nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng công ty cổ phần công trình giao thông Hải Phòng

nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng công ty cổ phần công trình giao thông Hải Phòng

Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Mở đầu Lý chọn đề tài Hiện nay, Việt Nam dần khẳng định vị trí tr ờng quốc tế đòi hỏi quan, tổ chức, đơn vị cần nỗ lực nhiều, đặc biệt cố gắng không chút mệt mỏi nhà quản trị việc hoàn thành hoàn thành cách xuất sắc nhiệm vụ đợc giao phó Những đóng góp công tác văn phòng hoạt động doanh nghiệp đà đợc thừa nhận.Bởi cần có đợc nhìn để có quan tâm, đầu t mức để có bớc đắn hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Cổ phần hoá Doanh nghiệp bớc ngoặt quan trọng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Trong trình cổ phần hoá, công ty mặt đợc khẳng định lực quản lý, mặt khó khăn để tồn phát triển Để làm đợc điều công ty đà không ngừng áp dụng KH- KT đại, nâng cao trình độ công nhân kỹ thuật, hoàn thiện công tác quản lý, đặc biệt khẳng định vai trò văn phòng để trở thành trợ thủ đắc lực cho lÃnh đạo công ty nói chung Trong trình học tập nghiên cứu môn học chuyên ngành quản trị văn phòng, đà nhận thức đợc tầm quan trọng văn phòng hoạt động văn phòng doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, đ ợc tìm hiểu tình hình thực tế hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng, đà chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng làm nội dung luận văn tốt nghiệp Mục tiêu Và NHIệm vụ nghiên cứu Xây dựng văn phòng vững mạnh yếu tố tất yếu ®Ĩ gióp c¬ quan, tỉ chøc ®ỉi míi ph¬ng thøc lÃnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lợng hiệu quả, Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng hiệu lực công tác lÃnh đạo.Do vậy, việc tăng cờng xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, tổ chức đợc quan tâm đặc biệt Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu luận văn: + Nghiên cứu lý luận văn phòng: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ.Lý luận hoạt động văn phòng: vai trò, ý nghĩa việc tổ chức khoa học công tác văn phòng, yếu tố ảnh hởng đến hiệu hoạt động văn phòng + Đánh giá hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng: trình hình thành phát triển công ty, ngành nghề kinh doanh, khái quát phòng TC- HC, nghiệp vụ chính, thuận lợi, tồn + Đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty: định hớng chung, giải pháp cụ thể Phạm vi nghiên cứu Thực tế có nhiều cách hiểu quan niệm khác hoạt động văn phòng phản ánh nhận thức chức năng, nhiệm vụ văn phòng thời kỳ lịch sử hoàn cảnh phát sinh quan hệ định Nội dung luận văn sâu tìm hiểu thực tế hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng Phơng pháp nghiên cứu Luận văn áp dụng phơng pháp luận biện chứng Phơng pháp cụ thể bao gồm ba phơng pháp là: nghiên cứu tài liệu lý luận văn phòng hoạt động văn phòng, quan sát phân tích, so sánh với thực tế văn phòng hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng Kết cấu luận văn Bố cục luận văn gồm chơng: Chơng 1: Lí luận chung văn phòng hoạt động văn phòng Chơng 2: Thực tế hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Chơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng Chơng Lí luận chung văn phòng hoạt động văn Phòng 1.1 Lí luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Nền kinh tế nớc ta đà đứng trớc muôn vàn hội để hội nhập phát triển nh phải đối mặt với nhiều khó khăn, thử thách để tồn tại, phát triển hớng kinh tế thị trờng ngày đa dạng hoá, đại hoá.Vì vậy, doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho vị trí, lợi vững vàng thơng trờng để có đủ sức cạnh tranh có khả phát triển hoà nhịp kinh tế giới Muốn làm đợc điều buộc nhà quản lý phải thông minh, động, sáng tạo nhạy bén nắm bắt thông tin cách nhanh chóng xác Hơn hết, văn phòng cần khẳng định đợc vị trí quan trọng việc hỗ trợ trình điều hành, định nhà quản lý Có số khái niệm Văn phòng dới góc độ khác nhau:(theo Th.s Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trờng ĐHDLHP) * Xét theo phơng diện tổ chức:Văn phòng đơn vị cấu thành tổ chức * Xét theo tiêu chí chức : Văn phòng thực thể tồn để thực hoạt động tham mu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu nhà quản lý * Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòng thực thể tồn để thực việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành nhà quản trị * Ngoài hiểu: Văn phòng trụ sở làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, doanh nghiệp Trong thực tế văn phòng đợc tổ chức hoạt động tơng đối độc lập nh cánh tay Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng nối dài quan cấp trực tiếp, cấu tổ chức thay mặt quan, đơn vị thực nhiệm vụ quan, đơn vị Trong số trờng hợp khác, văn phòng gần nh quan hoàn chỉnh, hình bóng thu nhỏ quan nh văn phòng đại diện tổ chức, doanh nghiệp vùng, khu