báo cáo kết quả thực hiện dự án quán ốc sài thành

Lý do hình thành dự án: - Do nhu cầu ăn uống của người dân ngày càng nhiều, đặc biệt là đam mê ăn ốc và hải sản của dân văn phòng, sinh viên, người lao động có thu nhập trung bình khá,

Trường Đại Học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh

MƠN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN

“QUÁN ỐC SÀI THÀNH”

Lớp: 12MBAB Tháng 05/2013

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

..

TP.HCM, ngày tháng năm 2013

Giảng viên hướng dẫn

TS Lưu Trường Văn

1 GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN 1

2 MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN 2

3 TÓM TẮT VỀ QUY MÔ CỦA DỰ ÁN DỰ ÁN 2

4 CÁC GIẢ ĐỊNH 3

5 CÁC RÀNG BUỘC 3

6 CÁC LOẠI TRỪ 3

7 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN 3

8 WBS CỦA DỰ ÁN 4

9 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 5

10 CÁCH THỨC KIỂM SOÁT DỰ ÁN 6

11 MA TRẬN PHÂN CÔNG DỰ ÁN (RAM) 7

12 RACI CỦA DỰ ÁN 7

13 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN 8

14 NHẬN DẠNG CÁC RỦI RO CỦA DỰ ÁN VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT 9

15 GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA 11

16 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN 12

17 NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN CỦA DỰ ÁN 12

18 CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM 12

1 GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN

1.1 Tổng quan về dự án: Dự án đầu tư quán “Ốc Sài Thành” do 3 người bạn

cùng góp vốn đầu tư Dự án được triển khai vào đầu tháng 08/2010 và đưa vào hoạt động vào cuối tháng 09/2010

Hình ảnh các món ăn và logo của quán “Ốc Sài Thành”

Một số hình ảnh cụ thể của quán và các thông tin liên quan chi tiết tại:

http://www.5giay.vn/cafe-quan-coc/2567903-oc-sai-thanh-weekly-specials-goi-oc-giac-dac-san-phan-thiet-nem-oc-mon-ngon-ha-noi.html

 Lý do đặt tên quán: Người Hà Nội tự hào về Hà Thành, một tên gọi vừa trìu mến,

lại toát lên hãnh diện về một thành phố phồn hoa sầm uất; còn Sài Thành tại sao ít

nghe nói tới? Cái tên “Ốc Sài Thành” đã ra đời như thế, với mong muốn đem lại

cho thực khách những giây phút thoải mái, thư giãn bên bạn bè, người thân cùng thưởng thức những món ốc, hải sản ngon lành giữa lòng Sài Thành, thành phố Sài Gòn thân thương

1.2 Lý do hình thành dự án:

- Do nhu cầu ăn uống của người dân ngày càng nhiều, đặc biệt là đam mê ăn ốc và

hải sản của dân văn phòng, sinh viên, người lao động có thu nhập trung bình khá, người lao động thông thường…

- Tạo ra một kênh đầu tư mới, ngoài công việc hiện tại của các thành viên góp vốn

- Đem lại lợi nhuận cho chủ đầu tư

- Đáp ứng nhu cầu ăn uống của các khách hàng trong địa bàn TP HCM, đem lại cho khách hàng một sản phẩm/một dịch vụ độc đáo

- Mang lại cảm giác an toàn, vệ sinh khi sử dụng sản phẩm của quán

- Tạo ra một mô hình chuỗi cửa hàng ốc hải sản đầu tiên tại TP HCM

- Tên Dự án “Quán ốc Sài Thành”

- Thời gian thực hiện 2 tháng

- Dự án được thực hiện qua các bước :

o Xây dựng từ ý tưởng, lập kế hoạch trên giấy

o Xây dựng cơ bản

o Mua thiết bị, nguyên vật liệu

o Đưa vào hoạt động

- Nhân sự thực hiện dự án: Do 03 thành viên nam góp vốn thực hiện Cụ thể:

+ Chí Thanh (Sinh năm: 1986): Nhân viên tín dụng Ngân hàng

+ Tiến Trí (Sinh năm 1986): Trưởng nhóm kinh doanh công ty Bất động sản + Tùng Anh (Sinh năm 1987): Nhân viên công ty nước ngoài

