báo cáo kết quả thực hiện dự án quán trà sữa kool tea

Trải qua thời học sinh, sinh viên nên việc hiểu được nhu cầu của giới trẻ cụ thể làhọc sinh, sinh viên cần không gian để học nhóm, tán ngẫu hay đơn giãn chỉ muốnnghe nhạc và lên mạng… Xu

1 MỤC TIÊU DỰ ÁN 1

2 QUY MÔ DỰ ÁN 1

2.1 Nguồn vốn đầu tư 1

2.2 Khảo sát mặt bằng 2

2.3 Mô hình xây dựng 2

2.4 Các loại sản phẩm kinh doanh 2

2.5 Thiết lập quan hệ với nhà cung cấp 4

2.6 Nhân sự và trụ sở 4

2.7 Chiến lược marketing 5

2.8 Thời gian hoàn vốn 5

2.9 Chi phí dự phòng 5

3 CÁC GIẢ ĐỊNH 5

4 CÁC RÀNG BUỘC 6

5 CÁC LOẠI TRỪ 7

6 WORK BREAKDOWN STRUCTURE 8

7 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 9

7.1 Bảng ký hiệu các công việc chính 9

7.2 Tiến độ ngang 10

8 KIỂM SOÁT DỰ ÁN 8.1 Đánh giá tình trạng 10

8.2 So sánh kết quả thực tế với kết quả theo kế hoạch 12

9.3 Phân tích Earned Value và xác định nguyên nhân gây ra chênh lệch 13

9.4 Chuẩn bị các báo cáo 14

9 MA TRẬN TRÁCH NHIỆM 15

10 SƠ ĐỒ RACI 16

11 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN 17

12.1 Yêu cầu nhân viên 17

13 GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA 20

14 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN TRÀ SỮA KOOL TEA 20

14.1 Quản lý quy mô 20

14.2 Quản lý chi phí 20

14.3 Quản lý tiến độ 28

14.4 Quản lý chất lượng 28

15 BIỆN PHÁP CẢI THIỆN DỰ ÁN TRÀ SỮA KOOL TEA 29

16 KẾT LUẬN 31

Trải qua thời học sinh, sinh viên nên việc hiểu được nhu cầu của giới trẻ cụ thể làhọc sinh, sinh viên cần không gian để học nhóm, tán ngẫu hay đơn giãn chỉ muốnnghe nhạc và lên mạng… Xuất phát từ nhu cầu ấy quán Trà Sữa Kool Tea ra đời.

Ý tưởng này được nhóm bạn gồm 4 người ủng hộ và đầu tư Dự án được hoànthành và đưa vào hoạt động vào tháng 3 năm 2011 Qua thời gian hoạt động dự án

đã được các em học sinh và sinh viên đón nhận và ủng hộ

Bài báo cáo này nhằm mục đích đưa ra các giải pháp cần cải thiện cho Trà SữaKool Tea duy trì hoạt động kinh doanh tốt hơn cũng như đặt mục tiêu dự án về lợinhuận và thời gian hoàn vốn nhanh nhất

1 MỤC TIÊU DỰ ÁN

- Cung cấp học sinh, sinh viên một loại thức uống quen thuộc, thơm

ngon.Tạo cho sinh viên, học sinh một thói quen làm bài tập nhóm, thảo luậnnhóm, hay những lúc muốn giải trí nghĩ ngay tới Trà Sữa Kool Tea

- Là nơi giao lưu của học sinh sinh viên và các đối tượng khác

- Giá cả hợp lý phù hợp với điều kiện hiện có và túi tiền của học sinh, sinh

viên

- Cập nhật thông tin báo chí hàng ngày, truyện tranh thư giãn, phục vụ ân

cần, thái độ nhân viên lịch sự

- Đạt được lợi nhuận ngay từ năm đầu hoạt động.

- Sự hài lòng của khách hàng & đạt uy tín với nhà cung cấp.

- Trà sữa Kool Tea được xây dựng và triển khai đúng tiến độ đã đề ra.

