báo cáo kết quả thực hiện dự án quán café cyber

TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN Hiện nay, các Quán Café được mở ra phục vụ cho nhu cầu của giới trẻ như sinh viên học sinh, nhân viên văn phòng ngày càng nhiều và đa dạng ở đô thị mới nổi như Tp.Long

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

-   -

BÀI TẬP CÁ NHÂN

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN

QUÁN CAFÉ CYBER

Môn học: QUẢN LÝ DỰ ÁN

GVHD: TS Lưu Trường Văn

Học viên: Trần Minh Trí

MSHV: MBA12B-048

TP.HCM, tháng 05 năm 2013

PHẦN ĐÁNH GIÁ

Nhận xét 1:

Nhận xét 2:

Khoa Đào tạo sau Đại học, ngày… tháng… năm…

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian nghiên cứu và thực hiện, tôi đã hoàn thành bài tập cá nhân

với đề tài: “Báo cáo kết quả thực hiện dự án Quán café Cyber”

Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô Khoa Đào tạo sau Đại học, trường

ĐH Mở TP.HCM đã tận tình truyền đạt cho tôi những kiến thức nền tảng hết sức quý báu, đặc biệt là thầy Lưu Trường Văn, giảng viên đã trực tiếp hướng dẫn tôi môn học Quản lý dự án

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban quản lý và các anh chị em tham gia dự án đã giúp đỡ tôi trong việc thu thập số liệu, biểu mẫu, tài liệu liên quan

Tôi xin kính chúc đến toàn thể quý thầy, cô Khoa Đào tạo sau Đại học, trường ĐH Mở TP.HCM và quý anh chị dồi dào sức khỏe và công tác tốt

Xin chân thành cảm ơn!

Trần Minh Trí

MỤC LỤC

1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1

2 MỤC TIÊU DỰ ÁN 1

3 QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN 1

3.1 Nguồn vốn đầu tư 1

3.2 Khảo sát mặt bằng 1

3.3 Mô hình xây dựng 2

3.4 Chiến lược phát triển 2

3.5 Sản phẩm 2

3.6 Nhà cung cấp 2

3.7 Nhân sự 2

3.8 Chi phí 3

3.8.1 Chi phí phân bổ dự kiến 3

3.8.2 Chi phí phân bổ dự phòng 3

3.9 Thời gian hoàn vốn 3

4 CÁC GIẢ ĐỊNH, RÀNG BUỘC VÀ LOẠI TRỪ 3

4.1 Các giả định 3

4.2 Các ràng buộc 4

4.3 Các loại trừ 4

5 CÁC DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN 4

6 CẤU TRÚC PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS) 5

7 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 6

8 KIỂM SOÁT DỰ ÁN 7

8.1 Đánh giá kết quả dự án 7

8.2 Phân tích Earned Value 7

9 MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM) 7

10 TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN (RACI) 8

11 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN 9

12 QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN 9

13 BÀI HỌC KINH NGHIỆM 12

14 KẾT LUẬN 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN

Hiện nay, các Quán Café được mở ra phục vụ cho nhu cầu của giới trẻ như sinh viên học sinh, nhân viên văn phòng ngày càng nhiều và đa dạng ở đô thị mới nổi như Tp.Long Xuyên Ý tưởng mở Quán Café Cyber đã được nhen nhóm khi trường Đại học An Giang xây dựng thêm khu 40 ha nhằm nâng cấp, mở rộng quy

mô của giảng dạy… Dự án đã được triển khai vào đầu tháng 01 năm 2011 Qua thời gian hoạt động, Café Cyber ngoài gặt hái những thành công nhất định, cũng không tránh khỏi những thiếu sót cần phải khắc phục Sau khi nghiên cứu tất cả các thông tin liên quan, dự án Café Cyber đã không hoạch định các giả định, các ràng buộc, các loại trừ, các dự án có liên quan, RACI của dự án…v.v…Bài báo cáo này nhằm mục đích đưa ra các giải pháp cần cải thiện cho Café Cyber có thể duy trì hoạt động kinh doanh tốt hơn cũng như đạt mục tiêu dự án về lợi nhuận và thời gian hoàn vốn

nhanh nhất

2 MỤC TIÊU DỰ ÁN

 Cung cấp nhu cầu thưởng thức café ngon, một không gian yên tĩnh để làm việc và học tập phục vụ cho các tầng lớp thuộc mọi lứa tuổi; đặc biệt cho học sinh sinh viên có thu nhập thấp và nhân viên văn phòng, cập nhật thông tin báo chí hàng ngày, phục vụ ân cần và giá cả hợp lý đáp ứng điều kiện hiện có và phù hợp với điều kiện sống của cư dân trong khu vực