vực hay nớc Văn phòng đợc dùng để gọi tổ chức độc lập đợc pháp luật thừa nhận với tên gọi nh : văn phòng luật s, văn phòng t vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc s Khi thực hoạt động hậu cần với nhiệm vụ quản lý sở vật chất tài chính, văn phòng đợc hiểu nh thủ kho tài chính, tài sản Luận văn xem xét văn phòng theo cách nhìn nhận chung nhất.Văn phòng đợc hiểu máy hoạt động làm việc tổng hợp đơn vị doanh nghiệp, nơi làm việc giấy tờ, nơi thực hoạt động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ làm công việc hành có nơi giao dịch giấy tờ gọi văn phòng.Văn phòng bao gồm toàn trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu phục vụ cho trình tổ chức, điều hành hoạt động doanh nghiệp Nh vậy, văn phòng đợc xem xÐt nh mét hƯ thèng bao gåm c¸c t¸c nghiệp đầu vào đầu có tính chất đặc thù định Đầu vào hoạt động trợ giúp lÃnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn nguồn thông tin lĩnh vực trị, kinh tế, xà hội, hành chính, môi trờng theo phơng án khác nhằm thu đợc kết tối u hoạt động quan, tổ chức Đầu hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý thông tin phản hồi nội từ bên quan, tổ chức theo yêu cầu lÃnh đạo.Toàn hoạt động góp phần trợ giúp công tác điều hành thông tin quan nhằm nâng cao hiệu khai thác, sử dụng thông tin trình quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức Hiểu cách toàn diện hơn: Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức, máy điều hành tổng hợp quan, nơi thu thập xử Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lÃnh đạo, nơi chăm lo vấn đề hậu cần đảm bảo vật chất cho hoạt động quan 1.1.2 Chức Văn phòng Câu hỏi đợc đặt Vì quan, tổ chức, đơn vị lại cần phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn phòng?.Vì văn phòng hỗ trợ cho lÃnh ®¹o, cho tỉ chøc rÊt nhiỊu viƯc qut định quản lý Doanh nghiệp hay tổ chức dù có qui mô lớn hay nhỏ, có văn phòng cửa ngõ trung tâm, nơi liên kết mối liên hệ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành, quản lý Để thể rõ đợc điều đó, nghiên cứu văn phòng với hai chức chính: 1.1.2.1 Chức tham mu, tổng hợp Để đạt đợc hiệu cao lÃnh đạo, đạo, điều hành đòi hỏi nhà quản lý phải có mặt lúc, nơi phải tinh thông lĩnh vực Đồng thời phải nhanh chóng đa đợc định quản lý xác, kịp thời để giải vấn đề phát sinh thực tế Điều đà vợt qua khả nhà quản lý, đòi hỏi phải có lực lợng trợ giúp họ phơng diện, công tác tham mu, tổng hợp Chức tham mu, tổng hợp văn phòng đợc phản ánh thông qua hoạt động có tính đa dạng tổng hợp việc tham vấn cho trình điều hành lÃnh đạo Cụ thể tham mu bao hàm nội dung tham vấn, tổng hợp liên quan đến trình thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Hoạt động quan, tỉ chøc diƠn phơ thc vµo nhiỊu u tè khác có tính chủ quan khách quan nh : tổ chức máy, quy chế hoạt động, ngời, trang thiết bị, sở vật chất, phong cách lÃnh đạo thủ trởng Muốn có định đắn, khoa học ngời lÃnh đạo dựa vào ý chí chủ quan phải xét đến yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia cấp quản lý, ngời trợ gúp Việc thu thập, phân tích tổng hợp ý kiến thông thờng phần lớn đợc thực phận văn phòng Hoạt động mang tính tham vấn chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lÃnh đạo lựa chọn định tối u Mặt khác, kết tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng đầy đủ xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc Nh vậy, tham mu cần có tổng hợp tổng hợp để tham mu Đồng thời, văn phòng có chức giúp lÃnh đạo quan điều hoà, phối hợp hoạt động chung đơn vị trực thuộc 1.1.2.2 Chức hậu cần Công tác hậu cần công tác chuẩn bị điều kiện cho hoạt động bình thờng tổ chức Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa văn phòng đà nâng cao hiệu làm việc doanh nghiệp Hậu cần thờng công việc dịch vụ nh tạo sở vật chất, hỗ trợ trang thiết bị, phơng tiện cho ngời lao động để nâng cao suất lao động, tăng thêm hiệu làm việc Công tác hậu diện mạo quan, thực nhiệm vụ quản lý khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống CBCNV Bên cạnh đó, công tác hậu cần đợc coi nh công cụ quản lý hiệu Việc chuẩn bị tiêu kế hoạch góp phần vào việc hoàn thành tốt tiêu kế hoạch nh việc tổ chức thành công hội nghị, hội thảo Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp việc cho lÃnh đạo thông qua chức quan trọng Các chức vừa tồn độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng doanh nghiệp 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng Trên sở chức nh đà trình bày trên, văn phòng cần thực nhiệm vụ cụ thể nh sau: Một là, xây dựng đôn đốc việc thực chơng trình, kế hoạch công tác quan chơng trình đó; bố trí, xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, tháng, năm quan Hai là, thu thập, xử lý, quản lý cung cấp thông tin cho lÃnh đạo đồng thời tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị quan Ba là, đề xuất, kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo điều hành thủ trởng Sinh viên: Hoàng ThÞ Thu HiỊn Líp: QT 901P Mét sè biƯn pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Bốn là, t vấn văn cho thủ trởng chịu trách nhiệm tính pháp lý kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành Năm là, thực công tác văn th - lu trữ, giải văn th, tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan, theo dõi việc giải văn Sáu là, tổ chức giao tiếp nội quan với bên hỗ trợ việc tiếp khách, tiếp dân, tổ chức phục vụ họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện, công tác lễ tân, tiếp khách cách khoa học văn minh, giữ vai trò cầu nối quan, với quan khác, nh với nhân dân nói chung Bẩy là, lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ Nhà nớc định thủ trởng Tám là, mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phơng tiện làm việc quan, bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan Chín là, tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn quan Mời là, thờng xuyên kiện toàn máy, xây dựng nâng cao chất lợng đội ngũ nhân viên văn phòng, bớc đại hoá công tác hành chính- văn phòng, đạo hớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp dới đơn vị chuyên môn cần thiết 1.2 Lí luận chung hoạt động văn phòng 1.2.1 Vai trò hoạt động văn phòng Vai trò công tác văn phòng đợc thể qua việc thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cụ thể Trớc hết, hoạt động văn phòng khâu quan trọng dây chuyền hệ thống quan nhà nớc nhằm thực hoá chủ trơng, sách Đảng nhà nớc sống Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Với nhiệm vụ đầu mối thu nhận xử lý thông tin phục vụ lÃnh đạo văn phòng, cung cấp khoa học cho việc ban hành định quản lý nhà nớc, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời quan, đơn vị, theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc nhà nớc giao Thông tin, xét hiệu sử dụng, gắn liền với hiệu quản lý Mặt khác, thông tin bổ sung nâng cao chất lợng kiểm tra quản lý nhà nớc.Thông tin đối tợng lao động cán bộ, công chức, công cụ đắc lực ngời quản lý, nhu cầu thờng xuyên ®êi sèng nhµ níc, x· héi cịng nh tõng ngêi, tõng tÕ bµo cđa x· héi B»ng viƯc thu nhận xử lý thông tin văn phòng, cấp quản lý ban hành định quản lý theo trình tự, thủ tục, thẩm quyền tới đối tợng quản lý, điều kiện tiên để chủ trơng, sách Đảng, pháp luật nhà nớc vào sống Đồng thời, văn phòng nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai đôn đốc việc thực định quản lý mà quan có nghĩa vụ thực Hoạt động văn phòng góp phần quan trọng việc trì hoạt động thờng xuyên, liên tục, bền vững theo quy định pháp luật hệ thống quan hành nói chung hoạt động quan nói riêng Góp phần trì ổn định phát triển toàn diện xà hội Hoạt động văn phòng chuỗi hoạt động thờng xuyên, liên tục trớc hết đợc đảm bảo thông qua việc lập đôn đốc thực chơng trình, kế hoạch Lập kế hoạch tổ chức thực theo kế hoạch nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu văn phòng Có kế hoạch, việc điều hành công việc tập trung vào mục tiêu, ứng phó đợc với biến động, thay đổi xảy trình quản lý nh tạo khả tiết kiệm hoạt động văn phòng Văn phòng đầu mối tạo nên phối hợp, hợp tác đơn vị, phận quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp hệ thống Hoạt động văn phòng có tác dụng nâng cao suất lao động, hiệu công tác toàn quan Ngoài việc tham mu giúp lÃnh đạo quan ban hành định quản lý, văn phòng luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực định Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng đơn vị có liên quan giúp cho lÃnh đạo đa phơng án giải kịp thời, nhanh chóng Văn phòng đảm bảo phục vụ điều kiện sở vật chất, kỹ thuật phục vụ hoạt động, bảo đảm trật tự, an toàn quan Làm tốt công tác hậu cần văn phòng góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu làm việc cđa c¬ quan, tỉ chøc 1.2.2 ý nghÜa cđa viƯc tổ chức khoa học công tác văn phòng Mọi hoạt động văn phòng có đợc diễn liên tục hiệu hay không hoàn toàn phụ thuộc vào cách bố trí , xếp nhân viên khoa học, hợp lý nh nghệ thuật điều hành, quản lý nhà lÃnh đạo.Việc tổ chức công tác văn phòng cách khoa học có ý nghĩa vô quan trọng định tới thành công, phát triển doanh nghiệp 1.2.2.1 Tạo tiền đề phát triển cho quan, tổ chức Sự tồn phát triển quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, có yếu tố tiên khẳng định vị trí quan, tổ chức hệ thống chủ thể quản lý nh : địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lợng, đối thủ cạnh tranh Những vấn ®Ị ®ã liªn quan mËt thiÕt ®Õn néi dung cđa công tác văn phòng, mà trớc hết việc thu thập, phân tích xử lý thông tin để có đợc dự báo xác, đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành lÃnh dạo quan, tổ chức Một công việc đợc tính toán kỹ lỡng thực đầy đủ, có khoa học sở vững cho phát triển quan, tổ chức.Văn phòng thờng xuyên nơi góp phần quan trọng việc xây dựng chơng trình lớn, kế