2 QUY MÔ DỰ ÁN

2.1 Nguồn vốn đầu tư:

Trà sữa Kool Tea được đầu tư kinh doanh bằng vốn của 5 thành viên dưới hìnhthức cổ phần Tổng vốn đầu tư 500.000.000 triệu đồng và vay ngân hàng

2.2 Khảo sát mặt bằng:

Khách hàng chủ yếu của Trà Sữa Kool Tea là giới trẻ, những học sinh, sinh viênnên vị trí tốt nhất là gần trường học và khu đông dân cư Với cách thiết kế vừahiện đại và bố trí không gian hợp lý, Trà Sữa mang phong cách trẻ trung thu hútmọi người khi đến quán

2.3 Mô hình xây dựng:

- Thầu công trình xây dựng, trang trí nội thất: 120 triệu đồng

- Trà sữa có diện tích rộng 200m2 được thiết kế đơn giản và ấm cúng theophong cách hiện đại, tạo cảm giác dễ chịu cho quý khách mỗi khi ghé qua, đượcchia làm 3 khu chính:

 Khu A: gồm 10 bộ bàn nghế salon phòng ngoài, phục vụ cho nhữngngười ngồi nói chuyện thích phong cách hiện đại

 Khu B: gồm 20 bàn ghế gỗ nhỏ nhắn được bố trí trong gian nhà kínhtrang nhã, có máy lạnh, phục vụ cho khách hàng có nhu cầu truy cậpwifi, đọc sách báo, hay hợp nhóm, muốn tìm góc riêng để học tập

 Khu C: khu pha chế, bộ phận thu ngân & nhà vệ sinh

Tiến độ xây dựng:

01/01 – 03/01/2011 : chuẩn bị mặt bằng

04/01/2011 : khởi công xây dựng

28/02/2011 : dự kiến hoàn thành

01/03 – 10/03/2011 : chuẩn bị, trang trí, lắp ráp trang thiết bị, điện…

14/03/2011 : dự kiến khai trương

2.4 Các loại sản phẩm kinh doanh

Sản phẩm chính của dự án là các loại trà sữa, hồng trà, lục trà, kem tuyết, soda,yaourt và các loại nước giải khát Sản phẩm phụ là thức ăn vặt, thức ăn nhẹ

I TRÀ SỮA II.HỒNGTRÀ/

Trân Châu Trân Châu KT nho Yaourt dâu Nước yến

Bạc hà Kiwi KT bạc hà Yaourt chanh dây Red Bull

Khoai môn Chanh Dây Soda dâu Yaourt dâu tươi VIII THỨC ĂN

Dưa lưới Dưa lưới Soda nho Yaourt cam vắt Cá viên trứng cútDưa gan Dưa gan Soda đào Yaourt hoa hồng Cá/tôm/bò viên

chiênSâm dứa Sâm dứa Soda bạc hà VI SỮA LẮC Xúc xích chiênCam tươi Cam tươi Soda chanh Sữa lắc dâu Đậu hũ chiên giònCaramen Caramen Soda chanh dây Sữa lắc nho Mì nước/ Mì lySocola Khoai môn Soda cam Sữa lắc đào Khoai tây chiên

bông

TS Gợi Nhớ Hoa Hồng Sữa lắc bạc hà Hủ tiếu bò viên

Công việc Số lượng Tiền lương

(triệu đồng)

Thành tiền (triệu đồng)

2.5 Thiết lập quan hệ với nhà cung cấp

- Công ty Cung Cấp Trà Sữa Đài Loan

- Siêu thị Metro Quận 2

2.6 Nhân sự và trụ sở

2.6.1 Tuyển dụng nhân viên

Dự kiến nhu cầu lao động cho hoạt động của Quán Trà Sữa Kool Tea như sau:

2.6.2 Vị trí mặt bằng

- Vị trí : 47 Đường D2, P.25, Q.Bình Thạnh, Hồ Chí Minh

- Hiện trạng: mặt tiền, đã xây dựng, gần chung cư (tập trung nhiều học sinh, sinh

viên), văn phòng công ty

- Giá thuê mặt bằng: 15tr/tháng.

2.6.3 Trách nhiệm

- Chủ quán: là người quản lý và điều hành mọi hoạt động của quán, chịu trách

nhiệm trước pháp luật

- Quản lý: là người thay mặt chủ quán điều hành mọi hoạt động của nhân viên,

được chủ quán ủy quyền

- Kế toán: theo dõi và ghi chép tất cả mọi hoạt động kinh doanh của quán; tổng

hợp chi phí, xác định doanh thu và lợi nhuận; chịu trách nhiệm báo cáo thuế.