- Kinh phí dự án: 120.000.000 đồng Được phân bổ theo các hạng mục sau:

+ Tiền thuê mặt bằng: 30.000.000 đồng

+ Cơ sở vật chất: 20.000.000 đồng

+ Dụng cụ bếp: 20.000.000 đồng

+ Phụ kiện, phụ liệu: 5.000.000 đồng

+ Chi phí phát sinh khác: 5.000.000 đồng

+ Vốn lưu động: 40.000.000 đồng

- Các thành viên góp vốn duy trì hợp tác thực hiện dự án, cùng nhau hợp tác, ra các

quyết định

- Chủ nhà cho thuê nhà ký hợp đồng 5 năm và không có ý định đổi ý và kết thúc thời

hạn cho thuế trước hạn

- Tổng chi phí không vượt quá 120.000.000 đồng

- Thời gian hoàn thành trong vòng 2 tháng

- Các quyết định của dự án phải được sự đồng ý thông qua của 3 thành viên góp vốn

- Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

- Không sử dụng lao động dưới 18 tuổi

- Dự án không bao gồm các bước tiếp theo như mở rộng quy mô Khi mở rộng quy

mô, các thành viên sẽ tiếp tục góp vốn tiếp hoặc huy động qua các kênh khác

- Các rủi ro về thiên tai, hoả hoạn, thay đổi bất ngờ xảy đến làm chậm trễ tiến độ dự

án

- Cả 03 thành viên góp vốn đều là nhân viên văn phòng Đây là dự án đầu tư

đầu tiên nhóm thực hiện

8 WBS CỦA DỰ ÁN

WBS

DỰ ÁN ỐC SÀI THÀNH

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN TRÊN GIẤY

Khái quát

Sản phẩm dịch vụ

Chiến lược sales và marketing

Chiến lược cạnh tranh

Hoạt động

TRIỂN KHAI ĐẦU

TƯ

Khảo sát vị trí thuê mặt bằng kinh doanh

Thương lượng giá thuê

và ký hợp đồng thuê

Sửa chữa mặt bằng, trang trí quán

Xin giấy phép ĐKKD, đký với Trung tâm y tế

Mua trang thiết bị

Tìm nguồn cung cấp

Lên kế hoạch tuyển đầu bếp, nhân viên, đạo tạo nhân viên

Sắp xếp nhân sự, phân công công việc, quy trình hoạt động

Chạy thử

Khai trương

9 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

STT Công việc Thời

gian Bắt đầu Kết thúc

Công việc trước

1 Lập kế hoạch thực hiện

dự án trên giấy 25 days 01/08/2010 25/08/2010 0

1.1 Khái quát (Đặt tên quán,

phân tích thị trường và tiềm

năng, quy mô dự án, lợi nhuận

ước tính, vốn đầu tư ban đầu)

5 days

1.2 Sản phẩm dịch vụ (Mô tả

sản phẩm, dịch vụ, thị trường

và tiềm năng phát triển, đối thủ

cạnh tranh, phân tích SWOT)

3 days

1.3 Chiến lược sales và

marketing (Phân khúc thị

trường, nhận diện doanh

nghiệp, chiến lược thương hiệu,

giá cả, vị trí kinh doanh, chiến

lược phân phối, tiếp thị và

khuyến mãi)

5 days

1.4 Chiến lược cạnh tranh

(Không ngừng sáng tạo, luôn

nỗ lực làm hài lòng khách

hàng)

3 days

1.5 Hoạt động (Thiết kế nội

ngoại thất, đồng phục nhân

viên, nhà cung ứng, trang thiết

bị cần thiết, quy trình hoạt

động)

5 days

1.6 Hoạch định tài chính (Các

giả thiết, phân tích hoàn vốn,

dự toán lãi, lỗ, bảng cân đối kế

toán, dòng tiền)