hoạch dài hạn, quy chế hoạt động quan, hoạt động mang tính định hớng, lâu dài có tầm quan trọng với quan 1.2.2.2 Giảm thời gian lÃng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động quan, tỉ chøc Trong thêi kú “bïng nỉ th«ng tin” nh nay, thắng lợi hoạt động quan, tổ chức đợc định lợi thông tin Nhng việc thu thập, xử lý chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào phân công, giao trách nhiệm, lề lối Sinh viên: Hoàng ThÞ Thu HiỊn Líp: QT 901P Mét sè biƯn pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng phơng pháp làm việc, nh trình độ chuyên môn cán bộ, công chức văn phòng Bởi vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng giảm bớt đợc thời gian lÃng phí ách tắc xử lý lu chuyển thông tin Vấn đề cần quan tâm hợp lý hoá tổ chức biên chế cho chức năng, nhiệm vụ phận, cán bộ, công chức phải đợc phân định rõ ràng Để tiến tới mục tiêu cần xây dựng thực quy chế hoạt động quan, tổ chức Đó định lỊ lèi, nỊ nÕp lµm viƯc ë tõng bé phËn Chúng khẳng định tạo lập ràng buộc mối quan hệ công tác lÃnh đạo với nhân viên, phận với Mục tiêu chung đạt hiệu cao quy chế xây dựng không đạt yêu cầu mà dễ dẫn tới vận hành rời rạc mắt xích cấu vận hành máy tổ chức Do đó, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng trở nên cần thiết hoạt động quan, tổ chức 1.2.2.3 Tăng cờng khả sử dụng nguồn lực Các nguồn lực quan, tổ chức tồn dới nhiều dạng nh : nhân lực, vật lực trí lực Các nguồn lực đợc huy động, sử dụng cách có hiệu áp dụng phơng thức tác động vận hành chúng cách khoa học Trớc hết, yếu tố ngời thiếu hoạt động quan, tổ chức.Yếu tố phải khối thống hành động, tổng hoà, phối hợp nhịp nhàng trách nhiệm hiểu biết khác Hơn nữa, hoà đồng, đoàn kết giúp đỡ lẫn thành viên điều kiện quan trọng để tới mục tiêu chung.Từ cần tiếp cận yếu tố ngời dới cách nhìn thật khoa học, từ góc ®é, kh«ng thĨ phiÕn diƯn Con ngêi lu«n híng tíi việc hợp lý hoá hoạt động mình, ®ã cã viƯc sư dơng nh÷ng ®iỊu kiƯn vËt lùc trí lực cho có hiệu Sự nhận thức giới khách quan ngày sâu sắc hơn, thiết bị ngày đại, đa chức trợ thủ đắc lực cho việc tối u hoá hoạt động ngời lĩnh vực.Tuy nhiên, kết hợp cho khoa học, đắn, phù hợp với pháp luật nguồn lực không đợc huy động sử dụng hiệu Sinh viên: Hoàng ThÞ Thu HiỊn Líp: QT 901P 10 Mét sè biƯn pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng + Chuyển giao văn đến: Sau có ý kiến phân phối văn thủ trởng quan phải chuyển đến tận tay ngời có trách nhiệm giải Trớc chuyển giao văn đến ngời giải quyết, văn th phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn ngời nhận văn phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn quan Bớc8 Tổ chức giải văn đến theo dõi giải văn đến quan *) Tổ chức giải văn đến: + Đối với văn thờng: nội dung công việc nêu văn thuộc phạm vi trách nhiệm đơn vị, cá nhân đơn vị cá nhân trực tiếp giải - Tất văn đến quan phải đợc xem xét giải nhanh đặc biệt văn khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải nhận đợc văn - Đối với văn gửi đến để xin ý kiến lÃnh đạo có ý kiến lÃnh đạo ghi lề không đợc đóng dấu lề văn soạn thảo văn để trả lời dựa ý kiến đạo lÃnh đạo - Những văn có ý kiến lÃnh đạo phải lu lại hồ sơ công việc cán thừa hành chuyên môn + Đối với văn mật: - Chỉ phổ biến vấn đề bí mật phạm vi ngời có trách nhiệm - Không chụp, ghi chép bí mật văn bản.Không đợc trao đổi điều bí mật văn điều kiện không đảm bảo an toàn *)Theo dõi kiểm tra giải văn đến - Thủ trởng quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải văn theo quy định, chế độ sách Đảng nhà nớc - Ngời phụ trách công tác văn th có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối tiến độ chuyển giao văn Hình 9: Mẫu sổ: Sổ đăng ký văn mật Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 50 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Sổ đăng ký văn mật BM- 03- 05 Ngêi Ngêi Sè TrÝch Møc ký nhËn Văn lợng yếu độ văn văn văn têngọi mật bản lu 102/KD ChiÕn MËt Thu Lý P.Tỉ 01 Ngµy Số, kí Stt tháng hiệu 12/08/2007 lợc 10 Hành doanh Chức kinh Ghi Nguồn:Phòng Tổ chức-Hành *Kết thực hiện: Nhân viên văn th đà tiến hành theo qui trình mà công ty đà qui định dới quản lý, kiểm tra thờng xuyên Trởng phòng, phó phòng việc quản lý, ban hành, chuyển phát loại VB đợc Giám đốc đánh giá cao tính chuyên môn nghiệp vụ nhân viên phòng Tổ chức - Hành LÃnh đạo Công ty thờng xuyên khuyến khích phận văn phòng phát huy sáng tạo, đổi phơng thức mang tính khoa học, đại, thờng xuyên học hỏi phơng thức quản lý VB có hiệu cao Đầu năm 2009 vừa qua, lÃnh đạo có trao đổi kinh nghiệm quản lý với Trởng, phó phòng trao đổi tính chuyên nghiệp nghiệp vụ văn phòng dành cho nhân viên văn phòng Tuy nhiên việc áp dụng theo qui trình cách cứng nhắc đôi lúc gây nhợc điểm ảnh hởng đến hiệu công việc chung Ví dụ cụ thể: Trong trờng hợp văn th bận giải số công việc với lÃnh đạo mà có nhân viên bu điện đến giao tài liệu, bắt