 Là nơi giao lưu của học sinh sinh viên, nhân viên văn phòng và các đối tượng khác

 Đạt được lợi nhuận ngay từ năm đầu hoạt động

 Sự hài lòng của khách hàng và đạt uy tín với nhà cung cấp

 Quán café được xây dựng và triển khai đúng tiến độ đã đề ra

3 QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN

3.1 Nguồn vốn đầu tư:

Nguồn vốn đầu tư vào Quán café Cyber dưới dạng hình thức góp vốn kinh doanh từ 3 thành viên là bạn thân của nhau, có nguồn gốc từ tích lũy và vay ngân hàng

3.2 Khảo sát mặt bằng:

Tiêu chí để lựa chọn mặt bằng

 Gần trường Đại học An Giang (khu mới xây)

 Có đường đi thuận tiện

 Không gian thoáng đãng, có nhiều cây xanh

2

 Có mặt tiền từ 7-10 m, sâu từ 25-30 m để thuận lợi cho việc thiết kế không gian của quán

3.3 Mô hình xây dựng:

 Thầu công trình xây dựng, trang trí nội thất: 300 triệu đồng Quán café Cyber có diện tích rộng 300m2 được thiết kế đơn giản và ấm cúng, tạo cảm giác dễ chịu cho quý khách mỗi khi ghé qua, được chia làm 3 khu chính:

 Khu A: gồm 10 bộ bàn mây tròn, ngoài trời, không khí thoáng mát, có dù che

 Khu B: gồm 20 bộ sofa được bố trí trong gian nhà kính trang nhã, có máy lạnh, phục vụ cho khách hàng có nhu cầu truy cập wifi, đọc sách báo…

 Khu C: khu pha chế, bộ phận điều hành, thu ngân và nhà vệ sinh

 Tiến độ xây dựng:

 01/01 – 03/01/2011: chuẩn bị mặt bằng

 04/01/2011: khởi công xây dựng

 28/02/2011: dự kiến hoàn thành

 01/03 – 10/03/2011: chuẩn bị, trang trí, lắp ráp trang thiết bị, điện…

 14/03/2011: dự kiến khai trương

3.4 Chiến lược phát triển:

 Xâm nhập: phát tờ rơi, quảng bá, khuyến mãi giảm 10% cho 1 phần thức uống

 Giành thị phần

 Đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ

 Giữ chân khách hàng

3.5 Sản phẩm:

Có 5 nhóm thức uống chính:

 Café: café đá, café sữa, café rum, bạc sỉu…

 Trà: trà lipton, trà sữa, trà chanh dây…

 Nước ép trái cây: nước ép táo, thơm, bưởi, cà-rốt…

 Sinh tố: dâu, mãng cầu, đu đủ, sa-pu-ché…

 Nước giải khát: nước khoáng, Pepsi, Coca…

3.6 Nhà cung cấp:

 Công ty Cổ phần Café Trung Nguyên: 268 Nguyễn Tất Thành TP.Buôn

Mê Thuột

 Công ty TNHH Trà-Cà phê Tâm Châu: 11 Kim Đồng P.2 Thị xã Bảo Lộc Tỉnh Lâm Đồng

 Siêu thị Coopmart Long Xuyên

 Tiểu thương ở chợ đầu mối Long Xuyên chuyên cung cấp hoa quả tươi ngon

3.7 Nhân sự:

 Chủ quán: là người quản lý và điều hành mọi hoạt động của quán, chịu

trách nhiệm trước pháp luật

 Quản lý: là người thay mặt chủ quán điều hành mọi hoạt động của nhân viên, được chủ quán ủy quyền

 Kế toán: theo dõi và ghi chép tất cả mọi hoạt động kinh doanh của quán; tổng hợp chi phí, xác định doanh thu và lợi nhuận; chịu trách nhiệm báo cáo thuế

 Thu ngân: là người trực tiếp thu tiền, tính chi phí…

 Nhân viên phục vụ: giới thiệu menu và phục vụ khách hàng

 Nhân viên lao công: là người rửa ly và dọn dẹp vệ sinh

 Nhân viên bảo vệ: là người giữ xe và bảo vệ tài sản của quán

3.8 Chi phí:

3.8.1 Chi phí phân bổ dự kiến:

Nguồn vốn có giới hạn khoảng 800 triệu đồng

3.8.2 Chi phí phân bổ dự phòng:

Nếu có phát sinh sẽ nằm trong khoảng dự phòng là 80 triệu đồng (10% chi phí phân bổ dự kiến)