4 days

2 Khảo sát vị trí thuê mặt bằng

kinh doanh

25 days

01/08/2010 25/08/2010 25

3 Thương lượng giá thuê và ký

hợp đồng thuê mặt bằng, công

chứng hợp đồng thuê

2 days 26/08/2010 27/08/2010 27

4 Sửa chữa mặt bằng, trang trí

5 Xin giấy phép đăng ký kinh 14 days 28/08/2010 17/09/2010 38

doanh, đăng ký với Trung tâm y

tế, cam kết vệ sinh an toàn thực

phẩm

6 Mua trang thiết bị 14 days 4/09/2010 17/09/2010 38

7 Tìm nguồn cung cấp 7 days 11/09/2010 17/09/2010 38

8 Lên kế hoạch tuyển đầu bếp,

nhân viên, đào tạo nhân viên 21 days 28/08/2010 17/09/2010 38

9 Sắp xếp nhân sự, phân công

công việc, quy trình hoạt động 2 days 16/09/2010 17/09/2010 40

10 Chạy thử 1 day 18/09/2010 18/09/2010 41

11 Khai trương 3 days 19/09/2010 21/09/2010 44

12 Kết thúc 0 day 21/09/2010 21/09/2010 44

* Sơ đồ Gantt Chart của dự án “Quán ốc Sài Thành”:

- Cuối tuần hoặc kết thúc một công việc chính của dự án, nhóm họp lại để kiểm tra việc thực hiện trong tuần, phát hiện sự sai lệch và đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời Tránh xảy ra tình trạng chậm tiến độ, vượt chi phí

CÔNG VIỆC

THÀNH VIÊN

CHÍ THANH TIẾN TRÍ TÙNG ANH

Lập kế hoạch thực hiện dự án trên giấy 1,3 1,3 1,3 Khảo sát vị trí thuê mặt bằng kinh doanh 2 1,3 2 Thương lượng giá thuê và ký hợp đồng thuê

mặt bằng, công chứng hợp đồng thuê 1,3 2 2

Sửa chữa mặt bằng, trang trí quán 1,2 1,2 1

Xin giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký

với Trung tâm y tế, cam kết vệ sinh an toàn

thực phẩm

Lên kế hoạch tuyển đầu bếp, nhân viên, đào

Sắp xếp nhân sự, phân công công việc, quy

CHÚ THÍCH

1 Thực hiện

2 Hỗ trợ

3 Chịu trách nhiệm trực tiếp

Công việc Bên có

trách nhiệm (R)

Chịu trách nhiệm trước (A)

Phối hợp với (C)

Báo tin cho (I)

Lập kế hoạch thực hiện dự án trên

giấy

Thanh, Trí, Anh

Khảo sát vị trí thuê mặt bằng kinh

doanh

Thanh, Trí, Anh Thương lượng giá thuê và ký hợp

đồng thuê mặt bằng, công chứng

hợp đồng thuê

Thanh Trí, Anh Trí, Anh

Sửa chữa mặt bằng, trang trí quán Thanh, Trí,

Anh Xin giấy phép đăng ký kinh doanh,

đăng ký với Trung tâm y tế, cam

kết vệ sinh an toàn thực phẩm

Thanh Trí, Anh Trí, Anh

Mua trang thiết bị Thanh, Trí,

Anh Tìm nguồn cung cấp Anh Thanh, Trí Thanh, Trí Lên kế hoạch tuyển đầu bếp, nhân