buộc phải đợi nhân viên văn Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 51 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng th xuống ký nhận nhân viên phòng Tổ chức-Hành hỗ trợ công việc Vì vậy, ¶nh hëng rÊt lín tíi hiƯu qu¶ c«ng viƯc qu¶n lý, ban hành văn trờng hợp có công văn, thông báo khẩn cần đợc giải nhanh chóng * Quy trình xử lý văn Bớc1: Đăng ký văn - Ghi chép số thông tin cần thiết văn phơng tiện đăng kí nhằm quản lý chặt chẽ văn - Trớc đăng kí văn vào sổ, văn th phải hoàn thiện thủ tục phát hành: +) Ghi số lên văn bản: số đăng kí văn năm kể từ ngày đầu năm +) Những quan hoạt động theo nhiệm kỳ lấy số văn theo nhiệm kỳ +) Tất văn đăng ký tập trung văn th quan để lấy số chung theo hệ thống số quan, không lấy số riêng theo đơn vị tổ chức thảo văn - Ghi ngày tháng lên văn bản: ngày tháng ghi văn ngày tháng văn đợc đăng ký vào phơng tiện: sổ, máy tính - Đăng kí văn sổ: +) Nếu quan ban hành văn năm lập sổ: sổ đăng kí văn mật đi, sổ đăng ký văn chung +) Nếu quan ban hành nhiều văn năm lập sổ: sổ văn mật, sổ văn thờng, sổ văn quy phạm pháp luật Bớc 2: Chuyển giao văn - Các văn phải đợc đăng ký chuyển ngày đà có chữ kí ngời có thẩm quyền dấu ã Những văn có mức độ khẩn phải đợc chuyển trớc ã Những văn b¶n cã néi dung quan träng ph¶i kÌm phiÕu gưi phải gửi nơi nhận đà ghi văn - Lựa chọn trình bày phong bì tuỳ theo số lợng văn gửi nhiều hay ít, kích thớc to hay nhỏ để chọn phong bì cho phù hợp Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 52 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Gửi văn đi: ã Đối với văn ban hành nội quan phát hành phải đăng ký vào sổ yêu cầu ngời nhận văn phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn ã Chuyển văn theo đờng bu điện, yêu cầu nhân viên bu điện kí xác nhận đóng dấu vào c¸c cét mơc cđa sỉ chun giao - KiĨm tra việc gửi đi: ã Thủ trởng quan có trách nhiệm đạo việc kiểm tra văn từ ban hành văn đến trình gửi ã Trëng phßng kiĨm tra néi dung, thĨ thøc, thđ tơc, quy chế văn ã Cá nhân ngời phụ trách đơn vị phải kiểm tra mặt nội dung xem xét hình thành xử lý văn đơn vị phụ trách ã Văn th có trách nhiệm kiểm tra việc giải văn quan cách dùng phiếu gửi qua đờng bu điện Bớc3 Sắp xếp quản lý văn lu: - Bất quan ban hành văn lu bản: lu phận văn th quan, lu hồ sơ công việc cán chuyên môn - Cách xếp hồ sơ lu văn th văn đăng ký chung đánh số tổng hợp cần dựa vào số thời gian ban hành văn để thực việc xếp: ã Văn có số nhỏ, ngày, tháng trớc xếp lên ã Văn có số lớn, ngày, tháng sau xếp xuống dới - Bảo quản phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn ã Văn th quan phải xếp tập lu văn theo năm theo nhiệm kì, lên giá tủ quan, có trách nhiệm bảo quản văn lu đến nộp vào lu trữ ã Nhân viên văn th phải có trách nhiệm cho việc nghiên cứu sử dụng tra tìm văn lu chỗ Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 53 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng * Kết thực : Đối với việc soạn thảo, chuyển phát VB đà đợc nhân viên văn phòng lÃnh đạo Công ty kiểm tra, xem xét cách chi tiÕt, thĨ tríc chun ®i Bëi nã thĨ ngôn luận,thái độ, quan điểm, cách thức quản lý, Công ty nói chung Vì nhân viên văn phòng phải tuân thủ qui trình cách xác chịu trách nhiệm với công việc mình, đề cao tinh thần tập thể công viƯc chung H×nh 10 : MÉu sỉ : “ Sỉ công văn SÔ CÔNG VĂN ĐI BM- 03- 03 Số công Phòng Ngày Nội dung Nơi văn công văn công văn công văn nhận Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành 2.2.2.4 Nghiệp vụ quản lý, sử dụng dấu Con dấu công cụ quan trọng để thực công tác quản lý nhà nớc mặt đời sống xà hội.Trong doanh nghiệp văn đợc ban hành đảm bảo giá trị pháp lý yếu tố quan trọng lµ dÊu Con dÊu thĨ hiƯn qun lùc cđa doanh nghiƯp Tỉ chøc qu¶n lý, sư dơng dÊu nghiệp vụ quan trọng công tác văn th, dấu khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ pháp lý với nhà nớc tổ chức khác Qui trình quản lý sử dụng dấu công ty tuân theo qui định nh sau: - Con dấu đợc quản lý văn phòng công ty phận văn th quản lý đóng Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 54 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng dấu - Con dấu đợc bảo quản hộp đợc khoá tủ, không đợc tuỳ ý sử dụng mang nhà - Nhân viên văn th có trách nhiệm bảo quản, không làm biến dạng dấu Nếu phải khai báo cho lÃnh đạo - Không đóng dấu khống, đóng vào văn không hợp lệ - Dấu đợc sử dụng màu mực, đóng rõ nét - Công ty quy định rõ nhân viên văn th chịu trách nhiệm hoàn toàn việc quản lý sử dụng dấu trớc công ty pháp luật *Kết thực hiện: Đối với qui định trên, nhân viên văn th đà nghiêm chỉnh thực theo nội quy không xảy sai sót Nội quy đợc viết thành văn hớng dẫn cho phòng ban khác trờng hợp tiếp nhận văn không hợp lý, sai qui cách VB không đợc đóng dấu nhân viên văn phòng yêu cầu phòng ban, cá nhân chỉnh sửa lại VB cho thể thức, quyền hạn trách nhiệm phòng ban, cá nhân 2.2.2.5 Lập