4 CÁC GIẢ ĐỊNH, RÀNG BUỘC VÀ LOẠI TRỪ

4.1 Các giả định:

 Các thành viên góp vốn duy trì hợp tác trong suốt thời gian thực hiện dự

án

 Hợp đồng mặt bằng ký kết với chủ nhà tối thiểu 5 năm và chủ nhà không

có ý định kết thúc hợp đồng trước hạn Phải có ràng buộc về bồi thường hợp đồng nếu chủ nhà kết thúc hợp đồng sớm (đúng bằng tổng số tiền phải trả của thời gian còn lại trong hợp đồng)

 Vật giá mua sắm trang thiết bị, vật tư, xây dựng, sửa chữa ít thay đổi trong suốt thời gian thực hiện dự án Nếu có thay đổi chỉ tăng tối đa trong khoản phân bổ dự phòng

 Thị hiếu của sinh viên học sinh, nhân viên văn phòng ít thay đổi so với biến động của thị trường

4

4.2 Các ràng buộc:

 Quán cần được triển khai thực hiện nhanh vì mặt bằng thuê; thời gian chuẩn bị khai trương tính từ khi ký hợp đồng thuê tối đa là 3 tháng (dự kiến khai trương 14/3/2012) để đảm bảo hoạt động hiệu quả tạo ra lợi nhuận cao vì chi phí đầu tư ban đầu cao

 Nguồn vốn có giới hạn là 800 triệu đồng, phải tính toán kỹ lưỡng việc triển khai sửa chữa, trang trí, mua sắm các vật dụng, máy móc thiết bị… thật chính xác

 Các thành viên đầu tư Quán café Cyber (không bao gồm nhân viên nhà thầu) vừa làm công việc khác vừa kinh doanh thêm ngành nghề phụ, do đó trong thời gian thực hiện dự án, việc có mặt thường xuyên có thể bị hạn chế

4.3 Các loại trừ:

 Nhà cung cấp chỉ cung cấp phần cứng: thiết bị máy tính, camera … phục

vụ cho quán café, không cung ứng phần mềm quản lý có bản quyền

 Các công cụ, dụng cụ đi kèm không có phần bảo hành

 Dự án không bao gồm các bước tiếp theo như mở rộng quy mô, dịch vụ cơm trưa văn phòng Bước đầu chỉ hoạt động chuyên kinh doanh café, trà, nước ép trái cây, sinh tố và các loại nước giải khát

 Dự án chưa tính cho những phát sinh đột xuất như chỉ số lạm phát tăng

cao, làm chi phí vật tư bị tăng lên

 Các thiên tai, hoả hoạn, quy định thay đổi bất ngờ làm chậm trễ tiến độ của

dự án

5 CÁC DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN

 Dự án mở rộng trường Đại học An Giang

 Dự án mở rộng đường Võ Thị Sáu - lối đi chính từ quốc lộ đến quán

 Lựa chọn và cài đăt hệ thống phần mềm cho máy tính: để quản lý tốt hàng hoá tồn kho và kinh doanh hàng ngày cần thiết ứng dụng chương trình phần mềm tương thích với chi phí hợp lý

 Dự án phát triển website giới thiệu về quán và chia sẻ thông tin trên các mạng

xã hội như Facebook, ZingMe

6 CẤU TRÚC PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS)

7 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

6

Gantt Chart

8 KIỂM SOÁT DỰ ÁN

8.1 Đánh giá kết quả dự án:

Sử dụng phương pháp giá trị đạt được EVM (Earned Value Method) để kiểm soát trong giai đoạn thực hiện dự án:

% hoàn thành thực tế = Khối lượng hoàn thành tích lũy tại thời điểm cập nhật / Tổng khối lượng cần phải hoàn thành theo Công tác

 Ngân sách cho từng công tác:

 Công tác A = 300 (tr.đ)

 Công tác B = 15 + 95 + 106 + 9.5 = 225.5 (tr.đ)

 Công tác C = 20 (tr.đ)

 Công tác D = 24 (tr.đ)

 Ngân sách cho toàn bộ dự án:

BAC - tổng giá trị Hợp đồng thực hiện dự án (Budgeted Cost at Completion)