viên, đào tạo nhân viên Trí Thanh, Anh

Thanh, Anh Sắp xếp nhân sự, phân công công

việc, quy trình hoạt động Anh Thanh, Trí

Thanh, Trí

Anh

Anh

Ban lãnh đạo dự án

Chí Thanh

Chịu trách nhiệm chính

về quan hệ xã hội, ngoại giao, sales và marketing

Tiến Trí

Chịu trách nhiệm chính

về tuyển dụng, đào tạo nhân viên; kiểm soát chất lượng phục vụ

Tùng Anh

Chịu trách nhiệm chính về quy trình hoạt động; kiểm soát chất lượng sản phẩm

@Phân tích SWOT Quán Ốc Sài Thành

STRENGTHS

 Team có trình độ, nhiệt huyết

 Có tầm nhìn

 Có đầu óc phân tích

 Làm việc khoa học, có kế hoạch

 Liên hệ chặt chẽ, nhanh, linh hoạt

 Có business plan rõ ràng

 Quy trình đào tạo training nhân viên

 Quy trình làm việc khoa học

WEAKNESSES

 Vốn yếu

 Chưa có kinh nghiệm kinh doanh F&B

 Chưa tạo lập mối quan hệ với cơ quan công quyền

 Chưa có đầu bếp chuyên nghiệp

 Chưa có thu ngân tin cậy

 Chưa có mặt bằng đắc địa

 Chưa áp dụng công nghệ hiện đại trong quản lý

OPPORTUNITIES

 Đối thủ cạnh tranh: chất lượng phục vụ chưa ổn

định

 Chất lượng vệ sinh kém, cảnh quan quá chưa đẹp

 Nhu cầu thị trường còn rất cao, số lượng sinh viên

đông đảo

 Lớp trẻ ý thức hơn về chất lượng ốc và hải sản

 Mặt bằng giá tốt và vị trí đẹp vẫn còn (ưu tiên gần

công an, dân phòng, …)

THREATS

 Đối thủ cạnh tranh rất nhiều và mạnh

 Kinh doanh F&B phải đặc biệt chú trọng vệ sinh an toàn thực phẩm

 Quán bán rượu bia dễ gây ra mất trật tự (quán ưu tiên gần công an, dân phòng, ưu tiên tuyển phục vụ có ngoại hình cao to)

 Tình trạng đổ vỡ dụng cụ trong quán (ly, tách, chén, dĩa dùng đồ nhựa)

 Đối thủ cạnh tranh chiêu dụ đầu bếp (hợp đồng, thưởng cho nhân viên đầu bếp giỏi)

QUYẾT

STT Nội dung rủi ro Cách giải quyết

1

Không có nhiều

khách hàng biết

đến quán, lượng

khách hàng không

như mong đợi

1 Quảng cáo:

- Forum ăn uống / blog / facebook / zing / kenh14

- Trang web ăn uống như vnnavi.com , thodia.com

- Flyer – phát tờ rơi (chú ý vệ sinh đường phố)

- Tạp chí ẩm thực, ăn uống, tiêu dùng

- Google search result placement: tên Quán ốc Sài Thành hiện lên đầu trang kết quả tìm kiếm khi khách hàng tìm: quán ốc hay những cụm từ tương tự trên Google

2 Bảng hiệu:

- Neon/LED/hộp: bắt mắt, dễ nhìn, nhiều màu sắc hài

hòa, thể hiện phong cách quán

- Có bản chỉ dẫn đường vào quán trong hẻm nếu cần

- Xem xét 1 vật gây chú ý, ví dụ như 1 con ốc khổng lồ bằng đèn LED đặt trước quán hoặc hẻm vào quán để thu hút sự chú ý đồng thời chỉ đường cho khách hàng đến với Ốc Sài Thành

3 Website:

- Thiết kế chuyên nghiệp

- Flash-based

- Colorful – sặc sỡ với nhiều hình ảnh các món ốc và hải sản hấp dẫn của Ốc Sài Thành

- Ưu tiên số 1: bắt mắt, tên miền dễ nhớ ocsaithanh.com

- Nghiên cứu gói design logo & website của 3Graphic

4 Tổ chức sự kiện: đa dạng, thú vị nhằm kéo khách mới và giữ khách cũ

- Event 1: tối thứ 7, chủ nhật, ngày lễ, ngày hội, sinh

nhật quán,…

- Event 2: khuyến mãi theo màu áo

- Event 3: khuyến mãi theo những ngày lễ ý nghĩa như:

Valentine, Ngày gia đình…

- Event n: thỏa sức sáng tạo

5 Chương trình khách hàng trung thành

- Số lượng thẻ phát hành hạn chế

- Thẻ in được đục lỗ để móc vào chìa khóa xe  công

cụ marketing và PR di động: một ý tưởng đột phá đem thương hiệu Ốc Sài Thành đến với tất cả mọi người!

- Thẻ riêng cho đối tượng khách hàng nam/nữ: VIP Lady, VIP Gentleman, Golden Lady, Golden Gentleman, Valued Lady, Value Gentleman Yêu cầu: Thẻ cho nam thiết kế góc cạnh, mạnh mẽ, nam tính Thẻ cho nữ thiết kế mềm mại, nữ tính, dễ thương, bắt mắt Ghi nhớ: Khách hàng sẽ giữ thẻ bên mình, theo chìa khóa xe của họ khi và chỉ khi thẻ được thiết kế rất đẹp và phong cách!