chơng trình, kế hoạch công tác * Vai trò chơng trình, kế hoạch công tác Chơng trình, kế hoạch công tác định hình, dự báo mục tiêu, định hớng phơng thức thực mục tiêu, định hớng quan, tổ chức khoảng thời gian định Chơng trình, kế hoạch phơng tiện hoạt động Công ty nhằm đảm bảo cho hoạt động đợc thực liên tục, thống nhất, sở để giúp Giám đốc Công ty đạo, điều hành công việc thời gian, vừa đảm bảo chủ động toàn diện mặt công tác, vừa thực đợc công việc trọng tâm, bảo đảm công việc đợc thực tiến độ Chơng trình, kế hoạch công tác giúp cho hoạt động cán bộ, công chức toàn Công ty có mục tiêu nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng Một chơng trình, kế hoạch có tính khoa học nhân tố quan trọng khẳng định thực thắng lợi mục tiêu, nhiệm vụ đà đặt Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 55 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng * Yêu cầu chơng trình, kế hoạch công tác Để xây dựng chơng trình, kế hoạch công tác dựa vào tình hình thực tế Công ty - Văn phòng thờng xuyên phối hợp với trởng phòng phòng ban để xây dựng chơng trình làm việc toàn Công ty nói chung Văn phòng nói riêng - Thờng xuyên theo dõi, xếp hẹn gặp, chuyến công tác để xếp lịch công tác cho phù hợp Trình tự xây dựng chơng trình nh sau: ã Chơng trình công tác quý: Lịch làm việc văn phòng chi tiết theo định hớng chung toàn Công ty thời gian hoạt động Phân công việc cụ thể cho cá nhân văn phòng ã Chơng trình công tác tháng: Lịch làm việc cho tuần làm việc ã Xây dựng chơng trình hội nghị Công ty chu đáo hiệu tiết kiệm ã Cuối năm gửi báo cáo tổng kết năm cũ xây dựng chơng trình làm việc cho năm lên ban lÃnh đạo đơn vị phòng ban công ty để phòng ban vào mà thực công việc Trong thời gian qua, việc thực xây dựng chơng trình làm việc Công ty đà đạt đợc kết quả: - Phòng Tổ chức - Hành đà phối hợp với phòng ban xây dựng, quản lý thực chơng trình làm việc tuần, tháng, quý, năm theo yêu cầu đề - Các chơng trình đà bám sát trọng tâm, bao quát đợc mặt hoạt động Công ty, giúp cho việc lÃnh đạo điều hành công ty đợc dễ dàng, thuận lợi - Nhiều họp tổ chức rút ngắn đợc thời gian, nhiều công việc đợc giải dứt điểm - Khắc phục đợc tình trạng giải công việc không trình tự - Các chơng trình làm việc bám sát chủ trơng, sách Nhà nớc nh mục tiêu Công ty đề Tuy nhiên tồn số mặt yếu kém: Sinh viên: Hoàng Thị Thu HiỊn Líp: QT 901P 56 Mét sè biƯn ph¸p nh»m nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Đôi chạy theo thành tích mà đơn vị thực chơng trình công tác đảm bảo số lợng mà cha đảm bảo chất lợng - Các đơn vị, phòng ban chủ động đề xuất cho Công ty vấn đề cha hợp lý cần điều chỉnh, khó khăn, vớng mắc, vấn đề nảy sinh mà bị động đợi cấp giao nhiệm vơ míi triĨn khai ®Ị xt - Mét sè bé phận không thực theo chơng trình, kế hoạch công tác, thiếu kiểm tra, rà xoát, điều chỉnh chơng trình làm cho chơng trình thiếu tính khả thi 2.2.2.6 Nghiệp vụ tiếp đón khách * Khái niệm: Tiếp khách nghi lễ, công cụ quan trọng để công ty giao lu, tiếp xúc với cá nhân, tổ chức ngoài, quan nhằm đảm bảo hoạt động thông suốt trình quản lý giúp lÃnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu công việc từ phía bên Đối tợng khách công ty chủ yếu Ban quản lý dự án, nhà mời thầu công trình cầu đờng *Vai trò: Tiếp khách hình thức giao lu công ty với tổ chức cá nhân công ty vấn đề liên quan đến hoạt động, tồn phát triển công ty Đây nghiệp vụ quan trọng mµ bÊt cø doanh nghiƯp, tỉ chøc nµo TiÕp khách giúp công ty mở rộng mối quan hệ, giao lu với bên ngoài, hợp tác làm ăn, trao đổi kinh nghiệm, trì bạn hàng, giao lu văn hoá tổ chức Tuỳ vào đối tợng khách mà văn phòng có hình thức, nghi lễ tiếp đón khách cho phù hợp Công ty qui định rõ với chức vụ đợc tiếp khách quan trọng có nghi lễ đón tiếp khách trang trọng Ví dụ cụ thể: Đối với vị khách trởng BQL dự án cần đón tiếp nhà hàng lớn mở tiệc chiêu đÃi Giám đốc công ty Trởng phòng, phó phòng có trách nhiệm tiếp đón chiêu đÃi vị khách.Việc tiếp khách với mục đích nhằm củng cố mối quan hệ làm ăn, tăng thêm tình đoàn kết hữu nghị Nhng đảm bảo tránh lÃng phí- hiệu mà Công ty đa áp dụng cho tất phòng ban Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 57 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng * Kết thực hiện: Văn phòng thực nghiệp vụ tiếp khách theo nội quy Công ty nh sau: - Luôn đảm bảo nguyên tắc hữu nghị, chu đáo, an toàn, hiếu khách - Đảm bảo việc đón tiếp diễn lịch sự, trang trọng theo nghi thức giao tiếp tập tục dân tộc Công ty đề cao chữ tín với khách hàng lÃnh đạo nh Trởng phòng quan tâm nhắc nhở nhân viên phòng Tổ chức- Hành phòng khách tiếp xúc tỏ ngời hiếu khách, sẵn lòng giải đáp thắc mắc họ, c xử chân thành, lịch Tuy nhiên nghiệp vụ thiếu sót: - Khi tiếp khách đặc biệt khách vÃng lai cha đợc trọng, quan tâm mức - Việc tiếp khách nội quan xuề xoà, qua loa 2.2.3 Đánh giá chung hoạt động phòng Tổ chức - Hành 