- Thu ngân: là người trực tiếp thu tiền, tính chi phí…

- Nhân viên phục vụ: giới thiệu menu và phục vụ khách hàng

- Nhân viên lao công: là người rửa ly và dọn dẹp vệ sinh

- Nhân viên bảo vệ: là người giữ xe và bảo vệ tài sản của quán

2.7 Chiến lược marketing

- Phát tờ rơi quảng cáo tại trường học, các công ty và người dân ở khu vực xungquanh đó (1000 tờ rơi được phát trong tháng đầu, sau đó có thể cân nhắc xem phátthêm hay không) Mỗi tờ rơi giảm 10% cho 01 ly và không cộng gộp với nhau

- Trong tuần đầu khai trương, khách hàng sẽ được giảm giá 30% trong ngày đầu

và 20% trong các ngày tiếp theo cho tất cả các sản phẩm

- Đặc biệt giảm giá 10% cho các giờ như: 7h - 10h30 sáng và 1h - 5h chiều nếukhông có tờ rơi ( không áp dụng với chương trình khuyến mãi khác) tất cả cácngày trong tuần

- Quảng cáo thông qua hình thức chủ yếu treo băng rôn ở các tuyến đường chínhkhu vực lân cận

2.8 Thời gian hoàn vốn

Thời gian thu hồi vốn dự kiến vào giữa năm thứ 2

- Các thành viên góp vốn duy trì hợp tác trong suốt thời gian thực hiện dự án.

- Hợp đồng mặt bằng ký kết với chủ nhà tối thiểu 5 năm và chủ nhà không có ýđịnh kết thúc hợp đồng trước hạn

- Vật giá mua sắm trang thiết bị, vật tư, xây dựng, sửa chữa ít thay đổi trongsuốt thời gian thực hiện dự án Nếu có thay đổi chỉ tăng tối đa trong khoản dựphòng là 16,4%

- Nhu cầu, sở thích của sinh viên học sinh, nhân viên văn phòng ít thay đổi sovới biến động của thị trường

4 CÁC RÀNG BUỘC

Trong dự án Trà Sữa Kool Tea không có các ràng buộc, cần bổ sung các ràng buộcnhư sau:

- Quán cần được triển khai thực hiện nhanh vì mặt bằng thuê; thời gian chuẩn

bị khai trương tính từ khi ký hợp đồng thuê tối đa là 3 tháng (dự kiến khai trương14/3/2012) để đảm bảo hoạt động hiệu quả tạo ra lợi nhuận cao vì chi phí đầu tưban đầu cao

- Nguồn vốn có giới hạn là 500 triệu đồng, phải tính toán kỹ lưỡng việc triểnkhai sửa chữa, trang trí, mua sắm các vật dụng, máy móc thiết bị…v.v… thậtchính xác

- Các thành viên đầu tư Quán Trà Sữa Kool Tea (không bao gồm nhân viênnhà thầu) vừa làm công việc khác vừa kinh doanh thêm ngành nghề phụ, do đótrong thời gian thực hiện dự án, việc có mặt thường xuyên có thể bị hạn chế

- Các yêu cầu trong kinh doanh Quán Trà Sữa Kool Tea:

 Nộp hồ sơ Đăng ký kinh doanh trước 1 tháng, bảo đảm có Giấy phép kinhdoanh trước ngày dự kiến khai trương tối thiểu là 1 tuần

 Đăng ký Chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm: chọn lựa nguồn cungcấp nguyên vật liệu bảo đảm an toàn sức khỏe của khách hàng là tiêu chí đầu tiên

của Trà Sữa Kool Tea

 Chất lượng phục vụ: chuẩn bị tuyển dụng trước ngày dự kiến khai trươngtối thiểu là 01 tháng; đào tạo huấn luyện để có 01 đội ngũ nhân viên năng động,vui vẻ, sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng,tạo cảm giác thoải mái dễ chịu cho khách hàng

 Chi phí đầu tư bằng nguồn vốn vay ngân hàng phải trả lãi suất là15%/năm

- Các công cụ, dụng cụ đi kèm không có phần bảo hành

- Dự án chưa tính cho những phát sinh đột xuất như chỉ số lạm phát tăng cao,làm chi phí vật tư bị tăng lên

- Các thiên tai, hoả hoạn, quy định thay đổi bất ngờ làm chậm trể tiến độ của dựán