BAC = A+B+C+D = 300+225.5+20+24 = 569.5 (triệu đồng)

 BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) = Giá trị tích lũy mà dự án

đã dự trù của công việc theo kế hoạch tại cuối tuần thứ 9 = 502.8 (tr.đ)

 BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) = Giá trị tích lũy mà dự án

thực tế đã đạt được tại cuối tuần thứ 8 = 450.5 (tr.đ)

 SV (Scheduling Variance) = Sự chênh lệch về tiến độ được đo bằng

tiền = BCWP – BCWS = -52.3 (tr.đ)

8.2 Phân tích Earned Value:

 Chỉ số thực hiện tiến độ (SPI): SPI = BCWP/BCWS = 450.5/502.8 = 0.89 =

89%

→ Dự án chỉ thực hiện được 89% so với dự trù → Tiến độ thực hiện dự án chậm

so với tiến độ dự kiến

 Chỉ số phần trăm hoàn thành (PCI): PCI = BCWP/BAC = 450.5/569.5 =

79%

→ Dự án đã hoàn thành được 79%

9 MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM)

Nhân lực bên trong Nhân lực bên ngoài Thời

gian hoàn thành (ngày)

thầu

Nhà cung cấp

Nguồn khác

Khảo sát

Chuẩn bị cơ sở vật chất

Chuẩn bị nhân sự

Triển khai kinh doanh

8

H : Hổ trợ V : Tư vấn

10 TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN (RACI)

CÔNG VIỆC Bên có trách nhiệm - R nhiệm trước – Chịu trách

A

Phối hợp với – C Báo tin cho - I

Khảo sát và ký Hợp

Chuẩn bị, lắp đặt

TTB và cơ sở vật

Tư vấn giám

Tìm nguồn cung cấp

Chuẩn bị và đào tạo

nguồn nhân sự

Tư vấn đào

Chủ đầu tư – Nhân viên

Chủ đầu

tư

Chuẩn bị và triển

khai kinh doanh

Tư vấn kinh

11 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN

12 QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN

 Xác định rủi ro:

 Sự cạnh tranh của nhiều quán café khu vực lân cận

 Quán không có lượng khách như mong đợi…

 Không có nhiều khách hàng biết đến quán

 Những thay đổi gián tiếp từ điều kiện tự nhiên (mưa, bão)

 Cháy nổ do bất trắc

 Nguồn nguyên liệu đầu vào không ổn định, giá cả thị trường biến

động…

 Nhân viên thôi việc đột xuất

 Thái độ phục vụ khách hàng chưa tốt của nhân viên

 Chất lượng an toàn vệ sinh sản phẩm chưa tốt

 Chậm tiến độ dự án làm gia tăng chi phí…

 Chủ nhà chấm dứt Hợp đồng trước hạn hoặc tăng giá thuê

 Mất cắp nguyên liệu

 Phân tích định tính:

STT MÔ TẢ RỦI

RO

KHẢ NĂNG XUẤT HIỆN

MỨC ĐỘ ẢNH HƯỞNG

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP GIẢM NHẸ RỦI RO

của nhiều quán

café khu vực lân

cận

-Quan tâm đến hướng phát triển của đối thủ cạnh tranh cũng như nhu cầu của khách hàng

lượng khách như

-Mở rộng đối tượng khách hàng

-Xây dựng database danh sách khách hàng, có chương trình chăm sóc khách hàng

khách hàng biết

-Thực hiện quãng cáo trên các trang web và

facebook…

-Phát tờ rơi chương trình khuyến mãi cho khách hàng

gián tiếp từ điều

kiện tự nhiên

(mưa, bão…)

-Kiểm soát và hạn chế tổn thất nếu có xảy ra

10

bảo vệ tài sản

liệu đầu vào

không ổn định,

giá cả thị trường

biến động…

-Ngoài việc tiếp nhận nguồn nguyên liệu từ nhà cung cấp hiện tại, nên tìm hiểu thêm những nhà cung cấp khác,

có uy tín cao…

chậm xử lý

-Thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ việc đặt hàng, mua hàng và xuất hàng… -Kiềm tra thường xuyên báo cáo hàng tồn kho

việc đột xuất

-Làm Hợp đồng lao động chặt chẽ

-Chế độ đãi ngộ tốt khuyến khích tinh thần làm việc tích cực của nhân viên…

khách hàng chưa

-Đào tạo kỹ năng giao tiếp

và thường xuyên giám sát để kịp thời huấn luyện cho nhân viên

toàn vệ sinh sản

- Giám sát thường xuyên và đào tạo ý thức an toàn vệ sinh chất lượng sản phẩm trong nhân viên