2.2.3.1 Thuận lợi Trong công tác văn phòng, Công ty đà nhận thức rõ đợc tầm quan trọng hoạt động văn phòng, nghiệp vụ hành không bị phân tán nh trớc mà đà tập trung, trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành đợc đổi a/Về nhân - Kết cấu độ tuổi lÃnh đạo nhân viên Văn phòng tơng đối trẻ dễ học hỏi tiến KH- KT nghiệp vụ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao suất lao động - Đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình công việc, cã ý thøc viƯc thùc hiƯn c¸c nghiƯp vơ chuyên môn - LÃnh đạo ngời có kinh nghiệm, lực quản lý, điều hành Đội ngũ lÃnh đạo văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhạy bén, tinh tế phân tích tơng đối xác ảnh hởng thị trờng đến hoạt động công ty Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 58 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Ví dụ cụ thể: Theo quy định trớc muốn đợc giải đáp thắc mắc, khách hàng định phải có đơn th gửi phòng Tổ chức - Hành xét duyệt Trởng phòng, sau hẹn gặp phận chuyên môn giải đáp báo lại cho khách hàng Qui trình đà gây giải đáp chậm trễ cho khách hàng, có lúc đơn th bị thất lạc Nhận thấy nhợc điểm nhân viên văn phòng đa ý kiến :Với vấn đề cần đợc giải trởng phòng phó phòng với lÃnh đạo nhân viên chuyên môn (trờng hợp lÃnh đạo công tác) nên thảo luận giải cho khách hàng Khi thắc mắc đợc giải đáp kịp thời đồng thời nâng cao uy tín, trách nhiệm công ty khách hàng, quan tâm tới lợi ích khách hàng.Từ mà trởng phòng, phó phòng phận chuyên môn rút đợc kinh nghiệm, nhận thấy thiếu sót trình hoạt động để kịp thời sửa chữa cho phù hợp b/Về phơng thức quản lý - Trong trình điều hành, tổ chức hoạt động phòng Tổ chức- Hành đợc thực theo qui chế, nội qui mà công ty đề - Trởng, phó phòng tỏ gơng công việc, thái độ làm việc nghiêm túc nhng thân thiện, cởi mở trò chuyện với nhân viên giải lao Trởng phòng quan tâm tới tâm lý, đời sống nhân viên :động viên, chia sẻ, tạo điều kiện, giúp đỡ vật chất tinh thần - Trởng phòng đa nhận xét, đánh giá thái độ làm việc hiệu nhân viên cách tế nhị, kín đáo, không phê phán nhân viên trớc mặt nhân viên khác tránh làm tổn thơng lòng tự trọng nhân viên - Văn phòng đợc quan tâm Ban lÃnh đạo Công ty nên dần củng cố vị trí, tầm quan trọng vận động công ty giai đoạn nh : thờng xuyên nhắc nhở, động viên nhân viên hăng say làm việc, có trách nhiệm Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 59 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Công ty có sách khuyến khích tinh thần, hiệu công việc cho nhân viên, tổ chức chuyến tham quan giúp nhân viên đợc nghỉ ngơi, th giÃn nhằm tăng thêm mối đoàn kết nhân viên với khiến cho máy công ty trở nên bền vững c/Trang thiết bị làm việc Nhìn chung, trang thiết bị làm việc Phòng Tổ chức-Hành tơng đối đầy đủ nhằm đảm bảo cho việc phục vụ công việc quản lý,điều hành công ty Tuy nhiên có thiết bị lạc hậu Việc đầu t trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng công tác quản lý điều hành thời gian tới đợc quan tâm, đầu t mức phận văn phòng khẳng định vai trò công ty ảnh hởng trang thiết bị đại đến hiệu hoạt động văn phòng nói riêng công ty nói chung d/Việc thực nghiệp vụ - Các nghiệp vụ đợc thực theo qui chế, nội quy, quy định công ty Nhng thực tế tồn ảnh hởng đến hiệu công việc mà lÃnh đạo văn phòng cần cân nhắc, điều chỉnh cho phù hợp - Việc thực văn bắt buộc có văn hớng dẫn cụ thể thuận tiện, xác, phù hợp với nội quy, quy định công ty e/ Về mối quan hệ công tác Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đạt hiệu cao, Văn phòng Phòng Tổ chức - Hành trì mối quan hệ nội quan tổ chức bên Văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng có mối quan hệ với phòng chức nghiệp vụ, tổ chức đoàn thể khác để nắm vững tình hình sản xuất kinh doanh, tính chất công tác phận từ giải tốt phần việc nh sau: Sinh viên: Hoàng ThÞ Thu HiỊn Líp: QT 901P 60 Mét sè biƯn pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Có mối quan hệ thờng xuyên với phòng ban xí nghiệp hàng tuần để nắm đợc tình hình sản xuất kinh doanh hoạt động công ty, đơn vị báo cáo nhanh với lÃnh đạo xử lý, giải kịp thời - Quan hệ thờng xuyên với Phòng kế toán tài vụ để xin cấp phát kinh phí sủa chữa mua sắm trang thiết bị, phơng tiện làm việc, chi tiêu tiếp khách, hội họp quan theo kế hoạch dự toán đà đợc duyệt - Quan hệ với Phòng vật t thiết bị để nghiên cứu thay đổi mua sắm thiết bị phơng tiện ô tô đáp ứng phục vụ công tác tốt, xem xét giải sửa chữa lớn, thờng xuyên, đột xuất xe ô tô Văn phòng, xây dựng định mức cho ô tô để có sở toán nhiên liệu, phụ tùng, xăm lốp - Quan hệ với Phòng dự án để phối hợp xây dựng kế hoạch chi phí cho đấu thầu, ký kết hợp đồng, bố trí xếp phơng tiện thị sát thực địa tuyến đờng - Quan hệ với Trung tâm đào tạo nghiệp vụ để có kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề, nghiệp vụ cho cán công nhân viên văn phòng (kể đào