6 WORK BREAKDOWN STRUCTURE

DA TRÀ SỮA KOOL TEA TEA

Chuẩn bị nhân sự

Triển khai KD

Trang trí,lắp đặt, TTB, điện

Cài đặt phân mềm quản lý

Thức ăn

Tuyển dụng

và đào tạo nhân sự

Bố trí nhân

sự hợp lý

Chất lượng phục vụ khách hàng

Chuẩn bị sản phẩm

và giá cả

Tiếp thị, thiết kế băng rôn,

và tờ rơi

Phục vụ chu đáo, ân cần

Tiếp thị khách hàng, liên hệ bạn

bè ủng hộ

KÝ HIỆU TÊN CÔNG VIỆC

A Khảo sát và xác định vị trí kinh doanh

A1 Khảo sát và đàm phán ký Hợp đồng thuê

A2 Nghĩa vụ và quyền lợi khi ký Hợp đồng thuê

A3 Cải tạo và bố trí mặt bằng

A4 Thủ tục xin cấp Giấy phép kinh doanh và Giấy an toàn vệ sinh thực phẩm

B Chuẩn bị Trang thiết bị và Cơ sở vật chất

B1 Mua sắm trang thiết bị, đồ trang trí nội thất, bàn ghế phục vụ café …

B2 Trang trí, lắp đặt trang thiết bị (tivi, âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, dù che, bố

trí cây cối, hòn non bộ), điện…v.v…

B3 Cài đặt phần mềm quản lý và tính tiền…

B4 Mua vật dụng cần thiết phục vụ giải khát (ly, muỗng, ống hút) và linh tinh…

C1 Trà sữa

C3 Các loại nước giải khát khát

C4 Thức ăn nhẹ

D1 Tuyển dụng và đào tạo nhân sự phù hợp với yêu cầu của Quán

D2 Bố trí nhân sự hợp lý theo từng vị trí công tác

D3 Đào tạo chất lượng phục vụ khách hàng

E1 Chuẩn bị danh mục sản phẩm và xây dựng cơ cấu giá cả

E2 Tiếp thị, thiết kế băng rôn, tờ rơi chuẩn bị cho ngày khai trương

E3 Sự hài lòng của khách hàng qua cung cách phục vụ của Quán

E4 Tiếp thị đối tượng khách hàng theo kế hoạch và liên hệ bạn bè ủng hộ

8 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (Progress)

8.1 Bảng ký hiệu các công việc chính

Thời gian làm việc: từ Thứ Hai đến Thứ Bảy trong tuần.

Tổng thời gian dự kiến của dự án: 2 tháng 10 ngày.

9 KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Dự án Trà sữa Kool Tea đã dùng phương pháp giá trị đạt được EVM (Earned

Value Method) để kiểm soát trong giai đoạn thực hiện dự án, qua số liệu báo cáo

cách thức theo dõi tiến trình thực hiện dự án như sau:

9.1 Đánh giá tình trạng

 Tiến độ dự án:

Để thực hiện EVM đánh giá tình trạng tiến độ của dự án, trước hết ta dùng tiến độ

dự kiến

% hoàn thành theo thực tế

Đánh giá quá trình

đúng dự kiếnngang để kiểm soát tiến trình thực hiện dự án theo EVM

Ngày bắt đầu T1

% hoàn thành thực tế= Khối lượng hoàn thành tích lũy tại thời điểm cập nh ật Tổng khối lượng cần phải hoàn thành theo Công tác

 Giả định 1: Từ tuần thứ 1 đến tuần thứ 9: không thay đổi hoặc phát sinh côngviệc

 Giả định 2: Chủ đầu tư thay đổi đơn vị thi công, nghĩa là Chủ đầu tư không thựchiện mà ký Hợp đồng với một đối tác khác

 Giả định 3: Khối lượng công việc thực hiện tuyến tính đều theo thời gian

Sau khi đã có tiến độ dự án và ngân sách dự án, chúng ta sẽ phân bổ chi phí theo

thời gian Có 2 cách phân bổ: phân bổ đều và phân bổ không đều

 Dự án Trà Sữ Kool Tea đã dùng phương pháp phân bổ đều để kiểm soát

Sau khi phân bổ ngân sách dự án, chúng ta sẽ cộng ngân sách theo tuần và tích

lũy theo thời gian

TIẾN ĐỘ CỦA CHI PHÍ Đvt: triệu đồng

Tuần cập nhật là tuần thứ 9:

 Ngân sách hàng tuần = 78.2 (tr.đ) = Giá trị đạt được của dự án trongtuần thứ 9, nếu đúng dự kiến

 Ngân sách tích lũy = 302.8 (tr.đ) = Giá trị tích lũy phải đạt được của dự

án tại cuối tuần thứ 9, nếu đúng dự kiến

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

ĐƯỜNG CONG NGÂN SÁCH TÍCH LŨY

450 400 350 300 250 200 150 100 50 0

 BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) = Giá trị tích lũy mà dự án đã

dự trù của công việc theo kế hoạch tại cuối tuần thứ 9 = 302.8 (tr.đ)

 BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) = Giá trị tích lũy mà dự án

thực tế đã đạt được tại cuối tuần thứ 8 = 224.6 (tr.đ)

 SV (Scheduling Variance) = Sự chênh lệch về tiến độ được đo bằng tiền

= BCWP – BCWS = -78.2 (tr.đ)

9.3 Phân tích Earned Value và xác định nguyên nhân gây ra chênh lệch

 Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của

dự án

 Earned Value là giá trị của công việc mà đã được hoàn thành

 Phân tích Earned Value cung cấp một hệ thống kiểm soát toàn chi phí dự

Trong dự án Trà sữa Kool Tea, tại tuần thứ 9, kết quả đo lường tiến trình dự ánnhư sau (đvt: triệu đồng)

 Budgeted Cost of Work Scheduled: BCWS = 302.8(tr.đ)

 Budgeted Cost of Work Performed: BCWP = 224.6(tr.đ)

 Budgeted Cost at Completion: BAC = 392.995(tr.đ)

 Đánh giá tiến trình thực hiện dự án về tiến độ, chúng ta dùng 4 chỉ số sau:

 BCWP = 224.6(tr.đ)

 BCWS = 302.8(tr.đ)

Phương sai của tiến độ $SV = - 78.2(tr.đ)

 Tiến độ thực hiện dự án muộn so với kế hoạch đã lập

 Giá trị công việc bị chậm trễ là 78.2(tr.đ) Nguyên nhân Công tác Bchậm so với kế hoạch 10% mặc dù Công tác D có nhanh hơn so với kế hoạch10%, nhưng nhìn chung tiến độ toàn dự án bị ảnh hưởng chậm 01 tuần so với kếhoạch

Chỉ số thực hiện tiến độ SPI = BCWP/BCWS = 224.6/302.8 = 0.74 = 74%

 Dự án chỉ thực hiện được 74% so với dự trù Tiến độ thực hiện dự ánchậm so với tiến độ dự kiến là 1 tuần

 Kết lu ận: Khi SV < 0 và SPI < 1, nên tiến hành họp các bên liên quan (project

parties), để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục Trong trườnghợp này cần lên kế hoạch chi tiết cho công tác B trong tuần thứ 10 (liên quan đếnviệc “chuẩn bị trang thiết bị và cơ sở vật chất”) bằng cách tăng cường nhân sự củacông tác D (đã hoàn thành nhanh hơn tiến độ dự kiến của dự án) để hổ trợ và theodõi sự thực thi biện pháp khắc phục trong tuần thứ 10, bảo đảm đúng tiến độ vàotuần cuối cùng của dự án và đúng thời gian khai trương Trà Sữa Kool Tea

9.4 Chuẩn bị các báo cáo

 Kế hoạch chi tiết Công tác B trong tuần thứ 10

BÁ ANH

BẢO CHÂU

GIA HUY

NHÀ THẦU

NHÀ CUNG CẤP

NGUỒN KHÁC

Khảo sát, xác định vị trí kinh doanh và ký Hợp đồng thuê

 Bảng phân bổ nhân sự hổ trợ cho Công tác B trong tuần thứ 10

 Đánh giá tiến trình D.A SV/BAC = 78.2/392.995 = 19.9%

10 MA TRẬN TRÁCH NHIỆM

Ghi chú : C : Chịu trách nhiệm trực tiếp B : Phải được thông báo

CÔNG VIỆC Bên có trách

nhiệm - R

Chịu trách nhiệm trước – A

Chủ đầu tư Nhà thầu Chủ đầu tư

Chuẩn bị và triển khai

kinh doanh Tư vấn kinhdoanh Chủ đầu tư Chủ đầu tư –Nhân viên Chủ đầu tư

12 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN

12.1 Yêu cầu nhân viên

- Quản lý : tối thiểu trình độ Cao đẳng ngành Quản trị kinh doanh

- Kế toán : trình độ Trung cấp trở lên chuyên ngành Kế toán

- Thu ngân : trình độ Trung học phổ thông trở lên, biết sử dụng máy vitính

- Pha chế : có chứng nhận chuyên môn

- Phục vụ : có kinh nghiệm phục vụ, kỹ năng giao tiếp tốt

NV phục vụ ca 1 (5 người)

NV lao công ca 1

NV bảo vệ ca ca 1 (2 người)

NV pha chế ca 2 (2 người)

NV phục vụ ca 2 (5 người)

NV lao công ca 2

NV bảo vệ ca ca 2 (2 người)