án làm gia tăng

-Bám sát các nguồn thông tin liên quan để đảm bảo dự

án được triển khai đúng tiến

độ

dứt Hợp đồng

trước hạn hoặc

tăng giá thuê

-Xem kỹ các điều kiện khi

ký Hợp đồng thuê nhà và đưa ra giải pháp ràng buộc trước khi đầu tư

-Trang bị camera quan sát nhằm hạn chế mất cắp

 Phân tích định lượng:

STT MÔ TẢ RỦI RO NĂNG KHẢ MỨC ĐỘ ẢNH HẠNG XẾP GÁNH BÊN

XUẤT HIỆN

YẾU

nhiều quán café khu

vực lân cận

khách như mong

đợi…

khách hàng biết đến

quán

tiếp từ điều kiện tự

nhiên (mưa, bão…)

đầu vào không ổn

định, giá cả thị

trường biến động…

09

Thái độ phục vụ

khách hàng chưa tốt

của nhân viên

10

Chất lượng an toàn

vệ sinh sản phẩm

chưa tốt

11

Chậm tiến độ dự án

làm gia tăng chi

phí…

Chủ đầu tư

12

Chủ nhà chấm dứt

Hợp đồng trước hạn

hoặc tăng giá thuê

Ghi chú: 1: thấp nhất 5: cao nhất

→ Như vậy, yếu tố rủi ro “Sự cạnh tranh của nhiều quán café khu vực lân cận” có

thứ hạng cao nhất, yếu tố rủi ro “Hàng tồn kho” có thứ hạng thấp nhất

12

13 BÀI HỌC KINH NGHIỆM

 Yếu tố cạnh tranh

Nhằm thõa mãn khách hàng, quản lý tốt chất lượng phục vụ khách hàng thông qua các cuộc khảo sát thị trường khu vực lân cận, có không ít quán café thu hút khách hàng nhờ không gian rộng rãi hơn Qua tìm hiểu, các đối thủ cạnh tranh vẫn chưa đáp ứng được hết nhu cầu khách hàng Ý tưởng về những tách

café mới lạ, thơm ngon và độc đáo xuất hiện

 Yếu tố nhân sự

 Chi phí tiền lương và tiền ăn của nhân viên rất cao; để giảm thiểu chi phí, nên cắt bớt nhân sự và sắp xếp lại cho hợp lý nhằm đảm bảo được nguồn nhân sự phục vụ cho Quán mà vẫn mang lại hiệu quả cao

 Vị trí Quản lý có thể kiêm nhiệm công tác kế toán, vì công việc quản lý chủ yếu là sắp ca cho nhân viên, theo dõi và điều hành hoạt động của Quán; thực tế nữa là công tác kế toán cho Quán café cũng đơn giản, dễ dàng cho người quản lý có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

14 KẾT LUẬN

Sau khi xem xét thông tin, kiểm soát và đánh giá dự án đã thực hiện, Café Cyber đã thành công trong việc quản lý quy mô và quản lý tiến độ, thực hiện được các yêu cầu: ĐÚNG TIẾN ĐỘ, ĐÚNG MỤC TIÊU, ĐÚNG QUY MÔ

Sự thành công của dự án cũng được thể hiện qua hiệu quả kinh tế mà Café Cyber mang lại, nó còn tuỳ thuộc vào năng lực quản lý và kiểm soát các rủi ro một cách tốt nhất

Với những biện pháp cải thiện nêu trên, hy vọng rằng Café Cyber sẽ cải thiện được trong việc quản lý chất lượng và quản lý chi phí đem lại hiệu quả tốt hơn và điều quan trọng hơn hết là sự thành công trong kinh doanh, rất cần năng lực quản

lý, nghệ thuật kinh doanh để đem đến sự hài lòng của khách hàng, đạt mục tiêu ĐÚNG NGÂN SÁCH

Với mật độ sinh viên học sinh và nhân viên văn phòng lớn tại khu vực, nhu cầu thưởng thức café thì đây rõ ràng là một thị trường có thể khai thác tốt

Bài báo cáo này chắc chắn sẽ còn nhiều điểm thiếu sót; rất mong với sự hỗ trợ, điều chỉnh của Thầy bài báo cáo sẽ tốt hơn và giúp cho dự án kịp thời có biện pháp cải thiện đúng và mang lại hiệu quả kinh tế cao.