- Red Card – VIP Customers: các đối tác chiến lược có chức vụ địa vị cao, có lợi ích lâu dài cho hình ảnh, kết quả kinh doanh của Ốc Sài Thành Thẻ được discount 15% - 20%, 15 lần, 1 năm

- Yellow Card – Golden Customers : các cá nhân chiến lược có chức vụ địa vị khá cao, có lợi ích lâu dài cho

hình ảnh, kết quả kinh doanh của Ốc Sài Thành Thẻ được discount 10%, 10 lần, 6 tháng

- Green Card – Valued Customers: các đối tượng đăng

kí, tiền bill trung bình đầu người phải vượt một mức tiền nhất định thì được đăng kí miễn phí, ví dụ như 150,000đ thì được mỗi người được 1 Green Card, 5%,

3 lần, 2 tháng

2

Nguồn nguyên vật

liệu đầu vào

không ổn định,

tăng giá

Ngoài việc tiếp nhận các nguồn cung cấp từ quán cũ Tìm kiếm nhiều nhà cung cấp nguyên vật liệu uy tín

3

Chất lượng sản

phẩm không ổn

định, lúc ngon lúc

dở

Kiểm tra chất lượng trước khi bán, định lượng cách chế biến

cụ thể cho từng món ăn

4 Nhân viên nghỉ

việc ngang chừng

Làm hợp đồng và chế độ thưởng thích hợp, động viên thường xuyên cho nhân viên

5

Phục vụ và chăm

sóc khách hàng

không tốt

Đào tạo nhân viên trước khi làm chính thức

6

Cháy nổ gas do sử

dụng không đúng

kỹ thuật

Hướng dẫn đầu bếp sử dụng và cách bảo quản

7

Chủ mặt bằng thu

hồi mặt bằng sớm

thời hạn

hoặc tăng giá

thuê mặt bằng quá

mức khi chưa hết

hợp đồng

Ràng buộc trong hợp đồng các điều khoản và bồi thường khi thu hồi mặt bằng, tăng giá

- Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:

o Email

o Điện thoại

o Chat : Yahoo, Skype

- Họp định kỳ 01 tuần/lần để các thành viên báo cáo, trao đổi công việc

- Khi có công việc đột xuất thì họp bàn ngay để triển khai

16 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN

- Về mặt tiến độ thực hiện: Dự án đã được triển khai và đưa vào hoạt động đúng

tiến độ đã được đề ra

- Về mặt hiệu quả: Trong 1 tháng đầu tiên, doanh thu của quán đạt được như dự

tính, nhưng lợi nhuận thì không Và 2 tháng tiếp theo quán cũng chỉ hòa vốn Do nhiều nguyên nhân, quán hoạt động được 3 tháng, sau đó sang lại cho đối tác khác Không đạt được hiệu quả như dự tính

 Về nhân sự:

- Toàn bộ nhân sự đều là nhân viên đi thuê, chính vì vậy không tin cậy Cần có một người thân trực tiếp quản lý các khâu thu chi, đầu vào, đầu ra

- Cần phải có nhân sự chuyên về mảng kinh doanh ăn uống, nhà hàng

- Trách xích mích, mâu thuẩn, bất đồng quan điểm giữa các thành viên góp vốn

 Về quy trình:

- Xây dựng được một quy trình hoạt động chuẩn, chính xác và có thể kiểm soát được toàn bộ doanh thu, chi phí

 Về dự toán chi phí:

- Dự toán chính xác hơn các chi phí phát sinh, đặt biệt là các chi phí chìm phát sinh trong quá trình thực hiện dự án

Sau khoảng thời gian kể từ lúc triển khai thực hiện dự án đến lúc chính thức đi vào kinh doanh, quán đã có một số vấn đề phát sinh ngoài dự kiến của các thành viên góp vốn Điều này làm cho một số các thành viên của nhóm thay đổi quan điểm và cách nhìn nhận Chính vì vậy, dự án đã không được tiếp tục triển khai và sang nhượng lại cho đối tác khác Mặc dù dự án thất bại, song tôi cảm thấy đây là một trong những thử thách mà tôi đã được trải nghiệm trong cuộc sống Nó thật sự