tạo lại) Cùng xây dựng phơng án đào tạo dài hạn ngắn hạn từ nghiên cứu bố trí cho cán công nhân viên học, đảm bảo đáp ứng công tác đợc giao - Quan hệ với quan đoàn thể nh Đảng uỷ công ty, công đoàn, đoàn niên Công ty để nắm đợc kế hoạch xếp bố trí nơi làm việc, mua sắm phơng tiện bàn ghế dụng cụ phục vụ cho làm viƯc Nh vËy, thùc hiƯn tèt mèi quan hƯ víi phòng ban nghiệp vụ chức giúp Văn phòng làm tốt công tác tham mu cho lÃnh đạo Công ty, hoàn thành nhiệm vụ giải tốt nhiệm vụ đợc giao 2.2.3.2 Tồn Hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng đà Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 61 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ mình, phận tham mu giúp cho lÃnh đạo giải tốt công việc điều hành quan nh công tác đối nội đối ngoại góp phần cho phát triển Công ty Văn phòng tạo điều kiện cho phòng ban quan đoàn thể hoàn thành công tác lÃnh đạo giao Đặc biệt, phận văn phòng hoạt động với tinh thần ý thức trách nhiệm cao dới lÃnh đạo, điều hành Trởng phòng, phó phòng Tuy nhiên, với nhịp độ phát triển kinh tế sức cạnh tranh ngày gay gắt kinh tế thị trờng nh văn phòng Công ty số mặt cần khắc phục a/ Về cấu quản lý Cơ cấu tổ chức cha đáp ứng đợc nhu cầu khối lợng công việc cần giải quyết, nguyên nhân chủ yếu văn phòng nhận nhiều công việc mà số lợng nhân văn phòng lại ít, đợc định biên 13 ngời Diện tíchVăn phòng nhỏ nên phòng bị thu hẹp Đôi có chồng chéo thực chức nhiệm vụ phòng ban chức văn phòng Do bị động không lờng hết đợc công việc đột xuất nh tình trạng giá nguyên vật liệu tăng cao Đôi chơng trình làm việc thiếu tính kế hoạch biện pháp tổ chức mà thực công việc theo kế họach lập sẵn đà tính khả thi, lÃnh đạo không giải hết việc Đặc biệt công tác văn th - lu trữ, giấy tờ, công văn đến đợc chuyển đến cho Giám đốc xét duyệt mà lẽ phải qua Trởng phòng xem xét trớc chuyển đến Giám đốc Nh giúp cho Giám đốc đỡ phần giải công việc vụ, tránh lÃng phí thời gian Hơn nữa, nhiều Giám đốc vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ Giám đốc xét duyệt, điều dẫn đến hậu quả: ách tắc trình giải công vụ, không đa định đợc nhanh chóng, kịp thời b/ Về nhân Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 62 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Lực lợng cán công nhân viên Công ty thiếu cán động chuyên môn quản lý giỏi, thiếu đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ để đáp ứng với chế Đối với nhân viên Văn phòng: Số nhân viên so với khối lợng công việc, thờng nhân viên phải kiêm nhiệm công việc khác không thuộc chức nghiệp vụ chuyên môn họ Bên cạnh đó, trình độ chuyên môn hạn chế, thao tác nghiệp vụ cha linh hoạt, công việc ngày đòi hỏi sáng tạo động c/ Về trang thiết bị môi trờng làm việc Cơ chế đòi hỏi có cạnh tranh gay gắt xu chung, từ vai trò Văn phòng ngày đợc khẳng định Trong ®ã, yÕu tè trang thiÕt bÞ cã tÝnh chÊt quyÕt định đứng vững doanh nghiệp kinh tế.Công ty đà nắm bắt đợc nhu cầu mới, song cha mạnh dạn đầu t trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh nên làm suất lao động bị hạn chế Một số trang thiết bị văn phòng lạc hậu, không đảm bảo chất lợng bảo quản nh :giá kê tài liệu lu trữ gỗ nên dễ bị mối mọt, bàn ghế cha đồng bộ, hình máy tính cồng kềnh Đặc biệt cha có phòng tiếp khách riêng biệt nên bất tiện phải tiếp khách Văn phòng Điều làm ảnh hởng đến không khí làm việc nhân viên tâm lý không thoải mái cho khách đến công ty d/ Các nghiệp vụ văn phòng Các nghiệp vụ đợc thực theo quy định, qui chế, nội quy Công ty, nhng số trờng hợp trở nên cứng nhắc, không linh hoạt nh :Việc tiếp nhận giấy tờ, tài liệu mà bu điện chuyển tới thiết phải nhân viên văn th ký nhận Điều không thuận tiện trờng hợp nhân viên văn th bận giải công việc với lÃnh đạo phòng ban khác Đặc biệt, công tác thông tin tổng hợp văn phòng đà có nhiều cố gắng song tồn vài nhợc điểm cần quan tâm: Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 63 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Trang thiết bị đại phục vụ cho công tác thông tin cha đợc đầu t đầy đủ nên việc khai thác xử lý thông tin bị hạn chế - Nguồn thông tin cha đảm bảo xác trung thực - Đôi chạy theo thành tích tình trạng làm báo cáo không làm lÃnh đạo không nắm đợc tình hình thực tế Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 64 ... hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Chơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng Chơng Lí luận chung văn phòng hoạt động. .. Giao thông Hải Phòng Chơng Thực tế hoạt động văn phòng công ty công trình giao thông hải phòng 2.1 Giới thiệu chung Công ty CPCTGT Hải Phòng 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty CPCTGT Hải. .. cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng 2.1.6 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty a Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty Hình 4: Cơ cấu tổ chức Công ty CPCTGT Hải