nỗ lực hơn nữa trong những năm tiếp theo, tìm ra cho mình một định hướng kế hoạch sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm và dịch vụ phù hợp để đón bắt kịp thời các sản phẩm mới của Tập đoàn NEC, cũng như xu thế công nghệ mới của thế giới Đồng thời, trước yêu cầu đổi mới, Công ty phải chuẩn bị mọi mặt như về vốn, lao động, nguồn cung ứng NVL… để đảm bảo cho sự phát triển bền vững của mình

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý và các chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được áp dụng tại Công ty VINECO

Phòng

kế

hoạch

Phòng tổ chức hành chính

Phòng

kỹ thuật

Phòng thương mại

Phòng tài chính kế toán

Phó tổng giám đốc

Tổng giám đốc

Phòng sản xuất

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng, ban trong bộ máy quản lý của Công ty VINECO:

H i ộ đồ ng qu n tr ả ị: g m 05 thành viên ồ là c quan có ơ đầ đủy quy n h n ề ạ để

th c hi n t t c các quy n nhân danh Công ty ự ệ ấ ả ề

Ban Giám đố : g m T ng Giám c ồ ổ đốc và Phó T ng giám ổ đốc do H i ộ đồ ng

qu n tr b nhi m.ả ị ổ ệ

T ng Giám ổ đố : là ng i lãnh o, i u hành ho t c ườ đạ đ ề ạ động kinh doanh hàng

ngày c a công ty; ch u trách nhi m trủ ị ệ ước H i ộ đồng thành viên v vi c th c hi n cácề ệ ự ệ

quy n và ngh a v c a mình, là ngề ĩ ụ ủ ườ đạ ệi i di n theo pháp lu t c a công ty.ậ ủ

Phó T ng Giám ổ đố : là ng i tr giúp Giám c ườ ợ đốc và ch u trách nhi mị ệ

trước Giám đố ềc v các m t công tác ặ được Giám đố ỷc u nhi m ệ

Phòng kế hoạch: có nhiệm vụ lập các kế hoạch và các dự toán về sản xuất

kinh doanh, tiêu thụ, nhân sự, NVL,… và phương án thực hiện cụ thể

Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ soạn thảo, triển khai quy chế làm

việc, quản lý tổ chức chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo chế độ quy định; quản lý về nhân sự của Công ty

Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ phụ trách mặt kỹ thuật cho quá trình sản xuất,

lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng sản phẩm

Phòng sản xuất: là phòng đảm nhiệm khối lượng công việc mang lại giá trị

sản lượng lớn cho Công ty, có nhiệm vụ đảm bảo sản xuất theo kế hoạch đã định, cung cấp sản phẩm kịp thời cho từng hợp đồng kinh tế

Phòng thương mại: có nhiệm vụ thu thập các thông tin khách hàng, xúc tiến

kinh doanh, duy trì và phát triển các mối quan hệ với khách hàng